Jak wybrać szablon retrospektywy
Zapoznaj się z 15 bezpłatnymi szablonami retrospektyw przeznaczonymi dla początkujących, dotyczącymi osób, procesów, produktów, nieudanych sprintów oraz zabawnych sytuacji, a także dowiedzą się Państwo, jak wybrać odpowiedni szablon dla swojego zespołu.
Szablon retrospektywy to gotowa tablica zawierająca pytania, która pomaga zespołowi w refleksji i pozwala zebrać odpowiedzi w jednym miejscu. Wybór odpowiedniego szablonu zależy od tego, co chcą Państwo osiągnąć, a niniejszy rozdział pomoże Państwu w dokonaniu wyboru, przedstawiając 15 starannie dobranych przykładów dotyczących ludzi, procesów, produktów, nieudanych sprintów oraz zabawy, zaczerpniętych z biblioteki ponad 250 bezpłatnych szablonów retrospektyw serwisu TeamRetro.
Czym jest szablon retrospektywny?
Szablon retrospektywy stanowi zarówno przewodnik, jak i zapis spotkania retrospektywnego. Ma on formę tablicy zawierającej proste pytania, których celem jest ułatwienie zespołowi refleksji nad ostatnim sprintem. Jest to również miejsce, w którym można zapisywać odpowiedzi na te pytania. Po wypełnieniu szablonu retrospektywy sprintu służy on jako podstawa do dyskusji, które określą kolejne kroki zespołu.
Szablony retrospektyw mogą przybierać różne formy. Można je tworzyć przy użyciu tablic i markerów, flipchartów i długopisów, a nawet okien z karteczkami samoprzylepnymi. Można je również wykorzystywać online, korzystając z szerokiej gamy narzędzi do współpracy — od wirtualnych tablic po szablony retrospektyw online przygotowane przez TeamRetro.
Dlaczego szablony retrospektyw są ważne?
Szablony retrospektyw są istotne, ponieważ pomagają zmaksymalizować skuteczność spotkania retrospektywnego. Jak wspomniano w Rozdziale drugim – Dlaczego retrospektywy są użytecznym narzędziem agile? – spotkanie to stanowi dla zespołu okazję do wspólnej refleksji nad przebiegiem sprintu. Podczas spotkania członkowie zespołu dzielą się spostrzeżeniami, analizują i proponują pomysły, które pomogą im osiągnąć poprawę. Należy jednak pamiętać, że retrospektywa musi być prowadzona w sposób przemyślany i ukierunkowany, a także angażująca i efektywna czasowo. Szablon retrospektywy jest narzędziem, które pomaga zapewnić ten zamierzony charakter, ukierunkowanie, zaangażowanie i efektywność.
Szablon retrospektywy sprintu nie tylko wspiera wszystkie pięć etapów procesu retrospektywy sprintu według Derby’ego i Larsena, o których wspominaliśmy w Rozdziale 1 – Czym jest retrospektywa sprintu? – ale także zapewnia wiele korzyści. Szablon:
- pomaga nadać odpowiedni ton spotkaniu
- stanowi ramy dla generowania pomysłów i dyskusji
- umożliwia wszystkim uczestnikom równy wkład, co sprzyja zaangażowaniu, wzmacnia współpracę i wspiera równość
- pomaga wyznaczyć kierunek działań i podkreśla cel spotkania
- ułatwia łatwe zapisywanie pomysłów
Szablony retrospektyw są szczególnie przydatne, gdy udostępnia się je online. Oprócz zapewniania wyżej wymienionych korzyści, umożliwiają one również:
- zapewnić przejrzystą strukturę, która sprzyja przejrzystemu przebiegowi posiedzenia
- umożliwić uczestnikom anonimowe zabieranie głosu. Pomaga to przeciwdziałać zjawisku myślenia grupowego, zapewnić, że wszystkie głosy zostaną wysłuchane, oraz wzmocnić poczucie bezpieczeństwa psychicznego
- automatycznie rejestrować pomysły i uwagi zgłaszane przez uczestników, co znacznie usprawnia proces dokumentowania spotkania
- automatycznie generować raporty, które można udostępniać wszystkim uczestnikom
- może być wykorzystywane w środowisku online przez zespoły pracujące w tej samej lokalizacji, zdalnie oraz w modelu hybrydowym
Ponadto szablon można wykorzystać w celu:
- zmotywować zespół
- wspieranie więzi w zespole oraz budowanie ducha zespołowego
- wzmocnić wartości Scruma
- należy zapewnić swobodny przepływ informacji, aby bezpiecznie rozwiązywać problemy
lub nawet:
- prosimy o pomoc w zapewnieniu miłej atmosfery podczas spotkania
Krótko mówiąc, imponujący wybór dostępnych szablonów retrospektyw może pomóc Scrum Masterowi w radzeniu sobie z równie imponującą liczbą antywzorców i problemów występujących w zespole.
Dlaczego warto zmieniać szablony retrospektyw?
Istnieją dwa istotne powody, dla których Scrum Master powinien regularnie zmieniać stosowany szablon retrospektywy. Po pierwsze, sama zmiana stanowi wartość dla zespołu. Po drugie, różne szablony retrospektywy mogą przyczynić się do osiągnięcia różnych korzyści.
Zmiany pomagają nam się doskonalić. Pomagają nam iść naprzód, rozwijać się i tworzyć nowe rzeczy. Zapewniają nam różnorodność i świeże spojrzenie, które pobudzają kreatywność. Krótko mówiąc, zmiany pomagają nam się rozwijać.
Wystarczy, że Scrum Master zmieni szablon wykorzystywany podczas retrospektywy sprintu, aby zaoferować zespołowi nowe spojrzenie na ostatni sprint. Dzięki zastosowaniu innego szablonu zespół w subtelny sposób zostaje skłoniony do rozważenia innych słów, zwrotów i nowych punktów widzenia.
Jednocześnie Scrum Master pomaga uniknąć potencjalnej monotonii, która czasami towarzyszy regularnym spotkaniom. Pomaga to również ograniczyć ryzyko, że członkowie zespołu przejdą w tryb „automatycznego podsumowania” – kiedy zamiast przemyślanych i kreatywnych odpowiedzi udzielają standardowych lub stereotypowych opinii.
Jak wybrać odpowiedni szablon retrospektywy na moje spotkanie?
Wybór odpowiedniego szablonu retrospektywy sprowadza się do tego, co chcą Państwo osiągnąć wraz z zespołem podczas retrospektywy sprintu.
Na wybór szablonu retrospektywy może wpływać szereg czynników. Jednym z podejść jest rozważenie, na czym zespół powinien się skupić:
- Ludzie (w tym komunikacja i więzi międzyludzkie)
- Proces (sposób działania)
- Produkt (narzędzie służące do dostarczania wartości)
Innym podejściem jest uwzględnienie kontekstu:
- Cechy zespołu (zainteresowania, dojrzałość, liczebność, różnorodność)
- Rola Scrum Mastera (osoba początkująca w Scrumie, osoba z dużym doświadczeniem)
- Ten z ostatniego sprintu (wszystko poszło nie tak, było w porządku, było świetnie)
Wybór szablonu mógłby również opierać się na zachowaniu:
- Konkretne antywzorce, którymi chcieliby Państwo się zająć
- Aspekty bezpieczeństwa psychicznego, które pragną Państwo wspierać
- Elementy zabawy, które pragną Państwo rozwijać
Oczywiście wszystkie dobre szablony powinny zapewniać spotkania, które są: angażujące i skoncentrowane na temacie; istotne i mające konkretny cel; oraz produktywne i przyjemne.
Szablon do sporządzenia sprawozdania retrospektywnego przeznaczony dla osób, które nigdy wcześniej nie sporządzały takiego sprawozdania
Jeśli przygotowują się Państwo do przeprowadzenia swojej pierwszej retrospektywy, nie mogą Państwo pominąć szablonu retrospektywy zgodnego z metodologią agile.
Agile: Retrospektywa w metodologii agile obejmuje cztery podstawowe pytania, które skłaniają zespół do refleksji nad wynikami ostatniego sprintu oraz nad tym, na jakich działaniach powinien się skupić w przyszłości. Choć jest to prosta procedura, stanowi ona wyraźny sygnał, że słuchają Państwo zespołu i są Państwo nastawieni na wprowadzanie ulepszeń.
Świetne szablony retrospektyw, które można wykorzystać do wspierania innych osób
Zespół, który otrzymuje wsparcie, to zespół produktywny. Oto trzy szablony, z których korzystamy, aby zapewnić efektywne spotkania oraz położyć nacisk na wzmocnienie pozycji zespołu i zapewnienie mu wsparcia.
Cztery „L”: Retrospektywa „Cztery L” stanowi dla Państwa zespołu okazję do bezpiecznego podzielenia się przemyśleniami i odczuciami dotyczącymi ostatniego sprintu. Mogą Państwo wykorzystać ją, aby lepiej zrozumieć, w jaki sposób członkowie zespołu preferują otrzymywać wsparcie oraz jakie są ich aspiracje.
Rozwój osobisty: Retrospektywa poświęcona rozwojowi osobistemu została opracowana w celu wspierania samorealizacji i dobrego samopoczucia członków Państwa zespołu. Daje ona każdemu członkowi zespołu przestrzeń do wyznaczania celów oraz określenia, w jaki sposób inni mogą wspierać jego wysiłki.
Wartości Scrumu: Retrospektywa poświęcona wartościom Scruma stanowi dogłębną analizę zachowań i działań, jakie każda osoba podejmuje w życiu codziennym oraz w praktykach zawodowych, a które odzwierciedlają wartości Scruma. Jest to okazja do zbadania powiązań między wartościami Scruma a wartościami zespołu.
Najlepsze szablony retrospektyw, które warto wykorzystać w celu wsparcia tego procesu
Gdy sprawy nie przebiegają tak dobrze, jak zaplanowano, być może nadszedł czas, aby przyjrzeć się procesom. Oto trzy szablony, z których korzystamy w zakresie procesów. Pomagają nam one dogłębnie przeanalizować bieżącą sytuację oraz opracować działania, które pozwolą przywrócić właściwy bieg spraw.
Zatrzymaj Rozpocznij Kontynuuj: Retrospektywa „Start Stop Continue” pozwala dokładnie przeanalizować procesy. Jest to doskonałe narzędzie do skupienia się na poszczególnych działaniach oraz szybkiego zidentyfikowania tych, które przynoszą wartość, i tych, które jej nie zapewniają.
KALM: Retrospektywa KALM tworzy bezpieczną przestrzeń, w której zespół może dopracować swoje procesy. Sprzyja ona poczuciu sprawczości i przydatności, umożliwiając zespołowi generowanie pomysłów, które pomogą mu osiągnąć postępy.
Rozgwiazda: Retrospektywa „Starfish” pozwala przeanalizować różne poziomy wartości wynikające z podejmowanych działań i czynności. Pomaga zespołowi przyjrzeć się obecnym praktykom oraz określić, na które z nich należy poświęcić więcej, a na które mniej uwagi.
Najlepsze szablony retrospektyw wspierające zarządzanie produktem
Celem zespołu Scrum jest dostarczanie wyników spełniających wymagania interesariuszy. Zarządzanie produktem ma zatem kluczowe znaczenie dla ich sukcesu.
Musi, Powinien, Mógłby, Nie będzie: Retrospektywa „Must, Should, Could, Won’t” stanowi doskonałe narzędzie, które umożliwia zespołowi postawienie się w sytuacji klienta i spojrzenie na produkt z jego perspektywy. Jest to szczególnie przydatne narzędzie pozwalające zachować koncentrację na priorytetach w przypadku projektów charakteryzujących się dużą liczbą wniosków dotyczących nowych funkcji oraz konkurencyjnymi interesariuszami.
Trzy małe świnki: Retrospektywa „Trzy małe świnki” stanowi dla Państwa zespołu pomysł na kreatywną retrospektywę sprintu, która pomoże zidentyfikować działania krótko-, średnio- i długoterminowe, które zapewnią Państwa produktowi stabilność oraz funkcje stanowiące wartość dodaną. Pomaga ona przeanalizować aktualny produkt lub stos technologiczny oraz określić, które elementy mogą łatwo ulec uszkodzeniu, wymagają naprawy lub stanowią fundamentalną podstawę świadczenia Państwa usługi.
Cierń pączka róży: Retrospektywa „Róża, pączek, cierń” to skuteczna technika mająca na celu pomoc w zidentyfikowaniu pozytywnych wyników, możliwości oraz wyzwań związanych z ostatnim sprintem. Jest to doskonała retrospektywa, z której warto skorzystać, jeśli pragną Państwo przypomnieć zespołowi, aby postrzegał wyzwania jako możliwe do pokonania elementy towarzyszące tworzeniu wartości.
Świetne retrospektywy, z których warto skorzystać, jeśli mieli Państwo nieudany sprint
Jesteśmy ludźmi. Mamy lepsze i gorsze dni. Nasz zespół ma lepsze i gorsze sprinty. Jeśli chodzi o te gorsze, najważniejsze jest to, byśmy wyciągnęli z nich wnioski.
Co? No i co z tego? Co teraz?: Retrospektywa „Co, i co z tego, co dalej?” została opracowana w celu wprowadzenia neutralnego pragmatyzmu do podsumowania sprintu. Pomaga ona Państwa zespołowi odłożyć na bok emocje i uniknąć stronniczości, aby stworzyć bezpieczną i obiektywną przestrzeń do przeprowadzenia retrospektywy.
Działa Nie działa: Retrospektywa „Working Not Working” przechodzi od razu do sedna. Jej prostota sprawia, że wywiera ona duże wrażenie. Jeśli Państwa zespół potrzebuje bezpośredniego podejścia, aby ponownie nabrać rozpędu, to właśnie ten szablon retrospektywy powinni Państwo wykorzystać.
A gdy sprint nie powiódł się, ale nikt nie jest do końca zgodny co do przyczyny, przed podjęciem działań naprawczych należy przeprowadzić analizę przyczyn źródłowych. Retrospektywa typu „Fishbone” (Ishikawa) pozwala zidentyfikować przyczyny leżące u podstaw problemu (ludzie, procesy, narzędzia) przy użyciu klasycznego diagramu Ishikawy, dzięki czemu Państwa zespół skupia się na dyskusji nad rzeczywistą przyczyną, a nie na teorii, która budzi największe emocje.
Proste retrospektywy, z których warto skorzystać, gdy nadchodzi czas na zabawę
Wykazano, że wprowadzenie elementu zabawy do miejsca pracy przynosi wiele korzyści. Pomaga to w budowaniu zespołów, a nawet wpływa pozytywnie na samopoczucie poszczególnych osób. Aby poznać więcej sposobów na rozluźnienie atmosfery podczas spotkania bez utraty jego istoty, zapoznajcie się z naszymi pomysłami na zabawne i proste retrospektywy.
Czarownice i czarownicy: Retrospektywa „Czarownice i czarownicy” została celowo zaprojektowana tak, aby skłonić członków zespołu do optymistycznego spojrzenia na sprint. Jest to pomysł na retrospektywę sprintu, który pokazuje, że kreatywność i zabawa wnoszą wartość do projektu i można je wykorzystać bez uszczerbku dla wydajności, koncentracji czy celu.
Akademia Filmowa Oscarów: Retrospektywa Akademii Oscara stanowi platformę, na której ludzie mogą czerpać naukę z opowiadanych historii, otrzymują uznanie za swój wkład oraz świętują swoje sukcesy. Charakteryzuje się ona celową radością, która ma delikatnie przypominać członkom zespołu o przyjęciu optymistycznego punktu widzenia podczas podsumowywania sprintu.
Superbohater: Retrospektywa „Superbohaterowie” to zabawne i kreatywne ćwiczenie, które może okazać się szczególnie angażujące dla zespołów pracujących zdalnie, które muszą połączyć siły, aby rozwiązać wspólny problem lub osiągnąć wspólny cel. Oczywiście każdy zespół posiada własny zestaw supermocy, ale ma również swoje słabe punkty, a ten szablon retrospektywy może pomóc w ich zidentyfikowaniu.
Najczęściej zadawane pytania
Czym jest szablon retrospektywny?
Szablon retrospektywy to gotowy zestaw pytań, który pomaga zespołowi w refleksji i pozwala zebrać odpowiedzi w jednym miejscu. Nadaje on strukturę spotkaniu (pytania, na które zespół odpowiada) oraz dokumentuje jego wyniki (pomysły, tematy i działania), które stają się podstawą do podjęcia kolejnych kroków przez zespół.
Jak wybrać odpowiedni szablon retrospektywy?
Zacznij od tego, co chcą Państwo osiągnąć. Proszę dokonać wyboru na podstawie obszaru zainteresowania (ludzie, proces lub produkt) albo kontekstu, np. tego, jak przebiegł ostatni sprint i jakie doświadczenie posiada zespół. Prosty format, taki jak retrospektywa w stylu agile lub „Start/Stop/Continue”, sprawdza się w przypadku nowych zespołów; szablony tematyczne lub zabawne pomagają ożywić zespoły, które popadły w rutynę.
Czy za każdym razem należy korzystać z tego samego szablonu retrospektywy?
Nie. Regularna zmiana szablonu pozwala zachować świeżość spotkania i wydobyć nowe spostrzeżenia, ponieważ każdy format pozwala spojrzeć na sprint z innej perspektywy. Nieustanne korzystanie z jednego i tego samego szablonu prowadzi do „autopilota retrospektywy”, w ramach którego uczestnicy udzielają standardowych odpowiedzi zamiast przemyślanych. Stosowanie na zmianę różnych szablonów to jeden z najprostszych sposobów na utrzymanie zaangażowania podczas retrospektyw.