Jak wybrać szablon retrospektywy?
Proszę przejrzeć darmowe szablony retrospektyw - agile, fun, procesu, produktu i odzyskiwania złych sprintów - i dowiedzieć się, jak wybrać odpowiedni dla swojego zespołu.
Szablon retrospektywy to gotowa tablica zawierająca pytania, która pomaga zespołowi w refleksji i pozwala zebrać odpowiedzi w jednym miejscu. Wybór odpowiedniego szablonu zależy od tego, co chcą Państwo osiągnąć, a niniejszy rozdział pomoże Państwu w podjęciu decyzji — zawiera on przykłady dotyczące osób, procesów, produktu, nieudanych sprintów oraz elementów rozrywkowych.
Czym jest szablon retrospektywy?
Szablon retrospektywy stanowi zarówno przewodnik, jak i zapis spotkania retrospektywnego. Ma on formę tablicy zawierającej proste pytania, które mają ułatwić zespołowi refleksję nad ostatnim sprintem. Służy on również do zapisywania odpowiedzi na te pytania. Po wypełnieniu szablonu retrospektywy służy on jako podstawa do dyskusji, które będą miały wpływ na kolejne działania zespołu.
Szablony retrospektyw mogą przybierać różne formy. Można je tworzyć przy użyciu tablic i markerów, flipchartów i długopisów, a nawet okien z karteczkami samoprzylepnymi. Można je również wykorzystywać online, korzystając z szerokiej gamy narzędzi do współpracy – od wirtualnych tablic po szablony retrospektyw online przygotowane przez TeamRetro.
Dlaczego szablony retrospektyw są ważne?
Szablony retrospektyw są ważne, ponieważ pomagają zmaksymalizować skuteczność spotkania retrospektywnego. Jak wspomniano w Rozdziale drugim – Dlaczego retrospektywy są użytecznym narzędziem agile? – spotkanie to stanowi dla zespołu okazję do wspólnej refleksji nad przebiegiem sprintu. Podczas spotkania dzielą się oni spostrzeżeniami, analizują i proponują pomysły, które pomogą im się doskonalić. Należy jednak pamiętać, że retrospektywa musi być prowadzona w sposób celowy i skoncentrowany, a także angażujący i efektywny czasowo. Szablon retrospektywy jest narzędziem, które pomaga zapewnić ten cel, skupienie, zaangażowanie i efektywność.
Szablon retrospektywy nie tylko wspiera wszystkie pięć etapów procesu retrospektywy sprintu według Derby’ego i Larsena, o których wspomnieliśmy w Rozdziale 1 – Czym jest retrospektywa sprintu? – ale także wnosi wiele korzyści. Szablon:
- pomaga nadać ton spotkaniu
- stanowi ramy dla generowania pomysłów i dyskusji
- umożliwia wszystkim uczestnikom równy wkład, co sprzyja zaangażowaniu, sprzyja współpracy i wspiera równość
- pomaga wyznaczyć kierunek i podkreśla cel spotkania
- ułatwia łatwe zapisywanie pomysłów
Szablony retrospektyw są szczególnie przydatne w przypadku korzystania z nich online. Oprócz zapewnienia wyżej wymienionych korzyści, umożliwiają one również:
- zapewnić przejrzystą strukturę, która sprzyja przejrzystemu przebiegowi spotkania
- umożliwić uczestnikom anonimowe zabieranie głosu. Pomaga to przeciwdziałać efektowi myślenia grupowego, zapewnić, że wszystkie głosy zostaną wysłuchane, oraz wzmocnić poczucie bezpieczeństwa psychicznego
- automatycznie rejestrować pomysły i uwagi zgłaszane przez uczestników, co znacznie usprawnia proces dokumentowania spotkania
- automatycznie generować raporty, które można udostępniać wszystkim uczestnikom
- można z niego korzystać w trybie online w przypadku zespołów pracujących w tej samej lokalizacji, zdalnie oraz w modelu hybrydowym
Ponadto szablon można wykorzystać do:
- zmobilizować zespół
- wspieranie więzi w zespole i budowanie zespołu
- wzmacniać wartości Scruma
- nawiązać dialog w celu bezpiecznego rozwiązania problemów
lub nawet:
- prosimy o pomoc w zapewnieniu miłej atmosfery podczas spotkania
Krótko mówiąc, imponujący wybór dostępnych szablonów retrospektyw może pomóc Scrum Masterowi w radzeniu sobie z równie imponującą liczbą antywzorców i problemów zespołowych.
Dlaczego warto zmieniać szablony retrospektyw?
Istnieją dwa istotne powody, dla których Scrum Master powinien regularnie zmieniać szablon retrospektywy, z którego korzysta. Po pierwsze, sama zmiana ma wartość dla zespołu. Po drugie, różne szablony retrospektywy mogą pomóc w osiągnięciu różnych korzyści.
Zmiany pomagają nam się doskonalić. Pomagają nam iść naprzód, rozwijać się i tworzyć nowe rzeczy. Zapewniają nam różnorodność i świeże spojrzenie, które pobudzają kreatywność. Krótko mówiąc, zmiany pomagają nam się rozwijać.
Wystarczy, że Scrum Master zmieni szablon wykorzystywany podczas retrospektywy sprintu, aby zaoferować zespołowi nowe spojrzenie na ostatni sprint. Dzięki innemu szablonowi zespół w naturalny sposób zaczyna zwracać uwagę na inne słowa, zwroty i świeże perspektywy.
Jednocześnie Scrum Master pomaga uniknąć potencjalnej monotonii, która czasami towarzyszy regularnym spotkaniom. Pomaga to również ograniczyć ryzyko, że członkowie zespołu przejdą w tryb „automatycznego podsumowania” – kiedy zamiast przemyślanych i kreatywnych uwag przedstawiają standardowe lub stereotypowe opinie.
Jak wybrać odpowiedni szablon retrospektywy na moje spotkanie?
Wybór odpowiedniego szablonu retrospektywy zależy od tego, co chcą Państwo osiągnąć wraz z zespołem podczas retrospektywy sprintu.
Na wybór szablonu retrospektywy może wpływać wiele czynników. Jednym z podejść jest zastanowienie się, na czym zespół powinien się skupić:
- Ludzie (w tym komunikacja i więzi międzyludzkie)
- Proces (jak wykonują Państwo swoją pracę)
- Produkt (narzędzie służące do dostarczania wartości)
Innym podejściem jest uwzględnienie kontekstu:
- Cechy zespołu (zainteresowania, dojrzałość, wielkość, różnorodność)
- Rola Scrum Mastera (osoba początkująca w Scrumie, osoba z dużym doświadczeniem)
- O ostatnim sprincie (wszystko poszło nie tak, było w porządku, było świetnie)
Wybór szablonu może również wynikać z zachowań:
- Konkretne antywzorce, którymi chcieliby Państwo się zająć
- Aspekty bezpieczeństwa psychicznego, które pragną Państwo wspierać
- Elementy zabawy, które pragną Państwo rozwijać
Oczywiście wszystkie dobre szablony powinny zapewniać spotkania, które są: angażujące i skoncentrowane na temacie; istotne i mające konkretny cel; a także produktywne i przyjemne.
Szablon retrospektywy, z którego warto skorzystać, jeśli nigdy wcześniej nie sporządzał Pan/Pani retrospektywy
Jeśli przygotowują się Państwo do przeprowadzenia pierwszej retrospektywy, nie mogą Państwo pominąć szablonu retrospektywy agile.
Agile — Retrospektywa w metodologii agile opiera się na czterech podstawowych pytaniach, które skłaniają zespół do refleksji nad wynikami ostatniego sprintu oraz nad tym, na jakich działaniach powinni się skupić w przyszłości. Choć jest to prosta procedura, stanowi ona wyraźny sygnał, że słuchają Państwo zespołu i są gotowi do wprowadzania ulepszeń.
Świetne szablony retrospektyw, które można wykorzystać do wspierania innych
Zespół, który otrzymuje wsparcie, jest zespołem produktywnym. Oto trzy szablony, z których korzystamy, aby zapewnić efektywne spotkania oraz położyć nacisk na wzmocnienie pozycji zespołu i zapewnienie mu wsparcia.
Cztery L — Retrospektywa „Czterech L” daje Państwa zespołowi możliwość bezpiecznego podzielenia się przemyśleniami i odczuciami dotyczącymi ostatniego sprintu. Można ją wykorzystać, aby dowiedzieć się, jak członkowie zespołu wolą być wspierani i jakie są ich aspiracje.
Rozwój osobisty — Retrospektywa dotycząca rozwoju osobistego została opracowana z myślą o wzmocnieniu pozycji i poprawie samopoczucia członków Państwa zespołu. Daje ona każdemu z nich przestrzeń do wyznaczenia celów oraz określenia, w jaki sposób inni mogą wesprzeć ich wysiłki.
Wartości Scruma — Retrospektywa poświęcona wartościom Scruma to dogłębna analiza zachowań i działań, które każda osoba podejmuje w życiu codziennym i w praktyce zawodowej, a które odzwierciedlają wartości Scruma. Jest to okazja do zbadania związku między wartościami Scruma a wartościami zespołu.
Najlepsze szablony retrospektyw, które warto wykorzystać w tym procesie
Gdy sprawy nie układają się zgodnie z planem, być może nadszedł czas, aby przyjrzeć się procesom. Oto trzy szablony, z których korzystamy w odniesieniu do procesów. Pomagają nam one dogłębnie przeanalizować bieżącą sytuację oraz opracować działania, które pozwolą przywrócić wszystko na właściwe tory.
Zatrzymaj Rozpocznij Kontynuuj — Retrospektywa „Start Stop Continue” pozwala dokładnie przeanalizować poszczególne procesy. Jest to doskonałe narzędzie do skupienia się na konkretnych działaniach oraz szybkiego rozróżnienia tych, które przynoszą korzyści, od tych, które ich nie przynoszą.
KALM — Retrospektywa KALM tworzy bezpieczną przestrzeń, w której zespół może dopracować swoje procesy. Sprzyja ona poczuciu sprawczości i przydatności, umożliwiając zespołowi generowanie pomysłów, które pomogą mu iść naprzód.
Rozgwiazda — Retrospektywa „Gwiazda morska” pozwala przeanalizować, w jakim stopniu poszczególne działania i zadania przynoszą korzyści. Pomaga zespołowi przyjrzeć się obecnym praktykom i określić, na które z nich należy poświęcić więcej, a na które mniej uwagi.
Najlepsze szablony retrospektyw wspierające zarządzanie produktem
Celem zespołu Scrum jest dostarczanie wyników, które spełniają wymagania interesariuszy. Zarządzanie produktem ma zatem kluczowe znaczenie dla ich sukcesu.
Musi, Powinien, Mógłby, Nie chce — Retrospektywa „Must, Should, Could, Won’t” stanowi doskonałe narzędzie, które pozwala zespołowi postawić się w sytuacji klienta i spojrzeć na produkt z jego perspektywy. Jest to szczególnie przydatne narzędzie pozwalające zachować koncentrację na priorytetach w przypadku projektów, w których pojawia się wiele wniosków dotyczących nowych funkcji, a interesy poszczególnych interesariuszy są ze sobą sprzeczne.
Trzy małe świnki — Retrospektywa „Trzy małe świnki” stanowi dla Państwa zespołu pomysł na kreatywną retrospektywę sprintu, która pomoże zidentyfikować działania krótko-, średnio- i długoterminowe, które zapewnią Państwa produktowi stabilność oraz funkcje o wartości dodanej. Pomaga ona przeanalizować aktualny produkt lub stos technologiczny oraz określić, które elementy mogą łatwo ulec awarii, wymagają naprawy lub stanowią fundamentalną podstawę świadczenia Państwa usługi.
Cierń pączka róży — Retrospektywa „Róża, pączek, cierń” to skuteczna technika, której celem jest pomoc w zidentyfikowaniu pozytywnych wyników, możliwości oraz wyzwań związanych z ostatnim sprintem. Jest to doskonała metoda, z której warto skorzystać, jeśli pragną Państwo przypomnieć zespołowi, by postrzegał wyzwania jako możliwe do pokonania elementy towarzyszące dostarczaniu wartości.
Świetne pomysły na retrospektywę sprintu, jeśli ostatni sprint nie wypadł najlepiej
Jesteśmy ludźmi. Mamy lepsze i gorsze dni. Nasz zespół ma lepsze i gorsze sprinty. Jeśli chodzi o te gorsze, najważniejsze jest to, byśmy wyciągnęli z nich wnioski.
Co? No i co z tego? Co teraz? — Retrospektywa „Co, i co z tego, co dalej?” została opracowana w celu wprowadzenia neutralnego pragmatyzmu do podsumowania sprintu. Pomaga ona zespołowi odłożyć na bok emocje i uniknąć stronniczości, tworząc bezpieczną, obiektywną przestrzeń do przeprowadzenia retrospektywy.
Działa Nie działa — Retrospektywa „Working Not Working” idzie prosto do sedna. Jej prostota sprawia, że wywiera silne wrażenie. Jeśli Państwa zespół potrzebuje bezpośredniego podejścia, aby znów ruszyć do działania, to właśnie ten szablon retrospektywy powinni Państwo wykorzystać.
Proste retrospektywy, z których warto skorzystać, gdy nadchodzi czas na zabawę
Wykazano, że wprowadzenie elementu zabawy do miejsca pracy przynosi wiele korzyści. Pomaga to w budowaniu zespołów, a nawet sprzyja dobremu samopoczuciu poszczególnych osób.
Czarownice i czarownicy — Retrospektywa „Czarownice i czarownicy” została celowo zaprojektowana tak, aby skłonić członków zespołu do optymistycznego spojrzenia na sprint. Jest to pomysł na retrospektywę sprintu, który pokazuje, że kreatywność i zabawa wnoszą wartość do projektu i można je wykorzystać bez uszczerbku dla wydajności, skupienia czy celu.
Akademia Filmowa — Retrospektywa Akademii Oscarowej stanowi platformę, na której ludzie mogą czerpać naukę z opowieści, zyskać uznanie za swój wkład oraz świętować swoje sukcesy. Charakteryzuje się ona świadomą radością, która w delikatny sposób przypomina członkom zespołu, by przy podsumowywaniu sprintu przyjąć optymistyczne nastawienie.
Superbohater — Retrospektywa „Superbohaterowie” to zabawne i kreatywne ćwiczenie, które może okazać się szczególnie angażujące dla zespołów pracujących zdalnie, które muszą połączyć siły, aby rozwiązać wspólny problem lub osiągnąć wspólny cel. Oczywiście każdy zespół posiada własny zestaw supermocy, ale ma też swoje słabe punkty, a ten szablon retrospektywy może pomóc je odkryć.
Najczęściej zadawane pytania
Czym jest szablon retrospektywy?
Szablon retrospektywy to gotowy zestaw pytań, który pomaga zespołowi w refleksji i pozwala zebrać odpowiedzi w jednym miejscu. Szablon ten nie tylko nadaje strukturę spotkaniu (pytania, na które odpowiada zespół), ale także dokumentuje jego wyniki (pomysły, tematy i działania), które stają się podstawą do podjęcia kolejnych kroków przez zespół.
Jak wybrać odpowiedni szablon retrospektywy?
Zacznij od tego, co chcesz osiągnąć. Wybierz punkt ciężkości — ludzi, procesy lub produkt — albo kontekst, na przykład to, jak przebiegł ostatni sprint i jakie doświadczenie ma zespół. Prosty format, taki jak retrospektywa w stylu agile lub „Start/Stop/Continue”, sprawdza się w przypadku nowych zespołów; szablony tematyczne lub zabawne pomagają ożywić zespoły, które popadły w rutynę.
Czy za każdym razem należy korzystać z tego samego szablonu retrospektywy?
Nie. Regularna zmiana szablonu pozwala zachować świeżość spotkania i wydobyć nowe spostrzeżenia, ponieważ każdy format pozwala spojrzeć na sprint z innej perspektywy. Nieustanne korzystanie z jednego szablonu prowadzi do „autopilota retrospektywnego”, w którym uczestnicy udzielają standardowych odpowiedzi zamiast przemyślanych. Zmiana szablonów to jeden z najprostszych sposobów na utrzymanie zaangażowania podczas retrospektyw.