Czym jest retrospektywa sprintu? Definicja, etapy i przykłady

Retrospektywa sprintu to cykliczne spotkanie w ramach metodyki Scrum, odbywające się pod koniec każdego sprintu, podczas którego zespół analizuje przebieg swojej pracy i uzgadnia konkretne działania usprawniające na następny sprint. Stanowi to dla zespołu główną okazję do oceny i dostosowania sposobu działania oraz jest ostatnią z czterech ceremonii Scrum w każdym sprincie.

Większość zespołów potrafi przeprowadzić retrospektywę sprintu. Znacznie mniej zespołów organizuje jednak taką retrospektywę, która wpływa na przebieg kolejnego sprintu, a to jest jedyny test, który naprawdę ma znaczenie. Jeśli Państwa retrospektywy zaczęły przypominać spotkanie, o które nikt nie walczy, nie są Państwo w tym osamotnieni. Format staje się monotonny, głos zabierają zawsze te same dwie osoby, a zadania do realizacji są zapisywane, by następnie po cichu popaść w zapomnienie. Zazwyczaj problemem nie jest sama mechanika spotkania, lecz brak konsekwencji w działaniu.

W niniejszym rozdziale omówiono, czym jest retrospektywa sprintu, czym różni się ona od przeglądu sprintu, jakie pięć etapów nadaje temu spotkaniu kształt, a także kwestię pomijaną w większości przewodników: jak sprawić, by podjęte działania faktycznie przyniosły efekty. „Retro”, jak się ją powszechnie nazywa, określa się również mianem retrospektywy scrumowej lub retrospektywy agile. Niezależnie od nazwy cel pozostaje ten sam: usprawnienie przyszłej pracy zespołu w oparciu o wnioski wyciągnięte z właśnie zakończonego sprintu.

Dobrze przeprowadzona retrospektywa stanowi najbardziej efektywny element cyklu sprintu. Zespół dzieli się spostrzeżeniami na temat tego, co poszło dobrze, a co nie, poszukuje wspólnych wątków, głosuje nad tym, co ma największe znaczenie, oraz uzgadnia krótką listę działań do realizacji. To właśnie te działania pozwalają zespołowi na ciągłą analizę i dostosowywanie się, a także na poprawę zarówno jakości, jak i tempa pracy.

Retrospektywa sprintu a przegląd sprintu

Te dwie uroczystości są nieustannie mylone, a to właśnie to pomylenie jest najczęstszą przyczyną, dla której retrospektywa zamienia się w zwykłą relację z bieżących wydarzeń.

Zgodnie z Przewodnikiem po Scrumie przegląd sprintu dotyczy produktu: tego, co zostało stworzone, czy spełnia on założony cel oraz jak oceniają go interesariusze. Retrospektywa sprintu dotyczy procesu: tego, w jaki sposób zespół współpracował, jakie narzędzia pomogły lub utrudniły pracę oraz co należy zrobić inaczej. Jedno skupia się na wynikach. Drugie skupia się na sposobie wykonania pracy.

Proszę nie przekraczać tej granicy. W momencie, gdy retrospektywa zamienia się w wyliczanie zamkniętych zgłoszeń, traci Pan sens spotkania, które powinno skupiać się na zespole, a nie na zaległościach. Pełne porównanie obu podejść można znaleźć w artykule przegląd sprintu a retrospektywa sprintu.

Jakie pytania zadaje się podczas retrospektywy sprintu?

Kluczowe obszary, które zespół powinien zbadać, to:

1. Co się udało?
2. Co nie poszło zgodnie z planem?
3. Jakie pomysły mamy na przyszłość?
4. W jaki sposób możemy wprowadzić te działania w życie?
5. Komu powinniśmy wyrazić wdzięczność i czego potrzebujemy?

Zestaw pytań może wynikać z tematu poruszanego podczas rozmowy indywidualnej, z informacji zwrotnych od zespołu lub ze źródła danych, takiego jak wskaźniki sprintu. Warto zmieniać zestaw pytań co kilka sprintów, aby zachowały one aktualność i trafność, a także aby zapobiegać zmęczeniu uczestników spotkań.

Kto bierze udział w retrospektywie sprintu?

Retrospektywa sprintu to spotkanie zespołu Scrum. W zależności od zespołu może ona obejmować niektóre lub wszystkie z poniższych elementów:

• Scrum Master, który zazwyczaj pełni rolę moderatora
• Cały zespół programistyczny lub zespół Scrum
• Właściciel produktu
• Trener metodyki agile
• Obserwator

Zainteresowane strony są zazwyczaj pomijane, aby zespół mógł otwarcie rozmawiać o tym, jak funkcjonuje, zamiast prezentować się przed publicznością.

Jak długo powinna trwać retrospektywa sprintu?

Zazwyczaj zależy to od długości cyklu sprintu. Orientacyjnie:

• Dwutygodniowy sprint: około 90 minut
• Miesięczny sprint: około 3 godzin
• Koniec dłuższej iteracji: do jednego dnia

Im krótszy sprint, tym krótsza retrospektywa. Liczy się to, by była ona wystarczająco długa, aby uzgodnić konkretne działania, a jednocześnie wystarczająco krótka, by utrzymać energię uczestników. Ścisłe ramy czasowe timeboxing zapewniają płynny przebieg retrospektywy i zapobiegają sytuacji, w której jeden temat zajmuje całą godzinę.

Pięć etapów skutecznej retrospektywy

Struktura, która sprawdza się sprint za sprintem, pochodzi z książki Esther Derby i Diany Larsen pt. Agile Retrospectives: Making Good Teams Great. Ich pięcioetapowy model przypisuje każdej części spotkania konkretne zadanie, co właśnie zapobiega przekształceniu się retrospektywy w nieuporządkowaną sesję narzekań. Scrum Master prowadzi zespół przez wszystkie pięć etapów.

1. Przygotuj grunt. Spraw, by uczestnicy poczuli się swobodnie i byli skłonni do zabrania głosu. Krótkie pytanie wprowadzające przynosi w tym przypadku większe korzyści, niż można by się spodziewać, a ponadto właśnie w tym momencie wybierają Państwo szablon retrospektywy, który nadaje ton sesji.
2. Zbierzcie dane. Zbierzcie informacje o tym, co faktycznie się wydarzyło, a nie – na tym etapie – opinie na ten temat. Pomocne mogą być: przegląd osi czasu, wskaźniki sprintu lub prosta runda pytań typu „co zauważyliście?”. W tym momencie Scrum Master w pełni przejmuje rolę moderatora.
3. Wyprowadź wnioski. Poszukaj wzorców i powiązań w danych. Dlaczego ta sama przeszkoda pojawiała się już w trzech kolejnych sprintach? Pogrupuj podobne pomysły, przeprowadź głosowanie nad tym, co jest najważniejsze, a następnie szczegółowo omów pozycje, które uzyskały najwyższe oceny.
4. Zdecydujcie, co należy zrobić. Przekształćcie wnioski w krótką listę konkretnych zmian, za które można wziąć odpowiedzialność. Nie dziesięć. Dwie lub trzy. To właśnie ten etap odróżnia retrospektywę od zwykłej rozmowy.
5. Zakończ retrospektywę. Potwierdź ustalenia, upewnij się, że każde działanie ma wyznaczonego odpowiedzialnego, podziękuj zespołowi i zakończ spotkanie o wyznaczonej godzinie.

Pomiń etap „przygotowania gruntu”, a spokojny zespół pozostanie spokojny. Pomiń etap „podjęcia decyzji”, a otrzymasz wyładowanie emocji bez wskazania osoby odpowiedzialnej. Każdy etap dotyczy konkretnego rodzaju niepowodzenia, dlatego pomijanie tych etapów odbija się później na wynikach, a nie na atmosferze w sali.

Każdy etap odpowiada gotowemu do użycia szablonowi retrospektywy w TeamRetro, dzięki czemu struktura, licznik czasu i system głosowania są już skonfigurowane, zanim ktokolwiek dołączy do sesji.

Zadbaj o to, by zadania do wykonania faktycznie zostały zrealizowane

Oto kwestia, którą pomija większość poradników, a to właśnie ona decyduje o tym, czy Państwa retrospektywa była warta poświęconej jej godziny: co dzieje się z ustalonymi działaniami po tym, jak wszyscy się wylogują. Retrospektywy rzadko kończą się niepowodzeniem z powodu braku pomysłów. Nie udają się one dlatego, że pomysły te nigdy nie przekładają się na konkretne zmiany, na które każdy mógłby wskazać.

Rozwiązanie jest niemal nudnie konkretne:

• Jeden właściciel na akcję. Nie „drużyna”. Imię i nazwisko.
• Jeden sprint. Jeśli nie da się tego zrealizować przed następnym spotkaniem retrospektywnym, oznacza to, że zadanie jest zbyt duże. Należy je podzielić na mniejsze części.
• Najpierw przegląd, potem podsumowanie. Zanim zaczną Państwo gromadzić nowe dane, proszę sprawdzić ostatni zestaw zobowiązań. Czy zostały one zrealizowane? Jeśli nie, to dlaczego?

To właśnie ten trzeci punkt jest tym, który zespoły pomijają jako pierwszy, a to właśnie on nadaje znaczenie pozostałym dwóm. Zadanie do realizacji, do którego nigdy nie wraca się, jest jedynie karteczką samoprzylepną z dodatkowymi krokami. Więcej informacji na ten temat można znaleźć w artykule wskazówki dotyczące retrospektyw sprintu prowadzących do konkretnych działań, a głębszy kontekst tego zjawiska opisano w artykule dlaczego retrospektywy kończą się niepowodzeniem.

Jak skłonić milczącą drużynę do rozmowy

Każdy zespół boryka się z podobnym problemem: dwie osoby zabierają głos, a reszta tylko kiwa głową. Rzadko wynika to z braku zaangażowania. Częściej przyczyną jest fakt, że nie udało się jeszcze zdobyć zaufania, zwłaszcza w nowo utworzonych lub rozproszonych zespołach. Istnieje kilka czynników, które mogą zmienić tę sytuację: należy ustanowić zasadę, że retrospektywy służą ulepszaniu systemu, a nie ocenianiu poszczególnych osób; umożliwić anonimowe zgłaszanie pomysłów, aby nawet niepopularne opinie mogły zostać wyrażone; oraz wprowadzić rotację osób prowadzących spotkania, tak aby uczestnicy nie musieli zawsze prezentować się przed tą samą osobą.

Nie ma w tym nic skomplikowanego. Trzeba tylko działać w sposób przemyślany, ponieważ dyskretna retrospektywa nie budzi podejrzeń o brak zaufania. Wygląda po prostu jak krótkie spotkanie. Pełny przewodnik można znaleźć w artykule Jak przeprowadzić retrospektywę zapewniającą bezpieczeństwo psychologiczne.

Nie pozwól, by retrospekcje straciły na aktualności

Nawet dobrze przeprowadzona retrospektywa traci na atrakcyjności, jeśli w każdym sprincie wygląda identycznie. Pięć etapów pozostaje niezmiennych, ale format, w jaki są one ujęte, powinien się zmieniać – celowo – co kilka sprintów. Oznaki są łatwe do zauważenia: uczestnicy odpowiadają na autopilocie, te same karteczki samoprzylepne pojawiają się z innymi sformułowaniami lub ktoś wzdycha, gdy pojawia się zaproszenie w kalendarzu. Nie oznacza to, że retrospektywy przestały działać. Oznacza to, że ta konkretna forma retrospektywy przestała być mile widziana.

Stosowanie na zmianę kilku różnych formatów pozwala zachować świeżość struktury, nie tracąc przy tym dyscypliny, która za nią stoi. Nasze artykuły na temat unikania antywzorców w retrospektywach oraz przezwyciężania błędu świeżości zawierają bardziej szczegółowe informacje na temat tego, jak zapobiegać przekształcaniu się retrospektyw w sztywny rytuał.

Przeprowadź retrospektywę sprintu w TeamRetro

Retrospektywa sprintu ma sens tylko wtedy, gdy wpływa na przebieg kolejnego sprintu. Oznacza to, że należy wyraźnie oddzielić przegląd od retrospektywy, zapewnić każdemu z pięciu etapów przestrzeń do spełnienia swojej roli, stworzyć bezpieczną atmosferę, w której osoby mniej wyraziste będą mogły zabrać głos, oraz traktować zadania do realizacji jako zobowiązania, a nie jedynie notatki.

Najtrudniejsze jest wdrożenie ustaleń, a sama zmiana formatu spotkania tego nie rozwiąże. Przeprowadź następną retrospektywę w TeamRetro – struktura, licznik czasu i śledzenie działań są wbudowane w system, a działania z ostatniego sprintu są automatycznie przenoszone do kolejnego, dzięki czemu monitorowanie realizacji zobowiązań nie jest już zadaniem wykonywanym ręcznie. Przejrzyj bibliotekę szablonów retrospektyw, aby wybrać punkt wyjścia.

Najczęściej zadawane pytania

Czym jest retrospektywa sprintu?

Retrospektywa sprintu to cykliczne spotkanie w ramach metodyki Scrum, odbywające się pod koniec każdego sprintu, podczas którego zespół analizuje przebieg swojej pracy i uzgadnia konkretne działania usprawniające na następny sprint. Stanowi to dla zespołu główną okazję do oceny i dostosowania sposobu działania oraz jest ostatnią z czterech ceremonii Scrum w każdym sprincie.

Kto bierze udział w retrospektywie sprintu?

Retrospektywa sprintu jest spotkaniem zespołu Scrum, w związku z czym uczestniczą w niej programiści, właściciel produktu oraz Scrum Master. Zazwyczaj rolę moderatora pełni Scrum Master. Zainteresowani zazwyczaj nie biorą w niej udziału, aby zespół mógł swobodnie omówić swoje działania; sporadycznie może w niej uczestniczyć trener agile lub obserwator, aby wesprzeć zespół.

Jak długo powinna trwać retrospektywa sprintu?

Proszę ograniczyć czas trwania retrospektywy do długości sprintu. Ogólną wskazówką jest około 90 minut w przypadku sprintu dwutygodniowego i do około trzech godzin w przypadku sprintu miesięcznego. Im krótszy sprint, tym krótsza retrospektywa, przy czym istotne jest, aby trwała ona wystarczająco długo, by umożliwić ustalenie konkretnych, uzgodnionych działań.

Jakie jest pięć etapów retrospektywy sprintu?

Esther Derby i Diana Larsen opisują pięć etapów: przygotowanie, zebranie danych, wyciąganie wniosków, podjęcie decyzji co do dalszych działań oraz zakończenie retrospektywy. Scrum Master prowadzi zespół przez każdy z tych etapów, tak aby refleksja zaowocowała krótką, wspólnie opracowaną listą usprawnień na następny sprint.

Jaka jest różnica między retrospektywą sprintu a przeglądem sprintu?

Podczas przeglądu sprintu analizowany jest produkt, dlatego zespół prezentuje ukończone prace interesariuszom i zbiera opinie. Retrospektywa sprintu służy analizie procesu, dlatego zespół zastanawia się nad przebiegiem pracy i uzgadnia działania usprawniające. Przegląd jest skierowany na zewnątrz, do interesariuszy; retrospektywa natomiast skupia się na samym zespole. Pełne porównanie znajdą Państwo w naszym rozdziale poświęconym przeglądowi sprintu a retrospektywie.