Lista kontrolna do retrospektywy w metodologii agile

Dobra lista kontrolna dotycząca retrospektywy agile obejmuje trzy etapy: przed spotkaniem należy przygotować zaproszenie, dane i szablon; w trakcie spotkania należy moderować burzę mózgów, głosowanie, dyskusję oraz ustalić konkretne działania; a po spotkaniu należy podzielić się wynikami i podjąć dalsze działania. Poniższa lista kontrolna przedstawia każdy z tych etapów.

Jak wygląda i jakie wrażenie wywiera „idealny” styl retro?

Jeśli zapytać zespół stosujący metodologię agile, idealne podsumowanie projektu to takie, po którym każdy członek zespołu odchodzi z poczuciem, że:

• Zaangażowani – w proces i wyniki
• Uprawniony – posiadający możliwość podejmowania działań mających na celu poprawę sytuacji
• Pełen energii – i z niecierpliwością czekam na kolejny sprint

Zespół miał okazję dogłębnie przemyśleć swoje doświadczenia, otrzymał możliwość i wsparcie, by szczerze i bez obawy przed oceną przedstawić swoje przemyślenia, a także przeprowadził burzę mózgów w celu wypracowania rozwiązań w sprzyjającej atmosferze.

Istnieje jednak wiele czynników związanych z nieodpowiednią organizacją, które mogą zniweczyć idealny przebieg spotkania w stylu retro. Od braku skupienia i nieprzestrzegania harmonogramu po obojętność i powtarzalność — wszystkie one pozostawiają ślady na tym, co mogłoby być idealną ceremonią agile. W rezultacie doświadczenie zespołu staje się nieefektywne, pośpieszne, nużące i stanowi stratę czasu.

Oto lista kontrolna, dzięki której Państwa retrospektywa przebiegnie bez zakłóceń.

Przed retrospektywą

• Proszę sprawdzić, czy zaproszenie do kalendarza zostało wysłane do odpowiednich członków zespołu.
• Proszę zebrać wszelkie dane lub podsumowania pochodzące ze spotkań indywidualnych, wykresów prędkości, danych z kontroli stanu projektu lub innych raportów.
• Proszę określić temat lub główny punkt retrospektywy, a następnie wybrać format, ćwiczenie i metodę głosowania. Następnie proszę przygotować retrospektywę.
• Jeśli organizują Państwo spotkanie w trybie asynchronicznym, proszę wcześniej przesłać link.
• Proszę dokładnie sprawdzić salę konferencyjną, link do konferencji internetowej oraz wszelkie inne kwestie organizacyjne, które mogłyby w przeciwnym razie wpłynąć na przebieg Państwa retrospektywy.

W trakcie wystawy retrospektywnej

• Jeśli chcą Państwo dotrzymać wyznaczonego czasu, proszę poprosić kogoś z uczestników o pełnienie funkcji osoby mierzącej czas podczas spotkania lub skorzystać z wbudowanego timera.
• Proszę omówić porządek obrad lub kontekst Państwa retrospektywy.
• Warto przypomnieć zespołowi o wszelkich ustaleniach zespołowych, wcześniejszych działaniach lub Głównej zasadzie agile, aby nadać odpowiedni ton spotkaniu.
• Przejdźcie przez podstawowe etapy burzy mózgów, a następnie omówcie poszczególne pomysły. Możecie pogrupować niektóre pomysły, jeśli są one podobne. Upewnijcie się, że każdy może wnieść swój wkład w temat retrospektywy i faktycznie to robi.
• Proszę zagłosować na tematy, które Państwo chcieliby Państwo omówić bardziej szczegółowo. Głosowanie powinno odbywać się niezależnie. Liczbę głosów można dostosować w zależności od liczby pomysłów, liczby osób lub pozostałego czasu.
• Omówcie wszystkie kwestie, w sprawie których odbyło się głosowanie, i poproście uczestników o zgłoszenie propozycji działań, które można przedstawić grupie.
• Proszę odnotować wszystkie zadania do wykonania, ustalenia oraz wszelkie inne uwagi. Jeśli korzystają Państwo z tablicy, konieczne będzie wykonanie zdjęć tych treści. W miarę możliwości każdemu zadaniu należy przypisać osobę odpowiedzialną oraz termin realizacji.
• Proszę zadbać o sprawny przebieg spotkania, przestrzegając wyznaczonego czasu i upewniając się, że sesja retrospektywna nie zostanie wykorzystana jako okazja do wzajemnego obwiniania się lub rozwiązywania problemów.
• Po zrealizowaniu wszystkich zadań proszę poświęcić chwilę na uczczenie sukcesu i wyrażenie wdzięczności.
• Pod koniec spotkania przeprowadź ankietę ROTI (Return on Time Invested), aby uzyskać informacje zwrotne na temat skuteczności spotkania. Jest to opcjonalne.
• Proszę podziękować.

Po wystawie retrospektywnej

• Proszę przekazać listę działań do realizacji oraz podsumowania spotkań odpowiednim interesariuszom.
• Proszę przejrzeć notatki, aby upewnić się, że uwzględniono wszystkie istotne kwestie.
• Proszę korzystać z listy bieżących zadań, aby przypominać sobie i zespołowi o zadaniach do wykonania oraz w razie potrzeby podejmować dalsze działania.
• Proszę zastanowić się nad własnymi działaniami i skutecznością w roli Scrum Mastera oraz nad tym, jak mógłby Pan/Pani zmienić swoje podejście przed następną retrospektywą.

Najczęściej zadawane pytania

Co powinno znaleźć się na liście kontrolnej dotyczącej retrospektywy?

Dobra lista kontrolna do retrospektywy obejmuje trzy etapy. Przed — należy wybrać temat przewodni i szablon, zaprosić zespół oraz przeanalizować działania wynikające z ostatniej retrospektywy. W trakcie — należy przygotować warunki, zebrać dane, wyciągnąć wnioski oraz uzgodnić jasne działania z osobami odpowiedzialnymi. Po — należy udostępnić podsumowanie, monitorować realizację uzgodnionych działań oraz podjąć dalsze kroki przed kolejną retrospektywą, aby zapewnić rzeczywiste wprowadzenie usprawnień.

Jak przygotować się do retrospektywy sprintu?

Przygotowanie sprowadza się przede wszystkim do skupienia i konsekwencji. Proszę wybrać temat i szablon dostosowane do przebiegu ostatniego sprintu, upewnić się, że działania wynikające z poprzedniej retrospektywy są widoczne, oraz z wyprzedzeniem sprawdzić działanie wszelkich narzędzi. Jasno określona struktura pozwala zespołowi poświęcić czas na refleksję i podejmowanie decyzji, a nie na zastanawianie się, jak poprowadzić spotkanie.

Co decyduje o sukcesie retrospektywy?

Udana retrospektywa kończy się krótką listą konkretnych działań, za które ktoś bierze odpowiedzialność — a nie tylko dyskusją. Zależy to od poczucia bezpieczeństwa psychicznego (uczestnicy wypowiadają się szczerze), dobrego prowadzenia spotkania (każdy wnosi swój wkład) oraz działań następczych (działania są monitorowane i ponownie analizowane). Retrospektywa, która nie prowadzi do podjęcia żadnych działań lub której działania nigdy nie są realizowane, jest najczęstszą przyczyną utraty wartości tego spotkania.