Lista kontrolna retrospektywy w metodologii agile

Dobra lista kontrolna dotycząca retrospektywy w metodologii agile obejmuje trzy etapy: przed spotkaniem należy przygotować zaproszenie, dane i szablon; w trakcie spotkania należy moderować burzę mózgów, głosowanie, dyskusję oraz ustalić konkretne działania; a po spotkaniu należy przekazać wyniki i podjąć dalsze działania. Poniższa lista kontrolna przedstawia każdy z tych etapów.

Jak wygląda i jakie wrażenie wywiera „idealny” styl retro?

Jeśli zapyta się zespół stosujący metodologię agile, idealne spotkanie podsumowujące to takie, po którym każdy członek zespołu odchodzi z poczuciem, że:

• Zaangażowani – w proces i jego wyniki
• Uprawniony – posiadający możliwość podejmowania działań mających na celu poprawę sytuacji
• Pełni energii – i z niecierpliwością oczekujemy kolejnego sprintu

Zespół miał okazję dogłębnie przemyśleć swoje doświadczenia, otrzymał możliwość i wsparcie, by szczerze i bez obaw o ocenę przedstawić swoje przemyślenia, a także wspólnie opracowywał rozwiązania w sprzyjającej atmosferze.

Istnieje jednak wiele czynników związanych z brakiem odpowiedniej organizacji, które mogą zniweczyć idealną ceremonię w stylu retro. Od braku skupienia i nieprzestrzegania harmonogramu po obojętność i powtarzalność — pozostawiają one ślady na czymś, co mogłoby być idealną ceremonią agile. W rezultacie doświadczenie zespołu staje się nieefektywne, pośpieszne, nużące i stanowi stratę czasu.

Oto lista kontrolna, dzięki której Państwa retrospektywa przebiegnie bez zakłóceń.

Przed retrospektywą

• Proszę sprawdzić, czy zaproszenie do kalendarza zostało wysłane do odpowiednich członków zespołu.
• Proszę zebrać wszelkie dane lub podsumowania pochodzące ze spotkań indywidualnych, wykresów prędkości, danych z kontroli stanu projektu lub innych raportów.
• Proszę określić temat lub główny punkt retrospektywy, a następnie wybrać format, ćwiczenie i metodę głosowania. Następnie proszę przygotować retrospektywę.
• Jeśli organizują Państwo spotkanie w trybie asynchronicznym, proszę przesłać link z wyprzedzeniem.
• Proszę dokładnie sprawdzić salę konferencyjną, link do konferencji internetowej oraz wszelkie inne kwestie organizacyjne, które mogłyby w przeciwnym razie wpłynąć na przebieg Państwa retrospektywy.

W trakcie retrospektywy

• Jeśli chcą Państwo dotrzymać wyznaczonego czasu, proszę poprosić jednego z uczestników o pełnienie funkcji osoby mierzącej czas podczas spotkania lub skorzystać z wbudowanego timera.
• Proszę omówić porządek obrad lub kontekst Państwa retrospektywy.
• Warto przypomnieć zespołowi o wszelkich ustaleniach zespołowych, wcześniejszych działaniach lub Głównej zasadzie agile, aby nadać odpowiedni ton spotkaniu.
• Przejdźcie przez podstawowe etapy burzy mózgów, a następnie omówcie poszczególne pomysły. Jeśli niektóre pomysły są do siebie podobne, można je pogrupować. Proszę zadbać o to, aby każdy mógł wnieść swój wkład w temat retrospektywy i faktycznie to uczynił.
• Proszę zagłosować na to, co ludzie chcieliby omówić bardziej szczegółowo. Głosowanie powinno odbywać się niezależnie. Liczbę głosów można zmienić w zależności od liczby pomysłów, liczby osób lub pozostałego czasu.
• Proszę omówić wszystkie kwestie poddane pod głosowanie oraz poprosić uczestników o zgłaszanie propozycji działań, które można przedłożyć grupie do rozpatrzenia.
• Proszę odnotować wszystkie zadania do wykonania, ustalenia oraz wszelkie inne uwagi. Jeśli korzystają Państwo z tablicy, konieczne będzie wykonanie ich zdjęć. Wszelkie zadania do wykonania powinny – w idealnym przypadku – mieć wyznaczoną osobę odpowiedzialną oraz termin realizacji: zadania, które mają zarówno osobę odpowiedzialną, jak i termin, są realizowane w około 90% przypadków, a jedynie około jedna dziesiąta zadań otrzymuje w ogóle termin realizacji.
• Proszę zadbać o sprawny przebieg spotkania, przestrzegając wyznaczonego czasu i upewniając się, że retrospektywa nie zostanie wykorzystana jako okazja do wzajemnego obwiniania się lub rozwiązywania problemów.
• Po zrealizowaniu wszystkich zadań proszę poświęcić chwilę na uczczenie sukcesu i wyrażenie wdzięczności.
• Pod koniec spotkania proszę przeprowadzić ankietę ROTI (Return on Time Invested), aby uzyskać informacje zwrotne na temat skuteczności spotkania. Jest to opcjonalne.
• Proszę podziękować.

Po wystawie retrospektywnej

• Prosimy o przekazanie listy działań do realizacji oraz podsumowań spotkań odpowiednim interesariuszom.
• Proszę przejrzeć notatki, aby upewnić się, że uwzględniono wszystkie istotne kwestie.
• Proszę korzystać z listy bieżących zadań, aby przypominać sobie i zespołowi o zadaniach do wykonania oraz w razie potrzeby podejmować dalsze działania.
• Proszę zastanowić się nad własnymi działaniami i skutecznością w roli Scrum Mastera oraz nad tym, jak mógłby Pan/Pani zmienić swoje podejście przed następną retrospektywą.

Najczęściej zadawane pytania

Co powinno znaleźć się na liście kontrolnej dotyczącej retrospektywy?

Dobra lista kontrolna do retrospektywy obejmuje trzy etapy. Przed sesją należy wybrać temat przewodni i szablon, zaprosić zespół oraz przeanalizować działania wynikające z ostatniej retrospektywy. Podczas sesji należy przygotować grunt, zebrać dane, wyciągnąć wnioski oraz uzgodnić jasne działania z osobami odpowiedzialnymi. Po sesji należy udostępnić podsumowanie, monitorować realizację uzgodnionych działań oraz podjąć dalsze kroki przed kolejną retrospektywą, aby zapewnić rzeczywiste wprowadzenie usprawnień.

Jak przygotować się do retrospektywy sprintu?

Przygotowanie polega przede wszystkim na skupieniu i konsekwencji. Proszę wybrać temat i szablon dostosowane do przebiegu ostatniego sprintu, upewnić się, że działania wynikające z poprzedniej retrospektywy są widoczne, oraz z wyprzedzeniem sprawdzić działanie wszelkich narzędzi. Jasno określona struktura pozwala zespołowi poświęcić czas na refleksję i podejmowanie decyzji, a nie na zastanawianie się, jak poprowadzić spotkanie.

Co decyduje o sukcesie retrospektywy?

Udana retrospektywa kończy się krótką listą konkretnych działań, za które ktoś bierze odpowiedzialność, a nie jedynie dyskusją. Zależy to od poczucia bezpieczeństwa psychicznego (uczestnicy wypowiadają się szczerze), dobrego prowadzenia spotkania (wszyscy wnoszą swój wkład) oraz działań następczych (działania są monitorowane i poddawane ponownej analizie). Retrospektywa, która nie prowadzi do podjęcia żadnych działań lub której działania nigdy nie są realizowane, jest najczęstszą przyczyną utraty wartości tego spotkania.