Hoe u een retrospective-sjabloon kiest
Blader door gratis retrospective-sjablonen - agile, fun, proces, product en bad-sprint herstel - en leer hoe u de juiste sjabloon voor uw team kiest.
Een sjabloon voor terugblikken is een kant-en-klaar overzicht met vragen die uw team helpt bij het reflecteren en hun reacties op één plek vastlegt. Welk sjabloon het meest geschikt is, hangt af van wat u wilt bereiken. Dit hoofdstuk helpt u bij het maken van een keuze — met voorbeelden voor mensen, processen, producten, mislukte sprints en leuke activiteiten.
Wat is een retrospective-sjabloon?
Een retrospectief-sjabloon dient zowel als leidraad voor als verslag van een retrospectieve bijeenkomst. Het heeft de vorm van een bord met eenvoudige vragen die zijn ontworpen om het team te helpen reflecteren op hun laatste sprint. Hier kunnen ook de antwoorden op die vragen worden vastgelegd. Zodra het retrospective-sjabloon is ingevuld, dient het als basis voor discussies die de volgende stappen van het team zullen bepalen.
Sjablonen voor retrospectieven zijn er in allerlei vormen. Ze kunnen worden gemaakt met behulp van whiteboards en stiften, flip-overs en pennen, of zelfs ramen met post-its. Ze kunnen online worden gebruikt met behulp van diverse samenwerkingshulpmiddelen, variërend van virtuele whiteboards tot de online sjablonen voor retrospectieven die door TeamRetro zijn samengesteld.
Waarom zijn sjablonen voor retrospectives belangrijk?
Sjablonen voor retrospectieven zijn belangrijk omdat ze helpen om het succes van de retrospectievevergadering te maximaliseren. Zoals vermeld in Hoofdstuk twee – Waarom zijn retrospectieven een nuttig agile hulpmiddel? – biedt de vergadering het team de kans om samen te komen en terug te blikken op hun sprint. Tijdens de bijeenkomst delen, verkennen en stellen ze ideeën voor die hen zullen helpen om te verbeteren. Hierbij geldt echter de kanttekening dat de retrospective doelgericht en gefocust moet worden uitgevoerd, en tevens boeiend en tijdsefficiënt moet zijn. Het retrospectieve sjabloon is het hulpmiddel dat helpt om die doelgerichtheid, focus, betrokkenheid en efficiëntie te realiseren.
Naast het feit dat een sjabloon alle vijf de stappen van de sprint-retrospective van Derby en Larsen ondersteunt – die we in Hoofdstuk 1 – Wat is een sprint-retrospective? hebben besproken – biedt een sjabloon ook veel toegevoegde waarde. Een sjabloon:
- draagt bij aan de sfeer van de vergadering
- biedt een kader voor het bedenken van ideeën en discussie
- zorgt ervoor dat alle deelnemers op gelijke voet kunnen bijdragen, waardoor de betrokkenheid wordt gestimuleerd, samenwerking wordt bevorderd en gelijkheid wordt ondersteund
- zorgt voor focus en onderstreept het doel van de vergadering
- maakt het eenvoudig om ideeën vast te leggen
Retrospective sjablonen zijn bijzonder nuttig wanneer ze online worden aangeboden. Naast de hierboven genoemde voordelen bieden ze ook de volgende mogelijkheden:
- zorg voor een duidelijke structuur die een transparant vergaderproces ondersteunt
- deelnemers de mogelijkheid bieden om anoniem bij te dragen. Dit helpt groepsdenken tegen te gaan, zorgt ervoor dat alle stemmen worden gehoord en bevordert de psychologische veiligheid
- ideeën en opmerkingen van deelnemers automatisch vastleggen, waardoor het documentatieproces van de vergadering aanzienlijk wordt gestroomlijnd
- automatisch rapporten genereren die met alle deelnemers kunnen worden gedeeld
- online kan worden gebruikt door teams die op één locatie werken, op afstand werken of een combinatie van beide
Daarnaast kan een sjabloon worden gebruikt om:
- het team een nieuwe impuls geven
- het versterken van de teamgeest en teambuilding
- de Scrum-waarden versterken
- de communicatielijnen openhouden om problemen op een veilige manier aan te pakken
of zelfs:
- help mee om de bijeenkomst gezellig te maken
Kortom, dankzij het indrukwekkende aanbod aan sjablonen voor retrospectieven kan een Scrum Master een even indrukwekkend aantal anti-patronen en teamproblemen aanpakken.
Waarom zouden we de sjablonen voor retrospectives aanpassen?
Er zijn twee belangrijke redenen waarom een Scrum Master het sjabloon voor de retrospective dat hij of zij gebruikt regelmatig zou moeten aanpassen. Ten eerste is verandering op zich al waardevol voor het team. Ten tweede kunnen verschillende sjablonen voor de retrospective helpen om verschillende voordelen te realiseren.
Verandering helpt ons om beter te worden. Het helpt ons vooruit te komen, ons te ontwikkelen en nieuwe dingen te realiseren. Het biedt ons afwisseling en nieuwe invalshoeken die de creativiteit stimuleren. Kortom, verandering helpt ons te groeien.
Door simpelweg het sjabloon te wijzigen dat wordt gebruikt voor een retrospective, kan een Scrum Master zijn team een nieuwe invalshoek bieden om de afgelopen sprint te bekijken. Met een ander sjabloon wordt het team op subtiele wijze gestimuleerd om na te denken over andere woorden, zinswendingen en nieuwe perspectieven.
Tegelijkertijd helpt de Scrum Master de mogelijke eentonigheid te vermijden die soms gepaard gaat met reguliere vergaderingen. Dit helpt ook het risico te verminderen dat teamleden in een soort ‘retrospectieve automatische piloot’ terechtkomen, waarbij ze standaard- of clichématige feedback geven in plaats van weloverwogen en creatieve reacties.
Hoe kies ik de juiste sjabloon voor een retrospective voor mijn vergadering?
De keuze voor het juiste sjabloon voor de retrospectieve hangt af van wat u met uw team tijdens de sprint-retrospective wilt bereiken.
Bij het kiezen van een sjabloon voor de retrospective kunt u rekening houden met een aantal factoren. Een mogelijke aanpak is na te gaan waarop u wilt dat het team zich concentreert:
- Mensen (waaronder communicatie en verbondenheid)
- Werkwijze (hoe u te werk gaat)
- Product (het middel om waarde te creëren)
Een andere benadering is om rekening te houden met de context:
- De kenmerken van het team (belangen, volwassenheid, omvang, diversiteit)
- De rol van de Scrum Master (nieuw in Scrum, zeer ervaren)
- De van de laatste sprint (alles ging mis, het viel mee, het was geweldig)
De keuze voor een sjabloon zou ook op gedragsmatige gronden kunnen worden gemaakt:
- Concrete anti-patronen die u wilt aanpakken
- Aspecten van psychologische veiligheid die u wilt bevorderen
- Speelelementen die u wilt stimuleren
Uiteraard moeten alle goede sjablonen zorgen voor vergaderingen die: boeiend en doelgericht zijn; relevant en zinvol; en productief en leuk.
Het sjabloon voor een retrospectieve evaluatie dat u kunt gebruiken als u nog nooit eerder een retrospectieve evaluatie hebt gemaakt
Als u zich voorbereidt op uw eerste retrospective, is het sjabloon voor een agile retrospective onmisbaar.
Agile — Tijdens de agile retrospective worden vier basisvragen gesteld die het team aan het denken zetten over de resultaten van de afgelopen sprint en over de acties waarop zij zich vervolgens moeten richten. Hoewel het eenvoudig is, geeft het een duidelijk signaal af dat u luistert en gericht bent op verbetering.
Uitstekende sjablonen voor retrospectives die u kunt gebruiken om mensen te ondersteunen
Een team dat wordt ondersteund, is een productief team. Hieronder vindt u drie van de sjablonen die wij gebruiken om effectieve vergaderingen te organiseren en de nadruk te leggen op empowerment en ondersteuning van het team.
De vier L’s — De ‘Four L’s’-retrospective biedt uw team de kans om op een veilige manier hun gedachten en gevoelens over de afgelopen sprint te delen. U kunt deze gelegenheid aangrijpen om inzicht te krijgen in hoe zij het liefst worden ondersteund en wat hun ambities zijn.
Persoonlijke ontwikkeling — De retrospective op persoonlijke groei is bedoeld om de zelfredzaamheid en het welzijn van uw teamleden te bevorderen. Het biedt elk teamlid de ruimte om doelen te stellen en te bepalen hoe anderen hen daarbij kunnen ondersteunen.
Scrum-waarden — De retrospective over de Scrum-waarden is een grondige analyse van het gedrag en de handelingen die iedereen in het dagelijks leven en tijdens het werk vertoont en die de waarden van Scrum weerspiegelen. Het biedt de gelegenheid om het verband tussen de Scrum-waarden en die van het team te verkennen.
De beste sjablonen voor retrospectives die u kunt gebruiken om het proces te ondersteunen
Als de zaken niet zo goed verlopen als gepland, is het wellicht tijd om de processen onder de loep te nemen. Dit zijn drie van de sjablonen die wij gebruiken als het om processen gaat. Ze helpen ons om grondig te onderzoeken wat er aan de hand is en stappen te formuleren om de zaken weer op de rails te krijgen.
Stoppen Starten Doorgaan — De ‘Start Stop Continue’-retrospective brengt processen scherp in beeld. Het is een uitstekend hulpmiddel om activiteiten onder de loep te nemen en snel te bepalen welke wel en welke geen waarde opleveren.
KALM — De KALM-retrospective biedt een veilige omgeving waarin een team zijn processen kan verfijnen. Het stimuleert het gevoel van eigen inbreng en nut, waardoor het team ideeën kan bedenken die hen helpen vooruit te komen.
Zeester — De Starfish-retrospective biedt houvast bij het onderzoeken van de verschillende mate van toegevoegde waarde die acties en activiteiten opleveren. Het helpt het team om de huidige werkwijzen onder de loep te nemen en te bepalen aan welke daarvan meer of minder aandacht moet worden besteed.
De beste sjablonen voor retrospectieven ter ondersteuning van productmanagement
Het doel van een Scrum-team is om resultaten te leveren die voldoen aan de eisen van de belanghebbenden. Productmanagement is dan ook van cruciaal belang voor hun succes.
Moet, zou moeten, zou kunnen, zal niet — De ‘Must Should Could Won’t’-retrospective is een uitstekend hulpmiddel dat het team de mogelijkheid biedt zich in de klant te verplaatsen en het product vanuit diens perspectief te bekijken. Het is met name een nuttig hulpmiddel om de focus op prioriteiten te behouden bij projecten met een groot aantal functieverzoeken en belanghebbenden met tegenstrijdige belangen.
De drie biggetjes — De ‘Drie Biggetjes’-retrospective biedt uw team een creatief idee voor een sprint-retrospective om acties op korte, middellange en lange termijn in kaart te brengen die uw product stabiliteit en toegevoegde waarde bieden. Het helpt bij het analyseren van de huidige product- of technologiestack en laat zien welke elementen kwetsbaar zijn, verbetering behoeven of juist de fundamentele kern vormen voor het leveren van uw dienst.
Rozenknop met doorn — De ‘Rose, Bud, Thorn’-retrospective is een doeltreffende methode die is ontworpen om de positieve resultaten, de kansen en de uitdagingen van uw laatste sprint in kaart te brengen. Dit is een uitstekende retrospective om te gebruiken als u uw team eraan wilt herinneren dat uitdagingen moeten worden gezien als beheersbare aspecten van het creëren van waarde.
Uitstekende retrospectives voor als u een slechte sprint achter de rug heeft
We zijn mensen. We hebben goede dagen en slechte dagen. Ons team heeft goede sprints en slechte sprints. Als het om de slechte momenten gaat, is het belangrijk dat we ervan leren.
Wat? En dan? Wat nu? — De retrospective ‘Wat, en dan, en nu?’ is bedoeld om een neutraal pragmatisme te introduceren bij de evaluatie van een sprint. Het helpt uw team om emoties opzij te zetten en vooringenomenheid te vermijden, zodat er een veilige, objectieve omgeving ontstaat om uw retrospective te houden.
Werkt / Werkt niet — De retrospectieve ‘Working Not Working’ komt meteen ter zake. Juist door haar eenvoud maakt ze grote indruk. Als uw team een directe aanpak nodig heeft om weer op gang te komen, dan is dit het sjabloon voor de retrospectieve dat u moet gebruiken.
Eenvoudige retrospectieven voor als het tijd is om plezier te maken
Het is aangetoond dat het introduceren van een speels element op de werkplek tal van voordelen oplevert. Het draagt bij aan teambuilding en bevordert zelfs het welzijn van het individu.
Heksen en tovenaars — De ‘Witches and Warlocks’-retrospective is bewust zo opgezet dat teamleden een optimistische kijk op de sprint krijgen. Het is een idee voor een sprint-retrospective dat laat zien dat creativiteit en plezier waarde toevoegen aan een project, en dat dit kan worden omarmd zonder dat dit ten koste gaat van de productiviteit, focus of doelgerichtheid.
Academie van de Oscars — De terugblik van de Oscar Academy biedt een platform waar mensen kunnen leren van verhalen, erkenning krijgen voor hun bijdragen en hun successen kunnen vieren. Het benadrukt opzettelijke opgewektheid als een vriendelijke herinnering aan teamleden om een optimistische kijk te hanteren bij het terugblikken op de sprint.
Superheld — De Superhelden-retrospective is een leuke, creatieve oefening die vooral boeiend kan zijn voor teams die op afstand werken en moeten samenwerken om een gemeenschappelijk probleem op te lossen of een doel te bereiken. Natuurlijk heeft elk team zijn eigen superkrachten, maar ze hebben ook hun zwakke punten, en dit retrospectieve-sjabloon kan helpen deze aan het licht te brengen.
Veelgestelde vragen
Wat is een retrospective-sjabloon?
Een sjabloon voor een retrospective is een kant-en-klaar overzicht met vragen die het team begeleiden bij het reflecteren en hun antwoorden op één plek vastleggen. Het geeft zowel structuur aan de vergadering (de vragen die het team beantwoordt) als dat het de uitkomst ervan vastlegt (de ideeën, thema’s en actiepunten), wat vervolgens de basis vormt voor de volgende stappen van het team.
Hoe kies ik het juiste sjabloon voor een retrospectieve?
Begin bij wat u wilt bereiken. Kies op basis van uw focus — mensen, proces of product — of op basis van de context, zoals hoe de laatste sprint is verlopen en hoeveel ervaring het team heeft. Een eenvoudig format zoals de agile-retrospective of de Start/Stop/Continue-retrospective is geschikt voor nieuwe teams; thematische of speelse sjablonen helpen teams die in een sleur zijn geraakt weer nieuwe energie te geven.
Moet u elke keer hetzelfde sjabloon voor de retrospectieve terugblik gebruiken?
Nee. Door het sjabloon regelmatig te wisselen, blijft de bijeenkomst verfrissend en komen er andere inzichten naar voren, omdat elke opzet de sprint vanuit een ander perspectief belicht. Als u één sjabloon eindeloos blijft hergebruiken, ontstaat er een „retrospectieve automatische piloot“, waarbij mensen standaardantwoorden geven in plaats van weloverwogen antwoorden. Het afwisselen van sjablonen is een van de eenvoudigste manieren om retrospectieven boeiend te houden.