Hoe kiest u een sjabloon voor een retrospectieve terugblik?
Bekijk 15 gratis sjablonen voor retrospectieven — voor beginners, mensen, processen, producten, mislukte sprints en voor de lol — en ontdek hoe u de juiste sjabloon voor uw team kunt kiezen.
Een sjabloon voor een retrospectieve is een kant-en-klaar bord met vragen die de reflectie van uw team sturen en de reacties op één plek vastleggen. Welk sjabloon het meest geschikt is, hangt af van wat u wilt bereiken. Dit hoofdstuk helpt u bij het maken van een keuze — met 15 zorgvuldig geselecteerde voorbeelden op het gebied van mensen, processen, producten, mislukte sprints en plezier, afkomstig uit de bibliotheek met meer dan 250 gratis retrospectieve sjablonen van TeamRetro.
Wat is een retrospective-sjabloon?
Een sjabloon voor een retrospectieve dient zowel als leidraad voor als verslag van een retrospectievevergadering. Het heeft de vorm van een bord met eenvoudige vragen die zijn ontworpen om het team te helpen reflecteren op hun laatste sprint. Hier kunnen ook de antwoorden op die vragen worden vastgelegd. Zodra het retrospective-sjabloon is ingevuld, dient het als basis voor discussies die bepalend zijn voor de volgende stappen van het team.
Sjablonen voor retrospectieven kunnen verschillende vormen aannemen. Ze kunnen worden samengesteld met behulp van whiteboards en stiften, flip-overs en pennen, of zelfs ramen met post-its. Ze kunnen online worden gepresenteerd met behulp van diverse samenwerkingshulpmiddelen, variërend van virtuele whiteboards tot de door TeamRetro samengestelde online sjablonen voor retrospectieven.
Waarom zijn sjablonen voor retrospectives belangrijk?
Sjablonen voor retrospectieven zijn belangrijk omdat ze helpen om het succes van de retrospectievevergadering te maximaliseren. Zoals vermeld in Hoofdstuk twee – Waarom zijn retrospectieven een nuttig agile hulpmiddel? – biedt de vergadering het team de kans om samen te komen en terug te blikken op hun sprint. Tijdens de bijeenkomst delen, onderzoeken en stellen zij ideeën voor die hen zullen helpen zich te verbeteren. Hierbij geldt echter de kanttekening dat de retrospective doelgericht en gefocust moet worden geleid, en tevens boeiend en tijdsefficiënt moet zijn. Het retrospectief-sjabloon is het hulpmiddel dat helpt om die doelgerichtheid, focus, betrokkenheid en efficiëntie te realiseren.
Naast het feit dat het alle vijf de stappen van de sprint-retrospective van Derby en Larsen ondersteunt – die we in Hoofdstuk 1 – Wat is een sprint-retrospective? hebben besproken – biedt een retrospectiefsjabloon veel toegevoegde waarde. Een sjabloon:
- draagt bij aan het bepalen van de sfeer van de vergadering
- biedt een kader voor het bedenken van ideeën en discussie
- zorgt ervoor dat alle deelnemers in gelijke mate een bijdrage kunnen leveren, waardoor de betrokkenheid wordt gestimuleerd, samenwerking wordt bevorderd en gelijkheid wordt ondersteund
- zorgt voor focus en onderstreept het doel van de vergadering
- maakt het eenvoudig om ideeën vast te leggen
Wanneer ze online worden aangeboden, bieden sjablonen voor retrospectives bijzonder veel voordelen. Naast de hierboven genoemde voordelen bieden ze ook de volgende mogelijkheden:
- zorg voor een duidelijke structuur die een transparant vergaderproces ondersteunt
- deelnemers de mogelijkheid bieden om anoniem bij te dragen. Dit helpt groepsdenken tegen te gaan, zorgt ervoor dat alle stemmen worden gehoord en bevordert de psychologische veiligheid
- ideeën en opmerkingen van deelnemers automatisch vastleggen, waardoor het documentatieproces van de vergadering aanzienlijk wordt gestroomlijnd
- automatisch rapporten genereren die met alle deelnemers kunnen worden gedeeld
- kan online worden gebruikt door teams die op één locatie werken, op afstand werken of een combinatie van beide vormen hanteren
Daarnaast kan een sjabloon worden gebruikt om:
- het team een nieuwe impuls geven
- het bevorderen van de onderlinge band binnen het ondersteuningsteam en teambuilding
- de Scrum-waarden versterken
- de communicatielijnen openhouden om problemen op een veilige manier aan te pakken
of zelfs:
- help mee om de bijeenkomst gezellig te maken
Kortom, dankzij het indrukwekkende aanbod aan sjablonen voor retrospectives kan een Scrum Master een al even indrukwekkend aantal antipatronen en teamproblemen aanpakken.
Waarom zouden de sjablonen voor de retrospectives worden gewijzigd?
Er zijn twee belangrijke redenen waarom een Scrum Master het sjabloon voor de retrospective dat hij of zij gebruikt regelmatig zou moeten aanpassen. Ten eerste is verandering op zich al waardevol voor het team. Ten tweede kunnen verschillende sjablonen voor de retrospective helpen om verschillende voordelen te realiseren.
Verandering helpt ons om beter te worden. Het helpt ons vooruitgang te boeken, ons te ontwikkelen en nieuwe dingen te realiseren. Het biedt ons afwisseling en nieuwe perspectieven die de creativiteit stimuleren. Kortom, verandering helpt ons te groeien.
Door simpelweg het sjabloon aan te passen dat wordt gebruikt ter ondersteuning van een retrospective, kan een Scrum Master zijn team een nieuwe invalshoek bieden waarmee zij hun laatste sprint kunnen bekijken. Met een ander sjabloon wordt het team op subtiele wijze gestimuleerd om na te denken over andere woorden, uitdrukkingen en nieuwe perspectieven.
Tegelijkertijd helpt de Scrum Master om de mogelijke eentonigheid te vermijden die soms inherent is aan reguliere vergaderingen. Dit helpt ook het risico te beperken dat teamleden in de ‘retro-automatische piloot’ vervallen; dat wil zeggen wanneer zij standaard- of clichématige feedback geven in plaats van weloverwogen en creatieve reacties.
Hoe kies ik het juiste sjabloon voor een retrospectieve voor mijn vergadering?
De keuze voor het juiste retrospective-sjabloon hangt uiteindelijk af van wat u met uw team tijdens uw sprint-retrospective hoopt te bereiken.
Bij het kiezen van een sjabloon voor de retrospective kunt u rekening houden met een aantal factoren. Een mogelijke aanpak is na te gaan waarop u wilt dat het team zich concentreert:
- Mensen (waaronder communicatie en verbondenheid)
- Werkwijze (hoe u te werk gaat)
- Product (het middel om waarde te creëren)
Een andere benadering is om rekening te houden met de context:
- De kenmerken van het team (belangen, mate van volwassenheid, omvang, diversiteit)
- De rol van de Scrum Master (nieuw bij Scrum, zeer ervaren)
- De van de laatste sprint (alles ging mis, het viel mee, het was geweldig)
De keuze voor een sjabloon zou ook op gedragsmatige gronden kunnen worden gebaseerd:
- Concrete anti-patronen die u wilt aanpakken
- Aspecten van psychologische veiligheid die u wilt bevorderen
- Speelelementen die u hoopt te stimuleren
Uiteraard moeten alle goede sjablonen zorgen voor vergaderingen die: boeiend en doelgericht zijn; relevant en zinvol; en productief en plezierig.
Het sjabloon voor een retrospectieve evaluatie dat u kunt gebruiken als u nog nooit eerder een retrospectieve evaluatie hebt gemaakt
Als u zich voorbereidt op uw eerste retrospective, is het agile sjabloon voor retrospectieven onmisbaar.
Agile — Tijdens de agile retrospective worden vier basisvragen gesteld die het team aan het denken zetten over de resultaten van de afgelopen sprint en over de acties waarop zij zich vervolgens moeten richten. Hoewel het eenvoudig is, geeft het een duidelijk signaal af dat u luistert en gericht bent op verbetering.
Uitstekende sjablonen voor retrospectives die u kunt gebruiken om mensen te ondersteunen
Een team dat wordt ondersteund, is een productief team. Hieronder vindt u drie van de sjablonen die wij gebruiken om effectieve vergaderingen te organiseren en de nadruk te leggen op empowerment en ondersteuning van het team.
De vier L’s — De ‘Four L’s’-retrospective biedt uw team de gelegenheid om op een veilige manier zowel gedachten als gevoelens over hun laatste sprint te delen. U kunt deze retrospective gebruiken om inzicht te krijgen in de manier waarop zij het liefst worden ondersteund en in hun ambities.
Persoonlijke ontwikkeling — De retrospective op persoonlijke groei is bedoeld om de zelfredzaamheid en het welzijn van uw teamleden te bevorderen. Het biedt elk teamlid de ruimte om doelen te stellen en te bepalen hoe anderen hen daarbij kunnen ondersteunen.
Scrum-waarden — De retrospective over de Scrum-waarden is een grondige analyse van het gedrag en de handelingen die iedereen in het dagelijks leven en tijdens het werk vertoont en die de waarden van Scrum weerspiegelen. Het biedt de gelegenheid om het verband tussen de Scrum-waarden en die van het team te verkennen.
De beste sjablonen voor retrospectives die u kunt gebruiken om het proces te ondersteunen
Wanneer de zaken niet zo goed verlopen als gepland, is het wellicht tijd om de processen onder de loep te nemen. Dit zijn drie van de sjablonen die wij gebruiken als het om processen gaat. Ze helpen ons om grondig te onderzoeken wat er aan de hand is en stappen te formuleren om de zaken weer op de rails te krijgen.
Stoppen Starten Doorgaan — De ‘Start Stop Continue’-retrospective brengt processen scherp in beeld. Het is een uitstekend hulpmiddel om acties onder de loep te nemen en snel vast te stellen welke wel en welke geen waarde opleveren.
KALM — De KALM-retrospective creëert een veilige omgeving waarin een team zijn processen kan verfijnen. Het bevordert een gevoel van eigen verantwoordelijkheid en nut, waardoor het team ideeën kan bedenken die hen helpen vooruit te komen.
Zeester — De Starfish-retrospective biedt houvast bij het onderzoeken van de verschillende mate van toegevoegde waarde die acties en activiteiten opleveren. Het helpt het team om de huidige werkwijzen onder de loep te nemen en te bepalen aan welke daarvan meer of juist minder aandacht moet worden besteed.
De beste sjablonen voor retrospectieven ter ondersteuning van productmanagement
Het doel van een Scrum-team is om resultaten te leveren die voldoen aan de eisen van de belanghebbenden. Productmanagement is dan ook van cruciaal belang voor hun succes.
Moet, zou moeten, zou kunnen, zal niet — De ‘Must Should Could Won’t’-retrospective is een uitstekend hulpmiddel dat het team de mogelijkheid biedt zich in de klant te verplaatsen en het product vanuit diens perspectief te bekijken. Het is met name een nuttig hulpmiddel om de focus op prioriteiten te behouden bij projecten met een groot aantal functieverzoeken en belanghebbenden met tegenstrijdige belangen.
De drie biggetjes — De ‘Drie Biggetjes’-retrospective biedt uw team een creatief idee voor een sprint-retrospective om acties op korte, middellange en lange termijn in kaart te brengen die stabiliteit en functies met toegevoegde waarde aan uw product zullen bieden. Het helpt bij het analyseren van de huidige product- of technologiestack en het vaststellen welke elementen gemakkelijk kapot kunnen gaan, moeten worden aangepast of deel uitmaken van de fundamentele kern die nodig is om uw dienst te leveren.
Rozenknopdoorn — De ‘Rose, Bud, Thorn’-retrospective is een doeltreffende methode die is ontworpen om de positieve resultaten, de kansen en de uitdagingen van uw laatste sprint in kaart te brengen. Dit is een uitstekende retrospectieve om te gebruiken als u uw team eraan wilt herinneren dat uitdagingen moeten worden gezien als beheersbare aspecten die onlosmakelijk verbonden zijn met het leveren van waarde.
Uitstekende retrospectieven die u kunt gebruiken als u een slechte sprint achter de rug heeft
Wij zijn mensen. We zullen goede en slechte dagen hebben. Ons team zal goede en slechte sprints hebben. Als het om de slechte gaat, is het belangrijk dat we daar lering uit trekken.
Wat? En dan? Wat nu? — De retrospective „What, so what, now what?“ is ontworpen om een neutraal pragmatisme in de evaluatie van een sprint te brengen. Het helpt uw team om emoties opzij te zetten en vooringenomenheid te vermijden, zodat er een veilige, objectieve omgeving ontstaat waarin u uw retrospective kunt houden.
Werkt / Werkt niet — De retrospectieve ‘Working Not Working’ komt meteen ter zake. Juist door haar eenvoud maakt ze grote indruk. Als uw team een directe aanpak nodig heeft om weer op gang te komen, dan is dit het sjabloon voor een retrospectieve dat u moet gebruiken.
En wanneer de sprint mislukt is, maar niemand het helemaal eens is over de reden daarvoor, voer dan een analyse van de onderliggende oorzaken uit voordat u oplossingen kiest. De Fishbone (Ishikawa)-retrospective brengt de oorzaken achter een probleem — mensen, processen, hulpmiddelen — in kaart aan de hand van het klassieke Ishikawa-diagram, zodat uw team de daadwerkelijke oorzaak bespreekt in plaats van de meest opvallende theorie.
Eenvoudige retrospectieven die u kunt gebruiken wanneer het tijd is om plezier te maken
Het is aangetoond dat het introduceren van een speels element op de werkplek tal van voordelen oplevert. Het draagt bij aan teambuilding en bevordert zelfs het welzijn van het individu. Voor meer manieren om de vergadering wat luchtiger te maken zonder de kern van de zaak uit het oog te verliezen, kunt u onze leuke en eenvoudige ideeën voor retrospectieven raadplegen.
Heksen en tovenaars — De ‘Witches and Warlocks’-retrospective is bewust zo opgezet dat teamleden een optimistische kijk op de sprint krijgen. Het is een idee voor een sprint-retrospective dat laat zien dat creativiteit en plezier waarde toevoegen aan een project, en dat dit kan worden omarmd zonder dat dit ten koste gaat van de productiviteit, focus of doelgerichtheid.
Oscar-Academie — De terugblik van de Oscar Academy biedt een platform waar mensen kunnen leren van verhalen, erkenning krijgen voor hun bijdragen en hun successen kunnen vieren. Het benadrukt bewuste vrolijkheid als een vriendelijke herinnering aan teamleden om een optimistische invalshoek aan te nemen bij het terugblikken op de sprint.
Superheld — De ‘Superhelden’-retrospective is een leuke, creatieve oefening die vooral boeiend kan zijn voor teams die op afstand werken en die moeten samenwerken om een gemeenschappelijk probleem op te lossen of een doel te bereiken. Natuurlijk beschikt elk team over zijn eigen superkrachten, maar elk team heeft ook zijn zwakke punten, en dit retrospectief-sjabloon kan helpen deze aan het licht te brengen.
Veelgestelde vragen
Wat is een retrospective-sjabloon?
Een retrospectieve sjabloon is een kant-en-klaar overzicht met vragen die de reflectie van een team begeleidt en de reacties van het team op één plek vastlegt. Het geeft zowel structuur aan de vergadering (de vragen die het team beantwoordt) als dat het de uitkomst ervan vastlegt (de ideeën, thema’s en actiepunten), wat vervolgens de basis vormt voor de volgende stappen van het team.
Hoe kies ik het juiste sjabloon voor een retrospectieve?
Begin bij wat u wilt bereiken. Maak uw keuze op basis van de focus — mensen, proces of product — of op basis van de context, zoals hoe de laatste sprint is verlopen en hoeveel ervaring het team heeft. Een eenvoudige opzet, zoals de agile-retrospective of de Start/Stop/Continue-retrospective, is geschikt voor nieuwe teams; thematische of speelse sjablonen helpen teams die in een automatische piloot zijn terechtgekomen weer nieuwe energie te geven.
Moet u elke keer hetzelfde sjabloon voor de retrospectieve terugblik gebruiken?
Nee. Door het sjabloon regelmatig te wisselen, blijft de bijeenkomst verfrissend en komen er verschillende inzichten naar voren, omdat elke opzet de sprint vanuit een ander perspectief belicht. Het oneindig hergebruiken van één sjabloon leidt tot een „retrospectieve automatische piloot“, waarbij mensen standaardantwoorden geven in plaats van weloverwogen antwoorden. Het afwisselen van sjablonen is een van de eenvoudigste manieren om retrospectieven boeiend te houden.