Checklist voor een agile retrospectieve

Een goede checklist voor een agile retrospective omvat drie fasen: vóór de bijeenkomst bereidt u de uitnodiging, de gegevens en het sjabloon voor; tijdens de bijeenkomst begeleidt u het brainstormen, het stemmen, de discussie en het vaststellen van duidelijke actiepunten; en na afloop deelt u de resultaten en zorgt u voor de opvolging. De onderstaande checklist loopt elke fase stap voor stap door.

Hoe ziet de „perfecte“ retro-look eruit en hoe voelt deze aan?

Als u het aan een agile team vraagt, is de perfecte retro er een waarbij elk teamlid na afloop het gevoel heeft dat:

• Betrokken – bij het proces en de resultaten
• In staat zijn – maatregelen kunnen nemen om verbeteringen door te voeren
• Vol energie – en ik kijk uit naar de volgende sprint

Het team heeft de gelegenheid gehad om grondig na te denken over hun ervaringen, kreeg de kans en de steun om hun gedachten eerlijk en zonder oordeel te uiten, en heeft in een stimulerende omgeving gebrainstormd over mogelijke oplossingen.

Er zijn echter talrijke factoren die de perfecte retro in de weg kunnen staan. Van een gebrek aan focus en slechte tijdregistratie tot onverschilligheid en herhaling: zij laten hun sporen na op wat een perfecte agile ceremonie zou kunnen zijn. In plaats daarvan wordt de ervaring voor het team ineffectief, gehaast, vervelend en een verspilling van tijd.

Hier volgt een checklist om ervoor te zorgen dat uw retrospective soepel verloopt.

Voorafgaand aan de retrospectieve tentoonstelling

• Controleer of de agenda-uitnodiging naar de betreffende teamleden is verzonden.
• Verzamel alle gegevens of samenvattingen uit één-op-één-gesprekken, velocity-grafieken, gegevens uit health checks of andere rapporten.
• Bepaal het thema of de focus van uw retrospectieve en kies vervolgens de opzet, de activiteit en de stemmethode. Stel vervolgens uw retrospectieve samen.
• Indien u een asynchrone vergadering organiseert, stuur dan de link van tevoren rond.
• Controleer nogmaals de vergaderruimte, de link voor de webconferentie en alle andere praktische zaken die anders van invloed zouden kunnen zijn op uw retro.

Tijdens de retrospectieve tentoonstelling

• Als u zich aan de tijdsplanning wilt houden, vraag dan of iemand zich als tijdwaarnemer voor de vergadering wil aanmelden, of maak gebruik van de ingebouwde timer.
• Neem de agenda of de context van uw retrospectieve even door.
• Het is een goed idee om het team te herinneren aan eventuele teamafspraken, eerdere acties of de agile prime directive om de toon van de vergadering te bepalen.
• Doorloop de essentiële stappen van het brainstormen over ideeën en bespreek deze vervolgens. U kunt bepaalde ideeën groeperen als ze op elkaar lijken. Zorg ervoor dat iedereen een bijdrage kan leveren aan het thema van de retrospective en dat ook daadwerkelijk doet.
• Stem op de onderwerpen waarover de mensen het liefst verder willen discussiëren. Stemmen dient onafhankelijk te gebeuren. Het aantal stemmen kan worden aangepast op basis van het aantal ideeën, het aantal deelnemers of de resterende tijd.
• Bespreek alle punten waarover is gestemd en vraag de aanwezigen om actiepunten voor te stellen die aan de groep kunnen worden voorgelegd.
• Leg alle actiepunten, afspraken en eventuele andere opmerkingen vast. Indien u een whiteboard gebruikt, is het noodzakelijk om hiervan foto’s te maken. Aan elk actiepunt dient idealiter een verantwoordelijke en een uiterste datum te worden toegewezen: acties waaraan beide zijn toegewezen, worden in ongeveer 90% van de gevallen voltooid, en slechts ongeveer een tiende van de acties krijgt überhaupt een uiterste datum toegewezen.
• Zorg ervoor dat de vergadering soepel verloopt door u aan de tijdsindeling te houden en ervoor te zorgen dat de retro niet wordt gebruikt als een bijeenkomst om elkaar de schuld te geven of problemen op te lossen.
• Nadat u alle actiepunten hebt afgehandeld, neem dan even de tijd om het succes te vieren en uw waardering te uiten.
• Voer aan het einde van de vergadering een ROTI (Return on Time Invested) uit om feedback te krijgen over de effectiviteit van de vergadering. Dit is optioneel.
• Zeg dank u wel.

Na de retrospectieve tentoonstelling

• De actiepunten en de notulen van de vergaderingen met de betrokken belanghebbenden delen.
• Controleer uw aantekeningen om er zeker van te zijn dat alle belangrijke punten zijn vastgelegd.
• Gebruik een doorlopende takenlijst om uzelf en het team te herinneren aan de te ondernemen acties en zorg indien nodig voor de nodige opvolging.
• Denk na over uw eigen werkwijze en effectiviteit als Scrum Master en over hoe u uw aanpak zou kunnen aanpassen voor de volgende retrospective.

Veelgestelde vragen

Wat moet er op een checklist voor een retrospectieve terugblik staan?

Een goede checklist voor een retrospectieve omvat drie fasen. Kies vooraf een aandachtspunt en een sjabloon, nodig het team uit en neem de actiepunten van de vorige retrospectieve door. Zorg tijdens de sessie voor een goede inleiding, verzamel gegevens, genereer inzichten en spreek duidelijke actiepunten af met de verantwoordelijken. Deel na afloop de samenvatting, houd de afgesproken actiepunten bij en zorg voor een follow-up vóór de volgende retrospectieve, zodat er daadwerkelijk verbeteringen plaatsvinden.

Hoe bereidt u zich voor op een sprint-retrospective?

Bij de voorbereiding draait het vooral om focus en doorzettingsvermogen. Kies een thema en een sjabloon die aansluiten bij het verloop van de laatste sprint, zorg ervoor dat de actiepunten van de vorige retrospectieve zichtbaar zijn en controleer alle hulpmiddelen van tevoren. Door met een duidelijke structuur aan de slag te gaan, kan het team zijn tijd besteden aan reflecteren en besluitvorming, in plaats van uit te zoeken hoe de vergadering moet worden geleid.

Wat maakt een retrospectieve tot een succes?

Een succesvolle retrospective eindigt met een korte lijst van concrete, door de deelnemers zelf gedragen actiepunten, en niet alleen met een discussie. Dit hangt af van psychologische veiligheid (mensen spreken zich eerlijk uit), goede begeleiding (iedereen levert een bijdrage) en opvolging (actiepunten worden bijgehouden en opnieuw besproken). Een retrospectieve die geen actiepunten oplevert, of waarvan de actiepunten nooit worden opgevolgd, is de meest voorkomende reden waarom de bijeenkomst haar waarde verliest.