Checklist voor een agile retrospectieve

Een goede checklist voor een agile retrospective omvat drie fasen: vóór de vergadering bereidt u de uitnodiging, de gegevens en het sjabloon voor; tijdens de vergadering begeleidt u het brainstormen, het stemmen, de discussie en het vaststellen van duidelijke actiepunten; en na afloop deelt u de resultaten en zorgt u voor de opvolging. De onderstaande checklist loopt elke fase door.

Hoe ziet de „perfecte“ retro-look eruit en hoe voelt deze aan?

Als u het aan een agile team vraagt, is de perfecte retro er een waarbij elk teamlid na afloop het gevoel heeft dat:

• Betrokken – bij het proces en de resultaten
• In staat zijn – maatregelen kunnen nemen om verbeteringen door te voeren
• Vol energie – en ik kijk uit naar de volgende sprint

Het team heeft de kans gekregen om grondig na te denken over hun ervaringen, heeft de gelegenheid en ondersteuning gekregen om hun gedachten eerlijk en zonder oordeel te uiten, en heeft in een ondersteunende omgeving gebrainstormd over mogelijke oplossingen.

Er zijn echter talrijke factoren die de perfecte retro in de weg kunnen staan. Van een gebrek aan focus en slechte tijdregistratie tot onverschilligheid en herhaling: deze factoren laten sporen achter op wat een perfecte agile ceremonie zou kunnen zijn. In plaats daarvan wordt de ervaring voor het team ineffectief, gehaast, vervelend en een verspilling van tijd.

Hieronder vindt u een checklist om ervoor te zorgen dat uw retrospective soepel verloopt.

Voorafgaand aan de retrospectieve tentoonstelling

• Controleer of de agenda-uitnodiging naar de betreffende teamleden is verzonden.
• Verzamel alle gegevens of samenvattingen uit individuele gesprekken, velocity-grafieken, gegevens uit health checks of andere rapporten.
• Bepaal het thema of de focus van uw retrospectieve en kies vervolgens de opzet, de activiteit en de stemmethode. Stel vervolgens uw retrospectieve samen.
• Indien u een asynchrone vergadering organiseert, stuur de link dan van tevoren rond.
• Controleer nogmaals de vergaderruimte, de link voor de webconferentie en alle andere praktische zaken die anders van invloed zouden kunnen zijn op uw retro.

Tijdens de retrospectieve terugblik

• Als u zich aan de tijdsplanning wilt houden, vraag dan of er iemand bereid is om tijdens de vergadering de tijd bij te houden, of maak gebruik van de ingebouwde timer.
• Neem de agenda of de context van uw retrospectieve even door.
• Het is een goed idee om het team te herinneren aan eventuele teamafspraken, de vooraf te ondernemen acties of de agile prime directive om de toon van de vergadering te bepalen.
• Doorloop de essentiële stappen van het brainstormen over ideeën en bespreek deze vervolgens. U kunt bepaalde ideeën groeperen als ze op elkaar lijken. Zorg ervoor dat iedereen een bijdrage kan leveren aan het thema van de retrospective en dat ook daadwerkelijk doet.
• Stem op de onderwerpen waarover men het liefst verder wil discussiëren. Stemmen dient onafhankelijk te gebeuren. Het aantal stemmen kan worden aangepast op basis van het aantal ideeën, het aantal deelnemers of de resterende tijd.
• Bespreek alle punten waarover is gestemd en laat de deelnemers actiepunten voorstellen die aan de groep kunnen worden voorgelegd.
• Leg alle actiepunten, afspraken en eventuele andere opmerkingen vast. Als u een whiteboard gebruikt, is het noodzakelijk om hiervan foto’s te maken. Aan elk actiepunt zou idealiter een verantwoordelijke en een uiterste datum moeten worden toegewezen — acties met beide elementen worden in ongeveer 90% van de gevallen voltooid, en slechts ongeveer een tiende van de acties krijgt überhaupt een uiterste datum toegewezen.
• Zorg ervoor dat de vergadering soepel verloopt door u aan de tijdsindeling te houden en ervoor te zorgen dat de retro niet wordt gebruikt als een sessie om elkaar de schuld te geven of problemen op te lossen.
• Nadat u alle actiepunten hebt afgehandeld, neem dan even de tijd om het succes te vieren en uw waardering te uiten.
• Voer aan het einde van de vergadering een ROTI (Return on Time Invested) uit om feedback te krijgen over de effectiviteit van de vergadering. Dit is optioneel.
• Zeg dank u wel.

Na de retrospectieve tentoonstelling

• De actiepunten en de notulen van de vergaderingen met de betrokken belanghebbenden delen.
• Controleer uw aantekeningen om er zeker van te zijn dat alle belangrijke punten zijn vastgelegd.
• Gebruik een doorlopende takenlijst om uzelf en het team te herinneren aan de te ondernemen acties en zorg indien nodig voor de nodige opvolging.
• Denk eens na over uw eigen werkwijze en effectiviteit als Scrum Master en over hoe u uw aanpak voor de volgende retrospective zou kunnen aanpassen.

Veelgestelde vragen

Wat moet er op een checklist voor een retrospectieve staan?

Een goede checklist voor een retrospectieve omvat drie fasen. Vooraf: kies een aandachtspunt en een sjabloon, nodig het team uit en neem de actiepunten van de vorige retrospectieve door. Tijdens: creëer de juiste sfeer, verzamel gegevens, genereer inzichten en spreek duidelijke actiepunten af met de verantwoordelijken. Na afloop: deel de samenvatting, houd de afgesproken actiepunten bij en zorg voor een follow-up vóór de volgende retrospectieve, zodat er daadwerkelijk verbeteringen plaatsvinden.

Hoe bereidt u zich voor op een sprint-retrospective?

Bij de voorbereiding draait het vooral om focus en doorzettingsvermogen. Kies een thema en een sjabloon die aansluiten bij het verloop van de vorige sprint, zorg ervoor dat de actiepunten uit de vorige retrospectieve duidelijk zichtbaar zijn en controleer alle benodigde hulpmiddelen van tevoren. Door met een duidelijke structuur aan de slag te gaan, kan het team zijn tijd besteden aan reflectie en besluitvorming, in plaats van aan het uitzoeken hoe de vergadering moet worden geleid.

Wat maakt een retrospectieve tot een succes?

Een succesvolle retrospective mondt uit in een korte lijst met concrete, door de deelnemers zelf gedragen actiepunten — en niet alleen in een discussie. Dit hangt af van psychologische veiligheid (mensen spreken zich eerlijk uit), goede begeleiding (iedereen levert een bijdrage) en opvolging (actiepunten worden bijgehouden en opnieuw besproken). Een retrospectieve die geen actiepunten oplevert, of waarbij de actiepunten nooit worden opgevolgd, is de meest voorkomende reden waarom deze bijeenkomst haar waarde verliest.