Waarom retrospectives belangrijk zijn

Retrospectieven zijn belangrijk omdat ze agile teams een regelmatige, gerichte manier bieden om hun werkwijze te evalueren en bij te sturen, voordat kleine problemen uitgroeien tot grote problemen. Een goed geleide retrospective zet reflectie om in concrete actiepunten die het moreel verhogen, belemmeringen in een vroeg stadium aan het licht brengen en een cultuur van voortdurende verbetering bevorderen.

Het team staat regelmatig stil bij de vraag hoe het zijn effectiviteit kan vergroten, en past zijn werkwijze vervolgens daarop aan. — Principe uit het agile Manifesto

Agile teams evalueren en passen zich regelmatig aan, reflecteren en verbeteren, en doen dit op een samenwerkingsgerichte manier, ondersteund door relevante doelstellingen. Retrospectives vormen een essentieel hulpmiddel voor scrummasters, ontwikkelingsteams en producteigenaren om op een gerichte en tijdgebonden manier samen te werken, met als doel een cultuur van voortdurende verbetering te bevorderen.

Het belangrijkste doel van de retrospectieve is dat het team bij elkaar komt om te bespreken wat de voortgang mogelijk vertraagt en welke veranderingen kunnen worden doorgevoerd om de resultaten te verbeteren. Dit houdt in:

Teams hebben de mogelijkheid om verbeteringen voor te stellen
Problemen en kwesties kunnen indien nodig anoniem worden aangekaart
Het moreel en de betrokkenheid van het team kunnen worden verbeterd
Belemmeringen kunnen in een vroeg stadium worden gesignaleerd en aangepakt om de doorloopsnelheid te verhogen
Fouten en geleerde lessen worden gedeeld om te voorkomen dat ze zich herhalen

Het is wel van belang dat de terugblik doelgericht en geconcentreerd wordt uitgevoerd. Deze moet zowel boeiend als tijdsefficiënt zijn.

Bain & Company heeft het tijdsbestedingspatroon van 17 grote ondernemingen onderzocht. Daaruit bleek dat tot 15% van de tijd van een team wordt besteed aan vergaderingen, terwijl tot 71% van de deelnemers aan die vergaderingen niet betrokken is, afgeleid is, met meerdere dingen tegelijk bezig is of er met de gedachten niet bij is.

Veelgenoemde oorzaken zijn het ontbreken van een agenda, een tijdsbudget, een doel en een besluitvormingsproces, waardoor het rendement op de geïnvesteerde tijd drastisch daalt.

Aan de andere kant, als u nooit een retrospectieve houdt, kan dit leiden tot:

Problemen die niet in een vroeg stadium worden gesignaleerd en besproken
De spanning en de onrust nemen toe, wat ten koste gaat van de productiviteit en het moreel
Geen mogelijkheid om nieuwe ideeën aan te dragen en als team verbeteringen door te voeren
Een top-downbenadering die het team geen zeggenschap geeft
Een scrummaster weet niet wat het team motiveert of demotiveert

Een goed georganiseerde retrospective biedt een duidelijk doel, een helder en herhaalbaar proces, gestructureerde besluitvorming in groepsverband en actiepunten die kunnen worden vastgesteld en opgevolgd. Door deze regelmatig te houden, worden de verantwoordelijkheid en de discipline verder versterkt.

Door de retrospective in een vast tijdsbestek te houden, ontstaat er vaart, en met het juiste sjabloon beschikken mensen over een structuur om hun ideeën gemakkelijk te delen.

Ze vormen tevens een platform waarop de agile-waarden, het Manifest en de principes worden gedemonstreerd, in praktijk gebracht en toegepast.

Met online tools, zoals TeamRetro, kunt u de retro gedeeltelijk of volledig anoniem houden, waardoor de psychologische veiligheid toeneemt. Iedereen krijgt gelijke kansen om deel te nemen aan de discussies en het besluitvormingsproces, waardoor u kunt vaststellen waar er weerstand of energie is en zo de draagvlak kunt vergroten. Door het team een rol in het proces te geven, is de kans groter dat zij eventuele veranderingen in de volgende iteratie zullen ondersteunen.