Waarom retrospectieven belangrijk zijn

Retrospectieven zijn belangrijk omdat ze agile teams een regelmatige, gerichte manier bieden om hun werkwijze te evalueren en aan te passen, voordat kleine problemen uitgroeien tot grote. Een goed geleide retrospective zet reflectie om in concrete actiepunten die het moreel verhogen, belemmeringen in een vroeg stadium aan het licht brengen en een cultuur van voortdurende verbetering bevorderen.

Met regelmatige tussenpozen staat het team stil bij de vraag hoe het effectiever kan worden, waarna het zijn werkwijze dienovereenkomstig bijstelt en aanpast. — Principe uit het agile Manifesto

Agile-teams evalueren en passen zich regelmatig aan, reflecteren en verbeteren, op een samenwerkingsgerichte manier, ondersteund door relevante doelstellingen. Retrospectives vormen een essentieel hulpmiddel voor scrummasters, ontwikkelingsteams en producteigenaren om op een gerichte en binnen een vast tijdsbestek samen te werken, met als doel een cultuur van voortdurende verbetering te bevorderen.

Het belangrijkste doel van de retrospectieve is dat het team bij elkaar komt om te bespreken wat de voortgang mogelijk vertraagt en welke veranderingen kunnen worden doorgevoerd om de resultaten te verbeteren. Dit houdt in:

1. Teams hebben de mogelijkheid om verbeteringen voor te stellen
2. Uitdagingen en problemen kunnen indien nodig anoniem worden aangekaart
3. Het moreel en de betrokkenheid van het team kunnen worden verbeterd
4. Belemmeringen kunnen in een vroeg stadium worden gesignaleerd en aangepakt om de doorloopsnelheid te verhogen
5. Fouten en geleerde lessen worden gedeeld om te voorkomen dat deze zich herhalen

Het voorbehoud is dat de retro met een duidelijk doel en volledige focus moet worden uitgevoerd. Deze moet zowel boeiend als tijdsefficiënt zijn.

Bain & Company heeft het tijdsbestedingspatroon van 17 grote ondernemingen onderzocht. Hieruit bleek dat tot 15% van de tijd van een team wordt besteed aan vergaderingen, terwijl tot 71% van de deelnemers aan die vergaderingen niet betrokken is, afgeleid is, met meerdere taken tegelijk bezig is of er met de gedachten ergens anders bij is.

Veelgenoemde oorzaken zijn het ontbreken van een agenda, een tijdsbudget, een doel en een besluitvormingsproces, waardoor het rendement op de geïnvesteerde tijd drastisch afneemt.

Aan de andere kant, als u nooit een retrospectieve houdt, zou dit tot het volgende kunnen leiden:

• Problemen die niet in een vroeg stadium worden onderkend en besproken
• De spanning en de onrust nemen toe, wat ten koste gaat van de productiviteit en het moreel
• Geen mogelijkheid om nieuwe ideeën aan te dragen en zaken als team te verbeteren
• Een top-downbenadering die het team geen zeggenschap geeft
• Een scrummaster weet niet wat het team motiveert of juist demotiveert

Een goed georganiseerde retrospective biedt een duidelijk doel, een helder en herhaalbaar proces, begeleide besluitvorming in groepsverband en actiepunten die kunnen worden opgesteld en opgevolgd. Door deze regelmatig te houden, worden de verantwoordelijkheid en de discipline verder versterkt.

Door de retrospective in een vast tijdsbestek te houden, ontstaat er vaart, en dankzij het juiste sjabloon beschikken de deelnemers over een structuur waarmee zij gemakkelijk hun ideeën kunnen delen.

Ze vormen tevens een platform waarop de agile-waarden, het Manifest en de principes worden gedemonstreerd, in praktijk gebracht en toegepast.

Met online tools, zoals TeamRetro, kunt u de retro gedeeltelijk of volledig anoniem laten verlopen, waardoor de psychologische veiligheid toeneemt. Iedereen krijgt gelijke kansen om deel te nemen aan de discussies en het besluitvormingsproces, waardoor u kunt vaststellen waar er weerstand of energie is en zo de draagvlak kunt vergroten. Door het team een rol in het proces te geven, is de kans groter dat zij eventuele veranderingen in de volgende iteratie zullen ondersteunen.