Cómo realizar grandes retrospectivas en línea con equipos remotos y distribuidos

Tal y como se predijo hace algún tiempo y se ha visto impulsada recientemente, la popularidad del teletrabajo sigue creciendo a buen ritmo.

Ya sea de forma parcial o totalmente a distancia, es difícil pasar por alto las ventajas de este tipo de plantilla:

mayor productividad y mayor alcance
reducción de costes
acceso a una reserva de talento diversa
una mayor retención y satisfacción de los empleados

En el contexto de las metodologías ágiles, la retrospectiva es fundamental para el éxito de un equipo. Por lo tanto, dada la creciente popularidad del teletrabajo, es lógico que sea importante que un gestor de iteraciones o un Scrum Master sea capaz de moderar una retrospectiva en línea con la misma eficacia que una presencial.

Teniendo esto en cuenta, hemos recopilado la siguiente información para compartir nuestros consejos probados y contrastados sobre cómo llevar a cabo retrospectivas en línea eficaces.

¿Qué hace que una retrospectiva en línea sea eficaz?

En TeamRetro, predicamos con el ejemplo y llevamos a cabo retrospectivas periódicas con el fin de mejorar nuestro producto y nuestro equipo.

Desde nuestro punto de vista, independientemente del medio utilizado para llevarla a cabo, una retrospectiva eficaz presenta las siguientes características:

tiene una cadencia regular
funciona sobre la base de un entendimiento común de lo que se espera del equipo
permite que se escuchen todas las voces
tiene lugar en un espacio seguro y libre de juicios
respetará el tiempo asignado
se documenta de forma sencilla y concisa
contribuye a mantener la moral del equipo
ofrece un conjunto claro de acciones para el próximo sprint y un entendimiento común sobre quién es responsable de su ejecución

Garantizar que estos resultados se alcancen en un entorno en línea se reduce a dos elementos clave

Un entorno en línea que favorece la realización de retrospectivas
Técnicas adecuadas de moderación en línea

A continuación le explicamos cómo hacerlo.

Paso 1: Preparar el entorno en línea (configurar el escenario virtual)

Piense en el espacio en el que usted y su equipo llevan a cabo sus retrospectivas presenciales –

Es posible que estén utilizando una pizarra blanca en la que los miembros del equipo se turnan para levantarse y añadir algo, o quizá pegando notas adhesivas en un tablero.
Los participantes pueden ofrecer una breve explicación o comentario al plantear cada uno de sus puntos, antes de que el equipo debata el tema en profundidad. Si se llega a un punto muerto, es posible que se siga debatiendo hasta alcanzar un consenso.
Es posible que sepa que es hora de dar por terminada la reunión cuando vea que la gente se dirige a comer o cuando oiga que llaman a la puerta de la sala de reuniones.

Es evidente que, si bien lo anterior puede funcionar para los miembros del equipo que trabajan en la oficina, no ocurre lo mismo con quienes lo hacen a distancia; es obvio que lo anterior debe trasladarse a un espacio virtual. Aunque esto pueda requerir cierta inversión, un entorno que dé el mismo apoyo tanto a los participantes que se encuentran en la misma sede como a los que trabajan a distancia constituye una valiosa medida de mitigación de riesgos en muchos aspectos.

Elija su herramienta de retrospectiva en línea

Las herramientas de retrospectiva en línea se han desarrollado pensando tanto en equipos que trabajan a distancia como en equipos que comparten una misma ubicación, y ofrecen un proceso estructurado para llevar a cabo una retrospectiva.

Existen innumerables herramientas, pero, en general, deberían estar diseñadas para:

facilitar la facilitación
ser seguro, rápido y fiable
abordar los anti-patrones retrospectivos más comunes
crear un espacio seguro y equitativo
recoger fácilmente las aportaciones de todos los participantes
registrar y hacer un seguimiento de las tareas pendientes
evaluar la eficacia de las reuniones
exponer las ideas una por una para asegurarse de que todos estén atentos
mejora su herramienta de videoconferencia
integra las tareas pendientes en su flujo de trabajo

Elija su medio de comunicación

¿Utilizará videoconferencias, teleconferencias o recurrirá al VoIP?

El mecanismo que utilice su equipo para complementar su herramienta de retrospectiva en línea determinará las técnicas de facilitación que se empleen para apoyar el propio proceso de retrospectiva.

Por ejemplo, utilizamos herramientas de videoconferencia y un sistema de mensajería interna, como Zoom y Slack, para facilitar nuestras retrospectivas en línea en tiempo real.

Tenemos las pantallas activadas y los micrófonos activados (esto significa que nuestro moderador puede ver que estamos participando).
De vez en cuando, se comparten enlaces a documentos y otros archivos en un canal de mensajería específico y seguro.
El scrum master puede compartir su pantalla durante la retrospectiva según sea necesario.

Considere la posibilidad de hacer un ensayo

Organizar retrospectivas para un equipo que trabaja a distancia resulta muy complicado de improviso; sin la ventaja de trabajar en la misma oficina, puede resultar difícil comunicar decisiones de última hora, delegar la función de Scrum Master, modificar los horarios, etc. Además, estas situaciones resultan tremendamente frustrantes y pueden hacer que el equipo se sienta aislado.

No se puede subestimar la importancia de planificar y llevar las cosas a buen término. Aunque para lograrlo puede ser necesaria cierta disciplina, los beneficios (ahorro de tiempo, retrospectiva centrada, coordinación del equipo) merecerán la pena.

Para garantizar que el espacio virtual sea adecuado para facilitar las retrospectivas, conviene asegurarse de que:

Todos los participantes saben cómo utilizar la tecnología, por lo que conviene hacer una prueba previa.
La tecnología funciona, por lo que los problemas relacionados con las VPN domésticas y la baja calidad de la conexión pueden resolverse de antemano.
existe un procedimiento sencillo y consensuado que las personas pueden seguir.

La forma más sencilla de lograrlo es ensayar o simular una retrospectiva. De este modo, su equipo podrá demostrar que tanto la herramienta de retrospectiva como los mecanismos de comunicación funcionan, ¡y sabrán cómo utilizarlos!

Antes de su retrospectiva

Establezca una rutina, reservando un horario fijo en las agendas de todos. Asegúrese de que todos los miembros del equipo den prioridad a la retrospectiva, dándoles tiempo suficiente para organizar sus compromisos (los niños, etc.) y comprobando que las zonas horarias coincidan.

Redacte un acuerdo de equipo; se trata de las «normas de la casa» para la propia reunión retrospectiva, y es un ejercicio que merece la pena realizar con su equipo. Esto contribuye a forjar la cultura del equipo y a definir cómo interactúan sus miembros entre sí. Se podrían incluir aspectos como «no realizaremos varias tareas a la vez» (algo que siempre resulta tentador durante las reuniones virtuales internas) o «reírnos siempre de los chistes, incluso de los malos». El acuerdo no es inamovible y puede actualizarse en cualquier momento.

Elija una plantilla que se adapte a las necesidades de su retrospectiva y de su equipo. Si busca una forma de ayudar a su equipo a replantearse los retos, la Retrospectiva de Netball puede ser lo que necesita; si a su equipo le funciona bien un enfoque directo, la Retrospectiva «Lo que funciona y lo que no» les ayudará a ir directamente al grano.

Confirme las opciones que desea aplicar a su plantilla. Añadir un ROTI puede ayudar a evaluar la eficacia de la reunión, y permitir a los participantes añadir reacciones, comentarios o GIF puede aumentar la participación y aportar un toque de diversión a la retrospectiva.

Tenga en cuenta la seguridad psicológica del espacio. Si su equipo es nuevo, está tratando de generar confianza o desea asegurarse de que las personalidades no influyan en la percepción de las ideas, permitir que los participantes contribuyan de forma anónima o utilicen un seudónimo puede ayudar a garantizar la igualdad de condiciones.

Comparta la plantilla para contrarrestar el sesgo de recencia. Al enviar la plantilla al inicio del sprint con la página de lluvia de ideas abierta, los miembros del equipo podrán añadir notas cuando lo deseen durante el sprint.

(Si aún no se ha hecho) distribuya las medidas pendientes de la última retrospectiva para recordar al equipo lo que se acordó anteriormente. De este modo, se garantizará que nadie se sienta tomado por sorpresa durante la propia retrospectiva.

Paso 2: Realizar la retrospectiva (recopilar datos)

Empiece con un rompehielos, una actividad sencilla, una tarea o un juego que ayude a las personas a establecer vínculos y a crear un ambiente de confianza.

A continuación, comience con una visión general de la retrospectiva para asegurarse de que todos estén en sintonía. Esto puede incluir un repaso rápido del acuerdo del equipo y de los pasos del proceso que conforman la retrospectiva.

Esté atento al tiempo; esto significa empezar a la hora prevista y no perder de vista el reloj. El timeboxing es una forma excelente de hacerlo.

Maximice la participación a lo largo de la retrospectiva con –

progresión basada en el consentimiento (preguntas como «¿están todos de acuerdo en seguir adelante?», «¿podemos pasar al siguiente paso?»)
solicitar una aclaración de las ideas y las respuestas
ponerse en contacto con los participantes más reservados

Aproveche la herramienta de retrospectiva en línea para facilitar el proceso y no dude en dar un paso atrás. La herramienta está ahí para que no tenga que recordar qué viene a continuación, lo cual no significa que no pueda volver atrás si es necesario.

Paso 3: Busque formas de mejorar (Decida qué hacer)

Una vez priorizados y analizados los aspectos clave —un elemento fundamental de la retrospectiva y, de hecho, de ágil—, es necesario determinar cuáles son los próximos pasos para mejorar los procesos, aumentar el valor, resolver problemas o, simplemente, realizar pruebas.

Dé al equipo el espacio y el tiempo necesarios para que plantee posibles soluciones y medidas que el resto pueda debatir.

Anote las medidas a tomar a medida que se propongan, asegurándose de que se hayan registrado correctamente en ese momento.

Revise todas las tareas pendientes (incluidas las que aún no se han completado) y marque aquellas que ya se hayan llevado a cabo. Asigne siempre a cada tarea una fecha y una persona responsable de su ejecución. Este es un buen momento para abordar los posibles obstáculos que puedan estar impidiendo la realización de una tarea o cualquier impedimento que pueda ralentizarla.

Paso 4: Concluir la sesión (Cerrar la retrospectiva)

Para terminar, resuma los principales temas tratados, las medidas acordadas, la fecha y la hora de la próxima retrospectiva, y agradezca a todos su participación.

Comparta el resumen de la sesión retrospectiva junto con las medidas acordadas.

Haga un seguimiento con el equipo para ayudarles a mantener su compromiso y eliminar los obstáculos

Si se llevan a cabo correctamente, las retrospectivas a distancia pueden aportar un valor increíble a su equipo.

¿Está listo para poner en marcha su vehículo clásico?

El uso de una herramienta de retrospectiva en línea como TeamRetro permite al Scrum Master o al moderador de la reunión centrarse en las necesidades del equipo, en lugar de en los aspectos técnicos de la retrospectiva en línea. Las ideas y los comentarios se pueden registrar al instante y priorizar para su debate. Las acciones se pueden supervisar, compartir o integrar, y se les puede dar seguimiento en la siguiente reunión. Cada miembro del equipo tiene las mismas oportunidades de contribuir en un espacio psicológicamente seguro, y se puede establecer un límite de tiempo para garantizar que todos se mantengan centrados en la tarea.

TeamRetro se encarga de todo el proceso para que los participantes puedan centrarse en las conversaciones y en las medidas que hay que poner en práctica. No hace falta que nos crea a pies juntillas: puede [probar una amplia variedad de retrospectivas]/retrospectives/(/retrospectives/) o registrarse para obtener una prueba gratuita (sin necesidad de tarjeta de crédito).

¡Que disfrute de este evento retro!