Cómo llevar a cabo retrospectivas eficaces en línea con equipos remotos y distribuidos

Tal y como se predijo hace algún tiempo y se ha visto impulsada recientemente, la popularidad del teletrabajo sigue creciendo a buen ritmo.

Ya sea de forma parcial o totalmente a distancia, es difícil pasar por alto las ventajas que ofrece este tipo de plantilla:

• mayor productividad y mayor alcance
• reducción de los costes
• acceso a una reserva de talento diversa
• una mayor retención y satisfacción de los empleados

En el contexto de las metodologías ágiles, la retrospectiva es fundamental para el éxito de un equipo. Por lo tanto, dada la creciente popularidad del teletrabajo, es lógico que resulte importante que un gestor de iteraciones o un Scrum Master sea capaz de moderar una retrospectiva en línea con la misma eficacia con la que lo haría en una sesión presencial.

Teniendo esto en cuenta, hemos elaborado la siguiente guía para compartir nuestros consejos, probados y contrastados, sobre cómo llevar a cabo retrospectivas en línea eficaces.

¿Qué hace que una retrospectiva en línea sea eficaz?

En TeamRetro, predicamos con el ejemplo y llevamos a cabo retrospectivas periódicas con el fin de mejorar nuestro producto y nuestro equipo.

Desde nuestro punto de vista, independientemente del medio utilizado para llevarla a cabo, una sesión retrospectiva eficaz presenta las siguientes características: –

• tiene una cadencia regular
• funciona sobre la base de un entendimiento común de lo que se espera del equipo
• permite que se escuchen todas las voces
• tiene lugar en un espacio seguro y libre de juicios
• respetará el tiempo asignado
• se documenta de forma sencilla y concisa
• contribuye a la moral del equipo
• ofrece un conjunto claro de acciones para el próximo sprint y un entendimiento común sobre quién es el responsable de su ejecución

Garantizar que estos resultados se alcancen en un entorno en línea se reduce a dos elementos clave

• Un entorno en línea que favorece la realización de retrospectivas
• Técnicas adecuadas de moderación en línea

A continuación le explicamos cómo hacerlo.

Paso 1: Preparar el entorno en línea (configurar el escenario virtual)

Tenga en cuenta el espacio en el que usted y su equipo llevan a cabo sus retrospectivas presenciales: –

• Es posible que esté utilizando una pizarra blanca en la que los miembros del equipo se turnan para levantarse y añadir información, o quizá pegando notas adhesivas en un tablero.
• Los participantes pueden ofrecer una breve explicación o un comentario al exponer cada uno de sus argumentos, antes de que el equipo debata el tema en mayor profundidad. Si se llega a un punto muerto, es posible que se siga debatiendo hasta alcanzar un consenso.
• Es posible que sepa que es hora de dar por terminada la reunión cuando vea que la gente se dirige a comer o cuando oiga que llaman a la puerta de la sala de reuniones.

Es evidente que, si bien lo anterior puede funcionar para los miembros del equipo que trabajan en la oficina, no puede decirse lo mismo de quienes trabajan a distancia; obviamente, lo anterior debe trasladarse a un espacio virtual. Aunque esto pueda requerir cierta inversión, un entorno que dé el mismo apoyo tanto a los participantes que se encuentran en la misma sede como a los que trabajan a distancia constituye una valiosa medida de mitigación de riesgos en muchos aspectos.

Elija su herramienta de retrospectiva en línea

Se han desarrollado herramientas en línea para retrospectivas, pensadas tanto para equipos que trabajan a distancia como para aquellos que comparten ubicación, y ofrecen un proceso organizado para llevar a cabo una retrospectiva.

Existen innumerables herramientas para las retrospectivas de sprint, pero, en general, deberían estar diseñadas para:

• facilitar la facilitación
• que sea seguro, rápido y fiable
• abordar los antipatrones retrospectivos habituales
• crear un espacio seguro y equitativo
• recoger fácilmente las aportaciones de todos los participantes
• registrar y realizar un seguimiento de las tareas pendientes
• evaluar la eficacia de las reuniones
• exponer las ideas una por una para garantizar que todos estén atentos
• mejora su herramienta de videoconferencia
• integra las tareas pendientes en su flujo de trabajo

Elija su medio de comunicación

¿Va a utilizar videoconferencias, teleconferencias o va a recurrir al VoIP?

El mecanismo que utilice su equipo para complementar su herramienta de retrospectiva en línea determinará las técnicas de facilitación que se empleen para apoyar el propio proceso de retrospectiva.

Por ejemplo, utilizamos herramientas de videoconferencia y un sistema de mensajería interna, como Zoom y Slack, para facilitar nuestras retrospectivas en línea en tiempo real.

• Tenemos las pantallas activadas y los micrófonos activados (esto significa que nuestro moderador puede ver que estamos participando).
• De vez en cuando, se comparten enlaces a documentos y otros archivos a través de un canal de mensajería específico y seguro.
• El scrum master podrá compartir su pantalla durante toda la retrospectiva, según sea necesario.

Considere la posibilidad de hacer un ensayo general

Organizar retrospectivas para un equipo que trabaja a distancia resulta muy complicado de improviso; sin la comodidad de trabajar en un mismo lugar, puede resultar difícil comunicar decisiones de última hora, delegar la función de Scrum Master, modificar los horarios, etc. Además, estas situaciones resultan increíblemente frustrantes y generan una sensación de aislamiento en el equipo.

No se puede subestimar la importancia de planificar y llevar a cabo lo previsto. Aunque para lograrlo pueda ser necesaria cierta disciplina, los beneficios (ahorro de tiempo, retrospectiva centrada, coordinación del equipo) merecerán la pena.

Para garantizar que el espacio virtual sea adecuado para facilitar las retrospectivas, conviene asegurarse de que:

• Todos los participantes saben cómo utilizar la tecnología, por lo que conviene realizar una prueba previa.
• La tecnología funciona, por lo que es posible solucionar de antemano los problemas relacionados con las VPN domésticas y la baja conectividad.
• Existe un procedimiento sencillo y consensuado que las personas pueden seguir.

La forma más sencilla de lograrlo es ensayar o simular una retrospectiva. De este modo, su equipo podrá demostrar que tanto la herramienta de retrospectiva como los mecanismos de comunicación funcionan, ¡y sabrán cómo utilizarlos!

Antes de su retrospectiva

Establezca una cadencia, reservando una franja horaria fija en la agenda de todos. Asegúrese de que todos los miembros del equipo den prioridad a la retrospectiva, dándoles tiempo suficiente para organizar sus compromisos (hijos, etc.) y compruebe que las zonas horarias coincidan.

Redacte un acuerdo de equipo**;** se trata de las «normas internas» para la propia reunión retrospectiva, y es un ejercicio que merece la pena realizar con su equipo. Esto contribuye a forjar la cultura del equipo y a definir cómo interactúan las personas entre sí. Se podrían incluir aspectos como «no realizaremos varias tareas a la vez» (algo que siempre resulta tentador durante las reuniones virtuales internas) o «reírnos siempre de los chistes, incluso de los malos». El acuerdo no es inamovible y puede actualizarse en cualquier momento.

Elija una plantilla que se adapte a las necesidades de su retrospectiva y de su equipo. Si busca una forma de ayudar a su equipo a replantearse los retos, la retrospectiva «Netball» puede ser lo que necesita; si a su equipo le va bien con un enfoque directo, la retrospectiva «Lo que funciona y lo que no» les ayudará a ir directamente al grano.

Confirme las opciones que desee aplicar a su plantilla. Añadir un ROTI puede ayudar a evaluar la eficacia de la reunión, y permitir a los participantes añadir reacciones, comentarios o GIF puede aumentar la participación y aportar un toque de diversión a la retrospectiva.

Tenga en cuenta la seguridad psicológica del espacio. Si su equipo es nuevo, está tratando de fomentar la confianza o desea asegurarse de que las personalidades no influyan en la percepción de las ideas, permitir que los participantes aporten sus ideas de forma anónima o utilicen un seudónimo puede ayudar a que todos partan en igualdad de condiciones.

Comparta la plantilla para contrarrestar el sesgo de recencia. Al enviar la plantilla al inicio del sprint con la página de lluvia de ideas abierta, los miembros del equipo podrán añadir notas cuando lo deseen durante el sprint.

(Si aún no se ha hecho) distribuya las medidas a adoptar de la última retrospectiva para recordar al equipo lo que se acordó anteriormente. De este modo, se garantizará que nadie se sienta tomado por sorpresa durante la propia retrospectiva.

Paso 2: Llevar a cabo la retrospectiva (recopilar datos)

Empiece con un rompehielos, una actividad sencilla, una tarea o un juego que ayude a las personas a establecer vínculos y a crear un buen ambiente. Nuestros juegos gratuitos para romper el hielo se ejecutan directamente en el navegador, lo que resulta ideal para equipos a distancia que se conectan desde cualquier lugar.

 A continuación, comience con una visión general de la retrospectiva para asegurarse de que todos estén en sintonía. Esto puede incluir un repaso rápido del acuerdo del equipo y de los pasos del proceso que conforman la retrospectiva.

 Esté atento a la hora; esto significa empezar a la hora prevista y no perder de vista el reloj. La técnica de «timeboxing» es una forma estupenda de hacerlo.

Maximice la participación a lo largo de la retrospectiva mediante: –

• progresión basada en el consentimiento (preguntas como «¿Están todos de acuerdo en seguir adelante?», «¿Podemos pasar al siguiente paso?»)
• solicitar aclaraciones sobre ideas y respuestas
• Estar en contacto con los participantes más reservados

 Aproveche la herramienta de retrospectiva en línea para facilitar el proceso y no tema dar un paso atrás. La herramienta está ahí para que no tenga que recordar cuál es el siguiente paso, lo cual no quiere decir que no pueda volver sobre sus pasos si es necesario.

Paso 3: Busque formas de mejorar (decida qué hacer)

Una vez que se han priorizado y debatido los aspectos clave, un elemento fundamental de la retrospectiva —y, de hecho, de ágil— consiste en determinar cuáles son los siguientes pasos para mejorar los procesos, aumentar el valor, resolver problemas o, simplemente, realizar experimentos.

Conceda al equipo el espacio y el tiempo necesarios para que planteen posibles soluciones y medidas que el resto pueda debatir.

Anote las medidas a tomar a medida que se propongan, asegurándose de que se hayan registrado correctamente en ese momento.

Revise todas las tareas pendientes (incluidas las que aún están pendientes) y marque aquellas que ya se hayan completado. Asigne siempre a cada tarea una fecha y una persona responsable de su ejecución. Este es un buen momento para abordar los aspectos que puedan estar obstaculizando una tarea o cualquier impedimento que pueda ralentizarla.

Paso 4: Concluir la sesión (cerrar la retrospectiva)

Concluya resumiendo los principales temas tratados, las medidas acordadas, la fecha y la hora de la próxima retrospectiva, y agradeciendo a todos su participación.

Comparta el resumen de la sesión retrospectiva junto con las medidas acordadas.

Realice un seguimiento con el equipo para ayudarles a cumplir con sus responsabilidades y a eliminar los obstáculos

Si se llevan a cabo correctamente, las retrospectivas a distancia pueden aportar un valor increíble a su equipo.

¿Está listo para poner en marcha su vehículo clásico?

El uso de una herramienta de retrospectiva en línea, como TeamRetro, permite al Scrum Master o al moderador de la reunión centrarse en las necesidades del equipo, en lugar de en los aspectos técnicos de la retrospectiva en línea. Las ideas y los comentarios pueden recogerse al instante y priorizarse para su debate. Las acciones pueden registrarse, compartirse o integrarse, y se les puede dar seguimiento en la siguiente reunión. Cada miembro del equipo tiene las mismas oportunidades de contribuir en un espacio psicológicamente seguro, y se puede establecer un límite de tiempo para garantizar que todos se mantengan centrados en la tarea.

TeamRetro se encarga de todo el proceso para que los participantes puedan centrarse en las conversaciones y en las medidas que deben adoptarse de cara al futuro. No es necesario que se fíe únicamente de nuestra palabra: puede probar una selección de retrospectivas o registrarse para obtener una prueba gratuita (sin necesidad de tarjeta de crédito).

¡Que disfrute de una fantástica experiencia retro!