Wie Sie großartige Retrospektiven online mit entfernten und verteilten Teams durchführen

Wie vor einiger Zeit vorhergesagt und kürzlich beschleunigt, nimmt die Beliebtheit der Telearbeit weiterhin rasant zu.

Ob nun teilweise oder vollständig im Homeoffice – die Vorteile einer solchen Belegschaft sind kaum zu übersehen –

höhere Produktivität und größere Reichweite
geringere Kosten
Zugang zu einem vielfältigen Talentpool
eine bessere Mitarbeiterbindung und höhere Mitarbeiterzufriedenheit

Im agilen Kontext ist die Retrospektive entscheidend für den Erfolg eines Teams. Angesichts der zunehmenden Verbreitung von Remote-Arbeit liegt es daher auf der Hand, dass es für einen Iterationsmanager oder Scrum Master wichtig ist, eine Online-Retrospektive ebenso effektiv leiten zu können wie eine Präsenzveranstaltung.

Vor diesem Hintergrund haben wir die folgenden Informationen zusammengestellt, um Ihnen unsere bewährten Tipps für die Durchführung effektiver Online-Retrospektiven zu vermitteln.

Was macht eine erfolgreiche Online-Retrospektive aus?

Hier bei TeamRetro lassen wir unseren Worten Taten folgen und führen regelmäßig Retrospektiven durch, um unser Produkt und unser Team zu verbessern.

Aus unserer Sicht weist eine effektive Retrospektive – unabhängig von der Art ihrer Durchführung – folgende Merkmale auf:

hat einen gleichmäßigen Rhythmus
arbeitet auf der Grundlage eines gemeinsamen Verständnisses dessen, was vom Team erwartet wird
sorgt dafür, dass alle Stimmen Gehör finden
findet in einem sicheren, vorurteilsfreien Umfeld statt
hält sich an die vorgesehene Zeit
lässt sich einfach und prägnant dokumentieren
fördert die Teammoral
liefert einen klaren Maßnahmenkatalog für den nächsten Sprint und sorgt für ein gemeinsames Verständnis darüber, wer für deren Umsetzung verantwortlich ist

Um sicherzustellen, dass diese Ergebnisse in einer Online-Umgebung erzielt werden, kommt es letztlich auf zwei wesentliche Faktoren an

Eine Online-Umgebung, die Retrospektiven fördert
Geeignete Moderationstechniken für Online-Veranstaltungen

So geht’s.

Schritt 1 – Die Online-Umgebung vorbereiten (die virtuelle Bühne einrichten)

Denken Sie an den Raum, in dem Sie und Ihr Team Ihre Retrospektiven vor Ort durchführen –

Möglicherweise nutzen Sie ein Whiteboard, an dem sich die Teammitglieder abwechselnd aufstellen und etwas hinzufügen, oder Sie kleben vielleicht Post-its an eine Tafel.
Die Teilnehmer können beim Vorbringen ihrer einzelnen Punkte eine kurze Erläuterung oder einen Kommentar abgeben, bevor das Team die Angelegenheit ausführlicher erörtert. Sollte es zu einer Pattsituation kommen, wird die Sache so lange besprochen, bis ein Konsens erzielt wird.
Möglicherweise merken Sie, dass es Zeit ist, das Meeting zu beenden, wenn Sie sehen, dass die Teilnehmer zum Mittagessen gehen, oder wenn es an der Tür des Besprechungsraums klopft.

Zwar mag das oben Genannte für die Teammitglieder im Büro funktionieren, doch gilt dies nicht für diejenigen, die im Homeoffice arbeiten; das oben Genannte muss offensichtlich auf den virtuellen Raum übertragen werden. Auch wenn dies gewisse Investitionen erfordern mag, stellt eine Umgebung, die sowohl vor Ort anwesende als auch remote arbeitende Teilnehmer gleichermaßen unterstützt, in vielerlei Hinsicht eine wertvolle Maßnahme zur Risikominderung dar.

Wählen Sie Ihr Online-Tool für Retrospektiven

Online-Tools für Retrospektiven wurden sowohl für Remote-Teams als auch für Teams vor Ort entwickelt und bieten einen strukturierten Ablauf für die Durchführung einer Retrospektive.

Es gibt unzählige Tools, doch insgesamt sollten sie darauf ausgelegt sein, –

die Moderation vereinfachen
sicher, schnell und zuverlässig sein
häufige Retrospektiven-Anti-Muster angehen
einen sicheren und gerechten Raum schaffen
die Beiträge aller Teilnehmer mühelos erfassen
Maßnahmen erfassen und nachverfolgen
die Effektivität von Besprechungen messen
Stellen Sie die Ideen nacheinander vor, um sicherzustellen, dass alle aufmerksam zuhören
erweitert Ihr Videokonferenz-Tool
integriert Aufgaben in Ihren Arbeitsablauf

Wählen Sie Ihr Kommunikationsmittel

Werden Sie Videokonferenzen oder Telefonkonferenzen nutzen, oder werden Sie auf VoIP zurückgreifen?

Der Mechanismus, den Ihr Team zur Ergänzung Ihres Online-Retrospektive-Tools einsetzt, bestimmt die Moderationstechniken, die zur Unterstützung des Retrospektive-Prozesses selbst zum Einsatz kommen.

Wir nutzen beispielsweise Videokonferenzen und ein internes Messaging-System wie Zoom und Slack, um unsere Online-Retrospektiven in Echtzeit zu unterstützen.

Unsere Bildschirme sind eingeschaltet und unsere Mikrofone sind eingeschaltet (das bedeutet, dass unser Moderator sehen kann, dass wir dabei sind).
Von Zeit zu Zeit werden Links zu Dokumenten und anderen Dateien über einen speziellen und sicheren Kommunikationskanal geteilt.
Der Scrum Master kann bei Bedarf während der gesamten Retrospektive seinen Bildschirm freigeben.

Ziehen Sie einen Probelauf in Betracht

Retrospektiven für Mitarbeiter im Homeoffice spontan durchzuführen, ist sehr schwierig; ohne die Vorteile der gemeinsamen Arbeitsorte kann es schwierig sein, kurzfristige Entscheidungen zu kommunizieren, die Rolle des Scrum Masters zu delegieren, Termine zu ändern usw. Diese Umstände sind zudem für das Team äußerst frustrierend und führen zu einem Gefühl der Isolation.

Die Bedeutung von Planung und konsequenter Umsetzung kann gar nicht hoch genug eingeschätzt werden. Auch wenn dies ein gewisses Maß an Disziplin erfordert, lohnt sich der Aufwand (Zeitersparnis, zielgerichtete Retrospektive, Abstimmung im Team) auf jeden Fall.

Um sicherzustellen, dass der virtuelle Raum für die Durchführung von Retrospektiven geeignet ist, ist es hilfreich, Folgendes zu gewährleisten –

Da alle Teilnehmer mit der Technik vertraut sein sollten, ist ein Probelauf hilfreich.
Die Technologie funktioniert, sodass Probleme mit Heim-VPNs und einer schlechten Internetverbindung im Voraus behoben werden können.
Es gibt ein einfaches und allgemein anerkanntes Verfahren, an das sich die Betroffenen halten können.

Der einfachste Weg, dies zu erreichen, besteht darin, eine Retrospektive zu proben oder durchzuspielen. Auf diese Weise kann Ihr Team zeigen, dass sowohl das Tool für Retrospektiven als auch die Kommunikationsmechanismen funktionieren, und es weiß, wie man sie einsetzt!

Vor Ihrer Retrospektive

Schaffen Sie einen festen Rhythmus, indem Sie einen regelmäßigen Termin im Kalender aller Beteiligten festlegen. Stellen Sie sicher, dass alle Teammitglieder der Retrospektive Priorität einräumen, indem Sie ihnen ausreichend Zeit geben, ihre privaten Verpflichtungen (Kinder usw.) zu organisieren, und überprüfen Sie, ob die Zeitzonen aufeinander abgestimmt sind.

Erstellen Sie eine Teamvereinbarung; dabei handelt es sich um die „Hausregeln“ für das Retrospektive-Meeting selbst, und es ist eine lohnende Übung, die Sie gemeinsam mit Ihrem Team durchführen sollten. Dies trägt dazu bei, die Teamkultur zu stärken und die Art und Weise zu gestalten, wie die Teammitglieder miteinander umgehen. Punkte wie „Wir machen kein Multitasking“ (was bei internen virtuellen Besprechungen immer verlockend ist) oder „Wir lachen immer über Witze, auch über die schlechten“ könnten darin enthalten sein. Die Vereinbarung ist nicht in Stein gemeißelt und kann jederzeit aktualisiert werden.

Wählen Sie eine Vorlage, die den Anforderungen Ihrer Retrospektive und Ihres Teams gerecht wird. Wenn Sie nach einer Möglichkeit suchen, Ihrem Team dabei zu helfen, Herausforderungen neu zu betrachten, könnte die Netball-Retrospektive genau das Richtige für Sie sein; wenn Ihr Team gut mit einem direkten Ansatz arbeitet, wird die Working-Not-Working-Retrospektive ihm helfen, direkt auf den Punkt zu kommen.

Bestätigen Sie die Optionen, die Sie auf Ihre Vorlage anwenden möchten. Das Hinzufügen eines ROTI kann dabei helfen, die Effektivität des Meetings zu messen. Die Möglichkeit für die Teilnehmer, Reaktionen, Kommentare oder GIFs hinzuzufügen, kann die Beteiligung steigern und der Retrospektive eine spielerische Note verleihen.

Berücksichtigen Sie die psychologische Sicherheit des Umfelds. Wenn Ihr Team neu ist, Vertrauen aufbauen möchte oder Sie sicherstellen wollen, dass Persönlichkeiten die Wahrnehmung von Ideen nicht beeinflussen, kann es hilfreich sein, die Teilnehmer anonym beitragen zu lassen oder die Verwendung eines Pseudonyms zu ermöglichen, um gleiche Voraussetzungen zu schaffen.

Teilen Sie die Vorlage, um dem Recency-Bias entgegenzuwirken. Indem Sie die Vorlage zu Beginn des Sprints versenden und die Brainstorming-Seite geöffnet lassen, können die Teammitglieder während des Sprints jederzeit Notizen hinzufügen.

(Falls dies noch nicht geschehen ist) leiten Sie die Aktionspunkte aus der letzten Retrospektive weiter, um das Team an die zuvor getroffenen Vereinbarungen zu erinnern. So stellen Sie sicher, dass niemand das Gefühl hat, während der Retrospektive selbst überrumpelt zu werden.

Schritt 2 – Führen Sie die Retrospektive durch (Daten sammeln)

Beginnen Sie mit einem Icebreaker, einer einfachen Übung, Aufgabe oder einem Spiel, das den Teilnehmern hilft, Kontakte zu knüpfen und eine gute Atmosphäre zu schaffen.

Beginnen Sie dann mit einem Überblick über die Retrospektive, um sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind. Dazu kann gehören, kurz die Teamvereinbarung und die einzelnen Schritte des Retrospektive-Prozesses durchzugehen.

Behalten Sie die Zeit im Auge – das bedeutet, pünktlich zu beginnen und die Uhr im Blick zu behalten. Timeboxing ist hierfür eine hervorragende Methode.

Maximieren Sie die Beteiligung während der gesamten Retrospektive mit –

auf Zustimmung basierender Ablauf (Fragen wie „Sind alle bereit, weiterzumachen?“, „Können wir zum nächsten Schritt übergehen?“)
um Klarstellung von Gedanken und Antworten bitten
sich bei den zurückhaltenderen Teilnehmern erkundigen

Nutzen Sie das Online-Tool für die Retrospektive zur Unterstützung des Prozesses und scheuen Sie sich nicht, einen Schritt zurückzugehen. Das Tool ist dafür da, sodass Sie sich nicht merken müssen, was als Nächstes kommt – was jedoch nicht bedeutet, dass Sie bei Bedarf nicht auch einen Schritt zurückgehen können.

Schritt 3 – Suchen Sie nach Verbesserungsmöglichkeiten (Entscheiden Sie, was zu tun ist)

Nachdem die wichtigsten Punkte priorisiert und besprochen wurden, besteht ein wesentlicher Bestandteil der Retrospektive – und ja, auch von agil – darin, die nächsten Schritte festzulegen, um Prozesse zu verbessern, den Mehrwert zu steigern, Probleme zu lösen oder einfach nur zu experimentieren.

Geben Sie dem Team den Raum und die Zeit, mögliche Lösungen und Handlungsvorschläge zu erarbeiten, über die die anderen beraten können.

Erfassen Sie Aktionspunkte, sobald sie vorgeschlagen werden, und vergewissern Sie sich, dass sie zu diesem Zeitpunkt korrekt erfasst wurden.

Überprüfen Sie alle Aufgaben (einschließlich der noch offenen) und haken Sie diejenigen ab, die bereits erledigt wurden. Weisen Sie einer Aufgabe stets einen Termin und eine für die Erledigung verantwortliche Person zu. Dies ist ein guter Zeitpunkt, um über mögliche Hindernisse zu sprechen, die eine Aufgabe blockieren könnten, oder über andere Faktoren, die deren Umsetzung verzögern könnten.

Schritt 4 – Zusammenfassung (Beenden der Retrospektive)

Schließen Sie ab, indem Sie die wichtigsten behandelten Themen, die vereinbarten Maßnahmen sowie Datum und Uhrzeit der nächsten Retrospektive zusammenfassen und sich bei allen für ihre Teilnahme bedanken.

Teilen Sie die Zusammenfassung der Retrospektive zusammen mit den vereinbarten Maßnahmen mit.

Halten Sie den Kontakt zum Team, um es bei der Einhaltung seiner Verpflichtungen zu unterstützen und Hindernisse aus dem Weg zu räumen

Wenn sie richtig durchgeführt werden, können Remote-Retrospektiven Ihrem Team einen enormen Mehrwert bieten.

Sind Sie bereit, Ihren Retro-Klassiker auf die Straße zu bringen?

Die Verwendung eines Online-Retrospektive-Tools wie TeamRetro ermöglicht es dem Scrum Master oder dem Moderator, sich auf die Bedürfnisse des Teams zu konzentrieren, anstatt auf die technischen Aspekte der Online-Retrospektive. Ideen und Kommentare können sofort erfasst und für die Diskussion priorisiert werden. Maßnahmen können nachverfolgt, geteilt oder integriert und im nächsten Meeting weiterverfolgt werden. Jede Person im Team hat die gleiche Möglichkeit, in einem psychologisch sicheren Raum einen Beitrag zu leisten, und es können Zeitlimits festgelegt werden, um sicherzustellen, dass alle bei der Sache bleiben.

TeamRetro kümmert sich um den Ablauf, sodass sich die Teilnehmer ganz auf die Gespräche und die zu ergreifenden Maßnahmen konzentrieren können. Sie müssen uns nicht einfach glauben – Sie können t verschiedene Retrospektiven ausprobieren oder sich für eine kostenlose Testversion anmelden (ohne Kreditkarte).

Viel Spaß beim Retro-Erlebnis!