Online-Retrospektiven für Remote-Teams

Wie vor einiger Zeit vorhergesagt und kürzlich beschleunigt wurde, nimmt die Beliebtheit der Telearbeit weiterhin rasant zu.

Ob nun teilweise oder vollständig im Homeoffice – die Vorteile einer solchen Belegschaft lassen sich kaum übersehen –

gesteigerte Produktivität und Reichweite
gesunkene Kosten
Zugang zu einem vielfältigen Talentpool
eine höhere Mitarbeiterbindung und -zufriedenheit

Im Rahmen agiler Arbeitsweisen ist die Retrospektive entscheidend für den Erfolg eines Teams. Angesichts der zunehmenden Verbreitung von Remote-Arbeit liegt es daher auf der Hand, dass es für einen Iterationsmanager oder Scrum Master wichtig ist, eine Online-Retrospektive ebenso effektiv leiten zu können wie eine Präsenzveranstaltung.

Vor diesem Hintergrund haben wir die folgenden Informationen zusammengestellt, um Ihnen unsere bewährten Tipps für die Durchführung effektiver Online-Retrospektiven weiterzugeben.

Was macht eine erfolgreiche Online-Retrospektive aus?

Hier bei TeamRetro lassen wir unseren Worten Taten folgen und führen regelmäßig Retrospektiven durch, um unser Produkt und unser Team zu verbessern.

Aus unserer Sicht weist eine effektive Retrospektive – unabhängig von der Art ihrer Durchführung – die folgenden Merkmale auf: –

weist einen regelmäßigen Rhythmus auf
arbeitet auf der Grundlage eines gemeinsamen Verständnisses dessen, was vom Team erwartet wird
ermöglicht es, dass alle Stimmen Gehör finden
findet in einem sicheren, vorurteilsfreien Umfeld statt
hält sich an die vorgesehene Zeit
lässt sich einfach und prägnant dokumentieren
fördert die Teammoral
liefert einen klaren Maßnahmenkatalog für den nächsten Sprint sowie ein gemeinsames Verständnis darüber, wer für deren Umsetzung verantwortlich ist

Um sicherzustellen, dass diese Ergebnisse in einer Online-Umgebung erzielt werden, kommt es letztlich auf zwei wesentliche Faktoren an

Eine Online-Umgebung, die Retrospektiven fördert
Geeignete Moderationstechniken für Online-Veranstaltungen

So geht’s.

Schritt 1 – Bereiten Sie die Online-Umgebung vor (richten Sie die virtuelle Bühne ein)

Denken Sie an den Raum, in dem Sie und Ihr Team Ihre Retrospektiven vor Ort durchführen –

Möglicherweise nutzen Sie ein Whiteboard, an dem die Teammitglieder abwechselnd aufstehen und etwas hinzufügen, oder Sie kleben vielleicht Post-its auf eine Tafel.
Die Teilnehmer können bei der Nennung ihrer jeweiligen Punkte eine kurze Erläuterung oder einen Kommentar abgeben, bevor das Team die Angelegenheit ausführlicher erörtert. Sollte es zu einer Pattsituation kommen, ist es möglich, dass die Dinge so lange besprochen werden, bis ein Konsens erzielt wird.
Möglicherweise merken Sie, dass es Zeit ist, die Besprechung zu beenden, wenn Sie sehen, dass die Teilnehmer zum Mittagessen gehen, oder wenn es an der Tür des Besprechungsraums klopft.

Zwar mag das oben Genannte für die Teammitglieder im Büro funktionieren, doch gilt dies nicht für diejenigen, die im Homeoffice arbeiten; das oben Genannte muss offensichtlich auf den virtuellen Raum übertragen werden. Auch wenn dies gewisse Investitionen erfordern mag, stellt eine Umgebung, die sowohl vor Ort anwesende als auch remote arbeitende Teilnehmer gleichermaßen unterstützt, in vielerlei Hinsicht eine wertvolle Maßnahme zur Risikominderung dar.

Wählen Sie Ihr Online-Tool für Retrospektiven aus

Online-Tools für Retrospektiven wurden sowohl für Teams an verschiedenen Standorten als auch für Teams am selben Standort entwickelt und bieten einen strukturierten Ablauf für die Durchführung einer Retrospektive.

Es gibt eine Vielzahl von Tools, doch insgesamt sollten sie darauf ausgelegt sein, –

die Moderation vereinfachen
sicher, schnell und zuverlässig sein
häufige Retrospektive Anti-Muster aufgreifen
einen sicheren, gerechten Raum schaffen
die Beiträge aller Teilnehmer problemlos erfassen
Maßnahmen erfassen und nachverfolgen
die Effektivität von Besprechungen messen
Stellen Sie die Ideen nacheinander vor, um sicherzustellen, dass alle aufmerksam sind.
erweitert Ihre Videokonferenz-Software
integriert Aufgaben in Ihren Arbeitsablauf

Wählen Sie Ihr Kommunikationsmittel aus

Werden Sie Videokonferenzen oder Telefonkonferenzen nutzen, oder werden Sie auf VoIP zurückgreifen?

Der Ansatz, den Ihr Team zur Ergänzung Ihres Online-Retrospektive-Tools verfolgt, bestimmt die Moderationstechniken, die zur Unterstützung des Retrospektive-Prozesses selbst eingesetzt werden.

So nutzen wir beispielsweise Videokonferenzen und ein internes Messaging-System wie Zoom und Slack, um unsere Online-Retrospektiven in Echtzeit zu unterstützen.

Unsere Bildschirme sind eingeschaltet und unsere Mikrofone sind aktiviert (das bedeutet, dass unser Moderator sehen kann, dass wir aktiv am Gespräch teilnehmen).
Von Zeit zu Zeit werden Links zu Dokumenten und anderen Dateien über einen eigens dafür eingerichteten und sicheren Kommunikationskanal geteilt.
Der Scrum-Master kann bei Bedarf während der gesamten Retrospektive seinen Bildschirm freigeben.

Ziehen Sie einen Probelauf in Betracht

Retrospektiven für Mitarbeiter im Homeoffice spontan durchzuführen, ist sehr schwierig; ohne den Vorteil der gemeinsamen Arbeitsorte kann es schwierig sein, kurzfristige Entscheidungen zu kommunizieren, die Rolle des Scrum Masters zu delegieren, Termine zu ändern usw. Diese Umstände sind zudem für das Team unglaublich frustrierend und führen zu einem Gefühl der Isolation.

Die Bedeutung von Planung und konsequenter Umsetzung kann gar nicht hoch genug eingeschätzt werden. Auch wenn hierfür ein gewisses Maß an Disziplin erforderlich sein mag, wird sich der Aufwand (Zeitersparnis, zielgerichtete Retrospektive, Abstimmung im Team) auf jeden Fall lohnen.

Um sicherzustellen, dass der virtuelle Raum für die Durchführung von Retrospektiven geeignet ist, ist es hilfreich, Folgendes zu gewährleisten –

Da alle Teilnehmer mit der Technologie vertraut sind, ist ein Probelauf hilfreich.
Die Technologie funktioniert, sodass Probleme mit Heim-VPNs und einer schlechten Internetverbindung im Vorfeld behoben werden können.
Es gibt ein einfaches und allgemein anerkanntes Verfahren, an das sich die Betroffenen halten können.

Der einfachste Weg, dies zu erreichen, besteht darin, eine Retrospektive zu proben oder durchzuspielen. Auf diese Weise kann Ihr Team zeigen, dass sowohl das Tool für Retrospektiven als auch die Kommunikationsmechanismen funktionieren, und es weiß, wie man sie einsetzt!

Vor Ihrer Retrospektive

Schaffen Sie einen festen Rhythmus, indem Sie einen regelmäßigen Termin im Kalender aller Beteiligten festlegen. Stellen Sie sicher, dass alle Teammitglieder der Retrospektive Priorität einräumen, indem Sie ihnen ausreichend Zeit geben, ihre privaten Verpflichtungen (Kinder usw.) zu organisieren, und überprüfen Sie, ob die Zeitzonen aufeinander abgestimmt sind.

Erstellen Sie eine Teamvereinbarung; dabei handelt es sich um die „Hausregeln“ für das Retrospektive-Meeting selbst, und es ist eine lohnende Übung, die Sie gemeinsam mit Ihrem Team durchführen sollten. Dies trägt zum Aufbau der Teamkultur und zur Gestaltung des Umgangs der Teammitglieder untereinander bei. Punkte wie „Wir betreiben kein Multitasking“ (was bei internen virtuellen Besprechungen immer verlockend ist) oder „Wir lachen immer über Witze, auch über die schlechten“ könnten darin enthalten sein. Die Vereinbarung ist nicht in Stein gemeißelt und kann jederzeit aktualisiert werden.

Wählen Sie eine Vorlage, die den Anforderungen Ihrer Retrospektive und Ihres Teams gerecht wird. Wenn Sie nach einer Möglichkeit suchen, Ihrem Team dabei zu helfen, Herausforderungen neu zu betrachten, könnte die Netball-Retrospektive genau das Richtige für Sie sein; wenn Ihr Team gut mit einem direkten Ansatz zurechtkommt, wird die Working-Not-Working-Retrospektive ihm helfen, direkt auf den Punkt zu kommen.

Bestätigen Sie die Optionen, die Sie auf Ihre Vorlage anwenden möchten. Das Hinzufügen eines ROTI kann dabei helfen, die Effektivität des Meetings zu beurteilen; die Möglichkeit für die Teilnehmer, Reaktionen, Kommentare oder GIFs hinzuzufügen, kann die Beteiligung steigern und der Retrospektive eine spielerische Note verleihen.

Berücksichtigen Sie die psychologische Sicherheit des Umfelds. Wenn Ihr Team neu ist, Vertrauen aufbauen möchte oder Sie sicherstellen wollen, dass Persönlichkeiten die Wahrnehmung von Ideen nicht beeinflussen, kann es hilfreich sein, die Teilnehmer anonym oder unter einem Pseudonym beitragen zu lassen, um gleiche Voraussetzungen zu schaffen.

Teilen Sie die Vorlage, um dem Recency-Bias entgegenzuwirken. Indem Sie die Vorlage zu Beginn des Sprints versenden und dabei die Brainstorming-Seite geöffnet lassen, können die Teammitglieder während des Sprints jederzeit Notizen hinzufügen.

(Falls dies noch nicht geschehen ist) leiten Sie die Aktionspunkte aus der letzten Retrospektive weiter, um das Team an die zuvor getroffenen Vereinbarungen zu erinnern. Dadurch wird sichergestellt, dass niemand das Gefühl hat, während der Retrospektive selbst überrumpelt zu werden.

Schritt 2 – Führen Sie die Retrospektive durch (Daten erfassen)

Beginnen Sie mit einem Icebreaker, einer einfachen Aktivität, Aufgabe oder einem Spiel, das den Teilnehmern hilft, Kontakte zu knüpfen und eine gute Atmosphäre zu schaffen. Unsere kostenlosen Icebreaker-Spiele lassen sich direkt im Browser ausführen – ideal für Remote-Teams, die von überall aus teilnehmen.

Beginnen Sie dann mit einem Überblick über die Retrospektive, um sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind. Dazu kann gehören, kurz die Teamvereinbarung und die einzelnen Schritte des Retrospektive-Prozesses durchzugehen.

Behalten Sie die Zeit im Auge – das bedeutet, pünktlich zu beginnen und die Uhr im Blick zu behalten. Timeboxing ist hierfür eine hervorragende Methode.

Maximieren Sie das Engagement während der gesamten Retrospektive mit –

auf Zustimmung basierender Ablauf (Fragen wie „Sind alle damit einverstanden, weiterzumachen?“, „Können wir zum nächsten Schritt übergehen?“)
um Klarstellung von Gedanken und Antworten bitten
sich bei den zurückhaltenderen Teilnehmern erkundigen

Nutzen Sie das Online-Tool für die Retrospektive, um den Prozess zu unterstützen, und scheuen Sie sich nicht, einen Schritt zurückzugehen. Das Tool steht Ihnen zur Verfügung, sodass Sie sich nicht merken müssen, was als Nächstes kommt – was jedoch nicht bedeutet, dass Sie bei Bedarf nicht auch einen Schritt zurückgehen können.

Schritt 3 – Suchen Sie nach Möglichkeiten zur Verbesserung (entscheiden Sie, was zu tun ist)

Nachdem die wichtigsten Punkte priorisiert und erörtert wurden, besteht ein wesentlicher Bestandteil der Retrospektive – und indeed von agil – darin, die nächsten Schritte festzulegen, um Prozesse zu verbessern, den Mehrwert zu steigern, Probleme zu lösen oder einfach nur zu experimentieren.

Geben Sie dem Team den Raum und die Zeit, mögliche Lösungen und Handlungsvorschläge zu erarbeiten, über die die anderen beraten können.

Erfassen Sie Aktionspunkte, sobald sie vorgeschlagen werden, und vergewissern Sie sich, dass sie zu diesem Zeitpunkt korrekt erfasst wurden.

Überprüfen Sie alle Maßnahmen (einschließlich der noch ausstehenden) und haken Sie diejenigen ab, die bereits umgesetzt wurden. Ordnen Sie einer Maßnahme stets einen Termin und eine für die Umsetzung verantwortliche Person zu. Dies ist ein guter Zeitpunkt, um über mögliche Hindernisse zu sprechen, die eine Maßnahme blockieren könnten, oder über eventuelle Schwierigkeiten, die deren Umsetzung verzögern könnten.

Schritt 4 – Abschluss (Beendigung der Retrospektive)

Schließen Sie die Sitzung ab, indem Sie die wichtigsten behandelten Themen, die vereinbarten Maßnahmen sowie Datum und Uhrzeit der nächsten Retrospektive zusammenfassen und sich bei allen für ihre Teilnahme bedanken.

Teilen Sie die Zusammenfassung der Retrospektive zusammen mit den vereinbarten Maßnahmen mit.

Halten Sie den Kontakt zum Team aufrecht, um es bei der Einhaltung seiner Verpflichtungen zu unterstützen und Hindernisse aus dem Weg zu räumen

Wenn sie richtig durchgeführt werden, können Remote-Retrospektiven Ihrem Team einen unglaublichen Mehrwert bieten.

Sind Sie bereit, Ihren Retro-Klassiker auf die Straße zu bringen?

Die Nutzung eines Online-Retrospektive-Tools wie TeamRetro ermöglicht es dem Scrum Master oder dem Moderator der Besprechung, sich auf die Bedürfnisse des Teams zu konzentrieren, anstatt sich mit den technischen Details der Online-Retrospektive zu befassen. Ideen und Kommentare können sofort erfasst und für die Diskussion priorisiert werden. Maßnahmen lassen sich nachverfolgen, teilen oder integrieren und bei der nächsten Besprechung weiterverfolgen. Jedes Teammitglied hat in einem psychologisch sicheren Umfeld die gleiche Möglichkeit, sich einzubringen, und es können Zeitlimits festgelegt werden, um sicherzustellen, dass alle bei der Sache bleiben.

TeamRetro kümmert sich um den Ablauf, sodass sich die Teilnehmer ganz auf die Gespräche und die zu ergreifenden Maßnahmen konzentrieren können. Sie müssen uns nicht einfach beim Wort nehmen – Sie können t verschiedene Retrospektiven ausprobieren oder sich für eine kostenlose Testversion anmelden (ohne Kreditkarte).

Ich wünsche Ihnen ein tolles Retro-Erlebnis!