Rentabilidad del tiempo invertido (ROTI) en las reuniones ágiles

Todos valoramos nuestro tiempo, y las reuniones a las que asistimos pueden suponer un uso positivo o negativo de ese tiempo. Independientemente de si nuestras reuniones son presenciales o en línea con nuestros equipos, el tiempo que dedicamos a ellas puede dejarnos con la sensación de si la reunión ha merecido la pena o no. El «retorno de la inversión de tiempo» (Return on Time Invested, o ROTI, por sus siglas en inglés), tal y como sugiere Esther Derby, es una forma excelente de ayudar a los equipos a descubrir cuánto valor se obtiene de esas reuniones.

¿Cuál es el rendimiento de la inversión en tiempo (ROTI) en las retrospectivas ágiles?

Un ROTI es una forma sencilla de evaluar el valor que cada participante de una reunión considera que esta le ha aportado. Justo antes de que finalice la reunión, se invita a los asistentes a valorar su experiencia mediante un sencillo sistema de puntuación del 1 al 5, con el fin de determinar si consideran que el tiempo que han dedicado a la reunión ha merecido la pena.

Del mismo modo que los rompehielos son una forma estupenda de iniciar las reuniones, las ROTI son una forma estupenda de cerrarlas; ayudan a concluir la sesión y a centrar la atención en lo que se podría mejorar la próxima vez.

Por lo general, es recomendable ofrecer a los participantes la oportunidad de dar su opinión de forma anónima e independiente, ya que esto crea un espacio psicológicamente seguro en el que es más probable que sean sinceros y que sus comentarios se vean menos influenciados por los demás.

¿Por qué deberíamos evaluar el ROTI de nuestras sesiones retrospectivas?

Evaluar el ROTI de su reunión le permite hacer un seguimiento de la eficacia de la reunión y de su valor.

El tiempo, ya sea propio o prestado, es un bien valioso; por lo tanto, puede resultar frustrante para los miembros del equipo sentir que el tiempo que dedican a sus retrospectivas podría emplearse mejor en otras tareas, ¡sobre todo cuando las retrospectivas constituyen una práctica fundamental de la metodología ágil!

Evaluar el ROTI de una reunión ofrece a cada miembro del equipo una plataforma para expresar su opinión sobre el valor de la reunión y proponer formas de mejorarla. De este modo, los miembros del equipo tienen voz y contribuyen a la mejora continua de sus retrospectivas y evaluaciones de estado. Esto empodera al equipo y les ayuda a sentirse más implicados en las reuniones actuales y futuras, lo que genera una mayor participación y compromiso.

La valoración del ROTI de una reunión proporciona a los Scrum Masters información que, de otro modo, podrían haber pasado por alto. Eso, en sí mismo, es una excelente razón para averiguar el ROTI de su reunión.

¿Cómo evaluamos el ROTI de la reunión ágil?

TeamRetro le ofrece la posibilidad de añadir una encuesta ROTI al final de su retrospectiva o evaluación de estado.

Cada persona evalúa el «rendimiento» del «tiempo invertido» en la retrospectiva ágil o en la evaluación del estado del proyecto en una escala del 1 al 5, respondiendo a una pregunta sencilla.

 – TeamRetro»)

¿Le ha parecido que esta retrospectiva ha merecido la pena?

1. Por supuesto que no. Una pérdida de tiempo.

2. La verdad es que no. Es útil, pero no merece la pena dedicarle todo ese tiempo.

3. Más o menos. He ganado lo suficiente como para dedicarle tiempo.

4. En general. He obtenido más beneficios de lo que he dedicado a ello.

5. Por supuesto. Me ha resultado muy enriquecedor y, sin duda, ha merecido la pena dedicarle tiempo.

Consejos para los Scrum Masters sobre el uso del ROTI

¿Cómo valoran los miembros del equipo el ROTI de la reunión?

El valor que cada miembro del equipo extrae de su retrospectiva ágil o de su evaluación de estado variará de una reunión a otra, pero existen algunos criterios de decisión que pueden servir de guía a la hora de realizar la valoración.

Intercambio de información Se puede obtener valor al recibir respuestas a preguntas o al conocer información que le ayude a avanzar en una tarea, evitar tener que volver a hacer el trabajo, mejorar su forma de trabajar o superar un obstáculo.

Toma de decisiones Es posible que haya habido una persona, un proceso o un dato que estuviera obstaculizando el avance, por lo que abordar este tema en la reunión puede contribuir a dar un paso adelante en la toma de decisiones.

Resolución de problemas Si en la reunión se destacan, se abordan o se analizan opciones para mejorarla, esto puede constituir un claro indicio de su valor.

Planificación del trabajo Establecer prioridades, reevaluarlas o incluso redefinir el trabajo futuro puede parecer un ejercicio improductivo, pero constituye una actividad que aporta valor si consigue generar coherencia, enfoque y orientación.

Dinámicas de equipo y acuerdos Un aspecto que a menudo se pasa por alto en las reuniones de trabajo es el fomento de la confianza, la comunicación y el espíritu de equipo. Es posible que su valor no sea tan extrínseco como el de un resultado o un producto concreto, sino más bien intrínseco, en el sentido de llegar a un acuerdo sobre la forma en que el equipo trabaja conjuntamente.

¿Cómo puede presentar ROTI a su equipo ágil?

A continuación, le presentamos un par de mensajes clave que conviene compartir con el equipo al presentar el ROTI.

• El ROTI es independiente y anónimo. Sea sincero sobre el valor que ha obtenido.
• No se realiza un seguimiento de los resultados. Debe reflejar el tiempo y el espacio de la reunión, más que una puntuación ideal.
• Las valoraciones deben ser sinceras, justas y honestas. Esta es su oportunidad de compartir su opinión ahora.
• El objetivo es lograr una mejora continua, en lugar de utilizarlo para señalar a personas concretas, atribuir culpas o criticar.
• Utilice una frase orientada al futuro, como, por ejemplo: En futuras reuniones, obtendría más provecho si hiciéramos X.

Como Scrum Master, puede contribuir a orientar la calidad del ROTI diciendo algo como…

«Me gustaría pedirle/invitarle a que valore el tiempo dedicado a esta reunión; en otras palabras, ¿le ha resultado útil esta reunión? A continuación, analizaremos los resultados del grupo para ver cómo podemos mejorar el rendimiento del tiempo invertido en futuras reuniones.

Le rogamos que sea sincero y honesto a la hora de valorar lo útil que le ha resultado la jornada de hoy. La encuesta se realizará de forma anónima e independiente.

Al valorar su puntuación, pregúntese si esta reunión ha aportado algún valor añadido al ayudarnos a:

• seguir adelante con nuestro trabajo
• tomar decisiones
• adoptar las medidas oportunas
• resolver un problema
• aclarar la confusión
• mejorar nuestra forma de trabajar en equipo

…luego volveremos para revisar las puntuaciones»


¿Cómo puedo utilizar ROTI para mejorar la eficacia de las reuniones?

Los resultados del equipo reflejan el valor percibido en general que el grupo obtuvo de la reunión. Por supuesto, esto variará de una reunión a otra en función del contenido y la relevancia, pero, en cualquier caso, el objetivo es explorar formas de mejorar la dinamización y el proceso que conduce a los resultados de la reunión.

Supongamos que las puntuaciones oscilan entre 4 y 5…
¡Enhorabuena! Parece que esta reunión ha sido un éxito rotundo. Puede que se deba al diseño de la reunión, al contenido, a la calidad de la moderación o a todo lo anterior.

Supongamos que hay algunos 2 y algunos 3…
De acuerdo, aún así se ha obtenido algún valor, pero desde luego no en el lado positivo. ¿Qué podríamos hacer para mejorar nuestras valoraciones?

Supongamos que hay algunos «1»…
¡No se preocupe! Esto no significa que haya hecho mal su trabajo. Simplemente podría deberse a que a alguien no le interesaba el tema o a que su trabajo no se veía afectado por él.

«Cuando la gente se muestra muy negativa, suelo decir: “Parece que tiene una visión de cómo le gustaría que fueran las cosas” o “Si pudiera imaginar una reunión realmente eficaz, ¿cómo sería?”» —Esther Derby 

Concluyendo las retrospectivas… y este artículo.

¿Está listo para calcular el rendimiento del tiempo invertido con su equipo? Incorpórelo a su reunión retrospectiva de TeamRetro o a su evaluación del estado del equipo y se mostrará al final de la reunión. Puede recopilar los comentarios y dar a conocer los resultados en tiempo real, o bien revisarlos más tarde.

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