Como realizar ótimas retrospectivas on-line com equipes remotas e distribuídas

Como previsto há algum tempo e impulsionado recentemente, a popularidade do trabalho remoto continua crescendo rapidamente.

Seja parcial ou totalmente remota, é difícil ignorar as vantagens desse tipo de força de trabalho –

maior produtividade e alcance
redução de custos
acesso a um leque diversificado de talentos
maior retenção e satisfação dos funcionários

No contexto ágil, a retrospectiva é fundamental para o sucesso de uma equipe. Assim, dada a crescente popularidade do trabalho remoto, é lógico que seja importante que um Gerente de Iteração ou um Scrum Master seja capaz de facilitar uma retrospectiva online com a mesma eficácia com que faria uma presencial.

Pensando nisso, elaboramos este guia para compartilhar nossas dicas comprovadas sobre como conduzir retrospectivas online eficazes.

O que torna uma retrospectiva online eficaz?

Aqui na TeamRetro, colocamos em prática o que pregamos, realizando retrospectivas regulares com o objetivo de melhorar nosso produto e nossa equipe.

Em nossa opinião, independentemente do meio utilizado para sua realização, uma retrospectiva eficaz apresenta as seguintes características –

tem uma cadência regular
opera com um entendimento comum do que se espera da equipe
permite que todas as vozes sejam ouvidas
ocorre em um ambiente seguro e sem julgamentos
respeita o tempo previsto
está documentado de forma fácil e concisa
contribui para o ânimo da equipe
apresenta um conjunto claro de ações para o próximo sprint e um entendimento comum sobre quem é responsável pela sua execução

Garantir que esses resultados sejam alcançados em um ambiente online resume-se a dois elementos fundamentais

Um ambiente online propício à realização de retrospectivas
Técnicas adequadas de facilitação online

Veja como fazer isso.

Passo 1 – Preparar o ambiente online (Configurar o Palco Virtual)

Pense no espaço onde você e sua equipe realizam suas retrospectivas presenciais –

Você pode estar usando um quadro branco, com os membros da equipe se revezando para se levantar e fazer anotações, ou talvez colando post-its em um quadro.
Os participantes podem dar uma breve explicação ou fazer um comentário ao apresentar cada um de seus pontos, antes de a equipe discutir o assunto mais detalhadamente. Se houver um impasse, é possível que o assunto seja debatido até que se chegue a um consenso.
É possível que você perceba que está na hora de encerrar quando vir as pessoas indo almoçar ou ouvir alguém bater na porta da sala de reuniões.

É evidente que, embora o que foi descrito acima possa funcionar para os membros da equipe que trabalham no escritório, o mesmo não se aplica àqueles que trabalham remotamente; obviamente, é preciso adaptar essas práticas ao ambiente virtual. Embora isso possa exigir algum investimento, um ambiente que ofereça o mesmo apoio tanto aos participantes que trabalham no local quanto aos que trabalham remotamente constitui uma valiosa medida de mitigação de riscos em vários níveis.

Escolha sua ferramenta de retrospectiva online

Ferramentas online para retrospectivas foram desenvolvidas tendo em mente tanto equipes remotas quanto equipes que trabalham no mesmo local, e oferecem um processo organizado para a realização de uma retrospectiva.

Existem inúmeras ferramentas, mas, em geral, elas devem ser projetadas para –

facilitar a facilitação
ser seguro, rápido e confiável
abordar anti-padrões retrospectivos comuns
criar um espaço seguro e equitativo
capturar facilmente as contribuições de todos os participantes
registrar e acompanhar as tarefas pendentes
avaliar a eficácia das reuniões
apresente as ideias uma a uma para garantir que todos estejam atentos
melhora sua ferramenta de videoconferência
integra tarefas ao seu fluxo de trabalho

Escolha sua ferramenta de comunicação

Você vai usar videoconferência, teleconferência ou vai recorrer ao VoIP?

O mecanismo que sua equipe utiliza para complementar sua ferramenta de retrospectiva online determinará as técnicas de facilitação empregadas para apoiar o próprio processo de retrospectiva.

Por exemplo, utilizamos videoconferências e um sistema de mensagens interno, como o Zoom e o Slack, para facilitar nossas retrospectivas online em tempo real.

Nossas câmeras estão ligadas e os microfones estão ativados (isso significa que nosso facilitador pode ver que estamos participando).
De vez em quando, são compartilhados links para documentos e outros arquivos em um canal de mensagens dedicado e seguro.
O Scrum Master pode compartilhar sua tela durante toda a retrospectiva, conforme necessário.

Faça um ensaio

Realizar retrospectivas com uma equipe remota é muito difícil de se fazer de improviso; sem a facilidade de estar no mesmo local, pode ser complicado comunicar decisões de última hora, delegar a função de Scrum Master, alterar horários etc. Essas situações também são extremamente frustrantes e geram um sentimento de isolamento para a equipe.

A importância do planejamento e do acompanhamento não pode ser subestimada. Embora seja necessária alguma disciplina para colocar isso em prática, o retorno (economia de tempo, retrospectiva focada, alinhamento da equipe) valerá a pena.

Para garantir que o espaço virtual seja adequado para a realização de retrospectivas, é importante certificar-se de que –

Todos os participantes sabem como usar a tecnologia, por isso é útil fazer um ensaio.
A tecnologia funciona, portanto, é possível resolver antecipadamente os problemas relacionados a VPNs domésticas e baixa conectividade.
existe um processo simples e consensual que as pessoas podem seguir.

A maneira mais simples de fazer isso é ensaiar ou simular uma retrospectiva. Dessa forma, sua equipe poderá comprovar que tanto a ferramenta de retrospectiva quanto os mecanismos de comunicação funcionam, e saberá como utilizá-los!

Antes da sua retrospectiva

Crie uma rotina, reservando um horário fixo na agenda de todos. Certifique-se de que todos os membros da equipe tenham dado prioridade à retrospectiva, dando-lhes tempo suficiente para organizar seus compromissos (filhos, etc.) e verifique se os fusos horários estão alinhados.

Elabore um acordo de equipe; essas são as “regras da casa” para a própria reunião retrospectiva e um exercício que vale a pena fazer com sua equipe. Isso contribui para a construção da cultura da equipe e define como as pessoas interagem entre si. Itens como “não faremos várias tarefas ao mesmo tempo” (o que é sempre tentador durante reuniões virtuais internas) ou “sempre rir das piadas, mesmo das ruins” podem ser incluídos. O acordo não é imutável e pode ser atualizado a qualquer momento.

Escolha um modelo que atenda às necessidades da sua retrospectiva e da sua equipe. Se você está procurando uma maneira de ajudar sua equipe a reestruturar os desafios, a Retrospectiva de Netball pode ser o que você está procurando; se sua equipe se dá bem com uma abordagem direta, a Retrospectiva O que Funciona e o que Não Funciona vai ajudá-la a ir direto ao ponto.

Confirme as opções que você deseja aplicar ao seu modelo. Adicionar um ROTI pode ajudar a avaliar a eficácia da reunião; permitir que os participantes adicionem reações, comentários ou GIFs pode aumentar a participação e trazer um toque de diversão à retrospectiva.

Leve em consideração a segurança psicológica do ambiente. Se sua equipe é nova, está buscando construir confiança ou se você deseja garantir que as personalidades não influenciem a percepção das ideias, permitir que os participantes contribuam anonimamente ou usem um pseudônimo pode ajudar a nivelar o campo de ação.

Compartilhe o modelo para neutralizar o viés de recência. Ao enviar o modelo no início do sprint com a página de brainstorming aberta, os membros da equipe podem adicionar notas sempre que quiserem durante o sprint.

(Caso ainda não tenha sido feito) distribua as ações pendentes da última retrospectiva para lembrar a equipe do que foi acordado anteriormente. Isso garantirá que ninguém se sinta pego de surpresa durante a própria retrospectiva.

Etapa 2 – Realizar a retrospectiva (coletar dados)

Comece com um quebra-gelo, uma atividade simples, uma tarefa ou um jogo que ajude as pessoas a estabelecerem conexões e criarem um clima de confiança.

Comece então com uma visão geral da retrospectiva para garantir que todos estejam em sintonia. Isso pode incluir uma rápida revisão do acordo da equipe e das etapas do processo que compõem a retrospectiva.

Fique de olho no tempo, ou seja, comece na hora certa e fique atento ao relógio. O Timeboxing é uma ótima maneira de fazer isso.

Maximize o envolvimento durante toda a retrospectiva com –

progressão baseada na aprovação dos participantes (perguntas como “todos estão de acordo em seguir em frente?”, “podemos passar para a próxima etapa?”)
solicitando esclarecimentos sobre ideias e respostas
entrar em contato com os participantes mais reservados

Aproveite a ferramenta de retrospectiva online para facilitar o processo e não tenha medo de voltar um passo atrás. A ferramenta existe para que você não precise se lembrar do que vem a seguir, mas isso não significa que você não possa voltar atrás, se necessário.

Etapa 3 – Procure maneiras de melhorar (Decida o que fazer)

Depois de priorizar e discutir os pontos-chave, um elemento fundamental da retrospectiva — e, na verdade, do ágil — é determinar quais são os próximos passos para melhorar os processos, aumentar o valor, resolver problemas ou simplesmente fazer experiências.

Dê à equipe espaço e tempo para apresentar possíveis soluções e propostas de ação que os demais possam debater.

Registre as ações a serem realizadas à medida que forem propostas, confirmando se foram registradas corretamente no momento.

Analise todas as tarefas pendentes (incluindo as que ainda não foram concluídas) e marque aquelas que já foram realizadas. Sempre associe cada tarefa a uma data e a uma pessoa responsável pela sua execução. Este é um bom momento para discutir os fatores que possam estar impedindo a realização de uma tarefa ou quaisquer obstáculos que possam atrasá-la.

Etapa 4 – Encerramento (Encerrar a retrospectiva)

Conclua resumindo os principais pontos abordados, as ações acordadas, a data e a hora da próxima retrospectiva e agradecendo a todos pela participação.

Compartilhe o resumo da retrospectiva juntamente com as ações acordadas.

Acompanhar a equipe para ajudá-la a manter o compromisso e eliminar obstáculos

Se forem conduzidas da maneira correta, as retrospectivas remotas podem agregar um valor imenso à sua equipe.

Pronto para rodar seu jogo retrô?

O uso de uma ferramenta de retrospectiva online, como o TeamRetro, permite que o Scrum Master ou o facilitador da reunião se concentre nas necessidades da equipe, em vez de nos aspectos técnicos da retrospectiva online. Ideias e comentários podem ser capturados instantaneamente e priorizados para discussão. As ações podem ser rastreadas, compartilhadas ou integradas e acompanhadas na próxima reunião. Cada membro da equipe tem igual oportunidade de contribuir em um espaço psicologicamente seguro, e o tempo pode ser limitado para garantir que todos permaneçam focados na tarefa.

A TeamRetro cuida de todo o processo para que os participantes possam se concentrar nas conversas e nas ações a serem implementadas. Não precisa acreditar apenas na nossa palavra – você pode experimentar uma variedade de retrospectivas ou se inscrever para um teste gratuito (sem precisar de cartão de crédito).

Aproveite esse dia retrô!