Online retrospectives voor teams die op afstand werken

Zoals enige tijd geleden voorspeld en recentelijk in een stroomversnelling is geraakt, blijft de populariteit van werken op afstand in hoog tempo toenemen.

Of het nu gaat om gedeeltelijk of volledig werken op afstand, de voordelen van een dergelijk personeelsbestand zijn moeilijk te negeren –

verhoogde productiviteit en groter bereik
lagere kosten
toegang tot een gevarieerd aanbod aan talent
een lager personeelsverloop en een hogere tevredenheid onder het personeel

In de context van agile is de retrospective van cruciaal belang voor het succes van een team. Gezien de toenemende populariteit van werken op afstand ligt het dan ook voor de hand dat het voor een iteratiemanager of Scrum Master belangrijk is om een online retrospective net zo effectief te kunnen begeleiden als een retrospective waarbij men fysiek bij elkaar is.

Met dit in gedachten hebben wij het volgende overzicht samengesteld om onze beproefde tips voor het houden van effectieve online retrospectieven met u te delen.

Wat maakt een online retrospective effectief?

Bij TeamRetro brengen wij onze woorden in de praktijk en houden wij regelmatig retrospectieven om ons product en ons team te verbeteren.

Vanuit ons perspectief bezien heeft een effectieve retrospective, ongeacht de vorm waarin deze wordt gepresenteerd, de volgende kenmerken –

heeft een regelmatig ritme
werkt op basis van een gezamenlijk begrip van wat er van het team wordt verwacht
zorgt ervoor dat alle stemmen gehoord worden
vindt plaats in een veilige omgeving waar niemand wordt veroordeeld
houdt zich aan de toegewezen tijd
wordt eenvoudig en beknopt gedocumenteerd
draagt bij aan het moreel van het team
biedt een duidelijk overzicht van de acties voor de volgende sprint en zorgt voor een gezamenlijk begrip over wie verantwoordelijk is voor de uitvoering daarvan

Om ervoor te zorgen dat deze resultaten in een online omgeving worden gerealiseerd, komt het neer op twee essentiële elementen

Een online omgeving die retrospectieven ondersteunt
Geschikte technieken voor het leiden van online bijeenkomsten

Zo gaat u te werk.

Stap 1 – De online omgeving voorbereiden (de virtuele omgeving opzetten)

Denk eens na over de ruimte waarin u en uw team uw face-to-face retrospectieven houden –

Misschien maakt u gebruik van een whiteboard waarop teamleden om de beurt opstaan om iets toe te voegen, of misschien plakt u post-its op een bord.
Deelnemers kunnen bij het naar voren brengen van elk van hun punten een korte toelichting of opmerking geven, voordat het team de zaken uitgebreider bespreekt. Mocht er een impasse ontstaan, dan is het mogelijk dat er verder wordt gepraat totdat er consensus is bereikt.
Het kan zijn dat u weet dat het tijd is om af te ronden wanneer u ziet dat mensen naar de lunch gaan, of wanneer u een klop op de deur van de vergaderzaal hoort.

Het is duidelijk dat het bovenstaande weliswaar kan werken voor de teamleden die op kantoor werken, maar dat dit niet geldt voor degenen die op afstand werken; het bovenstaande moet uiteraard worden vertaald naar een virtuele omgeving. Hoewel dit wellicht enige investering vereist, vormt een omgeving die zowel deelnemers op kantoor als deelnemers op afstand in gelijke mate ondersteunt, op vele niveaus een waardevolle maatregel ter beperking van risico’s.

Kies uw online tool voor retrospectives

Online tools voor retrospectieven zijn ontwikkeld met het oog op zowel teams die op afstand werken als teams die op één locatie zijn gevestigd, en bieden een gestructureerd proces voor het houden van een retrospective.

Er bestaat een ontelbaar aantal hulpmiddelen, maar over het algemeen zouden deze ontworpen moeten zijn om –

faciliteren eenvoudig maken
veilig, snel en betrouwbaar zijn
veelvoorkomende retrospectieve anti-patronen aanpakken
een veilige, rechtvaardige omgeving creëren
de bijdragen van alle deelnemers eenvoudig vastleggen
actiepunten vastleggen en bijhouden
de effectiviteit van vergaderingen meten
presenteer de ideeën één voor één om ervoor te zorgen dat iedereen zijn aandacht erbij houdt
vormt een aanvulling op uw videoconferentietool
integreert actiepunten in uw workflow

Kies uw communicatiemiddel

Gaat u gebruikmaken van videoconferenties, teleconferenties of kiest u voor VoIP?

De werkwijze die uw team hanteert ter aanvulling op uw online retrospective-tool zal bepalend zijn voor de faciliteringstechnieken die worden ingezet ter ondersteuning van het retrospectieve-proces zelf.

Wij maken bijvoorbeeld gebruik van videoconferenties en een intern berichtensysteem, zoals Zoom en Slack, ter ondersteuning van onze realtime online retrospectieven.

Onze beeldschermen staan aan en onze microfoons zijn ingeschakeld (dit betekent dat onze begeleider kan zien dat wij actief deelnemen).
Van tijd tot tijd worden links naar documenten en andere bestanden gedeeld via een speciaal daarvoor bestemd en beveiligd berichtenkanaal.
De scrummaster kan tijdens de retrospective indien nodig zijn of haar scherm delen.

Overweeg een proefdraai

Het is erg moeilijk om op korte termijn retrospectieven te organiseren voor medewerkers die op afstand werken; zonder het gemak van een gezamenlijke werkplek kan het lastig zijn om last-minute beslissingen door te geven, de rol van Scrum Master te delegeren, tijden aan te passen, enzovoort. Deze zaken zijn bovendien buitengewoon frustrerend en zorgen ervoor dat het team zich geïsoleerd voelt.

Het belang van planning en het volhouden daarvan kan niet genoeg worden benadrukt. Hoewel hiervoor wellicht enige discipline vereist is, zal het resultaat (tijdwinst, een doelgerichte retrospective, afstemming binnen het team) de moeite zeker waard zijn.

Om ervoor te zorgen dat de virtuele ruimte geschikt is voor het houden van retrospectieven, is het raadzaam om ervoor te zorgen dat –

Alle deelnemers weten hoe ze de technologie moeten gebruiken, dus een proefdraai is nuttig.
De technologie werkt, zodat problemen met VPN’s thuis en een slechte verbinding al van tevoren kunnen worden opgelost.
Er is een eenvoudige en algemeen aanvaarde procedure die mensen kunnen volgen.

De eenvoudigste manier om dit te bereiken, is door een retrospectieve te oefenen of door te nemen. Op deze manier kan uw team aantonen dat zowel het retrospectieve-instrument als de communicatiemechanismen goed functioneren, en weten zij hoe zij deze moeten gebruiken!

Voorafgaand aan uw retrospectieve

Zorg voor een vast ritme door een vast tijdstip in ieders agenda te reserveren. Zorg ervoor dat alle teamleden de retrospective als prioriteit beschouwen door hen ruim de tijd te geven om hun verplichtingen (kinderen enz.) te regelen en controleer nogmaals of de tijdzones op elkaar zijn afgestemd.

Stel een teamovereenkomst** op;** dit zijn de ‘huisregels’ voor de retrospectieve zelf, en een waardevolle oefening om samen met uw team uit te voeren. Dit draagt bij aan het opbouwen van de teamcultuur en de manier waarop mensen met elkaar omgaan. Zaken als „we doen niet aan multitasking“ (wat altijd verleidelijk is tijdens interne virtuele vergaderingen), of „lachen altijd om grappen, zelfs de slechte“ zouden hierin kunnen worden opgenomen. De overeenkomst staat niet in steen gebeiteld en kan op elk moment worden bijgewerkt.

Kies een sjabloon dat aansluit bij de behoeften van uw retrospectieve en uw team. Als u op zoek bent naar een manier om uw team te helpen uitdagingen in een ander perspectief te plaatsen, is de Netball-retrospective wellicht wat u zoekt; als uw team goed functioneert met een directe aanpak, zal de Working Not Working-retrospective hen helpen om meteen ter zake te komen.

Bevestig de opties die u op uw sjabloon wilt toepassen. Door een ROTI toe te voegen, kunt u de effectiviteit van de vergadering beter beoordelen; door deelnemers de mogelijkheid te bieden reacties, opmerkingen of GIF’s toe te voegen, kunt u de participatie vergroten en de retrospective een vleugje plezier geven.

Houd rekening met de psychologische veiligheid van de omgeving. Als uw team nog nieuw is en u vertrouwen wilt opbouwen, of als u ervoor wilt zorgen dat persoonlijkheden de beoordeling van ideeën niet beïnvloeden, kan het helpen om deelnemers anoniem te laten bijdragen of een alias te laten gebruiken, zodat iedereen op gelijke voet staat.

De sjabloon delen om recency bias tegen te gaan. Door de sjabloon aan het begin van de sprint te versturen terwijl de brainstormpagina geopend is, kunnen teamleden tijdens de sprint op elk gewenst moment aantekeningen toevoegen.

(Indien dit nog niet is gebeurd) verspreid dan de actiepunten van de vorige retrospectieve om het team eraan te herinneren wat er eerder is afgesproken. Zo zorgt u ervoor dat niemand het gevoel heeft dat hij of zij tijdens de retrospectieve zelf voor een verrassing komt te staan.

Stap 2 – Voer de retrospective uit (verzamel gegevens)

Begin met een ijsbreker, een eenvoudige activiteit, opdracht of spel waarmee mensen contact kunnen leggen en een band kunnen opbouwen. Onze gratis ijsbrekerspellen werken rechtstreeks in de browser — ideaal voor teams op afstand die vanaf elke locatie deelnemen.

Begin vervolgens met een overzicht van de retrospective om ervoor te zorgen dat iedereen op dezelfde golflengte zit. Hierbij kunt u kort de teamafspraken en de stappen van het retrospectieveproces doornemen.

Houd de tijd goed in de gaten; dit betekent dat u op tijd begint en de klok in de gaten houdt. Timeboxing is een uitstekende manier om dit te doen.

Maximaliseer de betrokkenheid gedurende de hele retrospectieve met –

voortgang op basis van toestemming (vragen als ‘is iedereen het ermee eens om verder te gaan?’, ‘kunnen we naar de volgende stap gaan?’)
om verduidelijking van ideeën en reacties vragen
contact opnemen met de meer terughoudende deelnemers

Maak gebruik van de online tool voor retrospectives om het proces te ondersteunen en aarzel niet om een stap terug te doen. De tool is er juist om u te helpen, zodat u niet hoeft te onthouden wat de volgende stap is; dat wil echter niet zeggen dat u indien nodig geen stap terug kunt doen.

Stap 3 – Zoek naar manieren om verbeteringen aan te brengen (bepaal wat u gaat doen)

Nu de belangrijkste punten zijn geprioriteerd en besproken, is een essentieel onderdeel van de retrospective – en in feite van agile – het vaststellen van de volgende stappen om processen te verbeteren, de waarde te vergroten, problemen op te lossen of gewoonweg te experimenteren.

Geef het team de ruimte en de tijd om mogelijke oplossingen en voorgestelde maatregelen te bedenken waarover de anderen kunnen beraadslagen.

Leg actiepunten vast zodra deze worden voorgesteld, en controleer ter plekke of ze correct zijn genoteerd.

Neem alle actiepunten door (inclusief de nog openstaande) en vink de punten af die zijn afgehandeld. Koppel aan elk actiepunt altijd een datum en een verantwoordelijke persoon. Dit is een goed moment om te bespreken welke factoren de uitvoering van een actie zouden kunnen belemmeren of welke obstakels de voortgang zouden kunnen vertragen.

Stap 4 – Afronden (de retrospective afsluiten)

Sluit af met een samenvatting van de belangrijkste behandelde onderwerpen, de afgesproken acties, de datum en het tijdstip van de volgende retrospective, en bedank iedereen voor hun deelname.

Deel de samenvatting van de retrospective, samen met de overeengekomen actiepunten.

Houd contact met het team om hen te helpen hun verantwoordelijkheid te nemen en belemmeringen weg te nemen

Indien op de juiste wijze uitgevoerd, kunnen retrospectieven op afstand een enorme meerwaarde voor uw team opleveren.

Bent u klaar om uw retro te laten draaien?

Door gebruik te maken van een online retrospectieve-tool zoals TeamRetro kan de Scrum Master of de vergaderbegeleider zich richten op de behoeften van het team in plaats van op de technische aspecten van de online retrospectieve. Ideeën en opmerkingen kunnen direct worden vastgelegd en geprioriteerd voor bespreking. Actiepunten kunnen worden bijgehouden, gedeeld of geïntegreerd en tijdens de volgende vergadering worden opgevolgd. Ieder teamlid krijgt gelijke kansen om bij te dragen in een psychologisch veilige omgeving, en er kan een tijdslimiet worden ingesteld om ervoor te zorgen dat iedereen bij de taak blijft.

TeamRetro neemt het proces voor zijn rekening, zodat deelnemers zich kunnen concentreren op gesprekken en vervolgacties. U hoeft ons niet op ons woord te geloven – u kunt t verschillende retrospectives uitproberen of u aanmelden voor een gratis proefperiode (zonder creditcard).

Veel plezier met de retro!