Jak skutecznie przeprowadzać retrospektywy online z zespołami pracującymi zdalnie i rozproszonymi

Jak przewidywano już jakiś czas temu, a co ostatnio nabrało tempa, popularność pracy zdalnej nadal szybko rośnie.

Niezależnie od tego, czy praca odbywa się częściowo, czy całkowicie zdalnie, trudno nie dostrzec korzyści płynących z takiego modelu zatrudnienia –

• wzrost wydajności i zasięgu
• obniżenie kosztów
• dostęp do zróżnicowanej puli talentów
• wyższy poziom utrzymania pracowników oraz ich zadowolenia

W kontekście metodologii agile retrospektywa ma kluczowe znaczenie dla sukcesu zespołu. Biorąc zatem pod uwagę rosnącą popularność pracy zdalnej, oczywiste jest, że menedżer iteracji lub Scrum Master powinien umieć poprowadzić retrospektywę online równie skutecznie, jak tę odbywającą się osobiście.

Mając to na uwadze, przygotowaliśmy poniższy materiał, aby podzielić się z Państwem naszymi sprawdzonymi wskazówkami dotyczącymi prowadzenia skutecznych retrospektyw online.

Co decyduje o skuteczności retrospektywy online?

W TeamRetro stosujemy się do własnych zasad, organizując regularne retrospektywy w celu doskonalenia naszego produktu i naszego zespołu.

Z naszego punktu widzenia, niezależnie od formy, w jakiej jest przeprowadzana, skuteczna retrospektywa charakteryzuje się następującymi cechami –

• charakteryzuje się regularnym rytmem
• działa w oparciu o wspólne rozumienie tego, czego oczekuje się od zespołu
• umożliwia, by wszystkie głosy zostały wysłuchane
• odbywa się w bezpiecznej przestrzeni, wolnej od osądów
• przestrzega wyznaczonego czasu
• jest łatwo i zwięźle udokumentowane
• podnosi morale zespołu
• zapewnia jasny zestaw działań na następny sprint oraz wspólne zrozumienie co do tego, kto jest odpowiedzialny za ich realizację

Zapewnienie osiągnięcia tych rezultatów w środowisku internetowym sprowadza się do dwóch kluczowych elementów

• Środowisko internetowe sprzyjające przeprowadzaniu retrospektyw
• Odpowiednie techniki prowadzenia spotkań online

Oto jak to zrobić.

Krok 1 – Przygotowanie środowiska internetowego (stworzenie wirtualnej sceny)

Proszę zastanowić się nad przestrzenią, w której Państwo i Państwa zespół prowadzą retrospektywy w trybie stacjonarnym –

• Być może korzystają Państwo z tablicy, na której członkowie zespołu na zmianę wstają i dodają do niej informacje, a może przyklejają karteczki samoprzylepne na tablicy.
• Uczestnicy mogą przedstawić krótkie wyjaśnienie lub komentarz przy dodawaniu każdego ze swoich punktów, zanim zespół przystąpi do szerszej dyskusji. W przypadku impasu możliwe jest kontynuowanie rozmów aż do osiągnięcia konsensusu.
• Być może zorientują się Państwo, że nadszedł czas na zakończenie spotkania, gdy zobaczą Państwo, że uczestnicy kierują się na lunch, lub usłyszą Państwo pukanie do drzwi sali konferencyjnej.

Oczywiste jest, że choć powyższe rozwiązania mogą sprawdzać się w przypadku członków zespołu pracujących w biurze, nie można tego samego powiedzieć o osobach pracujących zdalnie; powyższe zasady należy oczywiście przenieść do przestrzeni wirtualnej. Chociaż może to wymagać pewnych nakładów finansowych, środowisko, które w równym stopniu wspiera zarówno uczestników pracujących w tym samym miejscu, jak i zdalnie, stanowi cenne rozwiązanie ograniczające ryzyko na wielu płaszczyznach.

Wybierz narzędzie do przeprowadzania retrospektywy online

Narzędzia do przeprowadzania retrospektyw online zostały opracowane z myślą zarówno o zespołach pracujących zdalnie, jak i w jednym miejscu, i zapewniają uporządkowany proces przeprowadzania retrospektywy.

Istnieje niezliczona ilość narzędzi, jednak ogólnie rzecz biorąc, powinny one być zaprojektowane tak, aby –

• ułatwienie prowadzenia spotkań
• być bezpieczne, szybkie i niezawodne
• zająć się typowymi antywzorami z retrospektywy
• stworzyć bezpieczną i opartą na zasadach sprawiedliwości przestrzeń
• z łatwością rejestrować wypowiedzi wszystkich uczestników
• rejestrowanie i śledzenie zadań do wykonania
• ocena skuteczności spotkań
• proszę przedstawiać pomysły jeden po drugim, aby wszyscy mogli się na nich skupić
• rozszerza możliwości Państwa narzędzia do wideokonferencji
• włącza zadania do Państwa procesu pracy

Proszę wybrać narzędzie komunikacyjne

Czy będą Państwo korzystać z wideokonferencji, telekonferencji, czy też będą Państwo korzystać z technologii VoIP?

Mechanizm, z którego korzysta Państwa zespół jako uzupełnienie narzędzia do przeprowadzania retrospektyw online, będzie miał wpływ na wybór technik facylitacyjnych stosowanych w celu wsparcia samego procesu retrospektywy.

Korzystamy na przykład z narzędzi do wideokonferencji oraz wewnętrznych systemów komunikacyjnych, takich jak Zoom i Slack, aby wspierać nasze retrospektywy online prowadzone w czasie rzeczywistym.

• Nasze ekrany są włączone, a mikrofony nie są wyciszone (oznacza to, że nasz moderator widzi, że bierzemy udział w spotkaniu).
• Od czasu do czasu na specjalnym, bezpiecznym kanale komunikacyjnym udostępniane są linki do dokumentów i innych plików.
• W razie potrzeby scrum master może udostępniać swój ekran przez cały czas trwania retrospektywy.

Proszę rozważyć przeprowadzenie próby generalnej

Przeprowadzanie retrospektyw dla pracowników pracujących zdalnie jest bardzo trudne do zorganizowania w ostatniej chwili; bez wygody wynikającej z przebywania w jednym miejscu może być trudno przekazać decyzje podjęte w ostatniej chwili, powierzyć rolę Scrum Mastera, zmienić terminy itp. Takie sytuacje są również niezwykle frustrujące i powodują poczucie izolacji wśród członków zespołu.

Nie można nie doceniać znaczenia planowania i konsekwentnej realizacji. Chociaż osiągnięcie tego celu może wymagać pewnej dyscypliny, korzyści (oszczędność czasu, ukierunkowana retrospektywa, spójność zespołu) z pewnością będą tego warte.

Aby zapewnić, że przestrzeń wirtualna nadaje się do prowadzenia retrospektyw, warto zadbać o to, aby –

• Wszyscy uczestnicy wiedzą, jak korzystać z tej technologii, dlatego warto przeprowadzić próbę generalną.
• Technologia ta sprawdza się, dzięki czemu można z wyprzedzeniem zająć się kwestią domowych sieci VPN oraz słabej łączności.
• istnieje prosty i powszechnie przyjęty proces, z którego mogą Państwo skorzystać.

Najprostszym sposobem na osiągnięcie tego celu jest przećwiczenie lub przeprowadzenie retrospektywy. W ten sposób Państwa zespół może wykazać, że zarówno narzędzie do przeprowadzania retrospektywy, jak i mechanizmy komunikacyjne działają, a także że wie, jak z nich korzystać!

Przed retrospektywą

Należy zapewnić regularność spotkań poprzez zarezerwowanie stałego terminu w harmonogramach wszystkich uczestników. Należy zadbać o to, by wszyscy członkowie zespołu potraktowali retrospektywę jako priorytet, zapewniając im wystarczająco dużo czasu na zorganizowanie swoich obowiązków (np. opieka nad dziećmi itp.) oraz upewniając się, że strefy czasowe są zsynchronizowane.

Opracujcie umowę zespołową; są to „zasady wewnętrzne” dotyczące samego spotkania retrospektywnego i warto je ustalić wspólnie z zespołem. Ma to na celu budowanie kultury zespołowej oraz kształtowanie sposobu, w jaki członkowie zespołu wchodzą ze sobą w interakcje. Można w nim uwzględnić takie zasady, jak „nie będziemy wykonywać wielu zadań jednocześnie” (co zawsze jest kuszące podczas wewnętrznych spotkań wirtualnych) lub „zawsze śmiejmy się z żartów, nawet tych kiepskich”. Umowa nie jest niezmienna i można ją aktualizować w dowolnym momencie.

Proszę wybrać szablon, który będzie odpowiadał potrzebom Państwa retrospektywy i zespołu. Jeśli szukają Państwo sposobu, aby pomóc zespołowi spojrzeć na wyzwania z innej perspektywy, Retrospektywa Netball może okazać się tym, czego Państwo szukają; jeśli Państwa zespół dobrze radzi sobie z bezpośrednim podejściem, Retrospektywa „Working Not Working” pomoże mu przejść od razu do sedna sprawy.

Proszę potwierdzić opcje, które chcą Państwo zastosować w swoim szablonie. Dodanie elementu ROTI może pomóc w ocenie skuteczności spotkania, a umożliwienie uczestnikom dodawania reakcji, komentarzy lub plików GIF może zwiększyć zaangażowanie i wprowadzić element zabawy do retrospektywy.

Proszę wziąć pod uwagę poczucie bezpieczeństwa psychicznego w tej przestrzeni. Jeśli Państwa zespół jest nowy i stara się zbudować wzajemne zaufanie lub jeśli chcą Państwo zapewnić, by osobiste cechy poszczególnych osób nie wpływały na postrzeganie pomysłów, umożliwienie uczestnikom anonimowego zabierania głosu lub korzystania z pseudonimów może pomóc w wyrównaniu szans.

Udostępnijcie szablon, aby przeciwdziałać efektowi świeżości. Wysyłając szablon na początku sprintu przy otwartej stronie burzy mózgów, członkowie zespołu mogą dodawać notatki w dowolnym momencie w trakcie trwania sprintu.

(Jeśli jeszcze tego nie zrobiono) proszę przekazać członkom zespołu zadania do realizacji wynikające z ostatniej retrospektywy, aby przypomnieć im o wcześniejszych ustaleniach. Dzięki temu nikt nie będzie miał wrażenia, że podczas samej retrospektywy zostaje zaskoczony.

Krok 2 – Przeprowadzenie retrospektywy (zebranie danych)

Rozpocznijcie spotkanie od lodołamacza, czyli prostego zadania, ćwiczenia lub gry, które pomaga uczestnikom nawiązać kontakty i zbudować dobre relacje. Nasze bezpłatne gry lodołamacze działają bezpośrednio w przeglądarce — doskonale sprawdzają się w przypadku zespołów pracujących zdalnie, które dołączają z dowolnego miejsca.

 Następnie proszę rozpocząć od przedstawienia ogólnego zarysu retrospektywy, aby upewnić się, że wszyscy są na bieżąco. Może to obejmować krótkie omówienie ustaleń zespołu oraz poszczególnych etapów procesu, z których składa się retrospektywa.

 Proszę zwracać uwagę na czas – oznacza to rozpoczęcie pracy o wyznaczonej godzinie oraz śledzenie upływającego czasu. Timeboxing to świetny sposób na realizację tego zadania.

Zmaksymalizujcie zaangażowanie uczestników podczas całej retrospektywy poprzez –

• postęp oparty na zgodzie (pytania typu: „Czy wszyscy są gotowi przejść dalej?”, „Czy możemy przejść do następnego etapu?”)
• zwracanie się z prośbą o wyjaśnienie pomysłów i odpowiedzi
• nawiązywanie kontaktu z mniej aktywnymi uczestnikami

 Skorzystajcie z internetowego narzędzia do retrospektywy, aby wesprzeć ten proces, i nie bójcie się cofnąć o jeden krok. Narzędzie to zostało stworzone właśnie po to, abyście nie musieli pamiętać, co ma nastąpić dalej – nie oznacza to jednak, że w razie potrzeby nie możecie cofnąć się o krok.

Krok 3 – Poszukaj sposobów na poprawę (zdecyduj, co należy zrobić)

Po ustaleniu priorytetów i omówieniu kluczowych kwestii istotnym elementem retrospektywy – a także ogólnie metodologii agile – jest określenie kolejnych kroków mających na celu usprawnienie procesów, zwiększenie wartości, rozwiązanie problemów lub po prostu przeprowadzenie eksperymentów.

Proszę zapewnić zespołowi przestrzeń i czas na opracowanie potencjalnych rozwiązań i propozycji działań, nad którymi pozostali członkowie zespołu będą mogli się zastanowić.

Proszę odnotowywać zadania do wykonania w miarę ich zgłaszania, upewniając się, że zostały one prawidłowo zarejestrowane w danym momencie.

Proszę przejrzeć wszystkie zadania do wykonania (w tym te zaległe) i odhaczyć te, które zostały już zrealizowane. Każde zadanie należy zawsze powiązać z terminem oraz osobą odpowiedzialną za jego realizację. Jest to dobry moment, aby omówić kwestie, które mogą utrudniać realizację zadania, lub wszelkie przeszkody, które mogą ją spowolnić.

Krok 4 – Podsumowanie (zakończenie retrospektywy)

Na zakończenie proszę podsumować główne omówione zagadnienia, uzgodnione działania oraz datę i godzinę kolejnej retrospektywy, a także podziękować wszystkim za udział.

Proszę udostępnić podsumowanie retrospektywy wraz z uzgodnionymi działaniami.

Należy monitorować postępy zespołu, aby pomóc mu w wywiązywaniu się z obowiązków oraz eliminować przeszkody

Jeśli przeprowadzi się je w odpowiedni sposób, zdalne retrospektywy mogą przynieść Państwa zespołowi ogromne korzyści.

Czy są Państwo gotowi, by uruchomić swoje urządzenie w stylu retro?

Korzystanie z internetowego narzędzia do retrospektyw, takiego jak TeamRetro, pozwala Scrum Masterowi lub moderatorowi spotkania skupić się na potrzebach zespołu, a nie na technicznych aspektach przeprowadzania retrospektywy online. Pomysły i uwagi można natychmiast rejestrować oraz ustalać ich priorytety na potrzeby dyskusji. Działania można śledzić, udostępniać lub integrować, a następnie podjąć dalsze kroki podczas kolejnego spotkania. Każda osoba w zespole ma równe szanse na wniesienie wkładu w przestrzeni zapewniającej bezpieczeństwo psychologiczne, a czas trwania sesji można ograniczyć, aby zapewnić, że wszyscy skupią się na zadaniu.

TeamRetro zajmuje się całym procesem, dzięki czemu uczestnicy mogą skupić się na rozmowach i działaniach, które należy podjąć w przyszłości. Nie muszą Państwo wierzyć nam na słowo – mogą Państwo twypróbować różne rodzaje retrospektyw lub zarejestrować się na bezpłatny okres próbny (bez podawania danych karty kredytowej).

Życzę Państwu wspaniałej zabawy w stylu retro!