Jak prowadzić świetne retrospektywy online z zespołami zdalnymi i rozproszonymi?

Jak przewidywano już jakiś czas temu, a co ostatnio nabrało tempa, popularność pracy zdalnej nadal szybko rośnie.

Niezależnie od tego, czy praca odbywa się częściowo, czy całkowicie zdalnie, trudno nie dostrzec zalet takiego modelu zatrudnienia –

większa wydajność i zasięg
obniżenie kosztów
dostęp do zróżnicowanej puli talentów
wyższy poziom utrzymania pracowników i ich zadowolenia

W kontekście metodologii agile retrospektywa ma kluczowe znaczenie dla sukcesu zespołu. Biorąc pod uwagę rosnącą popularność pracy zdalnej, oczywiste jest zatem, że kierownik iteracji lub Scrum Master powinien umieć poprowadzić retrospektywę online równie skutecznie, jak tę odbywającą się osobiście.

Mając to na uwadze, przygotowaliśmy poniższy przewodnik, aby podzielić się z Państwem naszymi sprawdzonymi wskazówkami dotyczącymi prowadzenia skutecznych retrospektyw online.

Co decyduje o skuteczności retrospektywy online?

W TeamRetro stosujemy się do własnych zasad i regularnie organizujemy retrospektywy, aby ulepszać nasz produkt i nasz zespół.

Z naszego punktu widzenia, niezależnie od formy, w jakiej jest realizowana, skuteczna retrospektywa charakteryzuje się następującymi cechami –

ma regularny rytm
działa w oparciu o wspólne rozumienie tego, czego oczekuje się od zespołu
umożliwia wysłuchanie wszystkich opinii
odbywa się w bezpiecznej przestrzeni, wolnej od osądów
przestrzega wyznaczonego czasu
jest łatwo i zwięźle udokumentowane
podnosi morale zespołu
określa jasny zestaw działań na następny sprint oraz zapewnia wspólne zrozumienie co do tego, kto jest odpowiedzialny za ich realizację

Zapewnienie osiągnięcia tych rezultatów w środowisku internetowym sprowadza się do dwóch kluczowych elementów

Środowisko internetowe sprzyjające przeprowadzaniu retrospektyw
Odpowiednie techniki prowadzenia spotkań online

Oto jak to zrobić.

Krok 1 – Przygotowanie środowiska internetowego (skonfigurowanie wirtualnej sceny)

Proszę zastanowić się nad miejscem, w którym Państwo i Państwa zespół organizujecie bezpośrednie retrospektywy –

Być może korzystają Państwo z tablicy, na której członkowie zespołu na zmianę wstają i dodają do niej informacje, a może przyklejają karteczki samoprzylepne do tablicy.
Uczestnicy mogą krótko wyjaśnić lub skomentować każdy z poruszanych przez siebie punktów, zanim zespół przystąpi do szerszej dyskusji. W przypadku impasu możliwe jest przedyskutowanie sprawy do momentu osiągnięcia konsensusu.
Być może zorientuje się Pan/Pani, że nadszedł czas na zakończenie, gdy zobaczy Pan/Pani, że ludzie kierują się na lunch, lub usłyszy Pan/Pani pukanie do drzwi sali konferencyjnej.

Oczywiście, choć powyższe rozwiązania mogą sprawdzać się w przypadku członków zespołu pracujących w biurze, nie można tego samego powiedzieć o osobach pracujących zdalnie; należy je oczywiście dostosować do przestrzeni wirtualnej. Choć może to wymagać pewnych nakładów finansowych, środowisko, które w równym stopniu wspiera zarówno pracowników obecnych na miejscu, jak i zdalnych, stanowi cenne rozwiązanie ograniczające ryzyko na wielu płaszczyznach.

Wybierz narzędzie do przeprowadzania retrospektyw online

Narzędzia do przeprowadzania retrospektyw online zostały opracowane z myślą zarówno o zespołach pracujących zdalnie, jak i stacjonarnie, i zapewniają uporządkowany proces przeprowadzania retrospektyw.

Istnieje niezliczona ilość narzędzi, ale ogólnie rzecz biorąc, powinny one być zaprojektowane tak, aby –

ułatwić prowadzenie spotkań
być bezpieczne, szybkie i niezawodne
zająć się typowymi błędami stosowanymi w projektowaniu retrospektywnym
stworzyć bezpieczną i sprawiedliwą przestrzeń
z łatwością rejestrować wypowiedzi wszystkich uczestników
rejestrować i śledzić zadania do wykonania
ocena skuteczności spotkań
przedstawiać pomysły po kolei, aby wszyscy byli skupieni
rozszerza możliwości Państwa narzędzia do wideokonferencji
włącza zadania do Państwa procesu pracy

Proszę wybrać narzędzie komunikacji

Czy będą Państwo korzystać z wideokonferencji, telekonferencji, czy też zdecydują się Państwo na rozwiązanie VoIP?

Sposób, w jaki Państwa zespół wykorzystuje narzędzie do retrospektyw online, będzie miał wpływ na wybór technik facylitacyjnych stosowanych w celu wsparcia samego procesu retrospektywy.

Korzystamy na przykład z narzędzi do wideokonferencji oraz wewnętrznych komunikatorów, takich jak Zoom i Slack, aby zapewnić płynny przebieg naszych retrospektyw online w czasie rzeczywistym.

Nasze kamery są włączone, a mikrofony włączone (dzięki temu prowadzący widzi, że bierzemy udział w rozmowie).
Od czasu do czasu na specjalnym, bezpiecznym kanale komunikacyjnym udostępniane są linki do dokumentów i innych plików.
W razie potrzeby scrum master może udostępniać swój ekran podczas całej retrospektywy.

Proszę rozważyć przeprowadzenie próby generalnej

Organizowanie retrospektyw dla pracowników pracujących zdalnie jest bardzo trudne do zrealizowania w ostatniej chwili; bez wygody wynikającej z przebywania w jednym miejscu może być trudno przekazać decyzje podjęte w ostatniej chwili, powierzyć rolę Scrum Mastera, zmienić terminy itp. Takie sytuacje są również niezwykle frustrujące i powodują poczucie izolacji wśród członków zespołu.

Nie można nie doceniać znaczenia planowania i konsekwentnej realizacji. Choć może to wymagać pewnej dyscypliny, korzyści (oszczędność czasu, przemyślana retrospektywa, spójność zespołu) z pewnością będą tego warte.

Aby zapewnić, że przestrzeń wirtualna nadaje się do prowadzenia retrospektyw, warto zadbać o to, aby –

Wszyscy uczestnicy wiedzą, jak korzystać z tej technologii, więc warto przeprowadzić próbę generalną.
Technologia ta sprawdza się, dzięki czemu można z wyprzedzeniem zapobiec problemom związanym z domowymi sieciami VPN i słabym połączeniem.
istnieje prosty i powszechnie akceptowany proces, z którego mogą skorzystać zainteresowani.

Najprostszym sposobem na osiągnięcie tego celu jest przećwiczenie lub przeprowadzenie retrospektywy. W ten sposób Państwa zespół będzie mógł pokazać, że zarówno narzędzie do retrospektywy, jak i mechanizmy komunikacji działają, a także że wie, jak z nich korzystać!

Przed retrospektywą

Zadbaj o regularność spotkań, rezerwując stałą porę w harmonogramach wszystkich uczestników. Upewnij się, że wszyscy członkowie zespołu traktują retrospektywę jako priorytet, dając im wystarczająco dużo czasu na zorganizowanie swoich obowiązków (np. opieka nad dziećmi) oraz sprawdzając, czy strefy czasowe są zsynchronizowane.

Opracujcie umowę zespołową; są to „zasady wewnętrzne” dotyczące samego spotkania retrospektywnego i warto je ustalić wspólnie z zespołem. Ma to na celu budowanie kultury zespołowej oraz określenie sposobu, w jaki członkowie zespołu będą ze sobą współpracować. Można w nim uwzględnić takie zasady, jak „nie będziemy wykonywać wielu zadań jednocześnie” (co zawsze jest kuszące podczas wewnętrznych spotkań wirtualnych) lub „zawsze śmiejmy się z żartów, nawet tych kiepskich”. Umowa nie jest niezmienna i można ją aktualizować w dowolnym momencie.

Proszę wybrać szablon, który będzie odpowiadał potrzebom Państwa retrospektywy i zespołu. Jeśli szukają Państwo sposobu, aby pomóc zespołowi spojrzeć na wyzwania z innej perspektywy, Retrospektywa Netball może być tym, czego Państwo szukają; jeśli Państwa zespół dobrze radzi sobie z bezpośrednim podejściem, Retrospektywa „Working Not Working” pomoże mu przejść od razu do sedna sprawy.

Proszę potwierdzić opcje, które chcą Państwo zastosować w swoim szablonie. Dodanie elementu ROTI może pomóc w ocenie skuteczności spotkania, a umożliwienie uczestnikom dodawania reakcji, komentarzy lub GIF-ów może zwiększyć zaangażowanie i wprowadzić element zabawy do retrospektywy.

Proszę wziąć pod uwagę poczucie bezpieczeństwa psychicznego w grupie. Jeśli Państwa zespół jest nowy i stara się zbudować wzajemne zaufanie lub jeśli chcą Państwo uniknąć sytuacji, w której osobiste cechy poszczególnych osób wpływają na postrzeganie pomysłów, umożliwienie uczestnikom anonimowego zabierania głosu lub korzystania z pseudonimów może pomóc w wyrównaniu szans.

Udostępnij szablon, aby przeciwdziałać efektowi świeżości. Wysyłając szablon na początku sprintu przy otwartej stronie burzy mózgów, członkowie zespołu mogą dodawać notatki w dowolnym momencie w trakcie trwania sprintu.

(Jeśli jeszcze tego nie zrobiono) proszę rozesłać listę zadań z ostatniej retrospektywy, aby przypomnieć zespołowi o wcześniejszych ustaleniach. Dzięki temu nikt nie poczuje się zaskoczony podczas samej retrospektywy.

Krok 2 – Przeprowadzenie retrospektywy (Zebranie danych)

Rozpocznij od lodołamacza, czyli prostego zadania, ćwiczenia lub gry, które pomaga uczestnikom nawiązać kontakty i zbudować dobre relacje.

Następnie proszę rozpocząć od krótkiego przeglądu retrospektywy, aby upewnić się, że wszyscy są na bieżąco. Może to obejmować szybkie omówienie ustaleń zespołu oraz poszczególnych etapów procesu, z których składa się retrospektywa.

Proszę zwracać uwagę na czas – oznacza to rozpoczęcie pracy o wyznaczonej godzinie i pilnowanie zegara. Świetnym sposobem na to jest metoda timeboxingu.

Zwiększcie zaangażowanie uczestników podczas retrospektywy dzięki –

postęp oparty na zgodzie (pytania typu: „Czy wszyscy są gotowi przejść dalej?”, „Czy możemy przejść do następnego etapu?”)
zwracając się z prośbą o wyjaśnienie pewnych kwestii i odpowiedzi
nawiązywanie kontaktu z mniej rozmownymi uczestnikami

Skorzystaj z internetowego narzędzia do retrospektywy, aby usprawnić ten proces, i nie bój się cofnąć o krok. Narzędzie to zostało stworzone właśnie po to, by nie trzeba było pamiętać, co ma nastąpić dalej, co nie oznacza jednak, że w razie potrzeby nie można cofnąć się o krok.

Krok 3 – Poszukaj sposobów na poprawę (Zdecyduj, co należy zrobić)

Po ustaleniu priorytetów i omówieniu kluczowych kwestii istotnym elementem retrospektywy, a także całej metodyki agile, jest określenie kolejnych kroków mających na celu usprawnienie procesów, zwiększenie wartości, rozwiązanie problemów lub po prostu przeprowadzenie eksperymentów.

Proszę zapewnić zespołowi przestrzeń i czas na opracowanie potencjalnych rozwiązań i propozycji działań, nad którymi pozostali członkowie zespołu będą mogli się zastanowić.

Proszę odnotowywać zadania do wykonania w miarę ich zgłaszania, upewniając się, że zostały one prawidłowo zapisane w danym momencie.

Proszę przejrzeć wszystkie zadania (w tym te zaległe) i zaznaczyć te, które zostały już zrealizowane. Każde zadanie należy zawsze przypisać do konkretnego terminu oraz osoby odpowiedzialnej za jego wykonanie. Jest to dobry moment, aby omówić kwestie, które mogą utrudniać realizację zadania, lub wszelkie przeszkody, które mogą ją spowolnić.

Krok 4 – Podsumowanie (Zakończenie retrospektywy)

Na zakończenie proszę podsumować główne poruszone kwestie, uzgodnione działania oraz datę i godzinę kolejnej retrospektywy, a także podziękować wszystkim za udział.

Proszę udostępnić podsumowanie retrospektywy wraz z uzgodnionymi działaniami.

Proszę monitorować postępy zespołu, aby pomóc mu w wywiązywaniu się z obowiązków i eliminować przeszkody

Jeśli przeprowadzi się je w odpowiedni sposób, zdalne retrospektywy mogą przynieść zespołowi ogromne korzyści.

Gotowy na przejażdżkę swoim oldtimem?

Korzystanie z internetowego narzędzia do retrospektyw, takiego jak TeamRetro, pozwala Scrum Masterowi lub osobie prowadzącej spotkanie skupić się na potrzebach zespołu, a nie na technicznych aspektach przeprowadzania retrospektywy online. Pomysły i komentarze można natychmiast rejestrować i ustalać ich priorytety do omówienia. Działania można śledzić, udostępniać lub integrować, a następnie podjąć dalsze kroki podczas następnego spotkania. Każda osoba w zespole ma równe szanse na wniesienie wkładu w przestrzeni zapewniającej bezpieczeństwo psychologiczne, a czas trwania spotkania można ograniczyć, aby zapewnić, że wszyscy skupią się na zadaniu.

TeamRetro zajmuje się całym procesem, dzięki czemu uczestnicy mogą skupić się na rozmowach i działaniach, które należy podjąć. Nie muszą Państwo wierzyć nam na słowo – mogą Państwo [wypróbować różne rodzaje retrospektyw]/retrospectives/(/retrospectives/) lub zarejestrować się na bezpłatny okres próbny (bez podawania danych karty kredytowej).

Życzę udanej zabawy w stylu retro!