Jak skutecznie przeprowadzać retrospektywy online z zespołami pracującymi zdalnie i rozproszonymi

Zgodnie z przewidywaniami sprzed pewnego czasu, a ostatnio w wyniku nowych czynników, popularność pracy zdalnej nadal szybko rośnie.

Niezależnie od tego, czy praca odbywa się częściowo, czy całkowicie zdalnie, trudno nie dostrzec korzyści płynących z takiego modelu zatrudnienia –

• wzrost wydajności i zasięgu
• obniżenie kosztów
• dostęp do zróżnicowanej puli talentów
• wyższy poziom utrzymania pracowników oraz ich zadowolenia

W kontekście metodologii agile retrospektywa ma kluczowe znaczenie dla sukcesu zespołu. Biorąc zatem pod uwagę rosnącą popularność pracy zdalnej, logiczne jest, że kierownik iteracji lub Scrum Master powinien umieć poprowadzić retrospektywę online równie skutecznie, jak tę odbywającą się osobiście.

Mając to na uwadze, przygotowaliśmy poniższy materiał, aby podzielić się z Państwem naszymi sprawdzonymi wskazówkami dotyczącymi prowadzenia skutecznych retrospektyw online.

Co decyduje o skuteczności retrospektywy online?

W TeamRetro stosujemy się do własnych zasad, organizując regularne retrospektywy w celu doskonalenia naszego produktu i naszego zespołu.

Z naszego punktu widzenia, niezależnie od formy, w jakiej jest realizowana, skuteczna retrospektywa charakteryzuje się następującymi cechami –

• charakteryzuje się regularnym rytmem
• działa w oparciu o wspólne rozumienie tego, czego oczekuje się od zespołu
• umożliwia, by wszystkie głosy zostały wysłuchane
• odbywa się w bezpiecznej przestrzeni, wolnej od osądów
• przestrzega wyznaczonego czasu
• jest łatwo i zwięźle udokumentowane
• podnosi morale zespołu
• zapewnia jasny zestaw działań na następny sprint oraz wspólne zrozumienie co do tego, kto jest odpowiedzialny za ich realizację

Zapewnienie osiągnięcia tych rezultatów w środowisku internetowym sprowadza się do dwóch kluczowych elementów

• Środowisko internetowe sprzyjające przeprowadzaniu retrospektyw
• Odpowiednie techniki prowadzenia spotkań online

Oto jak to zrobić.

Krok 1 – Przygotowanie środowiska internetowego (przygotowanie wirtualnej sceny)

Proszę zastanowić się nad przestrzenią, w której Państwo wraz z zespołem prowadzą Państwo retrospektywy w trybie bezpośrednim –

• Być może korzystają Państwo z tablicy, na której członkowie zespołu na zmianę wstają i dodają do niej informacje, a może przyklejają karteczki samoprzylepne na tablicy.
• Uczestnicy mogą przedstawić krótkie wyjaśnienie lub komentarz przy dodawaniu każdego ze swoich punktów, zanim zespół przystąpi do szerszej dyskusji na ten temat. W przypadku impasu możliwe jest przedyskutowanie sprawy do momentu osiągnięcia konsensusu.
• Być może zorientują się Państwo, że nadszedł czas na zakończenie spotkania, gdy zobaczą Państwo, że uczestnicy kierują się na lunch, lub usłyszą Państwo pukanie do drzwi sali konferencyjnej.

Oczywiste jest, że choć powyższe rozwiązania mogą sprawdzać się w przypadku członków zespołu pracujących w biurze, nie można tego samego powiedzieć o osobach pracujących zdalnie; powyższe zasady należy oczywiście dostosować do przestrzeni wirtualnej. Choć może to wymagać pewnych nakładów finansowych, środowisko, które w równym stopniu wspiera zarówno uczestników pracujących w tym samym miejscu, jak i zdalnie, stanowi cenne rozwiązanie ograniczające ryzyko na wielu płaszczyznach.

Proszę wybrać narzędzie do przeprowadzania retrospektyw online

Narzędzia do przeprowadzania retrospektyw online zostały opracowane z myślą zarówno o zespołach pracujących zdalnie, jak i pracujących w tym samym miejscu, i zapewniają uporządkowany proces przeprowadzania retrospektywy.

Istnieje niezliczona ilość narzędzi do retrospektyw sprintów, jednak ogólnie rzecz biorąc, powinny one być zaprojektowane tak, aby –

• ułatwienie prowadzenia spotkań
• być bezpieczne, szybkie i niezawodne
• zajmować się typowymi antywzorami z retrospektywy
• stworzyć bezpieczną i opartą na zasadach sprawiedliwości przestrzeń
• z łatwością rejestrować wypowiedzi wszystkich uczestników
• rejestrowanie i śledzenie zadań do wykonania
• ocena skuteczności spotkań
• proszę przedstawiać pomysły jeden po drugim, aby zapewnić, że wszyscy są skupieni
• rozszerza możliwości Państwa narzędzia do wideokonferencji
• włącza zadania do Państwa procesu pracy

Proszę wybrać narzędzie komunikacyjne

Czy będą Państwo korzystać z wideokonferencji, telekonferencji, czy też będą Państwo korzystać z technologii VoIP?

Mechanizm stosowany przez Państwa zespół jako uzupełnienie narzędzia do przeprowadzania retrospektyw online będzie miał wpływ na wybór technik facylitacyjnych wykorzystywanych do wspierania samego procesu retrospektywy.

Korzystamy na przykład z narzędzi do wideokonferencji oraz wewnętrznych systemów komunikacyjnych, takich jak Zoom i Slack, aby wspierać nasze retrospektywy online prowadzone w czasie rzeczywistym.

• Nasze ekrany są włączone, a mikrofony nie są wyciszone (oznacza to, że nasz moderator widzi, że aktywnie uczestniczymy w spotkaniu).
• Od czasu do czasu na specjalnym, bezpiecznym kanale komunikacyjnym udostępniane są linki do dokumentów i innych plików.
• W razie potrzeby scrum master może udostępniać swój ekran przez cały czas trwania retrospektywy.

Proszę rozważyć przeprowadzenie próby generalnej

Przeprowadzanie retrospektyw dla pracowników pracujących zdalnie jest bardzo trudne do zrealizowania w trybie doraźnym; bez wygody wynikającej z przebywania w tym samym miejscu może być trudno przekazać decyzje podjęte w ostatniej chwili, powierzyć rolę Scrum Mastera, zmienić terminy itp. Takie sytuacje są również niezwykle frustrujące i powodują poczucie izolacji wśród członków zespołu.

Nie można nie doceniać znaczenia planowania i konsekwentnej realizacji. Chociaż osiągnięcie tego celu może wymagać pewnej dyscypliny, korzyści (oszczędność czasu, ukierunkowana retrospektywa, spójność zespołu) będą tego warte.

Aby zapewnić, że przestrzeń wirtualna nadaje się do prowadzenia retrospektyw, warto zadbać o to, by –

• Wszyscy uczestnicy wiedzą, jak korzystać z tej technologii, dlatego warto przeprowadzić próbę generalną.
• Technologia ta działa, dzięki czemu można z wyprzedzeniem zapobiec problemom związanym z domowymi sieciami VPN i słabym połączeniem.
• istnieje prosty i powszechnie przyjęty proces, którego należy przestrzegać.

Najprostszym sposobem na osiągnięcie tego celu jest przećwiczenie lub przeprowadzenie symulacji retrospektywy. W ten sposób Państwa zespół może wykazać, że zarówno narzędzie do retrospektywy, jak i mechanizmy komunikacji działają, a także że wie, jak z nich korzystać!

Przed retrospektywą

Należy zapewnić regularność spotkań poprzez zarezerwowanie stałego terminu w harmonogramach wszystkich uczestników. Należy zadbać o to, by wszyscy członkowie zespołu potraktowali retrospektywę jako priorytet, zapewniając im wystarczającą ilość czasu na zorganizowanie swoich obowiązków (np. związanych z dziećmi) oraz upewniając się, że strefy czasowe są zsynchronizowane.

Opracujcie umowę zespołową****; są to „zasady wewnętrzne” dotyczące samego spotkania retrospektywnego i warto je ustalić wspólnie z zespołem. Ma to na celu budowanie kultury zespołowej oraz określenie sposobu, w jaki członkowie zespołu będą ze sobą współpracować. Można w nim uwzględnić takie zasady, jak „nie będziemy wykonywać wielu zadań jednocześnie” (co zawsze jest kuszące podczas wewnętrznych spotkań wirtualnych) lub „zawsze śmiejmy się z żartów, nawet tych kiepskich”. Umowa ta nie jest niezmienna i można ją aktualizować w dowolnym momencie.

Proszę wybrać szablon, który będzie odpowiadał potrzebom Państwa retrospektywy i zespołu. Jeśli szukają Państwo sposobu, aby pomóc zespołowi spojrzeć na wyzwania z innej perspektywy, retrospektywa „Netball” może okazać się tym, czego Państwo szukają; jeśli Państwa zespół dobrze radzi sobie z bezpośrednim podejściem, retrospektywa „Working Not Working” pomoże mu przejść od razu do sedna sprawy.

Proszę potwierdzić opcje, które chcą Państwo zastosować w swoim szablonie. Dodanie wskaźnika ROTI może pomóc w ocenie skuteczności spotkania, a umożliwienie uczestnikom dodawania reakcji, komentarzy lub plików GIF może zwiększyć zaangażowanie i wprowadzić element zabawy do retrospektywy.

Proszę wziąć pod uwagę poczucie bezpieczeństwa psychicznego w tej przestrzeni. Jeśli Państwa zespół jest nowy i stara się zbudować zaufanie lub jeśli chcą Państwo zapewnić, by osobiste cechy poszczególnych osób nie wpływały na postrzeganie pomysłów, umożliwienie uczestnikom anonimowego zabierania głosu lub korzystania z pseudonimów może pomóc w wyrównaniu szans.

Udostępnijcie szablon, aby przeciwdziałać efektowi świeżości. Wysyłając szablon na początku sprintu wraz z otwartą stroną do burzy mózgów, członkowie zespołu będą mogli dodawać notatki w dowolnym momencie w trakcie trwania sprintu.

(O ile jeszcze tego nie zrobiono) proszę przekazać zespołowi listę działań ustalonych podczas ostatniej retrospektywy, aby przypomnieć mu o wcześniejszych ustaleniach. Dzięki temu nikt nie będzie miał wrażenia, że podczas samej retrospektywy zostaje zaskoczony.

Krok 2 – Przeprowadzenie retrospektywy (zebranie danych)

Rozpocznijcie spotkanie od lodołamacza – prostego zadania, ćwiczenia lub gry, które pomaga uczestnikom nawiązać kontakty i zbudować dobre relacje. Nasze bezpłatne gry lodołamacze działają bezpośrednio w przeglądarce — to doskonałe rozwiązanie dla zespołów pracujących zdalnie, dołączających z dowolnego miejsca.

 Następnie proszę rozpocząć od omówienia ogólnego retrospektywy, aby upewnić się, że wszyscy są na bieżąco. Może to obejmować krótkie przejrzenie uzgodnień zespołu oraz etapów procesu składających się na retrospektywę.

 Proszę zwracać uwagę na czas – oznacza to, że należy rozpoczynać pracę punktualnie i na bieżąco śledzić upływ czasu. Doskonałym sposobem na osiągnięcie tego celu jest stosowanie metodologii timeboxingu.

Zmaksymalizujcie zaangażowanie podczas całej retrospektywy poprzez –

• postęp oparty na uzyskaniu zgody (pytania typu: „Czy wszyscy zgadzają się przejść dalej?”, „Czy możemy przejść do następnego etapu?”)
• zwracanie się z prośbą o wyjaśnienie koncepcji i odpowiedzi
• nawiązywanie kontaktu z mniej aktywnymi uczestnikami

 Skorzystajcie z internetowego narzędzia do retrospektywy, aby wesprzeć ten proces, i nie bójcie się cofnąć o jeden krok. Narzędzie to zostało stworzone właśnie po to, aby nie trzeba było pamiętać, co ma nastąpić dalej – nie oznacza to jednak, że w razie potrzeby nie można cofnąć się o krok.

Krok 3 – Poszukajcie sposobów na poprawę (zdecydujcie, co należy zrobić)

Po ustaleniu priorytetów i omówieniu kluczowych kwestii istotnym elementem retrospektywy – a także ogólnie podejścia agile – jest określenie kolejnych kroków mających na celu usprawnienie procesów, zwiększenie wartości, rozwiązanie problemów lub po prostu przeprowadzenie eksperymentów.

Proszę zapewnić zespołowi przestrzeń i czas na opracowanie potencjalnych rozwiązań oraz propozycji działań, nad którymi pozostali członkowie zespołu będą mogli się zastanowić.

Proszę odnotowywać zadania do wykonania w miarę ich zgłaszania, upewniając się, że zostały one prawidłowo zarejestrowane w danym momencie.

Przejrzyjcie wszystkie zadania do wykonania (w tym te zaległe) i zaznaczcie te, które zostały zrealizowane. Do każdego zadania należy zawsze przypisać termin oraz osobę odpowiedzialną za jego wykonanie. Jest to dobry moment, aby omówić kwestie, które mogą utrudniać realizację zadania, lub wszelkie przeszkody, które mogą ją spowolnić.

Krok 4 – Podsumowanie (zakończenie retrospektywy)

Na zakończenie proszę podsumować główne poruszone zagadnienia, uzgodnione działania oraz datę i godzinę kolejnej retrospektywy, a także podziękować wszystkim za udział.

Prosimy o udostępnienie podsumowania retrospektywy wraz z uzgodnionymi działaniami.

Należy monitorować pracę zespołu, aby pomóc mu w wywiązywaniu się z obowiązków oraz usuwać przeszkody

Jeśli przeprowadzi się je właściwie, organizowanie retrospektyw zdalnych może przynieść Państwa zespołowi ogromne korzyści.

Czy są Państwo gotowi, by uruchomić swoje urządzenie w stylu retro?

Korzystanie z internetowego narzędzia do retrospektyw, takiego jak TeamRetro, pozwala Scrum Masterowi lub moderatorowi spotkania skupić się na potrzebach zespołu, a nie na technicznych aspektach przeprowadzania retrospektywy online. Pomysły i uwagi można natychmiast rejestrować oraz ustalać ich priorytety na potrzeby dyskusji. Działania można śledzić, udostępniać lub integrować, a następnie podjąć dalsze kroki podczas kolejnego spotkania. Każda osoba w zespole ma równe szanse na wniesienie wkładu w przestrzeni zapewniającej bezpieczeństwo psychologiczne, a czas trwania spotkania można ograniczyć, aby zapewnić, że wszyscy skupią się na zadaniu.

TeamRetro zajmuje się całym procesem, dzięki czemu uczestnicy mogą skupić się na rozmowach i działaniach, które należy podjąć w przyszłości. Nie muszą Państwo wierzyć nam na słowo – mogą Państwo wypróbować różne rodzaje retrospektyw lub zarejestrować się, aby skorzystać z bezpłatnej wersji próbnej (bez podawania danych karty kredytowej).

Życzymy Państwu wspaniałej zabawy w stylu retro!