Rétrospectives en ligne pour les équipes à distance

Comme prévu il y a quelque temps et comme cela s’est récemment accéléré, la popularité du télétravail continue de progresser à un rythme soutenu.

Qu’il s’agisse d’un télétravail partiel ou à temps plein, les avantages d’un tel mode de travail sont difficiles à ignorer –

une productivité et une portée accrues
réduction des coûts
l’accès à un vivier de talents diversifié
une meilleure fidélisation et une plus grande satisfaction des salariés

Dans le cadre d’une méthode agile, la rétrospective est essentielle à la réussite d’une équipe. Ainsi, compte tenu de la popularité croissante du télétravail, il va de soi qu’il est important qu’un responsable d’itération ou un Scrum Master soit capable d’animer une rétrospective en ligne avec autant d’efficacité qu’une rétrospective en présentiel.

Dans cette optique, nous avons rassemblé ci-dessous nos conseils éprouvés pour organiser des rétrospectives en ligne efficaces.

Quels sont les éléments qui font le succès d’une rétrospective en ligne ?

Chez TeamRetro, nous mettons en pratique ce que nous prônons, en organisant régulièrement des rétrospectives afin d’améliorer notre produit et notre équipe.

De notre point de vue, quel que soit le support utilisé, une rétrospective efficace présente les caractéristiques suivantes : –

a une cadence régulière
fonctionne sur la base d’une vision commune de ce que l’on attend de l’équipe
permet à toutes les voix de se faire entendre
se déroule dans un espace sûr et exempt de tout jugement
respecte le temps imparti
est documenté de manière simple et concise
contribue à renforcer le moral de l’équipe
permet de définir clairement les actions à mener lors du prochain sprint et d’établir une vision commune quant aux personnes chargées de leur mise en œuvre

Pour garantir la réalisation de ces objectifs dans un environnement en ligne, deux éléments essentiels sont à prendre en compte

Un environnement en ligne propice aux rétrospectives
Techniques d’animation en ligne adaptées

Voici comment procéder.

Étape 1 – Préparer l’environnement en ligne (mettre en place le cadre virtuel)

Réfléchissez à l’espace dans lequel vous et votre équipe organisez vos rétrospectives en présentiel –

Vous utilisez peut-être un tableau blanc sur lequel les membres de l’équipe s’y relaient pour se lever et y ajouter des éléments, ou bien vous collez peut-être des post-it sur un tableau.
Les participants peuvent donner une brève explication ou faire un commentaire au fur et à mesure qu’ils ajoutent chacun de leurs points, avant que l’équipe n’aborde le sujet de manière plus approfondie. En cas d’impasse, il est possible de poursuivre la discussion jusqu’à ce qu’un consensus soit atteint.
Vous vous rendrez peut-être compte qu’il est temps de conclure lorsque vous verrez des gens se diriger vers la cantine ou que vous entendrez frapper à la porte de la salle de réunion.

Il est évident que, si ce qui précède peut fonctionner pour les membres de l’équipe basés au bureau, on ne peut pas en dire autant de ceux qui travaillent à distance ; il faut bien sûr adapter ces principes à un espace virtuel. Même si cela peut nécessiter un certain investissement, un environnement qui accompagne de la même manière les participants présents sur place et ceux travaillant à distance constitue une mesure précieuse d’atténuation des risques à bien des égards.

Choisissez votre outil de rétrospective en ligne

Les outils de rétrospective en ligne ont été conçus pour s’adapter aussi bien aux équipes travaillant à distance qu’aux équipes travaillant sur place, et proposent un processus structuré pour mener une rétrospective.

Il existe une multitude d’outils, mais dans l’ensemble, ils devraient être conçus pour –

simplifier l’animation
soit sécurisé, rapide et fiable
traiter les anti-modèles rétrospectifs courants
créer un espace sûr et équitable
recueillir facilement les contributions de tous les participants
enregistrer et suivre les actions à mener
évaluer l’efficacité des réunions
présentez les idées une par une afin de vous assurer que tout le monde reste concentré
enrichit votre outil de visioconférence
intègre les tâches à effectuer dans votre flux de travail

Choisissez votre moyen de communication

Allez-vous recourir à la visioconférence, à la téléconférence ou à la VoIP ?

Le dispositif mis en place par votre équipe pour compléter votre outil de rétrospective en ligne déterminera les techniques d’animation utilisées pour accompagner le processus de rétrospective lui-même.

Par exemple, nous utilisons des outils de visioconférence et un système de messagerie interne, tels que Zoom et Slack, pour faciliter nos rétrospectives en ligne en temps réel.

Nos écrans sont allumés et nos microphones sont activés (ce qui permet à notre animateur de voir que nous participons activement).
De temps à autre, des liens vers des documents et d’autres fichiers sont partagés sur un canal de messagerie dédié et sécurisé.
Le Scrum Master peut partager son écran tout au long de la rétrospective, si nécessaire.

Pensez à faire un essai

Il est très difficile d’organiser des rétrospectives à la volée pour une équipe travaillant à distance ; sans la facilité qu’offre le fait d’être réunis au même endroit, il peut s’avérer compliqué de communiquer des décisions de dernière minute, de déléguer le rôle de Scrum Master, de modifier les horaires, etc. Ces situations sont également extrêmement frustrantes et isolantes pour l’équipe.

On ne saurait sous-estimer l’importance de la planification et du suivi. Même si cela peut nécessiter une certaine discipline, les avantages qui en découlent (gain de temps, rétrospective ciblée, cohésion de l’équipe) en valent largement la peine.

Afin de vous assurer que l’espace virtuel est adapté à la conduite de rétrospectives, il est utile de vérifier que :

Tous les participants savent comment utiliser cette technologie ; un essai préalable est donc utile.
Cette technologie est efficace, ce qui permet de remédier à l’avance aux problèmes liés aux VPN domestiques et à une connexion de faible débit.
Il existe une procédure simple et communément admise que chacun peut suivre.

Le moyen le plus simple d’y parvenir est de s’entraîner ou de simuler une rétrospective. Ainsi, votre équipe pourra démontrer que l’outil de rétrospective et les mécanismes de communication fonctionnent, et qu’elle sait s’en servir !

Avant votre rétrospective

Instaurer une cadence, en réservant un créneau horaire régulier dans l’agenda de chacun. Assurez-vous que tous les membres de l’équipe accordent la priorité à la rétrospective en leur laissant suffisamment de temps pour organiser leurs obligations (enfants, etc.) et vérifiez bien que les fuseaux horaires correspondent.

Rédigez un accord d’équipe** ;** il s’agit des « règles de la maison » pour la réunion rétrospective elle-même, et c’est un exercice utile à réaliser avec votre équipe. Cela contribue à forger la culture d’équipe et à définir la manière dont les membres interagissent entre eux. Vous pourriez y inclure des points tels que « nous ne ferons pas plusieurs choses à la fois » (ce qui est toujours tentant lors des réunions virtuelles internes), ou « nous rirons toujours aux blagues, même aux moins réussies ». Cet accord n’est pas gravé dans le marbre et peut être mis à jour à tout moment.

Choisissez un modèle adapté aux besoins de votre rétrospective et de votre équipe. Si vous cherchez un moyen d’aider votre équipe à recadrer les défis, la rétrospective « Netball » pourrait bien être ce qu’il vous faut ; si votre équipe fonctionne bien avec une approche directe, la rétrospective « Ce qui fonctionne, ce qui ne fonctionne pas » l’aidera à aller droit au but.

Confirmez les options que vous souhaitez appliquer à votre modèle. L’ajout d’un ROTI peut aider à évaluer l’efficacité de la réunion ; permettre aux participants d’ajouter des réactions, des commentaires ou des GIF peut renforcer la participation et apporter une touche de divertissement à la rétrospective.

Tenez compte de la sécurité psychologique de l’espace. Si votre équipe est nouvelle, si vous cherchez à instaurer un climat de confiance ou si vous souhaitez vous assurer que les personnalités n’influencent pas la perception des idées, le fait de permettre aux participants de s’exprimer de manière anonyme ou d’utiliser un pseudonyme peut contribuer à mettre tout le monde sur un pied d’égalité.

Partagez le modèle afin de contrer le biais de récence. En envoyant ce modèle au début du sprint, avec la page de brainstorming ouverte, les membres de l’équipe peuvent y ajouter des notes à tout moment pendant le sprint.

(Si ce n’est pas déjà fait), diffusez la liste des actions à mener issues de la dernière rétrospective afin de rappeler à l’équipe ce qui avait été convenu précédemment. Cela permettra d’éviter que quiconque ait l’impression d’être pris au dépourvu pendant la rétrospective elle-même.

Étape 2 – Mener la rétrospective (collecte des données)

Commencez par un jeu brise-glace, une activité, un exercice ou un jeu simple qui aide les participants à nouer des liens et à créer une bonne entente. Nos jeux brise-glace gratuits s’exécutent directement dans le navigateur — une solution idéale pour les équipes à distance qui se connectent depuis n’importe où.

Commencez ensuite par un aperçu général de la rétrospective afin de vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde. Cela peut consister à passer rapidement en revue la charte de l’équipe et les différentes étapes du processus qui composent la rétrospective.

Surveillez l’heure : cela signifie commencer à l’heure et garder un œil sur l’horloge. La méthode Timeboxing est un excellent moyen d’y parvenir.

Optimisez l’engagement tout au long de la rétrospective grâce à –

progression fondée sur le consentement (questions telles que « Tout le monde est-il d’accord pour passer à la suite ? », « Pouvons-nous passer à l’étape suivante ? »)
demander des précisions sur des idées et des réponses
prendre des nouvelles des participants les plus discrets

Tirez parti de l’outil de rétrospective en ligne pour faciliter le processus et n’hésitez pas à revenir en arrière. Cet outil est là pour vous éviter d’avoir à vous souvenir de la suite ; cela ne signifie pas pour autant que vous ne pouvez pas revenir en arrière si nécessaire.

Étape 3 – Cherchez des moyens de vous améliorer (décidez de la marche à suivre)

Une fois les points clés hiérarchisés et discutés, l’un des éléments essentiels de la rétrospective — et, plus largement, de la méthode agile — consiste à déterminer quelles sont les prochaines étapes à suivre pour améliorer les processus, accroître la valeur, résoudre les problèmes ou simplement mener des expériences.

Donnez à l’équipe l’espace et le temps nécessaires pour trouver des solutions possibles et proposer des mesures sur lesquelles les autres pourront se pencher.

Consignez les actions à mener dès qu’elles sont proposées, en vous assurant qu’elles ont bien été consignées correctement sur le moment.

Passez en revue toutes les actions à mener (y compris celles qui sont en suspens) et cochez celles qui ont été menées à bien. Veillez toujours à associer à chaque action une date et une personne responsable de sa réalisation. C’est le moment idéal pour aborder les éléments susceptibles d’entraver la mise en œuvre d’une action ou les obstacles qui pourraient la ralentir.

Étape 4 – Conclure (clôturer la rétrospective)

Terminez en résumant les principaux points abordés, les actions convenues, la date et l’heure de la prochaine rétrospective, et en remerciant tout le monde pour sa participation.

Partagez le résumé de la rétrospective ainsi que les mesures à mettre en œuvre qui ont été convenues.

Assurer un suivi auprès de l’équipe afin de l’aider à rester responsable et à éliminer les obstacles

Si elles sont menées correctement, les rétrospectives à distance peuvent apporter une valeur inestimable à votre équipe.

Prêt à faire tourner votre jeu rétro ?

L’utilisation d’un outil de rétrospective en ligne tel que TeamRetro permet au Scrum Master ou à l’animateur de la réunion de se concentrer sur les besoins de l’équipe plutôt que sur les aspects techniques de la rétrospective en ligne. Les idées et les commentaires peuvent être consignés instantanément et classés par ordre de priorité en vue des discussions. Les actions peuvent être suivies, partagées ou intégrées, puis faire l’objet d’un suivi lors de la prochaine réunion. Chaque membre de l’équipe dispose d’une opportunité égale de contribuer dans un espace psychologiquement sûr, et le temps de parole peut être limité afin de garantir que chacun reste concentré sur le sujet.

TeamRetro se charge de l’ensemble du processus afin que les participants puissent se concentrer sur les discussions et les actions à mettre en œuvre. Vous n’êtes pas obligé de nous croire sur parole : vous pouvez t tester toute une gamme de rétrospectives ou vous inscrire à un essai gratuit (sans carte bancaire).

Passez un excellent Retro !