Comment mener d'excellentes rétrospectives en ligne avec des équipes distantes et distribuées.

Comme prévu il y a quelque temps et comme cela s’est récemment accéléré, la popularité du télétravail continue de progresser à grands pas.

Qu’il s’agisse d’un mode de travail partiellement ou entièrement à distance, les avantages d’un tel modèle sont difficiles à ignorer –

une productivité et une portée accrues
réduction des coûts
l’accès à un vivier de talents diversifié
une meilleure fidélisation et une plus grande satisfaction des employés

Dans le cadre d’une méthode agile, la rétrospective est essentielle à la réussite d’une équipe. Ainsi, compte tenu de la popularité croissante du télétravail, il va de soi qu’il est important qu’un responsable d’itération ou un Scrum Master soit capable d’animer une rétrospective en ligne avec autant d’efficacité qu’une réunion en présentiel.

Dans cette optique, nous avons rédigé ce document afin de vous faire part de nos conseils éprouvés pour organiser des rétrospectives en ligne efficaces.

Quels sont les éléments qui font le succès d’une rétrospective en ligne ?

Chez TeamRetro, nous mettons en pratique ce que nous prônons en organisant régulièrement des rétrospectives afin d’améliorer notre produit et notre équipe.

À notre avis, quel que soit le support utilisé, une rétrospective efficace présente les caractéristiques suivantes :

a un rythme régulier
fonctionne sur la base d’une vision commune de ce que l’on attend de l’équipe
permet à toutes les voix de se faire entendre
se déroule dans un espace sûr et sans jugement
respecte le temps imparti
est documenté de manière simple et concise
renforce le moral de l’équipe
permet de définir clairement les actions à mener lors du prochain sprint et de s’accorder sur les responsabilités de chacun pour leur mise en œuvre

Pour garantir la réalisation de ces objectifs dans un environnement en ligne, deux éléments essentiels sont à prendre en compte

Un environnement en ligne propice aux rétrospectives
Techniques de facilitation en ligne adaptées

Voici comment procéder.

Étape 1 – Préparer l’environnement en ligne (mettre en place l’espace virtuel)

Réfléchissez à l’espace dans lequel vous et votre équipe organisez vos rétrospectives en présentiel –

Vous utilisez peut-être un tableau blanc sur lequel les membres de l’équipe s’y relaient pour s’y exprimer, ou bien vous collez peut-être des post-it sur un tableau.
Les participants peuvent donner une brève explication ou faire un commentaire au fur et à mesure qu’ils ajoutent leurs points, avant que l’équipe n’aborde le sujet de manière plus approfondie. En cas d’impasse, il est possible de poursuivre la discussion jusqu’à ce qu’un consensus soit atteint.
Vous savez peut-être qu’il est temps de conclure lorsque vous voyez des gens se diriger vers la cantine ou que vous entendez frapper à la porte de la salle de réunion.

Il est évident que, si ce qui précède peut fonctionner pour les membres de l’équipe travaillant au bureau, on ne peut pas en dire autant de ceux qui travaillent à distance ; il faut donc clairement adapter ce dispositif à un espace virtuel. Bien que cela puisse nécessiter un certain investissement, un environnement qui accompagne de la même manière les participants travaillant sur place et ceux travaillant à distance constitue une mesure précieuse de réduction des risques à bien des égards.

Choisissez votre outil de rétrospective en ligne

Les outils de rétrospective en ligne ont été conçus pour s’adapter aussi bien aux équipes travaillant à distance qu’aux équipes travaillant sur place, et proposent un processus structuré pour mener une rétrospective.

Il existe une multitude d’outils, mais dans l’ensemble, ils devraient être conçus pour –

faciliter l’animation
soit sécurisé, rapide et fiable
traiter les anti-modèles rétrospectifs courants
créer un espace sûr et équitable
recueillir facilement les contributions de tous les participants
enregistrer et suivre les tâches à accomplir
évaluer l’efficacité des réunions
présentez les idées une par une pour que tout le monde reste concentré
enrichit votre outil de visioconférence
intègre les tâches à effectuer dans votre flux de travail

Choisissez votre moyen de communication

Allez-vous recourir à la visioconférence, à la téléconférence ou à la VoIP ?

Le mécanisme que votre équipe utilise en complément de votre outil de rétrospective en ligne déterminera les techniques d’animation mises en œuvre pour faciliter le processus de rétrospective lui-même.

Par exemple, nous utilisons des outils de visioconférence et un système de messagerie interne, tels que Zoom et Slack, pour organiser nos rétrospectives en ligne en temps réel.

Nos écrans sont allumés et nos microphones sont activés (ce qui permet à notre animateur de voir que nous participons).
De temps à autre, des liens vers des documents et d’autres fichiers sont partagés sur un canal de messagerie dédié et sécurisé.
Le Scrum Master peut partager son écran tout au long de la rétrospective, si nécessaire.

Pensez à faire un essai

Il est très difficile d’organiser des rétrospectives à la volée pour une équipe travaillant à distance ; sans la commodité d’un lieu de travail commun, il peut s’avérer compliqué de communiquer des décisions de dernière minute, de déléguer le rôle de Scrum Master, de modifier les horaires, etc. De plus, ces situations sont extrêmement frustrantes et peuvent créer un sentiment d’isolement au sein de l’équipe.

On ne saurait sous-estimer l’importance de la planification et du suivi. Même si cela peut demander une certaine discipline, les avantages qui en découlent (gain de temps, rétrospective ciblée, cohésion de l’équipe) en valent largement la peine.

Afin de s’assurer que l’espace virtuel est adapté à la conduite de rétrospectives, il est utile de vérifier que :

Tous les participants savent comment utiliser la technologie, c’est pourquoi un essai préalable est utile.
Cette technologie est efficace, ce qui permet de remédier à l’avance aux problèmes liés aux VPN domestiques et à une connexion de mauvaise qualité.
Il existe une procédure simple et communément admise que les personnes peuvent suivre.

Le moyen le plus simple d’y parvenir est de s’entraîner à mener une rétrospective ou d’en faire une simulation. Ainsi, votre équipe pourra démontrer que l’outil de rétrospective et les mécanismes de communication fonctionnent, et elle saura comment s’en servir !

Avant votre rétrospective

Instaurer une routine en réservant un créneau horaire fixe dans l’agenda de chacun. Assurez-vous que tous les membres de l’équipe accordent la priorité à la rétrospective en leur laissant suffisamment de temps pour organiser leurs obligations (enfants, etc.) et vérifiez bien que les fuseaux horaires correspondent.

Rédigez un accord d’équipe** ;** il s’agit des « règles de la maison » pour la réunion rétrospective elle-même, et c’est un exercice utile à réaliser avec votre équipe. Cela contribue à forger la culture d’équipe et à définir la manière dont les membres interagissent entre eux. Des éléments tels que « nous ne ferons pas plusieurs choses à la fois » (ce qui est toujours tentant lors des réunions virtuelles internes) ou « nous rirons toujours aux blagues, même aux mauvaises » pourraient y figurer. Cet accord n’est pas gravé dans le marbre et peut être mis à jour à tout moment.

Choisissez un modèle adapté aux besoins de votre rétrospective et de votre équipe. Si vous cherchez un moyen d’aider votre équipe à recadrer les défis, la rétrospective Netball est peut-être ce qu’il vous faut ; si votre équipe fonctionne bien avec une approche directe, la rétrospective « Ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas » l’aidera à aller droit au but.

Vérifiez les options que vous souhaitez appliquer à votre modèle. L’ajout d’un ROTI peut aider à évaluer l’efficacité de la réunion ; permettre aux participants d’ajouter des réactions, des commentaires ou des GIF peut renforcer la participation et apporter une touche de divertissement à la rétrospective.

Pensez à la sécurité psychologique de l’espace. Si votre équipe est nouvelle, si vous cherchez à instaurer un climat de confiance ou si vous souhaitez vous assurer que les personnalités n’influencent pas la perception des idées, le fait de permettre aux participants de s’exprimer de manière anonyme ou d’utiliser un pseudonyme peut contribuer à mettre tout le monde sur un pied d’égalité.

Partagez le modèle pour contrer le biais de récence. En envoyant le modèle au début du sprint, avec la page de brainstorming ouverte, les membres de l’équipe peuvent ajouter des notes à tout moment pendant le sprint.

(Si ce n’est pas déjà fait) diffusez la liste des actions à mener issues de la dernière rétrospective afin de rappeler à l’équipe ce qui a été convenu précédemment. Cela permettra d’éviter que quiconque ait l’impression d’être pris au dépourvu pendant la rétrospective elle-même.

Étape 2 – Organisez la rétrospective (collecte des données)

Commencez par un jeu brise-glace, une activité, une tâche ou un jeu simple qui aide les participants à nouer des liens et à créer une bonne ambiance.

Commencez ensuite par un aperçu de la rétrospective afin de vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde. Cela peut consister à passer rapidement en revue la charte d’équipe et les différentes étapes du processus qui composent la rétrospective.

Surveillez l’heure : cela signifie commencer à l’heure et garder un œil sur l’horloge. La méthode Timeboxing est un excellent moyen d’y parvenir.

Optimisez l’engagement tout au long de la rétrospective grâce à –

une progression fondée sur le consentement (des questions telles que « Est-ce que tout le monde est d’accord pour passer à la suite ? », « Pouvons-nous passer à l’étape suivante ? »)
demander des précisions sur des idées et des réponses
prendre des nouvelles des participants les plus discrets

Utilisez l’outil de rétrospective en ligne pour faciliter le processus et n’hésitez pas à revenir en arrière. Cet outil est là pour vous aider, vous n’avez donc pas besoin de vous souvenir de la suite ; cela ne veut pas dire pour autant que vous ne pouvez pas revenir en arrière si nécessaire.

Étape 3 – Cherchez des moyens de vous améliorer (décidez de la marche à suivre)

Une fois les points clés hiérarchisés et examinés, l’un des éléments essentiels de la rétrospective, et plus largement de la méthode agile, consiste à déterminer les prochaines étapes à suivre pour améliorer les processus, accroître la valeur ajoutée, résoudre les problèmes ou simplement mener des expériences.

Donnez à l’équipe l’espace et le temps nécessaires pour trouver des solutions possibles et proposer des mesures sur lesquelles les autres pourront se pencher.

Notez les actions à mener dès qu’elles sont proposées, en vous assurant qu’elles ont bien été consignées correctement sur le moment.

Passez en revue toutes les tâches à accomplir (y compris celles qui sont en suspens) et cochez celles qui ont été menées à bien. Veillez à toujours associer chaque tâche à une date butoir et à une personne chargée de sa réalisation. C’est le moment idéal pour aborder les éventuels obstacles qui pourraient entraver la réalisation d’une tâche ou les difficultés susceptibles de la ralentir.

Étape 4 – Conclure (clôturer la rétrospective)

Terminez en résumant les principaux points abordés, les actions convenues, la date et l’heure de la prochaine rétrospective, et en remerciant tout le monde pour sa participation.

Partagez le résumé de la rétrospective ainsi que les mesures à prendre qui ont été convenues.

Assurez un suivi auprès de l’équipe afin de l’aider à rester responsable et à éliminer les obstacles

Si elles sont menées correctement, les rétrospectives à distance peuvent apporter une valeur ajoutée considérable à votre équipe.

Prêt à faire tourner votre jeu rétro ?

L’utilisation d’un outil de rétrospective en ligne tel que TeamRetro permet au Scrum Master ou à l’animateur de la réunion de se concentrer sur les besoins de l’équipe plutôt que sur les aspects techniques de la rétrospective en ligne. Les idées et les commentaires peuvent être recueillis instantanément et classés par ordre de priorité pour les discussions. Les actions peuvent être suivies, partagées ou intégrées, puis faire l’objet d’un suivi lors de la prochaine réunion. Chaque membre de l’équipe dispose d’une chance égale de contribuer dans un espace psychologiquement sûr, et un temps de parole limité peut être défini pour s’assurer que tout le monde reste concentré sur la tâche à accomplir.

TeamRetro se charge de l’organisation afin que les participants puissent se concentrer sur les discussions et les actions à mettre en œuvre. Vous n’êtes pas obligé de nous croire sur parole : vous pouvez t tester toute une gamme de rétrospectives ou vous inscrire à un essai gratuit (sans carte de crédit).

Passez un excellent moment rétro !