Come eseguire ottime retrospettive online con team remoti e distribuiti

Come previsto qualche tempo fa e come si è recentemente verificato, la diffusione del lavoro da remoto prosegue a ritmo sostenuto.

Che si tratti di lavoro a distanza parziale o totale, i vantaggi di una forza lavoro di questo tipo sono difficili da ignorare –

maggiore produttività e portata
riduzione dei costi
accesso a un bacino di talenti diversificato
maggiore fidelizzazione e soddisfazione dei dipendenti

Nel contesto agile, la retrospettiva è fondamentale per il successo di un team. Pertanto, vista la crescente diffusione del lavoro a distanza, è logico che sia importante che un Iteration Manager o uno Scrum Master sia in grado di condurre una retrospettiva online con la stessa efficacia con cui ne condurrebbe una in presenza.

Tenendo presente questo, abbiamo preparato quanto segue per condividere i nostri consigli collaudati su come condurre retrospettive online efficaci.

Quali sono gli elementi che rendono efficace una retrospettiva online?

Qui a TeamRetro mettiamo in pratica ciò che predichiamo, organizzando regolarmente delle retrospettive al fine di migliorare il nostro prodotto e il nostro team.

Dal nostro punto di vista, indipendentemente dal mezzo utilizzato per la sua realizzazione, una retrospettiva efficace presenta le seguenti caratteristiche:

ha una cadenza regolare
opera sulla base di una visione condivisa di ciò che ci si aspetta dal team
permette a tutte le voci di farsi sentire
si svolge in un ambiente sicuro e privo di giudizi
rispetta i tempi previsti
è documentato in modo semplice e conciso
rafforza il morale della squadra
fornisce una serie chiara di azioni da intraprendere per il prossimo sprint e una visione condivisa su chi sia responsabile della loro realizzazione

Garantire il raggiungimento di questi risultati in un contesto online si riduce a due elementi fondamentali

Un ambiente online che favorisce le retrospettive
Tecniche adeguate di moderazione online

Ecco come procedere.

Fase 1 – Preparazione dell’ambiente online (allestimento del palcoscenico virtuale)

Prendete in considerazione lo spazio in cui voi e il vostro team svolgete le vostre retrospettive in presenza –

Potreste utilizzare una lavagna bianca su cui i membri del team, a turno, si alzano in piedi per aggiungere delle note, oppure attaccare dei post-it su una bacheca.
I partecipanti possono fornire una breve spiegazione o un commento mentre aggiungono ciascuno dei propri punti, prima che il gruppo discuta la questione in modo più approfondito. Se si raggiunge un punto morto, è possibile continuare a discutere fino a raggiungere un consenso.
È possibile che capiate che è ora di concludere quando vedete le persone dirigersi verso la pausa pranzo o sentite bussare alla porta della sala riunioni.

È evidente che, sebbene quanto sopra possa funzionare per i membri del team che lavorano in ufficio, lo stesso non vale per coloro che operano da remoto; quanto sopra deve ovviamente essere trasposto in uno spazio virtuale. Sebbene ciò possa richiedere un certo investimento, un ambiente in grado di supportare in modo equo sia i partecipanti in sede che quelli remoti rappresenta una preziosa misura di mitigazione del rischio sotto molti aspetti.

Scegliete il vostro strumento per la retrospettiva online

Gli strumenti online per le retrospettive sono stati sviluppati pensando sia ai team che lavorano da remoto sia a quelli che operano in sede, e offrono un processo strutturato per lo svolgimento di una retrospettiva.

Esistono innumerevoli strumenti, ma in linea di massima dovrebbero essere progettati per –

semplificare la facilitazione
sia sicuro, veloce e affidabile
affrontare i modelli anti-progettuali più comuni della retrospettiva
creare uno spazio sicuro ed equo
raccogliere facilmente i contributi di tutti i partecipanti
registrare e monitorare le azioni da intraprendere
valutare l’efficacia delle riunioni
presentare le idee una alla volta per assicurarsi che tutti prestino attenzione
migliora il vostro strumento di videoconferenza
integra le attività da svolgere nel vostro flusso di lavoro

Scegliete il vostro strumento di comunicazione

Utilizzerete la videoconferenza, la teleconferenza o vi affiderete al VoIP?

Il meccanismo che il vostro team utilizza a integrazione del vostro strumento di retrospettiva online determinerà le tecniche di facilitazione impiegate per supportare il processo di retrospettiva stesso.

Ad esempio, utilizziamo strumenti di videoconferenza e un sistema di messaggistica interna come Zoom e Slack per facilitare le nostre retrospettive online in tempo reale.

I nostri schermi sono accesi e i microfoni sono attivi (ciò significa che il nostro moderatore può vedere che siamo presenti).
Di tanto in tanto, vengono condivisi link a documenti e altri file su un canale di messaggistica dedicato e sicuro.
Lo Scrum Master può condividere il proprio schermo durante la retrospettiva, se necessario.

Provi a fare una prova generale

Organizzare retrospettive per un team che lavora da remoto è molto difficile da gestire all’ultimo momento; senza la comodità di lavorare tutti nello stesso luogo, può risultare complicato comunicare decisioni dell’ultimo minuto, delegare il ruolo di Scrum Master, modificare gli orari e così via. Queste situazioni sono inoltre incredibilmente frustranti e generano un senso di isolamento nel team.

Non si può sottovalutare l’importanza della pianificazione e del portare a termine il lavoro. Sebbene ciò richieda una certa disciplina, i benefici che ne derivano (risparmio di tempo, retrospettiva mirata, allineamento del team) ne varranno sicuramente la pena.

Per garantire che lo spazio virtuale sia adatto a facilitare lo svolgimento delle retrospettive, è utile assicurarsi che –

tutti i partecipanti sappiano come utilizzare la tecnologia, quindi una prova generale è utile.
La tecnologia funziona, quindi è possibile risolvere in anticipo i problemi legati alle VPN domestiche e alla scarsa connettività.
Esiste una procedura semplice e consolidata che le persone possono seguire.

Il modo più semplice per raggiungere questo obiettivo è provare o simulare lo svolgimento di una retrospettiva. In questo modo il vostro team potrà dimostrare che sia lo strumento della retrospettiva sia i meccanismi di comunicazione funzionano, e saprà come utilizzarli!

Prima della vostra retrospettiva

Stabilite una cadenza, fissando una fascia oraria regolare nell’agenda di tutti. Assicuratevi che tutti i membri del team considerino la retrospettiva una priorità, concedendo loro tutto il tempo necessario per organizzare i propri impegni (figli, ecc.) e verificando che i fusi orari siano allineati.

Redigete un accordo di squadra; si tratta delle “regole della casa” per la riunione retrospettiva stessa, ed è un esercizio utile da svolgere con il vostro team. Ciò contribuisce a costruire la cultura di squadra e a definire il modo in cui le persone interagiscono tra loro. Si potrebbero includere punti quali “non faremo multitasking” (cosa che si è sempre tentati di fare durante le riunioni virtuali interne) o “ridiamo sempre alle battute, anche a quelle brutte”. L’accordo non è immutabile e può essere aggiornato in qualsiasi momento.

Scegliete un modello che soddisfi le esigenze della vostra retrospettiva e del vostro team. Se state cercando un modo per aiutare il vostro team a riformulare le sfide, la retrospettiva Netball potrebbe essere ciò che fa al caso vostro; se il vostro team lavora bene con un approccio diretto, la retrospettiva Working Not Working lo aiuterà ad andare dritto al punto.

Confermi le opzioni che desidera applicare al Suo modello. L’aggiunta di un ROTI può aiutare a valutare l’efficacia della riunione, mentre consentire ai partecipanti di aggiungere reazioni, commenti o GIF può aumentare la partecipazione e aggiungere un tocco di divertimento alla retrospettiva.

Prestino attenzione alla sicurezza psicologica dell’ambiente. Se il vostro team è nuovo, sta cercando di instaurare un clima di fiducia, o se desiderano garantire che le personalità non influenzino la percezione delle idee, consentire ai partecipanti di contribuire in forma anonima o di utilizzare uno pseudonimo può contribuire a creare condizioni di parità.

Condividete il modello per contrastare il pregiudizio di recency. Inviando il modello all’inizio dello sprint con la pagina dedicata al brainstorming aperta, i membri del team potranno aggiungere note in qualsiasi momento durante lo sprint.

(Se non è già stato fatto) diffonda i punti da affrontare emersi dall’ultima retrospettiva, al fine di ricordare al team ciò che è stato concordato in precedenza. Ciò garantirà che nessuno si senta colto alla sprovvista durante la retrospettiva stessa.

Fase 2 – Condurre la retrospettiva (raccolta dei dati)

Iniziate con un rompighiaccio, un’attività semplice, un esercizio o un gioco che aiuti le persone a creare legami e a instaurare un clima di fiducia.

Iniziate quindi con una panoramica della retrospettiva per assicurarvi che tutti siano sulla stessa lunghezza d’onda. Ciò può includere una rapida rassegna dell’accordo di squadra e delle fasi del processo che compongono la retrospettiva.

Tenete d’occhio l’ora: ciò significa iniziare puntuali e controllare l’orologio. Il timeboxing è un ottimo metodo per farlo.

Massimizzate il coinvolgimento durante tutta la retrospettiva con –

progressione basata sul consenso (domande del tipo «Siete tutti d’accordo nel proseguire?», «Possiamo passare alla fase successiva?»)
richiedendo chiarimenti su idee e risposte
raccogliere le opinioni dei partecipanti più riservati

Sfruttate lo strumento di retrospettiva online per facilitare il processo e non esitate a tornare indietro di un passo. Lo strumento è lì apposta, quindi non c’è bisogno di ricordare quale sia il passo successivo; ciò non significa, tuttavia, che non possiate tornare indietro se necessario.

Fase 3 – Cercare modi per migliorare (Decidere cosa fare)

Una volta stabilite le priorità e discusse le questioni fondamentali, un elemento chiave della retrospettiva, e in generale dell’agile, consiste nel definire quali siano i prossimi passi da compiere per migliorare i processi, aumentare il valore, risolvere i problemi o semplicemente sperimentare nuove soluzioni.

Conceda al team lo spazio e il tempo necessari per individuare possibili soluzioni e proporre azioni su cui gli altri possano riflettere.

Annoti le azioni da intraprendere man mano che vengono proposte, verificando che siano state registrate correttamente sul momento.

Esaminare tutte le azioni da intraprendere (comprese quelle ancora in sospeso) e spuntare quelle che sono state portate a termine. Assegnare sempre a ciascuna azione una data e un responsabile per la sua esecuzione. Questo è il momento opportuno per discutere di eventuali ostacoli che potrebbero impedire l’attuazione di un’azione o di eventuali impedimenti che potrebbero rallentarne l’esecuzione.

Fase 4 – Conclusione (Chiusura della retrospettiva)

Concluda riassumendo i principali argomenti trattati, le azioni concordate, la data e l’ora della prossima retrospettiva e ringraziando tutti per la partecipazione.

Condivida il riassunto della retrospettiva insieme alle azioni concordate.

Mantenere i contatti con il team per aiutarlo a mantenere l’impegno e a superare gli ostacoli

Se condotte nel modo giusto, le retrospettive a distanza possono apportare un valore incredibile al vostro team.

È pronto a far funzionare il suo dispositivo retrò?

L’utilizzo di uno strumento di retrospettiva online come TeamRetro consente allo Scrum Master o al facilitatore della riunione di concentrarsi sulle esigenze del team piuttosto che sugli aspetti procedurali della retrospettiva online. Idee e commenti possono essere raccolti istantaneamente e classificati in ordine di priorità per la discussione. Le azioni possono essere monitorate, condivise o integrate e seguite nella riunione successiva. Ogni membro del team ha pari opportunità di contribuire in uno spazio psicologicamente sicuro e può essere soggetto a limiti di tempo per garantire che tutti rimangano concentrati sull’argomento.

TeamRetro si occupa di gestire l’intero processo, consentendo ai partecipanti di concentrarsi sulle discussioni e sulle azioni da intraprendere. Non c’è bisogno di crederci sulla parola: potete provare una serie di retrospettive oppure iscrivervi a una prova gratuita (senza carta di credito).

Buon divertimento con il retrò!