Timeboxing para equipos scrum y retrospectivas exitosas

Todos hemos estado alguna vez en una reunión de la que salimos diciendo: «Bueno, eso ha sido una pérdida de tiempo».

Este gráfico resume la realidad sobre la capacidad de atención de las personas en las reuniones.

Una forma de garantizar que los equipos y los participantes no salgan insatisfechos de las reuniones por falta de tiempo o por su ineficacia es utilizar la metodología del «timeboxing». Los equipos Scrum han utilizado el «timeboxing» como una forma de mantener la eficiencia y la productividad, ¡así que vamos a profundizar en el tema!

¿Qué es el «timeboxing»?

El «timeboxing» es una técnica sencilla de gestión del tiempo que consiste en establecer un intervalo de tiempo máximo y fijo para completar una actividad. A ese intervalo de tiempo se le denomina «timebox». A continuación, se trabaja en la actividad durante ese intervalo de tiempo y se deja de trabajar en ella una vez que se agota el tiempo. Después, se evalúa si se han alcanzado los objetivos previstos.

El «timeboxing» fue introducido por primera vez por James Martin, autor del libro Rapid Application Development, como parte del desarrollo ágil de software.

Los equipos Scrum y muchos jefes de proyecto recurren a la división en intervalos de tiempo para que todos se mantengan centrados en completar la tarea en cuestión.

Veamos cómo utilizan los equipos Scrum la técnica del «timeboxing»

Sprint: el uso de intervalos de tiempo puede servir para definir la duración del Sprint, de modo que los equipos Scrum puedan alcanzar los objetivos del mismo.

Planificación del sprint: cuando un equipo se pone en marcha, establece un límite de tiempo para la reunión de planificación del sprint. La Guía de Scrum recomienda que la reunión de planificación del sprint tenga una duración máxima de 8 horas para un sprint de un mes.

Reunión diaria de Scrum: un intervalo de tiempo más breve, de unos 15 minutos cada día, puede ayudar a los equipos de Scrum a coordinar sus actividades y a poner de manifiesto cualquier dificultad que pueda surgir a la hora de alcanzar el objetivo del sprint.

Revisión del sprint: durante la revisión, se analizan y examinan las tareas del backlog del sprint que se han completado durante el mismo. Puede establecer un límite de tiempo para la revisión con el fin de asegurarse de que se revisan los backlogs de manera eficiente y eficaz.

Retrospectivas de sprint: como ya sabrán, ¡las retrospectivas son lo nuestro! Las retrospectivas son un momento para que el equipo se evalúe a sí mismo e identifique mejoras en los procesos que pueda aplicar en un nuevo sprint. Es importante limitar la duración de las retrospectivas para evitar los BMW, a fin de garantizar que se valoren las opiniones de todos los miembros del equipo y que los debates sean constructivos.

Establecimiento de plazos con TeamRetro

Si desea que sus retrospectivas se desarrollen con rapidez y se mantengan dentro del horario previsto, puede configurar un temporizador de cuenta atrás en TeamRetro mediante el cronómetro situado en la esquina superior derecha de la pantalla.

Cuando se acabe el tiempo, el temporizador se volverá rojo y parpadeará para llamar su atención.

También pueden hacer clic en el botón correspondiente para indicar «He terminado», lo que significa que están listos para continuar. Si utiliza Zoom, otras formas de hacerlo son hacer clic en «Sí» o en «No».

Receta de «Timeboxing» de TeamRetro

TeamRetro ofrece una plantilla de «timeboxing» para reuniones sincrónicas destinada a una retrospectiva de 60 minutos (para garantizar que termine a tiempo). Tenga en cuenta que puede adaptar esta plantilla a una reunión más larga, según las necesidades de su equipo.

Por ejemplo, si las evaluaciones del estado de su equipo indican que necesita mejorar la comunicación, es posible que deba dedicarle más tiempo.

Échele un vistazo a continuación.

Más consejos y trucos sobre el timeboxing

• Asigne un tiempo concreto a cada miembro del equipo; por ejemplo, un minuto por persona
• Votación romana: levanten el pulgar hacia arriba o hacia abajo si necesitan más tiempo cuando se acabe el tiempo
• Piense en el método «por parejas»: reflexione durante 30 segundos, forme pareja con otra persona durante 1 minuto y, a continuación, comparta sus ideas con otra pareja antes de compartirlas con todo el grupo.

Pruébelo en su próxima retrospectiva o en sus próximas reuniones

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