Todo lo que necesita saber sobre «futurespectives»

¿Qué es una «futurespectiva»?

Una «futurespective» es un proceso que los equipos ágiles pueden llevar a cabo al inicio de un proyecto. Ayudan a los equipos a definir una estrategia de alto nivel que facilite la consecución fluida de su objetivo.

Durante una sesión de «futurespective», un equipo analizará el proyecto en el contexto de aspectos tales como:

• las competencias, los conocimientos especializados y la experiencia de los miembros del equipo
• los recursos a los que pueden acceder
• los riesgos y obstáculos con los que puedan encontrarse, y
• los parámetros dentro de los cuales deben trabajar

con el fin de producir

• una visión común de la evolución del proyecto, y
• Confirme los primeros pasos que debe dar el equipo para ponerse en marcha.

Aunque las perspectivas de futuro y las retrospectivas siguen procesos bastante similares, difieren en un par de aspectos importantes:

• Una retrospectiva consiste en analizar un breve periodo de tiempo para revisar lo que ha sucedido. El objetivo es servir de base para los próximos pasos del equipo.
• Una perspectiva de futuro analiza el proyecto en su conjunto con el fin de anticipar lo que pueda suceder. El objetivo es definir la estrategia del proyecto y los primeros pasos necesarios para ponerlo en marcha.

¿Por qué realizar un estudio prospectivo?

Existen dos razones fundamentales por las que un Scrum Master puede llevar a cabo una «futurespective». La primera es poner en marcha un nuevo proyecto, y la segunda es reactivar uno ya existente.

Una «futurespective» brinda al equipo la oportunidad de crear y fortalecer las conexiones que son importantes para la salud del equipo. Constituyen una oportunidad para fomentar el espíritu de equipo: el momento perfecto para explorar las motivaciones y los temores de su equipo, así como para compartir cómo los miembros han trabajado bien en el pasado. Esto plantea al Scrum Master el siguiente reto: –

• una valiosa perspectiva sobre cómo pueden apoyar mejor a su equipo, y
• la oportunidad de entablar conversaciones importantes, como las relacionadas con la gestión de la imprevisibilidad.

Además, ayudan al equipo a definir una visión y un propósito. No es de extrañar, pues, que las perspectivas de futuro constituyan una forma magnífica de armonizar a los equipos de reciente creación o de comprobar la coordinación de los ya consolidados.

En lo que respecta al proyecto, una «futurespectiva» constituye un mecanismo de planificación excelente. Se pueden utilizar para identificar aspectos tales como:

• ámbitos que suscitan preocupación o riesgos percibidos
• recursos y herramientas necesarios
• lagunas en el equipo.

Esto significa que se puede empezar cuanto antes a diseñar soluciones para superar dichos obstáculos.

Una «futurespective» también puede utilizarse para marcar la pauta de un proyecto. Por eso, los Scrum Masters también pueden recurrir a la «futurespective» para:

• incluya un ejercicio de calentamiento o un juego de rompehielos
• basarse en la obra de Larson Circles and Soup
• establecer objetivos SMART, y
• Añadir a acuerdos de equipo

Es importante destacar que las perspectivas de futuro garantizan que, desde el inicio del proyecto, todos los miembros del equipo estén en sintonía.

Las «Futurespectives» también son una forma excelente de reactivar un proyecto estancado o que se ha quedado atascado. Pueden ayudar a revitalizar a un equipo desmotivado, romper con la monotonía de las retrospectivas y contribuir a que el equipo vuelva a plantearse sus objetivos.

Directiva Principal de Futurespective

Se suele entender que una «directiva principal» es un principio rector. Aunque es posible encontrar varias «directivas principales» de Futurespective, la versión de Caroli y Caetano es la más citada.

Basada en el Manifiesto Ágil y, al igual que la Directiva Principal de la Retrospectiva a la que complementa, la Directiva Principal de la Futurespectiva de Caroli y Caetano constituye una forma de pensar. Su objetivo es fomentar un entorno positivo y colaborativo en el que un equipo pueda alcanzar los mejores resultados posibles.

La Directiva establece un tono optimista. Refuerza la importancia de la participación de todo el equipo y de la implicación compartida en la visión de futuro del equipo. Para que resulte más eficaz, el equipo debe sentirse psicológicamente seguro. Al fin y al cabo, ¡intentar predecir el futuro es pedir mucho! Cuanto más seguro se sienta el equipo, más ideas se atreverá a aportar.

¿Cómo se lleva a cabo un estudio prospectivo?

En la actualidad, existen dos enfoques principales sobre cómo llevar a cabo un análisis prospectivo.

1. Considere el proyecto como si ya se hubiera entregado
2. Considere el proyecto como si fuera a entregarse

El primer enfoque consiste en que los participantes se imaginen que son su yo del futuro, echando la vista atrás al proyecto que se ha completado con éxito. Este enfoque consiste en que los participantes se imaginen que están recordando todos los objetivos que han alcanzado y cómo lo han logrado. Rememoran (de forma creativa) lo que salió bien, los obstáculos con los que se encontraron y cómo los superaron. En definitiva, están realizando una retrospectiva en el futuro (es decir, una «futurespectiva»).

Es posible que el equipo se divierta mucho con este enfoque. Se podría organizar una comida de clausura del proyecto durante la sesión de «futurespective». Como actividad de calentamiento, se podría pedir a los participantes que mencionen aquello de lo que se sienten más orgullosos de lo que hicieron sus «yos del futuro» durante el último año, o bien se podría debatir sobre la última tendencia (futura) o la última película (futura).

El segundo enfoque es un poco más sencillo. Se invita a los participantes a mirar hacia el futuro y a ofrecer su perspectiva sobre lo que este les depara (por lo tanto, de nuevo, una «futurespectiva»). Es posible que este enfoque resulte más adecuado para un equipo que se esté iniciando en el método ágil o que, sencillamente, se sienta menos cómodo con el otro.

Independientemente del punto de vista que su equipo prefiera adoptar para su visión de futuro, el objetivo y el proceso siguen siendo los mismos.

Los cinco pasos de una retrospectiva pueden aplicarse a una «futurespectiva». Lo importante es tener presente el cambio de mentalidad que hay que adoptar.

Paso 1: Prepare el escenario para la perspectiva de futuro

Una vez que haya adoptado la mentalidad de la «Directiva Primaria de Futurespective» y haya elegido un punto de vista desde el que analizar el proyecto, es el momento de seleccionar una plantilla.

Las plantillas de «futurespectiva» en línea ofrecen todo tipo de ventajas. Constituyen una herramienta ideal para fomentar la participación de los equipos a distancia. Además, facilitan la realización de «futurespectivas» asíncronas. Una plantilla en línea recoge todas las aportaciones a medida que avanza, por lo que no se pierde tiempo al final de la «futurespectiva» reescribiendo ideas, aportaciones y medidas a tomar. Y lo mejor de todo es que pueden integrarse en su flujo de trabajo actual para ahorrarle aún más tiempo.

La mejor plantilla que puede elegir es aquella que ayude a su equipo a elaborar su estrategia de proyecto de alto nivel, tal y como deseen. Dada la gran cantidad de plantillas excelentes disponibles, hemos creado un selector de plantillas de «futurespective» en línea para ayudarle a elegir la más adecuada para su equipo. En cuanto a nuestro equipo, a continuación compartimos nuestras «futurespectives» favoritas.

Paso 2: Recopilar datos prospectivos

Utilizando la plantilla como guía, se invita a los participantes a aportar sus ideas. Dedicar un tiempo a una sesión de lluvia de ideas individual y en silencio, en la que los miembros del equipo puedan aportar sus ideas de forma anónima, ayudará a superar barreras como el pensamiento de grupo.

El Scrum Master debe animar a los participantes a recurrir a su experiencia y conocimientos previos para completar la plantilla. Se debe recordar a todos que deben ofrecer su mejor estimación (basada en la información disponible). Es importante dejar claro que no se les reprochará ninguna predicción que hagan y que no se cumpla.

Paso 3: Obtener información relevante

Es en esta fase de la «futurespectiva» cuando comenzará a gestarse la visión compartida que tiene el equipo sobre la estrategia de su proyecto. Por lo tanto, es fundamental asegurarse de que se comprendan todas las ideas y, en caso contrario, buscar la claridad necesaria.

Una vez más, la referencia a proyectos anteriores desempeña un papel importante en este sentido. Supone una oportunidad para que el equipo conozca qué aporta cada uno y cómo se puede aprovechar para contribuir al proyecto y al equipo.

Paso 4: Decida qué medidas debe tomar para poner en marcha el proyecto

Es muy fácil dejarse llevar por la creación de equipos y la presentación de una visión de alto nivel, pero es importante asegurarse de que su perspectiva de futuro genere lo necesario para poner en marcha el proyecto. La forma de lograrlo es definir medidas concretas. Asegúrese de limitar el número de medidas a las estrictamente necesarias para poner las cosas en marcha, y de que estas cumplan los criterios SMART.

Es posible que algunas medidas se apliquen más al equipo que al proyecto. Las medidas que favorecen la capacidad del equipo para trabajar en conjunto pueden incluirse como un acuerdo de equipo.

Paso 5: Resuma y concluya la perspectiva de futuro

El último paso consiste en resumir la visión de futuro. De este modo, se garantiza que todos los miembros del equipo comprendan las medidas a adoptar antes de dar por concluida la reunión.

Concluir la reunión con un Retorno sobre el tiempo invertido (ROTI) resulta informativo y es un hábito saludable que conviene fomentar. Ayuda al Scrum Master a evaluar la eficacia de las reuniones y a realizar ajustes si fuera necesario.

Por último, el Scrum Master compartirá los resultados de la «futurespective» y hará un seguimiento de las medidas acordadas.

Ejemplos de perspectivas de futuro

A continuación le presentamos nuestras tres principales perspectivas de futuro para ayudarle a dar los primeros pasos.

Perspectiva de futuro sobre el «Estado del Nirvana»

En la sesión «State of Nirvana Futurespective», los miembros del equipo definen su propia versión del nirvana. Exponen lo que esperan haber logrado al cabo del primer, tercer, sexto y décimo mes, y las ideas que comparten conforman un esbozo de su camino a seguir. Más información sobre «State of Nirvana Futurespective».

Ventajas, desventajas, aspectos interesantes (PMI)

La «Futurespective» del PMI ayuda a un equipo a abordar un tema desde múltiples perspectivas. Garantiza que se tenga en cuenta una visión amplia del proyecto, ya que los miembros del equipo no pueden ignorar la variedad de aportaciones que ellos mismos han recopilado. Más información sobre «Plus, Minus, Interesting» (PMI).

Perspectiva de futuro de SCOR

El SCOR Futurespective es una reinterpretación de la plantilla de análisis DAFO que incorpora el empoderamiento del equipo. Las debilidades se replantean como retos y los participantes identifican riesgos en lugar de amenazas. De este modo, los participantes los perciben como menos inquietantes y, por lo tanto, más manejables. Más información sobre el SCOR Futurespective.

Si estas opciones no se ajustan del todo a lo que busca, no olvide que TeamRetro le permite personalizar su «futurespective» o crear una propia.

Esperamos que este repaso sobre qué es una «futurespective» le haya proporcionado una herramienta más para su arsenal y que disponga de todo lo necesario para ayudar a su equipo a alcanzar el éxito.

¡Por usted y por el futuro de su equipo!