Todo lo que necesita saber sobre las futurespectivas
Aprenda qué es una prospectiva, cuándo realizarla y los pasos y las preguntas clave para guiar la planificación y la mejora del equipo centrada en el futuro.
¿Qué es una «futurespectiva»?
Una «futurespective» es un proceso que los equipos ágiles pueden llevar a cabo al inicio de un proyecto. Les ayuda a definir una estrategia general que facilite la consecución de su objetivo.
Durante una sesión de «futurespective», el equipo analizará el proyecto en el contexto de aspectos tales como:
- las competencias, los conocimientos y la experiencia de los miembros del equipo
- los recursos a los que pueden acceder
- los riesgos y obstáculos con los que puedan encontrarse, y
- los parámetros dentro de los cuales deben trabajar
con el fin de producir
- una visión común de la trayectoria del proyecto, y
- confirmar los primeros pasos que debe dar el equipo para ponerse en marcha.
Aunque las perspectivas de futuro y las retrospectivas siguen procesos bastante similares, difieren en un par de aspectos importantes:
- Una retrospectiva consiste en analizar un breve periodo de tiempo para revisar lo que ha sucedido. El objetivo es orientar los próximos pasos del equipo.
- Una perspectiva prospectiva analiza el proyecto en su conjunto con el fin de anticipar lo que pueda suceder. El objetivo es definir la estrategia del proyecto y los primeros pasos necesarios para ponerlo en marcha.
¿Por qué realizar un estudio prospectivo?
Hay dos razones principales por las que un Scrum Master puede llevar a cabo una «futurespective». La primera es para poner en marcha un nuevo proyecto, y la segunda es para reactivar uno ya existente.
Una «futurespective» ofrece al equipo la oportunidad de crear y fortalecer los vínculos que son importantes para la salud del equipo. Constituyen una oportunidad para fomentar el espíritu de equipo: el momento ideal para explorar las motivaciones y los temores del equipo, y compartir cómo los miembros han trabajado bien en el pasado. Esto plantea al Scrum Master el reto de —
- información valiosa sobre cómo pueden apoyar mejor a su equipo, y
- la oportunidad de entablar conversaciones importantes, como las relacionadas con la gestión de la imprevisibilidad.
Además, ayudan al equipo a definir una visión y un propósito. No es de extrañar, pues, que las perspectivas de futuro sean una forma excelente de armonizar a los equipos recién formados o de comprobar la sintonía de los ya consolidados.
En lo que respecta al proyecto, una perspectiva de futuro es un mecanismo de planificación excelente. Se pueden utilizar para identificar aspectos tales como:
- aspectos que suscitan preocupación o riesgos percibidos
- los recursos y las herramientas necesarios
- las carencias del equipo.
Esto significa que se puede empezar a diseñar soluciones para superar esos obstáculos cuanto antes.
Una «futurespective» también puede utilizarse para marcar el tono de un proyecto. Por eso, los Scrum Masters también pueden utilizar la «futurespective» para:
- incluya un ejercicio de calentamiento o un rompehielos
- basarse en la obra de Larson Circles and Soup
- establecer objetivos SMART, y
- Añadir a acuerdos del equipo
Es importante destacar que las perspectivas de futuro garantizan que, al inicio del proyecto, todos los miembros del equipo estén en sintonía.
Las «futurespectivas» también son una forma excelente de reactivar un proyecto estancado o atascado. Pueden ayudar a revitalizar a un equipo desmotivado, romper con la rutina de las retrospectivas y contribuir a que el equipo vuelva a examinar sus objetivos.
Directiva Primaria de Futurespective
Por lo general, se entiende que una «directiva principal» es un principio rector. Aunque existen varias versiones de las «Directivas Principales de Futurespective», la de Caroli y Caetano es la más citada.
Basada en el Manifiesto Ágil y, al igual que la Directiva Principal de la Retrospectiva a la que complementa, la Directiva Principal de la Futurespectiva de Caroli y Caetano constituye una forma de pensar. Su objetivo es fomentar un entorno positivo y colaborativo en el que un equipo pueda alcanzar los mejores resultados posibles.
La Directiva adopta un tono optimista. Reafirma la importancia de la participación de todo el equipo y de que todos compartan la visión de futuro del equipo. Para que resulte más eficaz, el equipo debe sentirse psicológicamente seguro. Al fin y al cabo, ¡intentar predecir el futuro es pedir mucho! Cuanto más seguro se sienta el equipo, más ideas se sentirá cómodo aportando.
¿Cómo se lleva a cabo un estudio prospectivo?
En la actualidad, existen dos enfoques principales sobre cómo llevar a cabo un estudio prospectivo.
- Considere el proyecto como si ya se hubiera entregado
- Considere el proyecto como si fuera a entregarse
En el primer enfoque, se pide a los participantes que imaginen que son su yo futuro, mirando hacia atrás al proyecto que se ha completado con éxito. Este enfoque consiste en que los participantes se imaginen a sí mismos reflexionando sobre todos los objetivos que han alcanzado y cómo lo han logrado. Rememoran (de forma creativa) lo que salió bien, los obstáculos con los que se encontraron y cómo los superaron. En esencia, están realizando una retrospectiva en el futuro (es decir, una «futurespectiva»).
Es posible que el equipo se divierta mucho con este enfoque. Se podría organizar una comida de clausura del proyecto durante la sesión de «futurespective». Como actividad de calentamiento, se podría pedir a los participantes que mencionen aquello de lo que se sienten más orgullosos de lo que sus «yos del futuro» han hecho durante el último año, o bien se podría debatir sobre la última tendencia (futura) o una película (futura).
El segundo enfoque es un poco más sencillo. Se invita a los participantes a mirar hacia el futuro y a ofrecer su visión de lo que este les depara (por lo tanto, de nuevo, una «futurespectiva»). Este enfoque puede resultar más adecuado para un equipo que se esté iniciando en ágil o que, sencillamente, se sienta menos cómodo con el otro.
Independientemente del punto de vista que su equipo prefiera adoptar para su visión de futuro, el objetivo y el proceso siguen siendo los mismos.
Los cinco pasos de una retrospectiva pueden aplicarse a una prospectiva. Lo importante es tener presente el cambio de mentalidad que hay que adoptar.
Paso 1: Prepare el escenario para la visión de futuro
Una vez que haya adoptado la mentalidad de la Directiva Primaria de Futurespective y haya elegido un punto de vista desde el que examinar el proyecto, es el momento de seleccionar una plantilla.
Las plantillas de «futurespective» en línea ofrecen todo tipo de ventajas. Son una herramienta ideal para fomentar la participación de equipos que trabajan a distancia. Además, facilitan la realización de «futurespectives» asincrónicas. Una plantilla en línea recoge todas las aportaciones sobre la marcha, por lo que no se pierde tiempo al final de la sesión reescribiendo ideas, aportaciones y acciones a realizar. Y lo mejor de todo es que pueden integrarse en su flujo de trabajo actual para ahorrarle aún más tiempo.
La mejor plantilla que puede elegir es aquella que ayude a su equipo a elaborar su estrategia de proyecto de alto nivel, tal y como ellos lo deseen. Dada la gran cantidad de plantillas excelentes disponibles, hemos creado un selector de plantillas de Futurespective en línea para ayudarle a elegir la más adecuada para su equipo. En cuanto a nuestro equipo, a continuación compartimos nuestras Futurespectives favoritas.
Paso 2: Recopilar datos prospectivos
Utilizando la plantilla como guía, se invita a los participantes a aportar sus ideas. Dedicar un tiempo a una lluvia de ideas individual y en silencio, en la que los miembros del equipo puedan aportar sus ideas de forma anónima, ayudará a superar barreras como el pensamiento de grupo.
El Scrum Master debe animar a los participantes a recurrir a su experiencia y conocimientos previos para completar la plantilla. Se debe recordar a todos que deben ofrecer su mejor estimación (basada en la información disponible). Es importante dejar claro que no se les reprochará que sus predicciones no se cumplan.
Paso 3: Obtener información
Es en esta fase de la «futurespectiva» cuando comenzará a gestarse la visión común que tiene el equipo de la estrategia de su proyecto. Por lo tanto, es fundamental asegurarse de que todas las ideas se comprendan y, en caso contrario, aclarar cualquier duda.
Una vez más, la referencia a proyectos anteriores desempeña un papel importante en este contexto. Se trata de una oportunidad para que el equipo conozca las aportaciones de cada uno de sus miembros y cómo estas pueden utilizarse para contribuir al proyecto y al equipo.
Paso 4: Decida qué medidas tomar para poner en marcha el proyecto
Es muy fácil dejarse llevar por la creación de equipos y la presentación de una visión de alto nivel, pero es importante asegurarse de que su perspectiva de futuro genere lo necesario para poner en marcha el proyecto. La forma de lograrlo es definir medidas concretas. Asegúrese de limitar el número de medidas a las estrictamente necesarias para poner las cosas en marcha, y de que estas cumplan los criterios SMART.
Es posible que algunas medidas se apliquen más al equipo que al proyecto. Las medidas que favorecen la capacidad del equipo para trabajar en conjunto pueden incluirse como un acuerdo de equipo.
Paso 5: Resuma y concluya la perspectiva de futuro
El último paso consiste en resumir la visión de futuro. De este modo, se garantiza que todos los miembros del equipo comprendan las medidas a adoptar antes de dar por concluida la reunión.
Concluir la reunión con un Retorno sobre el tiempo invertido (ROTI) resulta informativo y es un hábito saludable que conviene fomentar. Ayuda al Scrum Master a evaluar la eficacia de las reuniones y a realizar ajustes si es necesario.
Por último, el Scrum Master compartirá los resultados de la «futurespective» y hará un seguimiento de las medidas acordadas.
Ejemplos de perspectivas de futuro
A continuación le presentamos nuestras tres principales perspectivas de futuro para ayudarle a dar los primeros pasos.
Perspectiva de futuro de «State Of Nirvana»
En la sesión de «State of Nirvana», los miembros del equipo definen su propia versión del nirvana. Describen lo que esperan haber logrado al cabo del primer, tercer, sexto y décimo mes, y las ideas que comparten conforman un esbozo de su camino a seguir. [Más información sobre la sesión de «State of Nirvana»].(https://www.teamretro.com/retro-template/state-of-nirvana-futurespective/)
Ventajas, desventajas, aspectos interesantes (PMI)
El método PMI Futurespective ayuda al equipo a analizar un tema desde múltiples perspectivas. Garantiza que se tenga en cuenta una visión global del proyecto, ya que los miembros del equipo no pueden ignorar la variedad de aportaciones que ellos mismos han recopilado. Más información sobre el método PMI (Puntos positivos, Puntos negativos, Aspectos interesantes).
Perspectiva de futuro de SCOR
El SCOR Futurespective es una reinterpretación del análisis DAFO que incorpora el empoderamiento del equipo. Las debilidades se replantean como retos y los participantes identifican riesgos en lugar de amenazas. De este modo, los participantes los perciben como menos inquietantes y, por lo tanto, más manejables. Más información sobre el SCOR Futurespective.
Si estas opciones no se ajustan del todo a lo que busca, no olvide que TeamRetro le permite personalizar su «futurespective» o crear uno propio.
Esperamos que este repaso sobre qué es una «futurespective» le haya proporcionado una herramienta más en su arsenal y que disponga de todo lo necesario para ayudar a su equipo a alcanzar el éxito.
¡Por usted y por el futuro de su equipo!