Tutto ciò che c'è da sapere su Futurespectives

Che cos’è una “futurespective”?

Una “futurespective” è un processo che i team agili possono intraprendere all’inizio di un progetto. Essa aiuta i team a definire una strategia di alto livello che favorisca il raggiungimento agevole del loro obiettivo.

Nel corso di una “futurprospettiva”, un team valuterà il progetto nel contesto di aspetti quali –

• le competenze, le conoscenze specialistiche e l’esperienza dei membri del team
• le risorse a cui possono accedere
• i rischi e gli ostacoli che potrebbero incontrare, e
• i parametri entro i quali devono operare

al fine di produrre

• una visione condivisa del percorso del progetto, e
• confermare i primi passi che il team deve compiere per iniziare.

Sebbene le prospettive future e le retrospettive seguano processi piuttosto simili, differiscono per un paio di aspetti importanti –

• Una retrospettiva consiste nel ripercorrere un breve periodo di tempo per analizzare quanto è accaduto. Ciò viene fatto al fine di orientare le prossime azioni del team.
• Un’analisi prospettica prende in esame l’intero progetto al fine di anticipare ciò che potrebbe accadere. Ciò viene fatto per definire una strategia di progetto e i primi passi necessari per avviare il progetto.

Perché organizzare un esercizio di “futurespective”?

Esistono due motivi principali per cui uno Scrum Master potrebbe condurre una “futurespective”. Il primo è quello di dare il via a un nuovo progetto, mentre il secondo è quello di rilanciare un progetto già in corso.

Una “futurespective” offre a un team la possibilità di creare e rafforzare i legami fondamentali per la salute del team. Rappresenta un’opportunità per rafforzare lo spirito di squadra: il momento ideale per esplorare le motivazioni e le paure del proprio team e per condividere le esperienze positive vissute dai membri in passato. Ciò offre allo Scrum Master l’opportunità di –

• preziose indicazioni su come possano sostenere al meglio il proprio team, e
• l’opportunità di avviare discussioni importanti, come ad esempio quella su come affrontare l’imprevedibilità.

Inoltre, aiutano il team a definire una visione e uno scopo. Non sorprende quindi che le prospettive future rappresentino un ottimo strumento per allineare i team di recente formazione o per verificare la coesione di quelli già consolidati.

Per quanto riguarda il progetto, una prospettiva futura rappresenta un eccellente strumento di pianificazione. Può essere utilizzata per individuare aspetti quali –

• aspetti che destano preoccupazione o rischi percepiti
• risorse e strumenti necessari
• lacune nella squadra.

Ciò significa che si può iniziare prima piuttosto che dopo a elaborare soluzioni volte a superare tali ostacoli.

Una “futurespective” può essere utilizzata anche per definire l’orientamento di un progetto. Ecco perché gli Scrum Master possono avvalersi della “futurespective” anche per –

• prevedere un riscaldamento o un gioco per rompighiaccio
• attingere all’opera di Larson Circles and Soup
• fissare obiettivi SMART, e
• aggiungi a accordi di squadra

È importante sottolineare che le prospettive future garantiscono che, all’inizio del progetto, tutti i membri del team siano sulla stessa lunghezza d’onda.

Le “Futurespectives” rappresentano inoltre un ottimo modo per rilanciare un progetto in fase di stallo o bloccato. Possono contribuire a ridare slancio a un team demotivato, a rompere la routine delle retrospettive e ad aiutare il team a rivedere i propri obiettivi.

Direttiva Primaria di Futurespective

Per “direttiva primaria” si intende comunemente un principio guida. Sebbene esistano diverse versioni delle “Direttive Primarie” di Futurespective, quella di Caroli e Caetano è quella più ampiamente citata.

Ispirata al Manifesto Agile e, analogamente alla Direttiva Primaria della Retrospettiva che integra, la Direttiva Primaria della Futurespettiva di Caroli e Caetano rappresenta una mentalità. Essa mira a promuovere un contesto positivo e collaborativo all’interno del quale un team possa ottenere i migliori risultati possibili.

La direttiva assume un tono ottimista. Sottolinea l’importanza del coinvolgimento dell’intero team e della condivisione della visione futura del team. Affinché ciò sia davvero efficace, il team deve sentirsi psicologicamente al sicuro. Dopotutto, cercare di prevedere il futuro è un’impresa ardua! Più il team si sente al sicuro, più si sentirà a proprio agio nel proporre nuove idee.

Come si conduce un’analisi prospettica?

Attualmente esistono due approcci principali riguardo alle modalità di conduzione di un’analisi prospettica.

1. Consideri il progetto come se fosse già stato consegnato
2. Consideri il progetto come se dovesse essere consegnato

Il primo approccio consiste nel chiedere ai partecipanti di immaginare di essere la versione futura di se stessi mentre guardano indietro al progetto che è stato portato a termine con successo. Questo approccio invita i partecipanti a immaginare di ripensare a tutti gli obiettivi che hanno raggiunto e al modo in cui ci sono riusciti. Essi rievocano (in modo creativo) gli aspetti positivi, gli ostacoli incontrati e il modo in cui li hanno superati. In sostanza, stanno effettuando una retrospettiva nel futuro (ovvero una «futurespettiva»).

Con questo approccio, il team può davvero divertirsi molto. Durante la sessione di “futurespective” si potrebbe organizzare un pranzo di chiusura del progetto. Come attività di riscaldamento, si potrebbe chiedere ai partecipanti di indicare ciò che i loro “io futuri” hanno fatto nell’ultimo anno e di cui vanno più fieri, oppure si potrebbe discutere dell’ultima tendenza (futura) o di un film (futuro).

Il secondo approccio è un po’ più semplice. I partecipanti sono invitati a guardare avanti e a esprimere la propria visione di ciò che il futuro ha in serbo (quindi, ancora una volta, una “futurespective”). Questo approccio è forse più adatto a un team che si avvicina per la prima volta all’agile, o che semplicemente si trova meno a proprio agio con l’altro.

Indipendentemente dal punto di vista che il vostro team preferisca adottare per la propria prospettiva futura, lo scopo e il processo rimangono gli stessi.

Le cinque fasi di una retrospettiva possono essere applicate a una prospettica. L’aspetto importante da tenere presente è il diverso approccio mentale che occorre adottare.

Fase 1 - Preparare il terreno per una prospettiva futura

Una volta che avrete fatto vostro l’approccio della “Prime Directive” di Futurespective e avrete scelto un punto di vista da cui esaminare il progetto, è il momento di scegliere un modello.

I modelli di futurespectiva online offrono una serie di vantaggi. Rappresentano uno strumento ideale per favorire il coinvolgimento dei team che lavorano da remoto. Inoltre, possono supportare la realizzazione di futurespettive asincrone. Un modello online registra tutti i contributi man mano che procedete, così non si perde tempo alla fine della vostra “futurespective” a riscrivere idee, contributi e azioni da intraprendere. Ma soprattutto, possono integrarsi con il vostro flusso di lavoro esistente per farvi risparmiare ancora più tempo.

Il modello migliore da scegliere è quello che aiuterà il vostro team a elaborare la propria strategia di progetto di alto livello, nel modo che preferisce. Data la vasta scelta di modelli straordinari disponibili, abbiamo creato un selettore online di modelli di futurespectives per aiutarvi a scegliere quello più adatto al vostro team. Per quanto riguarda il nostro team, di seguito condividiamo le nostre futurespectives preferite.

Fase 2 - Raccolta dei dati prospettici

Utilizzando il modello come guida, i partecipanti sono invitati a fornire il proprio contributo. Concedere del tempo per una fase di riflessione individuale e silenziosa, durante la quale i membri del team possano proporre le proprie idee in forma anonima, contribuirà a superare ostacoli quali il “pensiero di gruppo”.

Lo Scrum Master dovrebbe incoraggiare i partecipanti ad attingere alle proprie esperienze e conoscenze passate per compilare il modello. È opportuno ricordare a tutti di fornire la propria ipotesi più plausibile (basata su informazioni concrete). È importante sottolineare che eventuali previsioni che non si avvereranno non saranno loro imputate.

Fase 3 - Ricavare informazioni utili

È proprio in questa fase della “futurespective” che inizierà a prendere forma la visione condivisa dal team riguardo alla strategia del progetto. È quindi fondamentale assicurarsi che tutte le idee siano state comprese e, in caso contrario, chiarirle.

Anche in questo caso, il riferimento ai progetti precedenti riveste un ruolo importante. Si tratta di un’opportunità per il team di comprendere quali siano i contributi di ciascuno e in che modo questi possano essere utilizzati a sostegno del progetto e del team stesso.

Fase 4 - Decidere cosa fare per avviare il progetto

È molto facile lasciarsi travolgere dal team building e dalla definizione di una visione di alto livello, ma è importante assicurarsi che la vostra prospettiva futura produca ciò che è necessario per avviare il progetto. Il modo per farlo è definire le azioni concrete da intraprendere. Assicuratevi di limitare il numero di azioni a quelle necessarie per dare il via al progetto e fate in modo che siano SMART.

Alcune azioni potrebbero riguardare maggiormente il team piuttosto che il progetto. Le azioni che favoriscono la capacità del team di lavorare insieme possono essere incluse come accordo di squadra.

Fase 5 - Riassumere e concludere la prospettiva futura

L’ultimo passo consiste nel riassumere la prospettiva futura. Ciò garantisce che tutti i membri del team abbiano compreso le azioni da intraprendere prima della chiusura della riunione.

Concludere la riunione con un Return on Time Invested (ROTI) è utile e rappresenta un’abitudine positiva da promuovere. Aiuta lo Scrum Master a valutare l’efficacia delle riunioni e ad apportare eventuali modifiche, se necessario.

Infine, lo Scrum Master condividerà i risultati della “futurespective” e darà seguito alle azioni previste.

Esempi di prospettive future

Ecco le nostre tre principali prospettive per il futuro, per aiutarvi a muovere i primi passi.

Prospettiva futura dello Stato del Nirvana

La “futurespective” “State of Nirvana” prevede che i membri del team definiscano la propria versione di nirvana. Essi delineano ciò che prevedono di aver raggiunto entro il primo, il terzo, il sesto e il decimo mese, e le idee che condividono contribuiscono a tracciare un quadro generale del percorso da seguire. Scoprite di più sulla “futurespective” “State of Nirvana”.

Pro, Contro, Interessante (PMI)

Il metodo PMI Futurespective aiuta un team ad affrontare un argomento da molteplici prospettive. Garantisce una visione d’insieme del progetto, poiché i membri del team non possono ignorare la varietà di contributi che essi stessi hanno raccolto. Per saperne di più su Plus, Minus, Interesting (PMI).

Prospettive future di SCOR

La SCOR Futurespective rappresenta una rivisitazione dell’analisi SWOT volta a includere il potenziamento del team. I punti di debolezza vengono ridefiniti come sfide e i partecipanti identificano i rischi anziché le minacce. In questo modo, i partecipanti li percepiscono come meno inquietanti e, di conseguenza, più gestibili. Per saperne di più sulla SCOR Futurespective.

Se questi non sono proprio ciò che state cercando, non dimenticate che TeamRetro vi permette di personalizzare la vostra “futurespective” o di crearne una tutta vostra.

Ci auguriamo che questa panoramica sul concetto di “futurespective” vi abbia fornito un ulteriore strumento da aggiungere al vostro arsenale e che abbiate ora tutto ciò che vi serve per aiutare il vostro team a raggiungere il successo.

Un brindisi a Lei e al futuro del Suo team!