Tutto quello che deve sapere sui futurespectives

Che cos’è una “futurospettiva”?

Una “futurespective” è un processo che i team agili possono intraprendere all’inizio di un progetto. Aiuta i team a definire una strategia di alto livello che favorisca il raggiungimento agevole del loro obiettivo.

Nel corso di una “futurprospettiva”, un team valuterà il progetto alla luce di aspetti quali:

• le competenze, le conoscenze specialistiche e l’esperienza dei membri del team
• le risorse a cui possono accedere
• i rischi e gli ostacoli che potrebbero incontrare, e
• i parametri entro i quali devono operare

al fine di produrre

• una visione condivisa dell’evoluzione del progetto, e
• confermare i primi passi che il team deve compiere per iniziare.

Sebbene le prospettive future e le retrospettive seguano processi piuttosto simili, differiscono per alcuni aspetti importanti –

• Una retrospettiva consiste nel ripercorrere un breve periodo di tempo per analizzare quanto è accaduto. Ciò viene fatto al fine di orientare le prossime mosse del team.
• Un’analisi prospettica prende in esame l’intero progetto al fine di anticipare ciò che potrebbe accadere. Ciò viene fatto per definire una strategia di progetto e i primi passi necessari per avviare il progetto.

Perché organizzare un evento di prospettiva futura?

Ci sono due motivi principali per cui uno Scrum Master può condurre una “futurespective”. Il primo è quello di avviare un nuovo progetto, mentre il secondo è quello di rilanciare un progetto già in corso.

Una “futurespective” offre al team l’opportunità di creare e rafforzare i legami fondamentali per il benessere del team. Si tratta di un’occasione per rafforzare lo spirito di squadra: il momento ideale per approfondire le motivazioni e le preoccupazioni del team e per condividere le esperienze positive vissute dai membri in passato. Ciò offre allo Scrum Master l’opportunità di –

• preziose indicazioni su come sostenere al meglio il proprio team, e
• l’occasione per avviare discussioni importanti, come ad esempio quella su come affrontare l’imprevedibilità.

Inoltre, aiutano il team a definire una visione e uno scopo. Non sorprende quindi che le prospettive future rappresentino un ottimo strumento per allineare i team di recente costituzione o per verificare la coesione di quelli già consolidati.

Per quanto riguarda il progetto, una prospettiva futura rappresenta un eccellente strumento di pianificazione. Può essere utilizzata per individuare aspetti quali –

• aspetti critici o rischi percepiti
• risorse e strumenti necessari
• lacune nella squadra.

Ciò significa che si può iniziare prima piuttosto che dopo a elaborare soluzioni per superare tali ostacoli.

Una “futurespective” può essere utilizzata anche per definire l’orientamento di un progetto. Ecco perché gli Scrum Master possono ricorrere alla “futurespective” anche per –

• prevedere un riscaldamento o un’attività di rompighiaccio
• attingere all’opera di Larson Circles and Soup
• fissare obiettivi SMART, e
• aggiungi a accordi di squadra

È importante sottolineare che le prospettive future garantiscono che, all’inizio del progetto, tutti i membri del team siano perfettamente allineati.

Le “futurespectives” rappresentano inoltre un ottimo modo per rilanciare un progetto in fase di stallo o bloccato. Possono contribuire a ridare slancio a un team demotivato, rompere la routine delle retrospettive e aiutare il team a rivedere i propri obiettivi.

Direttiva Primaria di Futurespective

Per “direttiva primaria” si intende comunemente un principio guida. Sebbene esistano diverse versioni delle direttive primarie di Futurespective, quella di Caroli e Caetano è quella più comunemente citata.

Ispirata al Manifesto Agile e, al pari della Direttiva Primaria della Retrospettiva che integra, la Direttiva Primaria della Futurespettiva di Caroli e Caetano rappresenta una mentalità. Essa mira a promuovere un contesto positivo e collaborativo all’interno del quale un team possa ottenere i migliori risultati possibili.

La direttiva assume un tono ottimista. Sottolinea l’importanza del coinvolgimento dell’intero team e della condivisione della visione futura del team. Affinché ciò sia più efficace, il team deve sentirsi psicologicamente al sicuro. Dopotutto, cercare di prevedere il futuro è un compito arduo! Più il team si sente al sicuro, più si sentirà a proprio agio nel proporre idee.

Come si conduce un’analisi prospettica?

Attualmente esistono due approcci principali riguardo alle modalità di conduzione di un’analisi prospettica.

1. Consideri il progetto come se fosse già stato consegnato
2. Consideri il progetto come se dovesse essere consegnato

Il primo approccio consiste nel chiedere ai partecipanti di immaginare di essere la versione futura di se stessi mentre guardano indietro al progetto che è stato portato a termine con successo. Questo approccio prevede che i partecipanti immaginino di ripensare a tutti gli obiettivi che hanno raggiunto e al modo in cui ci sono riusciti. Essi rievocano (in modo creativo) le cose che sono andate bene, gli ostacoli che hanno incontrato e come li hanno superati. In pratica stanno effettuando una retrospettiva nel futuro (quindi, una “futurespetiva”).

Questo approccio offre al team l’opportunità di divertirsi molto. Durante la sessione di “futurespective” si potrebbe organizzare un pranzo di fine progetto. Come attività di riscaldamento, si potrebbe chiedere ai partecipanti di indicare ciò che il loro “io futuro” ha fatto nell’ultimo anno e di cui va più fiero, oppure si potrebbe discutere dell’ultima tendenza (futura) o di un film (futuro).

Il secondo approccio è leggermente più semplice. I partecipanti sono invitati a guardare avanti e a esprimere la propria visione di ciò che riserva il futuro (quindi, ancora una volta, una “futurespective”). Questo approccio è forse più adatto a un team che si avvicina per la prima volta all’agile o che semplicemente si trova meno a proprio agio con l’altro.

Indipendentemente dal punto di vista che il vostro team preferisce adottare per la propria visione del futuro, lo scopo e il processo rimangono gli stessi.

Le cinque fasi di una retrospettiva possono essere applicate a una prospettica. L’aspetto importante da tenere presente è il diverso approccio mentale che occorre adottare.

Fase 1 - Preparare il terreno per il futuro

Una volta adottata la mentalità della “Prime Directive” di Futurespective e scelto un punto di vista da cui esaminare il progetto, è il momento di scegliere un modello.

I modelli di futurespective online offrono una serie di vantaggi. Rappresentano uno strumento ideale per favorire il coinvolgimento dei team che lavorano a distanza. Inoltre, consentono di realizzare futurespective in modalità asincrona. Un modello online registra tutti i contributi man mano che procedete, così non si perde tempo alla fine della vostra futurespective a riscrivere idee, contributi e azioni da intraprendere. Ma soprattutto, possono integrarsi con il vostro flusso di lavoro esistente per farvi risparmiare ancora più tempo.

Il modello migliore da scegliere è quello che aiuterà il vostro team a elaborare una strategia di progetto di alto livello, proprio come desiderate. Data la vasta scelta di modelli eccellenti disponibili, abbiamo creato un selettore online di modelli Futurespective per aiutarvi a scegliere quello più adatto al vostro team. Per quanto riguarda il nostro team, di seguito condividiamo i nostri modelli Futurespective preferiti.

Fase 2 - Raccogliere dati prospettici

Utilizzando il modello come guida, i partecipanti sono invitati a fornire il proprio contributo. Concedere del tempo per una fase di riflessione individuale e silenziosa, durante la quale i membri del team possano proporre le proprie idee in forma anonima, contribuirà a superare ostacoli quali il pensiero di gruppo.

Lo Scrum Master dovrebbe incoraggiare i partecipanti ad attingere alle proprie esperienze e conoscenze passate per compilare il modello. È necessario ricordare a tutti di fornire la propria ipotesi più plausibile (basata su dati concreti). È importante sottolineare che le previsioni che dovessero rivelarsi errate non saranno loro imputate.

Fase 3 - Ricavare informazioni utili

È proprio in questa fase della “futurespective” che inizierà a prendere forma la visione condivisa dal team riguardo alla strategia del progetto. È quindi fondamentale assicurarsi che tutte le idee siano comprese e, in caso contrario, chiarirle.

Anche in questo caso, il riferimento ai progetti precedenti riveste un ruolo importante. Si tratta di un’occasione per il team di comprendere quali sono i contributi di ciascuno e in che modo questi possano essere messi a frutto a beneficio del progetto e del gruppo stesso.

Fase 4 - Decidere come avviare il progetto

È molto facile lasciarsi trascinare dal team building e dalla definizione di una visione di alto livello, ma è importante assicurarsi che la propria prospettiva futura produca ciò che è necessario per avviare il progetto. Il modo per farlo è definire le azioni concrete da intraprendere. Assicuratevi di limitare il numero di azioni a quelle necessarie per dare il via alle operazioni e fate in modo che siano SMART.

Alcune misure potrebbero riguardare più il team che il progetto. Le misure che favoriscono la capacità del team di lavorare insieme possono essere incluse in un accordo di squadra.

Fase 5 - Riassumere e concludere la prospettiva futura

L’ultimo passo consiste nel riassumere la visione prospettica. Ciò garantisce che tutti i membri del team abbiano compreso le azioni da intraprendere prima della conclusione della riunione.

Concludere la riunione con un Return on Time Invested (ROTI) è utile e rappresenta un’abitudine positiva da incoraggiare. Aiuta lo Scrum Master a valutare l’efficacia delle riunioni e ad apportare modifiche, se necessario.

Infine, lo Scrum Master condividerà i risultati della “futurespective” e darà seguito alle azioni previste.

Esempi di prospettive future

Ecco le nostre tre principali prospettive future per aiutarvi a muovere i primi passi.

Prospettiva futura di “State Of Nirvana”

La “futurespective” “State of Nirvana” prevede che i membri del team definiscano la propria visione del nirvana. Essi delineano ciò che prevedono di aver raggiunto entro il primo, il terzo, il sesto e il decimo mese, e le idee che condividono contribuiscono a tracciare un quadro generale del percorso da seguire. Scopra di più sulla “futurespective” “State of Nirvana”.

Pro, contro, aspetti interessanti (PMI)

Il metodo PMI Futurespective aiuta un team ad affrontare un argomento da molteplici punti di vista. Assicura una visione d’insieme del progetto, poiché i membri del team non possono ignorare la varietà di contributi che essi stessi hanno raccolto. Per saperne di più su Plus, Minus, Interesting (PMI).

Prospettiva futura di SCOR

La SCOR Futurespective è una rivisitazione dell’analisi SWOT che integra il concetto di responsabilizzazione del team. I punti deboli vengono ridefiniti come sfide e i partecipanti identificano i rischi anziché considerarli minacce. In questo modo, i partecipanti li percepiscono come meno preoccupanti e quindi più gestibili. Scopri di più sulla SCOR Futurespective.

Se questi non sono proprio quello che sta cercando, non dimentichi che TeamRetro le permette di personalizzare la sua “futurespective” o di crearne una tutta sua.

Ci auguriamo che questa panoramica su cosa sia una “futurespective” vi abbia fornito un ulteriore strumento da aggiungere al vostro arsenale e che abbiate ora tutto ciò che vi serve per aiutare il vostro team a raggiungere il successo.

Alla vostra salute e al futuro del vostro team!