Tutto ciò che occorre sapere su Futurespectives

Che cos’è una “futurespective”?

Una “futurespective” è un processo che i team agili possono intraprendere all’inizio di un progetto. Aiuta i team a definire una strategia di alto livello che favorisca il raggiungimento agevole del loro obiettivo.

Nel corso di una sessione di “futurespective”, un team valuterà il progetto nel contesto di aspetti quali: –

• le competenze, le conoscenze specialistiche e l’esperienza dei membri del team
• le risorse a cui possono accedere
• i rischi e gli ostacoli che potrebbero incontrare, e
• i parametri entro i quali devono operare

al fine di produrre

• una visione condivisa del percorso del progetto, e
• confermare i primi passi che il team deve compiere per iniziare.

Sebbene le prospettive future e le retrospettive seguano processi piuttosto simili, differiscono per un paio di aspetti importanti –

• Una retrospettiva consiste nel ripercorrere un breve periodo di tempo per analizzare quanto è accaduto. Ciò viene fatto al fine di orientare le prossime azioni del team.
• Un’analisi prospettica prende in esame l’intero progetto al fine di anticipare ciò che potrebbe verificarsi. Ciò viene fatto per definire una strategia di progetto e le prime misure necessarie per avviare il progetto.

Perché organizzare un evento di “futurespective”?

Esistono due motivi principali per cui uno Scrum Master potrebbe condurre una “futurespective”. Il primo è quello di dare il via a un nuovo progetto, mentre il secondo è quello di rilanciare un progetto già in corso.

Una “futurespective” offre a un team la possibilità di creare e rafforzare i legami fondamentali per il benessere del gruppo. Rappresenta un’opportunità per rafforzare lo spirito di squadra: il momento ideale per approfondire le motivazioni e le preoccupazioni del proprio team e per condividere le esperienze positive vissute dai membri in passato. Ciò offre allo Scrum Master l’opportunità di –

• preziose indicazioni su come possano sostenere al meglio il proprio team, e
• l’opportunità di avviare discussioni importanti, come ad esempio quella relativa alla gestione dell’imprevedibilità.

Inoltre, aiutano il team a definire una visione e uno scopo. Non sorprende quindi che le prospettive future rappresentino un ottimo strumento per allineare i team di recente formazione o per verificare la coerenza di quelli già consolidati.

Per quanto riguarda il progetto, una prospettiva futura rappresenta un eccellente strumento di pianificazione. Può essere utilizzata per individuare aspetti quali: –

• aspetti che destano preoccupazione o rischi percepiti
• risorse e strumenti necessari
• lacune nella squadra.

Ciò significa che si può iniziare prima piuttosto che dopo a elaborare soluzioni volte a superare tali ostacoli.

Una “futurespective” può essere utilizzata anche per definire l’orientamento di un progetto. Ecco perché gli Scrum Master possono ricorrere alla “futurespective” anche per –

• prevedere un’attività di riscaldamento o un gioco rompighiaccio
• attingere a “Circles and Soup” di Larson
• fissare obiettivi SMART e
• aggiungere agli accordi di squadra

È importante sottolineare che le prospettive future garantiscono che, all’inizio del progetto, tutti i membri del team siano perfettamente allineati.

Le “Futurespectives” rappresentano inoltre un ottimo modo per riavviare un progetto in fase di stallo o bloccato. Possono contribuire a infondere nuovo slancio a un team demotivato, a rompere la routine delle retrospettive e ad aiutare il team a riesaminare i propri obiettivi.

Direttiva Primaria di Futurespective

Per “direttiva primaria” si intende comunemente un principio guida. Sebbene esistano diverse versioni delle “Direttive Primarie” di Futurespective, quella di Caroli e Caetano è quella più ampiamente citata.

Ispirata al Manifesto agile e, analogamente alla “Prime Directive” della retrospettiva che essa integra, la “Prime Directive” della Futurespettiva di Caroli e Caetano rappresenta una mentalità. Essa mira a promuovere un contesto positivo e collaborativo all’interno del quale un team possa ottenere i migliori risultati possibili.

La direttiva assume un tono ottimista. Sottolinea l’importanza del coinvolgimento dell’intero team e della condivisione della visione futura del team. Affinché ciò sia davvero efficace, il team deve sentirsi psicologicamente al sicuro. Dopotutto, cercare di prevedere il futuro è un’impresa ardua! Più il team si sentirà al sicuro, più si sentirà a proprio agio nel proporre nuove idee.

Come si conduce un’analisi prospettica?

Attualmente esistono due approcci principali riguardo alle modalità di conduzione di una “futurespective”.

1. Consideri il progetto come se fosse già stato consegnato
2. Consideri il progetto come se dovesse essere consegnato

Il primo approccio consiste nel chiedere ai partecipanti di immaginare di essere la versione futura di se stessi mentre guardano indietro al progetto che è stato portato a termine con successo. Questo approccio invita i partecipanti a immaginare di ripensare a tutti gli obiettivi che hanno raggiunto e al modo in cui ci sono riusciti. Essi rievocano (in modo creativo) gli aspetti positivi, gli ostacoli incontrati e il modo in cui li hanno superati. In sostanza, stanno effettuando una retrospettiva nel futuro (quindi, una «futurespettiva»).

Con questo approccio, il team ha la possibilità di divertirsi moltissimo. Durante la sessione di “futurespective” si potrebbe organizzare un pranzo di chiusura del progetto. Come attività di riscaldamento, si potrebbe chiedere ai partecipanti di indicare ciò che i loro “io futuri” hanno fatto nell’ultimo anno e di cui vanno più fieri, oppure si potrebbe discutere dell’ultima tendenza (futura) o di un film (futuro).

Il secondo approccio è leggermente più semplice. I partecipanti sono invitati a guardare avanti e a esprimere la propria visione di ciò che il futuro ha in serbo (quindi, ancora una volta, una “futurprospettiva”). Questo approccio è forse più adatto a un team che si avvicina per la prima volta al metodo agile o che semplicemente si trova meno a proprio agio con l’altro.

Indipendentemente dal punto di vista che il Suo team preferisca adottare per la propria prospettiva futura, lo scopo e il processo rimangono gli stessi.

Le cinque fasi di una retrospettiva possono essere applicate a una prospettica. L’aspetto importante da tenere presente è il diverso approccio mentale che occorre adottare.

Fase 1 - Preparare il terreno per il futuro

Una volta che avrà fatto proprio l’approccio della “Prime Directive” di Futurespective e avrà scelto un punto di vista da cui esaminare il progetto, sarà il momento di scegliere un modello.

I modelli online per la “futurespective” offrono una serie di vantaggi. Rappresentano uno strumento ideale per favorire il coinvolgimento dei team che lavorano da remoto. Inoltre, possono supportare lo svolgimento di sessioni asincrone di “futurespective”. Un modello online registra tutti i contributi man mano che procedete, evitando così di perdere tempo alla fine della vostra “futurespective” a riscrivere idee, contributi e azioni da intraprendere. Ma soprattutto, possono integrarsi con il vostro flusso di lavoro esistente, consentendovi di risparmiare ancora più tempo.

Il modello migliore da scegliere è quello che aiuterà il vostro team a elaborare la propria strategia di progetto di alto livello, nel modo che preferisce. Data la vasta scelta di modelli straordinari disponibili, abbiamo creato uno strumento online per la selezione dei modelli “futurespective” che vi aiuterà a scegliere quello più adatto al vostro team. Per quanto riguarda il nostro team, di seguito condividiamo le nostre “futurespective” preferite.

Fase 2 - Raccolta dei dati prospettici

Utilizzando il modello come guida, i partecipanti sono invitati a fornire il proprio contributo. Concedere del tempo per una fase di riflessione individuale e silenziosa, durante la quale i membri del team possano proporre le proprie idee in forma anonima, contribuirà a superare ostacoli quali il “pensiero di gruppo”.

Lo Scrum Master dovrebbe incoraggiare i partecipanti ad attingere alle proprie esperienze e conoscenze passate per compilare il modello. È opportuno ricordare a tutti di fornire la propria ipotesi più plausibile (basata su informazioni concrete). È importante sottolineare che eventuali previsioni che non si avvereranno non saranno loro imputate.

Fase 3 - Ricavare informazioni utili

È proprio in questa fase della “futurprospettiva” che inizierà a prendere forma la visione condivisa dal team riguardo alla strategia del proprio progetto. È quindi fondamentale assicurarsi che tutte le idee siano state comprese e, in caso contrario, chiarirle.

Anche in questo caso, il riferimento ai progetti precedenti riveste un ruolo importante. Si tratta di un’opportunità per il team di comprendere quali siano i contributi specifici di ciascun membro e in che modo questi possano essere valorizzati a sostegno del progetto e del gruppo stesso.

Fase 4 - Decidere quali azioni intraprendere per avviare il progetto

È molto facile lasciarsi trascinare dal team building e dalla definizione di una visione di alto livello, ma è importante assicurarsi che la vostra prospettiva futura produca ciò che è necessario per avviare il progetto. Il modo per farlo è definire le azioni concrete da intraprendere. Assicuratevi di limitare il numero di azioni a quelle necessarie per dare il via al progetto e fate in modo che siano SMART.

Alcune azioni potrebbero riguardare maggiormente il team piuttosto che il progetto. Le azioni che favoriscono la capacità del team di lavorare insieme possono essere incluse in un accordo di squadra.

Fase 5 - Riassumere e concludere la prospettiva futura

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L’ultimo passo consiste nel riassumere la prospettiva futura. Ciò garantisce che tutti i membri del team comprendano le azioni da intraprendere prima della conclusione della riunione.

Concludere la riunione con un calcolo del ritorno sull’investimento in termini di tempo (ROTI) è utile e rappresenta un’abitudine positiva da promuovere. Aiuta lo Scrum Master a valutare l’efficacia delle riunioni e ad apportare eventuali modifiche, se necessario.

Infine, lo Scrum Master condividerà i risultati della “futurespective” e provvederà a dare seguito alle azioni previste.

Esempi di prospettive future

Ecco le nostre tre principali prospettive future per aiutarvi a muovere i primi passi.

Prospettiva futura sullo stato del Nirvana

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L’iniziativa “State of Nirvana futurespective” prevede che i membri del team definiscano la propria visione del nirvana. Essi delineano ciò che prevedono di aver raggiunto entro il primo, il terzo, il sesto e il decimo mese, e le idee che condividono contribuiscono a tracciare un quadro generale del percorso da seguire. Scoprite di più sull’iniziativa “State of Nirvana futurespective”.

Pro, Contro, Interessante (PMI)

Il metodo PMI Futurespective aiuta un team ad analizzare un argomento da molteplici prospettive. Assicura che venga presa in considerazione una visione d’insieme del progetto, poiché i membri del team non possono ignorare la varietà di contributi che essi stessi hanno raccolto. Scoprite di più sul metodo Plus, Minus, Interesting (PMI).

Prospettive future di SCOR

La SCOR Futurespective rappresenta una rivisitazione del modello di analisi SWOT volta a includere la responsabilizzazione del team. I punti di debolezza vengono ridefiniti come sfide e i partecipanti identificano i rischi anziché le minacce. In questo modo, i partecipanti li considerano meno inquietanti e quindi più gestibili. Scopra di più sulla SCOR Futurespective.

Se questi non sono proprio ciò che sta cercando, non dimentichi che TeamRetro le permette di personalizzare la sua visione del futuro o di crearne una tutta sua.

Ci auguriamo che questa panoramica su cosa sia una “futurespective” vi abbia fornito un ulteriore strumento da aggiungere al vostro arsenale e che abbiate ora tutto ciò che vi occorre per aiutare il vostro team a raggiungere il successo.

Un brindisi a Lei e al futuro del Suo team!