Wszystko, co muszą Państwo wiedzieć o perspektywach futures

Czym jest „futurespective”?

„Futurespective” to proces, który zespoły stosujące metodykę agile mogą przeprowadzić na początku projektu. Pomaga on zespołom w opracowaniu ogólnej strategii, która wspiera sprawne osiągnięcie wyznaczonego celu.

Podczas sesji „futurespective” zespół rozpatruje projekt w kontekście takich kwestii, jak –

• umiejętności, wiedza fachowa i doświadczenie członków zespołu
• zasoby, do których mają dostęp
• ryzyko i przeszkody, z jakimi mogą się spotkać, oraz
• warunki, w ramach których muszą działać

w celu wytworzenia

• wspólne rozumienie przebiegu projektu oraz
• proszę potwierdzić, jakie pierwsze kroki musi podjąć zespół, aby rozpocząć pracę.

Chociaż prognozy i retrospektywy przebiegają według dość podobnych procesów, różnią się one pod kilkoma istotnymi względami –

• Retrospektywa polega na przeanalizowaniu wydarzeń z ostatniego okresu. Ma to na celu wytyczenie dalszych działań zespołu.
• Analiza perspektywiczna obejmuje cały projekt w celu przewidzenia potencjalnych scenariuszy. Ma to na celu opracowanie strategii projektu oraz określenie pierwszych kroków niezbędnych do jego rozpoczęcia.

Dlaczego warto przeprowadzić analizę przyszłościową?

Istnieją dwa główne powody, dla których Scrum Master może przeprowadzić sesję „futurespective”. Pierwszym z nich jest rozpoczęcie nowego projektu, a drugim – wznowienie projektu już istniejącego.

Sesja „futurespective” daje zespołowi szansę na nawiązanie i pogłębienie relacji, które mają kluczowe znaczenie dla dobrego funkcjonowania zespołu. Stanowi ona okazję do budowania zespołu: to idealny moment, by zbadać motywacje i obawy członków zespołu oraz podzielić się doświadczeniami dotyczącymi dotychczasowej dobrej współpracy. Daje to Scrum Masterowi –

• cenne wskazówki dotyczące tego, jak najlepiej wspierać swój zespół, oraz
• okazję do podjęcia ważnych rozmów, na przykład dotyczących radzenia sobie z nieprzewidywalnością.

Ponadto pomagają one zespołowi w wypracowaniu wizji i celu. Nic więc dziwnego, że scenariusze przyszłościowe stanowią doskonały sposób na zgranie nowo utworzonych zespołów lub sprawdzenie, czy już istniejące zespoły działają zgodnie z wytycznymi.

W kontekście projektu perspektywa przyszłościowa stanowi doskonałe narzędzie planistyczne. Można ją wykorzystać do określenia takich kwestii, jak –

• kwestie budzące obawy lub potencjalne zagrożenia
• niezbędne zasoby i narzędzia
• luki w składzie.

Oznacza to, że prace nad rozwiązaniami pozwalającymi pokonać te przeszkody można rozpocząć raczej wcześniej niż później.

Perspektywa przyszłościowa może również służyć do nadania tonu projektowi. Dlatego też Scrum Masterzy mogą wykorzystywać tę perspektywę do –

• proszę uwzględnić rozgrzewkę lub lodołamacz
• opierając się na pracy Larsona Circles and Soup
• wyznaczyć cele SMART oraz
• dodaj do umów zespołowych

Co istotne, analizy perspektyw na przyszłość gwarantują, że na początku projektu wszyscy członkowie zespołu mają wspólne rozumienie sytuacji.

Retrospektywy przyszłościowe to również świetny sposób na wznowienie projektu, który utknął w martwym punkcie. Mogą one pomóc ożywić zniechęcony zespół, urozmaicić rutynowe retrospektywy oraz pomóc zespołowi ponownie skupić się na swoich celach.

Główna dyrektywa programu Futurespective

Za główną dyrektywę powszechnie uważa się zasadę przewodnią. Chociaż istnieje wiele wersji głównych dyrektyw Futurespective, to wersja autorstwa Caroli i Caetano jest najczęściej przytaczana.

Opierając się na Manifeście agile i podobnie jak Główna zasada retrospektywy, którą uzupełnia, „Główna zasada futurespektywy” autorstwa Caroliego i Caetano stanowi sposób myślenia. Jej celem jest tworzenie pozytywnego, sprzyjającego współpracy środowiska, w którym zespół może osiągać jak najlepsze wyniki.

Dyrektywa nadaje optymistyczny ton. Podkreśla znaczenie zaangażowania całego zespołu oraz wspólnej odpowiedzialności za wizję przyszłości zespołu. Aby osiągnąć maksymalną skuteczność, zespół musi czuć się psychologicznie bezpieczny. W końcu próba przewidzenia przyszłości to nie lada wyzwanie! Im większe poczucie bezpieczeństwa odczuwa zespół, tym chętniej będzie zgłaszał nowe pomysły.

Jak przeprowadzić analizę przyszłościową?

Obecnie istnieją dwa główne podejścia do przeprowadzania analizy przyszłościowej.

1. Proszę potraktować ten projekt tak, jakby został już zrealizowany
2. Proszę spojrzeć na ten projekt tak, jakby miał zostać zrealizowany

W pierwszym podejściu uczestnicy wyobrażają sobie, że są swoją przyszłą wersją, spoglądającą wstecz na pomyślnie zrealizowany projekt. W tym podejściu uczestnicy wyobrażają sobie, że wspominają wszystkie cele, które zrealizowali, oraz sposób, w jaki to zrobili. W kreatywny sposób wspominają rzeczy, które poszły dobrze, napotkane przeszkody oraz sposoby ich pokonania. W rzeczywistości przeprowadzają retrospektywę w przyszłości (czyli tzw. futurespektywę).

Takie podejście może sprawić zespołowi wiele radości. Podczas sesji „futurespective” można zorganizować lunch z okazji zakończenia projektu. W ramach rozgrzewki można poprosić uczestników o podzielenie się tym, z czego w minionym roku są najbardziej dumni, lub omówić najnowsze (przyszłe) trendy lub (przyszłe) filmy.

Drugie podejście jest nieco prostsze. Uczestnicy są proszeni o spojrzenie w przyszłość i przedstawienie swojej wizji tego, co przyniesie przyszłość (czyli, jak już wspomniano, spojrzenie w przyszłość). To podejście może być bardziej odpowiednie dla zespołu, który dopiero zaczyna przygodę z metodami agile lub po prostu czuje się mniej swobodnie w przypadku poprzedniego podejścia.

Niezależnie od tego, jaką perspektywę wybierze Państwa zespół przy analizowaniu przyszłości, cel i proces pozostają niezmienne.

Pięć etapów retrospektywy można zastosować również w przypadku prospektywy. Należy jednak pamiętać o konieczności przyjęcia innego sposobu myślenia.

Krok 1 – Przygotowanie sceny z perspektywą przyszłości

Gdy już przyswoili Państwo sobie podejście oparte na zasadzie nadrzędnej Futurespective i wybrali punkt widzenia, z którego będą Państwo analizować projekt, nadszedł czas na wybór szablonu.

Szablony futurespective online oferują wiele korzyści. Stanowią one idealne narzędzie do angażowania zespołów pracujących zdalnie. Mogą one również ułatwić realizację asynchronicznych sesji futurespective. Szablon online rejestruje wszystkie uwagi na bieżąco, dzięki czemu nie traci się czasu na koniec sesji na przepisywanie pomysłów, uwag i działań. Co najważniejsze, można je zintegrować z istniejącym przepływem pracy, co pozwala zaoszczędzić jeszcze więcej czasu.

Najlepszym szablonem do wyboru jest taki, który pomoże Państwa zespołowi opracować strategię projektu na wysokim poziomie, zgodnie z jego oczekiwaniami. Ponieważ dostępnych jest tak wiele znakomitych szablonów, stworzyliśmy internetowy selektor szablonów Futurespective, który pomoże Państwu wybrać ten odpowiedni dla Państwa zespołu. Jeśli chodzi o nasz zespół, poniżej przedstawiamy nasze ulubione szablony Futurespective.

Krok 2 – Zbierz dane dotyczące przyszłych perspektyw

Korzystając z szablonu jako wskazówki, zachęca się uczestników do zgłaszania swoich pomysłów. Zapewnienie czasu na cichą, indywidualną burzę mózgów, podczas której członkowie zespołu mogą anonimowo dzielić się swoimi pomysłami, pomoże przezwyciężyć takie bariery, jak myślenie grupowe.

Scrum Master powinien zachęcać uczestników do wykorzystania dotychczasowych doświadczeń i wiedzy przy wypełnianiu szablonu. Należy przypomnieć wszystkim, aby podawali swoje najlepsze (oparte na wiedzy) przypuszczenia. Ważne jest, aby zapewnić uczestników, że nie będą ponosić żadnych konsekwencji, jeśli ich prognozy się nie sprawdzą.

Krok 3 – Wyprowadzenie wniosków

To właśnie na tym etapie analizy przyszłościowej zaczyna się kształtować wspólne rozumienie strategii projektowej przez cały zespół. Dlatego niezwykle ważne jest, aby upewnić się, że wszystkie pomysły zostały zrozumiane, a w razie wątpliwości – doprecyzować je.

Również w tym przypadku odniesienie do poprzednich projektów odgrywa istotną rolę. Jest to dla zespołu okazja, by dowiedzieć się, co każdy z członków wnosi do zespołu i w jaki sposób można to wykorzystać na rzecz projektu i zespołu.

Krok 4 – Proszę zdecydować, co należy zrobić, aby rozpocząć projekt

Bardzo łatwo jest dać się ponieść budowaniu zespołu i tworzeniu ambitnej wizji, ale ważne jest, aby upewnić się, że Państwa perspektywa na przyszłość dostarcza tego, co jest potrzebne do rozpoczęcia projektu. Sposobem na to jest określenie konkretnych działań. Proszę upewnić się, że ograniczają Państwo liczbę działań do tej, która jest niezbędna do rozpoczęcia prac, oraz że są one sformułowane zgodnie z zasadą SMART.

Niektóre działania mogą dotyczyć w większym stopniu zespołu niż samego projektu. Działania wspierające zdolność zespołu do współpracy można uwzględnić w ramach porozumienia zespołowego.

Krok 5 – Podsumowanie i zakończenie analizy przyszłości

Ostatnim krokiem jest podsumowanie perspektywy na przyszłość. Dzięki temu wszyscy członkowie zespołu zapoznają się z zadaniami do wykonania przed zakończeniem spotkania.

Zakończenie spotkania omówieniem wskaźnika zwrotu z zainwestowanego czasu (ROTI) jest pouczające i stanowi dobry nawyk, który warto pielęgnować. Pomaga to Scrum Masterowi ocenić skuteczność spotkań i w razie potrzeby wprowadzić odpowiednie zmiany.

Na koniec Scrum Master przedstawi wyniki analizy przyszłościowej i zajmie się realizacją wynikających z niej działań.

Przykłady perspektyw na przyszłość

Oto trzy najważniejsze prognozy na przyszłość, które pomogą Państwu w rozpoczęciu pracy.

Perspektywa przyszłości „State Of Nirvana”

W ramach sesji „State of Nirvana” członkowie zespołu określają swoją wizję nirwany. Przedstawiają oni, co zamierzają osiągnąć w pierwszym, trzecim, szóstym i dziesiątym miesiącu, a przedstawione przez nich pomysły tworzą zarys dalszych działań. Dowiedz się więcej o sesji „State of Nirvana”.

Plusy, minusy, ciekawostki (PMI)

Metoda PMI Futurespective pomaga zespołowi spojrzeć na dany temat z wielu perspektyw. Zapewnia to uwzględnienie szerokiego spojrzenia na projekt, ponieważ członkowie zespołu nie mogą zignorować różnorodnych uwag, które sami zebrali. Dowiedz się więcej o metodzie Plus, Minus, Interesting (PMI).

Perspektywa SCOR

Metoda SCOR Futurespective stanowi nową interpretację analizy SWOT, uwzględniającą wzmocnienie pozycji zespołu. Słabe strony są tu postrzegane jako wyzwania, a uczestnicy identyfikują raczej ryzyko niż zagrożenia. Dzięki temu postrzegają je jako mniej niepokojące, a tym samym łatwiejsze do opanowania. Dowiedz się więcej o metodzie SCOR Futurespective.

Jeśli te propozycje nie do końca odpowiadają Państwa oczekiwaniom, proszę pamiętać, że TeamRetro umożliwia dostosowanie gotowych scenariuszy przyszłości lub stworzenie własnego.

Mamy nadzieję, że to omówienie koncepcji „futurespective” wzbogaciło Państwa zestaw narzędzi i że dysponują Państwo teraz wszystkim, co potrzebne, aby pomóc swojemu zespołowi osiągnąć sukces.

Za Państwa i przyszłość Państwa zespołu!