Wszystko, co należy wiedzieć o „Futurespectives”

Czym jest „futurespective”?

„Futurespective” to proces, który zespoły stosujące metodologię agile mogą przeprowadzić na początku projektu. Pomaga on zespołom w opracowaniu ogólnej strategii, która wspiera płynną realizację wyznaczonego celu.

W trakcie sesji „futurespective” zespół rozpatruje projekt w kontekście takich kwestii, jak –

• umiejętności, wiedza fachowa i doświadczenie członków zespołu
• zasoby, do których mają dostęp
• ryzyka i przeszkody, z jakimi mogą się spotkać, oraz
• parametry, w ramach których muszą działać

w celu wytworzenia

• wspólne rozumienie przebiegu projektu oraz
• proszę potwierdzić, jakie pierwsze kroki musi podjąć zespół, aby rozpocząć pracę.

Chociaż analizy perspektywiczne i retrospektywne przebiegają według dość podobnych procesów, różnią się one pod kilkoma istotnymi względami –

• Retrospektywa polega na przeanalizowaniu wydarzeń z ostatniego krótkiego okresu. Ma to na celu wytyczenie kolejnych kroków dla zespołu.
• W ramach analizy perspektywicznej rozpatruje się cały projekt w celu przewidzenia, co może się wydarzyć. Ma to na celu opracowanie strategii projektu oraz określenie pierwszych kroków niezbędnych do jego rozpoczęcia.

Dlaczego warto przeprowadzić analizę przyszłościową?

Istnieją dwa główne powody, dla których Scrum Master może przeprowadzić sesję „futurespective”. Pierwszym z nich jest rozpoczęcie nowego projektu, a drugim – wznowienie projektu już istniejącego.

Perspektywa przyszłościowa daje zespołowi szansę na nawiązanie i pogłębienie relacji, które są istotne dla dobrego funkcjonowania zespołu. Stanowią one okazję do budowania zespołu: to idealny moment na zgłębienie motywacji i obaw członków zespołu oraz na podzielenie się informacjami o tym, jak członkowie zespołu dobrze współpracowali w przeszłości. Daje to Scrum Masterowi –

• cenne informacje na temat tego, w jaki sposób mogą najlepiej wspierać swój zespół, oraz
• okazję do podjęcia ważnych rozmów, takich jak radzenie sobie z nieprzewidywalnością.

Ponadto pomagają one zespołowi w wypracowaniu wizji i celu. Nic więc dziwnego, że perspektywy przyszłościowe stanowią doskonały sposób na zharmonizowanie działań nowo utworzonych zespołów lub sprawdzenie, czy już istniejące zespoły działają w zgodzie.

W kontekście projektu perspektywa przyszłościowa stanowi znakomity mechanizm planowania. Można ją wykorzystać do określenia takich kwestii, jak –

• kwestie budzące obawy lub postrzegane zagrożenia
• niezbędne zasoby i narzędzia
• luki w składzie drużyny.

Oznacza to, że prace nad rozwiązaniami mającymi na celu pokonanie tych przeszkód można rozpocząć raczej wcześniej niż później.

Perspektywa przyszłościowa może również służyć do nadania tonu projektowi. Dlatego też Scrum Masterzy mogą wykorzystywać perspektywę przyszłościową do –

• prosimy o uwzględnienie rozgrzewki lub lodołamacza
• opierając się na pracy Larsona „Circles and Soup”
• wyznaczyć cele SMART, oraz
• dodaj do umów zespołowych

Co istotne, analizy perspektyw na przyszłość gwarantują, że na początku projektu wszyscy członkowie zespołu mają wspólne rozumienie sytuacji.

Perspektywy na przyszłość stanowią również doskonały sposób na wznowienie projektu, który utknął w martwym punkcie. Mogą one pomóc w ponownym zmotywowaniu zespołu, ożywić rutynowe retrospektywy oraz pomóc zespołowi w ponownym przyjrzeniu się swoim celom.

Główna dyrektywa „Futurespective”

Za „główną dyrektywę” powszechnie uważa się zasadę przewodnią. Chociaż istnieje wiele wersji „Głównych Dyrektyw Futurespective”, to wersja autorstwa Caroli i Caetano jest najczęściej cytowana.

Opierając się na Manifeście Agile i podobnie jak Główna Dyrektywa Retrospektywy – którą uzupełnia – „Główna Dyrektywa Futurespektywy” autorstwa Caroli i Caetano stanowi sposób myślenia. Jej celem jest stworzenie pozytywnego, opartego na współpracy środowiska, w którym zespół może osiągać jak najlepsze wyniki.

Dyrektywa nadaje optymistyczny ton. Podkreśla znaczenie zaangażowania całego zespołu oraz wspólnego poczucia odpowiedzialności za wizję przyszłości zespołu. Aby osiągnąć maksymalną skuteczność, zespół musi czuć się psychicznie bezpieczny. W końcu próba przewidzenia przyszłości to nie lada wyzwanie! Im większe poczucie bezpieczeństwa odczuwa zespół, tym chętniej będzie zgłaszał nowe pomysły.

Jak przeprowadzić analizę przyszłościową?

Obecnie istnieją dwa główne podejścia do przeprowadzania analizy przyszłościowej.

1. Proszę potraktować ten projekt tak, jakby został już zrealizowany
2. Proszę spojrzeć na ten projekt tak, jakby miał zostać zrealizowany

W ramach pierwszego podejścia uczestnicy mają wyobrazić sobie, że są swoją przyszłą wersją, spoglądającą wstecz na pomyślnie zrealizowany projekt. W ramach tego podejścia uczestnicy wyobrażają sobie, że wspominają wszystkie cele, które zrealizowali, oraz sposób, w jaki to zrobili. W kreatywny sposób wspominają to, co poszło dobrze, napotkane przeszkody oraz sposoby ich pokonania. W rzeczywistości przeprowadzają retrospektywę w przyszłości (czyli tzw. futurespektywę).

Dzięki takiemu podejściu zespół może świetnie się bawić. Podczas sesji „futurespective” można zorganizować lunch z okazji zakończenia projektu. W ramach rozgrzewki można poprosić uczestników o podzielenie się tym, z czego w minionym roku są najbardziej dumni, lub omówić najnowszy (przyszły) trend lub (przyszły) film.

Drugie podejście jest nieco prostsze. Uczestnicy są proszeni o spojrzenie w przyszłość i przedstawienie swojej wizji tego, co przyniesie przyszłość (a więc ponownie – „futurespective”). Podejście to może być bardziej odpowiednie dla zespołu, który dopiero zaczyna przygodę z agile lub po prostu czuje się mniej swobodnie w przypadku pierwszego podejścia.

Niezależnie od tego, jaki punkt widzenia Państwa zespół woli przyjąć przy analizowaniu przyszłości, cel i proces pozostają takie same.

Pięć etapów retrospektywy można zastosować również w przypadku prospektywy. Należy jednak pamiętać o konieczności przyjęcia innego sposobu myślenia.

Krok 1 – Przygotowanie sceny z perspektywy przyszłości

Gdy już przyjął Pan/Pani sposób myślenia zgodny z Główną Dyrektywą Futurespective i wybrał/wybrała punkt widzenia, z którego będzie analizować projekt, nadszedł czas na wybór szablonu.

Szablony „futurespective” dostępne online oferują wiele korzyści. Stanowią one idealne narzędzie do angażowania zespołów pracujących zdalnie. Mogą one również wspierać realizację asynchronicznych sesji „futurespective”. Szablon internetowy na bieżąco rejestruje wszystkie uwagi, dzięki czemu nie traci się czasu pod koniec sesji na przepisywanie pomysłów, uwag i zadań do wykonania. Co najważniejsze, szablony te można zintegrować z istniejącym procesem pracy, co pozwala zaoszczędzić jeszcze więcej czasu.

Najlepszym szablonem do wyboru jest taki, który pomoże Państwa zespołowi opracować strategię projektu na wysokim poziomie, zgodnie z jego oczekiwaniami. Biorąc pod uwagę tak szeroki wybór doskonałych szablonów, stworzyliśmy internetowy selektor szablonów futurespective, który pomoże Państwu wybrać ten odpowiedni dla Państwa zespołu. Jeśli chodzi o nasz zespół, poniżej przedstawiamy nasze ulubione szablony futurespective.

Krok 2 – Zebranie danych dotyczących perspektyw na przyszłość

Korzystając z szablonu jako wskazówki, zachęca się uczestników do zgłaszania swoich uwag. Zapewnienie czasu na spokojną, indywidualną burzę mózgów, podczas której członkowie zespołu będą mogli anonimowo przedstawiać swoje pomysły, pomoże przezwyciężyć takie bariery, jak myślenie grupowe.

Scrum Master powinien zachęcać uczestników do czerpania z dotychczasowych doświadczeń i wiedzy przy wypełnianiu szablonu. Należy przypomnieć wszystkim, aby podawali swoje najlepsze (oparte na wiedzy) przypuszczenia. Ważne jest, aby podkreślić, że żadne z przedstawionych przez nich prognoz, które się nie sprawdzą, nie będą im zarzucane.

Krok 3 – Wyciągnięcie wniosków

To właśnie na tym etapie analizy przyszłościowej zacznie się kształtować wspólne rozumienie strategii projektowej przez członków zespołu. Dlatego niezwykle ważne jest, aby upewnić się, że wszystkie pomysły zostały zrozumiane, a w razie wątpliwości – doprecyzować je.

Również w tym przypadku odniesienie do poprzednich projektów odgrywa istotną rolę. Stanowi to dla zespołu okazję do zapoznania się z tym, co każdy z członków wnosi do zespołu i w jaki sposób można to wykorzystać na rzecz projektu i zespołu.

Krok 4 – Proszę zdecydować, jakie działania należy podjąć, aby rozpocząć projekt

Bardzo łatwo jest dać się ponieść budowaniu zespołu i przedstawianiu wizji na wysokim poziomie, ale ważne jest, aby upewnić się, że Państwa perspektywa na przyszłość zapewnia to, co jest niezbędne do rozpoczęcia projektu. Sposobem na to jest określenie konkretnych działań. Proszę upewnić się, że liczba tych działań jest ograniczona do tej, która jest niezbędna do rozpoczęcia prac, oraz że są one sformułowane zgodnie z zasadą SMART.

Niektóre działania mogą dotyczyć w większym stopniu zespołu niż samego projektu. Działania wspierające zdolność zespołu do współpracy można uwzględnić w ramach porozumienia zespołowego.

Krok 5 – Podsumowanie i zakończenie analizy perspektywicznej

Ostatnim krokiem jest podsumowanie perspektywy na przyszłość. Dzięki temu wszyscy członkowie zespołu zrozumieją zadania do wykonania przed zakończeniem spotkania.

Zakończenie spotkania omówieniem wskaźnika zwrotu z zainwestowanego czasu (ROTI) stanowi cenne źródło informacji i jest zdrowym nawykiem, który warto wspierać. Pomaga to Scrum Masterowi ocenić skuteczność spotkań i w razie potrzeby wprowadzić odpowiednie zmiany.

Na koniec Scrum Master przedstawi wyniki analizy przyszłościowej i zajmie się realizacją podjętych działań.

Przykłady perspektyw na przyszłość

Oto trzy najważniejsze perspektywy na przyszłość, które pomogą Państwu w rozpoczęciu działań.

Perspektywa przyszłości stanu nirwany

W ramach sesji „State of Nirvana futurespective” członkowie zespołu określają swoją wizję nirwany. Przedstawiają oni, co zamierzają osiągnąć do końca pierwszego, trzeciego, szóstego i dziesiątego miesiąca, a przedstawione przez nich pomysły tworzą zarys dalszego kierunku działań. Dowiedz się więcej o sesji „State of Nirvana futurespective”.

Plus, minus, interesujące (PMI)

Metoda PMI Futurespective pomaga zespołowi spojrzeć na dany temat z wielu perspektyw. Zapewnia ona uwzględnienie szerokiego obrazu projektu, ponieważ członkowie zespołu nie mogą pominąć różnorodnych spostrzeżeń, które sami zebrali. Dowiedz się więcej o metodzie Plus, Minus, Interesting (PMI).

Perspektywa na przyszłość SCOR

SCOR Futurespective stanowi nową koncepcję szablonu analizy SWOT, uwzględniającą wzmocnienie pozycji zespołu. Słabe strony są tu postrzegane jako wyzwania, a uczestnicy identyfikują ryzyka zamiast zagrożeń. Dzięki temu uczestnicy postrzegają je jako mniej niepokojące, a tym samym łatwiejsze do opanowania. Dowiedz się więcej o SCOR Futurespective.

Jeśli te propozycje nie do końca odpowiadają Państwa oczekiwaniom, proszę pamiętać, że TeamRetro umożliwia dostosowanie gotowych scenariuszy przyszłości lub stworzenie własnego.

Mamy nadzieję, że niniejsze omówienie pojęcia „perspektywy przyszłościowej” dostarczyło Państwu kolejne narzędzie do Państwa arsenalu i że dysponują Państwo wszystkim, co niezbędne, aby pomóc Państwa zespołowi osiągnąć sukces.

Za Państwa i przyszłość Państwa zespołu!