Wszystko, co należy wiedzieć o „Futurespectives”

Czym jest „futurespective”?

„Futurespective” to proces, który agile zespoły mogą przeprowadzić na początku projektu. Pomaga on zespołom w opracowaniu ogólnej strategii, która wspiera sprawne osiągnięcie wyznaczonego celu.

W trakcie sesji „futurespective” zespół rozpatruje projekt w kontekście takich kwestii, jak –

• umiejętności, wiedza fachowa i doświadczenie członków zespołu
• zasoby, do których mają dostęp
• ryzyko i przeszkody, z jakimi mogą się spotkać, oraz
• parametry, w ramach których muszą działać

w celu wytworzenia

• wspólne rozumienie przebiegu projektu oraz
• proszę potwierdzić, jakie pierwsze kroki musi podjąć zespół, aby rozpocząć pracę.

Chociaż analizy perspektywiczne i retrospektywne przebiegają według dość podobnych procesów, różnią się one pod kilkoma istotnymi względami –

• Retrospektywa polega na przeanalizowaniu wydarzeń z ostatniego krótkiego okresu. Ma to na celu wytyczenie dalszych działań zespołu.
• W ramach analizy perspektywicznej rozpatruje się cały projekt w celu przewidzenia, co może się wydarzyć. Ma to na celu opracowanie strategii projektu oraz określenie pierwszych kilku kroków niezbędnych do jego rozpoczęcia.

Dlaczego warto przeprowadzić analizę przyszłościową?

Istnieją dwa główne powody, dla których Scrum Master może przeprowadzić sesję „futurespective”. Pierwszym z nich jest rozpoczęcie nowego projektu, a drugim – wznowienie projektu już istniejącego.

Sesja „futurespective” daje zespołowi szansę na nawiązanie i pogłębienie relacji, które mają kluczowe znaczenie dla dobrego funkcjonowania zespołu. Stanowi ona okazję do budowania zespołu: jest to idealny moment na zgłębienie motywacji i obaw członków zespołu oraz na podzielenie się doświadczeniami dotyczącymi skutecznej współpracy w przeszłości. Daje to Scrum Masterowi –

• cenne informacje na temat tego, w jaki sposób mogą najlepiej wspierać swój zespół, oraz
• okazję do rozpoczęcia ważnych rozmów, takich jak te dotyczące radzenia sobie z nieprzewidywalnością.

Ponadto pomagają one zespołowi w wypracowaniu wizji i celu. Nic więc dziwnego, że perspektywy przyszłościowe stanowią doskonały sposób na zgranie nowo utworzonych zespołów lub sprawdzenie, czy istniejące zespoły działają w zgodzie.

W kontekście projektu perspektywa przyszłościowa stanowi znakomity mechanizm planowania. Można ją wykorzystać do zidentyfikowania takich kwestii, jak –

• kwestie budzące obawy lub potencjalne zagrożenia
• niezbędne zasoby i narzędzia
• luki w składzie drużyny.

Oznacza to, że prace nad rozwiązaniami mającymi na celu pokonanie tych przeszkód można rozpocząć raczej wcześniej niż później.

Perspektywa przyszłościowa może również służyć do nadania tonu projektowi. Dlatego też Scrum Masterzy mogą wykorzystywać tę perspektywę również w celu –

• prosimy o uwzględnienie rozgrzewki lub lodołamacza
• opierając się na książkach Larsona „Circles” i „Soup”
• wyznaczcie sobie cele zgodne z zasadami SMART oraz
• dodać do umów zespołowych

Co istotne, analizy perspektyw na przyszłość gwarantują, że na początku projektu wszyscy członkowie zespołu mają wspólne rozumienie sytuacji.

Perspektywy na przyszłość stanowią również doskonały sposób na wznowienie projektu, który utknął w martwym punkcie. Mogą one pomóc w dodaniu energii zespołowi, który stracił motywację, ożywić rutynowe retrospektywy oraz pomóc zespołowi ponownie skupić się na swoich celach.

Główna dyrektywa „Futurespective”

Za „główną dyrektywę” powszechnie uznaje się zasadę przewodnią. Chociaż istnieje wiele wersji „głównych dyrektyw” w ramach Futurespective, to wersja autorstwa Caroli i Caetano jest najczęściej cytowana.

Opierając się na Manifeście agile i podobnie jak uzupełniająca ją „Główna zasada retrospektywy”, „Główna zasada futurespektywy” autorstwa Caroli i Caetano stanowi sposób myślenia. Jej celem jest budowanie pozytywnego, opartego na współpracy środowiska, w którym zespół może osiągać najlepsze możliwe wyniki.

Dyrektywa nadaje optymistyczny ton. Podkreśla znaczenie zaangażowania całego zespołu oraz wspólnej odpowiedzialności za wizję przyszłości zespołu. Aby osiągnąć najwyższą skuteczność, zespół musi czuć się bezpieczny psychicznie. W końcu próba przewidzenia przyszłości to nie lada wyzwanie! Im większe poczucie bezpieczeństwa odczuwa zespół, tym chętniej będzie zgłaszał nowe pomysły.

Jak przeprowadzić analizę przyszłościową?

Obecnie istnieją dwa główne podejścia do przeprowadzania analizy przyszłościowej.

1. Proszę potraktować ten projekt tak, jakby został już zrealizowany
2. Proszę spojrzeć na ten projekt tak, jakby miał zostać zrealizowany

W ramach pierwszego podejścia uczestnicy wyobrażają sobie, że są swoją przyszłą wersją, spoglądającą wstecz na pomyślnie zrealizowany projekt. W ramach tego podejścia uczestnicy wyobrażają sobie, że wspominają wszystkie cele, które zrealizowali, oraz sposób, w jaki to osiągnęli. W kreatywny sposób wspominają to, co poszło dobrze, napotkane przeszkody oraz sposoby ich pokonania. W praktyce przeprowadzają retrospektywę w przyszłości (czyli tzw. „futurespektywę”).

Dzięki takiemu podejściu zespół może świetnie się bawić. Podczas sesji „futurespective” można zorganizować lunch z okazji zakończenia projektu. W ramach rozgrzewki można poprosić uczestników o wspomnienie tego, z czego w minionym roku są najbardziej dumni jako swoje przyszłe ja, lub omówić najnowszy (przyszły) trend lub (przyszły) film.

Drugie podejście jest nieco prostsze. Uczestnicy są proszeni o spojrzenie w przyszłość i przedstawienie swojej wizji tego, co przyniesie przyszłość (a więc ponownie – „futurespective”). Podejście to może być bardziej odpowiednie dla zespołu, który dopiero zaczyna przygodę z agile lub po prostu czuje się mniej swobodnie w przypadku poprzedniego podejścia.

Niezależnie od tego, jaki punkt widzenia Państwa zespół woli przyjąć przy analizowaniu przyszłości, cel i proces pozostają takie same.

Pięć etapów retrospektywy można zastosować również w przypadku futurospektywy. Należy jednak pamiętać o konieczności przyjęcia innego sposobu myślenia.

Krok 1 – Przygotowanie sceny z perspektywy przyszłości

Gdy już przyswoili Państwo sobie sposób myślenia zgodny z zasadą „Futurespective Prime Directive” i wybrali punkt widzenia, z którego będą Państwo analizować projekt, nadszedł czas na wybór szablonu.

Szablony „futurespective” dostępne online oferują wiele korzyści. Stanowią one idealne narzędzie do budowania zaangażowania zespołów pracujących zdalnie. Mogą one również wspomagać realizację asynchronicznych sesji „futurespective”. Szablon internetowy na bieżąco rejestruje wszystkie uwagi, dzięki czemu nie traci się czasu na ponowne spisywanie pomysłów, uwag i zadań do realizacji po zakończeniu sesji. Co najważniejsze, szablony te można zintegrować z istniejącym procesem pracy, co pozwala zaoszczędzić jeszcze więcej czasu.

Najlepszym szablonem do wyboru jest taki, który pomoże Państwa zespołowi opracować strategię projektu na wysokim poziomie, zgodnie z jego oczekiwaniami. Biorąc pod uwagę tak duży wybór doskonałych szablonów, stworzyliśmy internetowy selektor szablonów „futurespective”, który pomoże Państwu wybrać ten odpowiedni dla Państwa zespołu. Jeśli chodzi o nasz zespół, poniżej przedstawiamy nasze ulubione szablony „futurespective”.

Krok 2 – Zebranie danych dotyczących przyszłych perspektyw

Korzystając z szablonu jako wskazówki, zachęca się uczestników do zgłaszania swoich pomysłów. Zapewnienie czasu na cichą, indywidualną burzę mózgów, podczas której członkowie zespołu mogą anonimowo przedstawiać swoje pomysły, pomoże przezwyciężyć takie bariery, jak myślenie grupowe.

Scrum Master powinien zachęcać uczestników do wykorzystania dotychczasowych doświadczeń i wiedzy przy wypełnianiu szablonu. Należy przypomnieć wszystkim, aby podawali swoje najlepsze (oparte na wiedzy) przypuszczenia. Ważne jest, aby podkreślić, że żadne z ich prognoz, które się nie sprawdzą, nie będą traktowane jako ich wina.

Krok 3 – Wyprowadzenie wniosków

To właśnie na tym etapie analizy przyszłościowej zacznie się kształtować wspólne rozumienie strategii projektowej przez cały zespół. Dlatego niezwykle ważne jest, aby upewnić się, że wszystkie pomysły zostały zrozumiane, a w razie wątpliwości – doprecyzować je.

Również w tym przypadku odniesienie do poprzednich projektów odgrywa istotną rolę. Jest to dla zespołu okazja, by dowiedzieć się, co każdy z członków wnosi do zespołu i w jaki sposób można to wykorzystać na rzecz projektu i zespołu.

Krok 4 – Proszę zdecydować, co należy zrobić, aby rozpocząć projekt

Bardzo łatwo jest dać się ponieść budowaniu zespołu i przedstawianiu ambitnej wizji, jednak ważne jest, aby upewnić się, że Państwa perspektywa na przyszłość zapewnia to, co jest niezbędne do rozpoczęcia projektu. Sposobem na osiągnięcie tego celu jest określenie konkretnych działań. Proszę upewnić się, że liczba tych działań jest ograniczona do tej, która jest niezbędna do rozpoczęcia prac, oraz że są one sformułowane zgodnie z zasadą SMART.

Niektóre działania mogą dotyczyć w większym stopniu zespołu niż samego projektu. Działania wspierające zdolność zespołu do współpracy można uwzględnić w ramach porozumienia zespołowego.

Krok 5 – Podsumowanie i zakończenie analizy perspektywicznej

Ostatnim krokiem jest podsumowanie perspektywy na przyszłość. Dzięki temu wszyscy członkowie zespołu zrozumieją, jakie działania należy podjąć, zanim spotkanie zostanie zakończone.

Zakończenie spotkania podsumowaniem zwrotu z zainwestowanego czasu (ROTI) jest pouczające i stanowi zdrowy nawyk, który warto wspierać. Pomaga to Scrum Masterowi ocenić skuteczność spotkań i w razie potrzeby wprowadzić odpowiednie zmiany.

Na koniec Scrum Master przedstawi wyniki analizy przyszłościowej i zajmie się monitorowaniem realizacji działań.

Przykłady perspektyw na przyszłość

Oto trzy najważniejsze perspektywy na przyszłość, które pomogą Państwu w rozpoczęciu działań.

Perspektywa przyszłości stanu nirwany

W ramach sesji „State of Nirvana futurespective” członkowie zespołu określają swoją wizję nirwany. Przedstawiają oni, co zamierzają osiągnąć do pierwszego, trzeciego, szóstego i dziesiątego miesiąca, a przedstawione przez nich pomysły tworzą zarys dalszych działań. Dowiedz się więcej o sesji „State of Nirvana futurespective”.

Plus, minus, interesujące (PMI)

Metoda PMI Futurespective pomaga zespołowi spojrzeć na dany temat z wielu perspektyw. Zapewnia ona uwzględnienie szerokiego obrazu projektu, ponieważ członkowie zespołu nie mogą pominąć różnorodnych spostrzeżeń, które sami zebrali. Dowiedz się więcej o metodzie Plus, Minus, Interesting (PMI).

Perspektywa na przyszłość SCOR

SCOR Futurespective to nowatorskie podejście do szablonu analizy SWOT, uwzględniające wzmocnienie pozycji zespołu. Słabe strony są tu postrzegane jako wyzwania, a uczestnicy identyfikują raczej ryzyka niż zagrożenia. Dzięki temu uczestnicy postrzegają je jako mniej niepokojące, a tym samym łatwiejsze do opanowania. Dowiedz się więcej o SCOR Futurespective.

Jeśli te propozycje nie do końca odpowiadają Państwa oczekiwaniom, proszę pamiętać, że TeamRetro umożliwia dostosowanie gotowych scenariuszy przyszłości lub stworzenie własnych.

Mamy nadzieję, że niniejsze omówienie pojęcia „perspektywy przyszłościowej” wzbogaciło Państwa zestaw narzędzi i że dysponują Państwo wszystkim, co niezbędne, aby pomóc Państwa zespołowi osiągnąć sukces.

Za Państwa i przyszłość Państwa zespołu!