Wszystko, co należy wiedzieć o „Futurespectives”

Czym jest „futurespective”?

„Futurespective” to proces, który zespoły stosujące metodykę agile mogą przeprowadzić na początku projektu. Pomaga on zespołom w opracowaniu ogólnej strategii, która wspiera sprawne osiągnięcie wyznaczonego celu.

W trakcie sesji „futurespective” zespół rozpatruje projekt w kontekście takich kwestii, jak –

• umiejętności, wiedza fachowa i doświadczenie członków zespołu
• zasoby, do których mają dostęp
• ryzyka i przeszkody, z jakimi mogą się spotkać, oraz
• parametry, w ramach których muszą działać

w celu wytworzenia

• wspólne rozumienie przebiegu projektu oraz
• proszę potwierdzić, jakie pierwsze kroki musi podjąć zespół, aby rozpocząć pracę.

Chociaż analizy perspektywiczne i retrospektywne przebiegają według dość podobnych procesów, różnią się one pod kilkoma istotnymi względami –

• Retrospektywa polega na przeanalizowaniu wydarzeń z ostatniego krótkiego okresu. Ma to na celu wytyczenie kolejnych kroków dla zespołu.
• W ramach analizy perspektywicznej rozpatruje się cały projekt w celu przewidzenia, co może się wydarzyć. Ma to na celu opracowanie strategii projektu oraz określenie pierwszych kroków niezbędnych do jego rozpoczęcia.

Dlaczego warto przeprowadzić analizę przyszłościową?

Istnieją dwa główne powody, dla których Scrum Master może przeprowadzić sesję „futurespective”. Pierwszym z nich jest rozpoczęcie nowego projektu, a drugim — wznowienie projektu już istniejącego.

Perspektywa przyszłościowa daje zespołowi szansę na nawiązanie i rozwijanie relacji, które są istotne dla dobrostanu zespołu. Stanowi ona okazję do budowania zespołu: to idealny moment, aby zgłębić motywacje i obawy członków zespołu oraz podzielić się doświadczeniami dotyczącymi skutecznej współpracy w przeszłości. Daje to Scrum Masterowi –

• cenne wskazówki dotyczące tego, w jaki sposób mogą najlepiej wspierać swój zespół, oraz
• okazję do rozpoczęcia ważnych rozmów, takich jak te dotyczące radzenia sobie z nieprzewidywalnością.

Ponadto pomagają one zespołowi w wypracowaniu wizji i celu. Nic więc dziwnego, że perspektywy na przyszłość stanowią doskonały sposób na zgranie nowo utworzonych zespołów lub sprawdzenie, czy już istniejące zespoły działają zgodnie z założeniami.

W kontekście projektu „futurespective” stanowi znakomity mechanizm planowania. Można je wykorzystać do zidentyfikowania takich kwestii, jak –

• kwestie budzące obawy lub potencjalne zagrożenia
• niezbędne zasoby i narzędzia
• luki w składzie drużyny.

Oznacza to, że prace nad rozwiązaniami mającymi na celu pokonanie tych przeszkód można rozpocząć raczej wcześniej niż później.

Perspektywa przyszłościowa może również służyć do nadania tonu projektowi. Dlatego też Scrum Masterzy mogą wykorzystywać tę perspektywę również w celu –

• proszę uwzględnić rozgrzewkę lub lodołamacz
• opierając się na pracy Larsona Circles and Soup
• wyznaczyć cele SMART oraz
• dodaj do umów zespołowych

Co istotne, analizy przyszłościowe gwarantują, że na początku projektu wszyscy członkowie zespołu mają wspólne rozumienie sytuacji.

Perspektywy na przyszłość stanowią również doskonały sposób na wznowienie projektu, który utknął w martwym punkcie. Mogą one pomóc w dodaniu energii zespołowi, który stracił motywację, urozmaicić rutynowe retrospektywy oraz pomóc zespołowi ponownie skupić się na swoich celach.

Główna dyrektywa programu „Futurespective”

Za główną dyrektywę powszechnie uważa się zasadę przewodnią. Chociaż istnieje wiele wersji głównych dyrektyw Futurespective, to wersja Caroli i Caetano jest najczęściej cytowana.

Opierając się na Manifeście agile i podobnie jak Główna zasada retrospektywy, którą uzupełnia, „Główna zasada futurespektywy” autorstwa Caroli i Caetano stanowi sposób myślenia. Jej celem jest stworzenie pozytywnego, opartego na współpracy środowiska, w którym zespół może osiągać najlepsze możliwe wyniki.

Dyrektywa nadaje optymistyczny ton. Podkreśla znaczenie zaangażowania całego zespołu oraz wspólnego poczucia odpowiedzialności za wizję przyszłości zespołu. Aby osiągnąć maksymalną skuteczność, zespół musi czuć się psychicznie bezpieczny. W końcu próba przewidzenia przyszłości to nie lada wyzwanie! Im większe poczucie bezpieczeństwa odczuwa zespół, tym chętniej będzie zgłaszał nowe pomysły.

Jak przeprowadzić analizę przyszłościową?

Obecnie istnieją dwa główne podejścia do przeprowadzania analizy przyszłościowej.

1. Proszę potraktować ten projekt tak, jakby został już zrealizowany
2. Proszę spojrzeć na ten projekt tak, jakby miał zostać zrealizowany

W ramach pierwszego podejścia uczestnicy mają wyobrazić sobie, że są swoją przyszłą wersją, spoglądającą wstecz na projekt, który został pomyślnie zrealizowany. W ramach tego podejścia uczestnicy wyobrażają sobie, że wspominają wszystkie cele, które zrealizowali, oraz sposób, w jaki to osiągnęli. W kreatywny sposób wspominają rzeczy, które poszły dobrze, napotkane przeszkody oraz sposoby ich pokonania. W praktyce przeprowadzają retrospektywę w przyszłości (czyli tzw. „futurespektywę”).

Dzięki takiemu podejściu zespół może świetnie się bawić. Podczas sesji „futurespective” można zorganizować lunch z okazji zakończenia projektu. Rozgrzewka może polegać na omówieniu tego, z czego ich przyszłe ja są najbardziej dumne w minionym roku, lub na dyskusji na temat najnowszego (przyszłego) trendu lub (przyszłego) filmu.

Drugie podejście jest nieco prostsze. Uczestnicy są proszeni o spojrzenie w przyszłość i przedstawienie swojej wizji tego, co przyniesie przyszłość (czyli, powtórzę, „perspektywa przyszłościowa”). To podejście może być bardziej odpowiednie dla zespołu, który dopiero zaczyna przygodę z metodami agile lub po prostu czuje się mniej swobodnie w przypadku pierwszego podejścia.

Niezależnie od tego, jaki punkt widzenia Państwa zespół preferuje przy analizowaniu przyszłości, cel i proces pozostają takie same.

Pięć etapów retrospektywy można zastosować również w przypadku futurospektywy. Należy jednak pamiętać o konieczności przyjęcia innego sposobu myślenia.

Krok 1 – Przygotowanie sceny z perspektywy przyszłości

Gdy już przyswoją Państwo sobie sposób myślenia zgodny z zasadą „Futurespective Prime Directive” i wybiorą punkt widzenia, z którego będą analizować projekt, nadszedł czas na wybór szablonu.

Szablony „futurespective” dostępne online oferują wiele korzyści. Stanowią one idealne narzędzie do angażowania zespołów pracujących zdalnie. Mogą one również ułatwić realizację sesji „futurespective” w trybie asynchronicznym. Szablon online na bieżąco rejestruje wszystkie uwagi, dzięki czemu nie traci się czasu na koniec sesji na przepisywanie pomysłów, uwag i działań. Co najważniejsze, można je zintegrować z istniejącym przepływem pracy, co pozwala zaoszczędzić jeszcze więcej czasu.

Najlepszym szablonem do wyboru jest taki, który pomoże Państwa zespołowi opracować strategię projektu na wysokim poziomie, zgodnie z jego oczekiwaniami. Biorąc pod uwagę ogromną liczbę dostępnych, znakomitych szablonów, stworzyliśmy internetowy selektor szablonów „futurespective”, który pomoże Państwu wybrać ten odpowiedni dla Państwa zespołu. Jeśli chodzi o nasz zespół, poniżej przedstawiamy nasze ulubione szablony „futurespective”.

Krok 2 – Zebranie danych dotyczących przyszłych perspektyw

Korzystając z szablonu jako wskazówki, zachęca się uczestników do zgłaszania swoich pomysłów. Zapewnienie czasu na cichą, indywidualną burzę mózgów, podczas której członkowie zespołu mogą anonimowo przedstawiać swoje pomysły, pomoże przezwyciężyć takie bariery, jak myślenie grupowe.

Scrum Master powinien zachęcać uczestników do czerpania z dotychczasowych doświadczeń i wiedzy przy wypełnianiu szablonu. Należy przypomnieć wszystkim, aby przedstawiali swoje najlepsze (oparte na wiedzy) przypuszczenia. Ważne jest, aby podkreślić, że żadne z przedstawionych przez nich prognoz, które się nie sprawdzą, nie będą im wytykane.

Krok 3 – Wyciągnięcie wniosków

To właśnie na tym etapie analizy przyszłościowej zacznie się kształtować wspólne rozumienie strategii projektu przez cały zespół. Dlatego niezwykle ważne jest, aby upewnić się, że wszystkie pomysły zostały zrozumiane, a w razie wątpliwości – doprecyzować je.

Również w tym przypadku odniesienie do poprzednich projektów odgrywa istotną rolę. Jest to dla zespołu okazja, by dowiedzieć się, co każdy z członków wnosi do zespołu i w jaki sposób można to wykorzystać na rzecz projektu i zespołu.

Krok 4 – Proszę zdecydować, co należy zrobić, aby rozpocząć projekt

Bardzo łatwo jest dać się ponieść budowaniu zespołu i przedstawianiu wizji na wysokim poziomie, ale ważne jest, aby upewnić się, że Państwa perspektywa na przyszłość zapewnia to, co jest potrzebne do rozpoczęcia projektu. Sposobem na to jest określenie konkretnych działań. Proszę upewnić się, że liczba tych działań jest ograniczona do tej, która jest niezbędna do rozpoczęcia prac, oraz że są one sformułowane zgodnie z zasadą SMART.

Niektóre działania mogą dotyczyć w większym stopniu zespołu niż samego projektu. Działania, które wspierają zdolność zespołu do wspólnej pracy, można uwzględnić w ramach porozumienia zespołowego.

Krok 5 – Podsumowanie i zakończenie analizy perspektywicznej

Ostatnim krokiem jest podsumowanie sesji „futurespective”. Dzięki temu wszyscy członkowie zespołu zrozumieją, jakie działania należy podjąć, zanim spotkanie zostanie zakończone.

Zakończenie spotkania omówieniem wskaźnika zwrotu z zainwestowanego czasu (ROTI) jest pouczające i stanowi dobry nawyk, który warto wspierać. Pomaga to Scrum Masterowi ocenić skuteczność spotkań i w razie potrzeby wprowadzić odpowiednie zmiany.

Na koniec Scrum Master przedstawi wyniki analizy przyszłościowej i zajmie się realizacją wynikających z niej działań.

Przykłady perspektyw na przyszłość

Oto trzy najważniejsze perspektywy na przyszłość, które pomogą Państwu rozpocząć pracę.

Perspektywa przyszłości stanu nirwany

W ramach sesji „State of Nirvana futurespective” członkowie zespołu definiują swoją własną wizję nirwany. Określają, co zamierzają osiągnąć do końca pierwszego, trzeciego, szóstego i dziesiątego miesiąca, a przedstawione przez nich pomysły tworzą zarys dalszych działań. Dowiedz się więcej o sesji „State of Nirvana futurespective”.

Plus, minus, ciekawe (PMI)

Metoda PMI Futurespective pomaga zespołowi spojrzeć na dany temat z wielu perspektyw. Zapewnia to uwzględnienie szerokiego obrazu projektu, ponieważ członkowie zespołu nie mogą pominąć różnorodnych spostrzeżeń, które sami zebrali. Dowiedz się więcej o metodzie Plus, Minus, Interesting (PMI).

Perspektywa na przyszłość SCOR

Metoda SCOR Futurespective stanowi nową interpretację analizy SWOT, uwzględniającą wzmocnienie pozycji zespołu. Słabe strony są tu postrzegane jako wyzwania, a uczestnicy identyfikują raczej ryzyka niż zagrożenia. Dzięki temu uczestnicy postrzegają je jako mniej niepokojące, a tym samym łatwiejsze do opanowania. Dowiedz się więcej o metodzie SCOR Futurespective.

Jeśli te propozycje nie do końca odpowiadają Państwa oczekiwaniom, proszę pamiętać, że TeamRetro umożliwia dostosowanie gotowych scenariuszy przyszłości lub stworzenie własnego.

Mamy nadzieję, że niniejsze omówienie pojęcia „futurespective” wzbogaciło Państwa zestaw narzędzi i że dysponują Państwo wszystkim, co niezbędne, aby pomóc swojemu zespołowi osiągnąć sukces.

Za Państwa i przyszłość Państwa zespołu!