Tout ce que vous devez savoir sur les futuristes
Apprenez ce qu'est une prospective, quand l'organiser, ainsi que les étapes et les questions clés pour guider la planification et l'amélioration d'une équipe axée sur l'avenir.
Qu’est-ce qu’une « futurespective » ?
Une « futurespective » est un processus que les équipes agiles peuvent mettre en œuvre dès le début d’un projet. Elle aide les équipes à définir une stratégie globale qui favorise la réalisation harmonieuse de leur objectif.
Au cours d’une séance de prospective, une équipe examinera le projet en tenant compte d’éléments tels que :
- les compétences, l’expertise et l’expérience des membres de l’équipe
- les ressources auxquelles ils ont accès
- les risques et les obstacles auxquels ils pourraient être confrontés, et
- les contraintes dans lesquelles ils doivent opérer
afin de produire
- une vision commune de l’évolution du projet, et
- définir les premières mesures que l’équipe doit prendre pour se mettre au travail.
Si les perspectives d’avenir et les rétrospectives suivent des processus assez similaires, elles diffèrent toutefois sur plusieurs points importants –
- Une rétrospective consiste à revenir sur une courte période afin d’analyser ce qui s’est passé. Cela permet d’orienter les prochaines étapes de l’équipe.
- Une analyse prospective examine l’ensemble du projet afin d’anticiper ce qui pourrait se produire. Cela permet de définir une stratégie de projet ainsi que les premières étapes nécessaires à son lancement.
Pourquoi organiser une prospective ?
Il existe deux raisons principales pour lesquelles un Scrum Master peut organiser une séance de « futurespective ». La première est de lancer un nouveau projet, et la seconde est de relancer un projet existant.
Une « futurespective » permet à une équipe de créer et de renforcer les liens essentiels à la santé de l’équipe. C’est l’occasion idéale de renforcer la cohésion d’équipe : le moment parfait pour explorer les motivations et les craintes de votre équipe, et pour partager les expériences positives vécues par ses membres par le passé. Cela offre au Scrum Master l’occasion de –
- des informations précieuses sur la manière dont ils peuvent soutenir au mieux leur équipe, et
- l’occasion d’aborder des sujets importants, tels que la gestion de l’imprévisibilité.
De plus, elles aident l’équipe à définir une vision et un objectif. Il n’est donc pas surprenant que les perspectives d’avenir constituent un excellent moyen d’harmoniser les équipes nouvellement constituées ou de vérifier la cohésion des équipes déjà en place.
Dans le cadre d’un projet, les scénarios prospectifs constituent un excellent outil de planification. Ils permettent notamment d’identifier des éléments tels que :
- sujets de préoccupation ou risques perçus
- les ressources et les outils nécessaires
- les lacunes au sein de l’équipe.
Cela signifie qu’il est possible de commencer dès maintenant à élaborer des solutions pour surmonter ces obstacles.
Une « futurespective » peut également servir à donner le ton d’un projet. C’est pourquoi les Scrum Masters peuvent aussi recourir à la « futurespective » pour –
- prévoyez un échauffement ou un jeu brise-glace
- s’inspirer de l’ouvrage de Larson Circles and Soup
- définir des objectifs SMART, et
- Ajouter à les accords d’équipe
Il est important de noter que les perspectives d’avenir permettent de s’assurer que, dès le début du projet, tous les membres de l’équipe sont sur la même longueur d’onde.
Les « futurespectives » constituent également un excellent moyen de relancer un projet au point mort ou bloqué. Elles peuvent contribuer à redynamiser une équipe en manque de motivation, à rompre la routine des rétrospectives et à aider l’équipe à réexaminer ses objectifs.
Directive première de Futurespective
On entend généralement par « directive fondamentale » un principe directeur. Bien qu’il existe plusieurs versions des directives fondamentales de Futurespective, celle de Caroli et Caetano est la plus souvent citée.
S’inspirant du Manifeste agile et à l’instar de la Directive première de la rétrospective qu’elle complète, la « Directive première de la futurperspective » de Caroli et Caetano est un état d’esprit. Elle vise à favoriser un contexte positif et collaboratif dans lequel une équipe peut produire les meilleurs résultats possibles.
La directive adopte un ton optimiste. Elle souligne l’importance de l’implication de toute l’équipe et de l’adhésion collective à la vision d’avenir de l’équipe. Pour qu’elle soit la plus efficace possible, l’équipe doit se sentir en sécurité psychologique. Après tout, tenter de prédire l’avenir est une tâche de taille ! Plus l’équipe se sent en sécurité, plus elle se sentira à l’aise pour proposer des idées.
Comment organiser une prospective ?
Il existe actuellement deux grandes approches concernant la manière de mener une étude prospective.
- Considérez le projet comme s’il avait déjà été livré
- Considérez le projet comme s’il devait être livré
La première approche consiste à demander aux participants d’imaginer qu’ils sont leur moi futur, jetant un regard rétrospectif sur le projet qui vient d’être mené à bien. Cette approche invite les participants à s’imaginer en train de repenser à tous les objectifs qu’ils ont atteints et à la manière dont ils y sont parvenus. Ils se remémorent (de manière créative) ce qui s’est bien passé, les obstacles qu’ils ont rencontrés et comment ils les ont surmontés. En réalité, ils effectuent une rétrospective dans le futur (d’où le terme « futurespective »).
Cette approche permet à l’équipe de passer un très bon moment. Un déjeuner de fin de projet pourrait être organisé pendant la séance de « futurespective ». Pour briser la glace, on pourrait demander aux participants de citer ce dont leur « moi futur » est le plus fier au cours de l’année écoulée, ou bien discuter de la dernière tendance (future) ou du dernier film (futur).
La deuxième approche est un peu plus simple. Les participants sont invités à se projeter dans l’avenir et à donner leur vision de ce que l’avenir leur réserve (il s’agit donc, là encore, d’une « futurespective »). Cette approche convient peut-être mieux à une équipe qui débute avec l’agile, ou qui se sent tout simplement moins à l’aise avec l’autre méthode.
Quel que soit le point de vue que votre équipe préfère adopter pour envisager l’avenir, l’objectif et la démarche restent les mêmes.
Les cinq étapes d’une rétrospective peuvent s’appliquer à une prospective. L’important est de garder à l’esprit qu’il faut adopter un état d’esprit différent.
Étape 1 - Préparez le terrain pour l’avenir
Une fois que vous avez adopté l’état d’esprit de la « Futurespective Prime Directive » et choisi un angle d’approche pour examiner le projet, il est temps de sélectionner un modèle.
Les modèles de futurespective en ligne offrent de nombreux avantages. Ils constituent un outil idéal pour favoriser l’engagement des équipes à distance. Ils permettent également de mener des futurespectives de manière asynchrone. Un modèle en ligne enregistre toutes les contributions au fur et à mesure, ce qui vous évite de perdre du temps à la fin de votre « futurespective » à réécrire les idées, les contributions et les actions à mener. Mieux encore, ils peuvent s’intégrer à/integrations/ votre flux de travail existant pour vous faire gagner encore plus de temps.
Le meilleur modèle à choisir est celui qui aidera votre équipe à élaborer sa stratégie de projet de haut niveau, selon ses propres préférences. Étant donné le grand nombre de modèles exceptionnels disponibles, nous avons mis au point un sélecteur de modèles Futurespective en ligne pour vous aider à choisir celui qui convient le mieux à votre équipe. Quant à notre équipe, nous vous présentons ci-dessous nos Futurespectives préférées.
Étape 2 - Recueillir des données prospectives
En s’appuyant sur ce modèle, les participants sont invités à apporter leur contribution. Prévoyez un temps de réflexion individuelle et silencieuse, durant lequel les membres de l’équipe pourront proposer leurs idées de manière anonyme ; cela permettra de surmonter certains obstacles, tels que la pensée de groupe.
Le Scrum Master doit encourager les participants à s’appuyer sur leur expérience et leurs connaissances passées pour remplir le modèle. Il convient de rappeler à chacun de donner sa meilleure estimation (fondée). Il est important de préciser que les prévisions qui ne se réaliseront pas ne leur seront pas reprochées.
Étape 3 - Tirer des enseignements
C’est à ce stade de la réflexion prospective que la vision commune de l’équipe concernant la stratégie du projet commencera à prendre forme. Il est donc essentiel de s’assurer que toutes les idées sont bien comprises et, si ce n’est pas le cas, de demander des éclaircissements.
Une fois encore, la référence aux projets antérieurs joue ici un rôle important. C’est l’occasion pour l’équipe de découvrir ce que chacun apporte et comment cela peut être mis à profit pour soutenir le projet et l’équipe.
Étape 4 - Déterminez les mesures à prendre pour lancer le projet
On se laisse facilement emporter par la cohésion d’équipe et la définition d’une vision ambitieuse, mais il est important de veiller à ce que votre vision d’avenir débouche sur ce qui est nécessaire pour lancer le projet. Pour cela, il faut définir des mesures concrètes. Veillez à limiter le nombre d’actions à ce qui est nécessaire pour démarrer le projet, et assurez-vous qu’elles répondent aux critères SMART.
Certaines mesures peuvent s’appliquer davantage à l’équipe qu’au projet. Les mesures qui favorisent la capacité de l’équipe à travailler ensemble peuvent être intégrées dans un accord d’équipe.
Étape 5 - Résumez et concluez la prospective
La dernière étape consiste à résumer la vision prospective. Cela permet de s’assurer que tous les membres de l’équipe ont bien compris les mesures à prendre avant la fin de la réunion.
Clôturer la réunion en calculant le retour sur le temps investi (ROTI) est une pratique instructive qu’il convient d’encourager. Cela aide le Scrum Master à évaluer l’efficacité des réunions et à apporter des ajustements si nécessaire.
Enfin, le Scrum Master présentera les résultats de la réflexion prospective et assurera le suivi des actions.
Exemples de perspectives d’avenir
Voici nos trois principales perspectives d’avenir pour vous aider à démarrer.
Perspective d’avenir de State Of Nirvana
Dans le cadre de la « futurespective State of Nirvana », les membres de l’équipe définissent leur propre conception du nirvana. Ils exposent ce qu’ils espèrent avoir accompli au bout d’un, trois, six et dix mois, et les idées qu’ils partagent permettent de tracer les grandes lignes de la voie à suivre. En savoir plus sur la futurespective State of Nirvana.
Avantages, inconvénients, points intéressants (PMI)
La méthode PMI Futurespective aide une équipe à aborder un sujet sous différents angles. Elle garantit une vision globale du projet, car les membres de l’équipe ne peuvent ignorer la diversité des contributions qu’ils ont eux-mêmes rassemblées. En savoir plus sur la méthode PMI « Plus, Minus, Interesting » (PMI).
SCOR : perspectives d’avenir
La « Futurespective » de SCOR est une réinterprétation de l’analyse SWOT qui intègre la responsabilisation de l’équipe. Les faiblesses sont recadrées en tant que défis, et les participants identifient des risques plutôt que des menaces. De cette manière, les participants les perçoivent comme moins inquiétants et donc plus faciles à gérer. En savoir plus sur la « Futurespective » de SCOR.
Si ces options ne correspondent pas tout à fait à ce que vous recherchez, n’oubliez pas que TeamRetro vous permet de personnaliser votre « futurespective » ou d’en créer une vous-même.
Nous espérons que cette présentation de ce qu’est une « futurespective » vous a apporté un outil supplémentaire à votre arsenal et que vous disposez désormais de tout ce qu’il faut pour aider votre équipe à réussir.
À votre réussite et à celle de votre équipe !