Alles wat u moet weten over Futurespectives

Wat is een futurespective?

Een ‘futurespective’ is een proces dat agile teams aan het begin van een project kunnen doorlopen. Dit helpt teams bij het uitstippelen van een strategie op hoog niveau die de soepele realisatie van hun doel ondersteunt.

Tijdens een ‘futurespective’ zal een team het project bekijken in de context van zaken als –

• de vaardigheden, deskundigheid en ervaring van de teamleden
• de middelen waartoe zij toegang hebben
• de risico’s en hindernissen waarmee zij te maken kunnen krijgen, en
• de kaders waarbinnen zij moeten werken

om te produceren

• een gezamenlijk begrip van het verloop van het project, en
• bevestig de eerste stappen die het team moet nemen om aan de slag te gaan.

Hoewel vooruitblikken en retrospectives in grote lijnen volgens vergelijkbare processen verlopen, verschillen ze op een aantal belangrijke punten –

• Bij een retrospectieve analyse wordt een korte periode onder de loep genomen om te bekijken wat er is gebeurd. Dit wordt gedaan om het team te informeren over de volgende stappen.
• Bij een toekomstperspectief wordt het gehele project in ogenschouw genomen om te anticiperen op wat er zou kunnen gebeuren. Dit wordt gedaan om een projectstrategie uit te stippelen en de eerste stappen te bepalen die nodig zijn om het project op te starten.

Waarom zou men een toekomstperspectief uitvoeren?

Er zijn twee belangrijke redenen waarom een Scrum Master een futurespective zou kunnen organiseren. De eerste is om een nieuw project op gang te brengen, en de tweede is om een bestaand project opnieuw op te starten.

Een futurespective biedt een team de kans om de banden te smeden en te versterken die van belang zijn voor het welzijn van het team. Het vormt een gelegenheid om aan te werken aan de teamopbouw: het perfecte moment om de drijfveren en angsten van uw team te verkennen en te delen hoe de teamleden in het verleden goed hebben samengewerkt. Dit biedt een Scrum Master de mogelijkheid om –

• waardevolle inzichten in hoe zij hun team het beste kunnen ondersteunen, en
• de kans om belangrijke gesprekken op gang te brengen, bijvoorbeeld over het omgaan met onvoorspelbaarheid.

Bovendien helpen ze het team bij het ontwikkelen van een visie en een doel. Het is dan ook geen verrassing dat toekomstperspectieven een uitstekende manier zijn om nieuw gevormde teams op één lijn te brengen of de afstemming binnen bestaande teams te toetsen.

Wat het project betreft, is een futurespective een uitstekend planningsinstrument. Deze kunnen worden gebruikt om onder meer het volgende in kaart te brengen: –

• punten van zorg of vermeende risico’s
• benodigde middelen en hulpmiddelen
• tekortkomingen in het team.

Dit betekent dat er eerder dan later kan worden begonnen met het ontwikkelen van oplossingen om dergelijke hindernissen aan te pakken.

Een ‘futurespective’ kan ook worden gebruikt om de toon voor een project te zetten. Daarom kunnen Scrum Masters de ‘futurespective’ ook gebruiken om –

• zorg voor een opwarmer of ijsbrekerspel
• putten uit Larsons Circles and Soup
• SMART-doelen vaststellen, en
• toevoegen aan teamovereenkomsten

Belangrijk is dat futurespectives ervoor zorgen dat alle teamleden bij de start van het project op één lijn zitten.

Futurespectives zijn tevens een uitstekende manier om een vastgelopen of stilgevallen project weer op gang te brengen. Ze kunnen helpen om een ongemotiveerd team nieuwe energie te geven, de eentonigheid van retrospectives te doorbreken en een team te ondersteunen bij het opnieuw bekijken van zijn doelstellingen.

Futurespective-hoofdrichtlijn

Onder een ‘prime directive’ wordt doorgaans een leidend principe verstaan. Hoewel er verschillende ‘Futurespective Prime Directives’ te vinden zijn, wordt de versie van Caroli en Caetano het vaakst aangehaald.

Gesteund door het Agile Manifesto en net als de Retrospective Prime Directive waarmee het een aanvulling vormt, is de Futurespective Prime Directive van Caroli en Caetano een manier van denken. Het is bedoeld om een positieve, op samenwerking gerichte omgeving te bevorderen waarin een team de best mogelijke resultaten kan behalen.

De richtlijn heeft een optimistische toon. Zij benadrukt het belang van de betrokkenheid van het gehele team en het gezamenlijke draagvlak voor de toekomstvisie van het team. Om zo effectief mogelijk te zijn, moet het team zich psychologisch veilig voelen. Het voorspellen van de toekomst is immers een hele opgave! Hoe veiliger het team zich voelt, hoe meer ideeën de teamleden met een gerust hart zullen aandragen.

Hoe voert u een futurespective uit?

Er zijn momenteel twee belangrijke benaderingen voor het uitvoeren van een futurespective.

1. Beschouw het project alsof het al is opgeleverd
2. Bekijk het project alsof het moet worden opgeleverd

Bij de eerste aanpak stellen deelnemers zich voor dat zij hun toekomstige zelf zijn, dat terugkijkt op het project dat met succes is afgerond. Bij deze aanpak stellen de deelnemers zich voor dat zij terugdenken aan alle doelstellingen die zij hebben gerealiseerd en hoe zij dat hebben gedaan. Zij halen (op creatieve wijze) herinneringen op aan de zaken die goed zijn verlopen, de hindernissen die zij zijn tegengekomen en hoe zij deze hebben overwonnen. In feite voeren zij een retrospectieve uit in de toekomst (dus een ‘futurespectief’).

Het team kan met deze aanpak veel plezier beleven. Tijdens de ‘futurespective’ zou een afsluitende lunch kunnen worden georganiseerd. Als opwarmer kan bijvoorbeeld worden gevraagd naar wat hun toekomstige iks het afgelopen jaar hebben gedaan waar zij het meest trots op zijn, of kan de nieuwste (toekomstige) trend of (toekomstige) film worden besproken.

De tweede aanpak is iets eenvoudiger. De deelnemers worden uitgenodigd om vooruit te kijken en hun visie te geven op wat de toekomst in petto heeft (dus opnieuw: een ‘futurespective’). Deze aanpak is wellicht beter geschikt voor een team dat nog niet bekend is met agile, of dat zich simpelweg minder op zijn gemak voelt bij de andere aanpak.

Ongeacht welk perspectief uw team verkiest te hanteren voor zijn toekomstvisie, het doel en het proces blijven hetzelfde.

De vijf stappen van een retrospectief kunnen worden toegepast op een futurespectief. Het is belangrijk om daarbij rekening te houden met de andere manier van denken die u moet aannemen.

Stap 1 – Bereid het podium voor op de toekomst

Zodra u de denkwijze van de Futurespective Prime Directive hebt omarmd en een invalshoek hebt gekozen van waaruit u het project wilt bekijken, is het tijd om een sjabloon te kiezen.

Online futurespective-sjablonen bieden tal van voordelen. Ze vormen een ideaal hulpmiddel voor het stimuleren van de betrokkenheid van teams op afstand. Daarnaast kunnen ze de uitvoering van asynchrone futurespectives ondersteunen. Een online sjabloon legt alle input direct vast, zodat er aan het einde van uw futurespective geen tijd verloren gaat met het herschrijven van ideeën, input en actiepunten. Het grootste voordeel is dat ze kunnen worden geïntegreerd in uw bestaande workflow,/integrations/ waardoor u nog meer tijd bespaart.

Het beste sjabloon dat u kunt kiezen, is een sjabloon dat uw team helpt bij het opstellen van een hoogwaardige projectstrategie, precies zoals zij dat willen. Aangezien er zoveel geweldige sjablonen beschikbaar zijn, hebben wij een online selecteringstool voor Futurespective-sjablonen ontwikkeld om u te helpen bij het kiezen van het juiste sjabloon voor uw team. Wat ons team betreft, delen wij hieronder onze favoriete Futurespective-sjablonen.

Stap 2 – Verzamel toekomstgerichte gegevens

Aan de hand van het sjabloon worden de deelnemers uitgenodigd om hun inbreng te leveren. Door tijd in te ruimen voor een rustige, individuele brainstormsessie waarin teamleden anoniem hun ideeën kunnen aandragen, kunnen belemmeringen zoals groepsdenken worden overwonnen.

De Scrum Master dient de deelnemers aan te moedigen om bij het invullen van het sjabloon gebruik te maken van hun eerdere ervaringen en kennis. Iedereen dient eraan te worden herinnerd dat zij hun best mogelijke (weloverwogen) inschatting moeten geven. Het is belangrijk om te benadrukken dat eventuele voorspellingen die niet uitkomen, hen niet zal worden aangerekend.

Stap 3 - Inzichten genereren

In deze fase van de toekomstvisie begint het gezamenlijke begrip van het team over de projectstrategie vorm te krijgen. Het is dan ook van cruciaal belang ervoor te zorgen dat alle ideeën worden begrepen en, indien dat niet het geval is, om duidelijkheid te vragen.

Ook hier speelt het verwijzen naar eerdere projecten een belangrijke rol. Het biedt het team de gelegenheid om inzicht te krijgen in wat elk lid bijdraagt en hoe dit kan worden ingezet ten behoeve van het project en het team.

Stap 4 – Bepaal wat u moet doen om het project op te starten

Het is heel gemakkelijk om u te laten meeslepen door teambuilding en het formuleren van een hoogstaande visie, maar het is belangrijk ervoor te zorgen dat uw toekomstperspectief precies oplevert wat nodig is om het project op gang te brengen. Dit doet u door concrete actiepunten vast te stellen. Zorg ervoor dat u het aantal actiepunten beperkt tot het aantal dat nodig is om de zaken op gang te brengen, en houd ze SMART.

Sommige maatregelen zijn wellicht meer van toepassing op het team dan op het project. Maatregelen die de samenwerking binnen het team bevorderen, kunnen worden opgenomen als een teamovereenkomst.

Stap 5 – Vat de toekomstvisie samen en sluit deze af

De laatste stap bestaat uit het samenvatten van het toekomstperspectief. Zo wordt gewaarborgd dat alle teamleden de actiepunten begrijpen voordat de vergadering wordt afgesloten.

Het afsluiten van de vergadering met een Return on Time Invested (ROTI) is leerzaam en een goede gewoonte die het waard is om te koesteren. Het helpt de Scrum Master om de effectiviteit van vergaderingen te beoordelen en waar nodig aanpassingen door te voeren.

Ten slotte zal de Scrum Master de resultaten van de futurespective presenteren en de vervolgstappen met betrekking tot de actiepunten begeleiden.

Voorbeelden van toekomstperspectieven

Hieronder vindt u onze top drie toekomstperspectieven om u op weg te helpen.

Toekomstperspectief: De toestand van Nirvana

Tijdens de ‘State of Nirvana’-toekomstvisie-sessie geven teamleden hun eigen interpretatie van ‘nirvana’. Zij zetten uiteen wat zij verwachten te hebben bereikt tegen de eerste, derde, zesde en tiende maand, waarbij de ideeën die zij delen een blauwdruk vormen voor de te volgen koers. Lees meer over de ‘State of Nirvana’-toekomstvisie-sessie.

Plus, Min, Interessant (PMI)

De PMI Futurespective helpt een team om een onderwerp vanuit meerdere perspectieven te bekijken. Het zorgt ervoor dat er rekening wordt gehouden met een breed beeld van het project, aangezien teamleden de verscheidenheid aan inbreng die zij zelf hebben verzameld, niet zomaar terzijde kunnen schuiven. Lees meer over Plus, Minus, Interessant (PMI).

SCOR-toekomstperspectief

De SCOR Futurespective is een vernieuwde versie van het SWOT-analysesjabloon waarin de empowerment van het team is geïntegreerd. Zwakke punten worden geherformuleerd als uitdagingen en deelnemers identificeren risico’s in plaats van bedreigingen. Op deze manier beschouwen deelnemers deze als minder onheilspellend en daardoor beter beheersbaar. Lees meer over SCOR Futurespective.

Mocht dit niet helemaal zijn wat u zoekt, vergeet dan niet dat u met TeamRetro uw ‘futurespective’ kunt aanpassen of uw eigen versie kunt maken.

Wij hopen dat dit overzicht van wat een ‘futurespective’ is, u een extra hulpmiddel heeft gegeven en dat u nu over het nodige beschikt om uw team te helpen succes te boeken.

Op u en de toekomst van uw team!