Alles wat u moet weten over futurespectives

Wat is een futurespective?

Een futurespective is een proces dat agile teams aan het begin van een project kunnen doorlopen. Het helpt teams bij het uitstippelen van een overkoepelende strategie die een soepele realisatie van hun doel ondersteunt.

Tijdens een futurespective bekijkt een team het project in de context van zaken als –

• de vaardigheden, deskundigheid en ervaring van de teamleden
• de middelen waartoe zij toegang hebben
• de risico’s en obstakels waarmee zij te maken kunnen krijgen, en
• de kaders waarbinnen zij moeten werken

om te produceren

• een gezamenlijk begrip van het verloop van het project, en
• bevestig de eerste stappen die het team moet zetten om aan de slag te gaan.

Hoewel vooruitblikken en retrospectives in grote lijnen op dezelfde manier verlopen, verschillen ze op een aantal belangrijke punten –

• Een retrospectieve blik biedt een overzicht van een korte periode om te bekijken wat er is gebeurd. Dit wordt gedaan om het team te informeren over de volgende stappen.
• Bij een toekomstperspectief wordt het gehele project in ogenschouw genomen om te anticiperen op wat er zou kunnen gebeuren. Dit wordt gedaan om een projectstrategie uit te stippelen en de eerste stappen te bepalen die nodig zijn om het project op te starten.

Waarom een toekomstverkenning uitvoeren?

Er zijn twee belangrijke redenen waarom een Scrum Master een futurespective zou kunnen organiseren. De eerste is om een nieuw project op gang te brengen, en de tweede is om een bestaand project nieuw leven in te blazen.

Een futurespective biedt een team de kans om de banden te smeden en te versterken die belangrijk zijn voor het welzijn van het team. Het is een gelegenheid om aan te werken aan de teamdynamiek: het perfecte moment om de drijfveren en angsten van uw team te verkennen en te delen hoe teamleden in het verleden goed hebben samengewerkt. Dit biedt een Scrum Master de mogelijkheid om –

• waardevolle inzichten in hoe zij hun team het beste kunnen ondersteunen, en
• de kans om belangrijke gesprekken aan te gaan, bijvoorbeeld over het omgaan met onvoorspelbaarheid.

Bovendien helpen ze het team bij het ontwikkelen van een visie en een doel. Het is dan ook geen verrassing dat toekomstperspectieven een uitstekende manier zijn om nieuw gevormde teams op één lijn te brengen of om te controleren of bestaande teams nog goed op elkaar zijn afgestemd.

Wat het project betreft, is een toekomstperspectief een uitstekend planningsinstrument. Ze kunnen worden gebruikt om zaken te identificeren zoals –

• punten van zorg of vermeende risico’s
• benodigde middelen en hulpmiddelen
• tekortkomingen in het team.

Dit betekent dat er eerder dan later kan worden begonnen met het ontwikkelen van oplossingen om dergelijke hindernissen aan te pakken.

Een futurespective kan ook worden gebruikt om de toon voor een project te zetten. Daarom kunnen Scrum Masters de futurespective ook gebruiken om –

• zorg voor een warming-up of ijsbreker
• putten uit Larsons Circles and Soup
• SMART-doelen vaststellen, en
• toevoegen aan teamovereenkomsten

Belangrijk is dat futurespectives ervoor zorgen dat alle teamleden bij de start van het project op één lijn zitten.

Futurespectives zijn ook een uitstekende manier om een vastgelopen of stilgevallen project weer op gang te brengen. Ze kunnen helpen om een team dat zijn motivatie kwijt is nieuw elan te geven, de sleur van de retrospectives te doorbreken en een team te helpen zijn doelen opnieuw onder de loep te nemen.

Futurespective Hoofdrichtlijn

Een ‘prime directive’ wordt doorgaans opgevat als een leidend principe. Hoewel er verschillende ‘Futurespective Prime Directives’ te vinden zijn, wordt de versie van Caroli en Caetano het meest geciteerd.

Gesteund door het Agile Manifesto en net als de Retrospective Prime Directive waarmee het een aanvulling vormt, is de Futurespective Prime Directive van Caroli en Caetano een manier van denken. Het is bedoeld om een positieve, op samenwerking gerichte omgeving te creëren waarin een team de best mogelijke resultaten kan behalen.

De richtlijn heeft een optimistische toon. Zij benadrukt het belang van de betrokkenheid van het hele team en het gezamenlijke draagvlak voor de toekomstvisie van het team. Om zo effectief mogelijk te zijn, moet het team zich [psychologisch veilig] voelen(https://www.teamretro.com/health-checks/the-psychological-safety-health-check/). Het voorspellen van de toekomst is immers een hele opgave! Hoe veiliger het team zich voelt, hoe meer ideeën het met een gerust hart zal aandragen.

Hoe voert u een futurespectief uit?

Er zijn momenteel twee belangrijke benaderingen voor het uitvoeren van een futurespective.

1. Beschouw het project alsof het al is opgeleverd
2. Bekijk het project alsof het moet worden opgeleverd

Bij de eerste methode stellen deelnemers zich voor dat ze hun toekomstige zelf zijn en terugkijken op het project dat met succes is afgerond. Bij deze aanpak stellen deelnemers zich voor dat ze terugdenken aan alle doelen die ze hebben bereikt en hoe ze dat hebben gedaan. Ze halen (op creatieve wijze) herinneringen op aan de dingen die goed zijn gegaan, de hindernissen die ze tegenkwamen en hoe ze die hebben overwonnen. Ze voeren in feite een retrospectieve uit in de toekomst (dus een ‘futurespectief’).

Het team kan met deze aanpak veel plezier beleven. Tijdens de futurespective zou een afsluitende lunch kunnen worden georganiseerd. Als opwarmer kan bijvoorbeeld worden gevraagd naar wat hun toekomstige ik het afgelopen jaar heeft gedaan waar ze het meest trots op zijn, of kan de nieuwste (toekomstige) trend of (toekomstige) film worden besproken.

De tweede aanpak is iets eenvoudiger. Deelnemers worden uitgenodigd om vooruit te kijken en hun visie te geven op wat de toekomst in petto heeft (dus opnieuw een ‘futurespective’). Deze aanpak is wellicht beter geschikt voor een team dat nog niet bekend is met agile, of dat zich gewoon minder op zijn gemak voelt bij de andere aanpak.

Ongeacht het perspectief dat uw team kiest voor zijn toekomstvisie, het doel en het proces blijven hetzelfde.

De vijf stappen van een retrospectief kunnen ook worden toegepast op een futurespectief. Het is belangrijk om daarbij in gedachten te houden dat er een andere mindset moet worden aangenomen.

Stap 1 - Creëer het juiste kader voor de toekomst

Zodra u de Futurespective Prime Directive-mentaliteit hebt omarmd en een invalshoek hebt gekozen van waaruit u het project wilt bekijken, is het tijd om een sjabloon te kiezen.

Online sjablonen voor futurespectives bieden tal van voordelen. Ze vormen een ideaal hulpmiddel voor het betrekken van teams op afstand. Ze kunnen ook worden ingezet voor het uitvoeren van asynchrone futurespectives. Een online sjabloon legt alle input direct vast, zodat er aan het einde van uw futurespective geen tijd verloren gaat met het herschrijven van ideeën, input en actiepunten. Het beste van alles is dat ze kunnen worden geïntegreerd in uw bestaande workflow,/integrations/ waardoor u nog meer tijd bespaart.

De beste sjabloon die u kunt kiezen, is er een die uw team helpt om hun projectstrategie op hoog niveau op te stellen, precies zoals zij dat willen. Aangezien er zoveel geweldige sjablonen beschikbaar zijn, hebben we een online sjabloonkiezer voor futurespectives ontwikkeld om u te helpen bij het kiezen van de juiste sjabloon voor uw team. Wat ons team betreft: hieronder delen we onze favoriete futurespectives.

Stap 2 - Verzamel gegevens over de toekomstige situatie

Aan de hand van het sjabloon worden de deelnemers uitgenodigd om hun inbreng te leveren. Door tijd vrij te maken voor een rustige, individuele brainstormsessie waarin teamleden anoniem hun ideeën kunnen aandragen, kunnen belemmeringen zoals groepsdenken worden overwonnen.

De Scrum Master moet de deelnemers aanmoedigen om bij het invullen van het sjabloon gebruik te maken van hun eerdere ervaringen en kennis. Iedereen moet eraan worden herinnerd dat zij hun best mogelijke (weloverwogen) inschatting moeten geven. Het is belangrijk om duidelijk te maken dat eventuele voorspellingen die niet uitkomen, hen niet zullen worden aangerekend.

Stap 3 - Inzichten genereren

In deze fase van de toekomstverkenning begint het gezamenlijke begrip van het team over de projectstrategie vorm te krijgen. Het is dan ook van cruciaal belang ervoor te zorgen dat alle ideeën worden begrepen en dat er, indien dat niet het geval is, om verduidelijking wordt gevraagd.

Ook hier speelt het verwijzen naar eerdere projecten een belangrijke rol. Het biedt het team de kans om te ontdekken wat elk lid te bieden heeft en hoe dit kan worden ingezet ten behoeve van het project en het team.

Stap 4 - Bepaal wat u moet doen om het project op te starten

Het is heel gemakkelijk om u te laten meeslepen door teambuilding en het formuleren van een ambitieuze visie, maar het is belangrijk dat uw toekomstperspectief daadwerkelijk oplevert wat nodig is om het project op gang te brengen. Dit doet u door concrete actiepunten vast te stellen. Zorg ervoor dat u het aantal actiepunten beperkt tot wat nodig is om de zaken op gang te brengen, en houd ze SMART.

Sommige maatregelen zijn wellicht meer van toepassing op het team dan op het project. Maatregelen die de samenwerking binnen het team bevorderen, kunnen worden opgenomen in een teamovereenkomst.

Stap 5 - Vat samen en sluit de toekomstvisie af

De laatste stap is het samenvatten van het toekomstperspectief. Zo wordt gewaarborgd dat alle teamleden de actiepunten begrijpen voordat de vergadering wordt afgesloten.

Het afsluiten van de vergadering met een Return on Time Invested (ROTI) is leerzaam en een goede gewoonte om te stimuleren. Het helpt de Scrum Master om de effectiviteit van vergaderingen te beoordelen en waar nodig aanpassingen door te voeren.

Ten slotte zal de Scrum Master de resultaten van de futurespective delen en de actiepunten opvolgen.

Voorbeelden van toekomstperspectieven

Hier zijn onze drie belangrijkste toekomstvisies om u op weg te helpen.

State Of Nirvana: een blik op de toekomst

Tijdens de ‘State of Nirvana’-toekomstvisie-sessie geven teamleden hun eigen interpretatie van ‘nirvana’. Ze zetten uiteen wat ze verwachten te hebben bereikt na de eerste, derde, zesde en tiende maand, waarbij de ideeën die ze delen een blauwdruk vormen voor hun verdere koers. Lees meer over de ‘State of Nirvana’-toekomstvisie-sessie.

Plus, Min, Interessant (PMI)

De PMI Futurespective helpt een team om een onderwerp vanuit verschillende invalshoeken te bekijken. Het zorgt ervoor dat er een breed beeld van het project wordt gevormd, aangezien teamleden de diverse input die zij zelf hebben verzameld niet zomaar terzijde kunnen schuiven. Meer informatie over Plus, Minus, Interessant (PMI).

SCOR-toekomstperspectief

De SCOR Futurespective is een vernieuwde versie van de SWOT-analyse waarin de empowerment van het team centraal staat. Zwakke punten worden geherformuleerd als uitdagingen en deelnemers identificeren risico’s in plaats van bedreigingen. Op deze manier ervaren deelnemers deze als minder onheilspellend en daardoor beter beheersbaar. Meer informatie over SCOR Futurespective.

Mocht dit niet helemaal zijn wat u zoekt, vergeet dan niet dat u met TeamRetro uw toekomstvisie kunt aanpassen of uw eigen visie kunt creëren.

We hopen dat dit overzicht van wat een futurespective inhoudt u een extra hulpmiddel heeft gegeven en dat u nu over alles beschikt wat nodig is om uw team te helpen succes te boeken.

Op u en de toekomst van uw team!