Alles wat u moet weten over Futurespectives

Wat is een futurespective?

Een ‘futurespective’ is een proces dat agile teams aan het begin van een project kunnen doorlopen. Het helpt teams bij het uitstippelen van een strategie op hoog niveau die de soepele realisatie van hun doel ondersteunt.

Tijdens een futurespective zal een team het project bekijken in de context van zaken als –

• de vaardigheden, deskundigheid en ervaring van de teamleden
• de middelen waartoe zij toegang hebben
• de risico’s en hindernissen waarmee zij te maken kunnen krijgen, en
• de kaders waarbinnen zij moeten werken

om te produceren

• een gezamenlijk begrip van het verloop van het project, en
• bevestig de eerste stappen die het team moet nemen om aan de slag te gaan.

Hoewel vooruitblikken en retrospectives in grote lijnen op dezelfde manier verlopen, verschillen ze op een aantal belangrijke punten –

• Bij een retrospectieve evaluatie wordt gekeken naar een korte periode om te evalueren wat er is gebeurd. Dit wordt gedaan om het team te helpen bij het bepalen van de volgende stappen.
• Bij een toekomstperspectief wordt het gehele project in ogenschouw genomen om te anticiperen op wat er zou kunnen gebeuren. Dit wordt gedaan om een projectstrategie uit te stippelen en de eerste stappen te bepalen die nodig zijn om het project op te starten.

Waarom zou men een toekomstperspectief uitvoeren?

Er zijn twee belangrijke redenen waarom een Scrum Master een futurespective zou kunnen organiseren. De eerste is om een nieuw project op gang te brengen, en de tweede is om een bestaand project opnieuw op te starten.

Een ‘futurespective’ biedt een team de kans om de banden te smeden en te versterken die van belang zijn voor het welzijn van het team. Het is een gelegenheid om aan te werken aan de teamdynamiek: het perfecte moment om de drijfveren en angsten van uw team te verkennen en te delen hoe de teamleden in het verleden goed hebben samengewerkt. Dit biedt een Scrum Master de mogelijkheid om –

• waardevolle inzichten in hoe zij hun team het beste kunnen ondersteunen, en
• de kans om belangrijke gesprekken op gang te brengen, bijvoorbeeld over het omgaan met onvoorspelbaarheid.

Bovendien helpen ze het team bij het ontwikkelen van een visie en een doel. Het is dan ook geen verrassing dat toekomstperspectieven een uitstekende manier zijn om nieuw gevormde teams op één lijn te brengen of de afstemming binnen bestaande teams te toetsen.

Wat het project betreft, is een ‘futurespective’ een uitstekend planningsinstrument. Deze kunnen worden gebruikt om onder meer het volgende in kaart te brengen –

• punten van zorg of vermeende risico’s
• benodigde middelen en hulpmiddelen
• tekortkomingen in het team.

Dit betekent dat er eerder dan later kan worden begonnen met het uitwerken van oplossingen om dergelijke hindernissen aan te pakken.

Een futurespective kan ook worden gebruikt om de toon voor een project te zetten. Daarom kunnen Scrum Masters de futurespective ook gebruiken om –

• zorg voor een opwarmer of ijsbrekerspel
• putten uit Larsons Circles and Soup
• SMART-doelen vaststellen, en
• toevoegen aan teamovereenkomsten

Belangrijk is dat futurespectives ervoor zorgen dat alle teamleden bij de start van het project op één lijn zitten.

Futurespectives zijn ook een uitstekende manier om een vastgelopen of stilgevallen project weer op gang te brengen. Ze kunnen helpen om een ongemotiveerd team nieuwe energie te geven, de sleur van retrospectives te doorbreken en een team te helpen hun doelstellingen opnieuw onder de loep te nemen.

Futurespective-hoofdrichtlijn

Onder een ‘prime directive’ wordt doorgaans een leidend principe verstaan. Hoewel er verschillende ‘Futurespective Prime Directives’ te vinden zijn, wordt de versie van Caroli en Caetano het meest geciteerd.

Gesteund door het Agile Manifesto en net als de Retrospective Prime Directive waarmee het een aanvulling vormt, is de Futurespective Prime Directive van Caroli en Caetano een manier van denken. Het heeft tot doel een positieve, op samenwerking gerichte omgeving te bevorderen waarin een team de best mogelijke resultaten kan behalen.

De richtlijn heeft een optimistische toon. Zij benadrukt het belang van de betrokkenheid van het gehele team en het gezamenlijke draagvlak voor de toekomstvisie van het team. Om dit zo effectief mogelijk te laten zijn, moet het team zich [psychologisch veilig] voelen(/health-check-templates/psychological-safety-check/). Het voorspellen van de toekomst is immers een hele opgave! Hoe veiliger het team zich voelt, hoe meer ideeën het zonder aarzeling zal aandragen.

Hoe voert u een futurespective uit?

Er zijn momenteel twee belangrijke benaderingen voor het uitvoeren van een futurespective.

1. Beschouw het project alsof het al is opgeleverd
2. Bekijk het project alsof het moet worden opgeleverd

Bij de eerste aanpak stellen de deelnemers zich voor dat zij hun toekomstige zelf zijn en terugkijken op het project dat met succes is afgerond. Bij deze aanpak stellen deelnemers zich voor dat zij terugdenken aan alle doelstellingen die zij hebben gerealiseerd en hoe zij dat hebben gedaan. Zij halen (op creatieve wijze) herinneringen op aan de dingen die goed zijn gegaan, de hindernissen die zij zijn tegengekomen en hoe zij deze hebben overwonnen. In feite voeren zij een retrospective uit in de toekomst (dus een ‘futurespectief’).

Het team kan met deze aanpak veel plezier beleven. Tijdens de ‘futurespective’ zou een afsluitende lunch kunnen worden georganiseerd. Als opwarmer kan bijvoorbeeld worden gevraagd naar wat hun toekomstige ik het afgelopen jaar heeft gedaan waar ze het meest trots op zijn, of kan de nieuwste (toekomstige) trend of (toekomstige) film worden besproken.

De tweede aanpak is iets eenvoudiger. De deelnemers worden uitgenodigd om vooruit te kijken en hun visie te geven op wat de toekomst in petto heeft (dus ook hier weer een ‘futurespective’). Deze aanpak is wellicht beter geschikt voor een team dat nog niet zo bekend is met agile, of dat zich gewoonweg minder op zijn gemak voelt bij de andere aanpak.

Ongeacht welk perspectief uw team verkiest te hanteren bij het ontwikkelen van zijn toekomstvisie, het doel en het proces blijven hetzelfde.

De vijf stappen van een retrospectief kunnen ook worden toegepast op een futurespectief. Het is belangrijk om daarbij rekening te houden met de andere denkwijze die daarbij moet worden gehanteerd.

Stap 1 – Creëer het juiste kader voor de toekomst

Zodra u de denkwijze van de Futurespective Prime Directive hebt omarmd en een invalshoek hebt gekozen van waaruit u het project wilt bekijken, is het tijd om een sjabloon te kiezen.

Online futurespective-sjablonen bieden allerlei voordelen. Ze vormen een ideaal hulpmiddel voor het stimuleren van de betrokkenheid van teams op afstand. Daarnaast kunnen ze de uitvoering van asynchrone futurespectives ondersteunen. Een online sjabloon legt alle input direct vast, zodat er aan het einde van uw futurespective geen tijd verloren gaat met het herschrijven van ideeën, input en actiepunten. Het grootste voordeel is dat ze kunnen worden geïntegreerd in uw bestaande workflow, waardoor u nog meer tijd bespaart.

Het beste sjabloon dat u kunt kiezen, is een sjabloon dat uw team helpt bij het opstellen van een projectstrategie op hoog niveau, precies zoals zij dat willen. Aangezien er zoveel geweldige sjablonen beschikbaar zijn, hebben wij een online selectietool voor Futurespective-sjablonen ontwikkeld om u te helpen bij het kiezen van het juiste sjabloon voor uw team. Wat ons team betreft: hieronder delen wij onze favoriete Futurespective-sjablonen.

Stap 2 – Verzamel gegevens over toekomstperspectieven

Aan de hand van het sjabloon worden de deelnemers uitgenodigd om hun inbreng te leveren. Door tijd vrij te maken voor een rustige, individuele brainstormsessie waarin teamleden anoniem hun ideeën kunnen aandragen, kunnen belemmeringen zoals groepsdenken worden overwonnen.

De Scrum Master dient de deelnemers aan te moedigen om bij het invullen van het sjabloon gebruik te maken van hun eerdere ervaringen en kennis. Iedereen moet erop worden gewezen dat zij hun best mogelijke (op kennis gebaseerde) inschatting moeten geven. Het is belangrijk om te benadrukken dat eventuele voorspellingen die niet uitkomen, hen niet zullen worden aangerekend.

Stap 3 – Inzichten genereren

Juist in deze fase van de futurespective begint het gezamenlijke inzicht van het team in de projectstrategie vorm te krijgen. Het is dan ook van cruciaal belang ervoor te zorgen dat alle ideeën goed worden begrepen en, indien dat niet het geval is, om duidelijkheid te vragen.

Ook hier speelt het verwijzen naar eerdere projecten een belangrijke rol. Het biedt het team de kans om inzicht te krijgen in wat elk lid te bieden heeft en hoe dit kan worden ingezet ter ondersteuning van het project en het team.

Stap 4 – Bepaal wat u moet doen om het project op te starten

Het is heel gemakkelijk om u te laten meeslepen door teambuilding en het formuleren van een hoogstaande visie, maar het is belangrijk ervoor te zorgen dat uw toekomstperspectief precies dat oplevert wat nodig is om het project op gang te brengen. Dit doet u door concrete actiepunten vast te stellen. Zorg ervoor dat u het aantal actiepunten beperkt tot het aantal dat nodig is om de zaken op gang te brengen, en houd ze SMART.

Sommige maatregelen zijn wellicht meer van toepassing op het team dan op het project. Maatregelen die de samenwerking binnen het team bevorderen, kunnen worden opgenomen als een teamovereenkomst.

Stap 5 – Vat de toekomstvisie samen en sluit deze af

De laatste stap bestaat uit het samenvatten van de toekomstvisie. Zo wordt gewaarborgd dat alle teamleden de actiepunten begrijpen voordat de vergadering wordt afgesloten.

Het afsluiten van de vergadering met een Return on Time Invested (ROTI) is leerzaam en een goede gewoonte die het waard is om te stimuleren. Het helpt de Scrum Master om de effectiviteit van vergaderingen te beoordelen en waar nodig aanpassingen door te voeren.

Ten slotte zal de Scrum Master de resultaten van de futurespective presenteren en de actiepunten opvolgen.

Voorbeelden van toekomstperspectieven

Hieronder vindt u onze top drie van toekomstperspectieven om u op weg te helpen.

Toekomstperspectief: De toestand van Nirvana

Tijdens de ‘State of Nirvana’-toekomstvisie-sessie geven teamleden hun eigen interpretatie van ‘nirvana’. Zij zetten uiteen wat zij verwachten te hebben bereikt tegen de eerste, derde, zesde en tiende maand, waarbij de ideeën die zij delen een blauwdruk vormen voor de weg die zij willen inslaan. Lees meer over de ‘State of Nirvana’-toekomstvisie-sessie.

Plus, Min, Interessant (PMI)

De PMI Futurespective helpt een team om een onderwerp vanuit meerdere perspectieven te bekijken. Het zorgt ervoor dat er rekening wordt gehouden met een breed beeld van het project, aangezien teamleden de diverse inbreng die zij zelf hebben verzameld niet zomaar terzijde kunnen schuiven. Lees meer over Plus, Minus, Interessant (PMI).

SCOR-toekomstperspectief

De SCOR Futurespective is een vernieuwde versie van de SWOT-analyse, waarbij de nadruk ligt op het versterken van het team. Zwakke punten worden geherdefinieerd als uitdagingen en deelnemers identificeren risico’s in plaats van bedreigingen. Op deze manier beschouwen deelnemers deze als minder onheilspellend en daardoor beter beheersbaar. Meer informatie over SCOR Futurespective.

Mocht dit niet helemaal zijn wat u zoekt, vergeet dan niet dat u met TeamRetro uw ‘futurespective’ kunt aanpassen of uw eigen versie kunt maken.

Wij hopen dat dit overzicht van wat een ‘futurespective’ precies inhoudt, u een extra hulpmiddel heeft gegeven en dat u nu over alles beschikt wat nodig is om uw team te helpen succes te boeken.

Op u en de toekomst van uw team!