Cree los contratos sociales de su equipo con acuerdos de equipo eficaces
Refuerce la cultura de su lugar de trabajo con acuerdos de equipo eficaces. Aprenda cómo los contratos sociales impulsan la colaboración, la confianza y el rendimiento.
El contrato social, que suelen utilizar los equipos ágiles, allana el camino para que todos los miembros del equipo colaboren mejor. En él se recogen las normas de comportamiento acordadas entre los miembros del equipo. Por lo general, sin un acuerdo claro, suele haber falta de claridad sobre cómo deben interactuar los miembros del equipo.
Seamos realistas: trabajar en equipo es todo un reto. Tanto si su equipo es nuevo (en fase de formación y conflicto) como si se trata de un grupo con experiencia (en fase de rendimiento y disolución), trabajar con otras personas requiere esfuerzo. Las diferentes personalidades, los distintos antecedentes y la filosofía de la empresa influyen en el rendimiento del equipo.
Las acciones inocentes de una persona pueden fácilmente frustrar, distraer o molestar a los demás. Mientras que un miembro del equipo puede mostrarse muy hablador durante las reuniones, otro puede considerarlo una falta de respeto. Incluso los comportamientos con intenciones positivas, como el reconocimiento del esfuerzo, pueden no dar en el blanco.
La forma en que las personas interactúan en una reunión define la cultura. Desde expresar una opinión y ser escuchado sin ser juzgado hasta el hecho de encender o no la cámara de vídeo durante el debate. Todo ello forma parte de las normas que definen la cultura de un equipo.
Una de las formas de fomentar una cultura positiva es abordar los problemas y establecer acuerdos en el equipo.
¿En qué consisten los acuerdos de equipo para los equipos ágiles?
Los acuerdos de equipo son los comportamientos que un equipo se compromete a mantener en su interacción diaria. Pueden abarcar diversos contextos laborales, entre ellos:
- toma de decisiones
- reuniones
- comunicándose
- intercambio de información
- apoyándonos mutuamente
Estas son las normas básicas de conducta. Garantizan un entorno psicológicamente seguro para que todos puedan participar como equipo.
En este contexto, la seguridad psicológica significa que los miembros del equipo pueden compartir sus ideas sin temor a ser juzgados, a los prejuicios, a las diferencias de estatus o a la autoridad. Esto permite a las personas centrarse en el proyecto en lugar de preocuparse por su supervivencia social.
Los acuerdos de equipo suelen ser elaborados por el propio equipo al inicio del proyecto. Pueden incluir aspectos tales como:
- Utilizar la directiva principal de la retrospectiva ágil como parte de las retrospectivas
- Todos tienen el mismo peso en la toma de decisiones y aportan una contribución valiosa.
- Si se le asigna una tarea, debe hacerse cargo de ella y mantenerla al día.
- Los tickets complejos deben comentarse con la persona en cuestión antes de asignarlos sin más.
- Uso de palabras clave para indicar una necesidad.
- Una periodicidad y un objetivo claros para las reuniones.
- Cómo se comunica y trabaja el equipo a distancia, con horarios flexibles o en diferentes zonas horarias.
Las ventajas de los acuerdos de equipo
Las normas de equipo ofrecen numerosas ventajas. Entre ellas,
- ayudar a reducir los conflictos en el equipo.
- ayudar a las personas a gestionar mejor el estrés y la ansiedad.
- sentar las bases para la cooperación, la colaboración y la mejora continua.
- fomentar la confianza y contribuir a crear un sentido de pertenencia.
- dar al equipo una sensación de control y seguridad.
- establecer relaciones dentro del equipo
- ayudar al equipo a avanzar en el modelo de desarrollo de equipos de Tuckman.
Por lo tanto, si se gestionan adecuadamente, los acuerdos de equipo pueden potenciar al máximo el potencial de su equipo.
¿Cómo se elaboran los acuerdos de equipo?
Como es lógico, la mejor forma de elaborar los acuerdos del equipo es hacerlo con el propio equipo. Se trata de un proceso colaborativo. Se puede llevar a cabo de forma presencial y manual, utilizando notas adhesivas. También se puede realizar en línea con una buena herramienta de retrospectiva.
La ventaja de una herramienta de retrospectiva en línea es la facilidad con la que se puede garantizar el anonimato de las aportaciones. Una vez más, el objetivo es fomentar un entorno psicológicamente seguro en el que las personas puedan compartir sus ideas.
1. Explique la necesidad
El primer paso consiste en explicar la necesidad de elaborar el acuerdo del equipo. Aunque la mayoría de las personas ya comprenderán los motivos, no está de más recordárselos. Puede reservar un tiempo al inicio de su retrospectiva o convocar una reunión específica para tratar este tema.
Entre las ventajas de contar con un acuerdo de equipo se incluyen:
- disponer de un método para definir y mejorar la cultura del equipo
- contar con métodos de trabajo claros y bien definidos que permitan colaborar con éxito
- conocer las expectativas de cada uno y tener un entendimiento práctico
- en general, sentirse más feliz en el trabajo cuando el equipo funciona bien
2. Fomentar la responsabilidad individual
A continuación, pida a todos que escriban un comportamiento positivo que, en su opinión, esté en consonancia con la organización, su equipo y ellos mismos. Esto es lo que hace que el acuerdo sea exclusivo de su equipo y fomenta la implicación.
A la hora de animar a las personas a que aporten ideas y participen en una lluvia de ideas, puede resultar útil proporcionarles algunas frases de inicio. Esto ayuda a garantizar que los acuerdos se basen en el comportamiento y se formulen de manera positiva.
A continuación le ofrecemos algunas sugerencias:
- Puede contar conmigo para ________________
- Podemos formar un gran equipo si ________________
- Podemos superar algunas de nuestras frustraciones y problemas ________________
- Una de las cosas que más me gustan de este equipo es cuando ________________
- Podemos mejorar nuestra forma de trabajar ________________
Cada punto del acuerdo debe constituir un concepto independiente para que resulte sencillo.
3. Plantear acuerdos para su debate
En términos generales, es recomendable que las personas propongan un acuerdo antes de que este se acepte. De este modo se garantiza que todos comprendan y acepten de verdad el acuerdo, en lugar de que se trate simplemente de un trámite para cumplir con el formalismo.
Una herramienta en línea como TeamRetro le ofrece la opción de que los usuarios añadan acuerdos directamente a una lista o los propongan al grupo. Si se propone un acuerdo, el resto de participantes puede optar por apoyarlo (pulgar hacia arriba), no apoyarlo (pulgar hacia abajo) o mantenerse neutral. Esto le permite ver rápidamente si existe consenso dentro del grupo antes de que se confirme como acuerdo.
4. Facilitar los debates en grupo
Una vez que se hayan distribuido los acuerdos, dé a todos la oportunidad de leerlos detenidamente y de plantear preguntas para aclarar cualquier duda. Si es necesario, puede agrupar los puntos que sean idénticos.
Modere el debate y permita que se aborden las inquietudes, preguntas y comentarios. Tome nota de las objeciones. A continuación, decida qué puntos se incluirán mediante votación.
No se aceptarán todos los acuerdos propuestos. Coméntelos con el grupo para asegurarse de que se comprenda por qué no se han aceptado. El objetivo es analizar todos los acuerdos propuestos antes de dar por concluida la reunión.
Los comportamientos propuestos que se aceptan constituyen los acuerdos del equipo que conforman el contrato social.
5. Reflexione sobre los acuerdos
Una vez que los acuerdos se hayan añadido a la lista, es recomendable revisarlos. Recabe más comentarios y aborde cualquier nueva inquietud que pueda haber surgido. Una buena pregunta que se puede plantear es:
«Al analizar los acuerdos de nuestro equipo, ¿cómo creemos que influirá esto en nuestra forma de trabajar juntos y qué nos parece?»
Los comentarios servirán de base para cualquier revisión final que puedan necesitar los acuerdos.
6. Utilice los acuerdos
Por último, al inicio de las próximas reuniones, es recomendable hacer una breve referencia a los acuerdos para ayudar a marcar el tono de la sesión. También puede utilizarlos como punto de reflexión al final de la reunión para comprobar si el equipo ha cumplido con lo acordado.
TeamRetro muestra los acuerdos del equipo en su panel de control. Esto significa que siempre los tendrá a su alcance.
Errores que hay que evitar al elaborar acuerdos de equipo
1. Falta de un consenso real
La trampa más evidente se produce cuando no todos los miembros del equipo se comprometen de verdad con los acuerdos.
Asentir con la cabeza en una reunión de colaboración puede ser simplemente eso. Las personas primero deben comprender la situación antes de dar su apoyo. Esto significa que el acuerdo debe tener sentido para ellas, además de estar en consonancia con sus valores.
Como ya hemos mencionado anteriormente, esta es también la razón por la que cada equipo debe elaborar su propio conjunto de acuerdos. Copiar o imitar los acuerdos de otro equipo no contribuye en gran medida a mejorar la aceptación. Solo servirá para reducir el sentido de pertenencia.
Si los acuerdos se imponen desde la alta dirección, esto puede agravar la desconexión.
Es importante disponer de tiempo suficiente para analizar las inquietudes y resolverlas antes de incluirlas en el acuerdo definitivo.
2. Sin rituales
Es necesario que esos acuerdos se traduzcan en acciones y en hábitos cotidianos. De lo contrario, no son más que palabras en un papel.
Puede haber diferentes interpretaciones de los acuerdos. Esto daría lugar a diferencias en el comportamiento.
Una de las formas en que nuestro equipo ha abordado esto ha sido crear palabras clave. Estas palabras clave resumen los acuerdos de nuestro equipo. A continuación, les ofrecemos un pequeño adelanto de lo que hacemos.
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Verificación cruzada: los miembros del equipo coinciden en que, para las acciones críticas que implican el contacto directo con los clientes, es necesaria una verificación cruzada. Un compañero con una función y competencias similares se encargará de revisar y examinar el trabajo para comprobar su exactitud.
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Hora del sushi: nos encanta divertirnos en el trabajo. A veces, quizá demasiado. Si alguien dice «hora del sushi», lo que está pidiendo es un rato para concentrarnos en el trabajo. Como lo hemos acordado, nadie se ofende y enseguida nos ponemos en silencio.
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«Bikeshed»: si surge un tema que no se puede resolver de inmediato, se deja en suspenso. El tema se «aparca» y se vuelve a sacar más adelante para debatirlo.
3. La culpa y la vergüenza
Los acuerdos de equipo pueden utilizarse de forma inadecuada. En otras palabras, pueden utilizarse para atacar o señalar con el dedo.
Como Scrum Master, es importante garantizar que las personas se sientan seguras en el trabajo. El miedo no tiene cabida. Las personas deben ser capaces de asumir la responsabilidad de sus errores como parte de su proceso de mejora continua.
Existe una forma eficaz de abordar el incumplimiento de los acuerdos. Pida a las personas que señalen buenos ejemplos en los que otros hayan demostrado un comportamiento positivo. No obstante, pídales que reflexionen sobre sí mismos a la hora de determinar en qué aspectos de los acuerdos pueden mejorar.
¿Cómo lograr que se cumplan los acuerdos del equipo?
1. Predicar con el ejemplo
Como Scrum Master, es importante que usted dé ejemplo de los comportamientos establecidos en el acuerdo. Si usted empieza a desviarse, el equipo hará lo mismo.
Deje claro que le gustaría que alguien le diera un empujoncito si empieza a desviarse del camino y que usted hará lo mismo por esa persona.
2. Manténgalos a la vista
Haga que los acuerdos sean lo más visibles posible.
Puede publicar la lista en Slack o en MS Teams. No importa cómo lo haga, lo importante es recordar a las personas los comportamientos que acordaron.
3. Revisar y modificar
Con el tiempo, su equipo irá cambiando, al igual que el entorno en el que trabajan. Por lo tanto, su acuerdo también debería adaptarse a esos cambios.
Establecer una periodicidad para revisar y actualizar el acuerdo hará que este resulte más significativo y se mantenga al día.
4. Diferentes equipos, diferentes acuerdos
No se deje engañar. Cada equipo es diferente, aunque tengan funciones similares.
Asegúrese de que cada equipo cuente con sus propios acuerdos, que sean exclusivos y se adapten a sus necesidades.
5. Reconocer y admitir
Los equipos que ponen en práctica los comportamientos a los que se han comprometido valen su peso en oro. Reconocer los esfuerzos del equipo en relación con los acuerdos ayudará a reforzar ese excelente comportamiento.
¿Está listo para redactar un acuerdo de equipo?
TeamRetro le permite llevar a cabo retrospectivas ágiles y evaluaciones de estado en línea de forma fácil y eficaz. Le permite crear acuerdos de equipo a los que podrá recurrir en futuras reuniones.
Los miembros del equipo pueden proponer acuerdos de forma anónima y segura. Los miembros del equipo pueden manifestar su apoyo a los acuerdos antes de que se aprueben. ¡Ayude a que sus equipos pasen de ser buenos a ser excelentes hoy mismo!