Tudo o que você precisa saber sobre os futurespectives

O que é uma “futurespectiva”?

Uma “futurespective” é um processo que as equipes ágeis podem adotar no início de um projeto. Ela ajuda as equipes a definir uma estratégia de alto nível que apoie a entrega tranquila de seu objetivo.

Durante uma análise prospectiva, uma equipe analisará o projeto no contexto de aspectos como –

• as competências, os conhecimentos especializados e a experiência dos membros da equipe
• os recursos aos quais têm acesso
• os riscos e obstáculos que possam encontrar, e
• os parâmetros dentro dos quais devem trabalhar

a fim de produzir

• um entendimento comum sobre a trajetória do projeto, e
• confirmar os primeiros passos que a equipe precisa dar para começar.

Embora as perspectivas futuras e as retrospectivas sigam processos bastante semelhantes, elas diferem em alguns aspectos importantes –

• Uma retrospectiva analisa um curto período de tempo para avaliar o que aconteceu. Isso é feito com o objetivo de orientar os próximos passos da equipe.
• Uma análise prospectiva leva em conta o projeto como um todo para antecipar o que pode acontecer. Isso é feito com o objetivo de definir uma estratégia para o projeto e os primeiros passos necessários para dar início ao projeto.

Por que realizar uma análise prospectiva?

Existem duas razões principais pelas quais um Scrum Master pode realizar uma “futurespective”. A primeira é para dar início a um novo projeto, e a segunda é para retomar um projeto já existente.

Uma “futurespective” oferece à equipe a chance de criar e fortalecer as conexões que são importantes para a saúde da equipe. Elas representam uma oportunidade para a formação da equipe: o momento perfeito para explorar as motivações e os receios da equipe e compartilhar como os membros trabalharam bem no passado. Isso oferece ao Scrum Master a oportunidade de –

• informações valiosas sobre como podem apoiar melhor sua equipe, e
• a oportunidade de iniciar conversas importantes, como lidar com a imprevisibilidade.

Além disso, elas ajudam a equipe a definir uma visão e um propósito. Não é de se admirar, portanto, que as perspectivas futuras sejam uma excelente maneira de alinhar equipes recém-formadas ou verificar o alinhamento das já estabelecidas.

No que diz respeito ao projeto, uma análise prospectiva é um excelente mecanismo de planejamento. Ela pode ser usada para identificar aspectos como –

• áreas de preocupação ou riscos percebidos
• recursos e ferramentas necessários
• lacunas na equipe.

Isso significa que a elaboração de soluções para superar esses obstáculos pode começar o quanto antes.

Uma visão prospectiva também pode ser usada para definir o tom de um projeto. É por isso que os Scrum Masters também podem usar a visão prospectiva para –

• inclua um aquecimento ou quebra-gelo
• baseia-se na obra de Larson Circles and Soup
• definir metas SMART, e
• adicionar a acordos da equipe

É importante ressaltar que as perspectivas futuras garantem que, no início do projeto, todos os membros da equipe estejam em sintonia.

As retrospectivas prospectivas também são uma ótima maneira de retomar um projeto que está parado ou estagnado. Elas podem ajudar a reenergizar uma equipe desmotivada, quebrar a rotina das retrospectivas e ajudar a equipe a revisitar seus objetivos.

Diretriz Principal da Futurespective

Entende-se popularmente que uma diretriz principal é um princípio orientador. Embora seja possível encontrar várias versões das Diretrizes Principais da Futurespective, a versão de Caroli e Caetano é a mais citada.

Baseada no Manifesto Ágil e, assim como a Diretriz Principal da Retrospectiva que complementa, a Diretriz Principal da Futurespectiva de Caroli e Caetano é uma mentalidade. Seu objetivo é promover um ambiente positivo e colaborativo no qual uma equipe possa alcançar os melhores resultados possíveis.

A Diretriz estabelece um tom otimista. Ela reforça a importância do envolvimento de toda a equipe e da adesão coletiva à visão de futuro da equipe. Para que seja mais eficaz, a equipe deve se sentir psicologicamente segura. Afinal, tentar prever o futuro é uma tarefa difícil! Quanto mais segura a equipe se sentir, mais ideias ela se sentirá à vontade para apresentar.

Como realizar uma análise prospectiva?

Atualmente, existem duas abordagens principais sobre como conduzir uma análise prospectiva.

1. Considere o projeto como se já tivesse sido entregue
2. Encare o projeto como se ele já estivesse pronto para ser entregue

Na primeira abordagem, os participantes devem imaginar que são suas versões futuras, relembrando o projeto que foi concluído com sucesso. Nessa abordagem, os participantes imaginam que estão refletindo sobre todas as metas que alcançaram e como o fizeram. Eles relembram (de forma criativa) o que deu certo, os obstáculos que encontraram e como os superaram. Na prática, estão fazendo uma retrospectiva no futuro (ou seja, uma “futurespectiva”).

É possível que a equipe se divirta bastante com essa abordagem. Um almoço de encerramento do projeto poderia ser organizado durante a sessão de “futurespective”. Como atividade de aquecimento, pode-se pedir que cada um mencione o que seu “eu do futuro” fez no último ano e do que mais se orgulha, ou ainda discutir a última tendência (futura) ou o último filme (futuro).

A segunda abordagem é um pouco mais direta. Os participantes são convidados a olhar para o futuro e apresentar sua visão do que ele reserva (ou seja, mais uma vez, uma “futurespectiva”). Essa abordagem talvez seja mais adequada para uma equipe que esteja começando a trabalhar com o ágil ou que simplesmente se sinta menos à vontade com a outra abordagem.

Independentemente da perspectiva que sua equipe prefira adotar para sua visão de futuro, o objetivo e o processo permanecem os mesmos.

Os cinco passos de uma retrospectiva podem ser aplicados a uma prospectiva. O importante é ter em mente a mudança de mentalidade que deve ser adotada.

Passo 1 - Prepare o cenário para o futuro

Depois de adotar a mentalidade da Diretriz Primária da Futurespective e escolher um ponto de vista a partir do qual examinar o projeto, é hora de escolher um modelo.

Os modelos online de futurespectiva oferecem diversos benefícios. São uma ferramenta ideal para promover o engajamento de equipes remotas. Além disso, podem facilitar a realização de futurespectivas assíncronas. Um modelo online captura todas as contribuições à medida que você avança, para que não haja perda de tempo no final da sua futurespective reescrevendo ideias, contribuições e itens de ação. O melhor de tudo é que eles podem integrar-se ao seu fluxo de trabalho existente para economizar ainda mais tempo.

O melhor modelo a ser escolhido é aquele que ajudará sua equipe a elaborar uma estratégia de projeto de alto nível, da maneira que ela desejar. Com tantos modelos incríveis disponíveis, criamos um seletor online de modelos de Futurespective para ajudá-lo a escolher o mais adequado para sua equipe. Quanto à nossa equipe, compartilhamos abaixo nossos modelos de Futurespective favoritos.

Etapa 2 - Reunir dados prospectivos

Usando o modelo como orientação, os participantes são convidados a dar suas sugestões. Reservar um tempo para uma reflexão individual e silenciosa, em que os membros da equipe possam contribuir com suas ideias de forma anônima, ajudará a superar barreiras como o pensamento de grupo.

O Scrum Master deve incentivar os participantes a recorrerem à sua experiência e conhecimento anteriores para preencher o modelo. É importante lembrar a todos que devem apresentar sua melhor estimativa (com base no que sabem). É importante deixar claro que quaisquer previsões que façam e que não se concretizem não serão usadas contra eles.

Etapa 3 - Gerar insights

É nesta fase da análise prospectiva que a compreensão comum da equipe sobre a estratégia do projeto começará a se formar. Por isso, é fundamental garantir que todas as ideias sejam compreendidas e, caso contrário, buscar esclarecimentos.

Mais uma vez, a referência a projetos anteriores desempenha um papel importante neste contexto. É uma oportunidade para a equipe conhecer o que cada um tem a oferecer e como isso pode ser aproveitado para apoiar o projeto e a equipe.

Passo 4 - Decida o que fazer para dar início ao projeto

É muito fácil deixar-se levar pelo espírito de equipe e pela apresentação de uma visão ambiciosa, mas é importante garantir que sua perspectiva para o futuro gere o que é necessário para dar início ao projeto. A definição de ações concretas é a maneira de fazer isso. Certifique-se de limitar o número de ações ao necessário para dar início ao projeto e mantenha-as alinhadas ao princípio SMART.

Algumas medidas podem ser mais relevantes para a equipe do que para o projeto. Medidas que promovam a capacidade da equipe de trabalhar em conjunto podem ser incluídas como um acordo de equipe.

Etapa 5 - Resuma e conclua a perspectiva futura

O último passo é resumir a visão prospectiva. Isso garante que todos os membros da equipe compreendam as ações a serem tomadas antes do encerramento da reunião.

Encerrar a reunião com um Retorno sobre o Tempo Investido (ROTI) é informativo e um hábito saudável que deve ser incentivado. Isso ajuda o Scrum Master a avaliar a eficácia das reuniões e a fazer ajustes, se necessário.

Por fim, o Scrum Master compartilhará os resultados da análise prospectiva e acompanhará o andamento das ações.

Exemplos de perspectivas futuras

Aqui estão nossas três principais perspectivas para o futuro, para ajudar você a dar os primeiros passos.

Perspectiva futura do Estado do Nirvana

Na “futurespective” do State of Nirvana, os membros da equipe definem sua própria versão do nirvana. Eles detalham o que esperam ter alcançado ao final do primeiro, terceiro, sexto e décimo mês, e as ideias compartilhadas formam um esboço do caminho a seguir. Saiba mais sobre a “futurespective” do State of Nirvana.

Prós, Contras, Interessante (PMI)

O PMI Futurespective ajuda a equipe a analisar um tema sob múltiplas perspectivas. Ele garante que se tenha uma visão abrangente do projeto, já que os membros da equipe não podem ignorar a variedade de contribuições que eles próprios reuniram. Saiba mais sobre o método PMI (Pontos Positivos, Pontos Negativos, Pontos Interessantes).

Perspectiva futura da SCOR

O SCOR Futurespective é uma reformulação da Análise SWOT que inclui o empoderamento da equipe. Os pontos fracos são reenquadrados como desafios, e os participantes identificam riscos em vez de ameaças. Dessa forma, os participantes os veem como menos ameaçadores e, portanto, mais fáceis de gerenciar. Saiba mais sobre o SCOR Futurespective.

Se essas opções não forem exatamente o que você procura, lembre-se de que o TeamRetro permite que você personalize sua visão do futuro ou crie a sua própria.

Esperamos que esta explicação sobre o que é uma “futurespective” tenha lhe proporcionado mais uma ferramenta em seu arsenal e que você tenha tudo o que precisa para ajudar sua equipe a alcançar o sucesso.

Um brinde a você e ao futuro da sua equipe!