Gry retrospektywne online a formaty: co faktycznie się sprawdza

Celem spotkania retrospektywnego nie jest zapewnienie rozrywki. Ma ono na celu złagodzenie barier, które sprawiają, że zespoły pracujące zdalnie zachowują się uprzejmie, mówią ogólnikowo i milczą, tak aby uzyskać szczere informacje, od których zależy skuteczność retrospektywy.

Właśnie dlatego gry retrospektywne online mają większe znaczenie, niż mogłoby się wydawać. Podczas wideokonferencji brakuje typowych sygnałów, które zachęcają ludzi do włączenia się do rozmowy. Osoby mówiące z pewnością siebie wypełniają ciszę, a ci, którzy myślą w milczeniu, wycofują się. Dobra gra przełamuje tę barierę, zapewniając wszystkim równy, swobodny sposób włączenia się do dyskusji i ujawniając kwestie, które w przeciwnym razie pozostałyby niewypowiedziane.

Jest jednak pewien haczyk: większość tego, co określa się mianem „gry retrospektywnej”, to w rzeczywistości po prostu format z ładną okładką. Niniejszy przewodnik wyraźnie rozróżnia te dwa pojęcia. Z jednej strony mamy sprawdzone formaty, które stanowią podstawę większości retrospektyw. Z drugiej strony mamy prawdziwe gry – te z rzeczywistą mechaniką, które pobudzają do rozmowy nawet cichą drużynę. Omówimy oba rodzaje, wyjaśnimy, kiedy należy sięgnąć po który z nich, a także w jakich sytuacjach nawet dobra gra napotyka swoje ograniczenia.

Gry a formaty: dlaczego ta różnica ma znaczenie

Na początek kilka słów na temat terminów, ponieważ są one używane dość swobodnie: gry retrospektywne, formaty, techniki, szablony – często jako synonimy. Oto, w jaki sposób terminy te są używane w niniejszym przewodniku: format to struktura (pytania, na które uczestnicy odpowiadają), szablon to gotowy do użycia format, a gra to dodanie mechanizmu – na przykład niespodzianki, ujawnienia lub zgadywanki – który zmienia zachowanie uczestników. Zatem „Sailboat” jest zarówno formatem, jak i szablonem, ale nazwanie go grą byłoby pewnym nadużyciem: nadal polega on na wypełnianiu kolumn. Proszę również nie mylić tego z grami agile. Jest to szersza kategoria działań obejmująca cały proces realizacji projektu i stanowi odrębny temat.

Dlaczego ma to znaczenie? Pozostawione same sobie, większość spotkań podsumowujących przebiega w formie swobodnej dyskusji. Ktoś pyta: „No i jak poszło podczas sprintu?”, a potem czeka. Następuje długa cisza, po czym te same dwie osoby zabierają głos, podczas gdy wszyscy pozostali wpatrują się w swoje miniaturki.

Format zastępuje tę pustą prośbę o odpowiedź określoną strukturą. Gra idzie o krok dalej: daje ludziom bodziec do reakcji, zanim zdążą zrewidować swoje wypowiedzi. Oba rozwiązania mają swoje uzasadnienie, a korzyść jest ta sama: lepsze dane. Retrospektywy działają tylko wtedy, gdy uczestnicy mówią prawdę o tym, co ich spowalnia, a w środowisku online rzadko zdarza się to przypadkowo. Pozostała część niniejszego przewodnika poświęcona jest temu, jak celowo doprowadzić do takiej sytuacji.

Zacznij od sprawdzonego formatu retrospektywy

Większość retrospektyw online powinna nadal opierać się na sprawdzonym formacie, czyli na niezawodnych strukturach, które Państwa zespół już dobrze zna. W przypadku rutynowego sprintu to wszystko, czego potrzebują Państwo, aby zainicjować konstruktywną dyskusję. Proszę wybrać tę, która najlepiej pasuje do danego zadania:

• Zły, smutny, zadowolony: reakcja emocjonalna po trudnym lub decydującym sprincie.
• Rozpocznij, Zatrzymaj, Kontynuuj: najszybsza droga od informacji zwrotnej do konkretnych działań.
• Żaglówka: zagrożenia, cele oraz czynniki hamujące rozwój zespołu.
• Róża, pączek, cierń: wyważona analiza tego, co się sprawdza, a co dopiero się pojawia.
• 4Ls: podobało mi się, nauczyłem się, czego mi brakowało, za czym tęskniłem. Silne wrażenie po osiągnięciu kolejnego etapu.

Każdy z nich to bezpłatny, gotowy do użycia szablon w TeamRetro. Jednak sam format jedynie nadaje rozmowie strukturę. Nie gwarantuje on, że ktokolwiek się otworzy. Gdy Państwa zespół milczy, jest zmęczony lub działa mechanicznie, właśnie wtedy warto sięgnąć po prawdziwą grę.

Gry retro, w które graliśmy

Istnieją na to konkretne dowody, a nie tylko pogłoski wśród facylitatorów. W badaniu opublikowanym w czasopiśmie Empirical Software Engineering przeanalizowano sześć zespołów pracujących w metodologii Scrum, które przeprowadzały retrospektywy oparte na grach, i stwierdzono, że gry te bezpośrednio przeciwdziałały problemom, które sprawiają, że retrospektywy warto w ogóle pominąć: brak struktury, monotonne powtarzanie się tych samych tematów oraz sytuacja, w której rozmowa toczy się głównie wokół kilku osób. Warto o tym pamiętać, gdy następnym razem intensywny sprint sprawi, że retrospekcja będzie wydawać się opcjonalna. Zazwyczaj właśnie takie sprinty najbardziej jej potrzebują.

Postanowiliśmy więc to sprawdzić. W ciągu ostatnich kilku miesięcy organizowaliśmy grę podczas każdego spotkania podsumowującego naszego zespołu. Szczerze mówiąc, frekwencja nieco spadła i chcieliśmy sprawdzić, czy gra pomoże przyciągnąć uczestników z powrotem. Oto, w co graliśmy, wraz z autentycznymi zrzutami ekranu z każdej sesji:

1. Państwa sprint w trzech emoji: po trzy emoji od każdego, a następnie każdy opisuje swoje.
2. Opiszcie swój sprint, a sztuczna inteligencja go narysuje: wszyscy korzystają z wbudowanego generatora obrazów w TeamRetro, aby przedstawić ostatnie kilka tygodni w formie graficznej.
3. Zgadnijcie, kto napisał którą kartkę: ten sam pomysł, zachowana anonimowość, a następnie spróbujcie odgadnąć, kto stworzył każdą z nich.
4. Zespół Spectrum: proszę ustawić się na skali, a następnie spróbować odgadnąć, gdzie znaleźli się Państwa koledzy z zespołu, podając wyniki.
5. Materiał dotyczący sprintu wygenerowany przez sztuczną inteligencję: wprowadź podsumowanie zakończonego retrospektywnego spotkania do generatora obrazów opartego na sztucznej inteligencji, aby uzyskać gazetę, plakat lub kartę „Sprint Wrapped”.

1. Państwa sprint w trzech emoji

Przed rozpoczęciem dyskusji każdy wybiera trzy emotikony podsumowujące sprint, a następnie je wyjaśnia. Taki skrótowy sposób wyrażania się jest szybszy i bardziej rozluźniający niż proza. Ktoś za pomocą emotikonów przedstawiających czaszkę, ogień i łzę przyzna się do czegoś, co w pełnym zdaniu sformułowałby ostrożnie i z pewną rezerwą.

Przeprowadziliśmy to jako szybką ankietę dotyczącą nastroju bezpośrednio na czacie. Trzy emotikony, a następnie każdy z nas interpretuje je na swój sposób.

Woli Pan plik GIF? To równie dobry wybór jak każdy inny format: jeden dobrze dobrany plik GIF (na przykład płonący budynek) często mówi więcej niż cały akapit. Tak czy inaczej, jest to szybki i niewymagający wysiłku sposób na rozpoczęcie rozmowy, zwłaszcza gdy czasu jest mało.

2. Opisz swój sprint, a sztuczna inteligencja go narysuje

Poproś wszystkich, aby opisali swoje wrażenia ze sprintu z ostatnich kilku tygodni, a następnie pozwól wbudowanemu generatorowi obrazów w TeamRetro przekształcić te opisy w grafikę. Każda osoba przedstawia otrzymany wynik i omawia, dlaczego tak się stało. Reagowanie na własny, nieco dziwny obrazek jest znacznie łatwiejsze niż odpowiadanie na pytanie „No i jak poszedł sprint?”, a obrazek zazwyczaj wyraża na głos to, o czym się nie mówi.

Nasza tablica „June Mood”. Zadanie brzmiało po prostu: proszę stworzyć obraz przedstawiający, jak odczuwaliśmy ten sprint.

Tablica szybko się zapełniła: małpa z szeroko otwartymi oczami, tracąca kontrolę nad garścią fruwających zadań, ktoś przy biurku wpatrujący się w ekran pełen błyskawic. Każdy obraz stał się punktem wyjścia do rozmowy, którą w przeciwnym razie musielibyśmy wyciągać z ludzi.

3. Zgadnijcie, kto napisał którą kartkę

Zorganizujcie tę samą sesję, ale niech wszystkie zgłoszenia pozostaną anonimowe, a następnie poproście zespół, aby odgadł, kto stworzył każdą z kart. Dzięki temu bierna ocena zamienia się w grę, a przy okazji ujawnia się szereg założeń: „Byłem pewien, że to pan” mówi tyle samo, co sam obrazek.

Zagadanka w akcji: członkowie zespołu zgłaszają swoje typy w komentarzach pod każdym anonimowym obrazkiem.

Jedno szczere ostrzeżenie: ta metoda sprawdza się tylko wtedy, gdy w Państwa zespole panuje już wysoki poziom zaufania i dobra atmosfera koleżeńska. Zgadywanie, „kto jest wypalony”, jest zabawne, gdy ludzie czują się bezpiecznie, a gdy tak nie jest – może być krzywdzące. Jeśli nie są Państwo pewni, na jakim etapie znajduje się Państwa zespół, proszę odłożyć tę metodę na później i zacząć od czegoś mniej ryzykownego.

4. Zespół Spectrum

To właśnie ta gra spotkała się z największym zainteresowaniem spośród wszystkich, a ponadto jest to pełnoprawna gra z punktacją. Team Spectrum (jedna z naszych bezpłatnych gier typu „lodołamacz”) umieszcza pytanie skłaniające do refleksji na skali, a następnie zachęca wszystkich do odgadnięcia, gdzie na tej skali umieścili się ich koledzy z zespołu. Wykorzystaliśmy ją podczas samego sprintu. Pytanie brzmiało: „W jakim stopniu historie z sprintu wpisują się w szerszy kontekst?”, a skala rozciągała się od „wszystko pasowało” na jednym końcu do „wydawało się niepowiązane” na drugim. Każdy indywidualnie wskazał swoje miejsce, a następnie członkowie zespołu próbowali odgadnąć pozycje pozostałych, zdobywając punkty za trafne odpowiedzi.

Prawdziwe zadanie skłaniające do refleksji, przedstawione w formie skali. Punkty zdobywa się, odgadując, gdzie członkowie zespołu umieścili siebie.

To właśnie zgadywanie sprawia, że to działa. Próba przewidzenia, gdzie ktoś wylądował, zmusza Państwa do rzeczywistego uwzględnienia jego sprintu, a nie tylko własnego, a każda błędna prognoza stanowi niewielką, nieszkodliwą niespodziankę, która pobudza rozmowy. Tabela wyników zamienia czynność, która nikogo nie interesowała, w coś, w czym gracze chcą zwyciężyć.

Pierwsza runda za nami. Tabela wyników przyczyniła się do większej frekwencji niż jakiekolwiek przypomnienie w kalendarzu.

Warto z tego skorzystać, gdy zależy Państwu na prawdziwej refleksji, ale zespół wciąż traktuje spotkania retrospektywne jako przykry obowiązek. Punktacja stanowi element przyciągający uwagę, natomiast rozmowa na temat dostosowania celów jest tym, co faktycznie Państwo z tego wynoszą.

5. Artefakt sprintu wygenerowany przez sztuczną inteligencję

To nie jest wstęp. To opis tego, co zrobiliśmy z retrospektywą po jej zakończeniu. Wykorzystaliśmy wynik, Podsumowanie spotkania AI przygotowane przez TeamRetro – zawierające już kluczowe tematy, nastroje i wyniki – i wprowadziliśmy je do generatora obrazów opartego na sztucznej inteligencji, podając mu konkretne wytyczne stylistyczne: pierwszą stronę gazety z lat 60., plakat propagandowy z czasów wojny, plakat filmowy z lat 80. oraz kartę podsumowującą w stylu Spotify Wrapped. Następnie udostępniliśmy wyniki zespołowi.

Przeprowadziliśmy kilka testów na podstawie podsumowania z jednego miesiąca. Oto, jakie wyniki otrzymaliśmy – bez żadnych poprawek i bez wybiórczego traktowania danych. Proszę przejrzeć prezentację:

1. 1960s newspaper
2. Propaganda poster
3. Movie one-sheet
4. Sprint Wrapped

Każda z tych uwag pochodziła z tego samego podsumowania spotkania. Przedstawienie sprintu w nowej formie sprawia, że lepiej zapada on w pamięć, a rozbieżność między dokumentem a rzeczywistością (moment typu „w rzeczywistości nie odczuwaliśmy tego w ten sposób”) często ujawnia kwestię, którą pominięto podczas retrospektywy. Nagłówek „wielozadaniowość na poziomie ośmiornicy” przyczynił się do rozpoczęcia rozmowy na temat obciążenia pracą bardziej niż jakiekolwiek pytanie kontrolne, jakie dotychczas wypróbowaliśmy. Proszę wykorzystać go do podsumowania sesji poświęconej osiągnięciu kamienia milowego lub zakończeniu kwartału, którą chcą Państwo, aby uczestnicy zapamiętali.

Chcieliby Państwo wypróbować te rozwiązania bez konieczności konfiguracji? Każda z przedstawionych tu gier działa w oparciu o bezpłatny szablon w serwisie TeamRetro, a funkcja „AI Meeting Summary”, która służy do generowania artefaktu sprintu, jest wbudowana, dzięki czemu mogą Państwo przeprowadzić retrospekcję i wygenerować artefakt w tym samym miejscu.

Zdalne prowadzenie sesji z grami retro

To ćwiczenie pomoże Państwu rozpocząć pracę. To właśnie sposób prowadzenia sesji na odległość decyduje o tym, czy gry retrospektywne online faktycznie się sprawdzają, i właśnie w tym zakresie większość retrospektyw online po cichu kończy się niepowodzeniem. Największe znaczenie mają trzy czynniki.

Proszę ściśle wyznaczyć ramy czasowe. Uwaga w sieci jest krótkotrwała, a przerwy w rozmowie wydają się trwać dłużej. Proszę wyznaczyć wyraźny limit czasowy dla każdego etapu: czas na zgłaszanie uwag, czas na grupowanie propozycji i głosowanie oraz ścisły termin zakończenia dyskusji. Ścisłe ramy czasowe budują poczucie pilności i zapobiegają sytuacji, w której jeden temat zajmuje całą godzinę.

Zapewnij anonimowość wypowiedzi. Hierarchia szybko przenika do rozmów wideo. Gdy uczestnicy wypowiadają się anonimowo, młodszy inżynier porusza kwestię, którą kierownik techniczny starał się omijać. To właśnie dzięki temu gra taka jak „Guess Who” w ogóle działa. Anonimowość wypowiedzi niweluje znaczenie rangi i pozwala uzyskać prawdziwą informację zwrotną, a nie jej „bezpieczną” wersję.

Pozwól uczestnikom na wcześniejsze, asynchroniczne zgłaszanie uwag. Nie zmuszaj wszystkich do natychmiastowego formułowania opinii przy włączonej kamerze. Otwórz tablicę z wyprzedzeniem, aby uczestnicy mogli dodawać swoje przemyślenia w dogodnym dla siebie czasie. Osoby myślące spokojnie i rozważnie będą mogły wnieść wartościowy wkład, zamiast zostać przytłoczone przez tych, którzy mówią szybko, a Państwo rozpoczną sesję na żywo, dysponując już gotowym materiałem.

Jeśli te trzy elementy zostaną dobrze dopracowane, niemal każda z powyższych form aktywności odniesie sukces. Jeśli jednak zostaną one zaniedbane, nawet najsprytniejsza gra zamieni się w otwartą dyskusję z tablicą wyników w tle.

Gdy gra nie rozwiązuje problemu

Jedno szczere zastrzeżenie: jeden mecz nie naprawi słabej drużyny.

Jeśli ludzie nie ufają sobie nawzajem, żadna sprytna formuła nie pozwoli wydobyć prawdziwych problemów. Nie zrobi tego również gazeta generowana przez sztuczną inteligencję. Uczestnicy będą wypełniać bezpieczne karty, śmiać się z tego „artefaktu”, a prawdziwą rozmowę zachowają na później, w prywatnej wiadomości do prowadzącego. Anonimowość i element zabawy pomagają w pewnym stopniu, ale są jedynie środkiem doraźnym, a nie rozwiązaniem. Gdy ten sam problem powraca sprint za sprintem, a nikt nie chce wziąć za niego odpowiedzialności, jest to sygnał, na który szablon nie jest w stanie odpowiedzieć.

Jeśli nie są Państwo pewni, z kim mają Państwo do czynienia, nie należy opierać się na tonie głosu podczas rozmowy wideo. Szybka ocena stanu zespołu przed spotkaniem podsumowującym pozwoli Panu w ciągu kilku minut ustalić, czy ma Pan do czynienia z zespołem, który działa sprawnie, czy też z zespołem, w którym panuje niepewność. Jest to liczbowa ocena zaufania, bezpieczeństwa i morale. Jeśli wyniki są niskie, to właśnie to stanowi główny punkt porządku obrad. Żadna gra tego nie naprawi. Pomóc może jedynie konsekwentne działanie.

To właśnie ta praca stanowi podstawę wszystkich powyższych działań. Chodzi o facylitację i przywództwo: konsekwentną realizację zadań, dzięki czemu ludzie dostrzegają, że zabieranie głosu prowadzi do zmian; dawanie przykładu, że wyrażanie odmiennych opinii jest bezpieczne; oraz radzenie sobie z zachowaniami, które sprawiają, że ludzie milczą. Gry retrospektywne online stanowią potężne narzędzie dla zespołu, którego członkowie darzą się wystarczającym zaufaniem, by być ze sobą szczerymi. Nie zastępują one jednak budowania tego zaufania.

Dopasuj grę do sprintu

Najlepsza gra retrospektywna online to taka, która odpowiada potrzebom Państwa zespołu w danym sprincie: solidny format, gdy rozmowa wymaga uporządkowania, oraz prawdziwa gra, gdy trzeba przełamać impas. Proszę dostosować ją do zadania, przeprowadzić w ściśle wyznaczonych przedziałach czasowych i z zachowaniem anonimowości uczestników, a następnie obserwować, czy szczerość jest autentyczna, czy też udawana.

Każdy z przedstawionych tu formatów stanowi bezpłatny szablon w serwisie TeamRetro. Funkcje takie jak anonimowe wpisy, asynchroniczne wprowadzanie treści przed rozpoczęciem dyskusji, ograniczenia czasowe oraz podsumowania generowane przez sztuczną inteligencję, które stanowią podstawę gry „remix”, są wbudowane w system, dzięki czemu mogą Państwo skupić się na rozmowie, a nie na przygotowaniach.

Zapoznaj się z biblioteką szablonów dla retrospektyw, rozgrzej się dzięki gierom lodołamaczom lub skorzystaj z nowych pomysłów z serwisu RetroIdeas, gdy format wydaje się już nieco oklepany.

Aby dowiedzieć się więcej o tym, jak sprawić, by sesje retrospektywne były angażujące, zapoznaj się z artykułami 3 sprytne sposoby na to, by sesje retrospektywne były przyjemne i ekscytujące oraz jak przeprowadzić lodołamacz.