Gry retrospektywne online a różne formaty: co faktycznie się sprawdza

Celem sesji retrospektywnej nie jest zapewnienie rozrywki. Ma ona na celu złagodzenie barier, które sprawiają, że zespoły pracujące zdalnie zachowują się uprzejmie, niejasno i powściągliwie, tak aby uzyskać szczere informacje, od których zależy powodzenie sesji retrospektywnej.

Właśnie dlatego gry retrospektywne online mają większe znaczenie, niż mogłoby się wydawać. Podczas wideokonferencji brakuje typowych sygnałów, które angażują uczestników w rozmowę. Osoby mówiące z pewnością siebie wypełniają ciszę, a ci, którzy myślą w milczeniu, wycofują się. Dobra gra przełamuje tę barierę, zapewniając wszystkim równie swobodny sposób włączenia się do dyskusji i ujawniając kwestie, które w przeciwnym razie pozostałyby niewypowiedziane.

Jest jednak pewien haczyk: większość tego, co określa się mianem „gry retrospektywnej”, to w rzeczywistości jedynie format opatrzony ładną grafiką. Niniejszy przewodnik wyraźnie rozróżnia te dwa pojęcia. Z jednej strony mamy sprawdzone formaty, które stanowią podstawę większości retrospektyw. Z drugiej strony znajdują się prawdziwe gry – te z rzeczywistą mechaniką, które pobudzają do rozmowy nawet cichą drużynę. Omówimy oba rodzaje, wyjaśnimy, kiedy należy sięgnąć po który z nich, a także w jakich sytuacjach nawet dobra gra napotyka swoje ograniczenia.

Gry a formaty: dlaczego ta różnica ma znaczenie

Na początek kilka słów na temat terminów, ponieważ są one używane dość swobodnie: gry retrospektywne, formaty, techniki, szablony – często jako synonimy. Oto, w jaki sposób terminy te są stosowane w niniejszym przewodniku: format to struktura (pytania, na które uczestnicy odpowiadają), szablon to gotowy do użycia format, a gra to dodanie mechaniki – na przykład elementu zaskoczenia, ujawnienia lub zgadywania – która zmienia sposób zachowania uczestników. Zatem „Sailboat” jest zarówno formatem, jak i szablonem, ale nazwanie go grą byłoby pewnym nadużyciem: w końcu nadal wypełnia się w nim kolumny. Nie należy również mylić tego z grami agile. Jest to szersza kategoria działań obejmująca cały proces realizacji projektu i stanowi odrębny temat. Nie należy tego również mylić z grami integracyjnymi w pracy, które mają na celu budowanie więzi i zaufania, a nie refleksję nad sprintem.

Dlaczego ma to znaczenie? Pozostawione same sobie, większość retrospektyw domyślnie przybiera formę otwartej dyskusji. Ktoś pyta: „No więc, jak przebiegł sprint?” i czeka. Następuje długa pauza, po czym te same dwie osoby zabierają głos, podczas gdy wszyscy pozostali wpatrują się w swoje miniaturki. Pełna lista znajduje się w naszym przewodniku po grach retrospektywnych, pogrupowana według problemów, które każda z nich rozwiązuje. Niniejszy wpis dotyczy tego, które z nich zasługują na tę nazwę.

Format zastępuje tę pustą prośbę o wprowadzenie danych określoną strukturą. Gra idzie o krok dalej: daje użytkownikom bodziec do reakcji, zanim zdążą zrewidować swoje odpowiedzi. Oba rozwiązania mają swoje uzasadnienie, a korzyść jest ta sama: lepsze dane. Retrospektywy działają tylko wtedy, gdy uczestnicy szczerze mówią o tym, co ich spowalnia, a w środowisku online rzadko zdarza się to przypadkowo. Pozostała część niniejszego przewodnika poświęcona jest temu, jak celowo doprowadzić do takiej sytuacji.

Zacznij od sprawdzonego formatu retrospektywy

Większość retrospektyw online powinna nadal opierać się na sprawdzonym formacie – na niezawodnych strukturach, które Państwa zespół już dobrze zna. W przypadku rutynowego sprintu to wszystko, czego potrzebują Państwo, aby zainicjować konstruktywną dyskusję, a wybór formatu ma mniejsze znaczenie, niż się powszechnie uważa: Zły, Smutny, Zadowolony, gdy sprint był trudny, Rozpocząć, Zakończyć, Kontynuować, gdy chcą Państwo ustalić konkretne działania do końca spotkania.

Pełną listę, pogrupowaną według problemów, które rozwiązuje każdy format, zamieściliśmy w przewodniku po grach retrospektywnych — zawiera ona 20 formatów wraz z informacjami, kiedy należy z nich skorzystać, jak długo trwa dana sesja oraz jak przeprowadzić ją zdalnie. Zamiast powtarzać te informacje w tym miejscu, niniejszy wpis porusza kwestię, której lista nie jest w stanie uwzględnić: format służy jedynie nadaniu struktury rozmowie. Nie gwarantuje on jednak, że ktokolwiek się otworzy. Jest Pan/Pani początkującym moderatorem? Nasz przewodnik dotyczący sposobu prowadzenia retrospektywy przedstawia pięć etapów oraz gotowy plan spotkania. Gdy Państwa zespół milczy, jest zmęczony lub działa mechanicznie, właśnie wtedy warto sięgnąć po prawdziwą grę.

Gry retro, w które graliśmy

Istnieją na to konkretne dowody, a nie tylko pogłoski wśród facylitatorów. W badaniu opublikowanym w czasopiśmie Empirical Software Engineering przeanalizowano sześć zespołów pracujących w metodologii Scrum, które przeprowadzały retrospektywy oparte na grach, i stwierdzono, że gry te bezpośrednio przeciwdziałały problemom, które sprawiają, że retrospektywy warto w ogóle pominąć: brak struktury, monotonne powtarzanie się oraz sytuacja, w której rozmowę prowadzi zaledwie garstka osób. Warto o tym pamiętać, gdy następnym razem intensywny sprint sprawi, że retrospekcja będzie wydawać się opcjonalna. Zazwyczaj właśnie takie sprinty najbardziej jej potrzebują.

Postanowiliśmy więc to sprawdzić. W ciągu ostatnich kilku miesięcy organizowaliśmy grę podczas każdego spotkania podsumowującego naszego zespołu. Szczerze mówiąc, frekwencja nieco spadła i chcieliśmy sprawdzić, czy gra pomoże przyciągnąć uczestników z powrotem. Oto, w co graliśmy, wraz z autentycznymi zrzutami ekranu z każdej sesji:

1. Państwa sprint w trzech emotikonach: po trzy emotikony od każdego, a następnie każdy z Państwa omówi swoje.
2. Opiszcie swój sprint, a sztuczna inteligencja go narysuje: wszyscy korzystają z wbudowanego generatora obrazów w TeamRetro, aby przedstawić ostatnie kilka tygodni w formie graficznej.
3. Zgadnijcie, kto napisał którą kartkę: ten sam pomysł, zachowana anonimowość, a następnie proszę zgadnąć, kto stworzył każdą z nich.
4. Zespół Spectrum: proszę ustawić się na skali, a następnie spróbować odgadnąć, gdzie uplasowali się Państwa koledzy z zespołu, podając wyniki.
5. Materiał dotyczący sprintu wygenerowany przez sztuczną inteligencję: wprowadź podsumowanie zakończonego retrospektywnego spotkania do generatora obrazów opartego na sztucznej inteligencji, aby uzyskać gazetę, plakat lub kartę „Sprint Wrapped”.

1. Państwa sprint w trzech emoji

Przed rozpoczęciem dyskusji każdy wybiera trzy emotikony podsumowujące sprint, a następnie je wyjaśnia. Taki skrótowy sposób wyrażania się jest szybszy i bardziej rozluźniający niż proza. Ktoś za pomocą emotikonów przedstawiających czaszkę, ogień i łzę przyzna się do tego, co w pełnym zdaniu sformułowałby ostrożnie i z pewnym zastrzeżeniem.

Przeprowadziliśmy to jako szybką ankietę dotyczącą nastroju bezpośrednio na czacie. Trzy emotikony, a następnie każdy z nas wyjaśniał, co za nimi stoi.

Woli Pan plik GIF? To równie skuteczna alternatywa: jeden dobrze dobrany plik GIF (na przykład płonący budynek) często mówi więcej niż cały akapit. Tak czy inaczej, jest to szybki i niewymagający wysiłku sposób na rozpoczęcie rozmowy, zwłaszcza gdy czasu jest mało.

2. Proszę opisać swój sprint, a sztuczna inteligencja go narysuje

Poproś wszystkich, aby opisali swoje wrażenia ze sprintu z ostatnich kilku tygodni, a następnie pozwól wbudowanemu generatorowi obrazów w TeamRetro przekształcić te opisy w grafikę. Każda osoba przedstawia otrzymany wynik i omawia, dlaczego tak się stało. Reagowanie na własny, nieco dziwny obrazek jest znacznie łatwiejsze niż odpowiadanie na pytanie „No i jak poszedł sprint?”, a obrazek zazwyczaj wyraża na głos to, o czym się nie mówi.

Nasza tablica „June Mood”. Zadanie brzmiało po prostu: proszę stworzyć obraz przedstawiający, jak odczuwaliśmy ten sprint.

Tablica szybko się zapełniła: małpa z szeroko otwartymi oczami, tracąca kontrolę nad garścią fruwających zadań, ktoś przy biurku wpatrujący się w ekran pełen błyskawic. Każdy obraz stał się punktem wyjścia do rozmowy, którą w innym przypadku musielibyśmy wyciągać z ludzi.

3. Zgadnijcie, kto napisał którą kartkę

Zorganizujcie tę samą sesję, ale niech wszystkie zgłoszenia pozostaną anonimowe, a następnie poproście zespół, aby odgadł, kto jest autorem każdej kartki. Dzięki temu bierna ocena zamienia się w grę, a przy okazji ujawnia się szereg założeń: „Byłem pewien, że to Pan” mówi tyle samo, co sam obrazek.

Zagrywanie w zgadywankę: członkowie zespołu zgłaszają swoje typy w komentarzach pod każdym anonimowym obrazkiem.

Jedno szczere ostrzeżenie: ta metoda sprawdzi się tylko wtedy, gdy w Państwa zespole panuje już wysoki poziom zaufania i dobra atmosfera koleżeńska. Zgadywanie, „kto jest wypalony”, jest zabawne, gdy ludzie czują się bezpiecznie, a gdy tak nie jest – może być postrzegane jako złośliwe. Jeśli nie są Państwo pewni, na jakim etapie znajduje się Państwa zespół, proszę odłożyć tę metodę na później i zacząć od czegoś mniej ryzykownego.

4. Zespół Spectrum

To właśnie ta gra spotkała się z największym zainteresowaniem spośród wszystkich propozycji i jest to pełnoprawna gra z punktacją. Team Spectrum (jedna z naszych bezpłatnych gier typu „lodołamacz”) umieszcza pytanie skłaniające do refleksji na skali, a następnie zachęca wszystkich do odgadnięcia, gdzie na tej skali uplasowali się członkowie ich zespołów. Wykorzystaliśmy ją podczas samego sprintu. Pytanie brzmiało: „W jakim stopniu historie z sprintu wpisują się w szerszy kontekst?”, a skala rozciągała się od „wszystko pasowało” na jednym końcu do „wydawało się niepowiązane” na drugim. Każdy z uczestników indywidualnie wskazał swoje miejsce na skali, a następnie członkowie zespołu próbowali odgadnąć pozycje pozostałych, zdobywając punkty za trafne odpowiedzi.

Prawdziwe zadanie skłaniające do refleksji, przedstawione w formie skali. Punkty zdobywa się, odgadując, gdzie członkowie zespołu umieścili siebie.

To właśnie zgadywanie sprawia, że to działa. Próba przewidzenia, gdzie ktoś wylądował, zmusza Państwa do rzeczywistego uwzględnienia jego sprintu, a nie tylko własnego, a każda błędna prognoza stanowi niewielką, nieszkodliwą niespodziankę, która pobudza rozmowy. Tabela wyników zamienia czynność, która nikogo nie interesowała, w coś, w czym gracze chcą zwyciężyć.

Pierwsza runda za nami. Tabela wyników przyczyniła się do większej frekwencji niż jakiekolwiek przypomnienie w kalendarzu.

Warto z tego skorzystać, gdy zależy Państwu na prawdziwej refleksji, ale zespół wciąż traktuje spotkania podsumowujące jako przykry obowiązek. Punktacja stanowi element przyciągający uwagę, natomiast rozmowa na temat dostosowania celów jest tym, co faktycznie Państwo z tego wynoszą.

5. Artefakt sprintu wygenerowany przez sztuczną inteligencję

To nie jest wstęp. To opis tego, co zrobiliśmy z retrospektywą po jej zakończeniu. Wykorzystaliśmy wynik, Podsumowanie spotkania AI przygotowane przez TeamRetro, które zawiera już kluczowe tematy, nastroje i wyniki, i wprowadziliśmy je do generatora obrazów opartego na sztucznej inteligencji, podając mu konkretne wytyczne stylistyczne: pierwszą stronę gazety z lat 60., plakat propagandowy z czasów wojny, plakat filmowy z lat 80. oraz kartę podsumowującą w stylu Spotify Wrapped. Następnie udostępniliśmy wyniki zespołowi.

Przeprowadziliśmy kilka testów na podstawie podsumowania za jeden miesiąc. Oto uzyskane wyniki – bez żadnych poprawek i bez wybiórczego traktowania danych. Proszę przejrzeć prezentację:

1. 1960s newspaper
2. Propaganda poster
3. Movie one-sheet
4. Sprint Wrapped

Każda z tych uwag pochodziła z tego samego podsumowania spotkania. Przedstawienie sprintu w nowej formie sprawia, że lepiej zapada on w pamięć, a rozbieżność między dokumentem a rzeczywistością (moment typu „w rzeczywistości nie odczuwaliśmy tego w ten sposób”) często ujawnia kwestię, którą pominięto podczas retrospektywy. Nagłówek „wielozadaniowość na poziomie ośmiornicy” przyczynił się do rozpoczęcia rozmowy na temat obciążenia pracą bardziej niż jakiekolwiek pytanie kontrolne, jakie dotychczas wypróbowaliśmy. Proszę wykorzystać go do podsumowania sesji poświęconej osiągnięciu kamienia milowego lub zakończeniu kwartału, którą chcą Państwo, aby uczestnicy zapamiętali.

Chcieliby Państwo wypróbować te rozwiązania bez konieczności konfiguracji? Każda z przedstawionych tu gier działa w oparciu o bezpłatny szablon w serwisie TeamRetro, a funkcja „AI Meeting Summary”, która obsługuje artefakt sprintu, jest wbudowana, dzięki czemu mogą Państwo przeprowadzić sesję retrospektywną i wygenerować artefakt w tym samym miejscu.

Zdalne prowadzenie sesji z grami retro

To ćwiczenie pomoże Państwu rozpocząć pracę. To właśnie sposób prowadzenia sesji zdalnej decyduje o tym, czy gry retrospektywne online faktycznie się sprawdzają, i właśnie w tym zakresie większość retrospektyw online po cichu kończy się niepowodzeniem. Największe znaczenie mają trzy czynniki.

Proszę ściśle wyznaczyć ramy czasowe. Uwaga w sieci jest krótkotrwała, a przerwy w rozmowie wydają się trwać dłużej. Proszę wyznaczyć wyraźny limit czasowy dla każdego etapu: czas na zgłaszanie uwag, czas na grupowanie propozycji i głosowanie oraz ścisły termin zakończenia dyskusji. Ścisłe ramy czasowe budują poczucie pilności i zapobiegają sytuacji, w której jeden temat zajmuje całą godzinę.

Zapewnij anonimowość wypowiedzi. Hierarchia szybko przenika do rozmów wideo. Gdy uczestnicy wypowiadają się anonimowo, młodszy inżynier porusza kwestię, którą kierownik techniczny starał się omijać. To właśnie dzięki temu gra taka jak „Guess Who” w ogóle działa. Anonimowość wypowiedzi niweluje znaczenie rangi i pozwala uzyskać prawdziwą informację zwrotną, a nie jej „bezpieczną” wersję.

Pozwólcie uczestnikom na wcześniejsze, asynchroniczne wprowadzanie treści. Nie zmuszajcie wszystkich do natychmiastowego formułowania opinii przy włączonej kamerze. Otwórzcie tablicę z wyprzedzeniem, aby uczestnicy mogli dodawać swoje przemyślenia w dogodnym dla siebie czasie. Osoby myślące spokojnie i rozważnie będą mogły wnieść wartościowy wkład, zamiast zostać przytłoczone przez tych, którzy mówią szybko, a Państwo rozpoczną sesję na żywo, dysponując już gotowym materiałem.

Jeśli te trzy elementy zostaną odpowiednio dopracowane, niemal każda z powyższych form aktywności odniesie sukces. Jeśli jednak zostaną one zaniedbane, nawet najsprytniejsza gra zamieni się w otwartą dyskusję z tablicą wyników w tle.

Gdy gra nie rozwiązuje problemu

Jedno szczere zastrzeżenie: jeden mecz nie naprawi słabej drużyny.

Jeśli ludzie nie ufają sobie nawzajem, żadna sprytna formuła nie pozwoli wydobyć prawdziwych problemów. Nie zrobi tego również gazeta generowana przez sztuczną inteligencję. Uczestnicy będą wypełniać „bezpieczne” karty, śmiać się z tego tworu i prawdziwą rozmowę zachować na później, w prywatnych wiadomościach. Anonimowość i element zabawy pomagają w pewnym stopniu, ale stanowią jedynie środek doraźny, a nie rozwiązanie. Gdy ten sam problem powraca sprint za sprintem, a nikt nie chce wziąć za niego odpowiedzialności, jest to sygnał, na który szablon nie jest w stanie odpowiedzieć.

Jeśli nie są Państwo pewni, z kim mają Państwo do czynienia, proszę nie opierać się na tonie głosu podczas rozmowy wideo. Szybka ocena stanu zespołu przed spotkaniem podsumowującym pozwoli Panu w ciągu kilku minut ustalić, czy ma Pan do czynienia z zespołem, w którym panuje stagnacja, czy też z zespołem, w którym nie panuje bezpieczeństwo. Jest to liczbowa ocena zaufania, bezpieczeństwa i morale. Jeśli wyniki są niskie, to właśnie to stanowi główny punkt porządku obrad. Żadna gra tego nie naprawi. Pomóc może jedynie konsekwentne działanie.

To właśnie ta praca stanowi podstawę wszystkich powyższych działań. Chodzi o facylitację i przywództwo: konsekwentną realizację zadań, dzięki czemu ludzie dostrzegają, że zabieranie głosu prowadzi do zmian; dawanie przykładu, że wyrażanie odmiennych opinii jest bezpieczne; oraz radzenie sobie z zachowaniami, które sprawiają, że ludzie milczą. Gry retrospektywne online stanowią potężne narzędzie dla zespołu, którego członkowie darzą się wystarczającym zaufaniem, by być ze sobą szczerymi. Nie zastępują one jednak budowania tego zaufania.

Dopasuj grę do sprintu

Najlepsza gra retrospektywna online to taka, która odpowiada potrzebom Państwa zespołu w danym sprincie: solidny format, gdy rozmowa wymaga uporządkowania, oraz prawdziwa gra, gdy trzeba przełamać impas. Proszę dostosować ją do zadania, przeprowadzić w ściśle wyznaczonych przedziałach czasowych i z zachowaniem anonimowości uczestników, a następnie obserwować, czy szczerość jest autentyczna, czy też udawana.

Każdy z przedstawionych tu formatów stanowi bezpłatny szablon w serwisie TeamRetro. Funkcje takie jak anonimowe wpisy, asynchroniczne wprowadzanie treści przed rozpoczęciem dyskusji, ograniczenia czasowe oraz podsumowania generowane przez sztuczną inteligencję, które stanowią podstawę gry „remix”, są wbudowane w system, dzięki czemu mogą Państwo skupić się na rozmowie, a nie na przygotowaniach.

Przejrzyj bibliotekę szablonów retrospektyw, wybierz format z przewodnika po grach retrospektywnych, rozgrzej się dzięki lodołamaczom lub skorzystaj z nowych pomysłów z serwisu RetroIdeas, gdy dany format wydaje się już oklepany.

Aby dowiedzieć się więcej o tym, jak sprawić, by sesje retrospektywne były angażujące, zapoznaj się z artykułami 3 sprytne sposoby na to, by sesje retrospektywne były przyjemne i ekscytujące oraz jak przeprowadzić lodołamacz.