Gry retrospektywne online a różne formaty: co faktycznie się sprawdza

Celem spotkania retrospektywnego nie jest zapewnienie rozrywki. Ma ono na celu zmniejszenie bariery, która sprawia, że zespoły pracujące zdalnie zachowują się uprzejmie, niejasno i milcząco, tak aby uzyskać szczere informacje, od których zależy powodzenie retrospektywy.

Właśnie dlatego gry retrospektywne online mają większe znaczenie, niż mogłoby się wydawać. Podczas wideokonferencji brakuje typowych sygnałów, które zachęcają ludzi do włączenia się do rozmowy. Osoby mówiące z pewnością siebie wypełniają ciszę, a ci, którzy myślą w milczeniu, wycofują się z rozmowy. Dobra gra przełamuje tę barierę, zapewniając wszystkim równy, swobodny sposób włączenia się do dyskusji oraz wydobywając na światło dzienne kwestie, które w przeciwnym razie pozostałyby niewypowiedziane.

Jest jednak pewien haczyk: większość tego, co nazywa się „grą retrospektywną”, to w rzeczywistości po prostu format z ładną okładką. Niniejszy przewodnik wyraźnie rozróżnia te dwa pojęcia. Z jednej strony znajdują się sprawdzone formaty, na których opiera się większość retrospektyw. Z drugiej strony są prawdziwe gry – te z rzeczywistą mechaniką, które pobudzają do rozmowy nawet cichą drużynę. Omówimy oba rodzaje, wyjaśnimy, kiedy należy sięgnąć po który z nich, a także w jakich sytuacjach nawet dobra gra napotyka swoje ograniczenia.

Gry a formaty: dlaczego ta różnica ma znaczenie

Na początek kilka słów na temat terminów, ponieważ są one używane dość swobodnie: gry retrospektywne, formaty, techniki, szablony – często jako terminy zamienne. Oto, w jaki sposób wykorzystuje się je w niniejszym przewodniku: format to struktura (pytania, na które uczestnicy odpowiadają), szablon to gotowy do użycia format, a gra to dodany element mechaniczny – na przykład niespodzianka, ujawnienie lub zgadywanie – który zmienia sposób zachowania uczestników. Zatem „Sailboat” jest zarówno formatem, jak i szablonem, ale nazwanie go grą byłoby nadmiernym uproszczeniem: nadal polega on na wypełnianiu kolumn. Nie należy również mylić tego z grami agile. Jest to szersza kategoria działań obejmująca cały proces realizacji projektu i stanowiąca odrębny temat. Nie należy tego również mylić z grami integracyjnymi w miejscu pracy, które mają na celu budowanie więzi i zaufania, a nie refleksję nad sprintem.

Dlaczego ma to znaczenie? Pozostawione same sobie, większość retrospektyw domyślnie przybiera formę otwartej dyskusji. Ktoś pyta: „No i jak poszło podczas sprintu?” i czeka. Następuje długa pauza, po czym te same dwie osoby zabierają głos, podczas gdy wszyscy pozostali wpatrują się w swoje miniaturki. Pełna lista znajduje się w naszym przewodniku po grach retrospektywnych, pogrupowana według problemów, które każda z nich rozwiązuje. Niniejszy wpis dotyczy tego, które z nich zasługują na tę nazwę.

Format zastępuje ten pusty monit ustaloną strukturą. Gra idzie o krok dalej: daje użytkownikom bodziec do reakcji, zanim zdążą zrewidować swoje odpowiedzi. Oba rozwiązania mają swoje miejsce, a korzyść jest ta sama: lepsze dane. Retrospektywy działają tylko wtedy, gdy ludzie mówią prawdę o tym, co ich spowalnia, a w środowisku internetowym rzadko zdarza się to przypadkowo. Pozostała część niniejszego przewodnika poświęcona jest temu, jak celowo to osiągnąć.

Proszę zacząć od sprawdzonego formatu retrospektywy

Większość retrospektyw online powinna nadal opierać się na sprawdzonym formacie – na niezawodnych strukturach, które Państwa zespół już dobrze zna. W przypadku rutynowego sprintu to wszystko, czego potrzebują Państwo, aby zainicjować konstruktywną dyskusję, a wybór formatu ma mniejsze znaczenie, niż się powszechnie uważa: Zły, Smutny, Zadowolony w przypadku trudnego sprintu, Rozpocząć, Zakończyć, Kontynuować, gdy chcą Państwo ustalić konkretne działania do końca godziny.

Pełną listę, pogrupowaną według problemów, które rozwiązuje każdy format, zamieściliśmy w przewodniku po grach retrospektywnych: 20 formatów wraz z informacjami, kiedy z nich skorzystać, jak długo trwają oraz jak przeprowadzić je zdalnie. Zamiast powtarzać te informacje tutaj, niniejszy wpis porusza kwestię, której lista nie jest w stanie uwzględnić: format służy jedynie nadaniu struktury rozmowie. Nie gwarantuje on jednak, że ktokolwiek się otworzy. Są Państwo nowicjuszami w prowadzeniu spotkań? Nasz przewodnik dotyczący sposobu prowadzenia retrospektywy omawia pięć faz oraz gotowy plan spotkania. Gdy Państwa zespół milczy, jest zmęczony lub działa mechanicznie, właśnie wtedy warto sięgnąć po prawdziwą grę.

Gry retro, w które graliśmy

Istnieją na to konkretne dowody, a nie tylko pogłoski wśród facylitatorów. W badaniu opublikowanym w czasopiśmie Empirical Software Engineering przeanalizowano sześć zespołów pracujących w metodzie Scrum, które przeprowadzały retrospektywy oparte na grach, i stwierdzono, że gry te bezpośrednio przeciwdziałały problemom, które sprawiają, że retrospektywy w ogóle warto pominąć: brak struktury, monotonne powtarzanie się oraz sytuacja, w której rozmowę prowadzi zaledwie garstka osób. Warto o tym pamiętać, gdy następnym razem intensywny sprint sprawi, że retrospekcja będzie wydawać się opcjonalna. Zazwyczaj właśnie takie sprinty najbardziej jej potrzebują.

Postanowiliśmy więc to sprawdzić. W ciągu ostatnich kilku miesięcy organizowaliśmy grę podczas każdego spotkania retrospektywnego naszego zespołu. Szczerze mówiąc, frekwencja nieco spadła i chcieliśmy sprawdzić, czy gra pomoże ponownie przyciągnąć uczestników. Oto, w co graliśmy, wraz z autentycznymi zrzutami ekranu z każdej sesji:

1. Państwa sprint w trzech emotikonach: po trzy emotikony od każdego, a następnie każdy przedstawia swoje własne.
2. Opiszcie swój sprint, a sztuczna inteligencja go narysuje: wszyscy korzystają z wbudowanego generatora obrazów w TeamRetro, aby przedstawić ostatnie kilka tygodni w formie graficznej.
3. Zgadnijcie, kto napisał którą kartkę: ten sam pomysł, zachowana anonimowość, a następnie proszę odgadnąć, kto stworzył każdą z nich.
4. Zespół Spectrum: proszę ustawić się na skali, a następnie odgadnąć, gdzie znaleźli się Państwa koledzy z zespołu, podając wyniki.
5. Materiał dotyczący sprintu wygenerowany przez sztuczną inteligencję: proszę wprowadzić podsumowanie zakończonego retrospektywnego spotkania do generatora obrazów opartego na sztucznej inteligencji, aby uzyskać gazetę, plakat lub kartę „Sprint Wrapped”.

1. Państwa sprint w trzech emotikonach

Przed rozpoczęciem dyskusji każdy wybiera trzy emoji podsumowujące sprint, a następnie je wyjaśnia. Ta skrócona forma jest szybsza i bardziej rozluźniająca niż proza. Ktoś za pomocą emoji przedstawiającego czaszkę, ogień i łzę przyzna się do tego, co w pełnym zdaniu wyraziłby ostrożnie i z pewnym zastrzeżeniem.

Przeprowadziliśmy to jako szybką ankietę dotyczącą nastroju bezpośrednio na czacie. Trzy emotikony, a następnie każdy z nas wyjaśnia, co one dla niego oznaczają.

Woli Pan plik GIF? To równie skuteczna alternatywa: jeden dobrze dobrany plik GIF (na przykład płonący budynek) często mówi więcej niż cały akapit. Tak czy inaczej, jest to szybki i niewymagający wysiłku sposób na rozpoczęcie rozmowy, zwłaszcza gdy czasu jest mało.

2. Proszę opisać swój sprint, a sztuczna inteligencja go narysuje

Poproście wszystkich, aby opisali swoje wrażenia ze sprintu z ostatnich kilku tygodni, a następnie pozwólcie wbudowanemu generatorowi obrazów w aplikacji TeamRetro przekształcić te opisy w obrazek. Każda osoba przedstawia otrzymany wynik i omawia, dlaczego tak się stało. Reagowanie na własny, nieco dziwny obrazek jest znacznie łatwiejsze niż odpowiadanie na pytanie „No i jak poszedł sprint?”, a obrazek zazwyczaj wyraża na głos to, o czym się milczy.

Nasza tablica „June Mood”. Zadanie brzmiało po prostu: proszę stworzyć obraz przedstawiający, jak odczuwaliśmy ten sprint.

Tablica szybko się zapełniła: małpa z szeroko otwartymi oczami, tracąca kontrolę nad garścią fruwających zadań, ktoś przy biurku wpatrujący się w ekran pełen błyskawic. Każdy obraz stał się punktem wyjścia do rozmowy, którą w innym przypadku musielibyśmy wyciągać z ludzi.

3. Zgadnijcie, kto napisał którą kartkę

Proszę przeprowadzić tę samą sesję, ale tak, aby wszystkie zgłoszenia pozostały anonimowe, a następnie poprosić zespół o odgadnięcie, kto jest autorem każdej karty. Dzięki temu pasywna ocena zamienia się w grę, a przy okazji ujawnia się szereg założeń: „Byłem pewien, że to Pan” mówi tyle samo, co sam obrazek.

Zagadka w akcji: członkowie zespołu zgłaszają swoje typy w komentarzach pod każdym anonimowym obrazkiem.

Jedno szczere ostrzeżenie: ta metoda sprawdzi się tylko wtedy, gdy w Państwa zespole panuje już wysoki poziom zaufania i dobra atmosfera koleżeńska. Zgadnięcie, „kto jest wypalony”, jest zabawne, gdy ludzie czują się bezpiecznie, a gdy tak nie jest – może to być dla nich drażliwe. Jeśli nie są Państwo pewni, na jakim etapie znajduje się Państwa zespół, proszę odłożyć tę metodę na później i zacząć od czegoś mniej ryzykownych.

4. Zespół Spectrum

To właśnie ta gra spotkała się z największym entuzjazmem spośród wszystkich, a ponadto jest to pełnoprawna gra z punktacją. Team Spectrum (jedna z naszych bezpłatnych gier typu „lodołamacz”) umieszcza pytanie do refleksji na skali, a następnie zachęca wszystkich do odgadnięcia, gdzie na tej skali uplasowali się członkowie ich zespołów. Wykorzystaliśmy ją podczas samego sprintu. Pytanie brzmiało: „W jakim stopniu historie z sprintu wpisują się w szerszy kontekst?”, a skala rozciągała się od „wszystko pasowało” na jednym końcu do „wydawało się niepowiązane” na drugim. Każdy z graczy prywatnie wybrał swoje miejsce na skali, a następnie członkowie zespołu próbowali odgadnąć pozycje pozostałych, zdobywając punkty za trafne odpowiedzi.

Prawdziwe zadanie skłaniające do refleksji, przedstawione w formie skali. Punkty zdobywa się, odgadując, gdzie umieścili się członkowie zespołu.

To właśnie zgadywanie sprawia, że to działa. Próba przewidzenia, gdzie ktoś wylądował, zmusza Państwa do rzeczywistego uwzględnienia jego sprintu, a nie tylko własnego, a każda błędna prognoza stanowi niewielką, nieszkodliwą niespodziankę, która pobudza rozmowy. Tabela wyników zamienia coś, co nikogo nie interesowało, w coś, w czym ludzie chcą wygrać.

Pierwsza runda za nami. Tabela wyników przyczyniła się do większej frekwencji niż jakiekolwiek przypomnienie w kalendarzu.

Warto z tego skorzystać, gdy zależy Państwu na prawdziwej refleksji, ale zespół wciąż traktuje spotkania retrospektywne jako przykry obowiązek. Punktacja stanowi element przyciągający uwagę, natomiast rozmowa na temat dostosowania celów jest tym, co faktycznie Państwo z tego wynoszą.

5. Artefakt sprintu wygenerowany przez sztuczną inteligencję

To nie jest wstęp. To opis tego, co zrobiliśmy z retrospektywą po jej zakończeniu. Wykorzystaliśmy wynik, Podsumowanie spotkania AI przygotowane przez TeamRetro, które zawiera już kluczowe tematy, nastroje i wyniki, i wprowadziliśmy je do generatora obrazów opartego na sztucznej inteligencji, podając mu konkretne wytyczne stylistyczne: pierwszą stronę gazety z lat 60., plakat propagandowy z czasów wojny, plakat filmowy z lat 80. oraz kartę podsumowującą w stylu Spotify Wrapped. Następnie udostępniliśmy wyniki zespołowi.

Przeprowadziliśmy kilka eksperymentów dotyczących podsumowania za jeden miesiąc. Oto, jakie wyniki otrzymaliśmy – bez żadnych poprawek i bez wybiórczego traktowania danych. Proszę przejrzeć prezentację:

1. 1960s newspaper
2. Propaganda poster
3. Movie one-sheet
4. Sprint Wrapped

Każda z tych uwag pochodziła z tego samego podsumowania spotkania. Przedstawienie sprintu w nowej formie sprawia, że lepiej zapada on w pamięć, a rozbieżność między dokumentem a rzeczywistością (moment typu „w rzeczywistości nie odczuwaliśmy tego w ten sposób”) często ujawnia kwestię, którą pominięto podczas retrospektywy. Nagłówek „wielozadaniowość na poziomie ośmiornicy” przyczynił się do zainicjowania rozmowy na temat obciążenia pracą bardziej niż jakiekolwiek pytanie kontrolne, jakie dotychczas wypróbowaliśmy. Proszę wykorzystać go do podsumowania sesji poświęconej kamieniom milowym lub zakończeniu kwartału, którą chcą Państwo, aby uczestnicy zapamiętali.

Czy chcieliby Państwo wypróbować te rozwiązania bez konieczności konfigurowania? Każda z przedstawionych tu gier działa w oparciu o bezpłatny szablon w serwisie TeamRetro, a funkcja „AI Meeting Summary”, która stanowi podstawę artefaktu sprintu, jest wbudowana, dzięki czemu mogą Państwo przeprowadzić retrospekcję i wygenerować artefakt w tym samym miejscu.

Zdalne prowadzenie sesji z grami retro

To ćwiczenie stanowi punkt wyjścia. To właśnie sposób prowadzenia sesji na odległość decyduje o tym, czy gry retrospektywne online faktycznie się sprawdzają, i właśnie w tym obszarze większość retrospektyw online po cichu kończy się niepowodzeniem. Największe znaczenie mają trzy czynniki.

Proszę ściśle wyznaczyć ramy czasowe. Uwaga w sieci jest krótkotrwała, a przerwy wydają się trwać dłużej. Proszę ustawić widoczny licznik czasu dla każdego etapu: jeden na zgłaszanie uwag, drugi na grupowanie i głosowanie, a także ścisły termin zakończenia dyskusji. Ścisłe ramy czasowe budują poczucie pilności i zapobiegają sytuacji, w której jeden temat zajmuje całą godzinę.

Zapewnij anonimowość wypowiedzi. Hierarchia szybko przenika do rozmów wideo. Gdy uczestnicy wypowiadają się anonimowo, młodszy inżynier porusza kwestię, którą kierownik techniczny starał się omijać. To właśnie dzięki temu gra taka jak „Guess Who” w ogóle działa. Anonimowość osłabia znaczenie rangi i pozwala uzyskać prawdziwą informację zwrotną, a nie jej „bezpieczną” wersję.

Pozwólcie uczestnikom na wcześniejsze wprowadzanie uwag w trybie asynchronicznym. Nie zmuszajcie wszystkich do natychmiastowego formułowania opinii przy włączonej kamerze. Otwórzcie tablicę z wyprzedzeniem, aby uczestnicy mogli dodawać swoje przemyślenia w dogodnym dla siebie czasie. Osoby myślące spokojnie i rozważnie będą mogły wnieść wartościowy wkład, zamiast zostać przytłoczone przez tych, którzy mówią szybko, a Państwo rozpoczną sesję na żywo, dysponując już gotowym materiałem.

Jeśli te trzy elementy zostaną odpowiednio dopracowane, niemal każda z powyższych form aktywności odniesie sukces. Jeśli jednak zostaną pominięte, nawet najpomysłniejsza gra zamieni się w otwartą dyskusję z tablicą wyników w tle.

Gdy gra nie rozwiązuje problemu

Jedno szczere zastrzeżenie: jeden mecz nie naprawi słabej drużyny.

Jeśli ludzie nie ufają sobie nawzajem, żadna sprytna formuła nie pozwoli wydobyć prawdziwych problemów. Nie zrobi tego również gazeta generowana przez sztuczną inteligencję. Uczestnicy będą wypełniać bezpieczne karty, śmiać się z tego „artefaktu”, a prawdziwą rozmowę zachowają na później, w prywatnej wiadomości do prowadzącego. Anonimowość i elementy zabawy pomagają w pewnym stopniu, ale stanowią jedynie środek doraźny, a nie lekarstwo. Gdy ten sam problem powraca sprint za sprintem, a nikt nie chce wziąć za niego odpowiedzialności, jest to sygnał, na który szablon nie jest w stanie odpowiedzieć.

Jeśli nie są Państwo pewni, z kim mają Państwo do czynienia, proszę nie opierać się na tonie głosu podczas rozmowy wideo. Szybka ocena stanu zespołu przed spotkaniem podsumowującym pozwoli Panu/Pani w ciągu kilku minut ustalić, czy ma Pan/Pani do czynienia z zespołem, który funkcjonuje bez zakłóceń, czy też z zespołem, w którym występują zagrożenia. Jest to liczbowa ocena zaufania, bezpieczeństwa i morale. Jeśli wyniki są niskie, to właśnie to stanowi główny punkt porządku obrad. Żadna gra tego nie naprawi. Pomóc może jedynie konsekwentne działanie.

To właśnie ta praca stanowi podstawę wszystkich powyższych działań. Chodzi o facylitację i przywództwo: konsekwentną realizację zadań, dzięki czemu ludzie dostrzegają, że zabieranie głosu prowadzi do zmian; pokazywanie, że wyrażanie odmiennych opinii jest bezpieczne; oraz radzenie sobie z zachowaniami, które powodują, że ludzie milczą. Gry retrospektywne online stanowią potężne narzędzie dla zespołu, którego członkowie darzą się wystarczającym zaufaniem, by być ze sobą szczerymi. Nie zastępują one jednak budowania tego zaufania.

Dopasuj rozgrywkę do sprintu

Najlepsza gra retrospektywna online to taka, która odpowiada potrzebom Państwa zespołu w danym sprincie: solidny format, gdy rozmowa wymaga uporządkowania, oraz prawdziwa gra, gdy trzeba przełamać impas. Proszę dostosować ją do konkretnego zadania, przeprowadzić w ściśle wyznaczonych przedziałach czasowych i z anonimowymi wypowiedziami, a następnie obserwować, czy szczerość jest autentyczna, czy tylko udawana.

Każdy z przedstawionych tutaj formatów stanowi bezpłatny szablon w serwisie TeamRetro. Anonimowe wpisy, asynchroniczne wprowadzanie treści przed rozpoczęciem dyskusji, ograniczenia czasowe oraz podsumowania generowane przez sztuczną inteligencję, które stanowią podstawę gry „remix”, są wbudowane w system, dzięki czemu mogą Państwo skupić się na rozmowie, a nie na przygotowaniach.

Przejrzyjcie bibliotekę szablonów retrospektyw, wybierzcie format z przewodnika po grach retrospektywnych, rozgrzejcie się, korzystając z gier lodołamaczów, lub skorzystajcie z nowych pomysłów z RetroIdeas, gdy dany format wydaje się już nieco oklepany.

Aby dowiedzieć się więcej o tym, jak sprawić, by sesje retrospektywne były angażujące, zapoznaj się z artykułami 3 sprytne sposoby na to, by sesje retrospektywne były przyjemne i ekscytujące oraz jak przeprowadzić lodołamacz.