Ograniczanie czasu w zespołach Scrum oraz skuteczne retrospektywy

Każdy z nas przynajmniej raz uczestniczył w spotkaniu, po którym stwierdziliśmy: „Cóż, to była strata czasu”.

Poniższy wykres przedstawia fakty dotyczące zdolności koncentracji uwagi uczestników spotkań.

Jednym ze sposobów, dzięki którym możemy zapewnić, że zespoły i uczestnicy nie opuszczą spotkań niezadowoleni z powodu przekroczenia czasu lub ich nieefektywności, jest zastosowanie metodyki timeboxingu. Zespoły Scrumowe wykorzystują timeboxing jako sposób na utrzymanie wydajności i produktywności, więc dowiedzmy się więcej na ten temat!

Czym jest metoda timeboxingu?

Timeboxing to prosta technika zarządzania czasem, polegająca na wyznaczeniu stałej, maksymalnej jednostki czasu na wykonanie danego zadania. Jednostka ta nazywana jest „timeboxem”. Następnie pracują Państwo nad zadaniem w wyznaczonym przedziale czasowym i przerywają pracę po upływie tego czasu. Na koniec oceniają Państwo, czy osiągnęli Państwo zaplanowane cele.

Metodę timeboxingu po raz pierwszy wprowadził James Martin, autor książki Rapid Application Development, w ramach agile’owego tworzenia oprogramowania.

Zespoły Scrumowe oraz wielu kierowników projektów stosuje metodę timeboxingu, aby wszyscy skupiali się na realizacji bieżącego zadania.

Przyjrzyjmy się, w jaki sposób zespoły Scrumowe stosują metodę timeboxingu

Sprint: Metodę timeboxingu można wykorzystać do określenia długości sprintu, aby zespoły pracujące w metodologii Scrum mogły zrealizować cele sprintu.

Planowanie sprintu: w momencie rozpoczęcia pracy zespół ustala limit czasowy na spotkanie dotyczące planowania sprintu. Przewodnik po Scrumie sugeruje, że w przypadku sprintu trwającego jeden miesiąc spotkanie dotyczące planowania sprintu powinno trwać nie więcej niż 8 godzin.

Codzienne spotkanie scrumowe: krótszy przedział czasowy, trwający około 15 minut każdego dnia, może pomóc zespołom scrumowym w koordynacji działań oraz w ujawnieniu ewentualnych przeszkód w osiągnięciu celu sprintu.

Przegląd sprintu: podczas przeglądu omawiane i sprawdzane są elementy backlogu sprintu zrealizowane w trakcie sprintu. Można wyznaczyć limit czasowy na przegląd, aby zapewnić wydajne i skuteczne przejrzenie backlogów.

Retrospektywy sprintowe: jak zapewne Państwo wiedzą, retrospektywy to nasza specjalność! Retrospektywy to czas, w którym zespół dokonuje samooceny i określa możliwości usprawnienia procesów, które może wdrożyć w kolejnym sprincie. Ważne jest, aby retrospektywy odbywały się w ściśle wyznaczonym czasie [w celu uniknięcia sytuacji typu „BMW”],/blog/how-to-manage-bmw-in-retrospectives/ co pozwala zapewnić, że opinie każdego członka zespołu są brane pod uwagę, a dyskusje mają konstruktywny charakter.

Stosowanie metodologii timeboxingu z wykorzystaniem TeamRetro

Jeśli chcą Państwo, aby retrospektywy przebiegały sprawnie i zgodnie z harmonogramem, mogą Państwo ustawić licznik czasu w TeamRetro, korzystając z zegara w prawym górnym rogu ekranu.

Gdy czas się skończy, licznik zmieni kolor na czerwony i zacznie migać, aby zwrócić Państwa uwagę.

Użytkownicy mogą również kliknąć przycisk z napisem „Skończyłem”, sygnalizując w ten sposób, że są gotowi przejść dalej. Innym sposobem na wykonanie tej czynności w przypadku korzystania z aplikacji Zoom jest kliknięcie opcji „tak” lub „nie”.

Przepis TeamRetro na stosowanie metody timeboxingu

TeamRetro udostępnia schemat z podziałem na przedziały czasowe (timeboxing) dotyczący spotkań synchronicznych w ramach 60-minutowej retrospektywy (aby mieć pewność, że spotkanie zakończy się o czasie). Proszę pamiętać, że schemat ten można proporcjonalnie dostosować do dłuższego spotkania, zgodnie z potrzebami Państwa zespołu.

Na przykład, jeśli wyniki oceny kondycji Państwa zespołu wskazują, że potrzebują Państwo lepszej komunikacji, być może konieczne będzie przeznaczenie na to więcej czasu.

Zapraszamy do zapoznania się z tym poniżej.

Więcej wskazówek i trików dotyczących timeboxingu

• Proszę przeznaczyć określoną ilość czasu dla każdej osoby w zespole, np. 1 minutę na osobę
• Głosowanie rzymskie: kciuk w górę lub w dół, jeśli pod koniec odliczania potrzebują więcej czasu
• Proszę pomyśleć o metodzie „pair share” – najpierw proszę poświęcić 30 sekund na przemyślenia, następnie przez 1 minutę porozmawiać w parze z inną osobą, a potem podzielić się spostrzeżeniami z inną parą, zanim nastąpi końcowa wymiana poglądów z całą grupą.

Warto to wypróbować podczas następnej retrospektywy lub spotkania

Czy chcieliby Państwo wypróbować metodę timeboxingu?

Wypróbuj TeamRetro bezpłatnie przez 30 dni i zacznij korzystać z naszego narzędzia do prowadzenia spotkań – TIMER – aby z łatwością stosować zasadę timeboxingu podczas kolejnych retrospektyw lub spotkań.