Timeboxing dla zespołów scrumowych i udane retrospektywy

Każdy z nas przynajmniej raz uczestniczył w spotkaniu, po którym stwierdził: „Cóż, to była strata czasu”.

Ten wykres przedstawia fakty dotyczące zdolności koncentracji uwagi uczestników spotkań.

Jednym ze sposobów, dzięki którym możemy zapewnić, że zespoły i uczestnicy nie opuszczą spotkań niezadowoleni z powodu braku czasu i ich nieskuteczności, jest zastosowanie metodyki timeboxingu. Zespoły Scrumowe wykorzystują timeboxing jako sposób na utrzymanie wydajności i produktywności, więc dowiedzmy się więcej na ten temat!

Czym jest timeboxing?

Timeboxing to prosta technika zarządzania czasem, polegająca na wyznaczeniu stałego, maksymalnego przedziału czasowego na wykonanie danego zadania. Ten przedział czasowy nazywany jest „timeboxem”. Następnie wykonuje się zadanie w wyznaczonym czasie i przerywa pracę po upływie tego czasu. Na koniec ocenia się, czy udało się osiągnąć zaplanowane cele.

Metodę timeboxingu po raz pierwszy wprowadził James Martin, autor książki Rapid Application Development, w ramach agile’owego tworzenia oprogramowania.

Zespoły Scrumowe oraz wielu kierowników projektów stosuje metodę timeboxingu, aby wszyscy skupiali się na realizacji bieżących zadań.

Zobaczmy, w jaki sposób zespoły Scrumowe stosują metodę timeboxingu

Sprint: Metodę timeboxingu można wykorzystać do określenia długości sprintu, aby zespoły scrumowe mogły zrealizować cele sprintu.

Planowanie sprintu: w momencie rozpoczęcia pracy zespół ustala limit czasowy na spotkanie dotyczące planowania sprintu. Przewodnik po Scrumie sugeruje, aby spotkanie dotyczące planowania sprintu trwało nie dłużej niż 8 godzin w przypadku sprintu trwającego jeden miesiąc.

Codzienne spotkanie scrumowe: krótsze spotkanie, trwające około 15 minut każdego dnia, może pomóc zespołom scrumowym w koordynacji działań oraz w ujawnieniu wszelkich przeszkód utrudniających osiągnięcie celu sprintu.

Przegląd sprintu: podczas przeglądu omawiane i sprawdzane są elementy backlogu sprintu zrealizowane w trakcie sprintu. Można wyznaczyć limit czasowy na przegląd, aby zapewnić sprawne i skuteczne przejrzenie backlogów.

Retrospektywy sprintów: jak zapewne Państwo wiedzą, retrospektywy to nasza specjalność! Retrospektywy to czas, w którym zespół dokonuje samooceny i określa usprawnienia procesów, które może wdrożyć w kolejnym sprincie. Ważne jest, aby retrospektywy miały określony czas trwania [w celu uniknięcia sytuacji typu „BMW”],/blog/how-to-manage-bmw-in-retrospectives/ aby zapewnić, że opinie każdego członka zespołu są brane pod uwagę, oraz aby dyskusje miały konstruktywny charakter.

Praca w systemie timeboxingu z TeamRetro

Jeśli chcą Państwo, aby retrospektywy przebiegały sprawnie i zgodnie z harmonogramem, mogą Państwo ustawić licznik czasu w TeamRetro, korzystając z funkcji stopera znajdującej się w prawym górnym rogu ekranu.

Gdy czas się skończy, licznik zmieni kolor na czerwony i zacznie migać, aby zwrócić Państwa uwagę.

Użytkownicy mogą również kliknąć przycisk „Skończyłem”, sygnalizując w ten sposób, że są gotowi przejść dalej. Innym sposobem na wykonanie tej czynności w aplikacji Zoom jest kliknięcie opcji „tak” lub „nie”.

Przepis TeamRetro na timeboxing

TeamRetro udostępnia szablon z podziałem na przedziały czasowe przeznaczony do spotkań synchronicznych w ramach 60-minutowej retrospektywy (aby zapewnić zakończenie spotkania o wyznaczonej godzinie). Proszę pamiętać, że szablon ten można dostosować do dłuższego spotkania, zgodnie z potrzebami Państwa zespołu.

Jeśli na przykład wyniki oceny kondycji zespołu wskazują, że potrzebna jest lepsza komunikacja, być może konieczne będzie przeznaczenie na to więcej czasu.

Zobaczcie poniżej.

Więcej wskazówek i trików dotyczących timeboxingu

• Proszę przeznaczyć określoną ilość czasu dla każdej osoby w zespole, np. 1 minutę na osobę
• Głosowanie rzymskie: kciuk w górę lub w dół, jeśli pod koniec odliczania potrzebują więcej czasu
• Proszę zastosować metodę „pair share” – najpierw proszę przez 30 sekund zastanowić się samodzielnie, następnie przez minutę omówić swoje przemyślenia w parze, a potem podzielić się nimi z inną parą, zanim w końcu przedstawią Państwo swoje wnioski całej grupie.

Warto wypróbować to podczas następnej retrospektywy lub spotkania

Czy chciałby Pan wypróbować metodę timeboxingu?

Wypróbuj TeamRetro bezpłatnie przez 30 dni i zacznij korzystać z naszego narzędzia do prowadzenia spotkań – TIMER – aby z łatwością zarządzać czasem podczas kolejnych retrospektyw lub spotkań.