Zwrot z zainwestowanego czasu (ROTI) w spotkaniach prowadzonych metodą agile

Wszyscy cenimy swój czas, a spotkania, w których uczestniczymy, mogą stanowić zarówno pozytywne, jak i negatywne wykorzystanie tego czasu. Niezależnie od tego, czy nasze spotkania z zespołami odbywają się osobiście, czy online, czas, jaki na nich spędzamy, pozwala nam ocenić, czy spotkanie było warte poświęconego czasu. Wskaźnik zwrotu z zainwestowanego czasu (ang. Return on Time Invested, w skrócie ROTI), zaproponowany przez Esther Derby, stanowi doskonały sposób, aby pomóc zespołom ustalić, jaką wartość przynoszą te spotkania.

Jaki jest zwrot z zainwestowanego czasu (ROTI) w przypadku agile retrospektyw?

Wskaźnik ROTI stanowi prosty sposób oceny, w jakim stopniu każdy uczestnik spotkania postrzega wartość, jaką przyniosło mu dane spotkanie. Tuż przed zakończeniem spotkania uczestnicy proszeni są o ocenę swoich wrażeń za pomocą prostej skali od 1 do 5, aby określić, czy uważają, że czas poświęcony na spotkanie był dobrze wykorzystany.

Tak jak lodołamacze stanowią doskonały sposób na rozpoczęcie spotkań, tak podsumowania ROTI są doskonałym sposobem na ich zakończenie; pomagają one podsumować sesję i skupić uwagę na tym, co można by poprawić następnym razem.

Ogólnie rzecz biorąc, najlepiej jest zapewnić uczestnikom możliwość udzielenia odpowiedzi anonimowo i niezależnie, ponieważ tworzy to przestrzeń zapewniającą bezpieczeństwo psychologiczne, w której są oni bardziej skłonni do szczerości, a na ich opinie w mniejszym stopniu wpływają inne osoby.

Dlaczego powinniśmy oceniać wskaźnik ROTI w ramach naszych retrospekcji?

Ocena wskaźnika ROTI spotkania pozwala monitorować skuteczność spotkania oraz jego wartość.

Czas, niezależnie od tego, czy jest to czas poświęcony, czy też „pożyczony”, stanowi cenny zasób; dlatego też członkowie zespołu mogą odczuwać frustrację, jeśli mają wrażenie, że czas poświęcony na retrospektywy można by lepiej wykorzystać gdzie indziej – zwłaszcza że retrospektywy stanowią podstawową praktykę metodologii agile!

Ocena wskaźnika ROTI spotkania daje każdemu członkowi zespołu możliwość wyrażenia opinii na temat wartości spotkania oraz zaproponowania sposobów jego ulepszenia. Członkowie zespołu zyskują w ten sposób możliwość wypowiedzenia się i przyczyniają się do ciągłego doskonalenia retrospektyw oraz ocen stanu zespołu. To wzmacnia pozycję zespołu i pomaga jego członkom czuć się bardziej zaangażowanymi w bieżące i przyszłe spotkania, co przekłada się na większy udział i poparcie.

Ocena wskaźnika ROTI spotkania dostarcza Scrum Masterom informacji zwrotnej, którą w przeciwnym razie mogliby przeoczyć. Już samo to stanowi doskonały powód, by sprawdzić wskaźnik ROTI swojego spotkania.

W jaki sposób oceniamy zwrot z inwestycji (ROTI) w spotkanie w ramach metodyki agile?

TeamRetro oferuje Państwu możliwość dodania ankiety ROTI na zakończenie retrospektywy lub oceny stanu zespołu.

Każda osoba ocenia „zwrot” z własnego „czasu poświęconego” na retrospektywę agile lub ocenę stanu projektu w skali od 1 do 5, odpowiadając na proste pytanie.

 – TeamRetro”)

Czy ta retrospektywa była warta Państwa czasu?

1. Zdecydowanie nie. Strata czasu.

2. Niekoniecznie. Przydatne, ale nie warte poświęcania temu całego czasu.

3. W pewnym sensie. Zyskałem na tym na tyle, że warto poświęcić temu swój czas.

4. W większości przypadków. Korzyści przewyższyły czas, jaki na to poświęciłem.

5. Oczywiście. Wyniosłem z tego wiele korzyści i było to zdecydowanie warte poświęconego czasu.

Wskazówki dla Scrum Masterów dotyczące stosowania wskaźnika ROTI

Jak członkowie zespołu oceniają wskaźnik ROTI tego spotkania?

Korzyści, jakie każdy członek zespołu czerpie z retrospektywy agile lub oceny stanu zespołu, będą się różnić w zależności od spotkania, jednak istnieje kilka kryteriów decyzyjnych, które mogą pomóc w ustaleniu oceny.

Wymiana informacji Korzyść można uzyskać, otrzymując odpowiedzi na pytania lub zapoznając się z informacjami, które pomogą Państwu posunąć się naprzód w realizacji zadania, uniknąć konieczności ponownej pracy, usprawnić sposób działania lub pokonać przeszkodę.

Podejmowanie decyzji Być może istniała osoba, procedura lub informacja, która hamowała postępy, więc poruszenie tej kwestii podczas spotkania może pomóc w osiągnięciu przełomu w procesie podejmowania decyzji.

Rozwiązywanie problemów Jeśli podczas spotkania poruszane są kwestie związane z jego usprawnieniem, omawiane są sposoby jego poprawy lub analizowane są możliwe rozwiązania w tym zakresie, może to stanowić wyraźny znak, że spotkanie ma wartość.

Planowanie pracy Ustalanie priorytetów, zmiana ich kolejności, a nawet ponowne zdefiniowanie przyszłych zadań może wydawać się działaniem nieprzynoszącym bezpośrednich korzyści, jednak stanowi ono czynność wnoszącą wartość dodaną, o ile pozwala osiągnąć spójność, skupienie i wyznaczyć kierunek działania.

Budowanie zespołu i ustalenia Często pomijanym aspektem spotkań roboczych jest budowanie relacji, komunikacji i ducha zespołowego. Wartość tego aspektu może nie być tak namacalna jak wynik lub konkretny produkt, ale ma ona charakter bardziej wewnętrzny, polegający na uzgodnieniu sposobu współpracy w zespole.

W jaki sposób można wdrożyć metodę ROTI w swoim zespole pracującym zgodnie z zasadami agile?

Oto kilka kluczowych informacji, które warto przekazać zespołowi podczas wprowadzania wskaźnika ROTI.

• Wskaźnik ROTI jest niezależny i anonimowy. Prosimy o szczere podanie uzyskanej wartości.
• Wyniki nie są rejestrowane. Powinny one odzwierciedlać czas trwania i miejsce spotkania, a nie idealny wynik.
• Oceny powinny być szczere, sprawiedliwe i uczciwe. To Państwa szansa, by podzielić się swoją opinią już teraz.
• Celem jest ciągłe doskonalenie, a nie wykorzystywanie tego do wskazywania konkretnych osób, obarczania winą lub krytykowania.
• Proszę użyć sformułowania odnoszącego się do przyszłości, na przykład: Podczas przyszłych spotkań odniosłbym większe korzyści, gdybyśmy zrobili X.

Jako Scrum Master mogą Państwo przyczynić się do zapewnienia wysokiej jakości wskaźnika ROTI, wypowiadając na przykład następujące słowa…

„Chciałbym prosić Państwa o ocenę wartości czasu poświęconego na to spotkanie – innymi słowy, czy spotkanie to było dla Państwa wartościowe? Następnie przeanalizujemy wyniki całej grupy, aby ustalić, w jaki sposób możemy zwiększyć efektywność zainwestowanego czasu podczas przyszłych spotkań.

Prosimy o szczere i otwarte wyrażenie opinii na temat tego, na ile dzisiejsze spotkanie było dla Państwa wartościowe. Ankieta będzie przeprowadzona anonimowo i niezależnie.

Analizując swoją ocenę, proszę zastanowić się, czy to spotkanie wniosło wartość dodaną, pomagając nam w:

• kontynuować nasze działania
• podejmować decyzje
• opracowanie odpowiednich działań
• rozwiązać problem
• wyjaśnienie niejasności
• usprawnienie naszej współpracy jako zespołu

…następnie powrócimy do omówienia wyników”


W jaki sposób można wykorzystać metodę ROTI do zwiększenia efektywności spotkań?

Wyniki uzyskane przez zespół odzwierciedlają ogólną wartość, jaką grupa wyniosła ze spotkania. Oczywiście będzie się ona różnić w zależności od konkretnego spotkania, biorąc pod uwagę jego treść i znaczenie, jednak w każdym przypadku celem jest poszukiwanie sposobów na usprawnienie procesu prowadzenia spotkania oraz poprawę jego wyników.

Załóżmy, że oceny mieszczą się w przedziale od 4 do 5…
Gratulacje! Wygląda na to, że spotkanie okazało się ogromnym sukcesem. Być może przyczyniła się do tego jego konstrukcja, treść, jakość prowadzenia lub wszystkie te czynniki łącznie.

Załóżmy, że pojawiło się kilka ocen 2 i 3…
No dobrze, nadal odnotowano pewien wzrost wartości, ale z pewnością nie był to wynik pozytywny. Co moglibyśmy zrobić, aby poprawić nasze oceny?

Załóżmy, że pojawiło się kilka ocen „1”…
Proszę się nie martwić! Nie oznacza to, że wykonał Pan/Pani swoją pracę niedostatecznie. Być może po prostu komuś nie zależało na tym temacie lub nie miało to wpływu na jego/jej obowiązki służbowe.

„Kiedy ludzie zaczynają wyrażać bardzo negatywne opinie, mówię: »Wygląda na to, że ma Pan/Pani wizję tego, jak powinno być« lub »Gdyby mógł Pan/Pani wyobrazić sobie naprawdę skuteczne spotkanie, jak by ono wyglądało?«” – Esther Derby 

Podsumowując retrospektywy… oraz niniejszy artykuł.

Czy są Państwo gotowi, aby wraz z zespołem przeanalizować zwrot z zainwestowanego czasu? Proszę dodać to zadanie do spotkania z retrospektywą TeamRetro lub oceny kondycji zespołu, a wyniki zostaną wyświetlone pod koniec spotkania. Mogą Państwo zebrać opinie i zaprezentować wyniki w czasie rzeczywistym lub przejrzeć je później.

Zacznij od bezpłatnej wersji próbnej lub Zaloguj się teraz, albo wypróbuj nasze zabawne roboty.