Jak radzić sobie z problemami typu „BMW” podczas retrospektyw

W metodologii agile używa się skrótu BMW – i nie mamy tu na myśli firmy Bayerische Motoren Werke, niemieckiej marki luksusowych samochodów znanej na całym świecie.

Mowa tu o sesjach pełnych „narzekań, jęków i marudzenia”, które czasami mają miejsce podczas retrospektyw. Choć bardzo chcielibyśmy wierzyć, że retrospektywy to zawsze sama radość i optymizm, skupione na Manifeście Agile i głównej dyrektywie, nie wszystkie zespoły i spotkania idealnie wpisują się w ten paradygmat.

I proszę zrozumieć, zdajemy sobie sprawę, dlaczego podczas retrospektywy mogą pojawić się „BMW” – jest to moment, w którym zespół analizuje przebieg iteracji i określa działania mające na celu poprawę w przyszłości. 

Chociaż modele BMW będą pojawiać się w różnym stopniu w ramach retrospektyw, ostatnią rzeczą, jakiej by Pan/Pani sobie życzył(a), jest to, by temat ten zdominował Państwa retrospektywę i sprawił, że wszyscy opuszczą spotkanie, skupiając się na niewłaściwych kwestiach.

Jak zatem moglibyśmy znaleźć równowagę między zapewnieniem ludziom możliwości przedstawienia istniejących problemów a uniknięciem sytuacji, w której sprawa przerodziłaby się w kolejną telenowelę?

W serwisie TeamRetro przedstawiamy kilka sposobów na zarządzanie metodą BMW podczas retrospektyw. 

Włączcie swój „zmysł pajęczy”

Mówi się, że lepiej zapobiegać niż leczyć, i w pełni zgadzamy się z tym powiedzeniem! Radzimy scrum masterom, aby wyostrzyli swoją „intuicję” i wyczuli podczas spotkań stand-up oraz rozmów indywidualnych, czy coś się szykuje. Jeśli tak jest, należy zająć się tymi kwestiami przed retrospektywą, tak aby podczas retrospektyw zarządzać problemami typu „BMW” – eliminując je i skupiając się na konstruktywnej informacji zwrotnej.

Zarządzanie metodą BMW podczas retrospektyw z wykorzystaniem przedziału czasowego przeznaczonego na wypowiedzi

Samochody marki BMW są nieuniknione, więc zamiast pozwolić, by ta sytuacja się pogłębiała, proponujemy strategiczne podejście do jej rozwiązania. Oto jak to zrobić:

1. Proszę przeznaczyć jedną minutę podczas sesji podsumowującej na „wyładowanie emocji” – niech członkowie zespołu wygłoszą to, co ich zdenerwowało, co spowodowało utratę koncentracji lub po prostu to, co muszą wyrzucić z siebie. 
2. W aplikacji TeamRetro mogą Państwo skorzystać z funkcji timebox, aby „ustalić” czas trwania. 
3. Wykorzystajcie te informacje do ukierunkowania działań lub rozwiązań albo odłóżcie je na później, jeśli kwestia ta wymaga rozwiązania po zakończeniu retrospektywy. 

Nazywajcie słonia słoniem

Powiedzenie „w pokoju jest słoń” zazwyczaj oznacza, że istnieje oczywisty problem lub trudna sytuacja, o której ludzie nie chcą rozmawiać. Zapewnienie temu „słoniowi” miejsca na liście tematów do omówienia podczas retrospektywy oznacza, że będzie mniej ukrytych kwestii i ukrytych motywów, co da Państwa zespołowi pewność siebie potrzebną do wyrażenia tego, co mają do powiedzenia. 

Zmiana punktu skupienia

Podczas typowej retrospektywy agile zadaje się cztery podstawowe pytania – co poszło dobrze, co poszło gorzej, co chcemy wypróbować w następnej kolejności oraz co nas zastanawia – co skłania zespoły do refleksji nad wynikami ostatniego sprintu oraz nad tym, na jakich działaniach powinny się skupić w przyszłości.

Jeśli uważają Państwo, że ten styl retro to dopiero początek możliwości BMW, to dlaczego nie spróbować nadać swoim modelom retro nieco innego charakteru?

Istnieje Retrospektywa Starfish, która stanowi działanie polegające na gromadzeniu danych, mające na celu pogłębienie refleksji nad stosowanymi praktykami oraz korzyściami, jakie zespół z nich czerpie. Pomaga ona członkom zespołu zrozumieć, jaką wartość przypisują sobie nawzajem w odniesieniu do tych praktyk.

Można też wypróbować retrospektywę „mad sad glad”, która skupia dyskusję na emocjonalnej podróży zespołu podczas poprzedniego sprintu i stanowi doskonały sposób na zidentyfikowanie możliwości poprawy morale zespołu oraz satysfakcji z pracy.

W ramach TeamRetro można przymierzyć i wypróbować o wiele więcej „czapek retro” – WRAP, FLAP oraz Four Ls – warto je wypróbować, aby znaleźć coś nowatorskiego i kreatywnego, co najlepiej zmobilizuje Państwa zespół!

Kolejnym modelem, który warto wypróbować, jest model Circle and Soups autorstwa Diany Larsen, mający na celu pomóc ludziom pogodzić się z tym, na co mają wpływ, a na co nie. 

Dlaczego by nie wypróbować niektórych z tych metod, aby nie tylko zarządzać projektami BMW podczas retrospektyw, ale także dobrze się przy tym bawić!

Zmiana ról Scrum Mastera

Chociaż to zazwyczaj scrum master prowadzi retrospektywy, nie oznacza to, że powinien być jedyną osobą, która się tym zajmuje. 

Zmiana osób prowadzących retrospektywy może przynieść wiele korzyści, między innymi:

• Różnorodne style, które mogą sprawić, że sesje retrospektywne staną się bardziej interesujące, ponieważ zmieniają się w zależności od prowadzącego;
• Daje wszystkim członkom zespołu możliwość przejęcia odpowiedzialności za przeprowadzenie udanego spotkania retrospektywnego dla pozostałych członków zespołu; 
• Rozwój zawodowy wszystkich członków zespołu; 
• Mniej BMW, ponieważ retrospektywy prowadzą członkowie zespołu, z którymi Państwo pracują i współpracują. 

Dane nie kłamią

Jeśli zauważą Państwo, że Państwa retrospektywy tracą na konkretności z powodu nadmiernej ilości „BMW”, jedną z rzeczy, które możemy zasugerować i która, jak zauważyliśmy, sprawdza się dobrze, jest umożliwienie głosowania na poszczególne punkty lub wnioski, na których warto się skupić osobno.

Niezależne głosowanie zapewnia realistyczne podejście, umożliwiając zespołowi podjęcie decyzji, na czym należy się skupić.

Głosowanie można przeprowadzić przy użyciu metod opartych na karteczkach samoprzylepnych, jeśli organizują Państwo retrospektywy stacjonarnie, korzystając ze starych, dobrych karteczek samoprzylepnych. Jeśli natomiast prowadzą Państwo retrospektywy online, my w TeamRetro stworzyliśmy system głosowania „+”, dostępny za jednym kliknięciem przycisku.

Po zebraniu danych proszę się z nimi „porozmawiać”. Wykorzystaj je jako argumenty na poparcie swoich podsumowań retrospektywnych lub skup się na poprawie wyników danych, a nie na samych ludziach. 

Dysponując tymi danymi, wiedzą Państwo już, w jakim kierunku skierować rozmowę oraz jak ukierunkować rozważania na rozwiązywanie problemów i planowanie działań.

Dalsze działania

Realizacja działań wynikających z retrospektywy wymaga przydzielenia zadań poszczególnym członkom zespołu. 

Zgadzając się na podjęcie dalszych działań – czy to w formie oddzielnego spotkania zespołu, indywidualnych rozmów, czy też konsultacji z innymi interesariuszami – Scrum Master może pomóc zespołom w przejęciu odpowiedzialności za punkty poruszane podczas retrospektywy. 

Zarządzaj projektami BMW podczas retrospektyw za pomocą TeamRetro

TeamRetro to narzędzie do przeprowadzania retrospektyw online, przeznaczone dla zespołów pracujących zdalnie i dostosowane do potrzeb przedsiębiorstw. Nasze kreatywne techniki retrospektywne, oparte na jasnych wskazówkach, gwarantują, że Państwa retrospektywy będą owocne – za każdym razem! 

Wypróbuj BEZPŁATNIE już dziś przez 30 dni i sprawdź, czy narzędzie to pomoże Państwu w zarządzaniu metodą BMW podczas retrospektyw.