Jak radzić sobie z problemami typu BMW podczas retrospektyw

W metodologii agile używa się skrótu BMW – i nie mamy tu na myśli firmy Bayerische Motoren Werke, znanej na całym świecie niemieckiej marki luksusowych samochodów.

Mowa tu o sesjach pełnych „narzekań, jęków i marudzenia”, które czasami mają miejsce podczas retrospektyw. Choć bardzo chcielibyśmy wierzyć, że retrospektywy to zawsze samą radość i optymizm, skupione na Manifeście Agile i głównej dyrektywie, nie wszystkie zespoły i spotkania idealnie wpisują się w ten paradygmat.

Proszę zrozumieć, że zdajemy sobie sprawę, dlaczego podczas retrospektywy mogą pojawić się „BMW” – jest to moment, w którym zespół analizuje przebieg danej iteracji i określa działania mające na celu wprowadzenie ulepszeń w przyszłości. 

Chociaż samochody marki BMW będą pojawiać się w różnym stopniu w ramach retrospektyw, ostatnią rzeczą, jakiej by Pan/Pani sobie życzył(a), jest to, by temat ten zdominował Państwa retrospektywę i sprawił, że wszyscy opuszczą spotkanie, skupiając się na niewłaściwych kwestiach.

Jak zatem moglibyśmy znaleźć równowagę między zapewnieniem ludziom możliwości przedstawienia istniejących problemów a uniknięciem sytuacji, w której sprawa przerodziłaby się w kolejną telenowelę?

W TeamRetro przedstawiamy kilka sposobów na zarządzanie metodą BMW podczas retrospektyw. 

Proszę uruchomić „zmysł pajęczy”

Mówi się, że lepiej zapobiegać niż leczyć, i całkowicie zgadzamy się z tym powiedzeniem! Radzimy scrum masterom, aby wyostrzyli swoją „intuicję” i wyczuli podczas Standupów oraz rozmów indywidualnych, czy coś się szykuje. Jeśli tak jest, prosimy o zajęcie się tymi kwestiami przed retrospektywą, tak aby podczas retrospektyw zarządzać problemami typu „BMW” poprzez wyeliminowanie ich i skupienie się na konstruktywnej informacji zwrotnej.

Zarządzanie metodą BMW podczas retrospektyw z wykorzystaniem przedziału czasowego przeznaczonego na wypowiedzi

Samochody marki BMW są nieuniknione, więc zamiast pozwolić, by te emocje się w Państwu kłębiły, proponujemy strategiczny sposób na ich rozładowanie. Oto jak to zrobić:

1. Proszę przeznaczyć jedną minutę podczas retrospektywy na „wyładowanie emocji” – niech członkowie zespołu wyrażą to, co ich zdenerwowało, co spowodowało utratę koncentracji lub po prostu to, co muszą wyrzucić z siebie. 
2. W aplikacji TeamRetro mogą Państwo skorzystać z funkcji „timebox”, aby „ustalić” czas trwania zadania. 
3. Wykorzystajcie te informacje jako punkt odniesienia dla działań lub rozwiązań albo odłóżcie je na później, jeśli kwestia ta wymaga rozstrzygnięcia po zakończeniu retrospektywy. 

czasowymi

zatrzymania i uruchomienia

Nazywajcie słonia słoniem

Powiedzenie „w pokoju jest słoń” zazwyczaj oznacza, że istnieje oczywisty problem lub trudna sytuacja, o której ludzie nie chcą rozmawiać. Zapewnienie temu „słoniowi” miejsca na liście tematów do omówienia podczas spotkania retrospektywnego oznacza, że będzie mniej ukrytych kwestii i ukrytych motywów, co da Państwa zespołowi pewność siebie potrzebną do wyrażenia tego, co należy. 

Zmiana punktu skupienia

Podczas typowej retrospektywy w metodologii agile zadaje się 4 podstawowe pytania – co poszło dobrze, co poszło gorzej, co chcemy wypróbować w następnej kolejności oraz co nas zastanawia – co skłania zespoły do refleksji nad wynikami ostatniego sprintu oraz nad tym, na jakich działaniach powinny się skupić w przyszłości.

w metodologii agile

Jeśli uważają Państwo, że ten styl retro otwiera nowe możliwości dla BMW, to dlaczego by nie spróbować nadać swoim modelom retro nieco innego charakteru?

Istnieje tzw. retrospektywa „Starfish”, która polega na gromadzeniu danych w celu pobudzenia refleksji na temat stosowanych praktyk oraz korzyści, jakie zespół z nich czerpie. Pomaga ona członkom zespołu zrozumieć, jaką wartość przypisują sobie nawzajem w odniesieniu do tych praktyk.

Można też wypróbować retrospektywę „mad, sad, glad”, która skupia dyskusję na emocjonalnej podróży Państwa zespołu podczas poprzedniego sprintu i stanowi doskonały sposób na zidentyfikowanie możliwości poprawy morale zespołu oraz satysfakcji z pracy.

W ramach TeamRetro mają Państwo do wyboru o wiele więcej „czapek” w stylu retro – WRAP, FLAP oraz „cztery L” – warto je wypróbować, aby znaleźć innowacyjne i kreatywne rozwiązanie, które najlepiej zmobilizuje Państwa zespół!

Kolejnym modelem, który warto wypróbować, jest model „Circle and Soups” autorstwa Diany Larsen, mający na celu pomóc ludziom pogodzić się z tym, na co mają wpływ, a na co nie. 

Dlaczego by nie wypróbować niektórych z tych metod, aby nie tylko skutecznie zarządzać projektami BMW podczas retrospektyw, ale także dobrze się przy tym bawić!

Zmiana ról Scrum Mastera

Chociaż to zazwyczaj scrum master prowadzi retrospektywy, nie oznacza to, że powinien być jedyną osobą, która to robi. 

Zmiana osób prowadzących retrospektywy może przynieść wiele korzyści, między innymi:

• Różnorodne style, które mogą sprawić, że sesje retrospektywne będą bardziej interesujące, ponieważ zmieniają się w zależności od prowadzącego;
• Daje wszystkim członkom zespołu możliwość przejęcia odpowiedzialności za przeprowadzenie udanego spotkania retrospektywnego dla pozostałych członków zespołu; 
• Rozwój zawodowy wszystkich członków zespołu; 
• Mniej BMW, ponieważ retrospektywy prowadzą członkowie zespołu, z którymi Państwo współpracują. 

Dane nie kłamią

Jeśli zauważą Państwo, że Państwa retrospektywy stają się nieprecyzyjne z powodu nadmiernej ilości „BMW”, jedną z rzeczy, które możemy zaproponować i która, jak zauważyliśmy, sprawdza się dobrze, jest umożliwienie głosowania nad poszczególnymi punktami lub wnioskami, na których należy się skupić osobno.

Niezależne głosowanie zapewnia autentyczność sytuacji, umożliwiając zespołowi podjęcie decyzji, na czym należy się skupić.

Głosowanie można przeprowadzić przy użyciu metod opartych na samoprzylepnych karteczkach, jeśli organizują Państwo retrospektywy w formie stacjonarnej, korzystając ze starych, dobrych karteczek samoprzylepnych. Jeśli natomiast organizują Państwo retrospektywy online, my w TeamRetro stworzyliśmy system głosowania „+”, dostępny za jednym kliknięciem przycisku.

Po zebraniu danych proszę się z nimi „porozmawiać”. Proszę wykorzystać je jako argumenty na poparcie Państwa podsumowań retrospektywnych lub skupić się na poprawie wyników danych, a nie na samych ludziach. 

Dysponując tymi danymi, wiedzą Państwo już, w jakim kierunku należy skierować rozmowę oraz jak ukierunkować tok myślenia na rozwiązywanie problemów i planowanie działań.

Dalsze działania

Realizacja działań wynikających z retrospektywy wymaga przydzielenia zadań poszczególnym członkom zespołu. 

Zgadzając się na podjęcie dalszych działań – czy to w formie oddzielnego spotkania zespołu, indywidualnych rozmów, czy też w porozumieniu z innymi interesariuszami – Scrum Master może pomóc zespołom w przejęciu odpowiedzialności za punkty poruszane podczas retrospektywy. 

Zarządzaj projektami BMW podczas retrospektyw za pomocą TeamRetro

TeamRetro to narzędzie do przeprowadzania retrospektyw online, przeznaczone dla zespołów pracujących zdalnie i dostosowane do potrzeb przedsiębiorstw. Nasze kreatywne techniki retrospektywne, oparte na wskazówkach, gwarantują, że Państwa retrospektywy będą wartościowe – za każdym razem! 

Wypróbuj tę usługę BEZPŁATNIE przez 30 dni już dziś i sprawdź, czy pomoże Państwu w zarządzaniu metodą BMW podczas retrospektyw.