Come gestire i BMW nelle vostre retrospettive

Nell’ambito dell’agile si utilizza un acronimo – BMW – e non ci riferiamo alla Bayerische Motoren Werke, il marchio tedesco di auto di lusso ben noto in tutto il mondo.

Stiamo parlando della sessione dedicata alle “lamentele, piagnistei e proteste” che talvolta può verificarsi durante le retrospettive. Per quanto ci piacerebbe credere che le retrospettive siano sempre un’esperienza idilliaca, incentrata sul Manifesto Agile e sulla Direttiva Primaria, non tutti i team e le riunioni rientrano perfettamente in questo paradigma.

E, vedete, comprendiamo perché possano verificarsi situazioni di tipo “BMW” durante una retrospettiva – un momento in cui un team riflette su quanto accaduto nel ciclo di lavoro e individua le azioni da intraprendere per migliorare in futuro. 

Sebbene le BMW siano presenti, in misura più o meno marcata, nelle retrospettive, l’ultima cosa che desiderate è che esse prendano il sopravvento sulla vostra retrospettiva e che tutti lascino la riunione con un’attenzione mal riposta.

Come potremmo quindi trovare un equilibrio tra l’offrire alle persone l’opportunità di esporre quali siano i problemi senza che la situazione si trasformi nell’ennesima telenovela?

Qui a TeamRetro vi proponiamo alcuni suggerimenti su come gestire il metodo BMW nelle retrospettive. 

Attivino il “sesto senso”

Si dice che prevenire sia meglio che curare e noi condividiamo pienamente questo detto! Consigliamo agli Scrum Master di affinare il proprio “sesto senso” e di cogliere, durante gli Standup e gli incontri individuali, eventuali segnali che qualcosa non va. Se così fosse, affrontate tali questioni prima della retrospettiva, in modo da gestire il BMW (problemi, lamentele e critiche) durante le retrospettive, escludendo gli elementi negativi e mantenendo il feedback costruttivo.

Gestire BMW nelle retrospettive utilizzando un timebox per un soapbox

Le BMW sono praticamente inevitabili e, anziché lasciare che la situazione si aggravi, vi suggeriamo un modo per gestirla in modo strategico. Ecco come:

1. Riservate un minuto durante la vostra retrospettiva per “sfogarsi”: consentite ai membri del vostro team di esprimere qualcosa che li ha fatti arrabbiare, che ha distolto la loro attenzione o che semplicemente hanno bisogno di togliersi dallo stomaco. 
2. È possibile utilizzare la funzione “timebox” di TeamRetro per “fissare” la durata. 
3. E utilizzate tali informazioni per orientare le azioni o le soluzioni, oppure accantonatele qualora la questione debba essere risolta dopo la riunione retrospettiva. 

di tempo

di avvio e arresto]

Chiamate un elefante “elefante”

L’espressione «c’è un elefante nella stanza» indica solitamente che esiste un problema evidente o una situazione difficile di cui le persone non vogliono parlare. Dare a questo «elefante» lo spazio per essere inserito tra gli argomenti da discutere significa che ci saranno meno questioni nascoste e secondi fini, infondendo al Suo team la fiducia necessaria per esprimere ciò che deve dire. 

Cambiare il punto focale

Una tipica retrospettiva agile pone quattro domande fondamentali – cosa è andato bene, cosa è andato meno bene, cosa vogliamo provare in seguito e cosa ci lascia perplessi – che inducono i team a riflettere sui risultati dell’ultimo sprint e sulle azioni su cui dovrebbero concentrarsi in seguito.

agili tipiche

Se ritiene che questo stile retrò stia aprendo le porte alla BMW, perché non provare a dare un tocco diverso ai Suoi modelli retrò?

Esiste la “Starfish Retrospettiva”, un’attività di raccolta dati volta a stimolare la riflessione sulle pratiche adottate e sul valore che il team ne ricava. Essa aiuta i membri del team a comprendere il valore che ciascuno attribuisce a tali pratiche.

Oppure provi la retrospettiva “mad, sad, glad”, che incentra la discussione sul percorso emotivo del Suo team durante lo sprint precedente e rappresenta un ottimo modo per individuare opportunità volte a migliorare il morale del team e la soddisfazione lavorativa.

Con TeamRetro ci sono molti altri cappelli retrò da indossare e provare – WRAP, FLAP e le Quattro L – li provi per trovare qualcosa di innovativo e creativo che coinvolga al meglio il suo team!

Un altro modello da provare è quello denominato “Circle and Soups” di Diana Larsen, che aiuta le persone a distinguere ciò su cui possono influire da ciò su cui non possono influire. 

Perché non provare alcuni di questi stili, non solo per gestire le BMW nelle retrospettive, ma anche per divertirsi un po’!

Alternare i ruoli di Scrum Master

Sebbene sia solitamente lo Scrum Master a condurre le retrospettive, ciò non significa che debba essere l’unico a farlo. 

Cambiare i facilitatori delle retrospettive può comportare numerosi vantaggi, tra cui:

• Stili diversi che potrebbero rendere le sessioni di retrospettiva più stimolanti, poiché variano a seconda del facilitatore;
• Offre a tutti i membri del team l’opportunità di assumersi la responsabilità di condurre una retrospettiva di successo per i propri colleghi; 
• Sviluppo professionale per tutti i membri del team; 
• Meno BMW, poiché sono i membri del team con cui lavorate e collaborate a occuparsi delle sessioni di retrospettiva. 

I dati non mentono

Se notate che le vostre retrospettive perdono di focalizzazione a causa di un eccesso di “BMW”, un suggerimento che possiamo darvi e che abbiamo visto funzionare bene è quello di consentire una votazione sugli argomenti o sugli insegnamenti su cui concentrarsi in modo specifico.

Il voto indipendente garantisce la massima obiettività, consentendo al team di decidere su quali aspetti concentrarsi.

La votazione può avvenire utilizzando il metodo dei post-it adesivi, qualora stiate conducendo le retrospettive di persona con i classici post-it. Oppure, se state svolgendo le vostre retrospettive online, noi di TeamRetro abbiamo creato un sistema di voto “+”, accessibile con un semplice clic.

Una volta raccolti i dati, analizzateli attentamente. Utilizzateli come elementi a sostegno delle vostre sessioni di retrospettiva oppure concentratevi sul miglioramento dei risultati dei dati piuttosto che sulle persone. 

Con questi dati a disposizione, ora sapete in quale direzione orientare la conversazione e come orientare la riflessione verso la risoluzione dei problemi e la pianificazione delle azioni.

Aggiornamento

Per dare seguito alle azioni da intraprendere emerse dalla retrospettiva, è necessario delegare i compiti a ciascun membro del team. 

Accettando di dare seguito alla questione, sia attraverso una riunione separata del team, sia tramite incontri individuali, sia con altre parti interessate, lo Scrum Master può aiutare i team ad assumersi la responsabilità dei punti emersi durante la retrospettiva. 

Gestite BMW nelle retrospettive con TeamRetro

TeamRetro è uno strumento online per le retrospettive, pensato per le aziende e destinato ai team che lavorano da remoto. Le nostre tecniche di retrospettiva guidate e creative garantiscono che le vostre retrospettive siano sempre proficue – ogni singola volta! 

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