Comment gérer les « BMW » lors de vos rétrospectives

Il existe un acronyme utilisé dans le domaine de l’agile – BMW – et nous ne faisons pas ici référence à Bayerische Motoren Werke, la marque allemande de voitures de luxe mondialement connue.

Nous parlons ici de ces moments où l’on « râle, se plaint et gémit », qui peuvent parfois survenir lors des rétrospectives. Même si nous aimerions croire que les rétrospectives sont toujours un long fleuve tranquille, centrées sur le Manifeste Agile et la directive principale, toutes les équipes et toutes les réunions ne s’inscrivent pas forcément parfaitement dans ce modèle.

Et vous savez, nous comprenons pourquoi des « BMW » peuvent survenir lors d’une rétrospective – un moment où une équipe fait le point sur ce qui s’est passé au cours de l’itération et identifie les mesures à prendre pour s’améliorer à l’avenir. 

Même si les BMW seront présentes, à des degrés divers, dans les rétrospectives, la dernière chose que vous souhaitez, c’est qu’elles détournent l’attention de votre rétrospective et que tout le monde quitte votre réunion en se concentrant sur le mauvais sujet.

Comment pourrions-nous donc trouver un juste équilibre entre donner aux gens la possibilité d’exprimer leurs problèmes sans que cela ne se transforme en un nouveau feuilleton à l’eau de rose ?

Chez TeamRetro, nous vous proposons quelques méthodes pour gérer le BMW lors des rétrospectives. 

Activez votre « sixième sens »

On dit souvent que mieux vaut prévenir que guérir, et nous sommes tout à fait d’accord avec ce dicton ! Nous conseillons aux Scrum Masters de faire appel à leur « sixième sens » et de détecter, lors des Standups et des entretiens individuels, si quelque chose se prépare. Si c’est le cas, abordez ces problèmes avant la rétrospective afin de gérer les « BMW » lors de celle-ci en les écartant et en privilégiant les retours constructifs.

Gérez BMW lors des rétrospectives en utilisant une « timebox » pour une « soapbox »

Les BMW sont pratiquement inévitables, et plutôt que de laisser la situation s’envenimer, nous vous proposons une manière de la gérer de façon stratégique. Voici comment :

1. Prévoyez une minute lors de votre rétrospective pour « se défouler » : laissez les membres de votre équipe exprimer ce qui les a mis en colère, leur a fait perdre leur concentration ou qu’ils ont simplement besoin de se débarrasser d’un poids. 
2. Vous pouvez utiliser la fonctionnalité « timebox » de TeamRetro pour « fixer » la durée. 
3. Et utilisez ces informations pour orienter vos actions ou trouver des solutions, ou bien mettez-les de côté si le problème doit être résolu après la rétrospective. 

imposés

de démarrage et d’arrêt

Appelez un éléphant par son nom

L’expression « il y a un éléphant dans la pièce » signifie généralement qu’il existe un problème évident ou une situation délicate dont personne ne souhaite parler. En accordant à cet « éléphant » une place parmi les sujets de discussion lors de la rétrospective, vous réduisez le nombre de problèmes et d’intentions cachées, ce qui donne à votre équipe la confiance nécessaire pour exprimer ce qu’elle a à dire. 

Changer de sujet

Une rétrospective agile typique pose quatre questions fondamentales : « Qu’est-ce qui s’est bien passé ? », « Qu’est-ce qui s’est moins bien passé ? », « Que souhaitons-nous essayer ensuite ? » et « Qu’est-ce qui nous laisse perplexes ? ». Cela amène les équipes à réfléchir aux résultats du dernier sprint et aux actions sur lesquelles elles devraient se concentrer ensuite.

agiles typiques

Si vous trouvez que ce style rétro vous fait découvrir l’univers BMW, pourquoi ne pas envisager de changer de registre avec vos modèles rétro ?

Il y a la rétrospective « Starfish », qui consiste en une activité de collecte de données visant à favoriser la réflexion sur les pratiques et la valeur que l’équipe en tire. Elle aide les membres de l’équipe à comprendre la valeur que chacun attribue à ces pratiques.

Ou essayez la rétrospective « mad, sad, glad », qui axe la discussion sur le parcours émotionnel de votre équipe au cours du sprint précédent ; c’est un excellent moyen d’identifier les possibilités d’améliorer le moral de l’équipe et la satisfaction professionnelle.

Il existe bien d’autres « chapeaux » rétro à enfiler et à tester avec TeamRetro – WRAP, FLAP et les « quatre L » – n’hésitez pas à les essayer pour découvrir des approches innovantes et créatives qui sauront motiver au mieux votre équipe !

Un autre modèle à tester est celui de Diana Larsen, intitulé « Circle and Soups », qui aide les gens à faire la distinction entre ce sur quoi ils peuvent agir et ce sur quoi ils n’ont aucune influence. 

Pourquoi ne pas essayer certaines de ces méthodes, non seulement pour gérer BMW lors des rétrospectives, mais aussi pour vous amuser !

Changer de rôle de Scrum Master

Même si c’est généralement le Scrum Master qui anime les rétrospectives, cela ne signifie pas pour autant qu’il doive être le seul à le faire. 

Le fait de changer d’animateurs pour les rétrospectives peut présenter de nombreux avantages, notamment :

• Différents styles qui pourraient rendre les rétrospectives plus passionnantes, car elles varient selon chaque animateur ;
• Permet à tous les membres de l’équipe d’assumer la responsabilité d’organiser une rétrospective réussie pour leurs collègues ; 
• Le développement professionnel de tous les membres de l’équipe ; 
• Moins de BMW, car ce sont les membres de l’équipe avec lesquels vous travaillez et collaborez qui animent les rétrospectives. 

Les données ne mentent pas

Si vous constatez que vos rétrospectives manquent de cohérence en raison d’un excès de « BMW », nous pouvons vous suggérer une solution qui a fait ses preuves : permettre aux participants de voter pour des points ou des enseignements à approfondir de manière spécifique.

Le vote indépendant permet de garder les pieds sur terre et donne à l’équipe la possibilité de décider sur quoi elle doit se concentrer.

Le vote peut se faire à l’aide de post-it si vous organisez vos rétrospectives en présentiel avec les bons vieux post-it. Sinon, si vous organisez vos rétrospectives en ligne, chez TeamRetro, nous avons mis au point un système de vote « + », accessible d’un simple clic.

Une fois que vous aurez collecté les données, analysez-les. Utilisez-les comme éléments probants pour étayer vos rétrospectives ou concentrez-vous sur l’amélioration des résultats obtenus à partir des données plutôt que sur les personnes. 

Grâce à ces données, vous savez désormais dans quelle direction orienter la conversation et comment orienter la réflexion vers la résolution des problèmes et l’élaboration d’un plan d’action.

Suivi

Pour assurer le suivi des actions à mener issues de la rétrospective, il convient de déléguer des tâches à chaque membre de l’équipe. 

En acceptant d’assurer le suivi, que ce soit dans le cadre d’une réunion d’équipe distincte, d’entretiens individuels ou avec d’autres parties prenantes, le Scrum Master peut aider les équipes à s’approprier les points soulevés lors de la rétrospective. 

Gérez BMW lors des rétrospectives avec TeamRetro

TeamRetro est un outil de rétrospective en ligne destiné aux entreprises et conçu pour les équipes travaillant à distance. Nos techniques de rétrospective guidées et créatives vous garantissent des rétrospectives fructueuses, à chaque fois ! 

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