Hoe u de BMW's in uw retrospectives kunt beheren

In agile wordt een afkorting gebruikt – BMW – en dan bedoelen we niet Bayerische Motoren Werke, het wereldwijd bekende Duitse merk van luxeauto’s.

We hebben het over de ‘zeur-, klaag- en mopper-sessie’ die soms tijdens retrospectives kan plaatsvinden. Hoe graag we ook zouden willen geloven dat retrospectives altijd rozengeur en maneschijn zijn, met de nadruk op het Agile Manifesto en de Prime Directive, niet alle teams en vergaderingen passen naadloos in dit plaatje.

En kijk, we begrijpen wel waarom er tijdens een retrospective soms dingen misgaan – een moment waarop een team terugblikt op wat er tijdens de iteratie is gebeurd en maatregelen vaststelt om in de toekomst verbeteringen door te voeren. 

Hoewel BMW’s in retrospectives in verschillende mate aan bod zullen komen, is het laatste wat u wilt dat het uw retrospectie gaat domineren en dat iedereen uw vergadering met de verkeerde focus verlaat.

Hoe kunnen we dan een evenwicht vinden tussen het bieden van de mogelijkheid aan mensen om hun problemen te delen, zonder dat dit uitmondt in een nieuwe soap?

Hier bij TeamRetro delen we enkele manieren om BMW in retrospectives te behandelen. 

Schakel uw ‘spidey sense’ in

Men zegt dat voorkomen beter is dan genezen, en daar zijn wij het helemaal mee eens! Wij raden scrummasters aan om hun ‘spidey senses’ in te schakelen en tijdens de stand-ups en één-op-één-gesprekken aan te voelen of er iets broeit. Als dat het geval is, pak die kwesties dan aan vóór de retrospective, zodat u tijdens retrospectives BMW kunt beheren door deze kwesties buiten de deur te houden en de constructieve feedback binnen te houden.

Beheer BMW tijdens retrospectieven met een tijdslimiet voor een spreekbeurt

BMW’s zijn vrijwel onvermijdelijk, en in plaats van alles op u in te laten werken, stellen wij voor dat er een manier is om dit op een strategische manier te laten uitwerken. Dit is hoe:

1. Reserveer tijdens uw retro één minuut om even „los te laten“ – geef uw team de kans om iets te uiten waar ze boos over zijn, waardoor ze hun focus kwijt zijn geraakt of dat ze gewoon even van zich af moeten praten. 
2. U kunt de timebox-functie in TeamRetro gebruiken om de tijdsduur vast te leggen. 
3. En gebruik de informatie om uw acties of oplossingen daarop af te stemmen, of zet het opzij als het pas na de retro opgelost hoeft te worden. 

Noem een olifant een olifant

De uitdrukking „er staat een olifant in de kamer“ betekent doorgaans dat er een duidelijk probleem of een lastige situatie is waarover mensen niet willen praten. Door deze „olifant“ de ruimte te geven om op de agenda voor de terugblik te worden geplaatst, zullen er minder verborgen kwesties en verborgen agenda’s zijn, waardoor uw team het vertrouwen krijgt om te zeggen wat er gezegd moet worden. 

De focus verleggen

Tijdens een typische Agile Retrospective worden vier basisvragen gesteld – wat ging er goed, wat ging er minder goed, wat willen we de volgende keer proberen en waar lopen we tegenaan – waardoor teams gaan nadenken over de resultaten van de afgelopen sprint en op welke acties zij zich vervolgens moeten richten.

Als u vindt dat deze retrostijl de deur naar BMW opent, waarom zou u dan niet eens overwegen om uw retro-modellen eens in een heel ander jasje te steken?

Er is de Starfish Retrospective, – een activiteit waarbij gegevens worden verzameld om het denken over werkwijzen en de waarde die het team daaruit haalt te stimuleren. Het helpt teamleden om inzicht te krijgen in hoe elkaar de waarde van dergelijke werkwijzen ervaren.

Of probeer eens de mad sad glad-retrospective, die de discussie richt op de emotionele reis die uw team tijdens de afgelopen sprint heeft doorgemaakt, en een uitstekende manier is om mogelijkheden te ontdekken om het moreel en de werktevredenheid van het team te verbeteren.

Er zijn nog veel meer retro-hoeden die u kunt opzetten en uitproberen met TeamRetro – WRAP, FLAP en de Four Ls – probeer ze eens uit voor een innovatieve en creatieve activiteit die uw team optimaal zal boeien!

Een ander model dat u ook eens kunt uitproberen, is het Circle and Soups-model van Diana Larsen, dat mensen helpt om te leren omgaan met de dingen waarop ze wel en geen invloed hebben. 

Waarom probeert u deze werkwijzen niet eens uit, niet alleen om BMW in retrospectives te behandelen, maar ook om er plezier aan te beleven!

Van Scrum Master-rol wisselen

Hoewel een scrummaster doorgaans de retrospectieven leidt, betekent dit niet dat hij of zij de enige is die dit zou moeten doen. 

Het afwisselen van de facilitators bij retrospectives kan tal van voordelen bieden, waaronder:

• Verschillende stijlen die retrospectieven boeiender kunnen maken, aangezien deze per facilitator verschillen;
• Biedt alle teamleden de kans om de verantwoordelijkheid op zich te nemen voor het organiseren van een succesvolle retro voor hun teamgenoten; 
• Professionele ontwikkeling voor alle teamleden; 
• Minder BMW, omdat de teamleden met wie u samenwerkt de terugblikken leiden. 

Cijfers liegen niet

Als u merkt dat uw retrospectives hun focus verliezen door te veel BMW, is er één ding dat wij kunnen voorstellen en waarvan wij hebben gezien dat het goed werkt: laat de deelnemers stemmen op punten of lessen waar ze zich afzonderlijk op willen richten.

Door onafhankelijk te stemmen blijft het realistisch, waardoor het team kan bepalen waar de aandacht naartoe moet gaan.

Als u uw retrospectieven fysiek houdt met behulp van de goede oude post-its, kunt u stemmen via de ‘sticky dot’-methode. Als u uw retrospectieven daarentegen online houdt, hebben wij bij TeamRetro een ‘+ stem’-systeem ontwikkeld dat met één muisklik toegankelijk is.

Zodra u de gegevens hebt verzameld, moet u erover praten. Gebruik ze als onderbouwing voor uw terugblikken of richt u op het verbeteren van de resultaten in plaats van op de mensen. 

Met deze gegevens in handen weet u nu in welke richting u het gesprek kunt sturen en hoe u de aandacht kunt verleggen naar het oplossen van problemen en het opstellen van een actieplan.

Vervolg

Om de actiepunten uit de retrospectieve sessie op te volgen, moeten taken aan elk teamlid worden toegewezen. 

Door af te spreken dat er een vervolg komt in de vorm van een aparte teamvergadering, individuele gesprekken of overleg met andere belanghebbenden, kan de Scrum Master teams helpen om verantwoordelijkheid te nemen voor hun retro-punten. 

Beheer BMW in retrospectieven met TeamRetro

TeamRetro is een voor bedrijven geschikte online tool voor retrospectieven, speciaal ontworpen voor teams die op afstand werken. Dankzij onze gestructureerde en creatieve technieken voor retrospectieven zijn uw retrospectieven altijd de moeite waard – elke keer weer! 

Probeer het vandaag nog 30 dagen GRATIS en ontdek of het u kan helpen bij het beheren van BMW tijdens retrospectieven.