Hoe u de BMW’s in uw retrospectieven kunt aanpakken

Er wordt in agile een afkorting gebruikt – BMW – en daarmee bedoelen wij niet Bayerische Motoren Werke, het Duitse merk van luxeauto’s dat wereldwijd bekend is.

We hebben het over de „Bitching, Moaning, Whinging“-sessie die soms tijdens retrospectives kan plaatsvinden. Hoe graag we ook zouden willen geloven dat retrospectives altijd rozengeur en maneschijn zijn, met de nadruk op het Agile Manifesto en de Prime Directive, zullen niet alle teams en vergaderingen naadloos in dit paradigma passen.

En kijk, we begrijpen wel waarom er tijdens een retrospective soms „BMW’s“ kunnen voorkomen – een moment waarop een team terugblikt op wat er tijdens de iteratie is gebeurd en maatregelen vaststelt om in de toekomst verbeteringen door te voeren. 

Hoewel BMW’s in verschillende mate in retrospectives zullen voorkomen, is het laatste wat u wilt dat het uw retrospectief gaat domineren en dat iedereen uw vergadering verlaat met de verkeerde focus.

Hoe kunnen we dan een evenwicht vinden tussen het bieden van de mogelijkheid aan de mensen om hun problemen te delen, zonder dat dit uitmondt in de volgende soap?

Hier bij TeamRetro delen wij enkele manieren om BMW in retrospectives te behandelen. 

Schakel uw „spidey sense“ in

Men zegt dat voorkomen beter is dan genezen, en wij zijn het daar volledig mee eens! Wij raden scrummasters aan om hun „spidey senses“ in te schakelen en tijdens de stand-ups en één-op-één-gesprekken aan te voelen of er iets broeit. Als dat het geval is, pak die kwesties dan vóór de retrospective aan, zodat u tijdens retrospectives BMW kunt beheersen door negatieve opmerkingen buiten de deur te houden en constructieve feedback juist te stimuleren.

Beheer BMW tijdens retrospectieven met een timebox voor een soapbox

BMW’s zijn vrijwel onvermijdelijk, en in plaats van alles op u te laten inwerken, stellen wij voor dat er een manier is om dit op strategische wijze te laten uitwerken. Dit gaat als volgt:

1. Reserveer één minuut tijdens uw retro om even „los te laten“ – geef uw team de kans om iets te uiten waar ze boos over zijn, waardoor ze hun concentratie verliezen of dat ze gewoon even van zich af moeten praten. 
2. U kunt de timebox-functie in TeamRetro gebruiken om de tijdsduur „vast te leggen”. 
3. En gebruik de informatie om uw acties of oplossingen daarop af te stemmen, of zet het opzij als het pas na de retro opgelost hoeft te worden. 

Noem een olifant een olifant

Het gezegde „er staat een olifant in de kamer“ betekent doorgaans dat er een voor de hand liggend probleem of een lastige situatie is waarover men niet wil praten. Door deze „olifant“ de ruimte te geven om op de lijst met terugblikonderwerpen te worden opgenomen, zullen er minder verborgen kwesties en verborgen agenda’s zijn, waardoor uw team het vertrouwen krijgt om te zeggen wat er gezegd moet worden. 

De focus verleggen

Tijdens een typische Agile Retrospective worden vier basisvragen gesteld – wat ging er goed, wat ging er minder goed, wat willen we de volgende keer proberen en wat houdt ons bezig – waardoor teams gaan nadenken over de resultaten van de afgelopen sprint en op welke acties zij zich vervolgens moeten richten.

Als u vindt dat deze retrostijl de deur naar BMW opent, waarom zou u dan niet eens overwegen om uw retro-modellen eens op een andere manier te benaderen?

Zo is er de Starfish Retrospective, – een activiteit waarbij gegevens worden verzameld om het nadenken over werkwijzen en de waarde die het team daaruit haalt te stimuleren. Het helpt teamleden om inzicht te krijgen in de waarde die elkaars aan dergelijke werkwijzen toekennen.

Of probeer eens de mad sad glad retrospective, waarbij de discussie draait om de emotionele ontwikkeling van uw team tijdens de afgelopen sprint; dit is een uitstekende manier om mogelijkheden te ontdekken om het moreel van het team en de werktevredenheid te verbeteren.

Er zijn nog veel meer retro-hoeden die u kunt opzetten en uitproberen met TeamRetro – WRAP, FLAP en de Four Ls – probeer ze eens uit voor iets vernieuwends en creatiefs dat uw team optimaal zal motiveren!

Een ander model dat u ook eens kunt uitproberen, is het Circle and Soups-model van Diana Larsen, dat mensen helpt om te leren omgaan met de zaken waarop zij wel en geen invloed hebben. 

Waarom zou u deze werkwijzen niet eens uitproberen, niet alleen om BMW in retrospectives te behandelen, maar ook om er plezier aan te beleven!

Van Scrum Master-rol wisselen

Hoewel een scrummaster doorgaans de retrospectieven leidt, betekent dit niet dat hij of zij de enige is die dit zou moeten doen. 

Het afwisselen van de begeleiders bij retrospectives kan tal van voordelen bieden, waaronder:

• Verschillende stijlen die retro’s wellicht boeiender maken, aangezien deze per begeleider verschillen;
• Biedt alle teamleden de kans om verantwoordelijkheid te nemen voor het organiseren van een succesvolle retro voor hun teamgenoten; 
• Professionele ontwikkeling voor alle teamleden; 
• Minder BMW, omdat de teamleden met wie u samenwerkt de terugblikken leiden. 

Cijfers liegen niet

Mocht u merken dat uw retrospectives hun focus verliezen door te veel BMW, dan is er één ding dat wij kunnen voorstellen en waarvan wij hebben gezien dat het goed werkt: de mogelijkheid bieden om te stemmen op punten of leerpunten waarop men zich afzonderlijk kan concentreren.

Onafhankelijk stemmen zorgt ervoor dat de zaken realistisch blijven, waardoor het team zelf kan bepalen waar de nadruk moet liggen.

Stemmen kan met behulp van de ‘sticky dot’-methode als u uw retro’s fysiek houdt met de goede oude post-it-briefjes. Of, als u uw retro’s online houdt, hebben wij bij TeamRetro een +-stemsysteem ontwikkeld dat met één muisklik toegankelijk is.

Zodra u de gegevens hebt verzameld, ga er dan mee aan de slag. Gebruik ze als onderbouwing voor uw retrospectieven of richt u op het verbeteren van de resultaten van de gegevens in plaats van op de mensen. 

Met deze gegevens in handen weet u nu in welke richting u het gesprek kunt sturen en hoe u de aandacht kunt verleggen naar het oplossen van problemen en het opstellen van een actieplan.

Vervolg

Om de actiepunten uit de retrospectieve sessie op te volgen, moeten taken aan elk teamlid worden gedelegeerd. 

Door af te spreken dat er een vervolg komt – hetzij in de vorm van een aparte teamvergadering, individuele gesprekken of overleg met andere belanghebbenden – kan de Scrum Master teams helpen om verantwoordelijkheid te nemen voor hun retro-punten. 

Beheer BMW tijdens retrospectieven met TeamRetro

TeamRetro is een voor bedrijfsgebruik geschikte online tool voor retrospectieven, speciaal bedoeld voor teams die op afstand werken. Dankzij onze gestructureerde en creatieve technieken voor retrospectieven zijn uw retrospectieven altijd de moeite waard – elke keer weer! 

Probeer het vandaag nog 30 dagen GRATIS en ontdek of het u kan helpen bij het beheren van BMW tijdens retrospectieven.