Hoe u de BMW’s in uw retrospectieven kunt aanpakken

Er wordt in agile een afkorting gebruikt – BMW – en daarmee bedoelen wij niet Bayerische Motoren Werke, het Duitse merk van luxeauto’s dat wereldwijd bekend is.

We hebben het over de „Bitching, Moaning, Whinging“-sessie die soms tijdens retrospectives kan plaatsvinden. Hoe graag we ook zouden willen geloven dat retrospectives altijd rozengeur en maneschijn zijn, met de nadruk op het Agile Manifesto en de Prime Directive, zullen niet alle teams en vergaderingen naadloos in dit paradigma passen.

En kijk, wij begrijpen wel waarom er tijdens een retrospective „BMW’s” kunnen voorkomen – een moment waarop een team terugblikt op wat er tijdens de iteratie is gebeurd en maatregelen vaststelt om in de toekomst verbeteringen door te voeren. 

Hoewel BMW’s in verschillende mate in retrospectives zullen voorkomen, is het laatste wat u wilt dat het uw retrospectie gaat domineren en dat iedereen uw vergadering verlaat met de verkeerde focus.

Hoe kunnen wij dan een evenwicht vinden tussen het bieden van de mogelijkheid aan de mensen om hun problemen te delen, zonder dat dit uitmondt in de volgende soap?

Hier bij TeamRetro delen wij enkele manieren om BMW in retrospectives te behandelen. 

Schakel uw „spidey sense“ in

Men zegt dat voorkomen beter is dan genezen, en wij zijn het volledig eens met dit gezegde! Wij raden scrummasters aan om hun „spidey senses“ aan te zetten en tijdens de Standups en één-op-één-gesprekken aan te voelen of er iets op komst is. Als dat het geval is, pak die kwesties dan vóór de retro aan, zodat u BMW in retrospectives kunt beheersen door deze buiten de deur te houden en de constructieve feedback binnen te houden.

Beheer BMW tijdens retrospectieven met een timebox voor een soapbox

BMW’s zijn vrijwel onvermijdelijk, en in plaats van alles op u in te laten werken, stellen wij voor dat er een manier is om dit op een strategische manier te benaderen. Dit gaat als volgt:

1. Reserveer één minuut tijdens uw retro om „even los te laten“ – geef uw team de gelegenheid om iets te uiten waarover zij zich hebben geërgerd, waardoor zij hun focus zijn kwijtgeraakt of dat zij gewoon even van zich af willen praten. 
2. U kunt de timebox-functie in TeamRetro gebruiken om de tijdsduur „vast te leggen”. 
3. En gebruik de informatie om uw acties of oplossingen daarop af te stemmen, of zet deze opzij indien de kwestie pas na de retro moet worden opgelost. 

Noem een olifant een olifant

Het gezegde „er staat een olifant in de kamer” betekent doorgaans dat er een voor de hand liggend probleem of een lastige situatie is waarover men niet wil praten. Door deze „olifant” de ruimte te geven om op de lijst met te bespreken onderwerpen te worden opgenomen, zullen er minder verborgen kwesties en verborgen agenda’s zijn, waardoor uw team het vertrouwen krijgt om te zeggen wat er gezegd moet worden. 

De focus verleggen

Tijdens een typische agile retrospective worden vier basisvragen gesteld – wat ging er goed, wat ging er minder goed, wat willen we de volgende keer proberen en waar lopen we tegenaan – waardoor teams worden aangezet tot nadenken over de resultaten van de afgelopen sprint en over de acties waarop zij zich vervolgens moeten richten.

Als u vindt dat deze retrostijl de deur naar BMW opent, waarom zou u dan niet eens overwegen om uw retro-modellen eens op een andere manier te benaderen?

Er is de Starfish retrospective, een activiteit waarbij gegevens worden verzameld om het nadenken over werkwijzen en de waarde die het team daaruit haalt te stimuleren. Dit helpt teamleden om inzicht te krijgen in de waarde die elkaars werkwijzen hebben.

Of probeer eens de ‘mad, sad, glad’-retrospective, waarbij de discussie draait om de emotionele reis die uw team tijdens de afgelopen sprint heeft doorgemaakt; dit is een uitstekende manier om mogelijkheden te ontdekken om het moreel van het team en de werktevredenheid te verbeteren.

Er zijn nog veel meer retro-hoeden die u kunt opzetten en uitproberen met TeamRetro – WRAP, FLAP en de Vier L’s – probeer ze eens uit voor iets vernieuwends en creatiefs dat uw team optimaal zal motiveren!

Een ander model dat u ook eens kunt uitproberen, is het ‘Circle and Soups’-model van Diana Larsen, dat mensen helpt om te leren omgaan met de zaken waarop zij wel en geen invloed hebben. 

Waarom zou u deze werkwijzen niet eens uitproberen, niet alleen om BMW tijdens retrospectives te begeleiden, maar ook om er plezier aan te beleven!

Van Scrum Master-rol wisselen

Hoewel een scrummaster doorgaans de retrospectieven leidt, betekent dit niet dat hij of zij de enige is die dit zou moeten doen. 

Het afwisselen van de begeleiders bij retrospectives kan vele voordelen opleveren, waaronder:

• Verschillende stijlen die retro’s wellicht boeiender maken, aangezien deze per begeleider verschillen;
• Biedt alle teamleden de kans om verantwoordelijkheid te nemen voor het organiseren van een succesvolle retro voor hun teamgenoten; 
• Professionele ontwikkeling voor alle teamleden; 
• Minder BMW, omdat de teamleden met wie u samenwerkt en samenwerkt de terugblikken leiden. 

Cijfers liegen niet

Mocht u merken dat uw retrospectives hun focus verliezen door te veel BMW, dan is er één ding dat wij kunnen voorstellen en waarvan wij hebben gezien dat het goed werkt: zorg ervoor dat er gestemd kan worden op punten of leerpunten waarop apart aandacht kan worden besteed.

Onafhankelijk stemmen zorgt ervoor dat de zaken realistisch blijven, waardoor het team kan bepalen waar de nadruk moet liggen.

Stemmen kan met behulp van de ‘sticky dot’-methode als u uw retrospectieven fysiek houdt met de vertrouwde post-it-briefjes. Of, als u uw retrospectieven online houdt, hebben wij bij TeamRetro een ‘+’-stemsysteem ontwikkeld dat met één muisklik toegankelijk is.

Zodra u de gegevens hebt verzameld, moet u erover praten. Gebruik ze als onderbouwing voor uw terugblikken of richt u op het verbeteren van de resultaten van de gegevens in plaats van op de mensen. 

Met deze gegevens in handen weet u nu in welke richting u het gesprek kunt sturen en hoe u de aandacht kunt verleggen naar het oplossen van problemen en het opstellen van een actieplan.

Opvolging

Om de actiepunten uit de retrospectieve sessie op te volgen, moeten taken aan elk teamlid worden gedelegeerd. 

Door af te spreken dat er opvolging plaatsvindt – hetzij in de vorm van een aparte teamvergadering, hetzij via individuele gesprekken, of in overleg met andere belanghebbenden – kan de Scrum Master teams helpen om verantwoordelijkheid te nemen voor hun retro-punten. 

Beheer BMW tijdens retrospectieven met TeamRetro

TeamRetro is een voor bedrijven geschikte online tool voor retrospectieven, speciaal bedoeld voor teams die op afstand werken. Dankzij onze gestructureerde en creatieve technieken voor retrospectieven zijn uw retrospectieven altijd de moeite waard – elke keer weer! 

Probeer het vandaag nog 30 dagen GRATIS uit en ontdek of het u kan helpen bij het beheren van BMW tijdens retrospectieven.