Rendite auf den Zeitaufwand (ROTI) bei agilen Besprechungen

Wir alle legen Wert auf unsere Zeit, und die Besprechungen, an denen wir teilnehmen, können diese Zeit entweder sinnvoll oder unsinnig nutzen. Unabhängig davon, ob unsere Besprechungen persönlich oder online mit unseren Teams stattfinden, vermittelt uns die Zeit, die wir darin verbringen, ein Gefühl dafür, ob sich die Besprechung gelohnt hat oder nicht. Der „Return on Time Invested“ (ROTI), wie von Esther Derby vorgeschlagen, ist eine hervorragende Methode, um Teams dabei zu helfen, herauszufinden, wie viel Wert aus diesen Besprechungen entsteht.

Wie hoch ist die Rendite der investierten Zeit (ROTI) bei agilen Retrospektiven?

Ein ROTI ist eine einfache Methode, um zu ermitteln, welchen Nutzen die einzelnen Teilnehmer dem Meeting beimessen. Kurz vor Ende des Meetings werden die Teilnehmer gebeten, ihre Erfahrungen anhand einer einfachen Bewertungsskala von 1 bis 5 einzustufen, um zu beurteilen, ob sich die im Meeting verbrachte Zeit ihrer Meinung nach gelohnt hat.

So wie Icebreakers eine hervorragende Möglichkeit sind, Besprechungen zu eröffnen, eignen sich ROTIs hervorragend, um sie zu beenden; sie helfen dabei, die Sitzung abzuschließen und den Fokus darauf zu lenken, was beim nächsten Mal besser gemacht werden könnte.

Im Allgemeinen ist es am besten, den Teilnehmern die Möglichkeit zu geben, ihre Rückmeldung anonym und unabhängig abzugeben, da dadurch ein psychologisch sicherer Raum geschaffen wird, in dem sie eher bereit sind, ehrlich zu sein, und ihr Feedback weniger von anderen beeinflusst wird.

Warum sollten wir den ROTI unserer Retros bewerten?

Durch die Bewertung des ROTI Ihrer Besprechung können Sie die Effektivität der Besprechung und deren Nutzen überwachen.

Zeit – ob selbst aufgewendet oder „ausgeliehen“ – ist ein wertvolles Gut; daher kann es für Teammitglieder frustrierend sein, wenn sie das Gefühl haben, die Zeit, die sie für ihre Retrospektiven aufwenden, könnte anderweitig besser genutzt werden – insbesondere da Retrospektiven eine Kernpraxis der agilen Methodik darstellen!

Die Bewertung des ROTI einer Besprechung bietet jedem Teammitglied die Möglichkeit, seine Meinung zum Nutzen der Besprechung zu äußern und Verbesserungsvorschläge zu unterbreiten. Die Teammitglieder erhalten somit eine Stimme und tragen zur kontinuierlichen Verbesserung ihrer Retrospektiven und Health Checks bei. Dies stärkt das Team und trägt dazu bei, dass sich die Mitglieder stärker in die aktuellen und zukünftigen Besprechungen eingebunden fühlen, was zu einer höheren Beteiligung und einem stärkeren Engagement führt.

Die Bewertung des ROTI eines Meetings liefert Scrum-Mastern Feedback, das ihnen andernfalls möglicherweise entgangen wäre. Das allein ist bereits ein guter Grund, den ROTI Ihres Meetings zu ermitteln.

Wie bewerten wir den ROTI des agilen Meetings?

TeamRetro bietet Ihnen die Möglichkeit, am Ende Ihrer Retrospektive oder Ihres Health Checks eine ROTI-Umfrage einzufügen.

Jede Person bewertet den „Ertrag“ im Verhältnis zu ihrer eigenen „investierten Zeit“ bei der agilen Retrospektive oder dem Gesundheitscheck auf einer Skala von 1 bis 5, indem sie eine einfache Frage beantwortet.

 – TeamRetro“)

War diese Retrospektive Ihre Zeit wert?

1. Auf keinen Fall. Eine Zeitverschwendung.

2. Nicht wirklich. Nützlich, aber nicht die ganze Zeit wert.

3. In gewisser Weise. Ich habe genug davon profitiert, um meine Zeit dafür aufzuwenden.

4. Größtenteils. Der Nutzen, den ich daraus gezogen habe, war größer als der Zeitaufwand.

5. Auf jeden Fall. Ich habe sehr viel davon profitiert, und es hat sich absolut gelohnt.

Tipps für Scrum-Master zur Anwendung des ROTI

Wie bewerten die Teammitglieder den ROTI des Meetings?

Der Nutzen, den jedes Teammitglied aus seiner agilen Retrospektive oder ihrem „Health Check“ zieht, variiert von Sitzung zu Sitzung; es gibt jedoch einige Entscheidungskriterien, die als Orientierung für die Bewertung dienen können.

Informationsaustausch Ein Mehrwert entsteht, wenn Sie Antworten auf Fragen erhalten oder Informationen erfahren, die Ihnen helfen, eine Aufgabe voranzubringen, Nacharbeit zu vermeiden, Ihre Arbeitsweise zu verbessern oder ein Hindernis zu überwinden.

Entscheidungsfindung Möglicherweise gab es eine Person, einen Prozess oder eine Information, die den Fortschritt behindert hat; wenn dies bei der Besprechung zur Sprache kommt, kann dies dazu beitragen, die Entscheidung voranzubringen.

Problemlösung Wenn im Rahmen der Besprechung Möglichkeiten zur Verbesserung der Besprechung selbst aufgezeigt, angesprochen oder erörtert werden, kann dies ein deutliches Zeichen für den Nutzen der Besprechung sein.

Arbeitsplanung Die Priorisierung, Neugewichtung oder gar Neudefinition künftiger Aufgaben mag wie eine unproduktive Übung erscheinen, ist jedoch eine wertschöpfende Tätigkeit, wenn dadurch Abstimmung, Fokus und Orientierung geschaffen werden können.

Teambildung und Vereinbarungen Ein oft vernachlässigter Aspekt von Arbeitsbesprechungen ist der Aufbau von Vertrauen, Kommunikation und Teamgeist. Der Wert liegt dabei vielleicht nicht so sehr in äußeren Ergebnissen oder Produkten, sondern vielmehr darin, sich auf die Art und Weise zu einigen, wie das Team zusammenarbeitet.

Wie können Sie ROTI in Ihrem agilen Team einführen?

Hier sind einige wichtige Punkte, die Sie dem Team bei der Einführung von ROTI mitteilen sollten.

• Der ROTI ist unabhängig und anonym. Geben Sie ehrlich an, welchen Wert Sie erzielt haben.
• Die Ergebnisse werden nicht erfasst. Es sollte eher die Zeit und den Rahmen des Treffens widerspiegeln als eine ideale Punktzahl.
• Bewertungen sollten aufrichtig, fair und ehrlich sein. Dies ist Ihre Gelegenheit, Ihre Meinung jetzt mitzuteilen.
• Das Ziel besteht in einer kontinuierlichen Verbesserung und nicht darin, einzelne Personen herauszugreifen, Schuld zuzuweisen oder Kritik zu üben.
• Verwenden Sie eine zukunftsorientierte Formulierung wie beispielsweise: Bei zukünftigen Besprechungen würde ich mehr davon profitieren, wenn wir X tun würden.

Als Scrum Master können Sie dazu beitragen, die Qualität des ROTI zu steuern, indem Sie beispielsweise Folgendes sagen…

„Ich möchte Sie bitten bzw. einladen, den Wert der für dieses Treffen aufgewendeten Zeit anzugeben – mit anderen Worten: War dieses Treffen für Sie wertvoll? Anschließend werden wir uns die Ergebnisse der Gruppe ansehen, um zu prüfen, wie wir den Ertrag unserer investierten Zeit bei zukünftigen Treffen verbessern können.“

Bitte äußern Sie offen und ehrlich, inwieweit der heutige Tag für Sie von Nutzen war. Die Bewertung erfolgt anonym und unabhängig.

Bitte berücksichtigen Sie bei Ihrer Bewertung, ob dieses Treffen einen Mehrwert gebracht hat, indem es uns dabei geholfen hat:

• unsere Arbeit fortsetzen
• Entscheidungen treffen
• geeignete Maßnahmen ergreifen
• ein Problem lösen
• Verwirrung beseitigen
• unsere Arbeitsweise als Team verbessern

…wir werden dann noch einmal darauf zurückkommen, um die Ergebnisse zu besprechen“


Wie kann ich ROTI einsetzen, um die Effektivität von Besprechungen zu steigern?

Die Ergebnisse des Teams geben Aufschluss über den insgesamt wahrgenommenen Nutzen, den die Gruppe aus der Besprechung gezogen hat. Natürlich variiert dieser von Besprechung zu Besprechung je nach Inhalt und Relevanz, doch in jedem Fall besteht das Ziel darin, Möglichkeiten zur Verbesserung der Moderation und des Ergebnisprozesses zu erörtern.

Nehmen wir einmal an, die Bewertungen liegen im Bereich von 4 und 5…
Herzlichen Glückwunsch! Diese Besprechung scheint ein voller Erfolg gewesen zu sein. Möglicherweise lag es an der Gestaltung der Besprechung, am Inhalt, an der Qualität der Moderation oder an all diesen Faktoren zusammen.

Nehmen wir einmal an, es gibt ein paar 2er und 3er…
Zugegeben, es wurde dennoch ein gewisser Gewinn erzielt, aber sicherlich kein positiver. Was könnten wir tun, um unsere Bewertungen zu verbessern?

Nehmen wir einmal an, es gibt ein paar „1“en…
Keine Sorge! Das bedeutet nicht, dass Sie schlechte Arbeit geleistet haben. Es könnte einfach daran liegen, dass jemandem das Thema egal war oder dass es keine Auswirkungen auf dessen Arbeit hatte.

„Wenn Menschen sehr negativ werden, sage ich: ‚Es klingt, als hätten Sie eine Vorstellung davon, wie die Dinge sein sollten‘, oder: ‚Wenn Sie sich eine wirklich effektive Besprechung vorstellen könnten, wie würde diese aussehen?‘“ – Esther Derby 

Zum Abschluss der Retrospektiven … und dieses Artikels.

Sind Sie bereit, gemeinsam mit Ihrem Team eine „Return on Time Invested“-Analyse durchzuführen? Fügen Sie diese zu Ihrer TeamRetro-Retrospektive oder Ihrem Team-Health-Check hinzu, und die Ergebnisse werden am Ende des Meetings angezeigt. Sie können das Feedback erfassen und die Ergebnisse in Echtzeit präsentieren oder die Ergebnisse später auswerten.

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