Zeitbegrenzung für Scrum-Teams und erfolgreiche Retrospektiven

Wir alle haben schon mindestens einmal an einer Besprechung teilgenommen, bei der wir hinterher gesagt haben: „Nun, das war reine Zeitverschwendung.“

Diese Grafik fasst die Fakten zur Aufmerksamkeitsspanne von Menschen in Besprechungen zusammen.

Eine Möglichkeit, sicherzustellen, dass Teams und Teilnehmer Meetings nicht unzufrieden verlassen, weil die Zeit knapp wird und die Besprechung ineffektiv verläuft, ist der Einsatz der Timeboxing-Methode. Scrum-Teams nutzen Timeboxing, um Effizienz und Produktivität aufrechtzuerhalten – lassen Sie uns also mehr darüber erfahren!

Was ist Timeboxing?

Timeboxing ist eine einfache Zeitmanagementtechnik, bei der eine feste, maximale Zeiteinheit für die Erledigung einer Aufgabe festgelegt wird. Diese Zeiteinheit wird als „Timebox“ bezeichnet. Sie arbeiten dann während des festgelegten Zeitraums an der Aufgabe und hören auf, sobald die Zeit abgelaufen ist. Anschließend beurteilen Sie, ob Sie Ihre geplanten Ziele erreicht haben.

Das „Timeboxing“ wurde erstmals von James Martin, dem Autor des Buches Rapid Application Development, als Bestandteil der agilen Softwareentwicklung eingeführt.

Scrum-Teams und viele Projektmanager nutzen das Timeboxing, um sicherzustellen, dass sich alle auf die Erledigung der anstehenden Aufgabe konzentrieren.

Schauen wir uns einmal an, wie Scrum-Teams das Timeboxing-Verfahren anwenden

Sprint: Mithilfe von Timeboxing lässt sich die Dauer des Sprints für Scrum-Teams festlegen, damit diese die Sprint-Ziele erreichen können.

Sprint-Planung: Wenn ein Team seine Arbeit aufnimmt, legt es einen Zeitrahmen für das Sprint-Planungsmeeting fest. Der Scrum Guide empfiehlt, dass ein Sprint-Planungsmeeting bei einem einmonatigen Sprint auf maximal 8 Stunden begrenzt sein sollte.

Tägliches Scrum: Ein kürzeres Zeitfenster von etwa 15 Minuten pro Tag kann Scrum-Teams dabei helfen, ihre Aktivitäten aufeinander abzustimmen und etwaige Herausforderungen bei der Erreichung des Ziels des Sprints deutlich zu machen.

Sprint-Review: Während des Reviews werden die im Laufe des Sprints fertiggestellten Sprint-Backlog-Elemente besprochen und überprüft. Sie können für das Review ein Zeitlimit festlegen, um sicherzustellen, dass Sie die Backlogs effizient und effektiv durchgehen.

Sprint-Retrospektiven: Wie Sie sicherlich wissen, sind Retrospektiven unser Steckenpferd! Retrospektiven bieten dem Team die Gelegenheit, sich selbst zu reflektieren und Prozessverbesserungen zu identifizieren, die es im nächsten Sprint umsetzen kann. Es ist wichtig, Retrospektiven zeitlich zu begrenzen um BMWs zu vermeiden, um sicherzustellen, dass die Meinungen aller Teammitglieder berücksichtigt werden, und um die Diskussionen konstruktiv zu halten.

Timeboxing mit TeamRetro

Wenn Sie bei Ihren Retrospektiven für einen zügigen und pünktlichen Ablauf sorgen möchten, können Sie in TeamRetro über die Stoppuhr in der oberen rechten Ecke Ihres Bildschirms einen Countdown-Timer einstellen.

Wenn Ihre Zeit abgelaufen ist, leuchtet der Timer rot auf und blinkt, um Ihre Aufmerksamkeit zu erregen.

Alternativ können die Teilnehmer auf die Schaltfläche klicken, um anzugeben: „Ich bin fertig“, und damit signalisieren, dass sie bereit sind, fortzufahren. Wenn Sie Zoom verwenden, können Sie dies auch tun, indem Sie auf „Ja“ oder „Nein“ klicken.

TeamRetro-Rezept für Timeboxing

TeamRetro bietet ein Timeboxing-Rezept für synchrone Besprechungen im Rahmen einer 60-minütigen Retrospektive an (damit Sie sicher pünktlich fertig werden). Bitte beachten Sie, dass Sie dieses Rezept für eine längere Besprechung an die Bedürfnisse Ihres Teams anpassen können.

Wenn Ihre Team-Zustandsprüfungen beispielsweise ergeben, dass Sie mehr Vernetzung benötigen, müssen Sie möglicherweise mehr Zeit einplanen.

Sehen Sie sich das unten an.

Weitere Tipps und Tricks zum Thema Timeboxing

• Legen Sie für jede Person im Team eine bestimmte Zeit fest, z. B. 1 Minute pro Person
• Römische Abstimmung: Daumen hoch oder runter, wenn am Ende der Zeitmessung mehr Zeit benötigt wird
• Denken Sie an „Pair Share“ – denken Sie 30 Sekunden lang nach, tauschen Sie sich dann 1 Minute lang mit einer anderen Person aus und tauschen Sie anschließend Ihre Gedanken mit einem anderen Paar aus, bevor Sie schließlich die Ergebnisse mit der gesamten Gruppe teilen.

Probieren Sie es doch einmal bei Ihrer nächsten Retrospektive oder Ihren nächsten Besprechungen aus

Möchten Sie die Timeboxing-Methode ausprobieren?

Testen Sie TeamRetro 30 Tage lang kostenlos und nutzen Sie unser Tool zur Moderation von Besprechungen – den TIMER –, um bei Ihren nächsten Retrospektiven oder Besprechungen ganz einfach Zeitrahmen festzulegen.