Online retrospective games versus spelformaten: wat werkt nu eigenlijk?

Een retrospective is er niet om leuk te zijn. Het doel ervan is om de barrière weg te nemen die ervoor zorgt dat teams op afstand beleefd, vaag en stil blijven, zodat u de oprechte feedback krijgt waarop een retrospective steunt.

Daarom zijn online retrospectieve spellen belangrijker dan ze op het eerste gezicht lijken. Tijdens een videogesprek ontbreken de gebruikelijke signalen die mensen bij een gesprek betrekken. De zelfverzekerde sprekers vullen de stilte op, terwijl de stille denkers zich terugtrekken. Een goed spel doorbreekt die situatie, biedt iedereen op een ontspannen manier de mogelijkheid om deel te nemen en brengt de kwesties naar voren die anders onbesproken zouden blijven.

Er zit echter een addertje onder het gras: het merendeel van wat als een „retrospective spel“ wordt aangeduid, is in feite slechts een format met een mooie afbeelding erop. Deze gids maakt een duidelijk onderscheid tussen beide. Aan de ene kant staan de beproefde formats die de basis vormen voor de meeste retrospectieven. Aan de andere kant staan de echte spellen, die met een daadwerkelijke spelmechanisme, die een stil team aan het praten brengen. Wij zullen beide behandelen: wanneer u welke moet kiezen, en waar zelfs een goed spel zijn grenzen bereikt.

Spellen versus formaten: waarom dit onderscheid van belang is

Allereerst een korte toelichting op de termen, aangezien deze vaak door elkaar worden gebruikt: retrospectieve spellen, formats, technieken en sjablonen worden vaak als synoniemen gebruikt. In deze gids worden ze als volgt gebruikt: een formaat is de structuur (de vragen waarop mensen reageren), een sjabloon is dat formaat dat al is opgebouwd en klaar is voor gebruik, en een spel voegt een mechanisme toe – bijvoorbeeld een verrassing, een onthulling of een raadsel – dat het gedrag van mensen verandert. Sailboat is dus zowel een formaat als een sjabloon, maar het zou wat ver gaan om het een spel te noemen: u vult nog steeds kolommen in. Verwar dit ook niet met agile games. Dat is een bredere categorie van activiteiten die het gehele leveringsproces omvat, en vormt een apart onderwerp. Evenmin met teambuildinggames voor op het werk, die gericht zijn op het smeden van banden en het opbouwen van vertrouwen in plaats van op reflectie over een sprint.

Waarom is dit van belang? Als men het aan hen overlaat, monden de meeste retrospectieven automatisch uit in een open discussie. Iemand vraagt: „En, hoe is de sprint verlopen?” en wacht af. Er volgt een lange stilte, waarna steeds weer dezelfde twee personen het woord voeren terwijl de rest naar hun miniatuurafbeelding staart. De volledige referentielijst vindt u in onze gids voor retrospective spellen, gegroepeerd op basis van het probleem dat elk spel oplost. Dit artikel gaat over welke daarvan de naam ook daadwerkelijk verdienen.

Een format vervangt die lege vraag door een vaste structuur. Een spel gaat nog een stap verder: het biedt mensen iets om op te reageren voordat zij de tijd hebben gehad om hun antwoord te censureren. Beide hebben hun nut, en het resultaat is hetzelfde: betere gegevens. Retrospectieven werken alleen als mensen eerlijk aangeven wat hen vertraagt, en online gebeurt dat zelden vanzelf. De rest van deze gids gaat over hoe u dat bewust kunt bewerkstelligen.

Begin met een degelijke opzet voor de retrospectieve

De meeste online retrospectives zouden nog steeds moeten uitgaan van een beproefde opzet, de vertrouwde structuren die uw team al herkent. Voor een gewone sprint zijn deze voldoende om een zinvol gesprek op gang te brengen, en de keuze is minder belangrijk dan men denkt: Mad, Sad, Glad wanneer de sprint moeizaam verliep, Start, Stop, Continue wanneer u aan het einde van het uur concrete actiepunten wilt hebben.

Wij bewaren de volledige lijst, gegroepeerd op basis van het probleem dat elk format oplost, in de gids voor retrospectieve spellen: 20 formats met informatie over wanneer u ze kunt inzetten, hoe lang ze duren en hoe u ze op afstand kunt uitvoeren. In plaats van dit hier te herhalen, gaat dit artikel in op het argument dat de lijst niet kan weergeven: een format geeft slechts structuur aan het gesprek. Het garandeert niet dat iemand zich openstelt. Bent u nieuw als facilitator? Onze gids over hoe u een retrospective organiseert loopt de vijf fasen door en biedt een kant-en-klare agenda. Wanneer uw team stil is, moe is of op de automatische piloot werkt, is dat het moment om een echt spel in te zetten.

De retro-spellen die wij hebben gespeeld

Hier zit concreet bewijs achter, niet alleen maar ‘facilitator-folklore’. Een onderzoek in Empirical Software Engineering volgde zes Scrum-teams die op spellen gebaseerde retrospectieven hielden en ontdekte dat de spellen juist de problemen tegengingen die ervoor zorgen dat men retrospectieven in de eerste plaats zou willen overslaan: gebrek aan structuur, saaie herhaling en een handjevol mensen dat het hele gesprek voert. Goed om in gedachten te houden wanneer een drukke sprint ervoor zorgt dat de retrospectieve als optioneel aanvoelt. Dat zijn doorgaans juist de sprints die er het meest behoefte aan hebben.

Daarom hebben we het eens getest. De afgelopen maanden hebben we tijdens elke retro van ons eigen team een spel gespeeld. De eerlijke reden hiervoor was dat de opkomst was afgenomen en we wilden zien of een spel de mensen weer zou aantrekken. Hieronder vindt u de spellen die we hebben gespeeld, met de echte schermafbeeldingen van elke sessie:

1. Uw sprint in drie emoji’s: elk drie emoji’s, waarna iedereen zijn of haar eigen keuze toelicht.
2. Beschrijf uw sprint en laat de AI er een afbeelding van maken: iedereen maakt gebruik van de ingebouwde afbeeldingsgenerator van TeamRetro om de afgelopen weken in een afbeelding om te zetten.
3. Raad eens wie welke kaart heeft geschreven: hetzelfde idee, maar dan anoniem; raad vervolgens wie elke kaart heeft gemaakt.
4. Team Spectrum: plaats uzelf op een spectrum en probeer vervolgens te raden waar uw teamgenoten terecht zijn gekomen, met bijbehorende scores.
5. Het door AI gegenereerde sprintdocument: voer de samenvatting van de afgeronde retro in een AI-beeldgenerator in om een krant, poster of Sprint Wrapped-kaart te maken.

1. Uw sprint in drie emoji’s

Voordat de bespreking begint, kiest iedereen drie emoji’s om de sprint samen te vatten en legt vervolgens uit wat deze betekenen. Deze beknopte vorm is sneller en ontwapenender dan een uitgebreide tekst. Met een doodskop-, een vuur- en een huilende emoji zal iemand toegeven wat hij of zij in een volledige zin zorgvuldig zou afzwakken.

Wij hebben dit als een snelle gemoedstoestandcheck rechtstreeks in de chat uitgevoerd. Drie emoji’s, waarna iedereen zijn of haar eigen gevoelens toelicht.

Liever een GIF? Dat werkt net zo goed als een ander formaat: één goed gekozen GIF (bijvoorbeeld een brandend gebouw) zegt vaak meer dan een alinea. Hoe dan ook is het een snelle, moeiteloze manier om een gesprek te beginnen, vooral wanneer de tijd dringt.

2. Beschrijf uw sprint en laat de AI deze tekenen

Vraag iedereen om zijn of haar ervaringen met de sprint van de afgelopen weken te beschrijven, en laat vervolgens de ingebouwde afbeeldingsgenerator van TeamRetro daar een afbeelding van maken. Iedereen deelt wat er tevoorschijn is gekomen en bespreekt waarom. Reageren op uw eigen vreemde afbeeldingje is veel gemakkelijker dan het beantwoorden van de vraag „En, hoe is de sprint verlopen?“, en de afbeelding verwoordt meestal hardop wat er anders onuitgesproken blijft.

Ons ‘June Mood’-bord. De opdracht luidde simpelweg: maak een afbeelding die beschrijft hoe de sprint aanvoelde.

Het bord raakte snel vol: een aapje met grote ogen dat zijn greep verloor op een handvol rondvliegende taken, iemand aan zijn bureau die naar een scherm vol bliksem staarde. Elk beeld vormde een aanknopingspunt voor een gesprek dat we anders met moeite uit mensen hadden moeten krijgen.

3. Raad eens wie welke kaart heeft geschreven

Organiseer hetzelfde bord, maar houd elke inzending anoniem, en laat het team vervolgens raden wie welke kaart heeft gemaakt. Zo wordt een passieve beoordeling omgezet in een spel en komen gaandeweg aannames aan het licht: „Ik wist zeker dat u dat was” zegt net zoveel als de afbeelding zelf.

Het raden in volle gang: teamgenoten plaatsen hun gissingen in de reacties onder elke anonieme afbeelding.

Een oprechte waarschuwing: dit werkt alleen als er binnen uw team al sprake is van een groot vertrouwen en een goede teamgeest. Het is leuk om te raden „wie er uitgeput is” wanneer mensen zich veilig voelen, maar het kan kwetsend overkomen als dat niet het geval is. Als u niet zeker weet hoe het met uw team gesteld is, bewaar deze dan voor later en begin met iets waar minder op het spel staat.

4. Team Spectrum

Dit is het spel dat van alle spellen de meeste bijval kreeg, en het is een volwaardig spel met scores. Team Spectrum (een van onze gratis ijsbreker-spellen) plaatst een reflectievraag op een spectrum en laat vervolgens iedereen raden waar hun teamgenoten zich op dat spectrum bevinden. Wij hebben dit tijdens de sprint zelf gebruikt. De vraag luidde: „In hoeverre sloten de sprintverhalen aan bij het grotere geheel?“, met aan de ene kant „alles klopte“ en aan de andere kant „voelde losstaand“. Iedereen plaatste zichzelf in stilte op het spectrum, waarna het team elkaars posities moest raden en punten verdiende voor elke juiste gok.

Een echte reflectieopdracht, gespeeld als een spectrum. U scoort door te raden waar teamgenoten zichzelf hebben geplaatst.

Het raden is wat het zo leuk maakt. Door te voorspellen waar iemand is geëindigd, wordt u gedwongen om daadwerkelijk rekening te houden met diens sprint, en niet alleen met die van uzelf, en elke verkeerde gok is een kleine, onschuldige verrassing die mensen aan het praten brengt. Het klassement verandert een weergave waar niemand enthousiast over was in iets waar men graag in wilde winnen.

Ronde één is achter de rug. Het scorebord heeft meer bijgedragen aan de opkomst dan welke kalenderherinnering dan ook.

Gebruik deze methode wanneer u een oprechte reflectie wilt, maar het team retrospectieven steeds als een verplichting beschouwt. De score is de aantrekkingskracht; het gesprek over afstemming is wat u er daadwerkelijk aan overhoudt.

5. Het door AI gegenereerde sprintartefact

Dit is geen inleiding. Het gaat over wat wij met de retro hebben gedaan nadat deze was afgelopen. Wij hebben de output, de AI-vergaderverslag van TeamRetro, waarin de belangrijkste thema’s, sentimenten en resultaten al waren samengevat, en voerden die in een AI-beeldgenerator in met een duidelijke stijlopdracht: een voorpagina van een krant uit de jaren zestig, een propagandaposter uit de oorlog, een filmposter uit de jaren tachtig en een samenvattingskaart in de stijl van Spotify Wrapped. Vervolgens hebben wij de resultaten weer met het team gedeeld.

We hebben een aantal prompts uitgevoerd op basis van het maandoverzicht. Dit is het resultaat: onbewerkt en zonder selectief te zijn. Klik door de presentatie:

1. 1960s newspaper
2. Propaganda poster
3. Movie one-sheet
4. Sprint Wrapped

Al deze opmerkingen kwamen uit hetzelfde verslag van de vergadering. Door de sprint in een nieuwe vorm te zien, blijft deze beter hangen, en de kloof tussen het verslag en de werkelijkheid (het moment waarop men denkt: „zo voelde het eigenlijk niet”) brengt vaak een punt naar voren dat tijdens de retro over het hoofd werd gezien. De kop „multitasken op octopusniveau“ heeft meer bijgedragen aan het op gang brengen van een gesprek over de werkbelasting dan welke check-in-vraag dan ook die wij hebben geprobeerd. Gebruik deze kop om een mijlpaal- of kwartaalafsluitingsbijeenkomst af te ronden waarvan u wilt dat de deelnemers deze onthouden.

Wilt u deze eens uitproberen zonder alles eerst in te stellen? Elk spel hier draait op een gratis sjabloon in TeamRetro, en de AI Meeting Summary – die het sprintdocument aanstuurt – is ingebouwd, zodat u de retro kunt uitvoeren en het document op dezelfde plek kunt genereren.

Retrogames op afstand mogelijk maken

Deze activiteit helpt u op weg. De begeleiding op afstand is bepalend voor het succes van online retrospective-spellen, en juist op dit punt mislukken de meeste online retrospectieven stilletjes. Drie zaken maken het grootste verschil.

Hanteer strakke tijdslimieten. De aandachtsspanne online is kort en stiltes lijken langer te duren. Stel voor elke fase een zichtbare timer in: een tijdsvenster om bijdragen in te dienen, een ander om te groeperen en te stemmen, en een strikte afsluiting van de discussie. Strakke tijdslimieten zorgen voor een gevoel van urgentie en voorkomen dat één onderwerp het hele uur in beslag neemt.

Zorg ervoor dat bijdragen anoniem zijn. Hiërarchie werkt tijdens een videogesprek snel door naar beneden. Wanneer mensen anoniem bijdragen, durft de junior-ingenieur de zorg aan te kaarten waar de tech lead omheen draaide. Dit is ook de reden waarom een spel als ‘Guess Who’ überhaupt werkt. Anonieme bijdragen ontkrachten hiërarchie en zorgen ervoor dat u echte feedback krijgt, in plaats van de veilige versie.

Geef mensen de gelegenheid om vooraf asynchroon bijdragen in te voeren. Laat niet iedereen ter plekke nadenken terwijl de camera aanstaat. Open het bord van tevoren, zodat mensen op hun eigen tempo ideeën kunnen toevoegen. De rustige, bedachtzame denkers kunnen zo een volwaardige bijdrage leveren in plaats van te worden overschaduwd door de snelle praters, en u begint de livesessie met materiaal dat al beschikbaar is.

Als u deze drie punten goed voor elkaar krijgt, wordt vrijwel elke hierboven genoemde activiteit een succes. Als u ze verkeerd aanpakt, verandert zelfs het slimste spel weer in een open discussie met een scorebord erbij.

Wanneer een spel het probleem niet oplost

Een eerlijke kanttekening: één wedstrijd is niet voldoende om een onveilig team te verbeteren.

Als mensen elkaar niet vertrouwen, zal geen enkele slimme opzet de echte problemen aan het licht brengen. Evenmin als een door AI gegenereerde krant. Zij zullen de veilige onderwerpen aansnijden, lachen om het kunstmatige resultaat en het echte gesprek bewaren voor de DM achteraf. Anonimiteit en speelsheid helpen in beperkte mate, maar ze zijn slechts een noodoplossing, geen remedie. Wanneer hetzelfde probleem sprint na sprint weer de kop opsteekt en niemand bereid is er verantwoordelijkheid voor te nemen, is dat een signaal waarop een sjabloon geen antwoord kan bieden.

Als u niet zeker weet met welke situatie u te maken hebt, ga dan niet af op de toon tijdens een videogesprek. Een snelle gezondheidscheck vóór de retro geeft u binnen enkele minuten duidelijkheid of u te maken hebt met een team dat op zijn plaats blijft of met een team dat kwetsbaar is. Het is een numerieke weergave van vertrouwen, veiligheid en moreel. Als de cijfers laag zijn, is dat het daadwerkelijke agendapunt. Dat lost geen enkel spel op. Alleen het daadwerkelijk opvolgen ervan helpt.

Dat werk vormt de basis van dit alles. Het gaat om faciliteren en leiderschap: actiepunten daadwerkelijk uitvoeren, zodat mensen zien dat hun mening ertoe doet, het voorbeeld geven dat het veilig is om een afwijkende mening te uiten, en het aanpakken van het gedrag dat ervoor zorgt dat mensen hun mond houden. Online retrospectieve spellen zijn een krachtig hulpmiddel voor een team dat elkaar voldoende vertrouwt om eerlijk te zijn. Ze zijn echter geen vervanging voor het opbouwen van dat vertrouwen.

Stem de wedstrijd af op de sprint

Het beste online retrospective-spel is het spel dat aansluit bij wat uw team deze sprint nodig heeft: een gestructureerde opzet wanneer het gesprek structuur behoeft, of een echt spel wanneer er een impasse moet worden doorbroken. Stem het af op de taak, voer het uit met strakke tijdslimieten en anonieme inbreng, en kijk of de openhartigheid oprecht is of slechts gespeeld.

Elk formaat hier is een gratis sjabloon in TeamRetro. Anonieme bijdragen, asynchrone invoer vooraf, timeboxing en de AI-samenvattingen die de basis vormen voor het remixspel zijn allemaal ingebouwd, zodat u zich kunt concentreren op het gesprek en niet op de voorbereiding.

Blader door de bibliotheek met sjablonen voor retrospective-bijeenkomsten, kies een format uit de gids voor retrospective-spelletjes, doe een opwarmoefening met ijsbreker-spelletjes, of haal nieuwe ideeën uit RetroIdeas wanneer een format wat afgezaagd aanvoelt.

Voor meer informatie over hoe u retro’s boeiend kunt houden, zie 3 handige manieren om uw retro’s leuk en spannend te houden en hoe u een ijsbreker organiseert.