Online retrospective games versus formaten: wat werkt nu eigenlijk?

Een retrospective is er niet om leuk te zijn. Het doel ervan is om de barrière weg te nemen die ervoor zorgt dat teams op afstand beleefd, vaag en stil blijven, zodat u de eerlijke feedback krijgt waarop een retrospective steunt.

Daarom zijn online retrospectieve spellen belangrijker dan ze op het eerste gezicht lijken. Tijdens een videogesprek ontbreken de gebruikelijke signalen die mensen bij een gesprek betrekken. De zelfverzekerde sprekers vullen de stilte op, terwijl de stille denkers zich terugtrekken. Een goed spel doorbreekt die dynamiek, biedt iedereen op een ontspannen manier de mogelijkheid om mee te doen en brengt de kwesties naar voren die anders onbesproken zouden blijven.

Maar er zit een addertje onder het gras: het merendeel van wat als een „retrospective spel“ wordt aangeduid, is in feite slechts een spelformaat met een mooie afbeelding erop. Deze gids maakt een duidelijk onderscheid tussen beide. Aan de ene kant staan de beproefde formats die de basis vormen voor de meeste retrospectieven. Aan de andere kant staan de echte spellen, die met een daadwerkelijke spelmechanisme, die een stil team aan het praten krijgen. We zullen beide behandelen, wanneer u welke moet kiezen, en waar zelfs een goed spel zijn grenzen bereikt.

Spellen versus formaten: waarom dit onderscheid van belang is

Allereerst een korte toelichting op de termen, aangezien deze vaak losjes worden gebruikt: retrospectieve spellen, formats, technieken en sjablonen worden vaak door elkaar gebruikt. In deze gids worden ze als volgt gebruikt: een formaat is de structuur (de vragen waarop mensen reageren), een sjabloon is dat formaat dat vooraf is opgesteld en klaar is voor gebruik, en een spel voegt een mechanisme toe – bijvoorbeeld een verrassing, een onthulling of een gok – dat het gedrag van mensen verandert. Sailboat is dus zowel een formaat als een sjabloon, maar het zou wat ver gaan om het een spel te noemen: u vult immers nog steeds kolommen in. Verwar dit ook niet met agile games. Dat is een bredere categorie van activiteiten die het gehele leveringsproces omvat, en dat is een apart onderwerp.

Waarom is dit van belang? Als men het aan hen overlaat, monden de meeste retro’s automatisch uit in een open discussie. Iemand vraagt: „En, hoe is de sprint verlopen?” en wacht af. Er volgt een lange stilte, waarna steeds weer dezelfde twee mensen het woord voeren terwijl de rest naar hun miniatuurafbeelding staart.

Een format vervangt die lege vraag door een vaste structuur. Een spel gaat nog een stap verder: het biedt mensen iets om op te reageren voordat zij de tijd hebben gehad om hun antwoord te censureren. Beide hebben hun nut, en het resultaat is hetzelfde: betere gegevens. Retros werken alleen als mensen eerlijk aangeven wat hen vertraagt, en online gebeurt dat zelden vanzelf. De rest van deze gids gaat over hoe u dat bewust kunt bewerkstelligen.

Begin met een degelijke opzet voor de retrospectieve

De meeste online retrospectieven zouden nog steeds moeten uitgaan van een beproefde opzet, de vertrouwde structuren die uw team al kent. Voor een reguliere sprint zijn deze voldoende om een vruchtbaar gesprek op gang te brengen. Kies de opzet die het beste bij de situatie past:

• Boos, verdrietig, blij: emotionele reactie na een zware sprint of een sprint waarbij veel op het spel stond.
• Start, Stop, Doorgaan: de snelste weg van feedback naar actiepunten.
• Zeilboot: risico’s, doelstellingen en wat het team tegenhoudt.
• Roos, Knop, Doorn: een evenwichtig overzicht van wat goed werkt en wat in opkomst is.
• 4Ls: leuk gevonden, geleerd, gemist, naar verlangd. Een krachtig gevoel na het bereiken van een mijlpaal.

Het zijn stuk voor stuk gratis, kant-en-klare sjablonen in TeamRetro. Maar een format geeft alleen structuur aan het gesprek. Het garandeert niet dat iedereen zich openstelt. Wanneer uw team stil is, moe is of op de automatische piloot werkt, is dat het moment waarop u een echt spel tevoorschijn haalt.

De retro-spellen die wij hebben gespeeld

Hier zit concreet bewijs achter, het is niet zomaar een fabeltje onder facilitators. Een onderzoek in Empirical Software Engineering volgde zes Scrum-teams die op spellen gebaseerde retrospectieven hielden en ontdekte dat de spellen juist de problemen tegengingen die ervoor zorgen dat men retrospectieven in de eerste plaats zou willen overslaan: gebrek aan structuur, saaie herhaling en een handvol mensen die het hele gesprek voeren. Goed om te onthouden voor de volgende keer dat een drukke sprint de retrospectieve als overbodig doet aanvoelen. Dat zijn doorgaans juist de sprints die er het meest behoefte aan hebben.

Daarom hebben we het eens getest. De afgelopen maanden hebben we tijdens elke retro van ons eigen team een spel gespeeld. De eerlijke reden hiervoor was dat de opkomst was afgenomen, en we wilden zien of een spel de mensen weer zou kunnen aantrekken. Dit zijn de spellen die we hebben gespeeld, met de echte schermafbeeldingen van elke sessie:

1. Uw sprint in drie emoji’s: elk drie emoji’s, waarna iedereen zijn of haar eigen emoji’s toelicht.
2. Beschrijf uw sprint en laat de AI er een tekening van maken: iedereen maakt gebruik van de ingebouwde afbeeldingsgenerator van TeamRetro om de afgelopen weken in een afbeelding om te zetten.
3. Raad eens wie welke kaart heeft geschreven: hetzelfde idee, maar dan anoniem; raad vervolgens wie welke kaart heeft gemaakt.
4. Team Spectrum: plaats uzelf op een spectrum en probeer vervolgens te raden waar uw teamgenoten zijn beland, met bijbehorende scores.
5. Het door AI gegenereerde sprintdocument: voer de samenvatting van de afgeronde retro in een AI-beeldgenerator in om een krant, poster of Sprint Wrapped-kaart te maken.

1. Uw sprint in drie emoji’s

Voordat de bespreking begint, kiest iedereen drie emoji’s om de sprint samen te vatten en legt vervolgens uit wat deze betekenen. Deze beknopte manier van communiceren is sneller en ontwapenender dan een uitgebreide uitleg. Soms zal iemand met een doodskop-, vuur- en huilende emoji iets toegeven wat hij of zij in een volledige zin zorgvuldig zou afzwakken.

Wij hebben dit als een snelle gemoedstoestandscheck rechtstreeks in de chat uitgevoerd. Drie emoji’s, waarna iedereen zijn of haar eigen reactie toelicht.

Liever een GIF? Dat werkt net zo goed als een alternatief formaat: één goed gekozen GIF (bijvoorbeeld een brandend gebouw) zegt vaak meer dan een alinea. Hoe dan ook is het een snelle, moeiteloze manier om een gesprek te beginnen, vooral wanneer de tijd krap is.

2. Beschrijf uw sprint en laat de AI deze tekenen

Vraag iedereen om zijn of haar ervaringen met de sprint van de afgelopen weken te beschrijven, en laat vervolgens de ingebouwde afbeeldingsgenerator van TeamRetro daar een afbeelding van maken. Iedereen deelt wat er tevoorschijn is gekomen en bespreekt waarom. Reageren op uw eigen vreemde afbeeldingje is veel gemakkelijker dan het beantwoorden van de vraag „En, hoe is de sprint verlopen?“, en de afbeelding verwoordt meestal hardop wat er anders onuitgesproken blijft.

Ons ‘June Mood’-bord. De opdracht luidde simpelweg: maak een afbeelding die beschrijft hoe de sprint aanvoelde.

Het bord raakte snel vol: een aapje met grote ogen dat zijn greep verloor op een handvol rondvliegende taken, iemand achter zijn bureau die naar een scherm vol bliksem staarde. Elk beeld vormde een aanknopingspunt voor een gesprek dat we anders met moeite uit mensen hadden moeten zien te krijgen.

3. Raad eens wie welke kaart heeft geschreven

Organiseer hetzelfde bord, maar houd elke inzending anoniem, en laat het team vervolgens raden wie elke kaart heeft gemaakt. Zo wordt een passieve beoordeling omgezet in een spel en komen gaandeweg aannames aan het licht: „Ik wist zeker dat jij dat was” zegt net zoveel als de afbeelding zelf.

Het raden in volle gang: teamgenoten plaatsen hun gissingen in de reacties onder elke anonieme afbeelding.

Een oprechte waarschuwing: dit werkt alleen als er binnen uw team al sprake is van een groot vertrouwen en een goede teamgeest. Raderen „wie er uitgeput is” is leuk als mensen zich veilig voelen, maar kan kwetsend overkomen als dat niet het geval is. Als u niet zeker weet hoe het met uw team gesteld is, bewaar deze dan voor later en begin met iets waar minder op het spel staat.

4. Team Spectrum

Dit is het spel dat van alle spellen de meeste bijval kreeg, en het is een volwaardig spel met scores. Team Spectrum (een van onze gratis ijsbreker-spellen) plaatst een reflectievraag op een spectrum en laat vervolgens iedereen raden waar hun teamgenoten zich op dat spectrum bevinden. Wij hebben dit tijdens de sprint zelf gebruikt. De vraag luidde: „In hoeverre sloten de sprintverhalen aan bij het grotere geheel?“, met aan de ene kant „alles klopte“ en aan de andere kant „voelde losstaand“. Iedereen plaatste zichzelf in stilte op het spectrum, waarna het team elkaars posities probeerde te raden en punten scoorde voor elke juiste gok.

Een echte reflectieopdracht, uitgevoerd in de vorm van een spectrum. U scoort door te raden waar teamgenoten zichzelf hebben geplaatst.

Het raden is juist wat het zo leuk maakt. Door te voorspellen waar iemand is geëindigd, wordt u gedwongen om daadwerkelijk rekening te houden met diens sprint, en niet alleen met die van uzelf, en elke verkeerde gok is een kleine, onschuldige verrassing die mensen aan het praten brengt. Het klassement verandert een weergave waar niemand enthousiast over was in iets wat men graag wilde winnen.

Ronde één is achter de rug. Het scorebord heeft meer bijgedragen aan de opkomst dan welke kalenderherinnering dan ook.

Gebruik deze methode wanneer u een oprechte reflectie wilt, maar het team retrospectieven steeds als een verplichting beschouwt. De score is de aantrekkingskracht; het gesprek over afstemming is wat u er daadwerkelijk aan overhoudt.

5. Het door AI gegenereerde sprintdocument

Dit is geen inleiding. Het gaat over wat we met de retro hebben gedaan nadat deze was afgelopen. We hebben de output, de AI-vergaderverslag van TeamRetro, waarin de belangrijkste thema’s, het sentiment en de resultaten al waren samengevat, en voerden die in een AI-beeldgenerator in met een duidelijke stijlopdracht: een voorpagina van een krant uit de jaren zestig, een propagandaposter uit de oorlogstijd, een filmposter uit de jaren tachtig en een samenvattingskaart in de stijl van Spotify Wrapped. Vervolgens hebben we de resultaten weer met het team gedeeld.

We hebben een aantal prompts uitgevoerd op basis van het overzicht van één maand. Dit is het resultaat, zonder bewerking en zonder selectief te zijn. Klik door de presentatie:

1. 1960s newspaper
2. Propaganda poster
3. Movie one-sheet
4. Sprint Wrapped

Al deze opmerkingen waren afkomstig uit hetzelfde verslag van de vergadering. Door de sprint in een nieuwe vorm te zien, blijft deze beter hangen, en de kloof tussen het verslag en de werkelijkheid (het moment waarop men denkt: „zo voelde het eigenlijk niet”) brengt vaak een punt aan het licht dat tijdens de retro over het hoofd werd gezien. De kop ‘multitasken op octopusniveau’ heeft meer bijgedragen aan het op gang brengen van een gesprek over de werkbelasting dan welke check-in-vraag dan ook die we hebben geprobeerd. Gebruik deze kop om een mijlpaal- of kwartaalafsluitingsbijeenkomst af te ronden waarvan u wilt dat mensen zich deze herinneren.

Wilt u deze eens uitproberen zonder alles eerst in te stellen? Elk spel hier draait op een gratis sjabloon in TeamRetro, en de AI Meeting Summary – die het sprintdocument aanstuurt – is al ingebouwd, zodat u de retro kunt houden en het document op dezelfde plek kunt genereren.

Retrogames op afstand mogelijk maken

Deze activiteit helpt u op weg. De begeleiding op afstand is bepalend voor het succes van online retrospective-spellen, en juist op dit punt mislukken de meeste online retrospectieven stilletjes. Drie zaken maken het grootste verschil.

Hanteer strakke tijdslimieten. De aandachtsspanne online is kort en stiltes lijken langer te duren. Stel voor elke fase een zichtbare timer in: een tijdsvenster om bijdragen in te dienen, een ander om te groeperen en te stemmen, en een strikte tijdslimiet voor de discussie. Strakke tijdslimieten zorgen voor een gevoel van urgentie en voorkomen dat één onderwerp het hele uur in beslag neemt.

Zorg ervoor dat bijdragen anoniem zijn. Hiërarchie dringt zich tijdens een videogesprek snel op. Wanneer mensen anoniem bijdragen, durft de junior-ingenieur de kwestie aan te kaarten waar de tech lead omheen draaide. Dit is ook de reden waarom een spel als ‘Guess Who’ überhaupt werkt. Anonieme bijdragen ontkrachten hiërarchie en zorgen ervoor dat u echte feedback krijgt, in plaats van de veilige variant.

Laat mensen alvast asynchroon bijdragen. Laat niet iedereen ter plekke nadenken terwijl de camera aanstaat. Open het bord van tevoren, zodat mensen op hun eigen tempo ideeën kunnen toevoegen. De rustige, bedachtzame denkers kunnen zo een volwaardige bijdrage leveren in plaats van te worden overschaduwd door de snelle praters, en u begint de livesessie met materiaal dat al beschikbaar is.

Als u deze drie punten goed voor elkaar hebt, wordt vrijwel elke hierboven genoemde activiteit een succes. Als u ze verkeerd aanpakt, verandert zelfs het slimste spel weer in een open discussie met een scorebord erbij.

Wanneer een spel het probleem niet oplost

Eén eerlijke kanttekening: één wedstrijd is niet voldoende om een zwak team weer op de rails te krijgen.

Als mensen elkaar niet vertrouwen, zal geen enkele slimme opzet de echte problemen aan het licht brengen. Evenmin als een door AI gegenereerde krant. Ze zullen de veilige onderwerpen afvinken, lachen om het kunstmatige resultaat en het echte gesprek bewaren voor de DM achteraf. Anonimiteit en speelsheid helpen in beperkte mate, maar ze zijn slechts een noodoplossing, geen remedie. Wanneer hetzelfde probleem sprint na sprint weer de kop opsteekt en niemand bereid is er verantwoordelijkheid voor te nemen, is dat een signaal waarop een sjabloon geen antwoord kan bieden.

Als u niet zeker weet met welk type u te maken hebt, ga dan niet af op de toon tijdens een videogesprek. Een snelle gezondheidscheck vóór de retro laat u binnen enkele minuten zien of u te maken heeft met een team dat op zijn plaats blijft of met een team dat onveilig is. Het is een numerieke weergave van vertrouwen, veiligheid en moreel. Als de cijfers laag zijn, is dat het daadwerkelijke agendapunt. Geen enkel spel kan dat oplossen. Alleen de opvolging kan dat.

Dat werk vormt de basis van dit alles. Het gaat om faciliteren en leiderschap: actiepunten daadwerkelijk uitvoeren zodat mensen zien dat hun mening geven daadwerkelijk iets teweegbrengt, het voorbeeld geven dat het veilig is om een afwijkende mening te hebben, en het aanpakken van het gedrag dat ervoor zorgt dat mensen hun mond houden. Online retrospectieve spellen zijn een krachtig hulpmiddel voor een team dat elkaar voldoende vertrouwt om eerlijk te zijn. Ze zijn echter geen vervanging voor het opbouwen van dat vertrouwen.

Stem het spel af op de sprint

De beste online retrospective is degene die aansluit bij wat uw team deze sprint nodig heeft: een gestructureerde opzet wanneer het gesprek structuur behoeft, of een echt spel wanneer er een impasse moet worden doorbroken. Stem de aanpak af op de taak, voer deze uit met strakke tijdslimieten en anonieme inbreng, en kijk of de openhartigheid oprecht is of slechts gespeeld.

Elk formaat hier is een gratis sjabloon in TeamRetro. Anonieme bijdragen, asynchrone invoer vooraf, timeboxing en de AI-samenvattingen die de basis vormen voor het remixspel zijn allemaal ingebouwd, zodat u zich kunt concentreren op het gesprek en niet op de voorbereiding.

Blader door de bibliotheek met retrospectieve sjablonen, doe wat opwarmoefeningen met ijsbrekers, of haal nieuwe ideeën uit RetroIdeas wanneer een bepaalde werkwijze wat saai begint te worden.

Voor meer informatie over hoe u retrospectieven boeiend kunt houden, zie 3 handige manieren om uw retrospectieven leuk en spannend te houden en hoe u een ijsbreker organiseert.