Giochi retrospettivi online vs. formati: cosa funziona davvero

Una riunione retrospettiva non ha lo scopo di essere divertente. Serve piuttosto ad abbassare le difese che inducono i team remoti a comportarsi in modo educato, vago e riservato, in modo da ottenere il feedback sincero su cui si basa una riunione retrospettiva.

Ecco perché i giochi retrospettivi online sono più importanti di quanto sembri. Durante una videochiamata, mancano i soliti spunti che coinvolgono le persone nella conversazione. Chi parla con disinvoltura riempie il silenzio, mentre chi riflette in silenzio si allontana. Un buon gioco supera questa barriera, offrendo a tutti lo stesso approccio informale e facendo emergere le questioni che altrimenti rimarrebbero inespresse.

Ma c’è un problema: la maggior parte di ciò che viene definito “gioco retrospettivo” è in realtà solo un formato con una bella immagine. Questa guida traccia una linea netta di demarcazione tra i due. Da un lato vi sono i formati consolidati su cui si basano la maggior parte delle retrospettive. Dall’altro vi sono i giochi autentici, quelli dotati di una vera e propria meccanica di gioco, in grado di stimolare la conversazione all’interno di un gruppo. Tratteremo entrambi gli aspetti, spiegando quando ricorrere all’uno o all’altro e in quali casi anche un buon gioco raggiunge i propri limiti.

Giochi contro formati: perché la differenza è importante

Prima di tutto, una breve precisazione sui termini, poiché vengono utilizzati in modo piuttosto approssimativo: giochi retrospettivi, formati, tecniche, modelli, spesso in modo intercambiabile. Ecco come vengono utilizzati in questa guida: un formato è la struttura (le domande a cui i partecipanti rispondono), un modello è quel formato già pronto per essere utilizzato, mentre un gioco aggiunge una meccanica, come una sorpresa, una rivelazione o un indovinello, che modifica il comportamento dei partecipanti. Pertanto, Sailboat è un formato e un modello, ma definirlo un gioco è un po’ esagerato: si tratta comunque di compilare delle colonne. Non confondete nulla di tutto ciò con i giochi agili (). Si tratta infatti di una categoria più ampia di attività che abbraccia l’intero processo di consegna, e costituisce un argomento a sé stante.

Perché è importante? Se lasciati a se stessi, la maggior parte dei retrospettivi si trasforma automaticamente in una discussione aperta. Qualcuno chiede: «Allora, com’è andato lo sprint?» e aspetta. Segue una lunga pausa, poi le stesse due persone parlano mentre tutti gli altri fissano la propria miniatura.

Un formato sostituisce quella richiesta in bianco con una struttura. Un gioco va oltre: offre alle persone qualcosa a cui reagire prima che abbiano avuto il tempo di autocensurarsi. Entrambi hanno la loro ragion d’essere e il risultato è lo stesso: dati di migliore qualità. Le sessioni di retrospettiva funzionano solo se le persone dicono la verità su ciò che le rallenta, e online ciò accade raramente per caso. Il resto di questa guida è dedicato a far sì che ciò avvenga intenzionalmente.

Iniziate con un formato di retrospettiva ben strutturato

La maggior parte delle retrospettive online dovrebbe comunque basarsi su un formato collaudato, ovvero sulle strutture affidabili che il vostro team conosce già. Per uno sprint di routine, sono tutto ciò che serve per avviare una conversazione costruttiva. Scegliete quella più adatta alla situazione:

• Arrabbiato, Triste, Felice: reazione emotiva al termine di un sprint impegnativo o di grande importanza.
• Avvia, Interrompi, Continua: il percorso più rapido dal feedback alle azioni da intraprendere.
• Barca a vela: rischi, obiettivi e ciò che frena il team.
• Rosa, Bocciolo, Spina: una visione equilibrata di ciò che funziona e di ciò che sta emergendo.
• 4Ls: mi è piaciuto, ho imparato, mi è mancato, desideravo ardentemente. Una sensazione intensa dopo aver raggiunto un traguardo importante.

Ciascuno di essi è un modello in TeamRetro gratuito e pronto all’uso. Tuttavia, un formato serve solo a strutturare la conversazione. Non garantisce che qualcuno si apra. Quando il vostro team è silenzioso, stanco o agisce meccanicamente, è proprio in quel momento che dovete ricorrere a un vero e proprio gioco.

I giochi retrò a cui abbiamo giocato

A sostegno di questa tesi vi sono prove concrete, non solo credenze popolari diffuse tra i facilitatori. Uno studio pubblicato su Empirical Software Engineering ha monitorato sei team Scrum che conducevano retrospettive basate su giochi e ha rilevato che i giochi contrastavano direttamente i problemi che, in primo luogo, inducono a saltare le retrospettive: mancanza di struttura, ripetitività noiosa e il fatto che la conversazione sia portata avanti da una manciata di persone. Vale la pena ricordarlo la prossima volta che uno sprint intenso fa sembrare la retrospettiva facoltativa. Di solito sono proprio quegli sprint ad averne maggiormente bisogno.

Abbiamo quindi deciso di metterlo alla prova. Negli ultimi due mesi abbiamo organizzato un gioco in ciascuna delle sessioni di retrospettiva del nostro team. Il motivo, a dirla tutta, era che la partecipazione era calata e volevamo verificare se un gioco potesse attirare nuovamente le persone. Ecco a cosa abbiamo giocato, con gli screenshot reali di ciascuna sessione:

1. Il vostro sprint in tre emoji: tre emoji a testa, poi ognuno spiega il proprio.
2. Descriva il Suo sprint e lasci che l’IA lo rappresenti graficamente: tutti utilizzano il generatore di immagini integrato in TeamRetro per trasformare le ultime settimane in un’immagine.
3. Indovinate chi ha scritto quale biglietto: la stessa idea, in forma anonima, poi provate a indovinare chi ha realizzato ciascuno di essi.
4. Team Spectrum: posizionatevi su uno spettro, poi provate a indovinare dove si sono collocati i vostri compagni di squadra, indicando i punteggi.
5. Il risultato dello sprint generato dall’IA: inserite il riassunto della retrospettiva completata in un generatore di immagini basato sull’IA per ottenere un giornale, un poster o una scheda “Sprint Wrapped”.

1. Il vostro sprint in tre emoji

Prima di qualsiasi discussione, ciascuno inserisce tre emoji per riassumere lo sprint, per poi spiegarne il significato. Questo linguaggio sintetico è più rapido e disinvoltamente efficace rispetto alla prosa. Qualcuno ammetterà, tramite un teschio, una fiamma e un’emoji che piange, ciò che esiterebbe a esprimere con cautela in una frase completa.

Abbiamo utilizzato questa funzione per un rapido controllo dello stato d’animo direttamente nella chat. Tre emoji, poi ognuno ne spiega il significato.

Preferite una GIF? Funziona altrettanto bene come formato alternativo: una singola GIF ben scelta (ad esempio, un edificio in fiamme) spesso dice più di un paragrafo. In entrambi i casi, si tratta di un modo rapido e semplice per rompere il ghiaccio, soprattutto quando il tempo stringe.

2. Descriva il suo sprint e lasci che l’intelligenza artificiale lo disegni

Chiedete a tutti di descrivere la propria esperienza dello sprint nelle ultime settimane, poi lasciate che il generatore di immagini integrato in TeamRetro la trasformi in un’immagine. Ciascuno condivide il risultato ottenuto e ne spiega il significato. Reagire alla propria piccola e bizzarra immagine è molto più semplice che rispondere alla domanda «Allora, com’è andato lo sprint?», e l’immagine spesso esprime a voce alta ciò che altrimenti rimarrebbe inespresso.

La nostra bacheca “June Mood”. La richiesta era semplicemente: creare un’immagine che descrivesse come si è vissuto lo sprint.

La bacheca si è riempita in un attimo: una scimmia con gli occhi sgranati che perdeva la presa su una manciata di compiti in volo, qualcuno alla propria scrivania che fissava uno schermo pieno di fulmini. Ogni immagine è diventata un punto di partenza per una conversazione che altrimenti avremmo dovuto strappare alle persone.

3. Indovinate chi ha scritto quale biglietto

Organizzate la stessa sessione, ma mantenete l’anonimato di ogni contributo, poi chiedete al team di indovinare chi ha realizzato ciascuna scheda. In questo modo, una revisione passiva si trasforma in un gioco e, nel corso dell’attività, vengono alla luce alcune supposizioni: «Ero sicuro che fossi tu» dice tanto quanto l’immagine stessa.

Le ipotesi in azione: i compagni di squadra pubblicano le loro ipotesi nei commenti sotto ciascuna immagine anonima.

Un avvertimento sincero: questo metodo funziona solo se nel vostro team regnano già un clima di grande fiducia e un forte spirito di squadra. Indovinare “chi è quello esausto” è divertente quando le persone si sentono al sicuro, ma può risultare offensivo quando non è così. Se non siete sicuri di quale sia la situazione del vostro team, tenete da parte questo metodo e iniziate con qualcosa di meno impegnativo.

4. Team Spectrum

Questo è quello che ha riscosso il maggior consenso tra tutti, ed è un vero e proprio gioco con un punteggio. Team Spectrum (uno dei nostri giochi gratuiti per rompighiaccio) colloca una domanda di riflessione su uno spettro, poi invita tutti a indovinare dove si siano posizionati i propri compagni di squadra. Lo abbiamo utilizzato proprio durante lo sprint stesso. La domanda era: «In che misura le storie dello sprint si sono allineate al quadro generale?», con un’estremità che andava da «tutto combaciava» all’altra «sembrava scollegato». Ognuno si è posizionato in privato, poi i membri del team hanno indovinato le posizioni degli altri, guadagnando punti per ogni risposta esatta.

Un vero e proprio spunto di riflessione, presentato sotto forma di spettro. Si ottiene un punteggio indovinando dove si sono posizionati i compagni di squadra.

È proprio l’ipotesi a renderlo efficace. Prevedere dove sia atterrato qualcuno vi costringe a considerare effettivamente il suo sprint, non solo il vostro, e ogni ipotesi errata è una piccola sorpresa innocua che stimola la conversazione. La classifica trasforma una riflessione che non suscitava alcun entusiasmo in qualcosa per cui si desidera vincere.

Il primo round è terminato. La classifica ha contribuito ad aumentare la partecipazione più di qualsiasi promemoria del calendario.

Utilizzatelo quando desiderate una riflessione autentica, ma il team continua a considerare le sessioni di retrospettiva come un compito ingrato. Il sistema di punteggio è l’elemento di richiamo; la discussione sull’allineamento è ciò che effettivamente ne ricavate.

5. L’artefatto dello sprint generato dall’intelligenza artificiale

Questo non è un inizio. È ciò che abbiamo fatto con il TeamRetro una volta terminato. Abbiamo preso il risultato, il Riassunto della riunione AI di TeamRetro, che estrae già i temi chiave, il sentiment e i risultati, e l’abbiamo inserita in un generatore di immagini basato sull’intelligenza artificiale con un prompt stilistico ben definito: la prima pagina di un quotidiano degli anni ’60, un manifesto propagandistico di guerra, un poster cinematografico degli anni ’80, una scheda riassuntiva in stile Spotify Wrapped. Successivamente abbiamo condiviso i risultati con il team.

Abbiamo eseguito alcuni prompt sul riepilogo di un mese. Ecco i risultati ottenuti, senza alcuna modifica né selezione selettiva. Sfogliate la presentazione:

1. 1960s newspaper
2. Propaganda poster
3. Movie one-sheet
4. Sprint Wrapped

Ognuna di queste osservazioni proveniva dallo stesso resoconto della riunione. Rivedere lo sprint raccontato in una nuova forma ne favorisce la memorizzazione, e il divario tra il resoconto e la realtà (quel momento in cui si pensa “in realtà non è andata proprio così”) spesso mette in luce un punto che la retrospettiva aveva tralasciato. Il titolo «multitasking da polpo» ha contribuito ad avviare una discussione sul carico di lavoro più di qualsiasi altra domanda di verifica che abbiamo provato. Utilizzatelo per concludere una sessione dedicata a un traguardo o alla fine del trimestre che desiderate che le persone ricordino.

Desiderate provarle senza doverle configurare? Tutti i giochi qui presenti funzionano su un modello gratuito disponibile su TeamRetro, e il riepilogo della riunione dell’IA (AI Meeting Summary) che alimenta l’artefatto dello sprint è già integrato, quindi potete condurre la retrospettiva e generare l’artefatto nello stesso posto.

Come giocare ai videogiochi retrò da remoto

Questa attività vi aiuta a prendere il via. La facilitazione a distanza è l’elemento che determina se i giochi di retrospettiva online funzionano davvero, ed è proprio qui che la maggior parte delle retrospettive online fallisce in modo discreto. Tre aspetti fanno la differenza.

Fissate tempi ben definiti. L’attenzione online è limitata e i momenti di silenzio sembrano durare di più. Prevedete un timer ben visibile per ogni fase: un intervallo per fornire contributi, un altro per raggruppare le idee e votare, e una chiusura definitiva della discussione. I tempi ben definiti creano un senso di urgenza ed evitano che un unico argomento occupi l’intera ora.

Rendete anonimi i contributi. La gerarchia si diffonde rapidamente durante una videochiamata. Quando le persone intervengono in forma anonima, l’ingegnere junior esprime la preoccupazione che il responsabile tecnico stava evitando di affrontare. È anche ciò che permette a un gioco come “Guess Who” di funzionare. L’anonimato neutralizza l’influenza della gerarchia e consente di ottenere un feedback autentico, non una versione edulcorata.

Consentite ai partecipanti di inserire i propri contributi in modo asincrono. Non costringete tutti a riflettere sul momento con la videocamera accesa. Aprite la bacheca in anticipo, in modo che i partecipanti possano aggiungere le proprie riflessioni con calma. Coloro che riflettono in modo pacato e ponderato potranno così dare un contributo significativo, senza essere messi in secondo piano da chi parla più velocemente, e voi potrete iniziare la sessione dal vivo con del materiale già a disposizione.

Se si rispettano questi tre punti, quasi tutte le attività sopra citate avranno successo. Se invece non si rispettano, anche il gioco più ingegnoso si trasforma in una semplice discussione aperta con un tabellone dei punteggi in aggiunta.

Quando un gioco non risolve il problema

Un avvertimento sincero: una partita non basta a risolvere i problemi di una squadra poco solida.

Se le persone non si fidano l’una dell’altra, nessun formato ingegnoso riuscirà a far emergere i veri problemi. E nemmeno un giornale generato dall’intelligenza artificiale. Si limiteranno a giocare le carte sicure, rideranno dell’artificio e riserveranno la vera conversazione ai messaggi privati successivi. L’anonimato e la giocosità aiutano in parte, ma sono solo una soluzione temporanea, non una cura definitiva. Quando lo stesso problema riemerge sprint dopo sprint senza che nessuno sia disposto ad assumersene la responsabilità, questo è un segnale a cui un modello prestabilito non può rispondere.

Se non siete sicuri di quale delle due situazioni si presenti, non fate supposizioni basandovi sul tono di voce durante una videochiamata. Un rapido controllo dello stato di salute prima del retro vi dirà in pochi minuti se avete a che fare con un team in stallo o con uno a rischio. Si tratta di una valutazione numerica relativa alla fiducia, alla sicurezza e al morale. Se i numeri sono bassi, quello è il vero punto all’ordine del giorno. Nessun espediente può risolvere la situazione. Solo il seguito dato alla questione può farlo.

È proprio questo lavoro che sta alla base di tutto. Si tratta di facilitazione e leadership: dare seguito alle azioni da intraprendere affinché le persone vedano che esprimersi porta a un cambiamento, dimostrare che è sicuro non essere d’accordo e affrontare quei comportamenti che inducono le persone a tacere. I giochi di retrospettiva online sono uno strumento potente per un team in cui i membri si fidano a vicenda abbastanza da poter essere onesti. Tuttavia, non sostituiscono la costruzione di tale fiducia.

Adattare il gioco allo sprint

Il miglior gioco di retrospettiva online è quello che risponde alle esigenze del vostro team in questo sprint: un formato solido quando la discussione necessita di struttura, un gioco autentico quando occorre sbloccare la situazione. Adattatelo al contesto, condottelo con tempi ben definiti e contributi anonimi, e osservate se l’onestà è reale o solo di facciata.

Ogni formato qui presente è un modello gratuito disponibile su TeamRetro. L’inserimento anonimo dei contributi, l’inserimento asincrono, la definizione di intervalli di tempo e i riassunti generati dall’intelligenza artificiale che alimentano il gioco del remix sono tutti integrati, in modo che possiate concentrarvi sulla conversazione, non sulla configurazione.

Sfogliate la raccolta di modelli per retrospettive, fate un po’ di riscaldamento con i giochi rompighiaccio oppure attingete a nuovi spunti da RetroIdeas quando un formato vi sembra ormai superato.

Per ulteriori informazioni su come rendere le sessioni di retrospettiva coinvolgenti, consultate 3 modi ingegnosi per rendere le vostre sessioni di retrospettiva divertenti ed entusiasmanti e come condurre un’attività di rompighiaccio.