Giochi di retrospettiva online vs formati: cosa funziona davvero

Una sessione retrospettiva non ha lo scopo di essere divertente. Serve piuttosto ad abbassare le difese che inducono i team remoti a comportarsi in modo educato, vago e silenzioso, in modo da ottenere il feedback sincero su cui si basa una sessione retrospettiva.

Ecco perché i giochi retrospettivi online sono più importanti di quanto sembri. Durante una videochiamata, mancano i consueti spunti che coinvolgono le persone nella conversazione. Chi parla con sicurezza riempie il silenzio, mentre chi riflette in silenzio si disimpegna. Un buon gioco supera questa barriera, offrendo a tutti lo stesso modo di partecipare senza pressioni e portando alla luce questioni che altrimenti rimarrebbero inespresse.

Ma c’è un problema: la maggior parte di ciò che viene definito “gioco retrospettivo” è in realtà solo un formato con una bella immagine. Questa guida traccia una linea netta di demarcazione tra le due cose. Da un lato vi sono i formati consolidati su cui si basano la maggior parte delle retrospettive. Dall’altro vi sono i giochi autentici, quelli dotati di una vera e propria meccanica, in grado di stimolare la conversazione anche in un gruppo silenzioso. Tratteremo entrambi gli aspetti, spiegando quando ricorrere all’uno o all’altro e in quali casi anche un buon gioco raggiunge i propri limiti.

Giochi contro formati: perché la differenza è importante

Innanzitutto, una breve precisazione sui termini, poiché vengono utilizzati in modo piuttosto approssimativo: giochi retrospettivi, formati, tecniche, modelli, spesso in modo intercambiabile. Ecco come vengono utilizzati in questa guida: un formato è la struttura (le indicazioni a cui le persone rispondono), un modello è quel formato già pronto all’uso, mentre un gioco aggiunge una meccanica – ad esempio una sorpresa, una rivelazione o un indovinello – che modifica il comportamento dei partecipanti. Pertanto, Sailboat è un formato e un modello, ma definirlo un gioco è un po’ esagerato: si tratta comunque di compilare delle colonne. Non confondete nulla di tutto ciò nemmeno con i giochi agili. Si tratta di una categoria più ampia di attività che abbraccia l’intero processo di consegna ed è un argomento a sé stante. Né con i giochi di team building per il lavoro, che riguardano la coesione e la fiducia piuttosto che la riflessione su uno sprint.

Perché è importante? Se lasciate a se stesse, la maggior parte delle retrospettive si trasforma automaticamente in una discussione aperta. Qualcuno chiede: «Allora, com’è andato lo sprint?» e attende. Segue una lunga pausa, poi le stesse due persone parlano mentre tutti gli altri fissano la propria miniatura. L’elenco completo dei riferimenti è disponibile nella nostra guida ai giochi retrospettivi, raggruppati in base al problema che ciascuno di essi risolve. Questo articolo illustra quali di essi meritano tale denominazione.

Un formato sostituisce quella richiesta in bianco con una struttura. Un gioco va oltre: offre alle persone qualcosa a cui reagire prima che abbiano avuto il tempo di autocensurarsi. Entrambi hanno la loro ragion d’essere e il risultato è lo stesso: dati migliori. Le sessioni di retrospettiva funzionano solo se le persone dicono la verità su ciò che le sta rallentando, e online ciò accade raramente per caso. Il resto di questa guida è dedicato a far sì che ciò avvenga in modo intenzionale.

Iniziate con un formato di retrospettiva ben strutturato

La maggior parte delle retrospettive online dovrebbe comunque partire da un formato collaudato, ovvero dalle strutture affidabili che il vostro team già riconosce. Per uno sprint di routine, sono tutto ciò che serve per avviare una conversazione costruttiva, e la scelta è meno importante di quanto si pensi: Mad, Sad, Glad quando lo sprint è stato difficile, Start, Stop, Continue quando si desiderano azioni concrete entro la fine dell’ora.

Conserviamo l’elenco completo, raggruppato in base al problema che ciascun formato risolve, nella guida ai giochi retrospettivi: 20 formati con le indicazioni su quando ricorrervi, la durata di ciascuno e come condurli da remoto. Anziché ripeterlo qui, questo post affronta un argomento che l’elenco non può trattare: un formato serve solo a strutturare la conversazione. Non garantisce che qualcuno si apra. È alle prime armi con la facilitazione? La nostra guida su come condurre una retrospettiva illustra le cinque fasi e propone un ordine del giorno già pronto. Quando il Suo team è silenzioso, stanco o agisce meccanicamente, è proprio allora che deve ricorrere a un vero e proprio gioco.

I giochi retrò a cui abbiamo giocato

A sostegno di questa affermazione vi sono prove concrete, non solo credenze popolari diffuse tra i facilitatori. Uno studio pubblicato su Empirical Software Engineering ha monitorato sei team Scrum che conducevano retrospettive basate su giochi e ha rilevato che i giochi contrastavano direttamente i problemi che, in primo luogo, inducono a saltare le retrospettive: mancanza di struttura, ripetitività noiosa e il fatto che solo poche persone portassero avanti l’intera conversazione. Vale la pena ricordarlo la prossima volta che uno sprint intenso fa sembrare la retrospettiva facoltativa. Di solito sono proprio quegli sprint ad averne maggiormente bisogno.

Abbiamo quindi deciso di metterlo alla prova. Negli ultimi due mesi abbiamo organizzato un gioco in ciascuna delle sessioni di retrospettiva del nostro team. Il motivo, in tutta onestà, era che la partecipazione era calata e volevamo verificare se un gioco potesse attirare nuovamente le persone. Ecco a cosa abbiamo giocato, con le schermate reali di ciascuna sessione:

1. Il vostro sprint in tre emoji: tre emoji a testa, poi ognuno spiega la propria scelta.
2. Descriva il Suo sprint e lasci che l’IA lo rappresenti graficamente: tutti utilizzano il generatore di immagini integrato in TeamRetro per trasformare le ultime settimane in un’immagine.
3. Indovinate chi ha scritto ciascuna cartolina: la stessa idea, in forma anonima, poi indovinate chi ha realizzato ciascuna di esse.
4. Team Spectrum: posizionatevi su uno spettro, quindi provate a indovinare dove si sono collocati i vostri compagni di squadra, indicando i punteggi.
5. Il risultato generato dall’IA per lo sprint: inserite il riassunto della retrospettiva completata in un generatore di immagini basato sull’IA per ottenere un giornale, un poster o una scheda “Sprint Wrapped”.

1. Il vostro sprint in tre emoji

Prima di qualsiasi discussione, ciascuno sceglie tre emoji per riassumere lo sprint, per poi spiegarne il significato. Questo linguaggio sintetico risulta più rapido e meno intimidatorio rispetto alla prosa. Qualcuno ammetterà, tramite un teschio, un fuoco e un’emoji che rappresenta un singhiozzo, ciò che esiterebbe a esprimere con cautela in una frase completa.

Abbiamo utilizzato questa funzione per un rapido controllo dello stato d’animo direttamente nella chat. Tre emoji, poi ognuno ne spiega il significato.

Preferite una GIF? Funziona altrettanto bene come formato alternativo: una singola GIF ben scelta (ad esempio, un edificio in fiamme) spesso dice più di un paragrafo. In entrambi i casi, si tratta di un modo rapido e semplice per rompere il ghiaccio, soprattutto quando il tempo stringe.

2. Descriva il Suo sprint e lasci che l’IA lo disegni

Chieda a tutti di descrivere la propria esperienza dello sprint nelle ultime settimane, quindi lasci che il generatore di immagini integrato in TeamRetro la trasformi in un’immagine. Ciascuno condivide il risultato ottenuto e ne spiega il motivo. Reagire alla propria piccola e bizzarra immagine è molto più semplice che rispondere alla domanda «Allora, com’è andato lo sprint?», e l’immagine spesso esprime a voce alta ciò che altrimenti rimarrebbe taciuto.

La nostra bacheca “June Mood”. La richiesta era semplicemente: creare un’immagine che descrivesse come ci siamo sentiti durante lo sprint.

La bacheca si è riempita in un attimo: una scimmia con gli occhi sgranati che perdeva la presa su una manciata di compiti che volavano via, qualcuno alla propria scrivania che fissava uno schermo pieno di fulmini. Ogni immagine è diventata un punto di partenza per una conversazione che altrimenti avremmo dovuto strappare alle persone.

3. Indovinate chi ha scritto quale biglietto

Organizzate la stessa sessione, ma mantenete l’anonimato di ogni contributo; poi chiedete al team di indovinare chi ha realizzato ciascuna scheda. In questo modo, una revisione passiva si trasforma in un gioco e, nel corso dell’attività, vengono alla luce alcune supposizioni: «Ero sicuro che fossi tu» dice tanto quanto l’immagine stessa.

Le ipotesi in azione: i compagni di squadra pubblicano le loro ipotesi nei commenti sotto ciascuna immagine anonima.

Un avvertimento sincero: questo metodo funziona solo se nel vostro team regnano già un alto livello di fiducia e un buon spirito di squadra. Indovinare “chi è quello esausto” è divertente quando le persone si sentono al sicuro, ma può risultare offensivo quando non è così. Se non siete sicuri di quale sia la situazione del vostro team, rimandate questa attività e iniziate con qualcosa di meno impegnativo.

4. Team Spectrum

Questo è quello che ha riscosso il maggior consenso tra tutti, ed è un vero e proprio gioco con un punteggio. Team Spectrum (uno dei nostri giochi gratuiti per rompighiaccio) colloca una domanda di riflessione su uno spettro, poi chiede a tutti di indovinare dove si siano posizionati i propri compagni di squadra. Lo abbiamo utilizzato proprio durante lo sprint stesso. La domanda era: «In che misura le storie dello sprint si sono allineate al quadro generale?», con un’estremità che andava da «tutto combaciava» all’altra che indicava «sembrava scollegato». Ognuno si è posizionato in privato, poi i membri del team hanno indovinato le posizioni reciproche, guadagnando punti per ogni risposta corretta.

Un vero e proprio spunto di riflessione, presentato sotto forma di scala. Si ottiene un punteggio indovinando dove i compagni di squadra si sono posizionati.

È proprio l’ipotesi a renderlo efficace. Prevedere dove qualcuno sia arrivato vi costringe a considerare effettivamente il suo sprint, non solo il vostro, e ogni ipotesi errata è una piccola sorpresa innocua che stimola la conversazione. La classifica trasforma una riflessione che non suscitava alcun entusiasmo in qualcosa che tutti desiderano vincere.

Il primo round è terminato. La classifica ha contribuito ad aumentare la partecipazione più di qualsiasi promemoria del calendario.

Utilizzatelo quando desiderate una riflessione autentica, ma il team continua a considerare le sessioni di retrospettiva come un compito ingrato. Il sistema di punteggio è l’elemento di richiamo; la discussione sull’allineamento è ciò che effettivamente ne ricavate.

5. L’artefatto dello sprint generato dall’intelligenza artificiale

Questo non è un inizio. È ciò che abbiamo fatto con il TeamRetro una volta terminato. Abbiamo preso il risultato, il Resoconto dell’incontro sull’IA di TeamRetro, che sintetizza già i temi chiave, il sentiment e i risultati, e l’abbiamo inserita in un generatore di immagini basato sull’intelligenza artificiale con un prompt stilistico ben definito: la prima pagina di un giornale degli anni ’60, un manifesto propagandistico di guerra, un poster cinematografico degli anni ’80, una scheda riassuntiva in stile Spotify Wrapped. Successivamente abbiamo condiviso i risultati con il team.

Abbiamo eseguito alcune richieste relative al riepilogo di un mese. Ecco i risultati ottenuti, senza alcuna modifica né selezione selettiva. Sfogliate la presentazione:

1. 1960s newspaper
2. Propaganda poster
3. Movie one-sheet
4. Sprint Wrapped

Ognuna di queste osservazioni proveniva dallo stesso resoconto della riunione. Rivedere lo sprint raccontato in una nuova forma ne favorisce la memorizzazione, e il divario tra il resoconto e la realtà (quel momento in cui ci si rende conto che «in realtà non è andata proprio così») spesso fa emergere un punto che la retrospettiva aveva trascurato. Il titolo «multitasking da polpo» è stato più efficace nell’avviare una discussione sul carico di lavoro rispetto a qualsiasi domanda di verifica che abbiamo mai provato. Utilizzatelo per concludere una sessione dedicata a un traguardo o alla fine del trimestre che desiderate che le persone ricordino.

Desiderate provarle senza doverle configurare? Tutti i giochi qui presenti funzionano su un modello gratuito disponibile su TeamRetro, e il riepilogo della riunione generato dall’IA, che costituisce la base dell’artefatto dello sprint, è già integrato; potrete quindi condurre la retrospettiva e generare l’artefatto nello stesso posto.

Come giocare ai videogiochi retrò da remoto

Questa attività vi aiuta a iniziare. La facilitazione a distanza è ciò che determina se i giochi di retrospettiva online funzionano davvero, ed è proprio in questo ambito che la maggior parte delle retrospettive online fallisce silenziosamente. Tre elementi fanno la differenza.

Fissate tempi ben definiti. L’attenzione online è limitata e i silenzi sembrano durare più a lungo. Prevedete un timer ben visibile per ogni fase: un intervallo per fornire contributi, un altro per raggruppare le idee e votare, e una chiusura definitiva della discussione. I tempi stretti creano un senso di urgenza ed evitano che un unico argomento occupi l’intera ora.

Rendete anonimi i contributi. La gerarchia si diffonde rapidamente durante una videochiamata. Quando le persone intervengono in forma anonima, l’ingegnere più giovane esprime la preoccupazione che il responsabile tecnico stava evitando di affrontare. È anche ciò che rende possibile il funzionamento di un gioco come “Guess Who”. L’anonimato neutralizza l’influenza della gerarchia e consente di ottenere un feedback autentico, non una versione edulcorata.

Consentite ai partecipanti di inserire i propri contributi in modo asincrono. Non costringete tutti a riflettere sul momento con la videocamera accesa. Aprite la bacheca in anticipo, in modo che i partecipanti possano aggiungere le proprie riflessioni con calma. Coloro che riflettono in modo pacato e ponderato potranno così contribuire in modo adeguato, senza essere messi in secondo piano da chi parla più velocemente, e voi potrete iniziare la sessione dal vivo con del materiale già disponibile.

Se si rispettano correttamente questi tre punti, quasi tutte le attività sopra citate avranno successo. Se invece non vengono rispettati, anche il gioco più ingegnoso si ridurrà a una semplice discussione aperta con un tabellone dei punteggi in aggiunta.

Quando un gioco non risolve il problema

Un avvertimento sincero: una partita non basta a risolvere i problemi di una squadra instabile.

Se le persone non si fidano l’una dell’altra, nessun formato ingegnoso riuscirà a portare alla luce i veri problemi. E nemmeno un giornale generato dall’intelligenza artificiale. Si limiteranno a giocare le carte sicure, rideranno dell’artificio e riserveranno la vera conversazione ai messaggi privati successivi. L’anonimato e la giocosità aiutano in misura marginale, ma sono solo una pezza, non una cura. Quando lo stesso problema riemerge sprint dopo sprint senza che nessuno sia disposto ad assumersene la responsabilità, questo è un segnale a cui un modello prestabilito non può rispondere.

Se non è sicuro di quale delle due situazioni si presenti, non si limiti a fare supposizioni basandosi sul tono di voce durante una videochiamata. Un rapido controllo dello stato di salute prima della riunione retrospettiva vi consentirà di capire in pochi minuti se avete a che fare con un team in stallo o con uno a rischio. Si tratta di una valutazione numerica relativa alla fiducia, alla sicurezza e al morale. Se i valori sono bassi, quello è il vero punto all’ordine del giorno. Nessun stratagemma può risolvere la situazione. Solo un seguito concreto può farlo.

È proprio questo lavoro che sta alla base di tutto ciò. Si tratta di facilitazione e leadership: dare seguito alle azioni da intraprendere affinché le persone capiscano che esprimere la propria opinione porta a un cambiamento, dimostrare che è sicuro dissentire e affrontare quei comportamenti che inducono le persone a tacere. I giochi di retrospettiva online sono uno strumento potente per un team i cui membri si fidano l’uno dell’altro al punto da potersi esprimere con sincerità. Tuttavia, non sostituiscono la costruzione di tale fiducia.

Adattare il gioco allo sprint

Il miglior gioco retrospettivo online è quello che risponde alle esigenze del vostro team in questo sprint: un formato solido quando la discussione necessita di struttura, un gioco autentico quando occorre sbloccare la situazione. Adattatelo al contesto, condotterlo con tempi ben definiti e contributi anonimi, e osservate se l’onestà è reale o solo di facciata.

Ogni formato qui presente è un modello gratuito disponibile su TeamRetro. L’inserimento anonimo dei contributi, la pre-immissione asincrona, la definizione di intervalli di tempo e i riassunti generati dall’intelligenza artificiale che alimentano il gioco del remix sono tutti integrati, in modo che possiate concentrarvi sulla conversazione, non sulla configurazione.

Sfogliate la raccolta di modelli per retrospettive, scegliete un formato dalla guida ai giochi per retrospettive, fate un po’ di riscaldamento con Icebreaker Games oppure attingete a nuovi spunti da RetroIdeas quando un formato vi sembra ormai superato.

Per ulteriori informazioni su come rendere le sessioni di retrospettiva coinvolgenti, consultate 3 modi ingegnosi per rendere le vostre sessioni di retrospettiva divertenti ed entusiasmanti e come condurre un’attività di rompighiaccio.