Opracujcie zasady współpracy w zespole, opierając się na skutecznych porozumieniach zespołowych

Umowa społeczna, często stosowana przez zespoły pracujące metodą agile, toruje drogę do lepszej współpracy wszystkich członków zespołu. Zawiera ona uzgodnione zasady postępowania członków zespołu wobec siebie nawzajem. Zazwyczaj bez jasnego porozumienia brakuje jasności co do tego, w jaki sposób członkowie zespołu powinni ze sobą współpracować.

Spójrzmy prawdzie w oczy – współpraca to nie lada wyzwanie. Niezależnie od tego, czy Państwa zespół jest nowy (na etapie formowania się i burzy), czy też jest to grupa doświadczona (na etapie osiągania wyników i rozwiązywania się), praca z innymi wymaga wysiłku. Różne osobowości, pochodzenie oraz etos firmy mają wpływ na to, jak zespół funkcjonuje.

Niewinne zachowania jednej osoby mogą z łatwością frustrować, rozpraszać lub irytować innych. Podczas gdy jeden z członków zespołu może być bardzo rozmowny podczas spotkań, inny może uznać to za niegrzeczne. Nawet zachowania mające pozytywne cele, takie jak docenianie wysiłku, mogą nie przynosić zamierzonego efektu.

To, w jaki sposób ludzie wchodzą w interakcje podczas spotkania, kształtuje kulturę zespołu. Od wyrażania opinii i bycia wysłuchanym bez osądzania, aż po to, czy podczas dyskusji włącza się kamerę wideo, czy nie. Wszystko to stanowi część norm, które definiują kulturę zespołu.

Jednym ze sposobów budowania pozytywnej kultury organizacyjnej jest rozwiązywanie problemów oraz ustalanie wspólnych zasad w zespole.

Czym są porozumienia zespołowe w zespołach stosujących metodologię agile?

Zasady postępowania w zespole to zachowania, do których zespół zobowiązuje się w codziennej współpracy. Mogą one dotyczyć wielu różnych sytuacji w miejscu pracy, w tym –

• podejmowanie decyzji
• spotkania
• komunikowanie się
• wymiana informacji
• wspierając się nawzajem

Oto podstawowe zasady postępowania. Zapewniają one wszystkim poczucie bezpieczeństwa psychicznego niezbędne do współpracy w ramach zespołu.

W tym kontekście bezpieczeństwo psychologiczne oznacza, że członkowie zespołu mogą dzielić się swoimi pomysłami bez obawy przed osądem, uprzedzeniami, pozycją społeczną czy autorytetem. Dzięki temu mogą skupić się na projekcie, zamiast martwić się o swoje miejsce w grupie.

Zgody zespołowe są zazwyczaj sporządzane na początku projektu przez sam zespół. Mogą one obejmować między innymi:

• Wykorzystanie głównej zasady retrospektywy agile w ramach retrospektyw
• Każdy ma równy głos i wnosi cenny wkład.
• Jeśli przydzielono Państwu zadanie, powinni Państwo przejąć za nie odpowiedzialność i na bieżąco je aktualizować.
• Zanim przydzieli się skomplikowane zgłoszenia, należy omówić je z daną osobą.
• Stosowanie słów kodowych w celu zasygnalizowania potrzeby.
• Jasno określony harmonogram i cel spotkań.
• W jaki sposób zespół komunikuje się i pracuje zdalnie, przy elastycznych godzinach pracy lub w różnych strefach czasowych.

Korzyści płynące z umów zespołowych

Istnieje wiele korzyści płynących z zawierania porozumień zespołowych. Są to –

• pomóc w ograniczeniu konfliktów w zespole.
• pomóc ludziom lepiej radzić sobie ze stresem i niepokojem.
• stworzyć podstawy dla współpracy, współdziałania i ciągłego doskonalenia.
• budować zaufanie i przyczyniać się do poczucia przynależności.
• zapewnić zespołowi poczucie kontroli i bezpieczeństwa.
• budować relacje w zespole
• pomóc zespołowi przejść przez kolejne etapy modelu rozwoju zespołu Tuckmana.

Jeśli więc zostaną odpowiednio opracowane, porozumienia zespołowe mogą jeszcze bardziej wzmocnić potencjał Państwa zespołu.

Jak opracować zasady współpracy w zespole?

Nie jest zaskoczeniem, że umowy zespołowe najlepiej opracowywać wspólnie z zespołem. Jest to proces oparty na współpracy. Można to zrobić ręcznie, osobiście, korzystając z karteczek samoprzylepnych. Można to również zrobić online, korzystając z dobrego narzędzia do retrospektyw.

Zaletą internetowego narzędzia do przeprowadzania retrospektyw jest łatwość, z jaką można zapewnić anonimowość wypowiedzi. Ma to na celu stworzenie środowiska zapewniającego bezpieczeństwo psychologiczne, w którym ludzie mogą swobodnie dzielić się swoimi pomysłami.

1. Proszę wyjaśnić, dlaczego jest to konieczne

Pierwszym krokiem jest wyjaśnienie konieczności sporządzenia umowy zespołowej. Większość osób już rozumie powody tego kroku, ale mimo to warto o tym przypomnieć. Można przeznaczyć na to trochę czasu na początku retrospektywy lub zorganizować osobne spotkanie, aby omówić tę kwestię.

Korzyści wynikające z zawarcia umowy zespołowej obejmują: –

• posiadanie możliwości kształtowania i doskonalenia kultury zespołu
• posiadanie jasnych i precyzyjnie określonych zasad skutecznej współpracy
• znajomość wzajemnych oczekiwań oraz praktyczne zrozumienie
• ogólnie czują się szczęśliwsi w pracy, gdy zespół się zgrywa

2. Wprowadzenie indywidualnej odpowiedzialności

Następnie proszę poprosić wszystkich, aby wpisali jedną pozytywną cechę, która ich zdaniem jest zgodna z wartościami organizacji, zespołu oraz ich samych. To właśnie sprawia, że porozumienie to jest dostosowane do potrzeb ich zespołu i buduje zaangażowanie.

Zachęcając uczestników do burzy mózgów i zgłaszania pomysłów, warto podać im kilka przykładowych początków zdań. Pomaga to zapewnić, że uzgodnienia będą oparte na konkretnych zachowaniach i sformułowane w pozytywny sposób.

Oto kilka propozycji –

• Może Pan/Pani na mnie liczyć, jeśli chodzi o ________________
• Możemy stworzyć świetny zespół, jeśli ________________
• Niektóre z naszych frustracji i problemów możemy przezwyciężyć poprzez ________________
• Jedną z rzeczy, które uwielbiam w tej drużynie, jest to, kiedy ________________
• Możemy usprawnić nasz sposób pracy poprzez ________________

Każdy punkt umowy powinien stanowić odrębną koncepcję, aby zachować jej prostotę.

3. Przedstawić propozycje porozumień do omówienia

Ogólnie rzecz biorąc, warto, aby osoby zainteresowane zaproponowały porozumienie przed jego przyjęciem. Dzięki temu można mieć pewność, że wszyscy rozumieją treść porozumienia i rzeczywiście je akceptują, a nie traktują to jedynie jako formalność.

Narzędzie internetowe, takie jak TeamRetro, umożliwia użytkownikom dodawanie uzgodnień bezpośrednio do listy lub zgłaszanie ich grupie. Jeśli zgłoszono propozycję porozumienia, pozostali członkowie grupy mogą zdecydować, czy ją poprzeć (kciuk w górę), nie poprzeć (kciuk w dół) czy zachować neutralność. Dzięki temu można szybko sprawdzić, czy w grupie panuje konsensus, zanim propozycja zostanie zatwierdzona jako porozumienie.

4. Prowadzenie dyskusji grupowych

Po udostępnieniu uzgodnień proszę dać wszystkim możliwość zapoznania się z nimi i zadawania pytań wyjaśniających. W razie potrzeby można pogrupować identyczne pozycje.

Należy poprowadzić dyskusję i umożliwić omówienie wątpliwości, pytań oraz uwag. Należy odnotować zgłaszane zastrzeżenia. Następnie należy w drodze głosowania zdecydować, które z nich należy uwzględnić.

Nie wszystkie zaproponowane ustalenia zostaną przyjęte. Proszę omówić je z grupą, aby upewnić się, że wszyscy rozumieją, dlaczego tak się stało. Celem jest przeanalizowanie wszystkich zaproponowanych ustaleń przed zakończeniem spotkania.

Proponowane zachowania, które są akceptowane, stanowią porozumienia zespołowe tworzące umowę społeczną.

5. Proszę zastanowić się nad zawartymi porozumieniami

Po dodaniu umów do listy warto je przejrzeć. Proszę zebrać dalsze uwagi i odnieść się do wszelkich nowych kwestii, które mogły się pojawić. Dobrym pytaniem, które warto zadać, może być –

„Analizując nasze porozumienia zespołowe, jak, Państwa zdaniem, wpłynie to na sposób naszej współpracy i jakie to budzi w Państwa odczucia?”

Informacje zwrotne stanowią podstawę ewentualnych ostatecznych zmian, jakie mogą okazać się konieczne w umowach.

6. Proszę korzystać z umów

Na koniec warto na początku kolejnych spotkań krótko odnieść się do ustaleń, aby nadać odpowiedni ton sesji. Można też wykorzystać je jako punkt do refleksji pod koniec spotkania, aby sprawdzić, czy zespół dotrzymał ustaleń.

TeamRetro wyświetla umowy zespołowe na Państwa pulpicie nawigacyjnym. Oznacza to, że są one zawsze pod ręką.

Pułapki, których należy unikać podczas opracowywania porozumień zespołowych

1. Brak prawdziwego konsensusu

Najbardziej oczywistą pułapką jest sytuacja, w której nie wszyscy członkowie zespołu naprawdę przestrzegają ustaleń.

Kiwanie głową podczas spotkania poświęconego współpracy może oznaczać po prostu to. Ludzie muszą najpierw coś zrozumieć, zanim wyrażą zgodę. Oznacza to, że porozumienie musi mieć dla nich sens, a także być zgodne z ich wartościami.

Jak już wcześniej wspomnieliśmy, właśnie dlatego każdy zespół musi opracować własny zestaw ustaleń. Przejmowanie lub naśladowanie ustaleń innego zespołu w niewielkim stopniu przyczynia się do zwiększenia zaangażowania. Spowoduje to jedynie osłabienie poczucia odpowiedzialności.

Jeśli porozumienia są narzucane przez kierownictwo najwyższego szczebla, może to pogłębić rozdźwięk.

Ważne jest, aby mieć wystarczająco dużo czasu na omówienie wszelkich wątpliwości i ich wyjaśnienie, zanim zostaną one uwzględnione w ostatecznej umowie.

2. Żadnych rytuałów

Porozumienia te muszą następnie przełożyć się na konkretne działania i codzienne nawyki. W przeciwnym razie pozostaną jedynie słowami na papierze.

Możliwe są różne interpretacje tych porozumień. Mogłoby to prowadzić do rozbieżności w zachowaniach.

Jednym ze sposobów, w jaki nasz zespół sobie z tym poradził, było wymyślenie słów-kluczy. Słowa te podsumowują nasze ustalenia zespołowe. Oto krótki wgląd w to, czym się zajmujemy.

• Weryfikacja krzyżowa – Członkowie zespołu są zgodni co do tego, że w przypadku kluczowych działań mających wpływ na klientów konieczna jest weryfikacja krzyżowa. Kolega pełniący podobną funkcję i posiadający podobne umiejętności przeprowadzi kontrolę jakości oraz zweryfikuje wykonaną pracę pod kątem poprawności.

• Czas na sushi – Uwielbiamy się bawić w pracy. Czasami nawet trochę za bardzo. Jeśli ktoś powie „czas na sushi”, oznacza to, że prosi o chwilę skupienia się na pracy. Ponieważ tak się uzgodniliśmy, nikt nie czuje się urażony, a my szybko się uspokajamy.

• Bikeshed – Jeśli pojawi się temat, którego nie da się natychmiast rozwiązać, zostaje on odłożony na bok. Temat trafia do „bikeshed” i jest ponownie wyjmowany w późniejszym terminie w celu omówienia.

3. Obwinianie i zawstydzanie

Porozumienia zespołowe mogą być wykorzystywane w niewłaściwy sposób. Innymi słowy, mogą służyć do atakowania innych lub obwiniania ich.

Jako scrum master należy zadbać o to, by pracownicy czuli się bezpiecznie w pracy. Nie ma tu miejsca na strach. Pracownicy muszą mieć możliwość przyznania się do własnych błędów w ramach ciągłego doskonalenia.

Istnieje skuteczny sposób radzenia sobie z niewłaściwym stosowaniem zasad. Proszę poprosić uczestników, aby wskazali dobre przykłady sytuacji, w których inni wykazali się pozytywnym zachowaniem. Należy jednak zachęcić ich do refleksji nad sobą, pytając, w zakresie których zasad mogliby się poprawić.

Jak sprawić, by ustalenia w zespole były przestrzegane?

1. Dawać przykład

Jako scrum master ważne jest, aby Pan/Pani postępował/postępowała zgodnie z zasadami określonymi w porozumieniu. Jeśli zacznie Pan/Pani od nich odstępować, zespół również to zrobi.

Proszę jasno dać do zrozumienia, że chciałby Pan/Pani, aby ktoś Panu/Pani dał sygnał, jeśli zacznie Pan/Pani zbaczać z kursu, oraz że Pan/Pani postąpi tak samo w stosunku do tej osoby.

2. Proszę mieć je na oku

Proszę zadbać o to, by umowy były jak najbardziej widoczne.

Można opublikować tę listę w serwisie Slack lub MS Teams. Nie ma znaczenia, w jaki sposób to zrobicie – chodzi przede wszystkim o to, aby przypomnieć pracownikom o zasadach postępowania, na które się zgodzili.

3. Ponowne przeanalizowanie i poprawienie

Z biegiem czasu skład Państwa zespołu będzie się zmieniał, podobnie jak otoczenie, w którym Państwo pracują. Dlatego też umowa powinna ulec zmianie.

Regularne przeglądy i aktualizacje umowy sprawią, że nabierze ona większego znaczenia i będzie zawsze aktualna.

4. Różne zespoły, różne porozumienia

Nie dajcie się zwieść. Każdy zespół jest inny, nawet jeśli pełnią w nim podobne role.

Proszę upewnić się, że każdy zespół posiada własne zasady, które są unikalne i sprawdzają się w jego przypadku.

5. Potwierdzić i uznać

Zespoły, które wykazują się zachowaniami, do których się zobowiązały, są na wagę złota. Docenienie wysiłków zespołu w zakresie realizacji ustaleń pomoże utrwalić te pozytywne zachowania.

Czy są Państwo gotowi do sporządzenia umowy zespołowej?

TeamRetro umożliwia łatwe i skuteczne przeprowadzanie internetowych retrospektyw agile oraz ocen stanu zespołu. Pozwala ono tworzyć uzgodnienia zespołowe, do których można się odwoływać podczas przyszłych spotkań.

Członkowie zespołu mogą anonimowo i bezpiecznie zgłaszać propozycje porozumień. Członkowie zespołu mogą wyrazić swoje poparcie dla tych porozumień, zanim zostaną one przyjęte. Pomóżcie swoim zespołom przejść od poziomu „dobry” do „doskonały” już dziś!

Proszę sporządzić umowę zespołową już teraz