La gestion par intervalles de temps pour les équipes Scrum et la réussite des rétrospectives

Nous avons tous déjà assisté à au moins une réunion à l’issue de laquelle nous nous sommes dit : « Bon, ça a vraiment été une perte de temps. »

Ce graphique résume la réalité concernant la capacité d’attention des participants lors des réunions.

L’une des façons de s’assurer que les équipes et les participants ne quittent pas les réunions mécontents parce qu’elles se prolongent trop longtemps et s’avèrent inefficaces consiste à recourir à la méthodologie du « timeboxing ». Les équipes Scrum ont recours au « timeboxing » pour maintenir leur efficacité et leur productivité ; voyons donc cela de plus près !

Qu’est-ce que le « timeboxing » ?

Le « timeboxing » est une technique simple de gestion du temps qui consiste à fixer une durée maximale pour mener à bien une activité. Cette durée est appelée « timebox ». Vous travaillez ensuite sur l’activité pendant cette période déterminée et vous cessez de vous y consacrer une fois le temps écoulé. Vous évaluez ensuite si vous avez atteint les objectifs que vous vous étiez fixés.

La méthode du « timeboxing » a été introduite pour la première fois par James Martin, auteur de l’ouvrage Rapid Application Development, dans le cadre du développement logiciel agile.

Les équipes Scrum et de nombreux chefs de projet ont recours au « timeboxing » pour que chacun reste concentré sur la réalisation de la tâche en cours.

Voyons comment les équipes Scrum utilisent la méthode du « timeboxing »

Sprint : la méthode du « timeboxing » peut être utilisée pour définir la durée du Sprint, afin que les équipes Scrum puissent atteindre les objectifs fixés pour celui-ci.

Planification du sprint : lorsqu’une équipe se met en place, elle fixe une durée maximale pour la réunion de planification du sprint. Le Guide Scrum recommande de limiter la durée de cette réunion à 8 heures maximum pour un sprint d’un mois.

Scrum quotidien : une durée plus courte, d’environ 15 minutes par jour, peut aider les équipes Scrum à coordonner leurs activités et à mettre en évidence les éventuelles difficultés rencontrées pour atteindre l’objectif du sprint.

Revue de sprint : au cours de cette revue, les éléments du backlog de sprint livrés au cours du sprint sont examinés et analysés. Vous pouvez fixer une durée maximale à cette revue afin de vous assurer que vous passez en revue les backlogs de manière efficace et optimale.

Rétrospectives de sprint : comme vous le savez sans doute, les rétrospectives, c’est notre dada ! Elles constituent un moment où l’équipe fait le point sur son travail et identifie les améliorations de processus qu’elle peut mettre en œuvre pour un nouveau sprint. Il est important de limiter la durée des rétrospectives pour éviter les « BMW », afin de s’assurer que les opinions de chaque membre de l’équipe sont prises en compte et de garantir que les discussions restent constructives.

La gestion par intervalles de temps avec TeamRetro

Si vous souhaitez que vos rétrospectives se déroulent rapidement et dans les délais, vous pouvez activer un compte à rebours dans TeamRetro à l’aide du chronomètre situé dans le coin supérieur droit de votre écran.

Lorsque votre temps sera écoulé, le chronomètre deviendra rouge et clignotera pour attirer votre attention.

Vous pouvez également cliquer sur le bouton « J’ai terminé » pour indiquer que vous êtes prêt à passer à l’étape suivante. Si vous utilisez Zoom, vous pouvez également cliquer sur « oui » ou « non ».

Recette « timeboxing » de TeamRetro

TeamRetro propose une recette de « timeboxing » pour les réunions synchrones, destinée à une rétrospective de 60 minutes (juste pour vous assurer de terminer à l’heure). Notez que vous pouvez adapter cette recette à une réunion plus longue, en fonction des besoins de votre équipe.

Par exemple, si les bilans de santé de votre équipe révèlent que vous avez besoin d’une meilleure connectivité, vous devrez peut-être y consacrer davantage de temps.

Découvrez-le ci-dessous.

D’autres conseils et astuces sur le « timeboxing »

• Prévoyez un temps spécifique pour chaque membre de l’équipe, par exemple 1 minute par personne
• Vote à la romaine : levez le pouce vers le haut ou vers le bas s’ils ont besoin de plus de temps à la fin du chronomètre
• Pensez à l’exercice « pair share » : réfléchissez pendant 30 secondes, échangez avec une autre personne pendant 1 minute, puis partagez vos réflexions avec un autre binôme avant de les présenter à l’ensemble du groupe.

Essayez-le lors de votre prochaine rétrospective ou de vos prochaines réunions

Vous souhaitez essayer la méthode du « timeboxing » ?

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