Definição de intervalos de tempo para equipes Scrum e retrospectivas bem-sucedidas

Todos nós já participamos de pelo menos uma reunião da qual saímos dizendo: “Bem, isso foi uma perda de tempo”.

Este gráfico resume a realidade sobre a capacidade de atenção das pessoas em reuniões.

Uma maneira de garantir que as equipes e os participantes não saiam das reuniões insatisfeitos por causa da falta de tempo e da ineficácia é utilizar a metodologia de timeboxing. As equipes de Scrum têm usado o timeboxing como forma de manter a eficiência e a produtividade; então, vamos descobrir mais sobre isso!

O que é o timeboxing?

O timeboxing é uma técnica simples de gerenciamento de tempo que consiste em definir um intervalo máximo fixo para concluir uma atividade. Esse intervalo é chamado de “timebox”. Você então trabalha na atividade durante esse período fixo e interrompe o trabalho assim que o tempo acabar. Em seguida, avalia se atingiu as metas planejadas.

O timeboxing foi introduzido pela primeira vez por James Martin, autor do livro Rapid Application Development, como parte do desenvolvimento ágil de software.

As equipes Scrum e muitos gerentes de projeto utilizam o timeboxing para manter todos focados na realização da tarefa em questão.

Vamos ver como o timeboxing é utilizado pelas equipes Scrum

Sprint: o uso de intervalos de tempo pode ser empregado para definir a duração do Sprint, de modo que as equipes Scrum possam cumprir as metas do Sprint.

Planejamento do Sprint: quando uma equipe inicia suas atividades, ela define um limite de tempo para a reunião de Planejamento do Sprint. O Guia do Scrum sugere que uma reunião de Planejamento do Sprint tenha duração máxima de 8 horas para um Sprint de um mês.

Scrum diário: um intervalo de tempo mais curto, de cerca de 15 minutos por dia, pode ajudar as equipes de Scrum a sincronizar suas atividades e a identificar claramente quaisquer desafios para alcançar a meta do sprint.

Revisão do sprint: durante a revisão, os itens do backlog do sprint entregues durante o sprint são discutidos e inspecionados. É possível definir um limite de tempo para a revisão, a fim de garantir que os backlogs sejam analisados de forma eficiente e eficaz.

Retrospectivas de sprint: como vocês sabem, retrospectivas são a nossa especialidade! As retrospectivas são um momento para a equipe fazer uma autoavaliação e identificar melhorias nos processos que possam ser implementadas no próximo sprint. É importante definir um tempo limite para as retrospectivas, para evitar BMWs, a fim de garantir que as opiniões de todos os membros da equipe sejam valorizadas e que as discussões sejam construtivas.

Timeboxing com o TeamRetro

Se você quiser garantir que suas retrospectivas ocorram rapidamente e dentro do prazo, pode definir uma contagem regressiva no TeamRetro usando o cronômetro localizado no canto superior direito da tela.

Quando o tempo acabar, o cronômetro ficará vermelho e começará a piscar para chamar sua atenção.

Ou as pessoas podem clicar no botão para indicar “Concluí”, sinalizando que estão prontas para seguir em frente. Outras maneiras de fazer isso, caso você esteja usando o Zoom, são clicar em “sim” ou “não”.

Receita de timeboxing da TeamRetro

O TeamRetro oferece uma receita de Timeboxing para reuniões síncronas destinadas a uma retrospectiva de 60 minutos (apenas para garantir que você termine no horário). Observe que você pode ajustar essa receita para uma reunião mais longa, de acordo com as necessidades da sua equipe.

Por exemplo, se as avaliações de desempenho da sua equipe indicarem que é necessário melhorar a conectividade, talvez seja preciso dedicar mais tempo a isso.

Confira abaixo.

Mais dicas e truques sobre o timeboxing

• Reserve um tempo específico para cada pessoa da equipe, por exemplo, 1 minuto por pessoa
• Votação romana: levante ou abaixe o polegar se precisarem de mais tempo quando o cronômetro acabar
• Pense na atividade “par e compartilhamento” – reflita por 30 segundos, converse com outra pessoa por 1 minuto e, em seguida, compartilhe com outro par antes da discussão final com todo o grupo.

Experimente isso na sua próxima retrospectiva ou em suas próximas reuniões

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