Timeboxing voor Scrum-teams en succesvolle retrospectieven

We hebben allemaal wel eens een vergadering meegemaakt waar we na afloop zeiden: „Nou, dat was tijdverspilling.“

Deze grafiek geeft een overzicht van de feiten over de aandachtsspanne van mensen tijdens vergaderingen.

Een manier om ervoor te zorgen dat teams en deelnemers vergaderingen niet ontevreden verlaten omdat de tijd opraakt en de vergadering niet effectief verloopt, is het gebruik van de timeboxing-methodiek. Scrumteams passen timeboxing al toe om de efficiëntie en productiviteit op peil te houden; laten we er dus eens dieper op ingaan!

Wat is timeboxing?

Timeboxing is een eenvoudige techniek voor tijdmanagement waarbij een vaste, maximale tijdsduur wordt vastgesteld om een activiteit te voltooien. Die tijdsduur wordt een ‘timebox’ genoemd. U werkt vervolgens aan de activiteit gedurende die vaste tijdsduur en stopt ermee zodra de tijd om is. Daarna beoordeelt u of u de geplande doelen hebt bereikt.

Timeboxing werd voor het eerst geïntroduceerd door James Martin, de auteur van het boek Rapid Application Development, als onderdeel van agile softwareontwikkeling.

Scrumteams en veel projectmanagers maken gebruik van timeboxing om ervoor te zorgen dat iedereen zich blijft concentreren op het volbrengen van de taak die op dat moment aan de orde is.

Laten we eens bekijken hoe timeboxing door Scrum-teams wordt toegepast

Sprint: timeboxing kan worden gebruikt om de duur van de sprint vast te stellen, zodat scrumteams de sprintdoelen kunnen realiseren.

Sprintplanning: wanneer een team van start gaat, stelt het een tijdslimiet vast voor de sprintplanningvergadering. In de Scrum Guide wordt aanbevolen dat een sprintplanningvergadering voor een sprint van één maand maximaal 8 uur mag duren.

Dagelijkse scrum: een kortere tijdsperiode, van ongeveer 15 minuten per dag, kan scrumteams helpen hun activiteiten op elkaar af te stemmen en eventuele uitdagingen bij het behalen van het doel van de sprint aan het licht te brengen.

Sprintreview: tijdens de review worden de sprintbacklog-items die tijdens de sprint zijn opgeleverd, besproken en gecontroleerd. U kunt de review een tijdslimiet geven om ervoor te zorgen dat u de backlogs efficiënt en effectief doorneemt.

Sprint-retrospectieven: zoals u wellicht weet, zijn retrospectieven onze specialiteit! Retrospectieven bieden het team de gelegenheid om zichzelf te evalueren en procesverbeteringen te identificeren die zij in een nieuwe sprint kunnen doorvoeren. Het is belangrijk om retrospectieven in een vast tijdsbestek te houden om BMW’s te voorkomen, om ervoor te zorgen dat de mening van elk teamlid wordt gewaardeerd en om de discussies constructief te houden.

Timeboxing met TeamRetro

Als u ervoor wilt zorgen dat uw retrospectieven vlot en op tijd verlopen, kunt u in TeamRetro een afteltimer instellen via de stopwatch in de rechterbovenhoek van uw scherm.

Zodra uw tijd om is, wordt de timer rood en gaat hij knipperen om uw aandacht te trekken.

Of men kan op de knop klikken om aan te geven: „Ik ben klaar”, waarmee ze aangeven dat ze klaar zijn om verder te gaan. Andere manieren om dit te doen als u Zoom gebruikt, zijn door op „ja” of „nee” te klikken.

TeamRetro-recept voor timeboxing

TeamRetro biedt een Timeboxing-aanpak voor synchrone vergaderingen in het kader van een retrospective van 60 minuten (zodat u zeker op tijd klaar bent). Let wel: u kunt deze aanpak aanpassen voor een langere vergadering, afgestemd op de behoeften van uw team.

Als uit de statuscontroles van uw team bijvoorbeeld blijkt dat er meer onderlinge samenwerking nodig is, dan moet u daar wellicht meer tijd aan besteden.

Bekijk het hieronder.

Meer tips en trucs voor timeboxing

• Wijs aan elke persoon in het team een bepaalde tijd toe, bijvoorbeeld 1 minuut per persoon
• Stemmen volgens het Romeinse systeem: duim omhoog of omlaag als er aan het einde van de timer meer tijd nodig is
• Denk aan „pair share“ – denk 30 seconden na, vorm vervolgens 1 minuut lang een duo met iemand anders, en deel uw gedachten daarna met een ander duo, voordat u ze ten slotte met de hele groep deelt.

Probeer het eens tijdens uw volgende retrospectieve of vergadering

Wilt u de timeboxing-methode eens uitproberen?

Probeer TeamRetro 30 dagen gratis uit en maak gebruik van onze tool voor het faciliteren van vergaderingen – de TIMER – om het tijdbeheer voor uw volgende retrospectieven of vergaderingen eenvoudig te regelen.