Rendement op geïnvesteerde tijd (ROTI) bij agile vergaderingen

Wij hechten allemaal veel waarde aan onze tijd, en de vergaderingen die wij bijwonen kunnen een positieve of negatieve besteding van die tijd betekenen. Ongeacht of onze vergaderingen face-to-face of online met onze teams plaatsvinden, de tijd die wij eraan besteden kan ons het gevoel geven of de vergadering de moeite waard was of niet. De Return on Time Invested, kortweg ROTI, zoals voorgesteld door Esther Derby, is een uitstekende manier om teams te helpen ontdekken hoeveel waarde er uit die vergaderingen voortkomt.

Wat is het rendement op de geïnvesteerde tijd (ROTI) bij agile retrospectieven?

Een ROTI is een eenvoudige manier om te peilen hoeveel waarde elke deelnemer aan de vergadering aan de vergadering heeft gehecht. Vlak voor het einde van de vergadering worden de deelnemers gevraagd hun ervaring te beoordelen aan de hand van een eenvoudige schaal van 1 tot 5, om na te gaan of zij vinden dat de tijd die zij aan de vergadering hebben besteed de moeite waard was.

Net zoals ijsbrekers een uitstekende manier zijn om vergaderingen te beginnen, zijn ROTI’s een uitstekende manier om ze af te sluiten; ze helpen de sessie af te ronden en de aandacht te vestigen op wat er de volgende keer beter kan.

Over het algemeen is het het beste om deelnemers de mogelijkheid te bieden hun reactie anoniem en onafhankelijk te geven, aangezien dit een psychologisch veilige omgeving creëert waarin zij eerder geneigd zijn eerlijk te zijn en hun feedback minder snel door anderen wordt beïnvloed.

Waarom zouden wij de ROTI van onze retrospectieven moeten beoordelen?

Door de ROTI van uw vergadering te beoordelen, kunt u de effectiviteit van de vergadering en de toegevoegde waarde ervan in de gaten houden.

Tijd, of deze nu zelf wordt besteed of geleend, is een kostbaar goed; het kan dan ook frustrerend zijn voor teamleden als zij het gevoel hebben dat de tijd die zij aan hun retrospectives besteden, beter elders zou kunnen worden ingezet – vooral wanneer retrospectives een kernpraktijk van de agile-methodiek vormen!

Door de ROTI van een vergadering te beoordelen, krijgt elk teamlid de gelegenheid om zijn of haar mening te geven over de waarde van de vergadering en manieren aan te dragen om deze te verbeteren. Teamleden krijgen zo een stem en dragen bij aan de voortdurende verbetering van hun retrospectieven en health checks. Dit versterkt het team en zorgt ervoor dat zij zich meer betrokken voelen bij de huidige en toekomstige vergaderingen, wat leidt tot grotere participatie en draagvlak.

De ROTI-beoordeling van een vergadering biedt Scrum Masters feedback die zij anders wellicht over het hoofd zouden hebben gezien. Dat is op zich al een uitstekende reden om de ROTI van uw vergadering te achterhalen.

Hoe beoordelen wij de ROTI van de agile-vergadering?

TeamRetro biedt u de mogelijkheid om aan het einde van uw retrospective of health check een ROTI-enquête toe te voegen.

Iedereen beoordeelt het ‘rendement’ op de ‘tijd die hij of zij heeft geïnvesteerd’ in de agile retrospective of health check op een schaal van 1 tot 5 door een eenvoudige vraag te beantwoorden.

Was deze retrospective de moeite waard?

1. Absoluut niet. Een verspilling van mijn tijd.

2. Niet echt. Handig, maar niet de moeite waard om er al uw tijd aan te besteden.

3. Enigszins. Ik heb er genoeg aan overgehouden om er tijd aan te besteden.

4. Meestal. Ik heb er meer aan gehad dan de tijd die ik eraan heb besteed.

5. Absoluut. Ik heb er veel aan gehad en het was mijn tijd absoluut waard.

Tips voor Scrum Masters bij het gebruik van de ROTI

Hoe beoordelen de teamleden de ROTI van de vergadering?

De meerwaarde die elk teamlid uit zijn of haar agile retrospective of health check haalt, zal van vergadering tot vergadering verschillen, maar er zijn enkele beoordelingscriteria die als leidraad kunnen dienen bij het toekennen van een score.

Informatie-uitwisseling U kunt hier voordeel uit halen door antwoorden op vragen te krijgen of informatie te ontvangen die u kan helpen bij het uitvoeren van een taak, het voorkomen van dubbel werk, het verbeteren van uw werkwijze of het overwinnen van een obstakel.

Besluitvorming Mogelijk was er een persoon, een proces of een stukje informatie dat de voortgang belemmerde; door dit tijdens de vergadering aan de orde te stellen, kan dit helpen om de balans te doen doorslaan en tot een besluit te komen.

Probleemoplossing Als tijdens de vergadering punten aan de orde worden gesteld, worden besproken of mogelijkheden worden onderzocht om de vergadering te verbeteren, dan kan dit een duidelijk teken zijn van toegevoegde waarde.

Werkplanning Het stellen van prioriteiten, het herzien van prioriteiten of zelfs het herdefiniëren van toekomstige werkzaamheden lijkt misschien een niet-productieve bezigheid, maar is een activiteit die toegevoegde waarde biedt als hierdoor afstemming, focus en richting tot stand kunnen worden gebracht.

Teambuilding en afspraken Een aspect van werkbijeenkomsten dat vaak over het hoofd wordt gezien, is het opbouwen van een goede verstandhouding, communicatie en teamgeest. De waarde hiervan ligt wellicht niet zozeer in extrinsieke resultaten of concrete uitingen, maar is veeleer intrinsiek in de zin dat er overeenstemming wordt bereikt over de manier waarop het team samenwerkt.

Hoe kunt u ROTI introduceren bij uw agile team?

Hier volgen enkele belangrijke punten die het de moeite waard zijn om met het team te delen bij de introductie van ROTI.

• De ROTI is onafhankelijk en anoniem. Wees eerlijk over de waarde die u hebt behaald.
• Er wordt geen score bijgehouden. Het moet een weerspiegeling zijn van de tijd en de sfeer van de bijeenkomst, en niet van een ideale score.
• Beoordelingen dienen oprecht, eerlijk en oprecht te zijn. Dit is uw kans om nu uw mening te geven.
• Het doel is voortdurende verbetering, en niet om hiermee individuele personen aan te wijzen, schuld toe te wijzen of kritiek te uiten.
• Gebruik een op de toekomst gerichte uitspraak, zoals: Tijdens toekomstige vergaderingen zou ik er meer baat bij hebben als we X zouden doen.

Als Scrum Master kunt u de kwaliteit van de ROTI helpen sturen door bijvoorbeeld het volgende te zeggen…

“Ik zou u graag willen vragen/uitnodigen om aan te geven hoeveel waarde u aan de tijd die aan deze vergadering is besteed, hecht; met andere woorden: was deze vergadering voor u de moeite waard? Vervolgens zullen we de groepsresultaten bekijken om te zien hoe we het rendement op de geïnvesteerde tijd voor toekomstige vergaderingen kunnen verbeteren.

Wees alstublieft open en eerlijk over de mate waarin u hier vandaag baat bij heeft gehad. Dit gebeurt anoniem en onafhankelijk.

Houdt u bij het beoordelen van uw score rekening met de vraag of deze bijeenkomst een meerwaarde heeft gehad door ons te helpen bij:

• verdergaan met ons werk
• beslissingen nemen
• passende maatregelen nemen
• een probleem oplossen
• verwarring wegnemen
• de manier waarop wij als team samenwerken verbeteren

…daarna zullen we terugkomen om de scores te bekijken”

Hoe kan ik ROTI gebruiken om de effectiviteit van vergaderingen te verbeteren?

De resultaten van het team geven een indicatie van de totale waargenomen waarde die de groep uit de vergadering heeft gehaald. Uiteraard zal dit van vergadering tot vergadering verschillen, afhankelijk van de inhoud en relevantie, maar het doel is in ieder geval om manieren te onderzoeken om de begeleiding en het proces dat tot de uitkomst van de vergadering leidt, te verbeteren.

Stel dat de scores tussen de 4 en de 5 liggen…
Gefeliciteerd! Deze bijeenkomst lijkt een groot succes te zijn geweest. Dat kan te danken zijn aan de opzet van de bijeenkomst, de inhoud, de kwaliteit van de begeleiding of aan al deze factoren samen.

Stel dat er een paar 2’en en 3’en zijn…
Goed, er is nog steeds enige vooruitgang geboekt, maar zeker niet in positieve zin. Wat zouden we kunnen doen om onze beoordelingen te verbeteren?

Stel dat er een paar 1’en staan…
Maakt u zich geen zorgen! Dit betekent niet dat u het slecht hebt gedaan. Het kan gewoon zijn dat iemand geen belangstelling had voor het onderwerp of dat het geen invloed had op zijn of haar werk.

„Als mensen erg negatief worden, zeg ik dan: ‘Het klinkt alsof u een visie hebt over hoe u wilt dat de zaken verlopen’ of ‘Als u zich een echt effectieve vergadering zou kunnen voorstellen, hoe zou die er dan uitzien?’ – Esther Derby 

Ter afsluiting van de retrospectives… en dit artikel.

Bent u klaar om samen met uw team de ‘Return on Time Invested’ te berekenen? Voeg dit toe aan uw TeamRetro-retrospectieve vergadering of teamhealthcheck, waarna de resultaten aan het einde van de vergadering worden weergegeven. U kunt de feedback vastleggen en de resultaten in realtime presenteren, of u kunt de resultaten later bekijken.

Ga aan de slag met een gratis proefperiode of Meld u nu aan, of doe een proefsessie met onze leuke robots.