So lockern Sie die Stimmung in einem Team auf (selbst wenn es Icebreakers hasst)

Ein Team „auftauen“ bedeutet, eine zurückhaltende, neue oder verteilte Gruppe gezielt aufzulockern, damit sie gemeinsam echte Arbeit leisten kann. Ein zurückhaltendes Team befindet sich in einem erstarrten Gleichgewicht: Die Mitglieder halten sich zurück und warten ab, um zu sehen, wer vertrauenswürdig ist. Durch das „Auftauen“ wird diese Zurückhaltung gezielt abgebaut – zunächst durch Icebreaker, dann durch regelmäßige Rücksprachen und schließlich durch die Festlegung von Normen –, bis ehrliche Arbeit beginnen kann.

Die meisten Ratgeber stufen das „Aufwärmen“ eines Teams als „nice-to-have“ ein – etwas, das man an den Anfang einer Besprechung anhängt, wenn Zeit dafür ist. Es handelt sich jedoch eher um eine Grundvoraussetzung. Man kann kein Team normieren, das man nicht erst aufgetaut hat, und kein Prozess kann eine Situation beheben, in der niemand dem anderen genug vertraut, um laut widersprechen zu können. Dieses Kapitel beschreibt den Mechanismus dahinter sowie eine ehrliche Darstellung der Fälle, in denen das gesamte Konzept nach hinten losgeht.

Ein „kaltes“ Team ist ein erstarrtes Gleichgewicht

Die Metapher des Auftauens stammt aus der Lewin-Schein-Tradition der Veränderungsforschung. Kurt Lewin beschrieb Gruppenverhalten als ein Kräftegleichgewicht, das ein Team in einem stabilen Zustand hält, bis etwas dieses Gleichgewicht stört. Der prägnante Slogan, den man aus dieser Tradition zitiert – „Auftauen, dann verändern, dann wieder einfrieren“ – wurde erst nach Lewins Tod im Jahr 1947 von anderen formuliert; daher ist es angemessener, die gesamte Tradition zu würdigen, anstatt ihn als [Lewins Modell] zu bezeichnen(https://journals.sagepub.com/doi/abs/10.1177/0021886319892685).

Ein neues oder zurückhaltendes Team ist wie erstarrt. Die Menschen sind höflich und vorsichtig, sie schützen sich, indem sie schweigen, und die Gruppe befindet sich in einem Gleichgewicht, das zwar ruhig wirkt, aber nichts Aufrichtiges hervorbringt. Um die Arbeitsweise des Teams zu verändern, müssen Sie es zunächst aus dieser Erstarrung befreien.

Edgar Schein hat genauer herausgearbeitet, was für den „Unfreezing“-Prozess erforderlich ist. Seiner Darstellung zufolge lassen Menschen einen sicheren Status quo erst dann los, wenn das Festhalten an diesem Zustand unangenehmer wird als eine Veränderung, und dieser Wandel erfordert ein ausreichendes Maß an psychologischer Sicherheit, damit jemand das Risiko eingehen kann, während des Lernprozesses inkompetent zu wirken. Das „Aufwärmen“ eines Teams ist genau diese Sicherheit, die bewusst geschaffen wird. Amy Edmondson liefert mit ihrer Feldstudie an 51 Arbeitsteams den aktuellen Beweis: Teams, in denen sich die Mitglieder sicher fühlen, zeigen mehr Lernverhalten, was es den Menschen ermöglicht, ihre Meinung offen zu äußern. Wir gehen darauf ausführlich ein unter Vertrauen und psychologische Sicherheit aufbauen; hier ist der Fokus enger gefasst. Die „Auftauphase“ ist das, was den Übergang von der „Formierungsphase“ zur „Normierungsphase“ bewirkt, anstatt Konflikte unter der Oberfläche schwelen zu lassen.

Icebrecher legen ab, Charterflotte legt wieder an

Damit steht Ihnen ein einfacher Mechanismus mit drei Schritten zur Verfügung: Die „Icebreakers“ tauen das Eis auf, die „Charter“ lassen es wieder gefrieren, und die dazwischenliegenden „Check-ins“ verhindern, dass das Team erneut festfriert.

Icebreakers dienen dazu, das Eis zu brechen

Ein Icebreaker bewährt sich dadurch, dass er Abwehrhaltungen abbaut, sodass der erste ehrliche Satz weniger kostet, als es in einer angespannten Atmosphäre der Fall wäre. Spaß ist ein Bonus, nicht die eigentliche Aufgabe. Eine kurze Runde mit Einführungsfragen oder ein schnelles Spiel wie „Zwei Wahrheiten und eine Lüge“ erfüllt einen wichtigen Zweck: Es bringt alle dazu, frühzeitig das Wort zu ergreifen, sodass die Stille gebrochen wird, bevor der Druck zu groß wird. Sollten die Teilnehmer Schwierigkeiten haben, sich Aussagen auszudenken, geben Sie der Runde Anstöße aus einer Sammlung von Ideen für „Zwei Wahrheiten und eine Lüge“. Es besteht ein deutlicher Unterschied zwischen einer Aufwärmübung und einem Icebreaker, und es lohnt sich, für den jeweiligen Moment die richtige Wahl zu treffen.

Wird ein Icebreaker lediglich als Lückenfüller zu Beginn eines Gesprächs eingesetzt, ist er reine Zeitverschwendung. Wird er hingegen als bewusster Schritt betrachtet, der den Aufbau einer Beziehung in Gang setzt, sind es fünf Minuten, die sich auszahlen. In der Bibliothek Icebreaker finden Sie eine Auswahl an Formaten, von denen Sie die meisten live mit einem Remote-Team durchführen können.

Check-ins sind das wiederkehrende Auftauen

Ein Team taut nicht einmal auf und bleibt dann für immer warm. Lässt man es sich selbst überlassen, gefriert es wieder ein, da die Menschen mit anderen Dingen beschäftigt sind und wieder in eine zurückhaltende Haltung verfallen. Ein kurzer Check-in zu Beginn jedes Treffens ist das wiederkehrende Auftauen – ein kostengünstiges Ritual, das die Gruppe auch ohne großes Ereignis warm hält. Die wissenschaftliche Grundlage einer guten Check-in-Frage besteht darin, dass sie nach einer kleinen, ehrlichen Antwort fragt, die jeder geben kann, ohne sich verstellen zu müssen.

Normen und Leitlinien sind die Grundlage

Sobald ein Team „aufgewärmt“ ist und produktiv unterschiedliche Meinungen austauscht, möchten Sie diesen Zustand festigen. Das ist das „Refreeze“. Eine Team-Charta hält die Normen fest, die das Team gerade als notwendig erkannt hat: wie Entscheidungen getroffen werden, wie Meinungsverschiedenheiten zur Sprache gebracht werden und was als angemessene Reaktionszeit gilt. Indem Sie diese festhalten, verankern Sie Vereinbarungen in der Kultur, anstatt dass sie als gute Absichten bereits am Freitag in Vergessenheit geraten. Wir behandeln die gesamte Sitzung unter Teamnormen und Arbeitsvereinbarungen.

Hier liegt der auf den ersten Blick widersprüchliche Aspekt. Ein Team durchläuft jedes Mal, wenn sich die Zusammensetzung ändert, erneut die „Forming“-Phase; sobald also eine neue Person hinzukommt, befinden Sie sich wieder fast in der „Forming“-Phase, und die Charta muss erneut „aufgetaut“ werden. Das bedeutet nicht, dass das Modell versagt. Wie wir in den Phasen der Teamentwicklung darlegen, beschreibt Tuckman zwar ein Team, sagt dessen Entwicklung jedoch nicht voraus, und das Team kehrt an dem Tag, an dem jemand Neues hinzukommt, in die „Forming“-Phase zurück. Das gezielte erneute „Auftauen“ ist die Maßnahme, die dafür sorgt, dass dieser Rückschritt nur von kurzer Dauer ist.

Warum so viele Menschen Icebrecher hassen

Viele Leser werden an dieser Stelle angelangt sein und denken, ihr Team würde lieber Glas essen, als sich einen Icebreaker anzutun. Sie sind zu Recht misstrauisch. Acas hat herausgefunden, dass Teambuilding die unbeliebteste soziale Aktivität am Arbeitsplatz ist; 31 % der Beschäftigten geben an, dass sie es nicht mögen. Erzwungener Spaß hat aus guten Gründen einen schlechten Ruf.

Die Probleme sind konkret. Eine obligatorische Runde mit persönlichen Fragen ist emotionale Arbeit, die als Spiel getarnt ist, und die Aufforderung „Teilen Sie uns Ihre größte Angst mit“ ist eine unangebrachte Frage am Arbeitsplatz. Das Format begünstigt extrovertierte Personen, belohnt diejenigen, die sich auf der Bühne wohlfühlen, und bringt ruhigere Menschen vor Publikum in Verlegenheit. Da dies oft vor der eigentlichen Arbeit stattfindet, wird es eher als Aufwand denn als Einstieg in die Aufgabe empfunden. Und es schließt Menschen stillschweigend aus: Introvertierte, Nicht-Muttersprachler, die einen Moment brauchen, um einen Satz zu formulieren, und alle, denen es unangenehm ist, sich öffentlich zu offenbaren – sie alle zahlen für dieselbe Übung einen höheren Preis.

Auch die Skeptiker haben eine echte Alternative, die es wert ist, ernst genommen zu werden. Was ihrer Erfahrung nach Verbindungen schafft, ist gemeinsame, konkrete Arbeit – wie die Zusammenarbeit an einem schwierigen Problem oder die gemeinsame Durchführung einer Entwurfsprüfung –, ergänzt durch optionale gesellige Anlässe ohne hohen Druck, die man ohne Nachteile auslassen kann, sowie kurze, freiwillige Check-ins, die sich auf die Arbeit konzentrieren, anstatt nach Gefühlen zu suchen. Verbundenheit entsteht aus guter Arbeit und echter Autonomie. Man kann sie nicht einfach in einen Kalender eintragen.

Nichts davon macht den „Unfreeze“-Schritt zunichte. Es sorgt vielmehr für Disziplin dabei.

Erzwungener Spaß, der nach hinten losgeht	Die Version, die funktioniert
Obligatorisch, wird vor der Gruppe durchgeführt	Optional, leicht zu überspringen
Tiefgreifende persönliche Offenbarung („Ihre größte Angst“)	Klein, arbeitsbezogen, ohne großen Einsatz
Vor Beginn der eigentlichen Arbeit montiert	Eingebunden in die gemeinsame praktische Arbeit
Beantworten Sie die Frage live und sofort	Zunächst geschrieben, damit auch leisere Stimmen gleichermaßen Gehör finden

Halten Sie den Icebreaker kurz und freiwillig, bleiben Sie nah am Thema und erzwingen Sie niemals Verletzlichkeit. Ein Check-in, bei dem ein ausgebrannter Ingenieur nicht mit den Augen rollt, ist einer, bei dem nach einem Arbeitssignal gefragt wird und nicht nach einem Geständnis. Common Ground, bei dem ein Team nach Gemeinsamkeiten sucht, ist genau die Art von Format mit geringem Druck, das diese Hürde meistert, da niemand etwas preisgeben muss, das er lieber für sich behalten möchte.

Remote-Teams kommen langsamer in Schwung und verlieren schneller wieder an Schwung

Verteilte Teams starten mit einer kühleren Atmosphäre als Teams, deren Mitglieder am selben Standort arbeiten. Es gibt weder einen Flur noch eine Warteschlange an der Kaffeemaschine, sodass kein spontanes Gespür dafür entsteht, wer ein Kollege ist. Neue Remote-Teams setzen auf schnelles Vertrauen: Die Mitglieder schenken einander von vornherein Vertrauen, ausgehend von der Annahme der Kompetenz, und überprüfen diese dann anhand der geleisteten Arbeit. Das reicht für den Anfang aus.

Doch schnelles Vertrauen ist nur vorübergehend. Die Studie von Jarvenpää und Leidner über globale virtuelle Teams ergab, dass Vertrauen über große Entfernungen hinweg „sehr zerbrechlich und vergänglich“ ist; es entsteht schnell und schwindet ohne regelmäßige Kommunikation ebenso schnell wieder. Schnelles Vertrauen bringt Sie in Bewegung; es hält Sie jedoch nicht warm.

Das ist das gesamte Argument für Regelmäßigkeit. Ein Team, das am selben Standort arbeitet, erhält seine regelmäßigen Momente der Entspannung durch die Umgebung ganz von selbst. Ein verteiltes Team muss diese bewusst einplanen, weshalb die Pflege der Verbundenheit über die Entfernung hinweg in einem wöchentlichen Rhythmus erfolgen muss. Ein gutes Ritual, das Sie jede Woche durchführen, ist besser als ein großartiges Offsite-Treffen, das Sie einmal pro Quartal abhalten. Greifen Sie auf virtuelle Icebreakers zurück, die speziell für den Bildschirm konzipiert sind, und betrachten Sie den Check-in als unverzichtbar, anstatt ihn als das zu betrachten, was gestrichen wird, wenn die Tagesordnung voll ist. Wir gehen im Artikel Dynamik von Remote- und verteilten Teams näher auf den Fall verteilter Teams ein.

Es ist zudem hilfreich, den Auftauprozess zu messen, anstatt ihn nur anzunehmen. Ein kurzer Team-Health-Check gibt Aufschluss darüber, ob sich das Team wohlfühlt – und nicht nur darüber, ob Sie das Ritual durchgeführt haben –, und macht auf eine Gruppe aufmerksam, die still und leise wieder erstarrt, während alle anderen während des Telefonats zustimmend nicken.

Das „Auftauen“ ist kein Projekt, das man einfach abhaken kann. Es ist Wartungsarbeit. Die Teams, die zusammenhalten, sind diejenigen, die das Auftauen zu einer langweiligen Routine gemacht und dann festgehalten haben, wie gutes Verhalten aussieht, damit es auch die nächste Umstrukturierung übersteht. Icebreaker lassen das Eis schmelzen, Leitlinien lassen es wieder gefrieren, und die Zwischenbesprechungen dazwischen sorgen dafür, dass ein Team nicht zweimal von vorne anfangen muss.

Häufig gestellte Fragen

Was bedeutet es, ein Team „aufzulockern“?

Ein Team „auftauen“ bedeutet, eine zurückhaltende, neue oder verteilte Gruppe gezielt zu lockern, damit sie gemeinsam produktiv arbeiten kann. Ein zurückhaltendes Team befindet sich in einem erstarrten Gleichgewicht, in dem sich die Mitglieder zurückhalten und abwarten, wer als vertrauenswürdig gilt. Durch das „Auftauen“ wird diese Zurückhaltung gezielt abgebaut – mithilfe von Icebrekern, regelmäßigen Check-ins und schriftlich festgelegten Verhaltensregeln.

Sind Icebreakers wirksam oder sind sie reine Zeitverschwendung?

Sie funktionieren, wenn sie als Icebreaker und nicht als Unterhaltung eingesetzt werden. Ein kurzer, unverbindlicher Icebreaker bringt alle frühzeitig zum Reden, was die Abwehrhaltung abbaut, bevor der Druck steigt. Sie scheitern, wenn sie verpflichtend sind, zur Offenlegung persönlicher Informationen zwingen oder Zeit vor der eigentlichen Arbeit in Anspruch nehmen. Halten Sie sie kurz und freiwillig und bleiben Sie nah am Thema.

Was funktioniert besser als Icebreaker, wenn Ihr Team diese ablehnt?

Skeptiker haben in der Regel Recht damit, dass gemeinsame, echte Arbeit mehr Verbundenheit schafft als erzwungener Spaß. Setzen Sie Menschen gemeinsam an ein schwieriges Problem, führen Sie gemeinsam eine Designprüfung durch und gestalten Sie gesellige Aktivitäten optional und unverbindlich, sodass die Teilnehmer ohne Nachteile darauf verzichten können. Kurze, freiwillige Besprechungen, die sich eng an die Arbeit anlehnen, sind wirkungsvoller als tiefgehende persönliche Offenbarungen. Verbundenheit entsteht eher durch gute Arbeit als durch geplante Veranstaltungen.

Wie schafft man es, ein Remote- oder verteiltes Team zusammenzuschweißen?

Remote-Teams starten kühler und verlieren schneller an Herzlichkeit, da sich Vertrauen ohne regelmäßigen Kontakt zwar schnell aufbaut, aber auch schnell wieder schwindet. Machen Sie Herzlichkeit daher zu einem wiederkehrenden Rhythmus statt zu einem einmaligen Ereignis: ein kurzer Austausch zu Beginn jedes Meetings, virtuelle Icebreaker, die speziell für den Bildschirm konzipiert sind, und eine schriftliche Charta, die für alle einsehbar ist. Messen Sie dies anhand eines regelmäßigen Team-Gesundheitschecks.