Teamregeln und Arbeitsvereinbarungen, die Bestand haben

Teamnormen sind die ungeschriebenen Verhaltensregeln, die sich in jeder Gruppe herausbilden. Arbeitsvereinbarungen sind die explizit festgehaltenen Normen: eine kurze, gemeinsam ausgehandelte Reihe von Regeln, die ein Team schriftlich festhält und deren Einhaltung es vereinbart. Eine Team-Charta ist das umfassendere Dokument zum Projektstart, in dem diese Regeln neben Ihrem Ziel, den Rollen und den Entscheidungsabläufen festgehalten werden.

Hier kommt der unangenehme Teil. Ihr Team hat bereits Normen. Jemand antwortet stets innerhalb weniger Minuten; ein anderer meldet sich einen ganzen Tag lang nicht. Die Ideen der einen werden weiterentwickelt, während die der anderen einfach übergangen werden. Diese Muster sind Ihre Normen, und sie haben sich gebildet, unabhängig davon, ob Sie sie gewählt haben oder nicht. Arbeitsvereinbarungen sind die Version, für die Sie sich bewusst entscheiden, anstatt die Version zu übernehmen, die Sie von demjenigen erben, der am lautesten spricht.

Werte, Normen, Arbeitsvereinbarungen und Leitlinien: Der Unterschied

Diese Begriffe werden oft synonym verwendet, obwohl sie nicht dasselbe bedeuten. Esther Derby, Mitautorin des Buches über agile Retrospektiven, zieht eine klare Trennlinie zwischen ihnen, und es lohnt sich, diese Unterscheidung zu verstehen, bevor Sie eine Sitzung leiten.

Begriff	Was es ist
Werte	Was für das Team zählt, sind in der Regel Begriffe wie „Respekt“ oder „Mut“. Sie können zwar als Leitlinien für das Verhalten dienen, sind jedoch für sich genommen nicht umsetzbar.
Normen	Die informellen, oft unausgesprochenen Normen, die sich aus dem tatsächlichen Verhalten der Gruppe ergeben. Sie entstehen, unabhängig davon, ob Sie sie bewusst gestalten oder nicht.
Arbeitsvereinbarungen	Bewusst festgelegte Normen. Protokolle, die das Team entwickelt, vereinbart und schriftlich festhält. Die Ebene, auf der Sie handeln können.
Grundregeln	Das für einen bestimmten Zeitpunkt und Ort erwartete Verhalten, beispielsweise bei einem Retro oder einer Planungssitzung. Dieser Begriff ist enger gefasst als eine Vereinbarung auf Teamebene.
Team-Leitbild	Das übergreifende Startdokument: Zweck, Ziele, Rollen und Entscheidungsprozesse, in das die Arbeitsvereinbarungen integriert sind.

Derbys Argument in ihrer Erläuterung der Begriffe lautet, dass Normen nicht optional sind: Eine Gruppe schafft sie allein durch ihre Existenz. Die einzige Entscheidung besteht darin, ob man zulässt, dass sie sich zufällig herausbilden, oder ob man sie bewusst gestaltet – und genau diese bewusste Gestaltung ist das, was eine funktionierende Vereinbarung ausmacht.

Eine Charta beantwortet die Frage, warum wir existieren und wie wir Entscheidungen treffen, und sie wird in der Regel einmalig zu Projektbeginn festgelegt. Arbeitsvereinbarungen regeln unser tägliches Verhalten und werden ständig überarbeitet. Werte ohne Vereinbarungen sind nichts weiter als ein Plakat an der Wand. Normen ohne Vereinbarungen sind das, was sich im ersten Monat zufällig etabliert hat. Die Vereinbarungen sind die einzige Grundlage, auf die Sie verweisen können, wenn etwas schiefgeht. Atlassian hält die beiden Dokumente aus demselben Grund getrennt und kombiniert eine Team-Charta mit einem leichteren, häufiger überarbeiteten Arbeitsvereinbarungs-Leitfaden.

Warum sich Arbeitsvereinbarungen lohnen

Das re:Work-Team von Google untersuchte im Rahmen des „Project Aristotle“, was die leistungsstärksten Teams gemeinsam hatten. Zwei der dabei identifizierten Faktoren werden in Arbeitsvereinbarungen direkt angesprochen: Struktur und Klarheit – das heißt, die Mitarbeiter verstehen, was von ihnen erwartet wird und wie die Arbeit erledigt wird – sowie psychologische Sicherheit, was bedeutet, dass sich die Mitarbeiter in der Lage fühlen, ihre Meinung zu äußern. Da es sich bei „Aristotle“ um eine Korrelationsstudie handelt, sollten Sie den vollständigen re:Work-Leitfaden als Beschreibung dessen betrachten, was effektive Teams gemeinsam haben, und nicht als Rezept, mit dem sich ein solches Team schaffen lässt.

Klare Vereinbarungen erfüllen gleich zwei Zwecke. Sie machen Erwartungen sichtbar, sodass niemand raten muss, ob eine Unterbrechung in Ordnung ist oder ob eine um 21 Uhr gesendete Nachricht noch heute Abend beantwortet werden muss. Und sie geben dem Team einen Anhaltspunkt, auf den es verweisen kann, wenn eine Grenze überschritten wird – was es erst überhaupt möglich macht, das Problem anzusprechen. Das Teamwork Lab von Atlassian berichtet, dass Teams mit expliziten Vereinbarungen weniger und dafür zielgerichtete Besprechungen abhalten und seltener auf Missverständnisse stoßen.

Der Aspekt der Sicherheit wird in einem eigenen Kapitel unter Vertrauensaufbau und psychologische Sicherheit; behandelt; Vereinbarungen fügen sich zudem in den größeren Zusammenhang dessen ein, was die Teamdynamik prägt.

So erstellen Sie Vereinbarungen zur Teamarbeit: Ein 10-Schritte-Leitfaden

Sie können einen ersten Satz in einer einzigen Sitzung von 60 bis 90 Minuten erstellen. Die nachstehende Reihenfolge bildet das Grundgerüst; der Sinn jedes Schrittes besteht darin, am Ende zu Vereinbarungen zu gelangen, die das Team selbst mitgetragen hat, und nicht zu Regeln, die der Moderator auferlegt hat.

1. Planen Sie 60 bis 90 Minuten ein, in denen das gesamte Team anwesend ist. Die Teilnahme ist ein Zeichen der Zustimmung. Eine Vereinbarung, an deren Ausarbeitung das Team nicht beteiligt war, ist lediglich eine Richtlinie – und Richtlinien werden oft ignoriert.
2. Schaffen Sie die richtigen Rahmenbedingungen. Erläutern Sie, warum Sie dies tun, zeigen Sie zwei oder drei Beispielvereinbarungen, damit die Teilnehmer das Format kennenlernen, und beginnen Sie mit einer lockeren Einführungsfrage, um alle Teilnehmer frühzeitig in die Diskussion einzubeziehen. Sie können diesen Einstieg live mit beispielsweise Icebreaker-Fragen gestalten.
3. Sammeln Sie zunächst die Informationen. Bitten Sie jede Person, ihren Standort, ihre Zeitzone, ihre Arbeitszeiten und die Art und Weise, wie sie Feedback erhalten möchte, mitzuteilen. Erstellen Sie als Moderator vorab einen Entwurf der Kanalliste und eines Eskalationspfads, damit die Sitzung auf einer Grundlage aufbauen kann und nicht bei Null beginnen muss. Um Präferenzen schnell zu ermitteln, stellen einige Teams diese auf einem Live-Team-Spektrum: Wo positioniert sich jede Person auf der Skala zwischen „schnell antworten“ und „Konzentrationszeit schützen“?
4. Führen Sie zunächst ein stilles Brainstorming durch und bilden Sie anschließend Cluster. Jeder schreibt zunächst für sich allein Vorschläge für Vereinbarungen auf, bevor jemand das Wort ergreift; so wird verhindert, dass die lauteste Stimme die Tagesordnung bestimmt. Ordnen Sie die Karten den folgenden Bereichen zu: Kommunikation, Besprechungen, Entscheidungen, Remote- und asynchrone Arbeit, Reaktionszeiten sowie Konflikte.
5. Formulieren Sie jede vage Formulierung so um, dass sie ein Verhalten beschreibt, das Sie filmen könnten. „Seien Sie respektvoll“ ist ein Wert, keine Vereinbarung. „Wir unterbrechen nicht und diskutieren eher über die Idee als über die Person“ ist etwas, das man beobachten kann, wie es geschieht oder nicht geschieht.
6. Entscheiden Sie bewusst zwischen synchroner und asynchroner Kommunikation und legen Sie fest, wer diese Entscheidung trifft. Legen Sie für jedes Thema fest, ob eine Live-Diskussion oder ein schriftlicher Thread erforderlich ist, und benennen Sie die Person, die bei Uneinigkeit den Ausschlag gibt, wenn kein Konsens erzielt werden kann.
7. Bestätigen Sie Ihre Zustimmung laut. Verwenden Sie bei jeder Vereinbarung die „Fist of Five“-Methode oder eine römische Abstimmung (Daumen hoch oder runter). Schweigen gilt nicht als Zustimmung. Wenn jemand eine „Zwei“ signalisiert, sprechen Sie so lange darüber, bis eine echte Einigung erzielt wird, oder lassen Sie das Thema fallen.
8. Beschränken Sie die Liste auf fünf bis zehn Punkte. Eine lange Liste wird ignoriert. Dreißig Regeln sind genauso viel wie null. Wählen Sie die wenigen aus, die die tatsächlichen Reibungspunkte in Ihrem Team beseitigen, und fügen Sie erst dann weitere hinzu, wenn ein echtes Problem auftritt.
9. Hängen Sie sie dort aus, wo die Arbeit stattfindet. Heften Sie sie im Team-Kanal, im Wiki oder oben auf dem Board an – überall dort, wo die Mitarbeiter ohnehin hinschauen. Es handelt sich um ein lebendiges Dokument, nicht um eine Präsentation, die niemand mehr öffnet.
10. Gehen Sie diese regelmäßig erneut durch. Dies ist der Schritt, den Teams oft überspringen. Überprüfen Sie die Vereinbarungen im Rahmen einer Retrospektive, bei vierteljährlichen Besprechungen sowie jedes Mal, wenn jemand neu hinzukommt oder das Team verlässt. Normen gehen durch Vernachlässigung verloren, nicht durch Meinungsverschiedenheiten.

Falls Ihr Team in Sprints arbeitet, beschreiben sowohl Scrum.org als auch Swarmia dasselbe Ritual aus agiler Sicht und bieten Beispiele im Sprint-Kontext, auf die Sie zurückgreifen können.

Vereinbarungen zur Teamarbeit: Über 30 Vorlagen zum Kopieren

Hier finden Sie eine Sammlung konkreter Vereinbarungen, die nach den jeweiligen Situationen, auf die sie sich beziehen, geordnet sind. Übernehmen Sie nicht alle; das würde gegen Regel acht verstoßen. Betrachten Sie die Liste als eine Art Menü: Wählen Sie die fünf oder zehn Vereinbarungen aus, die den Reibungspunkten in Ihrem Team entsprechen, und passen Sie die Einzelheiten an Ihren Kontext an.

Kommunikation

• „Wir diskutieren Ideen im öffentlichen Chat und nicht in Direktnachrichten, damit das gesamte Team die Argumentation nachvollziehen kann.“
• „Wir gehen von guten Absichten aus und stellen eine klärende Frage, bevor wir auf eine Nachricht reagieren.“
• „Wenn ein Thread mehr als zehn Antworten umfasst, verschieben wir ihn in einen Kurzbeitrag und veröffentlichen die Zusammenfassung dort.“
• „Der Status wird bis 10:00 Uhr aktualisiert, damit niemand nach einer Aktualisierung suchen muss.“
• „Schlechte Nachrichten verbreiten sich zuerst und schnell; wir würden lieber frühzeitig von einem Problem erfahren als später von einer Überraschung.“

Sitzungen

• „Wenn in der Einladung keine Tagesordnung angegeben ist, lehnen wir das Treffen ab.“
• „Wir beginnen pünktlich und wiederholen den bisherigen Verlauf nicht für Nachzügler.“
• „Bei jeder Besprechung muss festgelegt werden, welche Entscheidung getroffen werden soll; andernfalls wird sie zu einem schriftlichen Bericht.“
• „Der Organisator veröffentlicht Notizen und Maßnahmen noch am selben Tag.“
• „Mittwochnachmittags finden keine Besprechungen statt, damit man sich ungestört auf die Arbeit konzentrieren kann.“
• „Jeder kann sagen: ‚Lassen Sie uns das privat besprechen‘, ohne dass dies unhöflich wirkt.“

Entscheidungen

• „Entscheidungen, die in beide Richtungen möglich sind, erfordern keine Besprechung; veröffentlichen Sie den Plan und fahren Sie fort.“
• „Sollten wir innerhalb von zehn Minuten keinen Konsens erzielen können, trifft [Rolle] die Entscheidung, und der Rest von uns ist zwar anderer Meinung, hält sich aber daran.“
• „Die in einer Sitzung getroffenen Entscheidungen werden innerhalb von 24 Stunden protokolliert.“
• „Zu Beginn jeder kontroversen Diskussion geben wir an, wer die Entscheidungsbefugnis hat.“
• „Wir greifen eine bereits festgehaltene Entscheidung nur dann erneut auf, wenn neue Informationen vorliegen – nicht aufgrund einer veränderten Stimmung.“

Remote- und asynchrone Arbeit

• „Die Kernzeiten liegen zwischen 10:00 und 13:00 Uhr [Zeitzone]; Live-Telefonate planen wir ausschließlich in diesem Zeitraum ein.“
• „Jeder macht seine Arbeitszeiten und seine Zeitzone in seinem Kalender und seinem Status sichtbar.“
• „Asynchron ist die Standardeinstellung; wir buchen einen Aufruf erst dann, wenn ein Schreib-Thread ins Stocken geraten ist.“
• „Wir verfassen Beiträge so, dass sie auch für jemanden, der sie acht Stunden später liest, noch Sinn ergeben.“
• „Anrufe, an denen manche Personen nicht teilnehmen können, werden aufgezeichnet, sodass keine Zeitzone benachteiligt wird.“

Reaktionszeiten

• „Anfragen über den Chat werden innerhalb von vier Arbeitsstunden beantwortet; E-Mails innerhalb eines Arbeitstages.“
• „Außerhalb Ihrer festgelegten Arbeitszeiten wird nichts von Ihnen erwartet.“
• „Alles, was dringend ist, wird per Telefon oder über den Bereitschaftsdienst weitergeleitet, nicht per Chat-Nachricht.“
• „Pull-Anfragen werden innerhalb eines Arbeitstages erstmals geprüft.“
• „Wenn Sie die Frage nicht vollständig beantworten können, bestätigen Sie den Erhalt der Nachricht und geben Sie an, wann Sie dies tun werden.“

Konflikte und Rückmeldungen

• „Wir sind mit der Idee nicht einverstanden, niemals jedoch mit der Person, und schon gar nicht in Direktnachrichten.“
• „Feedback ist konkret und bezieht sich auf das Verhalten, nicht auf den Charakter.“
• „Wir sprechen das Anliegen zunächst direkt mit der betreffenden Person an, bevor wir es an eine höhere Ebene weiterleiten.“
• „In einer Besprechung zu sagen ‚Ich bin anderer Meinung‘ ist durchaus erwünscht; Schweigen gilt nicht als Zustimmung.“
• „Wenn ein Problem länger als eine Woche schwelt, eskalieren wir es an [Funktion], anstatt weiter darüber zu grübeln.“

Vage Vereinbarungen sind nutzlos

Es gibt einen einzigen Test, um festzustellen, ob etwas auf die Liste gehört: Wenn ein Außenstehender, der Ihr Team beobachtet, nicht erkennen könnte, ob Sie sich an die Vereinbarung halten, handelt es sich nicht um eine Vereinbarung, sondern um einen Wunsch. Dies sind die üblichen Verdächtigen – und das, was aus jedem einzelnen wird, wenn Sie ihn sichtbar machen.

Vage (ein Wunsch)	Beton (das könnte man filmen)
Seien Sie respektvoll	Wir unterbrechen nicht, und wir diskutieren über die Idee, nicht über die Person.
Gut kommunizieren	Schriftliche Rückmeldung bis 10:00 Uhr; Beantwortung von Chat-Anfragen innerhalb von vier Arbeitsstunden
Seien Sie transparent und ehrlich	Entscheidungen werden innerhalb von 24 Stunden protokolliert
Unterstützen Sie sich gegenseitig	Pull-Anfragen werden innerhalb eines Arbeitstages erstmals geprüft
Viel Spaß	Löschen Sie das bitte; es handelt sich um eine Hoffnung, nicht um eine Vereinbarung.

Vereinbarungen einhalten: Das Problem mit der Wandgestaltung

Die meisten Arbeitsvereinbarungen enden auf dieselbe Weise. Das Team führt eine gute Sitzung durch, erstellt eine gut durchdachte Liste, hängt sie irgendwo auf und wirft nie wieder einen Blick darauf. Sechs Monate später ist sie Wanddekoration: eine brillante Sammlung von Grundregeln, auf die sich niemand beruft, wenn sie verletzt werden. Das ist der mit Abstand häufigste Fehler in diesem Zusammenhang.

Zwei Dinge sorgen dafür, dass Vereinbarungen lebendig bleiben. Das erste ist Durchsetzungskraft: Wenn jemand gegen eine Vereinbarung verstößt, weist ihn jemand sofort und ruhig darauf hin. Eine Vereinbarung, die niemand durchsetzt, vermittelt dem Team, dass keine davon von Bedeutung ist. Das zweite ist die regelmäßige Überprüfung. Bauen Sie eine kurze Überprüfung in Ihre Retrospektiven ein, überprüfen Sie das gesamte Regelwerk, wenn sich die Zusammensetzung des Teams ändert, und nutzen Sie einen wiederkehrenden Team-Gesundheitscheck, um Normen aufzudecken, die still und leise ins Wanken geraten, bevor sie zu einem Konflikt eskalieren.

Im Kern handelt es sich hierbei um ein Problem der Umsetzung, und die Umsetzung lässt sich nachverfolgen. Wenn die Überprüfung von Vereinbarungen nicht mehr nur eine gute Absicht bleibt, sondern zu einer Maßnahme mit einem Verantwortlichen und einem Fälligkeitstermin wird, wird sie auch umgesetzt. Die eigenen Daten von TeamRetro, die auf einer Stichprobe von Hunderttausenden von Maßnahmen aus Retrospektiven basieren, zeigen, dass etwa 73 % davon abgeschlossen werden – ein Beleg dafür, dass Verpflichtungen, die ein Team schriftlich festhält und bei denen es später darauf zurückkommt, auch eingehalten werden. Die Vereinbarungen, die Bestand haben, sind jene, die in ein Ritual eingebettet sind, das das Team ohnehin bereits wiederholt.

Falls Sie das Kapitel „Ein kaltes Team auftauen“ gelesen haben, ist dies der Schritt des erneuten Einfrierens: Icebreaker tauen eine Gruppe auf, und Vereinbarungen verankern die neu entstandene Herzlichkeit als Gewohnheit. Da Vereinbarungen ein sozialer Vertrag sind, den das Team selbst festlegt, halten sie besser als von oben verordnete Regeln – ein Rahmenkonzept, das wir im Kapitel Soziale Verträge durch Teamvereinbarungen schaffen näher erläutern. Remote- und verteilte Teams sind noch stärker auf die schriftliche Vereinbarung angewiesen, da die üblichen Hinweise im Büro, die Normen vermitteln, fehlen; das Kapitel Dynamiken bei Remote- und verteilten Teams geht näher darauf ein, und GitLabs asynchrone Asynchronität-Handbuch dient als Referenzimplementierung.

Führen Sie Ihre Sitzung zu den Arbeitsvereinbarungen in TeamRetro durch

Eine Sitzung zur Erarbeitung von Arbeitsvereinbarungen entspricht fast genau der Funktionsweise eines Retrospektive-Boards, weshalb Teams diese oft in TeamRetro durchführen. Alle fügen gleichzeitig und stillschweigend vorgeschlagene Vereinbarungen als Karten hinzu, sodass die zurückhaltenderen Teammitglieder und die Person in der ungünstigen Zeitzone genauso viel Redezeit erhalten wie diejenigen, die normalerweise die Stille füllen. Sie gruppieren die ähnlichen Karten, stimmen ab, um die zehn wichtigsten herauszufiltern, und fassen die ausgewählten Vorschläge in einem gemeinsamen Dokument zusammen, das dem Team gehört. Da dieser Schritt im Anschluss an Ihre Retrospektiven und Zustandsüberprüfungen stattfindet, ist die erneute Überprüfung nicht mehr nur eine Kalendererinnerung, die Sie ignorieren, sondern wird Teil eines Rituals, das Sie ohnehin bereits durchführen.

Wenn Sie dies bereits zu Beginn und nicht erst im Laufe des Projekts festlegen, gehören die Arbeitsvereinbarungen in eine umfassendere Team-Charta: Zweck, Ziele, Rollen und Entscheidungsbefugnisse, wobei diese Verhaltensweisen die Umsetzung darstellen. Wenn Ihr Team agil arbeitet, wird im Leitfaden zur Retrospektive des Scrum-Masters erläutert, wo die Vereinbarungen von Sprint zu Sprint überprüft werden.

Häufig gestellte Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Teamnormen und Arbeitsvereinbarungen?

Teamnormen sind die informellen, oft unausgesprochenen Standards, die sich aus dem Verhalten einer Gruppe ergeben. Arbeitsvereinbarungen sind jene Normen, die bewusst festgelegt werden: eine Reihe von Regeln, die das Team bespricht, schriftlich festhält und deren Einhaltung es vereinbart. Jedes Team hat Normen; nicht jedes Team hat jedoch Arbeitsvereinbarungen. Vereinbarungen sind die Variante, für die Sie sich bewusst entschieden haben.

Welche Beispiele gibt es für Vereinbarungen zur Teamarbeit?

Gute Vereinbarungen sind konkret und überprüfbar, wie beispielsweise: „Wenn die Einladung keine Tagesordnung enthält, lehnen wir das Treffen ab“, „Antworten im Chat erfolgen innerhalb von vier Arbeitsstunden“, „Entscheidungen werden innerhalb von 24 Stunden protokolliert“ und „Wir sind mit der Idee nicht einverstanden, nicht mit der Person“. Wenn ein Außenstehender beim Beobachten nicht erkennen könnte, ob Sie sich daran halten, handelt es sich nicht um eine Vereinbarung.

Wie viele Arbeitsvereinbarungen sollte ein Team haben?

Beginnen Sie mit fünf bis zehn Punkten. Eine lange Liste wird ignoriert. Wählen Sie die wenigen Vereinbarungen aus, die die tatsächlichen Reibungspunkte in Ihrem Team beseitigen – beispielsweise in Bezug auf Besprechungen, Reaktionszeiten und Entscheidungsprozesse –, und fügen Sie erst dann weitere Punkte hinzu, wenn ein echtes Problem auftritt. Sie können die Liste später noch einmal überprüfen und anpassen.

Was ist der Unterschied zwischen einer Team-Charta und Arbeitsvereinbarungen?

Eine Team-Charta ist das übergreifende Gründungsdokument: Darin wird festgelegt, warum das Team besteht, welche Ziele es verfolgt, welche Rollen es gibt und wie Entscheidungen getroffen werden; diese Festlegungen erfolgen in der Regel einmalig zu Beginn. Arbeitsvereinbarungen sind die Regeln für das tägliche Verhalten innerhalb des Teams und werden weitaus häufiger überarbeitet. Die Charta befasst sich mit dem „Warum“ und dem „Wer“; die Vereinbarungen befassen sich mit dem „Wie“.

Wie sorgt man dafür, dass Teamregeln eingehalten werden?

Erstellen Sie diese gemeinsam mit dem gesamten Team, damit sie nicht von außen auferlegt werden, halten Sie die Liste kurz und hängen Sie sie dort aus, wo die Arbeit stattfindet. Der Schritt, den Teams oft überspringen, ist die regelmäßige Überprüfung dieser Punkte – in Retrospektiven, bei vierteljährlichen Besprechungen und immer dann, wenn jemand neu hinzukommt. Eine Vereinbarung, auf die niemand Bezug nimmt, wenn sie nicht eingehalten wird, ist nichts weiter als Wanddekoration.