Come rompere il ghiaccio in un gruppo (anche in uno che detesta gli rompighiacci)

“Sbloccare” un team significa creare deliberatamente un clima di fiducia all’interno di un gruppo freddo, nuovo o distribuito, affinché possa lavorare insieme in modo efficace. Un team sulla difensiva si trova in uno stato di equilibrio congelato: le persone si trattengono e aspettano di capire chi sia affidabile. Lo «sbrinamento» abbassa intenzionalmente tale difesa, attraverso rompighiacci, seguiti da controlli periodici e infine dalla definizione di norme, fino a quando non è possibile iniziare a lavorare in modo sincero.

La maggior parte dei consigli su come “riscaldare” un team rientra nella categoria delle “cose che sarebbe bene fare”, ovvero qualcosa che si inserisce all’inizio di una riunione quando c’è tempo. Si tratta invece di un prerequisito. Non è possibile stabilire delle norme all’interno di un team che non è stato prima sciolto, e nessun processo può risolvere la situazione in un ambiente in cui nessuno ha abbastanza fiducia negli altri da poter esprimere apertamente il proprio dissenso. Questo capitolo illustra il meccanismo alla base di tutto ciò, oltre a fornire un resoconto onesto dei casi in cui l’intera idea si rivela controproducente.

Un sistema freddo è uno stato di equilibrio congelato

La metafora del disgelo deriva dalla tradizione di Lewin e Schein in materia di cambiamento. Kurt Lewin descrisse il comportamento di gruppo come un equilibrio di forze che mantiene un gruppo in uno stato stabile finché qualcosa non lo turba. Lo slogan conciso che spesso viene citato da quella tradizione — «sbloccare, poi cambiare, poi ricongelare» — è stato formulato da altri dopo la morte di Lewin nel 1947; è quindi più corretto attribuire il merito a tale filone piuttosto che definirlo il modello di Lewin.

Un team nuovo o diffidente è come congelato. Le persone sono educate e caute, si proteggono rimanendo in silenzio, e il gruppo mantiene un equilibrio che appare sereno ma che non produce nulla di sincero. Per cambiare il modo in cui il team opera, occorre innanzitutto scioglierne il congelamento.

Edgar Schein ha messo a fuoco ciò che è necessario affinché avvenga lo “sblocco”. Secondo la sua teoria, le persone abbandonano uno status quo sicuro solo quando rimanere fermi diventa più scomodo che cambiare, e tale cambiamento richiede una sicurezza psicologica sufficiente affinché qualcuno possa rischiare di apparire incompetente mentre apprende. Il “riscaldamento” di un team consiste proprio in quella sicurezza, costruita intenzionalmente. Lo studio sul campo condotto da Amy Edmondson su 51 team di lavoro fornisce le prove attuali: i team che si sentono al sicuro sono associati a un maggiore comportamento di apprendimento, che è ciò che consente alle persone di esprimersi liberamente. Approfondiamo questo argomento in costruire fiducia e sicurezza psicologica; qui il punto è più specifico. Il «disgelo» è ciò che trasforma la fase di formazione in quella di normazione, invece di lasciare che il conflitto covasse sotto la superficie.

I rompighiacci si sbloccano, le attività di noleggio si congelano nuovamente

Questo vi offre un meccanismo semplice articolato in tre fasi. Le attività di rompighiaccio sciolgono il ghiaccio, le attività di consolidamento lo ricongelano e le verifiche intermedie impediscono alla squadra di ricongelarsi completamente.

I “rompighiaccio” rappresentano la fase di scioglimento del ghiaccio

Un’attività rompighiaccio si rivela efficace perché riduce l’atteggiamento difensivo, quindi la prima frase sincera risulta meno impegnativa rispetto a quanto lo sarebbe in un ambiente freddo. Il divertimento è un valore aggiunto, non l’obiettivo principale. Un breve giro di domande di presentazione o un gioco veloce di Due verità e una bugia ha un effetto utile: induce tutti a parlare fin dall’inizio, in modo che il silenzio si rompa prima che la posta in gioco diventi alta. Se i partecipanti esitano a inventare affermazioni, date loro qualche spunto attingendo da una raccolta di idee per «Due verità e una bugia». Esiste una differenza sostanziale tra un riscaldamento e un rompighiaccio, e vale la pena scegliere quello più adatto al momento.

Se considerato come un semplice riempitivo all’inizio di una chiamata, un “rompighiaccio” rappresenta una perdita di tempo. Se invece viene visto come una mossa deliberata che avvia il processo di creazione di un legame, si tratta di cinque minuti che si ripagano da soli. Troverete un elenco di formati nella libreria rompighiacci, e potrete utilizzarne la maggior parte in tempo reale con un team remoto.

I controlli sono il momento in cui la tensione si allenta

Un gruppo non si “scongela” una volta per tutte e rimane poi “caldo”. Se lasciato a sé stesso, si “ricongela”, perché le persone sono impegnate e tornano ad assumere un atteggiamento difensivo. Un breve momento di condivisione all’inizio di ogni riunione rappresenta lo «scioglimento» ricorrente, un rituale a basso costo che mantiene vivo lo spirito del gruppo senza bisogno di grandi eventi. La scienza alla base di una buona domanda di condivisione consiste nel richiedere una risposta breve e sincera che chiunque possa fornire senza dover recitare.

Le norme e gli statuti costituiscono il nuovo quadro di riferimento

Una volta che un team ha raggiunto un clima di fiducia e sta discutendo in modo costruttivo, è opportuno consolidare tale stato. È questo il cosiddetto “refreeze”. Un statuto di squadra definisce le norme di cui il team ha appena scoperto di aver bisogno: come vengono prese le decisioni, come vengono espressi i disaccordi, quale sia un tempo di risposta ragionevole. Metterle per iscritto è il modo per trasformare gli accordi in cultura, anziché lasciarli come semplici buone intenzioni destinate a svanire già entro venerdì. Trattiamo l’argomento in modo esaustivo nella sezione Norme di squadra e accordi di lavoro.

Ecco la parte controintuitiva. Un team entra nuovamente in fase di “forming” ogni volta che la composizione cambia; pertanto, il giorno in cui entra a farne parte una nuova persona, ci si ritrova nuovamente vicini alla fase di “forming” e lo statuto necessita di un nuovo “thaw”. Ciò non significa che il modello sia fallito. Come sosteniamo in le fasi di sviluppo del team, Tuckman descrive un team, ma non ne prevede l’evoluzione, e il team torna alla fase di formazione il giorno stesso in cui si aggiunge un nuovo membro. Il “ri-scongelamento” intenzionale è la pratica di mantenimento che consente di ridurre al minimo la durata di tale reset.

Perché così tante persone detestano i rompighiacci

Molti lettori, arrivati a questo punto, penseranno che il proprio team preferirebbe mangiare vetro piuttosto che partecipare a un’attività di rompighiaccio. Hanno ragione a essere diffidenti. Acas ha rilevato che il team building è l’attività sociale più impopolare sul posto di lavoro: il 31% dei dipendenti dichiara infatti di non gradirla. Il divertimento forzato ha una cattiva reputazione, e a ragione.

I problemi sono specifici. Una serie obbligatoria di domande personali è un lavoro emotivo mascherato da gioco, e «condividete la vostra più grande paura» è una domanda inopportuna sul posto di lavoro. Il formato favorisce gli estroversi, premiando chi si sente a proprio agio nell’esibirsi e mettendo in imbarazzo le persone più riservate di fronte a un pubblico. Spesso si svolge prima di qualsiasi attività lavorativa vera e propria, quindi viene percepito come un onere piuttosto che come un modo per entrare nel vivo del lavoro. Inoltre, esclude silenziosamente alcune persone: gli introversi, i non madrelingua che hanno bisogno di un attimo per formulare una frase e chiunque trovi sgradevole esporsi in pubblico pagano tutti un prezzo più alto per lo stesso esercizio.

Anche gli scettici propongono un’alternativa concreta che merita di essere presa sul serio. Ciò che crea legami, secondo la loro esperienza, è il lavoro concreto condiviso, come collaborare in coppia su un problema complesso o affrontare insieme la revisione di un progetto, oltre a momenti sociali facoltativi e senza pressioni che le persone possono saltare senza conseguenze, e brevi incontri di aggiornamento facoltativi che rimangono incentrati sul lavoro anziché cercare di sondare gli stati d’animo. Il legame nasce da un lavoro ben fatto e da una reale autonomia. Non è possibile inserirlo in un calendario.

Nulla di tutto ciò vanifica la fase di sblocco. Anzi, la rende più rigorosa.

Un divertimento forzato che si ritorce contro	La versione che funziona
Obbligatorio, da eseguire davanti al gruppo	Facoltativo, facile da saltare
Confidenza molto intima (“la sua più grande paura”)	Di piccole dimensioni, legato al lavoro, di poca importanza
Montato con bulloni prima di iniziare il lavoro vero e proprio	Intrecciato nel lavoro concreto condiviso
Rispondere in tempo reale, sul posto	Scritto per primo, affinché le voci più sommesse abbiano lo stesso peso

Si raccomanda di mantenere breve l’attività di rompighiaccio e di renderla facoltativa, di rimanere incentrati sul lavoro e di non forzare mai l’espressione di vulnerabilità. Un momento di verifica che non susciti l’insofferenza di un ingegnere esausto è quello in cui si chiede un riscontro sul lavoro piuttosto che una confessione. Common Ground, in cui un team va alla ricerca di elementi comuni a tutti, è il tipo di formato a basso rischio che supera questa soglia, poiché nessuno è tenuto a rivelare nulla che preferirebbe mantenere privato.

I team che lavorano a distanza partono con meno slancio e perdono rapidamente l’entusiasmo

I team distribuiti partono con un rapporto di fiducia più freddo rispetto a quelli con sede comune. Non ci sono corridoi né code per il caffè, quindi manca quella percezione intuitiva di chi sia un collega. I nuovi team remoti si basano sulla fiducia immediata: i membri si concedono fiducia fin dall’inizio, partendo dal presupposto della competenza, per poi verificarla attraverso il lavoro. È sufficiente per iniziare.

Ma la fiducia immediata è qualcosa di temporaneo. Lo studio condotto da Jarvenpaa e Leidner sui team virtuali globali ha rilevato che la fiducia a distanza è “molto fragile e temporanea”, poiché si instaura rapidamente ma si affievolisce altrettanto in fretta in assenza di una comunicazione costante. La fiducia immediata vi spinge ad agire; non vi offre però un senso di sicurezza.

Questo è il punto centrale a favore della cadenza. Un team che lavora in sede beneficia gratuitamente di momenti ricorrenti di distensione offerti dall’ambiente di lavoro. Un team distribuito deve invece programmarli, ed è per questo che il calore a distanza deve seguire un ritmo settimanale. Un buon rituale da svolgere ogni settimana è preferibile a un ottimo evento fuori sede organizzato una volta al trimestre. Ricorrete a attività di rompighiaccio virtuali pensate appositamente per lo schermo e considerate il momento di aggiornamento come un appuntamento imprescindibile, anziché come l’elemento che viene tagliato quando l’ordine del giorno è pieno. Approfondiamo il tema dei team distribuiti in dinamiche dei team remoti e distribuiti.

È inoltre utile misurare il “disgelo” anziché darlo per scontato. Un rapido team health check vi permette di capire se il team si sente a proprio agio, non solo se avete svolto il rituale, e vi segnalerà un gruppo che si sta silenziosamente “ricongelando” mentre tutti annuiscono durante la chiamata.

Lo “sbrinamento” non è un progetto da spuntare su una lista. È manutenzione. I team che mantengono un clima sereno sono quelli che hanno reso lo scioglimento delle tensioni un processo noioso e regolare, per poi mettere per iscritto quali siano i comportamenti positivi affinché questi sopravvivano alla prossima riorganizzazione. Le attività di rompighiaccio sciolgono le tensioni, gli statuti le ricongelano, e i controlli periodici nel mezzo sono ciò che impedisce a un team di dover ripartire da zero due volte.

Domande frequenti

Cosa significa “rompere il ghiaccio” all’interno di un team?

“Sbloccare” un team significa creare deliberatamente un clima di fiducia all’interno di un gruppo freddo, nuovo o distribuito, affinché i suoi membri possano lavorare insieme in modo sincero. Un team sulla difensiva si trova in uno stato di equilibrio congelato, in cui le persone si trattengono e aspettano di capire chi sia affidabile. Il processo di sblocco abbassa intenzionalmente tale difesa, attraverso attività di rompighiaccio, controlli periodici e norme scritte.

Le attività per rompighiaccio funzionano o sono una perdita di tempo?

Funzionano quando vengono utilizzati come momento di rompighiaccio piuttosto che come intrattenimento. Un breve esercizio di rompighiaccio, in cui la posta in gioco è bassa, stimola tutti a intervenire fin dall’inizio, riducendo così l’atteggiamento difensivo prima che la posta in gioco aumenti. Falliscono quando sono obbligatori, impongono la divulgazione di informazioni personali o sottraggono tempo al lavoro vero e proprio. Assicuratevi che siano brevi e facoltativi, e rimanete concentrati sul lavoro.

Cosa funziona meglio degli esercizi per rompighiaccio se il vostro team li detesta?

Gli scettici hanno solitamente ragione quando sostengono che il lavoro concreto condiviso crei un legame più forte rispetto al divertimento forzato. Affidate a coppie di persone un problema complesso, conducete insieme una revisione del progetto e mantenete eventuali momenti di socializzazione facoltativi e poco impegnativi, in modo che le persone possano evitarli senza subire alcuna penalità. Brevi incontri di aggiornamento, a partecipazione facoltativa e strettamente legati al lavoro, sono più efficaci di una profonda condivisione personale. Il legame nasce da un lavoro ben fatto piuttosto che da un evento programmato.

Come si fa a creare un clima di affiatamento in un team che lavora a distanza o distribuito?

I team che lavorano a distanza partono con meno affiatamento e lo perdono più rapidamente, poiché la fiducia si instaura e svanisce in fretta in assenza di un contatto costante. Pertanto, fate in modo che l’affiatamento diventi una routine piuttosto che un evento isolato: un breve momento di scambio all’inizio di ogni riunione, attività virtuali per rompighiaccio pensate appositamente per lo schermo e un regolamento scritto accessibile a tutti. Misuratelo attraverso un controllo periodico dello stato di salute del team.