Come rompere il ghiaccio in un gruppo (anche in uno che detesta gli esercizi per rompighiaccio)

“Sbloccare” un team significa creare deliberatamente un clima di fiducia in un gruppo freddo, nuovo o distribuito, affinché possa svolgere un lavoro concreto insieme. Un team sulla difensiva si trova in uno stato di equilibrio congelato: le persone si trattengono e aspettano di capire chi sia affidabile. Lo «sbrinamento» abbassa intenzionalmente tale difesa, attraverso attività rompighiaccio, seguite da controlli periodici e infine dalla definizione di norme, fino a quando non è possibile avviare un lavoro sincero.

La maggior parte dei consigli su come creare un clima di collaborazione all’interno di un team rientra nella categoria delle “cose che sarebbe bene fare”, ovvero qualcosa che si inserisce all’inizio di una riunione quando c’è tempo. Si tratta invece di un prerequisito. Non è possibile stabilire delle norme per un team che non è stato prima “scongelato”, e nessun processo può risolvere la situazione in un ambiente in cui nessuno ha abbastanza fiducia negli altri da poter esprimere apertamente il proprio dissenso. Questo capitolo illustra il meccanismo alla base di tutto ciò, oltre a fornire un resoconto onesto dei casi in cui l’intera idea si rivela controproducente.

Un sistema freddo è uno stato di equilibrio congelato

La metafora del disgelo deriva dalla tradizione di Lewin–Schein sul cambiamento. Kurt Lewin descrisse il comportamento di gruppo come un equilibrio di forze che mantiene un gruppo in uno stato stabile finché qualcosa non lo turba. Lo slogan conciso che viene spesso citato da tale tradizione, «sbloccare, poi cambiare, poi ricongelare», è stato formulato da altri dopo la morte di Lewin nel 1947; pertanto, è più corretto attribuire il merito a tale filone piuttosto che definirlo il modello di Lewin.

Un team nuovo o diffidente è come congelato. Le persone sono educate e caute, si proteggono rimanendo in silenzio, e il gruppo mantiene un equilibrio che appare sereno ma che non produce nulla di sincero. Per cambiare il modo in cui il team opera, occorre innanzitutto scioglierne il congelamento.

Edgar Schein ha messo a fuoco ciò che è necessario affinché avvenga il “disgelo”. Secondo la sua teoria, le persone abbandonano uno status quo sicuro solo quando rimanere fermi diventa più scomodo che cambiare, e tale cambiamento richiede una sicurezza psicologica sufficiente affinché qualcuno possa rischiare di apparire incompetente mentre apprende. Il “riscaldamento” di un team consiste proprio in tale sicurezza, costruita intenzionalmente. Lo studio sul campo condotto da Amy Edmondson su 51 team di lavoro fornisce le prove attuali: i team che si sentono al sicuro sono associati a un maggiore comportamento di apprendimento, che è ciò che consente alle persone di esprimersi liberamente. Approfondiamo questo argomento in costruire fiducia e sicurezza psicologica; in questa sede, invece, il focus è più ristretto. Lo «scioglimento» è ciò che trasforma la fase di formazione in quella di normazione, invece di lasciare che il conflitto si aggravi sotto la superficie.

I rompighiacci si sbloccano, le attività di noleggio si congelano nuovamente

Ciò vi offre un meccanismo semplice articolato in tre fasi. Le attività di rompighiaccio sciolgono il ghiaccio, le attività principali lo ricongelano e le verifiche intermedie impediscono alla squadra di ricongelarsi nuovamente.

Le attività di rompighiaccio rappresentano la fase di “sblocco”

Un’attività rompighiaccio si rivela efficace perché riduce l’atteggiamento difensivo; pertanto, la prima frase sincera risulta meno impegnativa rispetto a quanto lo sarebbe in un ambiente freddo. Il divertimento è un valore aggiunto, non l’obiettivo principale. Un breve giro di domande di presentazione o un gioco veloce di Due verità e una bugia ha un effetto utile: induce tutti a parlare fin dall’inizio, in modo che il silenzio si rompa prima che la posta in gioco diventi alta. Se i partecipanti esitano a inventare delle affermazioni, date loro spunti attingendo da una raccolta di idee per «Due verità e una bugia». Esiste una differenza sostanziale tra un riscaldamento e un’attività rompighiaccio, e conviene scegliere quella più adatta al momento.

Se considerato come un semplice riempitivo all’inizio di una chiamata, un “rompighiaccio” rappresenta una perdita di tempo. Se invece viene visto come una mossa deliberata che dà il via alla creazione di un legame, si tratta di cinque minuti che si ripagano da soli. Troverete un elenco di formati nella libreria rompighiacci, e potrete utilizzarne la maggior parte in tempo reale con un team remoto.

I controlli sono il disgelo ricorrente

Un gruppo non si “scongela” una volta per tutte e rimane “caldo”. Se lasciato a se stesso, si “ricongela”, poiché le persone si lasciano assorbire dagli impegni e tornano ad assumere un atteggiamento difensivo. Un breve momento di condivisione all’inizio di ogni riunione rappresenta lo “scioglimento” ricorrente, un rituale a basso costo che mantiene vivo lo spirito del gruppo senza bisogno di grandi eventi. La logica alla base di una buona domanda di condivisione sta nel fatto che richiede una risposta breve e sincera che chiunque possa fornire senza dover recitare una parte.

Le norme e gli statuti costituiscono il punto di riferimento

Una volta che un team ha raggiunto un clima di fiducia e sta discutendo in modo costruttivo, è opportuno consolidare tale stato. È questa la fase di “rifissazione”. Un statuto di squadra raccoglie le norme di cui il team ha appena compreso di aver bisogno: come vengono prese le decisioni, come vengono espressi i dissensi, quale sia un tempo di risposta ragionevole. Metterle per iscritto è il modo in cui si trasformano gli accordi in cultura, anziché lasciarli come semplici buone intenzioni destinate a svanire già entro venerdì. Trattiamo l’argomento in modo esaustivo nella sezione Norme di squadra e accordi di lavoro.

Ecco la parte controintuitiva. Un team torna alla fase di “forming” ogni volta che la composizione cambia; pertanto, il giorno in cui entra a far parte del team una nuova persona, ci si ritrova nuovamente vicini alla fase di “forming” e il “charter” necessita di un nuovo “disgelo”. Ciò non significa che il modello sia fallito. Come sosteniamo in le fasi di sviluppo del team, Tuckman descrive un team, non ne prevede uno, e il team torna alla fase di formazione il giorno in cui si aggiunge un nuovo membro. Il «ri-scongelamento» intenzionale è la manutenzione che mantiene breve tale reset.

Perché così tante persone detestano gli rompighiacci

Molti lettori, arrivati a questo punto, penseranno che il proprio team preferirebbe mangiare vetro piuttosto che partecipare a un’attività di rompighiaccio. Hanno ragione a essere diffidenti. Acas ha rilevato che il team building è l’attività sociale sul posto di lavoro più impopolare: il 31% dei dipendenti dichiara infatti di non gradirla. Il divertimento forzato ha una cattiva reputazione, e a ragione.

I problemi sono specifici. Una serie obbligatoria di domande personali è un lavoro emotivo mascherato da gioco, e «condividete la vostra più grande paura» è una richiesta inopportuna sul posto di lavoro. Il formato favorisce gli estroversi, premiando chi si sente a proprio agio nell’esibirsi e mettendo in imbarazzo le persone più riservate di fronte a un pubblico. Spesso si svolge prima di qualsiasi attività lavorativa vera e propria, quindi viene percepito come un onere piuttosto che come un modo per entrare nel vivo del compito. Inoltre, esclude silenziosamente alcune persone: gli introversi, i non madrelingua che hanno bisogno di un attimo per formulare una frase e chiunque trovi scomodo esporsi in pubblico pagano tutti un prezzo più alto per lo stesso esercizio.

Anche gli scettici propongono un’alternativa concreta che merita di essere presa sul serio. Ciò che crea legami, secondo la loro esperienza, è il lavoro concreto condiviso, come collaborare in coppia su un problema complesso o esaminare insieme una revisione di progetto, oltre a momenti sociali facoltativi e senza pressioni, che le persone possono saltare senza conseguenze, e brevi incontri di aggiornamento su base volontaria che rimangono incentrati sul lavoro anziché cercare di sondare i sentimenti. Il legame nasce da un lavoro ben svolto e da una reale autonomia. Non è possibile inserirlo in un calendario.

Nulla di tutto ciò rende superflua la fase di rompighiaccio. Anzi, la rende più strutturata, ed è proprio a questo che servono i rompighiaccio pensati per i gruppi che detestano i rompighiaccio.

Un divertimento forzato che si ritorce contro	La versione che funziona
Obbligatorio, da eseguire davanti al gruppo	Facoltativo, facile da saltare
Confidenza personale molto intima (“la Sua paura più grande”)	Di piccole dimensioni, legate al lavoro, di modesta importanza
Montato con bulloni prima di iniziare il lavoro vero e proprio	Intessuto nel lavoro reale condiviso
Rispondete in tempo reale, immediatamente	Scritto per primo, affinché le voci più sommesse abbiano lo stesso peso

Si raccomanda di mantenere breve l’attività di rompighiaccio e di renderla facoltativa, di rimanere incentrati sul lavoro e di non forzare mai l’espressione di vulnerabilità. Un controllo su uno sviluppatore in stato di esaurimento a cui non reagirà con un’alzata di occhi al cielo è quello che richiede un’indicazione sullo stato del lavoro piuttosto che una confessione. Questo o quello, in cui ciascuno indica la propria posizione tra due opzioni e le risposte vengono rivelate immediatamente, è il tipo di formato a basso rischio che soddisfa questi requisiti, poiché nessuno è costretto a rivelare nulla che preferirebbe mantenere privato.

I team che lavorano da remoto partono con meno slancio e perdono entusiasmo più rapidamente

I team distribuiti partono con un rapporto di fiducia più freddo rispetto a quelli che lavorano nella stessa sede. Non ci sono corridoi né code per il caffè, quindi manca quella percezione spontanea di chi sia un collega. I nuovi team remoti si basano sulla fiducia immediata: i membri si concedono fiducia fin dall’inizio partendo dal presupposto della competenza, per poi verificarla attraverso il lavoro. È sufficiente per iniziare.

Ma la fiducia immediata è una cosa temporanea. Lo studio di Jarvenpaa e Leidner sui team virtuali globali ha rilevato che la fiducia a distanza è “molto fragile e temporanea”, poiché si instaura rapidamente e svanisce altrettanto in fretta in assenza di una comunicazione costante. La fiducia immediata vi spinge ad agire; non vi offre però un sostegno duraturo.

Questo è il ragionamento alla base del concetto di cadenza. Un team che lavora in sede beneficia gratuitamente di momenti ricorrenti di distensione offerti dall’ambiente stesso. Un team distribuito deve invece pianificarli, motivo per cui il calore a distanza deve seguire un ritmo settimanale. Un buon rituale da svolgere ogni settimana è preferibile a un ottimo evento fuori sede organizzato una volta al trimestre. Ricorrete a attività virtuali per rompighiaccio pensate appositamente per lo schermo e considerate il momento di condivisione come un appuntamento imprescindibile, anziché come l’elemento che viene tagliato quando l’ordine del giorno è pieno. Approfondiamo il tema dei team distribuiti in dinamiche dei team remoti e distribuiti.

È inoltre utile valutare effettivamente il processo di distensione, anziché darlo per scontato. Un rapido team health check vi consentirà di capire se il team si sente a proprio agio, non solo se avete svolto il rituale, e vi segnalerà un gruppo che sta silenziosamente tornando a irrigidirsi mentre tutti annuiscono durante la chiamata.

Lo “sbrinamento” non è un progetto da spuntare su una lista. È manutenzione. I team che mantengono un clima sereno sono quelli che hanno reso lo scioglimento delle tensioni un processo noioso e regolare, per poi mettere per iscritto quali siano i comportamenti positivi affinché questi sopravvivano alla prossima riorganizzazione. Le attività di rompighiaccio sciolgono le tensioni, i regolamenti le ricongelano, e i controlli periodici nel mezzo sono ciò che impedisce a un team di dover ripartire da zero due volte.

Domande frequenti

Cosa significa “rompere il ghiaccio” all’interno di un team?

“Sbloccare” un team significa creare deliberatamente un clima di fiducia all’interno di un gruppo freddo, nuovo o distribuito, affinché i suoi membri possano lavorare insieme in modo sincero. Un team diffidente si trova in uno stato di equilibrio congelato, in cui le persone si trattengono e aspettano di capire chi sia affidabile. Lo “sblocco” abbassa intenzionalmente tale difesa, attraverso attività di rompighiaccio, controlli periodici e regole scritte.

Le attività di rompighiaccio funzionano o sono una perdita di tempo?

Funzionano quando vengono utilizzati come momento di rompighiaccio piuttosto che come intrattenimento. Un breve esercizio di rompighiaccio, in cui la posta in gioco è bassa, induce tutti a prendere la parola sin dall’inizio, il che riduce l’atteggiamento difensivo prima che la posta in gioco aumenti. Falliscono quando sono obbligatori, costringono a rivelare aspetti personali o sottraggono tempo al lavoro vero e proprio. Assicuratevi che siano brevi e facoltativi, e rimanete concentrati sul lavoro.

Cosa funziona meglio degli esercizi per rompighiaccio se il Suo team li detesta?

Gli scettici hanno solitamente ragione quando affermano che il lavoro concreto condiviso crea un legame più forte rispetto al divertimento forzato. Affidate a coppie di persone un problema complesso, conducete insieme una revisione del progetto e mantenete eventuali momenti sociali facoltativi e poco impegnativi, in modo che le persone possano evitarli senza subire penalità. Brevi incontri di aggiornamento, a partecipazione facoltativa e strettamente legati al lavoro, sono più efficaci di una profonda condivisione personale. Il legame nasce da un lavoro ben svolto piuttosto che da un evento programmato.

Come si fa a creare un clima di affiatamento in un team che lavora a distanza o distribuito?

I team che lavorano a distanza partono con meno affiatamento e lo perdono più rapidamente, poiché la fiducia si instaura in fretta ma svanisce altrettanto rapidamente in assenza di un contatto costante. Pertanto, fate in modo che l’affiatamento diventi una routine piuttosto che un evento isolato: un breve momento di aggiornamento all’inizio di ogni riunione, attività virtuali per rompighiaccio pensate appositamente per lo schermo e un regolamento scritto accessibile a tutti. Misuratelo attraverso un controllo periodico dello stato di salute del team.