Gestalten Sie die sozialen Vereinbarungen Ihres Teams mithilfe wirksamer Teamvereinbarungen

Ein Sozialvertrag, der häufig von agilen Teams genutzt wird, ebnet den Weg für eine bessere Zusammenarbeit aller Teammitglieder. Darin werden die vereinbarten Verhaltensweisen innerhalb des Teams festgehalten. Ohne eine klare Vereinbarung herrscht in der Regel Unklarheit darüber, wie die Teammitglieder miteinander umgehen sollen.

Seien wir ehrlich: Die Zusammenarbeit ist eine Herausforderung. Ganz gleich, ob Ihr Team noch neu ist (in der „Forming“- und „Storming“-Phase) oder bereits erfahren (in der „Performing“- und „Adjourning“-Phase) – die Zusammenarbeit mit anderen erfordert Mühe. Unterschiedliche Persönlichkeiten, Hintergründe und die Unternehmenskultur beeinflussen die Leistung eines Teams.

Unschuldige Handlungen einer Person können andere leicht frustrieren, ablenken oder verärgern. Während ein Teammitglied in Besprechungen vielleicht sehr gesprächig ist, empfindet ein anderes dies möglicherweise als unhöflich. Selbst Verhaltensweisen mit positiven Absichten, wie beispielsweise die Anerkennung von Einsatz, können ihr Ziel verfehlen.

Die Art und Weise, wie Menschen in einer Besprechung miteinander umgehen, prägt die Kultur. Das reicht vom Äußern einer Meinung und dem Gehörtwerden, ohne beurteilt zu werden, bis hin zur Frage, ob man während der Diskussion die Videokamera einschaltet oder nicht. All dies ist Teil der Normen, die die Kultur eines Teams prägen.

Eine Möglichkeit, eine positive Unternehmenskultur aufzubauen, besteht darin, Probleme anzusprechen und Teamvereinbarungen zu treffen.

Was sind Teamvereinbarungen für agile Teams?

Teamvereinbarungen sind Verhaltensweisen, zu deren Einhaltung sich ein Team im täglichen Zusammenarbeiten verpflichtet. Sie können eine Reihe von Kontexten am Arbeitsplatz abdecken, darunter –

• Entscheidungsfindung
• Sitzungen
• Kommunikation
• Informationsaustausch
• sich gegenseitig unterstützen

Dies sind die Grundregeln für das Verhalten. Sie sorgen dafür, dass sich alle psychologisch sicher fühlen, als Team mitzuwirken.

In diesem Zusammenhang bedeutet psychologische Sicherheit, dass Teammitglieder ihre Ideen äußern können, ohne Angst vor Beurteilung, Voreingenommenheit, Statusunterschieden oder Autoritätsdruck haben zu müssen. Dies ermöglicht es den Beteiligten, sich auf ein Projekt zu konzentrieren, anstatt sich Gedanken darüber machen zu müssen, wie sie sich sozial behaupten können.

Teamvereinbarungen werden in der Regel zu Beginn des Projekts vom Team selbst erstellt. Sie können unter anderem folgende Punkte umfassen:

• Die Anwendung der Grundregel für agile Retrospektiven im Rahmen von Retrospektiven
• Jeder hat das gleiche Mitspracherecht und leistet einen wertvollen Beitrag.
• Wenn Ihnen eine Aufgabe zugewiesen wird, sollten Sie die Verantwortung dafür übernehmen und sie stets auf dem neuesten Stand halten.
• Komplexe Aufträge sollten mit der betreffenden Person besprochen werden, bevor sie einfach zugewiesen werden.
• Verwendung von Codewörtern, um einen Bedarf anzudeuten.
• Klare Rhythmik und klare Zielsetzung der Besprechungen.
• Wie das Team kommuniziert und aus der Ferne arbeitet, mit flexiblen Arbeitszeiten oder in verschiedenen Zeitzonen.

Die Vorteile von Teamvereinbarungen

Teamvereinbarungen bieten zahlreiche Vorteile. Sie –

• dazu beitragen, Konflikte im Team zu verringern.
• Menschen dabei zu helfen, besser mit Stress und Ängsten umzugehen.
• die Grundlage für Zusammenarbeit, Koordination und kontinuierliche Verbesserung schaffen.
• Vertrauen aufbauen und dazu beitragen, ein Gefühl der Zugehörigkeit zu schaffen.
• dem Team ein Gefühl von Kontrolle und Sicherheit vermitteln.
• Beziehungen innerhalb des Teams aufbauen
• dazu beitragen, das Team durch das Tuckman-Modell der Teamentwicklung zu führen.

Richtig umgesetzt können Teamvereinbarungen die Stärken Ihres Teams noch besser zur Geltung bringen.

Wie erstellt man Teamvereinbarungen?

Es überrascht nicht, dass die Erstellung von Teamvereinbarungen am besten gemeinsam mit dem Team erfolgt. Es handelt sich um einen kollaborativen Prozess. Dies kann manuell vor Ort mithilfe von Haftnotizen erfolgen. Es ist aber auch möglich, dies online mit einem guten Tool für die Retrospektive durchzuführen.

Der Vorteil eines Online-Tools für Retrospektiven liegt darin, dass die Beiträge auf einfache Weise anonym gehalten werden können. Auch dies dient dazu, ein psychologisch sicheres Umfeld zu schaffen, in dem die Menschen ihre Ideen einbringen können.

1. Erläutern Sie die Notwendigkeit

Der erste Schritt besteht darin, die Notwendigkeit der Erstellung der Teamvereinbarung zu erläutern. Die meisten werden die Gründe dafür zwar bereits verstehen, dennoch ist es gut, noch einmal darauf hinzuweisen. Sie können zu Beginn Ihrer Retrospektive etwas Zeit dafür einplanen oder ein gesondertes Treffen einberufen, um darüber zu sprechen.

Zu den Vorteilen einer Teamvereinbarung gehören unter anderem –

• die Möglichkeit zu haben, die Teamkultur zu gestalten und zu verbessern
• klare und genau festgelegte Vorgehensweisen für eine erfolgreiche Zusammenarbeit
• die gegenseitigen Erwartungen zu kennen und ein grundlegendes Verständnis füreinander zu haben
• dass man im Allgemeinen zufriedener bei der Arbeit ist, wenn das Team gut zusammenpasst

2. Individuelle Verantwortlichkeit schaffen

Bitten Sie anschließend alle, ein positives Verhalten einzutragen, das ihrer Meinung nach zur Organisation, zu ihrem Team und zu ihnen selbst passt. Genau das macht die Vereinbarung für ihr Team einzigartig und sorgt für Akzeptanz.

Wenn Sie Menschen dazu anregen möchten, Ideen zu sammeln und einzubringen, kann es hilfreich sein, ihnen einige Satzanfänge vorzugeben. Dies trägt dazu bei, dass die Vereinbarungen verhaltensorientiert sind und positiv formuliert werden.

Hier sind einige Vorschläge –

• Sie können sich darauf verlassen, dass ich ________________
• Wir können ein großartiges Team sein, indem wir ________________
• Wir können einige unserer Frustrationen und Probleme überwinden, indem wir ________________
• Eine Sache, die ich an dieser Mannschaft besonders schätze, ist, wenn ________________
• Wir können unsere Arbeitsweise verbessern, indem wir ________________

Jeder Punkt der Vereinbarung sollte ein eigenständiges Konzept darstellen, um die Vereinbarung übersichtlich zu halten.

3. Vereinbarungen zur Erörterung vorschlagen

Generell ist es ratsam, dass die Beteiligten eine Vereinbarung vorschlagen, bevor diese angenommen wird. Dadurch wird sichergestellt, dass alle die Vereinbarung verstehen und sie auch wirklich akzeptieren, anstatt dass sie lediglich als reine Formalität abgehakt wird.

Ein Online-Tool wie TeamRetro bietet Ihnen die Möglichkeit, den Teilnehmern entweder die Option zu geben, Vereinbarungen direkt in eine Liste einzutragen, oder diese der Gruppe vorzuschlagen. Wird eine Vereinbarung vorgeschlagen, können alle anderen entscheiden, ob sie diese unterstützen (Daumen hoch), nicht unterstützen (Daumen runter) oder neutral bleiben. So können Sie schnell erkennen, ob innerhalb der Gruppe ein Konsens besteht, bevor die Vereinbarung bestätigt wird.

4. Gruppendiskussionen moderieren

Sobald die Vereinbarungen verteilt wurden, geben Sie allen die Gelegenheit, diese durchzulesen und klärende Fragen zu stellen. Bei Bedarf können Sie identische Punkte zusammenfassen.

Leiten Sie eine Diskussion und geben Sie den Teilnehmern die Möglichkeit, Bedenken, Fragen und Anmerkungen zu erörtern. Einwände sollten zur Kenntnis genommen werden. Entscheiden Sie anschließend durch Abstimmung, welche Punkte berücksichtigt werden sollen.

Nicht alle vorgeschlagenen Vereinbarungen werden angenommen. Besprechen Sie diese mit der Gruppe, um sicherzustellen, dass allen klar ist, warum dies der Fall war. Das Ziel ist es, alle vorgeschlagenen Vereinbarungen durchzugehen, bevor die Sitzung beendet wird.

Die vorgeschlagenen Verhaltensweisen, die akzeptiert werden, sind die Teamvereinbarungen, die den Sozialvertrag bilden.

5. Denken Sie über die Vereinbarungen nach

Sobald die Vereinbarungen in die Liste aufgenommen wurden, empfiehlt es sich, diese zu überprüfen. Holen Sie weitere Rückmeldungen ein und gehen Sie auf etwaige neue Bedenken ein, die möglicherweise aufgekommen sind. Eine gute Frage, die Sie stellen können, lautet: –

„Wenn wir uns unsere Teamvereinbarungen ansehen, wie wird sich das unserer Meinung nach auf unsere Zusammenarbeit auswirken, und wie fühlen wir uns dabei?“

Das Feedback fließt in etwaige abschließende Überarbeitungen der Vereinbarungen ein.

6. Nutzen Sie die Vereinbarungen

Schließlich empfiehlt es sich, zu Beginn künftiger Besprechungen kurz auf die Vereinbarungen einzugehen, um den richtigen Ton für Ihre Sitzung vorzugeben. Alternativ können Sie dies am Ende der Besprechung als Anlass zur Reflexion nutzen, um zu prüfen, ob das Team sich an die Vereinbarungen gehalten hat.

TeamRetro zeigt Teamvereinbarungen auf Ihrem Dashboard an. So haben Sie diese stets griffbereit.

Fallstricke, die es bei der Ausarbeitung von Teamvereinbarungen zu vermeiden gilt

1. Fehlen eines echten Konsenses

Die offensichtlichste Gefahr besteht darin, dass sich nicht alle Teammitglieder wirklich an die Vereinbarungen halten.

Ein Nicken bei der Kooperationssitzung kann eben genau das bedeuten. Die Menschen müssen erst einmal verstehen, bevor sie sich darauf einlassen können. Das bedeutet, dass die Vereinbarung für sie Sinn ergeben und mit ihren Werten im Einklang stehen muss.

Wie wir bereits angedeutet haben, ist dies auch der Grund, warum jedes Team seine eigenen Vereinbarungen ausarbeiten muss. Das Übernehmen oder Nachahmen der Vereinbarungen eines anderen Teams trägt kaum dazu bei, die Akzeptanz zu steigern. Es führt lediglich dazu, dass das Gefühl der Eigenverantwortung geschwächt wird.

Werden die Vereinbarungen von der obersten Führungsebene nach unten durchgesetzt, kann dies die Kluft noch vergrößern.

Es ist wichtig, ausreichend Zeit zu haben, um Bedenken zu erörtern und diese zu klären, bevor sie in die endgültige Vereinbarung aufgenommen werden.

2. Keine Rituale

Die Vereinbarungen müssen dann in Taten und tägliche Routinen umgesetzt werden. Andernfalls bleiben sie bloß Worte auf dem Papier.

Es kann unterschiedliche Auslegungen der Vereinbarungen geben. Dies würde zu unterschiedlichen Verhaltensweisen führen.

Eine Möglichkeit, wie unser Team dies bewältigt hat, besteht darin, Codewörter zu entwickeln. Diese Codewörter fassen unsere Teamvereinbarungen zusammen. Hier erhalten Sie einen kleinen Einblick in unsere Vorgehensweise.

• Gegenprüfung – Die Teammitglieder sind sich einig, dass bei kritischen, kundenbezogenen Maßnahmen eine Gegenprüfung erforderlich ist. Ein Kollege mit ähnlicher Funktion und ähnlichen Fähigkeiten führt eine Qualitätsprüfung durch und überprüft die Arbeit, um deren Richtigkeit sicherzustellen.

• „Sushi-Zeit“ – Wir haben gerne Spaß bei der Arbeit. Manchmal vielleicht sogar ein bisschen zu viel. Wenn jemand „Sushi-Zeit“ sagt, bittet er darum, dass wir uns nun auf die Arbeit konzentrieren. Da wir uns darauf geeinigt haben, nimmt es niemand übel, und wir werden schnell wieder ruhig.

• Bikeshed – Wenn ein Thema zur Sprache kommt, das nicht sofort geklärt werden kann, wird dieses Thema zurückgestellt. Das Thema wird in den „Bikeshed“ gelegt und später zur Diskussion wieder hervorgeholt.

3. Schuldzuweisungen und Bloßstellung

Teamvereinbarungen können missbräuchlich genutzt werden. Mit anderen Worten: Sie können dazu verwendet werden, andere anzugreifen oder ihnen die Schuld zu geben.

Als Scrum-Master ist es wichtig, dafür zu sorgen, dass sich die Mitarbeiter bei der Arbeit sicher fühlen. Angst hat hier keinen Platz. Die Mitarbeiter müssen in der Lage sein, Verantwortung für ihre Fehler zu übernehmen, um sich kontinuierlich weiterzuentwickeln.

Es gibt eine wirksame Methode, um dem Missbrauch der Vereinbarungen entgegenzuwirken. Bitten Sie die Beteiligten, gute Beispiele zu nennen, bei denen andere positives Verhalten gezeigt haben. Lassen Sie sie jedoch auch über sich selbst nachdenken, wenn Sie sie fragen, bei welchen Vereinbarungen sie sich verbessern können.

Wie lässt sich sicherstellen, dass Teamvereinbarungen eingehalten werden?

1. Mit gutem Beispiel vorangehen

Als Scrum-Master ist es wichtig, dass Sie die in der Vereinbarung festgelegten Verhaltensweisen vorleben. Wenn Sie davon abweichen, wird das Team dies ebenfalls tun.

Machen Sie deutlich, dass Sie möchten, dass jemand Sie sanft in die richtige Richtung lenkt, falls Sie vom Kurs abkommen, und dass Sie dies im Gegenzug auch für diese Person tun werden.

2. Behalten Sie sie im Blick

Machen Sie die Vereinbarungen so sichtbar wie möglich.

Sie können die Liste in Slack oder MS Teams veröffentlichen. Es spielt keine Rolle, wie Sie dabei vorgehen – wichtig ist lediglich, die Beteiligten an die Verhaltensweisen zu erinnern, denen sie zugestimmt haben.

3. Überprüfen und überarbeiten

Im Laufe der Zeit wird sich Ihr Team verändern, ebenso wie das Umfeld, in dem Sie arbeiten. Daher sollte sich auch Ihre Vereinbarung entsprechend anpassen.

Eine regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung der Vereinbarung sorgt dafür, dass diese an Bedeutung gewinnt und stets auf dem neuesten Stand bleibt.

4. Verschiedene Teams, unterschiedliche Vereinbarungen

Lassen Sie sich nicht täuschen. Jedes Team ist anders, auch wenn die Rollen ähnlich sind.

Stellen Sie sicher, dass jedes Team über eigene Vereinbarungen verfügt, die individuell auf das jeweilige Team zugeschnitten sind und für dieses funktionieren.

5. Anerkennen und zur Kenntnis nehmen

Teams, die die von ihnen zugesagten Verhaltensweisen an den Tag legen, sind Gold wert. Die Anerkennung der Bemühungen des Teams im Hinblick auf die Vereinbarungen trägt dazu bei, dieses vorbildliche Verhalten zu stärken.

Sind Sie bereit, eine Teamvereinbarung zu erstellen?

Mit TeamRetro können Sie agile Retrospektiven und Zustandsüberprüfungen ganz einfach und effektiv online durchführen. Damit können Sie Teamvereinbarungen erstellen, auf die Sie in zukünftigen Besprechungen zurückgreifen können.

Vereinbarungen können von den Teammitgliedern anonym und sicher vorgeschlagen werden. Die Teammitglieder können ihre Zustimmung zu den Vereinbarungen bekunden, bevor diese angenommen werden. Helfen Sie mit, Ihre Teams noch heute von gut zu großartig zu machen!

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