Gestalten Sie die sozialen Vereinbarungen Ihres Teams mithilfe wirksamer Teamvereinbarungen

Ein Sozialvertrag, der häufig von agilen Teams genutzt wird, ebnet den Weg für eine bessere Zusammenarbeit aller Teammitglieder. Darin werden die vereinbarten Verhaltensweisen des Teams untereinander festgehalten. Ohne eine klare Vereinbarung herrscht in der Regel Unklarheit darüber, wie die Teammitglieder miteinander umgehen sollen.

Seien wir ehrlich: Die Zusammenarbeit ist eine Herausforderung. Ganz gleich, ob Ihr Team noch neu ist (in der „Formierungs- und Konfliktphase“) oder bereits erfahren (in der „Leistungs- und Auflösungsphase“) – die Zusammenarbeit mit anderen erfordert Mühe. Unterschiedliche Persönlichkeiten, Hintergründe und die Unternehmenskultur beeinflussen die Leistung eines Teams.

Unschuldige Handlungen einer Person können andere leicht frustrieren, ablenken oder verärgern. Während ein Teammitglied in Besprechungen möglicherweise sehr gesprächig ist, empfindet ein anderes dies möglicherweise als unhöflich. Selbst Verhaltensweisen mit positiven Absichten, wie beispielsweise die Anerkennung von Einsatz, können ihr Ziel verfehlen.

Die Art und Weise, wie Menschen in einer Besprechung miteinander umgehen, prägt die Kultur. Angefangen bei der Äußerung einer Meinung und der Möglichkeit, ohne Vorurteile gehört zu werden, bis hin zur Frage, ob man während der Diskussion die Videokamera einschaltet oder nicht – all dies ist Teil der Normen, die die Kultur eines Teams prägen.

Eine Möglichkeit, eine positive Unternehmenskultur aufzubauen, besteht darin, Probleme anzugehen und Teamvereinbarungen zu treffen.

Was sind Teamvereinbarungen für agile Teams?

Teamvereinbarungen sind Verhaltensweisen, zu deren Einhaltung sich ein Team verpflichtet, wenn es im Arbeitsalltag zusammenarbeitet. Sie können eine Reihe von Kontexten am Arbeitsplatz abdecken, darunter –

• Entscheidungsfindung
• Sitzungen
• Kommunikation
• Informationsaustausch
• sich gegenseitig unterstützen

Dies sind die Grundregeln für das Verhalten. Sie sorgen dafür, dass sich jeder psychologisch sicher fühlt, als Teil des Teams mitzuwirken.

In diesem Zusammenhang bedeutet psychische Sicherheit, dass Teammitglieder ihre Ideen äußern können, ohne Angst vor Beurteilung, Voreingenommenheit, Status oder Autorität haben zu müssen. Dies ermöglicht es den Beteiligten, sich auf ein Projekt zu konzentrieren, anstatt sich Gedanken darüber machen zu müssen, wie sie sich sozial behaupten können.

Teamvereinbarungen werden in der Regel zu Beginn des Projekts vom Team selbst erstellt. Sie können unter anderem folgende Punkte umfassen:

• Die Anwendung der Grundregel für agile Retrospektiven im Rahmen von Retrospektiven
• Jeder hat das gleiche Mitspracherecht und leistet einen wertvollen Beitrag.
• Wenn Ihnen eine Aufgabe zugewiesen wird, sollten Sie die Verantwortung dafür übernehmen und sie stets auf dem neuesten Stand halten.
• Komplexe Aufträge sollten mit der betreffenden Person besprochen werden, bevor sie einfach zugeteilt werden.
• Verwendung von Codewörtern, um einen Bedarf anzudeuten.
• Klare Rhythmik und klare Zielsetzung der Besprechungen.
• Wie das Team kommuniziert und aus der Ferne arbeitet, bei flexiblen Arbeitszeiten oder in unterschiedlichen Zeitzonen.

Die Vorteile von Teamvereinbarungen

Teamvereinbarungen bieten zahlreiche Vorteile. Sie –

• dazu beitragen, Konflikte im Team zu verringern.
• Menschen dabei zu helfen, besser mit Stress und Ängsten umzugehen.
• die Grundlage für Zusammenarbeit, Koordination und kontinuierliche Verbesserung schaffen.
• Vertrauen aufbauen und dazu beitragen, ein Gefühl der Zugehörigkeit zu schaffen.
• dem Team ein Gefühl von Kontrolle und Sicherheit zu vermitteln.
• Beziehungen innerhalb des Teams aufbauen
• dazu beitragen, das Team durch das Tuckman-Modell der Teamentwicklung zu führen.

Richtig umgesetzt können Teamvereinbarungen die Stärken Ihres Teams noch besser zur Geltung bringen.

Wie erstellt man Teamvereinbarungen?

Es überrascht kaum, dass Teamvereinbarungen am besten gemeinsam mit dem Team erarbeitet werden. Es handelt sich um einen kooperativen Prozess. Dies kann manuell vor Ort mithilfe von Haftnotizen erfolgen. Es ist aber auch möglich, dies online mit einem guten Tool für die Retrospektive durchzuführen.

Der Vorteil eines Online-Tools für Retrospektiven liegt darin, dass die Beiträge auf einfache Weise anonym gehalten werden können. Auch dies dient dazu, ein psychologisch sicheres Umfeld zu schaffen, in dem die Menschen ihre Ideen einbringen können.

1. Erläutern Sie den Bedarf

Der erste Schritt besteht darin, die Notwendigkeit der Erstellung der Teamvereinbarung zu erläutern. Die meisten werden die Gründe dafür zwar bereits verstehen, dennoch ist es gut, noch einmal darauf hinzuweisen. Sie können zu Beginn Ihrer Retrospektive etwas Zeit dafür einplanen oder ein gesondertes Treffen einberufen, um darüber zu sprechen.

Zu den Vorteilen einer Teamvereinbarung gehören unter anderem –

• die Möglichkeit zu haben, die Kultur des Teams zu gestalten und zu verbessern
• klare und genau festgelegte Vorgehensweisen für eine erfolgreiche Zusammenarbeit
• die gegenseitigen Erwartungen zu kennen und ein grundlegendes Verständnis füreinander zu haben
• dass man im Allgemeinen zufriedener bei der Arbeit ist, wenn das Team gut zusammenpasst

2. Individuelle Verantwortlichkeit schaffen

Bitten Sie anschließend alle, ein positives Verhalten einzutragen, das ihrer Meinung nach zur Organisation, zu ihrem Team und zu ihnen selbst passt. Genau das macht die Vereinbarung für ihr Team einzigartig und sorgt für Akzeptanz.

Wenn Sie Menschen dazu anregen möchten, Ideen zu sammeln und einzubringen, kann es hilfreich sein, ihnen einige Satzanfänge vorzugeben. Dies trägt dazu bei, dass die Vereinbarungen verhaltensorientiert sind und positiv formuliert werden.

Hier sind einige Vorschläge –

• Sie können sich darauf verlassen, dass ich ________________
• Wir können ein großartiges Team sein, indem wir ________________
• Wir können einige unserer Frustrationen und Probleme überwinden, indem wir ________________
• Eine Sache, die ich an dieser Mannschaft besonders schätze, ist, wenn ________________
• Wir können unsere Arbeitsweise verbessern, indem wir ________________

Jeder Punkt der Vereinbarung sollte ein in sich geschlossenes Konzept darstellen, um die Vereinbarung übersichtlich zu halten.

3. Vereinbarungen zur Erörterung vorschlagen

Generell ist es ratsam, dass die Beteiligten eine Vereinbarung vorschlagen, bevor diese angenommen wird. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Beteiligten die Vereinbarung verstehen und sie auch wirklich akzeptieren, anstatt dass sie lediglich als reine Formalität abgehakt wird.

Ein Online-Tool wie TeamRetro bietet Ihnen die Möglichkeit, den Teilnehmern die Wahl zu lassen, ob sie Vereinbarungen direkt in eine Liste eintragen oder sie der Gruppe vorschlagen möchten. Wird eine Vereinbarung vorgeschlagen, können alle anderen entscheiden, ob sie diese unterstützen (Daumen hoch), nicht unterstützen (Daumen runter) oder neutral bleiben. So können Sie schnell erkennen, ob innerhalb der Gruppe ein Konsens besteht, bevor die Vereinbarung bestätigt wird.

4. Gruppendiskussionen moderieren

Sobald die Vereinbarungen verteilt wurden, geben Sie allen die Gelegenheit, diese durchzulesen und klärende Fragen zu stellen. Bei Bedarf können Sie identische Punkte zusammenfassen.

Leiten Sie eine Diskussion und geben Sie den Teilnehmern die Möglichkeit, Bedenken, Fragen und Anmerkungen zu erörtern. Einwände sollten zur Kenntnis genommen werden. Entscheiden Sie anschließend durch Abstimmung, welche Punkte berücksichtigt werden sollen.

Nicht alle vorgeschlagenen Vereinbarungen werden angenommen. Besprechen Sie diese mit der Gruppe, um sicherzustellen, dass allen klar ist, warum dies der Fall war. Das Ziel ist es, alle vorgeschlagenen Vereinbarungen durchzugehen, bevor die Sitzung beendet wird.

Die vorgeschlagenen Verhaltensweisen, die akzeptiert werden, sind die Teamvereinbarungen, die den Sozialvertrag bilden.

5. Setzen Sie sich mit den Vereinbarungen auseinander

Sobald die Vereinbarungen in die Liste aufgenommen wurden, empfiehlt es sich, diese zu überprüfen. Holen Sie weitere Rückmeldungen ein und gehen Sie auf etwaige neue Bedenken ein, die möglicherweise aufgekommen sind. Eine gute Frage, die Sie stellen können, lautet: –

„Wenn wir uns unsere Teamvereinbarungen ansehen, wie wird sich dies unserer Meinung nach auf unsere Zusammenarbeit auswirken, und wie fühlen wir uns dabei?“

Das Feedback fließt in etwaige abschließende Überarbeitungen der Vereinbarungen ein.

6. Nutzen Sie die Vereinbarungen

Schließlich empfiehlt es sich, zu Beginn künftiger Besprechungen kurz auf die Vereinbarungen einzugehen, um den richtigen Ton für Ihre Sitzung vorzugeben. Alternativ können Sie dies am Ende der Besprechung als Anlass zur Reflexion nutzen, um zu prüfen, ob das Team sich an die Vereinbarungen gehalten hat.

TeamRetro zeigt Teamvereinbarungen auf Ihrem Dashboard an. So haben Sie diese stets griffbereit.

Fallstricke, die Sie bei der Erstellung von Teamvereinbarungen vermeiden sollten

1. Fehlen eines echten Konsenses

Die offensichtlichste Gefahr besteht darin, dass sich nicht alle Teammitglieder wirklich an die Vereinbarungen halten.

Ein Nicken beim Kooperationsgespräch kann genau das bedeuten. Die Menschen müssen erst einmal verstehen, bevor sie sich darauf einlassen können. Das bedeutet, dass die Vereinbarung für sie Sinn ergeben und mit ihren Werten im Einklang stehen muss.

Wie wir bereits angesprochen haben, ist dies auch der Grund, warum jedes Team seine eigenen Vereinbarungen ausarbeiten muss. Das Übernehmen oder Nachahmen der Vereinbarungen eines anderen Teams trägt kaum dazu bei, die Akzeptanz zu steigern. Es führt lediglich dazu, dass das Gefühl der Eigenverantwortung geschwächt wird.

Werden die Vereinbarungen von der obersten Führungsebene nach unten durchgesetzt, kann dies die Kluft noch vergrößern.

Es ist wichtig, ausreichend Zeit zu haben, um Bedenken zu erörtern und zu klären, bevor diese in die endgültige Vereinbarung aufgenommen werden.

2. Keine Rituale

Die Vereinbarungen müssen dann in Taten und tägliche Gewohnheiten umgesetzt werden. Andernfalls bleiben sie bloß Worte auf dem Papier.

Es kann unterschiedliche Auslegungen der Vereinbarungen geben. Dies würde zu unterschiedlichen Verhaltensweisen führen.

Eine Möglichkeit, wie unser Team dies bewältigt hat, besteht darin, Codewörter zu entwickeln. Diese Codewörter fassen unsere Teamvereinbarungen zusammen. Hier erhalten Sie einen kleinen Einblick in unsere Vorgehensweise.

• Gegenprüfung – Die Teammitglieder sind sich einig, dass bei kritischen, kundenbezogenen Maßnahmen eine Gegenprüfung erforderlich ist. Ein Kollege mit einer vergleichbaren Funktion und ähnlichen Kompetenzen führt eine Qualitätsprüfung durch und überprüft die Arbeit, um deren Richtigkeit sicherzustellen.

• Sushi-Zeit – Wir lieben es, bei der Arbeit Spaß zu haben. Manchmal vielleicht sogar ein bisschen zu viel. Wenn jemand „Sushi-Zeit“ sagt, bittet er darum, dass wir uns nun auf die Arbeit konzentrieren. Da wir uns darauf geeinigt haben, nimmt es niemand übel, und wir werden schnell wieder ruhig.

• Bikeshed – Wenn ein Thema zur Sprache kommt, das nicht sofort geklärt werden kann, wird dieses Thema zurückgestellt. Das Thema wird in den „Bikeshed“ gelegt und später zur Diskussion wieder hervorgeholt.

3. Schuldzuweisungen und Beschämung

Teamvereinbarungen können missbräuchlich genutzt werden. Mit anderen Worten: Sie können dazu verwendet werden, andere anzugreifen oder mit dem Finger auf sie zu zeigen.

Als Scrum-Master ist es wichtig, dafür zu sorgen, dass sich die Mitarbeiter am Arbeitsplatz sicher fühlen. Angst darf dabei keine Rolle spielen. Die Mitarbeiter müssen in der Lage sein, Verantwortung für ihre Fehler zu übernehmen, um sich kontinuierlich weiterzuentwickeln.

Es gibt einen wirksamen Weg, mit dem Missbrauch der Vereinbarungen umzugehen. Bitten Sie die Teilnehmer, gute Beispiele zu nennen, bei denen andere positives Verhalten gezeigt haben. Lassen Sie sie jedoch über sich selbst nachdenken, wenn Sie sie fragen, bei welchen Vereinbarungen sie sich verbessern können.

Wie sorgt man dafür, dass Teamvereinbarungen eingehalten werden?

1. Mit gutem Beispiel vorangehen

Als Scrum-Master ist es wichtig, dass Sie die in der Vereinbarung festgelegten Verhaltensweisen vorleben. Wenn Sie davon abweichen, wird das Team dies ebenfalls tun.

Machen Sie deutlich, dass Sie möchten, dass jemand Sie sanft in die richtige Richtung lenkt, falls Sie vom Kurs abkommen, und dass Sie dies im Gegenzug auch für diese Person tun werden.

2. Behalten Sie sie im Blick

Sorgen Sie dafür, dass die Vereinbarungen so gut wie möglich sichtbar sind.

Sie können die Liste in Slack oder MS Teams veröffentlichen. Es spielt keine Rolle, wie Sie dabei vorgehen – wichtig ist lediglich, die Beteiligten an die Verhaltensweisen zu erinnern, denen sie zugestimmt haben.

3. Überprüfen und überarbeiten

Im Laufe der Zeit wird sich Ihr Team verändern, ebenso wie das Umfeld, in dem Sie arbeiten. Daher sollte sich auch Ihre Vereinbarung entsprechend anpassen.

Ein regelmäßiger Rhythmus bei der Überarbeitung und Aktualisierung der Vereinbarung trägt dazu bei, dass diese an Bedeutung gewinnt und stets auf dem neuesten Stand bleibt.

4. Verschiedene Teams, unterschiedliche Vereinbarungen

Lassen Sie sich nicht täuschen. Jedes Team ist anders, auch wenn die Rollen ähnlich sind.

Stellen Sie sicher, dass jedes Team über eigene Vereinbarungen verfügt, die individuell auf das jeweilige Team zugeschnitten sind und für dieses funktionieren.

5. Anerkennen und würdigen

Teams, die die Verhaltensweisen zeigen, zu denen sie sich verpflichtet haben, sind Gold wert. Die Anerkennung der Bemühungen des Teams im Hinblick auf die Vereinbarungen trägt dazu bei, dieses vorbildliche Verhalten zu stärken.

Sind Sie bereit, eine Teamvereinbarung zu erstellen?

Mit TeamRetro können Sie agile Retrospektiven und Zustandsüberprüfungen ganz einfach und effektiv online durchführen. Sie können damit Teamvereinbarungen erstellen, auf die Sie in zukünftigen Besprechungen zurückgreifen können.

Vereinbarungen können von den Teammitgliedern anonym und sicher vorgeschlagen werden. Teammitglieder können ihre Zustimmung zu Vereinbarungen bekunden, bevor diese angenommen werden. Helfen Sie mit, Ihre Teams noch heute von „gut“ zu „hervorragend“ zu machen!

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