Tworzenie bezpiecznej psychologicznie retrospektywy

Aby stworzyć retrospektywę zapewniającą bezpieczeństwo psychologiczne, Scrum Master daje przykład otwartości, wspiera więzi w zespole, ustala zasady działania zespołu, opiera się na zasadzie nadrzędnej oraz korzysta z narzędzi umożliwiających anonimowe zgłaszanie uwag. W rezultacie powstaje przestrzeń, w której ludzie udzielają szczerej informacji zwrotnej bez obawy przed oskarżeniami.

Czym jest poczucie bezpieczeństwa psychicznego?

Termin „bezpieczeństwo psychologiczne” został ukuty przez profesor Amy C. Edmondson z Uniwersytetu Harvarda. Służy on do opisania środowiska pracy wolnego od lęku w relacjach międzyludzkich.

Oznacza to, że ludzie czują się na tyle bezpiecznie, by podejmować ryzyko i próbować różnych rozwiązań. Według Edmondson wynika to z panującego w zespole wspólnego, niewypowiedzianego przekonania, „że nikt nie zostanie ukarany ani upokorzony za zgłaszanie pomysłów, pytań, wątpliwości czy popełnianie błędów”.

Edmondson zauważył, że gdy ludzie odczuwali niski poziom bezpieczeństwa psychicznego, obawiali się, że zostaną postrzegani jako:

• nieświadomy
• niekompetentny
• nachalny oraz
• negatywny

Dlaczego poczucie bezpieczeństwa psychicznego jest ważne?

Autor Anthony Hood podaje dwa powody:

• Bez poczucia bezpieczeństwa psychicznego ludzie boją się zabierać głos. Strach ten wpływa na procesy myślowe i podejmowanie decyzji. Kiedy strach kieruje naszym zachowaniem, skupiamy się na samozachowawczości. Oznacza to, że mogą oni nie angażować się w retrospektywę lub nie dzielić się pomysłami, które mogłyby doprowadzić do pozytywnych zmian w zespole.
• Środowisko zapewniające bezpieczeństwo psychologiczne ma pozytywny wpływ na wyniki finansowe. Jest ono powiązane z wieloma aspektami funkcjonowania miejsca pracy, takimi jak innowacyjność, dzielenie się wiedzą i myślenie kreatywne, a wszystkie te elementy przynoszą korzyści zarówno organizacjom, jak i zespołom.

W ramach projektu „Aristotle” firmy Google stwierdzono, że poczucie bezpieczeństwa psychicznego jest najważniejszym elementem składowym zespołów osiągających wysokie wyniki. W rzeczywistości w ramach projektu zauważono, że stanowi ono podstawę dla pozostałych czterech elementów (niezawodność, struktura i przejrzystość, sens pracy oraz wpływ pracy).

W jaki sposób poczucie bezpieczeństwa psychicznego wpływa na retrospektywę Państwa zespołu?

Poczucie bezpieczeństwa psychicznego może zwiększyć skuteczność i wydajność retrospektyw. W jaki sposób? Gdy zespół czuje się bezpiecznie i nie rozprasza go obawa przed oskarżeniami lub poczuciem wstydu, może to prowadzić do:

• Większe zaangażowanie – ludzie chętniej dzielą się swoimi pomysłami
• Szerszy wybór proponowanych rozwiązań
• Mniej wysiłku włożonego w unikanie lub łagodzenie ewentualnej odpowiedzialności
• Ograniczenie zjawiska myślenia grupowego, które może wpływać na proces podejmowania decyzji
• Lepsza ocena pomysłów

Krótko mówiąc, w przypadku retrospektyw poczucie bezpieczeństwa psychicznego daje członkom zespołu swobodę angażowania się, poszukiwania nowych rozwiązań i wprowadzania innowacji.

Jak można stwierdzić, czy w zespole panuje poczucie bezpieczeństwa psychicznego?

Proszę zwrócić uwagę na zachowania w zespole — zespoły, w których panuje poczucie bezpieczeństwa psychicznego, zachowują się zupełnie inaczej niż te, w których go brakuje. Zespoły, które czują się bezpiecznie, angażują się w spotkania, potrafią udzielać konstruktywnej informacji zwrotnej i w pozytywny sposób kwestionować pomysły, a także są w stanie dzielić się zdobytą wiedzą, aby pomóc innym uniknąć tych samych błędów. Z drugiej strony, jeśli ludzie nie uczestniczą w retrospektywie lub nie angażują się w ten proces, prawdopodobnie nie czują się na tyle komfortowo, aby to robić.

Przeprowadź badanie stanu bezpieczeństwa psychicznego — Badanie stanu zespołu to skuteczny sposób na ustalenie, na ile bezpiecznie czują się Państwa pracownicy. Z natury bezpieczeństwa psychicznego wynika, że sposób zadawania pytań może wpływać na poczucie bezpieczeństwa osób i tym samym na to, jak udzielają one odpowiedzi. Oznacza to, że jeśli czują się niebezpiecznie, prawdopodobnie nie ujawnią tego z obawy przed pogorszeniem sytuacji. Sprawdziany stanu online pomagają rozwiązać ten problem na dwa sposoby. Po pierwsze, respondenci mogą udzielać odpowiedzi anonimowo. Eliminuje to obawę przed represjami i zwiększa prawdopodobieństwo, że ludzie odpowiedzą szczerze. Po drugie, ankiety mogą być przeprowadzane asynchronicznie. Dzięki temu respondenci mogą sami zdecydować, kiedy udzielą odpowiedzi, i poświęcić na to tyle czasu, ile potrzebują. Jest też mniejsza presja czasowa i mniej niepożądanych wpływów niż w przypadku ankiet przeprowadzanych osobiście.

Zapytaj każdą osobę bezpośrednio — W odpowiednich warunkach ludzie sami powiedzą, czy czują się bezpiecznie, czy nie. Oznacza to, że wystarczy po prostu zapytać członków zespołu, jak się czują. Można to zrobić w sposób formalny podczas corocznej rozmowy indywidualnej lub w bardziej swobodnej atmosferze przy filiżance kawy.

W jaki sposób Scrum Master może stworzyć retrospektywę zapewniającą poczucie bezpieczeństwa psychicznego?

Wykazywanie i wzmacnianie bezpiecznych zachowań — Dla Scrum Mastera ważne jest, aby podczas retrospektyw wykazywać otwartość. Oto kilka przykładów:

1. Dzielenie się popełnionymi błędami oraz wnioskami wyciągniętymi z tych błędów
2. Proszenie o opinię
3. Podejmowanie decyzji w sposób integracyjny i przemyślany
4. Uznanie ograniczeń wiedzy fachowej
5. Proszenie o pomoc
6. Zadawanie pytań w celu upewnienia się, czy wszystko zostało zrozumiane

Takie dawanie przykładu utrwala odpowiedni język i zachowania podczas retrospektywy bez konieczności bezpośredniego ich wytykania. Same te zachowania sprawiają, że ludzie czują się swobodnie, a także sprzyjają budowaniu atmosfery zaufania i wzajemnego zrozumienia. Scrum Masterzy mogą również wzmacniać pozytywne zachowania, gdy są one demonstrowane przez innych. Mogą dziękować osobom za otwarte dzielenie się swoimi niepowodzeniami. Mogą chwalić tych, którzy zadają pytania. Mogą doceniać tych, którzy zaoferowali pomoc.

Wspieranie więzi w zespole — Biorąc pod uwagę bezpośredni związek między więzią w zespole a wysokim poziomem bezpieczeństwa psychicznego, wspieranie jednego z tych elementów sprzyja rozwojowi drugiego. Kiedy Scrum Masterzy stwarzają okazje i przestrzeń do nawiązywania i umacniania więzi w zespole, przyczyniają się również do budowania poczucia bezpieczeństwa. Chociaż imprezy integracyjne są skutecznym sposobem na budowanie więzi, sama retrospektywa może również służyć zwiększeniu poczucia bezpieczeństwa. Włączenie lodołamacza na początku spotkania może pomóc zespołom dowiedzieć się czegoś zabawnego i nowego o swoim zespole, a także skupić uwagę uczestników na tym, co dzieje się w pomieszczeniu. Zakończenie spotkania ćwiczeniem ROTI (zwrot z zainwestowanego czasu) to mechanizm, dzięki któremu członkowie zespołu mogą przekazać informacje zwrotne i poczuć, że są wysłuchani.

Przypomnij zespołowi o Głównej zasadzie retrospektywy — Główna zasada pomaga stworzyć kulturę niezbędną do przeprowadzenia retrospektywy w duchu agile. Pomaga zespołowi przyjąć odpowiedni sposób myślenia, dzięki czemu spotkanie ma charakter pozytywny i jest zorientowane na wyniki. Jej celem jest wzmocnienie skuteczności spotkania, aby zapewnić, że zespół uczy się, znajduje rozwiązania i doskonali się. Sformułowanie to charakteryzuje się autentycznie pełnym szacunku tonem. Zawiera odniesienie do zrozumienia i prawdziwej wiary w dobre intencje innych. Pomaga ono stworzyć atmosferę zaufania i empatii w przestrzeni, w której odbędzie się retrospektywa. Takie przestrzenie to te, w których ludzie czują się bezpiecznie.

Opracowanie zasad działania zespołu — Zasady działania zespołu wyznaczają podstawowe reguły. Są to zachowania, do których zespół zobowiązuje się w ramach wzajemnej współpracy. Mogą one dotyczyć wielu aspektów życia zawodowego — od sposobu podejmowania decyzji i rozwiązywania konfliktów po wzajemne wsparcie członków zespołu. Dzięki nim oczekiwania stają się jasne, a założenia wyraźnie sformułowane. W ten sposób zapewniają jasność i wspólne zrozumienie w przestrzeni zespołowej, czyniąc ją miejscem bezpiecznym pod względem psychologicznym, w którym można swobodnie uczestniczyć.

Korzystaj z internetowych narzędzi do retrospektyw, które budują poczucie bezpieczeństwa — Dobre narzędzia do retrospektyw zawierają funkcje zaprojektowane tak, aby wspierać poczucie bezpieczeństwa psychicznego, zapewniając jednocześnie skuteczne przeprowadzanie retrospektyw. Pomagają one tworzyć sprawiedliwe i integracyjne przestrzenie, w których zespół może się angażować. Pomagają one również wspierać przejrzyste procesy, które sprzyjają różnorodności opinii i zachęcają do otwartości. Ułatwiają one przekazywanie anonimowych opinii, organizowanie spotkań zarówno synchronicznych, jak i asynchronicznych, a także przejrzyste procesy podejmowania decyzji. Zapewniają one wszystkim członkom zespołu możliwość wyrażenia opinii. Mogą one wspierać odpowiedzialność poprzez śledzenie działań. Można je dostosować tak, aby wspierały różnorodność w zespołach.

Przeprowadzaj regularne kontrole stanu zespołu i śledź postępy — Jak wspomniano powyżej, okresowe przeprowadzanie kontroli stanu zespołu pozwala na szybką ocenę jego kondycji, a także zidentyfikowanie wszelkich trendów i postępów. Czasami nie chodzi tylko o konkretny moment, ale o to, jak sytuacja zmienia się w czasie. Odkrywanie, które wymiary utrzymują się na stałym, niskim poziomie, aby można było się nimi zająć, lub wykazują tendencję wzrostową, co pozwala powielać sukcesy, stanowi część regularnego rytmu pracy. Scrum Master może wykorzystać dane uzyskane z kontroli kondycji zespołu do podejmowania działań wspierających jego bezpieczeństwo psychologiczne. Dane te mogą również służyć do monitorowania tych poziomów w czasie.

W miarę upływu czasu i zmian w składzie zespołu ważne jest, aby ponownie przeprowadzić ocenę stanu zespołu. W końcu to, co daje ludziom poczucie bezpieczeństwa, zmienia się z biegiem czasu.

Najczęściej zadawane pytania

Czym jest poczucie bezpieczeństwa psychicznego w zespole?

Poczucie bezpieczeństwa psychicznego to wspólne przekonanie, że zespół stanowi bezpieczne środowisko, w którym można podejmować ryzyko w relacjach międzyludzkich – zadawać pytania, przyznawać się do błędów lub zgłaszać wątpliwości bez obawy przed oskarżeniami lub zawstydzeniem. Termin ten kojarzony jest z profesorką Harvardu Amy Edmondson i stanowi podstawę, dzięki której retrospektywa pozwala uzyskać szczere opinie.

Dlaczego poczucie bezpieczeństwa psychicznego ma znaczenie podczas retrospektywy?

Retrospektywa przynosi efekty tylko wtedy, gdy uczestnicy wypowiadają się szczerze, a szczerość pojawia się tylko wtedy, gdy czują się bezpiecznie. Bez poczucia bezpieczeństwa psychicznego panuje milczenie i słyszy się tylko „wszystko w porządku”; gdy je zapewnimy, na stół wychodzą prawdziwe problemy i następuje rzeczywista poprawa. Jest to najważniejszy czynnik decydujący o tym, czy retrospektywa wnosi wartość, czy też jest jedynie formalnością.

W jaki sposób Scrum Master może budować poczucie bezpieczeństwa psychicznego?

Scrum Master buduje poczucie bezpieczeństwa poprzez dawanie przykładu otwartości (dzielenie się własnymi błędami i proszenie o informacje zwrotne), wspieranie więzi w zespole, ustalanie zasad działania zespołu, opieranie się na zasadzie przewodniej retrospektywy oraz korzystanie z narzędzi umożliwiających anonimowe zgłaszanie uwag. Regularne przeprowadzanie ocen kondycji zespołu pozwala monitorować, czy poczucie bezpieczeństwa poprawia się z upływem czasu.