Stworzenie retrospektywy zapewniającej bezpieczeństwo psychiczne

Aby stworzyć retrospektywę zapewniającą bezpieczeństwo psychologiczne, Scrum Master daje przykład otwartości, wspiera poczucie więzi w zespole, ustala zasady obowiązujące w zespole, opiera się na „Głównej Dyrektywie” oraz korzysta z narzędzi umożliwiających anonimowe zgłaszanie uwag. Efektem jest przestrzeń, w której ludzie udzielają szczerych opinii bez obawy przed oskarżeniami.

Czym jest bezpieczeństwo psychologiczne?

Termin „bezpieczeństwo psychologiczne” przypisuje się profesor Amy C. Edmondson z Uniwersytetu Harvarda. Służy on do opisania środowiska pracy wolnego od strachu w relacjach międzyludzkich.

Oznacza to, że ludzie czują się na tyle bezpiecznie, by podejmować ryzyko i wypróbowywać różne rozwiązania. Według Edmondson wynika to z panującego w zespole wspólnego, niewypowiedzianego przekonania, „że nikt nie zostanie ukarany ani upokorzony za zgłaszanie pomysłów, pytań, wątpliwości czy popełnianych błędów”.

Edmondson zauważył, że gdy ludzie odczuwali niski poziom bezpieczeństwa psychicznego, obawiali się, że zostaną postrzegani jako:

• niewykształcony
• niekompetentny
• natrętny oraz
• ujemny

Dlaczego bezpieczeństwo psychologiczne jest ważne?

Autor Anthony Hood podaje dwa powody:

• Bez poczucia bezpieczeństwa psychicznego ludzie boją się zabierać głos. Strach ten wpływa na proces myślenia i podejmowanie decyzji. Kiedy strach kieruje naszym zachowaniem, skupiamy się na samozachowaniu. Oznacza to, że mogą oni nie brać udziału w retrospektywie lub nie dzielić się pomysłami, które mogłyby doprowadzić do pozytywnych zmian w zespole.
• Przestrzeń zapewniająca bezpieczeństwo psychologiczne ma pozytywny wpływ na wyniki finansowe. Jest ona powiązana z wieloma aspektami funkcjonowania miejsca pracy, w tym z innowacyjnością, dzieleniem się wiedzą oraz myśleniem dywergencyjnym – a wszystkie te elementy wnoszą wartość dodaną do organizacji i zespołów.

W ramach projektu „Aristotle” firmy Google stwierdzono, że poczucie bezpieczeństwa psychicznego jest najważniejszym elementem składowym zespołów osiągających wysokie wyniki. W rzeczywistości w ramach projektu zauważono, że stanowi ono podstawę dla pozostałych czterech elementów (niezawodność, struktura i przejrzystość, sens pracy oraz wpływ pracy).

W jaki sposób poczucie bezpieczeństwa psychicznego wpływa na retrospektywę Państwa zespołu?

Poczucie bezpieczeństwa psychicznego może zwiększyć skuteczność i wydajność retrospektyw. W jaki sposób? Gdy zespół czuje się bezpiecznie i nie rozprasza go strach przed obwinianiem lub wstydem, może to prowadzić do:

• Większe zaangażowanie – ludzie czują się swobodniej, wyrażając swoje pomysły
• Szerszy wybór proponowanych rozwiązań
• Mniej wysiłku włożonego w unikanie lub łagodzenie ewentualnych zarzutów
• Ograniczenie zjawiska myślenia grupowego, które może wpływać na proces podejmowania decyzji
• Lepsza ocena pomysłów

Krótko mówiąc, w kontekście retrospektyw poczucie bezpieczeństwa psychicznego zapewnia członkom zespołu swobodę angażowania się, poszukiwania nowych rozwiązań i wprowadzania innowacji.

Jak można stwierdzić, czy Państwa zespół czuje się bezpieczny pod względem psychologicznym?

Proszę obserwować zachowania w zespole. Zespoły, w których panuje poczucie bezpieczeństwa psychicznego, zachowują się zupełnie inaczej niż te, w których go brakuje. Zespoły, które czują się bezpiecznie, aktywnie uczestniczą w spotkaniach, potrafią udzielać konstruktywnych informacji zwrotnych i w pozytywny sposób kwestionować pomysły, a także są w stanie dzielić się zdobytym doświadczeniem, aby pomóc innym uniknąć popełnienia tych samych błędów. Z drugiej strony, jeśli członkowie zespołu nie uczestniczą w retrospektywie lub nie angażują się w ten proces, prawdopodobnie nie czują się wystarczająco swobodnie, aby to robić.

Przeprowadź badanie stanu bezpieczeństwa psychicznego. Badanie stanu zespołu stanowi skuteczny sposób na określenie, w jakim stopniu członkowie zespołu czują się bezpiecznie. Z natury bezpieczeństwa psychicznego wynika, że sposób zadawania pytań może wpływać na poczucie bezpieczeństwa osób ankietowanych, a tym samym na ich odpowiedzi. Oznacza to, że jeśli czują się oni niebezpiecznie, prawdopodobnie nie ujawnią tego z obawy przed pogorszeniem sytuacji. Ankiety online pomagają rozwiązać ten problem na dwa sposoby. Po pierwsze, respondenci mogą udzielać odpowiedzi anonimowo. Eliminuje to obawę przed represjami i zwiększa prawdopodobieństwo udzielania szczerych odpowiedzi. Po drugie, ankiety mogą być przeprowadzane asynchronicznie. Dzięki temu respondenci mogą sami zdecydować, kiedy udzielą odpowiedzi, i poświęcić na to tyle czasu, ile potrzebują. Jest to również mniej stresujące i wiąże się z mniejszym ryzykiem wywierania niepożądanego wpływu niż w przypadku ankiet przeprowadzanych osobiście.

Zapytaj każdą osobę bezpośrednio. W odpowiednich warunkach ludzie sami powiedzą, czy czują się bezpiecznie, czy też nie. Oznacza to, że wystarczy po prostu zapytać członków zespołu, jak się czują. Można to zrobić w sposób formalny podczas corocznej rozmowy indywidualnej lub w bardziej swobodnej atmosferze przy filiżance kawy.

W jaki sposób Scrum Master może stworzyć retrospektywę zapewniającą poczucie bezpieczeństwa psychicznego?

Należy dawać przykład bezpiecznych zachowań i je wzmacniać. Dla Scrum Mastera ważne jest, aby podczas retrospektyw wykazywać się otwartością. Przykłady obejmują:

1. Dzielenie się popełnionymi błędami oraz wnioskami wyciągniętymi z tych błędów
2. Proszenie o opinię
3. Podejmowanie decyzji w sposób sprzyjający włączeniu społecznemu i przemyślany
4. Uznanie ograniczeń wiedzy fachowej
5. Proszenie o pomoc
6. Zadawanie pytań w celu potwierdzenia zrozumienia

Takie dawanie przykładu utrwala akceptowalne sposoby wyrażania się i zachowania podczas retrospektywy bez konieczności bezpośredniego ich wskazywania. Same te zachowania sprawiają, że uczestnicy czują się swobodnie, a także sprzyjają budowaniu atmosfery zaufania i wzajemnego zrozumienia. Scrum Masterzy mogą również wzmacniać pozytywne zachowania, gdy są one wykazywane przez innych. Mogą dziękować uczestnikom za otwarte dzielenie się swoimi niepowodzeniami. Mogą chwalić tych, którzy zadają pytania. Mogą doceniać tych, którzy zaoferowali pomoc.

Wspierajcie spójność zespołu. Biorąc pod uwagę bezpośredni związek między spójnością zespołu a wysokim poziomem bezpieczeństwa psychicznego, wspieranie jednego z tych elementów przyczyni się do wzmocnienia drugiego. Gdy Scrum Masterzy stwarzają okazje i przestrzeń do nawiązywania i rozwijania więzi w zespole, sprzyjają tym samym budowaniu poczucia bezpieczeństwa. Chociaż imprezy integracyjne są skutecznym sposobem na budowanie relacji, sama retrospektywa może również służyć zwiększeniu poczucia bezpieczeństwa. Włączenie lodołamacza na początku spotkania może pomóc zespołom dowiedzieć się czegoś zabawnego i nowego o swoim zespole, a także skupić uwagę uczestników na tym, co dzieje się w sali. Zakończenie spotkania ćwiczeniem ROTI (zwrot z zainwestowanego czasu) stanowi mechanizm, dzięki któremu członkowie zespołu mogą przekazać informacje zwrotne i poczuć, że są wysłuchani.

Proszę przypomnieć zespołowi o Nadrzędnej Zasadzie retrospektywy. Nadrzędna Zasada pomaga stworzyć kulturę niezbędną do przeprowadzenia retrospektywy w duchu agile. Pomaga zespołowi przyjąć sposób myślenia niezbędny do zapewnienia, by spotkanie miało charakter pozytywny i było zorientowane na wyniki. Jej celem jest wzmocnienie skuteczności spotkania, tak aby zespół mógł się uczyć, znajdować rozwiązania i doskonalić się. Sformułowanie to charakteryzuje się prawdziwie pełnym szacunku tonem. Zawiera odniesienie do zrozumienia oraz szczerego przekonania o dobrych intencjach innych osób. Pomaga ono stworzyć atmosferę zaufania i empatii w przestrzeni, w której odbędzie się retrospektywa. Takie przestrzenie to miejsca, w których ludzie czują się bezpiecznie.

Opracujcie zasady działania zespołu. Zasady działania zespołu określają podstawowe reguły. Są to zachowania, do których zespół zobowiązuje się w ramach wzajemnej współpracy. Mogą one dotyczyć wielu aspektów życia zawodowego – od sposobu podejmowania decyzji i rozwiązywania konfliktów po wzajemne wsparcie członków zespołu. Uwidaczniają one oczekiwania i jasno określają założenia. W ten sposób zapewniają jasność i wspólne zrozumienie w przestrzeni zespołowej, czyniąc ją miejscem bezpiecznym pod względem psychologicznym, w którym można swobodnie uczestniczyć.

Korzystajcie z internetowych narzędzi do retrospektyw, które budują poczucie bezpieczeństwa. Dobre narzędzia do retrospektyw zawierają funkcje zaprojektowane z myślą o wspieraniu bezpieczeństwa psychicznego przy jednoczesnym zapewnieniu skutecznych retrospektyw. Pomagają one tworzyć sprawiedliwe i integracyjne przestrzenie, w których zespół może się angażować. Pomagają one również wspierać przejrzyste procesy, które sprzyjają różnorodności poglądów i zachęcają do otwartości. Ułatwiają one przekazywanie anonimowych opinii, organizowanie spotkań zarówno synchronicznych, jak i asynchronicznych, a także zapewnienie przejrzystości procesów decyzyjnych. Zapewniają wszystkim członkom zespołu możliwość wyrażenia opinii. Mogą wspierać odpowiedzialność poprzez śledzenie podejmowanych działań. Można je dostosować tak, aby wspierały różnorodność w zespołach.

Proszę regularnie przeprowadzać kontrole stanu zespołu i śledzić postępy. Jak wspomniano powyżej, okresowe przeprowadzanie kontroli stanu zespołu pozwala na szybką ocenę jego kondycji, a także zidentyfikowanie wszelkich trendów i postępów. Czasami nie chodzi tylko o konkretny moment, ale o to, jak sytuacja zmienia się w miarę upływu czasu. Odkrywanie, które obszary utrzymują się na stałym, niskim poziomie, aby móc się nimi zająć, lub wykazują tendencję wzrostową, co pozwala powielać sukcesy, stanowi integralną część regularnego cyklu działań. Scrum Master może wykorzystać dane uzyskane w wyniku kontroli kondycji zespołu do podjęcia działań wspierających poczucie bezpieczeństwa psychicznego zespołu. Dane te mogą również służyć do monitorowania tych wskaźników w czasie.

W miarę upływu czasu oraz zmian w składzie zespołu ważne jest, aby ponownie przeprowadzić ocenę stanu zespołu. W końcu to, co sprawia, że ludzie czują się bezpiecznie, zmienia się z upływem czasu.

Najczęściej zadawane pytania

Czym jest poczucie bezpieczeństwa psychicznego w zespole?

Bezpieczeństwo psychologiczne to wspólne przekonanie, że zespół stanowi bezpieczne miejsce, w którym można podejmować ryzyko w relacjach międzyludzkich: zadawać pytania, przyznawać się do błędów lub zgłaszać obawy bez obawy przed obwinieniem lub zawstydzeniem. Termin ten kojarzony jest z profesorką Harvardu Amy Edmondson i stanowi podstawę, dzięki której retrospektywa pozwala uzyskać szczere opinie.

Dlaczego poczucie bezpieczeństwa psychologicznego ma znaczenie podczas analizy retrospektywnej?

Retrospektywa przynosi efekty tylko wtedy, gdy uczestnicy wypowiadają się szczerze, a szczerość pojawia się jedynie wtedy, gdy czują się bezpiecznie. Bez poczucia bezpieczeństwa psychicznego panuje milczenie i słyszy się tylko „wszystko jest w porządku”; dzięki niemu natomiast prawdziwe problemy wychodzą na jaw i następuje rzeczywista poprawa. Jest to najważniejszy czynnik decydujący o tym, czy retrospektywa wnosi wartość, czy też jest jedynie formalnością.

W jaki sposób Scrum Master może budować poczucie bezpieczeństwa psychicznego?

Scrum Master buduje poczucie bezpieczeństwa poprzez dawanie przykładu otwartości (dzielenie się własnymi błędami i proszenie o informacje zwrotne), wspieranie więzi w zespole, ustalanie zasad działania zespołu, opieranie się na „Głównej zasadzie retrospektywy” oraz korzystanie z narzędzi umożliwiających anonimowe zgłaszanie uwag. Przeprowadzanie regularnych ocen kondycji zespołu pozwala monitorować, czy poczucie bezpieczeństwa poprawia się z biegiem czasu.