Stel de sociale afspraken van uw team op aan de hand van doeltreffende teamovereenkomsten

Een sociaal contract, dat vaak door agile teams wordt gebruikt, maakt de weg vrij voor een betere samenwerking tussen alle teamleden. Hierin worden de afspraken vastgelegd over de manier waarop teamleden met elkaar omgaan. Zonder een duidelijke afspraak bestaat er doorgaans onduidelijkheid over de wijze waarop teamleden met elkaar zouden moeten omgaan.

Laten we eerlijk zijn: samenwerken is een uitdaging. Of uw team nu nieuw is (in de vormings- en conflictfase) of een doorgewinterde groep (in de prestatie- en afsluitingsfase), samenwerken met anderen vergt inspanning. Verschillende persoonlijkheden, achtergronden en de bedrijfscultuur zijn van invloed op de prestaties van een team.

Onschuldige handelingen van één persoon kunnen anderen gemakkelijk frustreren, afleiden of irriteren. Terwijl het ene teamlid tijdens vergaderingen misschien erg spraakzaam is, kan een ander dat als onbeleefd ervaren. Zelfs gedrag met positieve bedoelingen, zoals het erkennen van inspanningen, kan zijn doel voorbijschieten.

De manier waarop mensen tijdens een vergadering met elkaar omgaan, bepaalt de cultuur. Van het naar voren brengen van een mening en gehoord worden zonder veroordeeld te worden, tot de vraag of u de videocamera al dan niet inschakelt tijdens de bespreking. Dit alles maakt deel uit van de normen die de cultuur van een team bepalen.

Een van de manieren om een positieve cultuur op te bouwen, is door problemen aan te pakken en teamafspraken vast te stellen.

Wat zijn teamafspraken voor agile teams?

Teamafspraken zijn de gedragingen die een team belooft te vertonen bij de dagelijkse samenwerking. Zij kunnen betrekking hebben op een aantal situaties op de werkplek, waaronder –

• besluitvorming
• vergaderingen
• communiceren
• het delen van informatie
• elkaar steunen

Dit zijn de basisregels voor het gedrag. Zij zorgen ervoor dat het voor iedereen psychologisch veilig is om als team deel te nemen.

In dit verband betekent psychologische veiligheid dat teamleden hun ideeën kunnen delen zonder angst voor veroordeling, vooringenomenheid, status of gezag. Hierdoor kunnen mensen zich concentreren op een project in plaats van zich zorgen te maken over hun sociale positie.

Teamafspraken worden doorgaans aan het begin van het project door het team vastgelegd. Deze kunnen onder meer het volgende omvatten:

• Het gebruik van de agile retrospective hoofdregel als onderdeel van retrospectieven
• Iedereen heeft evenveel zeggenschap en levert een waardevolle bijdrage.
• Indien u een opdracht krijgt toegewezen, dient u de verantwoordelijkheid voor deze taak op u te nemen en deze up-to-date te houden.
• Ingewikkelde tickets dienen met de betrokken persoon te worden besproken alvorens deze zomaar te worden toegewezen.
• Het gebruik van codewoorden om een behoefte aan te geven.
• Een duidelijk vergaderritme en een duidelijk doel.
• Hoe het team communiceert en op afstand werkt, met flexibele werktijden of in verschillende tijdzones.

De voordelen van teamafspraken

Teamafspraken bieden tal van voordelen. Deze –

• helpen conflicten binnen het team te verminderen.
• mensen helpen om beter met stress en angst om te gaan.
• de basis leggen voor samenwerking, coöperatie en voortdurende verbetering.
• vertrouwen opbouwen en een gevoel van verbondenheid helpen creëren.
• het team een gevoel van controle en zekerheid geven.
• relaties opbouwen binnen het team
• het team helpen bij het doorlopen van het Tuckman-teamontwikkelingsmodel.

Als ze op de juiste manier worden opgesteld, kunnen teamafspraken de kracht van uw team nog verder versterken.

Hoe stelt u teamafspraken op?

Het is niet verwonderlijk dat het opstellen van teamafspraken het beste samen met het team kan gebeuren. Het is een gezamenlijk proces. Dit kan handmatig en persoonlijk gebeuren met post-its. Het kan ook online worden gedaan met een goede tool voor retrospectieven.

Het voordeel van een online tool voor retrospectieven is dat de inbreng gemakkelijk anoniem kan worden gehouden. Ook dit is bedoeld om een psychologisch veilige omgeving te creëren waarin mensen hun ideeën kunnen delen.

1. Leg de noodzaak uit

De eerste stap is het toelichten van de noodzaak om de teamovereenkomst op te stellen. De meeste mensen zullen de redenen hiervoor al begrijpen, maar het is niettemin goed om dit nog eens te benadrukken. U kunt aan het begin van uw retrospective wat tijd hiervoor uittrekken of een aparte vergadering organiseren om hierover te praten.

De voordelen van een teamovereenkomst zijn onder meer: –

• een manier hebben om de teamcultuur vorm te geven en te verbeteren
• het beschikken over duidelijke en vastomlijnde werkwijzen om succesvol met elkaar samen te werken
• elk elkaars verwachtingen kennen en een praktisch inzicht hebben
• men over het algemeen gelukkiger is op het werk wanneer het team goed op elkaar is ingespeeld

2. Zorg voor individuele verantwoordelijkheid

Vraag vervolgens iedereen om een positief gedrag op te schrijven dat volgens hen aansluit bij de organisatie, hun team en zichzelf. Dit is wat de overeenkomst uniek maakt voor hun team en zorgt voor draagvlak.

Wanneer u mensen wilt stimuleren om te brainstormen en ideeën aan te dragen, kan het nuttig zijn om hen enkele zinsbeginners aan te reiken. Dit helpt ervoor te zorgen dat de afspraken op gedrag zijn gebaseerd en op een positieve manier worden geformuleerd.

Hier volgen enkele suggesties –

• U kunt erop rekenen dat ik ________________
• Wij kunnen een geweldig team vormen door ________________
• Wij kunnen een aantal van onze frustraties en problemen overwinnen door ________________
• Wat ik zo geweldig vind aan dit team, is wanneer ________________
• Wij kunnen onze werkwijze verbeteren door ________________

Elk punt van de overeenkomst dient een op zichzelf staand concept te zijn om de zaak eenvoudig te houden.

3. Overeenkomsten ter bespreking voorleggen

Over het algemeen is het een goed idee om mensen een overeenkomst voor te laten stellen voordat deze wordt aanvaard. Dit zorgt ervoor dat iedereen de overeenkomst begrijpt en deze oprecht aanvaardt, in plaats van dat het louter een formaliteit is.

Met een online tool zoals TeamRetro kunt u kiezen of mensen afspraken rechtstreeks aan een lijst kunnen toevoegen of deze aan de groep kunnen voorstellen. Als een afspraak wordt voorgesteld, kan iedereen vervolgens kiezen om deze te steunen (duim omhoog), niet te steunen (duim omlaag) of neutraal te blijven. Zo kunt u snel zien of er consensus bestaat binnen de groep voordat de afspraak definitief wordt vastgelegd.

4. Groepsdiscussies begeleiden

Zodra de afspraken zijn gedeeld, geeft u iedereen de gelegenheid om deze door te nemen en verduidelijkende vragen te stellen. Indien nodig kunt u identieke punten groeperen.

Leid een discussie en geef ruimte om bezwaren, vragen en opmerkingen te bespreken. Bezwaren dienen te worden genoteerd. Beslis vervolgens door middel van een stemming welke punten worden meegenomen.

Niet alle voorgestelde afspraken zullen worden aanvaard. Bespreek deze met de groep om ervoor te zorgen dat iedereen begrijpt waarom dat het geval was. Het doel is om alle voorgestelde afspraken te bespreken voordat de vergadering wordt afgesloten.

De voorgestelde gedragingen die worden aanvaard, vormen de teamafspraken die samen het sociale contract vormen.

5. Sta stil bij de afspraken

Zodra de overeenkomsten aan de lijst zijn toegevoegd, is het raadzaam om ze nogmaals door te nemen. Vraag om aanvullende opmerkingen en ga in op eventuele nieuwe punten van zorg die aan de orde zijn gekomen. Een goede vraag die u kunt stellen, is: –

“Als we naar onze teamafspraken kijken, hoe denken wij dan dat dit onze manier van samenwerken zal beïnvloeden, en hoe voelt dat aan?”

De feedback vormt de basis voor eventuele laatste aanpassingen die de overeenkomsten mogelijk vereisen.

6. Maak gebruik van de overeenkomsten

Tot slot is het een goed idee om aan het begin van toekomstige vergaderingen kort terug te komen op de afspraken, om zo de toon voor de vergadering te zetten. U kunt dit ook gebruiken als moment van reflectie aan het einde van de vergadering, om na te gaan of het team zich aan de afspraken heeft gehouden.

TeamRetro geeft teamovereenkomsten weer op uw dashboard. Dit betekent dat u ze altijd binnen handbereik hebt.

Valkuilen die u moet vermijden bij het opstellen van teamafspraken

1. Het ontbreken van een daadwerkelijke consensus

De meest voor de hand liggende valkuil ontstaat wanneer niet iedereen in het team zich daadwerkelijk aan de afspraken houdt.

Het knikken met het hoofd tijdens de samenwerkingsbijeenkomst kan simpelweg alleen maar dat betekenen. Mensen moeten het eerst begrijpen voordat zij erachter gaan staan. Dit betekent dat de overeenkomst voor hen logisch moet zijn en bovendien in overeenstemming moet zijn met hun waarden.

Zoals we eerder al hebben aangegeven, is dit ook de reden waarom elk team zijn eigen reeks afspraken moet opstellen. Het overnemen of kopiëren van de afspraken van een ander team draagt nauwelijks bij aan het verbeteren van de voortgang. Het zal het gevoel van eigenaarschap juist alleen maar verminderen.

Indien de afspraken door het topmanagement worden opgelegd, kan dit de kloof vergroten.

Het is belangrijk dat er voldoende tijd is om eventuele punten van zorg te bespreken en op te lossen, voordat deze in de definitieve overeenkomst worden opgenomen.

2. Geen rituelen

De afspraken moeten vervolgens worden omgezet in daden en dagelijkse gewoontes. Zo niet, dan blijven het slechts woorden op papier.

Er kunnen verschillende interpretaties van de overeenkomsten bestaan. Dit zou leiden tot verschillen in gedrag.

Een manier waarop ons team dit heeft aangepakt, is door codewoorden te bedenken. Deze codewoorden vatten onze teamafspraken samen. Hier volgt een voorproefje van wat wij doen.

• Dubbele controle – De teamleden zijn het erover eens dat voor cruciale, klantgerichte handelingen een dubbele controle vereist is. Een collega met een vergelijkbare functie en vaardigheden zal het werk op kwaliteit controleren en beoordelen om de juistheid ervan te verifiëren.

• Sushi-tijd – Wij houden ervan om plezier te maken op het werk. Soms misschien wel iets te veel. Als iemand ‘sushi-tijd’ zegt, vraagt hij of zij om een periode waarin we ons volledig op het werk concentreren. Omdat we dit onderling zijn overeengekomen, voelt niemand zich beledigd en worden we al snel weer stil.

• Bikeshed – Indien er een onderwerp ter sprake komt dat niet onmiddellijk kan worden opgelost, wordt dat onderwerp opzij gezet. Het onderwerp wordt in de „bikeshed“ geplaatst en later weer tevoorschijn gehaald om te worden besproken.

3. Beschuldigen en beschamen

Teamafspraken kunnen op ongepaste wijze worden gebruikt. Met andere woorden: ze kunnen worden gebruikt om anderen aan te vallen of met de vinger te wijzen.

Als scrummaster is het van belang ervoor te zorgen dat mensen zich op hun werk veilig voelen. Angst hoort hier geen rol te spelen. Mensen moeten hun fouten kunnen erkennen als onderdeel van hun voortdurende verbeteringsproces.

Er bestaat een doeltreffende manier om misbruik van de afspraken aan te pakken. Vraag mensen om goede voorbeelden aan te wijzen waarin anderen positief gedrag hebben getoond. Laat hen echter ook over zichzelf nadenken wanneer u vraagt op welke afspraken zij zich kunnen verbeteren.

Hoe zorgt u ervoor dat teamafspraken worden nageleefd?

1. Het goede voorbeeld geven

Als scrummaster is het belangrijk dat u het gedrag uit de overeenkomst in de praktijk brengt. Als u daarvan afwijkt, zal het team dat ook doen.

Maak duidelijk dat u graag wilt dat iemand u erop wijst als u van het juiste pad afdwaalt, en dat u hetzelfde voor die persoon zult doen.

2. Houd ze in het oog

Zorg ervoor dat de afspraken zo duidelijk mogelijk zijn.

U kunt de lijst op Slack of MS Teams publiceren. Het maakt niet uit hoe u dit doet; het gaat erom dat u mensen herinnert aan het gedrag waarmee zij hebben ingestemd.

3. Opnieuw bekijken en herzien

Na verloop van tijd zal uw team veranderen, evenals de omgeving waarin u werkt. Daarom dient uw overeenkomst ook te worden aangepast.

Door de overeenkomst op regelmatige basis te herzien en bij te werken, wordt deze zinvoller en blijft deze actueel.

4. Verschillende teams, verschillende afspraken

Laat u niet misleiden. Elk team is anders, ook al hebben ze vergelijkbare functies.

Zorg ervoor dat elk team zijn eigen afspraken heeft die uniek zijn en die voor hen goed werken.

5. Erken en waardeer

Teams die het gedrag vertonen waartoe zij zich hebben verbonden, zijn van onschatbare waarde. Door de inspanningen van het team met betrekking tot de afspraken te erkennen, wordt dat uitstekende gedrag verder versterkt.

Bent u klaar om een teamovereenkomst op te stellen?

Met TeamRetro kunt u eenvoudig en effectief online agile retrospectieven en statuscontroles uitvoeren. Hiermee kunt u teamafspraken opstellen waarnaar u in toekomstige vergaderingen kunt verwijzen.

Overeenkomsten kunnen door de teamleden anoniem en veilig worden voorgesteld. Teamleden kunnen hun steun voor overeenkomsten kenbaar maken voordat deze worden aangenomen. Help uw teams vandaag nog om van goed naar uitstekend te groeien!

Stel nu een teamovereenkomst op