Oltre 90 domande per il check-in durante le riunioni e con i team

Le domande di apertura efficaci per le riunioni sono brevi, adatte al contesto lavorativo e facili da rispondere con una frase o meno, in modo che l’intero team possa rispondere rapidamente prima dell’inizio dell’ordine del giorno. Alcuni esempi efficaci includono: «Con quale parola descriverebbe il suo stato d’animo oggi?», «Qual è una cosa che spera di ottenere da questa riunione?», oppure «Su una scala da uno a cinque, a che livello si trova il suo livello di energia in questo momento?». Mantenga le domande leggere e inclusive, eviti qualsiasi riferimento personale e rivolga a tutti lo stesso spunto, in modo che nessuno si senta messo alle strette.

Una domanda di verifica è una breve domanda che si pone all’inizio o alla fine di una riunione, affinché ogni partecipante possa esprimersi prima che il lavoro abbia inizio o si concluda. Si tratta di un modo semplice per valutare l’atmosfera, capire come si sente il team e assicurarsi che ogni voce venga ascoltata fin dall’inizio. Poiché tutti rispondono, una domanda di verifica riduce le inibizioni nel prendere la parola e crea quel senso di sicurezza psicologica che aiuta il team a lavorare bene insieme.

Le domande di chiusura efficaci aiutano un team a concludere al meglio una riunione, consentendo di sintetizzare i punti salienti e di cogliere rapidamente le sensazioni dei partecipanti al momento di congedarsi. Tra gli esempi utili figurano: «Qual è l’aspetto principale che porterete con voi da questa riunione?», «Qual è l’azione concreta che intendete intraprendere?» e «In una sola parola, come vi sentite ora che stiamo concludendo?». Assicuratevi che le domande di chiusura siano brevi: è sufficiente un unico giro di risposte concise per concludere con un messaggio chiaro e condiviso.

Domande divertenti di apertura mantengono l’atmosfera leggera e favoriscono la condivisione, in modo che chiunque possa rispondere senza sentirsi messo alle strette. Esempi adatti al contesto lavorativo includono: «Se oggi avesse una colonna sonora, quale canzone starebbe suonando in questo momento?», «Qual è una piccola vittoria che ha ottenuto prima dell’inizio di questa riunione?» e «Se la sua settimana fosse un’emoji meteorologica, quale sceglierebbe?». Queste domande creano un’atmosfera distesa in pochi secondi senza entrare in questioni personali, ed è proprio questo che le rende efficaci prima di una riunione.

Un "check-in" di una sola parola chiede a tutti di riassumere come stanno con una sola parola o un'emoji, il che lo rende abbastanza veloce da poter essere utilizzato sia per un gruppo numeroso che per una riunione quotidiana. Provate a chiedere: «In una sola parola, come sta andando la vostra settimana?», «Qual è la parola che descrive il vostro stato d’animo questa mattina?» oppure «Inserite un’emoji che riassuma come vi sentite». Poiché ogni risposta è breve, l’intero team può rispondere in meno di un minuto e le parole che si ripetono sono un rapido indicatore di come il gruppo si sta realmente sentendo.

Nella maggior parte delle riunioni, il momento dedicato alle presentazioni dovrebbe durare dai due ai cinque minuti: abbastanza lungo da consentire a tutti di intervenire una volta, ma abbastanza breve da non intaccare l’ordine del giorno. Scegliete un argomento, fornite un breve esempio di risposta per impostare il tono e fate fare il giro della sala oppure invitate i partecipanti a rispondere nella chat. Una volta che tutti avranno parlato, ringraziate il gruppo e passate direttamente al lavoro.