Creare i contratti sociali del suo team con accordi di squadra efficaci

Spesso utilizzato dai team agili, un contratto sociale favorisce una migliore collaborazione tra tutti i membri del team. Esso elenca le modalità concordate con cui i membri del team si relazioneranno tra loro. In genere, in assenza di un accordo chiaro, vi è spesso una mancanza di chiarezza su come i membri del team debbano interagire.

Ammettiamolo, lavorare in squadra è impegnativo. Che il vostro team sia alle prime armi (fase di formazione e conflitto) o un gruppo affiatato (fase di rendimento e scioglimento), collaborare con gli altri richiede impegno. Personalità e background diversi, così come la filosofia aziendale, influenzano le prestazioni di un team.

Comportamenti apparentemente innocenti da parte di una persona possono facilmente irritare, distrarre o infastidire gli altri. Mentre un membro del team può essere molto loquace durante le riunioni, un altro potrebbe trovarlo scortese. Anche comportamenti con intenzioni positive, come il riconoscimento dell’impegno, potrebbero non sortire l’effetto desiderato.

Il modo in cui le persone interagiscono durante una riunione definisce la cultura. Dal poter esprimere un’opinione ed essere ascoltati senza essere giudicati, fino alla scelta di accendere o meno la videocamera durante la discussione: tutto ciò fa parte delle norme che definiscono la cultura di un team.

Uno dei modi per creare una cultura positiva consiste nell’affrontare i problemi e definire delle regole di comportamento all’interno del team.

Cosa sono gli accordi di squadra per i team agili?

Gli accordi di squadra sono i comportamenti che un team si impegna ad adottare nel collaborare quotidianamente. Possono riguardare diversi contesti lavorativi, tra cui:

processo decisionale
riunioni
comunicando
condivisione delle informazioni
sostenersi a vicenda

Queste sono le regole di base di comportamento. Esse garantiscono a tutti un ambiente psicologicamente sicuro in cui collaborare come una squadra.

In questo contesto, per “sicurezza psicologica” si intende la possibilità per i membri del team di condividere le proprie idee senza il timore di essere giudicati, di subire pregiudizi o di dover fare i conti con gerarchie o figure autoritarie. Ciò consente alle persone di concentrarsi sul progetto piuttosto che preoccuparsi della propria accettazione all’interno del gruppo.

Gli accordi di squadra vengono solitamente redatti all’inizio del progetto dal team stesso. Possono includere elementi quali:

L’utilizzo della direttiva fondamentale della retrospettiva agile nell’ambito delle retrospettive
Tutti hanno pari voce in capitolo e apportano un contributo prezioso.
Se le viene assegnato un incarico, è necessario assumersene la responsabilità e tenerlo aggiornato.
I casi complessi dovrebbero essere discussi con l’interessato prima di procedere semplicemente all’assegnazione.
L’uso di parole in codice per segnalare un’esigenza.
Frequenza e finalità ben definite delle riunioni.
Come il team comunica e lavora da remoto, con orari flessibili o in fusi orari diversi.

I vantaggi degli accordi di squadra

I vantaggi derivanti dagli accordi di squadra sono numerosi. Essi –

contribuire a ridurre i conflitti all’interno del team.
aiutare le persone a gestire meglio lo stress e l’ansia.
gettare le basi per la cooperazione, la collaborazione e il miglioramento continuo.
creare un clima di fiducia e contribuire a sviluppare un senso di appartenenza.
infondere al team un senso di controllo e sicurezza.
instaurare rapporti all’interno del team
aiutare il team a progredire nel modello di sviluppo del team di Tuckman.

Se gestiti nel modo giusto, gli accordi di squadra possono esaltare le potenzialità del vostro team.

Come redigere gli accordi di squadra?

Non sorprende che la stesura degli accordi di squadra dia i risultati migliori se effettuata insieme al team. Si tratta di un processo collaborativo. Può essere svolto manualmente, di persona, utilizzando dei post-it. Può anche essere effettuato online con un valido strumento per la retrospettiva.

Il vantaggio di uno strumento di retrospettiva online risiede nella facilità con cui è possibile garantire l’anonimato dei contributi. Anche in questo caso, l’obiettivo è quello di creare un ambiente psicologicamente sicuro in cui le persone possano condividere le proprie idee.

1. Spiegare la necessità

Il primo passo consiste nello spiegare la necessità di redigere l’accordo di squadra. La maggior parte delle persone ne comprenderà già le ragioni, ma è comunque utile ribadirlo. Potete dedicare un po’ di tempo all’inizio della vostra retrospettiva oppure organizzare una riunione specifica per discuterne.

Tra i vantaggi di stipulare un accordo di squadra figurano:

avere la possibilità di definire e migliorare la cultura del team
disporre di modalità di collaborazione chiare e ben definite per lavorare insieme con successo
conoscere le reciproche aspettative e avere una comprensione pratica
si è generalmente più soddisfatti sul lavoro quando il team è affiatato

2. Promuovere la responsabilità individuale

Chieda quindi a tutti di scrivere un comportamento positivo che ritengono in linea con l’organizzazione, il proprio team e se stessi. È proprio questo che rende l’accordo unico per il loro team e ne favorisce l’adesione.

Quando si invitano le persone a partecipare a una sessione di brainstorming e a proporre idee, può essere utile fornire loro alcuni spunti per iniziare le frasi. Ciò contribuisce a garantire che gli accordi siano basati sul comportamento e formulati in modo positivo.

Ecco alcuni suggerimenti –

Potete contare su di me per ________________
Possiamo diventare una squadra fantastica se ________________
Possiamo superare alcune delle nostre frustrazioni e dei nostri problemi ________________
Una cosa che adoro di questa squadra è quando ________________
Possiamo migliorare il nostro modo di lavorare ________________

Ogni punto dell’accordo dovrebbe costituire un concetto a sé stante, in modo da mantenerlo semplice.

3. Proporre accordi da sottoporre a discussione

In linea generale, è consigliabile che le persone propongano un accordo prima che questo venga accettato. Ciò garantisce che tutti comprendano e accettino sinceramente l’accordo, anziché che si tratti semplicemente di una formalità da sbrigare.

Uno strumento online come TeamRetro offre la possibilità di scegliere se consentire agli utenti di aggiungere gli accordi direttamente a un elenco o di proporli al gruppo. Se viene proposto un accordo, tutti gli altri possono scegliere di appoggiarlo (pollice in su), non appoggiarlo (pollice in giù) o rimanere neutrali. Ciò consente di verificare rapidamente se esiste un consenso all’interno del gruppo prima che l’accordo venga confermato.

4. Facilitare le discussioni di gruppo

Una volta condivisi gli accordi, dia a tutti la possibilità di leggerli attentamente e di porre eventuali domande di chiarimento. Se necessario, può raggruppare le voci identiche.

Moderi la discussione e dia spazio all’espressione di dubbi, domande e osservazioni. Si prega di prendere nota delle obiezioni sollevate. Successivamente, si decida quali includere tramite votazione.

Non tutte le proposte di accordo saranno accettate. Ne discuta con il gruppo per assicurarsi che sia chiaro il motivo di tale decisione. L’obiettivo è quello di esaminare tutte le proposte di accordo prima di concludere la riunione.

I comportamenti proposti e accettati costituiscono gli accordi di gruppo che definiscono il contratto sociale.

5. Riflettete sugli accordi

Una volta aggiunti gli accordi all’elenco, è opportuno esaminarli. Raccogliete ulteriori commenti e affrontate eventuali nuove preoccupazioni che potrebbero essere emerse. Una domanda utile da porre potrebbe essere:

«Quando esaminiamo gli accordi del nostro team, come pensiamo che ciò influenzerà il nostro modo di lavorare insieme, e quali sensazioni suscita in noi?»

Il feedback servirà a determinare eventuali revisioni finali che potrebbero rendersi necessarie per gli accordi.

6. Utilizzare gli accordi

Infine, all’inizio delle riunioni future, è consigliabile fare un breve riferimento agli accordi per contribuire a definire il tono della sessione. In alternativa, potete utilizzarli come spunto di riflessione al termine della riunione per verificare se il team ha rispettato gli accordi.

TeamRetro mostra gli accordi di squadra sulla vostra dashboard. Ciò significa che sono sempre a portata di mano.

Insidie da evitare nella definizione degli accordi di squadra

1. Mancanza di un vero consenso

La trappola più evidente si presenta quando non tutti i membri del team si impegnano realmente a rispettare gli accordi.

Un cenno del capo durante la riunione di collaborazione può significare semplicemente questo. Le persone devono prima comprendere la questione prima di aderirvi. Ciò significa che l’accordo deve avere senso per loro, oltre ad essere in linea con i loro valori.

Come abbiamo già accennato in precedenza, questo è anche il motivo per cui ogni team deve definire una propria serie di accordi. Prendere in prestito o fare riferimento agli accordi di un altro team non contribuisce in modo significativo a migliorare la trazione. Ciò servirà solo a ridurre il senso di appartenenza.

Se gli accordi vengono imposti dall’alta dirigenza, ciò può accentuare il divario.

È importante avere tutto il tempo necessario per discutere delle questioni che destano preoccupazione e risolverle prima di inserirle nell’accordo definitivo.

2. Nessun rituale

Gli accordi devono poi tradursi in azioni e abitudini quotidiane. In caso contrario, rimangono solo parole scritte su un foglio.

Gli accordi potrebbero essere interpretati in modi diversi. Ciò comporterebbe comportamenti diversi.

Un modo in cui il nostro team ha affrontato la questione è stato quello di inventare delle parole chiave. Queste parole chiave riassumono gli accordi presi all’interno del nostro team. Ecco un’anteprima di ciò che facciamo.

Controllo incrociato – I membri del team concordano sul fatto che, per le attività critiche a contatto con i clienti, sia necessario un controllo incrociato. Un collega con un ruolo e competenze simili effettuerà un controllo di qualità e verificherà il lavoro per accertarne l’accuratezza.
È ora del sushi – Ci piace divertirci al lavoro. A volte forse un po’ troppo. Se qualcuno dice «è ora del sushi», sta chiedendo di dedicarsi al lavoro con concentrazione. Poiché ci siamo accordati su questo, nessuno si offende e ci mettiamo subito a tacere.
Bikeshed – Se viene sollevata una questione che non può essere risolta immediatamente, essa viene accantonata. La questione viene inserita nel “bikeshed” e ripresa in un secondo momento per essere discussa.

3. Colpa e vergogna

Gli accordi di squadra possono essere utilizzati in modo improprio. In altre parole, possono essere utilizzati per attaccare o puntare il dito contro qualcuno.

In qualità di Scrum Master, è importante garantire che le persone si sentano al sicuro sul posto di lavoro. La paura non deve avere alcun ruolo. Le persone devono essere in grado di assumersi la responsabilità dei propri errori come parte del loro processo di miglioramento continuo.

Esiste un modo efficace per gestire l’uso improprio degli accordi. Chieda alle persone di individuare esempi positivi in cui altri hanno dimostrato un comportamento corretto. Tuttavia, inviti le persone a riflettere su se stesse quando chiede loro quali aspetti degli accordi possano migliorare.

Come garantire il rispetto degli accordi all’interno del team?

1. Dare l’esempio

In qualità di Scrum Master, è importante che lei dia l’esempio rispettando i comportamenti concordati. Se inizia a discostarsi da essi, lo farà anche il team.

Chiarisca che vorrebbe che qualcuno la aiutasse a rimettersi in carreggiata se dovesse iniziare a perdere la rotta e che lei farà lo stesso per loro.

2. Teneteli d’occhio

Rendete gli accordi il più visibili possibile.

Potete pubblicare l’elenco su Slack o MS Teams. Non importa come lo facciate, l’importante è ricordare alle persone i comportamenti che hanno accettato di adottare.

3. Rivedere e correggere

Con il passare del tempo, il vostro team cambierà, così come l’ambiente in cui lavorate. Pertanto, anche il vostro accordo dovrebbe cambiare.

Stabilire una cadenza regolare per la revisione e l’aggiornamento dell’accordo ne rafforzerà l’efficacia e ne garantirà l’attualità.

4. Squadre diverse, accordi diversi

Non lasciatevi ingannare. Ogni squadra è diversa, anche se i ruoli sono simili.

Assicuratevi che ogni squadra disponga di accordi propri, personalizzati e adeguati alle proprie esigenze.

5. Prendere atto e riconoscere

I team che dimostrano di mettere in pratica i comportamenti a cui si sono impegnati valgono oro. Riconoscere gli sforzi compiuti dal team nel rispetto degli accordi contribuirà a rafforzare tale comportamento positivo.

È pronto a redigere un accordo di squadra?

TeamRetro vi consente di condurre retrospettive agili e valutazioni dello stato di salute online in modo semplice ed efficace. Vi permette inoltre di creare accordi di squadra a cui potrete fare riferimento nelle riunioni future.

I membri del team possono proporre accordi in modo anonimo e sicuro. I membri del team possono esprimere il proprio sostegno agli accordi prima che questi vengano approvati. Contribuite a trasformare i vostri team da buoni a eccellenti fin da oggi!