Stabilite i contratti sociali del vostro team attraverso accordi di gruppo efficaci

Spesso utilizzato dai team agili, un contratto sociale favorisce una migliore collaborazione tra tutti i membri del team. Esso elenca le modalità concordate con cui i membri del team si comporteranno gli uni con gli altri. In genere, in assenza di un accordo chiaro, vi è spesso una mancanza di chiarezza su come i membri del team debbano interagire tra loro.

Ammettiamolo: lavorare insieme è impegnativo. Che il vostro team sia nuovo (nelle fasi di formazione e conflitto) o un gruppo affiatato (nelle fasi di rendimento e scioglimento), collaborare con gli altri richiede impegno. Personalità e background diversi, così come la filosofia aziendale, influenzano le prestazioni di un team.

Le azioni innocenti di una persona possono facilmente frustrare, distrarre o infastidire gli altri. Mentre un membro del team potrebbe essere molto loquace durante le riunioni, un altro potrebbe considerarlo scortese. Anche comportamenti con finalità positive, come il riconoscimento dell’impegno, potrebbero non centrare l’obiettivo.

Il modo in cui le persone interagiscono durante una riunione definisce la cultura. Dal poter esprimere un’opinione ed essere ascoltati senza essere giudicati, fino alla scelta di accendere o meno la videocamera durante la discussione: tutto ciò fa parte delle norme che definiscono la cultura di un team.

Uno dei modi per costruire una cultura positiva consiste nell’affrontare i problemi e definire accordi all’interno del team.

Cosa sono gli accordi di squadra per i team agili?

Gli accordi di squadra sono i comportamenti che i membri di un team si impegnano ad adottare nel collaborare quotidianamente tra loro. Possono riguardare diversi contesti lavorativi, tra cui:

• processo decisionale
• riunioni
• comunicare
• condivisione delle informazioni
• sostenersi a vicenda

Queste sono le regole di base di comportamento. Esse garantiscono a tutti un ambiente psicologicamente sicuro in cui partecipare come una squadra.

In questo contesto, per “sicurezza psicologica” si intende la possibilità per i membri del team di condividere le proprie idee senza il timore di essere giudicati, di subire pregiudizi, di essere influenzati dal proprio status o dall’autorità altrui. Ciò consente alle persone di concentrarsi sul progetto piuttosto che preoccuparsi di come integrarsi nel gruppo.

Gli accordi di gruppo vengono solitamente definiti all’inizio del progetto dal gruppo stesso. Possono includere elementi quali:

• L’utilizzo della direttiva fondamentale della retrospettiva agile nell’ambito delle retrospettive
• Ognuno ha diritto a esprimersi su un piano di parità e apporta un contributo prezioso.
• Se Le viene assegnato un incarico, deve assumersene la responsabilità e mantenerlo aggiornato.
• I casi complessi dovrebbero essere discussi con l’interessato prima di procedere semplicemente all’assegnazione.
• L’uso di parole in codice per segnalare un’esigenza.
• Ritmo e finalità ben definiti delle riunioni.
• In che modo il team comunica e lavora da remoto, con orari flessibili o in fusi orari diversi.

I vantaggi degli accordi di squadra

I vantaggi derivanti dagli accordi di squadra sono numerosi. Essi –

• contribuire a ridurre i conflitti all’interno del team.
• aiutare le persone a gestire meglio lo stress e l’ansia.
• gettare le basi per la cooperazione, la collaborazione e il miglioramento continuo.
• creare un clima di fiducia e contribuire a sviluppare un senso di appartenenza.
• infondere al team un senso di controllo e sicurezza.
• instaurare rapporti all’interno del team
• contribuire a guidare il team attraverso il modello di sviluppo del team di Tuckman.

Se gestiti nel modo giusto, gli accordi di squadra possono esaltare le potenzialità della vostra squadra.

Come redigere gli accordi di squadra?

Non sorprende che la stesura degli accordi di squadra dia i risultati migliori se effettuata insieme al team stesso. Si tratta di un processo collaborativo. Può essere svolto manualmente, di persona, utilizzando dei post-it. Può essere effettuato anche online, avvalendosi di un valido strumento per la retrospettiva.

Il vantaggio di uno strumento di retrospettiva online risiede nella facilità con cui è possibile garantire l’anonimato dei contributi. Anche in questo caso, l’obiettivo è quello di promuovere un ambiente psicologicamente sicuro in cui le persone possano condividere le proprie idee.

1. Spiegare la necessità

Il primo passo consiste nello spiegare la necessità di redigere l’accordo di squadra. La maggior parte delle persone ne comprenderà già le ragioni, ma è comunque opportuno ribadirlo. Potete dedicare un po’ di tempo all’inizio della vostra retrospettiva oppure organizzare una riunione specifica per discuterne.

Tra i vantaggi derivanti da un accordo di squadra figurano: –

• disporre di uno strumento per definire e migliorare la cultura del team
• disporre di modalità di collaborazione chiare e ben definite per lavorare insieme con successo
• conoscere le reciproche aspettative e avere una comprensione pratica della situazione
• si è generalmente più soddisfatti sul lavoro quando il team è affiatato

2. Promuovere la responsabilità individuale

Successivamente, chieda a tutti di indicare per iscritto un comportamento positivo che ritengano in linea con l’organizzazione, il proprio team e se stessi. È proprio questo che rende l’accordo unico per il loro team e ne favorisce l’adesione.

Quando si invitano le persone a partecipare a una sessione di brainstorming e a proporre idee, può essere utile fornire loro alcuni spunti per iniziare le frasi. Ciò contribuisce a garantire che gli accordi siano basati sul comportamento e formulati in modo positivo.

Ecco alcuni suggerimenti –

• Potete contare su di me per ________________
• Possiamo diventare una squadra formidabile se ________________
• Possiamo superare alcune delle nostre frustrazioni e difficoltà ________________
• Una cosa che adoro di questa squadra è quando ________________
• Possiamo migliorare il nostro modo di lavorare ________________

Ogni punto dell’accordo dovrebbe rappresentare un concetto a sé stante, al fine di mantenerne la semplicità.

3. Proporre accordi da sottoporre a discussione

In linea generale, è opportuno che le persone propongano un accordo prima che questo venga accettato. Ciò garantisce che tutti comprendano e accettino sinceramente l’accordo, anziché che si tratti semplicemente di una formalità da sbrigare.

Uno strumento online come TeamRetro offre la possibilità di scegliere se consentire agli utenti di aggiungere gli accordi direttamente a un elenco oppure di proporli al gruppo. Se viene proposto un accordo, tutti gli altri possono scegliere se appoggiarlo (pollice in su), non appoggiarlo (pollice in giù) o rimanere neutrali. Ciò consente di verificare rapidamente se esiste un consenso all’interno del gruppo prima che l’accordo venga confermato.

4. Facilitare le discussioni di gruppo

Una volta condivisi gli accordi, dia a tutti la possibilità di leggerli attentamente e di porre domande di chiarimento. Se necessario, può raggruppare le voci identiche.

Moderi la discussione e dia spazio all’approfondimento di dubbi, domande e osservazioni. Si prega di prendere nota delle obiezioni sollevate. Successivamente, si decida quali includere tramite votazione.

Non tutte le proposte di accordo saranno accettate. Ne discuta con il gruppo per assicurarsi che sia chiaro il motivo di tale decisione. L’obiettivo è quello di esaminare tutte le proposte di accordo prima di concludere la riunione.

I comportamenti proposti e accettati costituiscono gli accordi di gruppo che formano il contratto sociale.

5. Riflettete sugli accordi

Una volta aggiunti gli accordi all’elenco, è opportuno esaminarli. Raccogliete ulteriori commenti e affrontate eventuali nuove preoccupazioni che potrebbero essere emerse. Una domanda utile da porre potrebbe essere: –

«Quando esaminiamo gli accordi del nostro team, come pensiamo che ciò influenzerà il nostro modo di lavorare insieme e quali sensazioni suscita in noi?»

Il feedback servirà a orientare le eventuali revisioni finali che gli accordi potrebbero richiedere.

6. Utilizzate gli accordi

Infine, all’inizio delle riunioni future, è opportuno fare un breve riferimento agli accordi per contribuire a definire il tono della sessione. In alternativa, potete utilizzarli come spunto di riflessione al termine della riunione per verificare se il team ha rispettato gli accordi.

TeamRetro mostra gli accordi di squadra sulla vostra dashboard. Ciò significa che sono sempre a portata di mano.

Insidie da evitare nella definizione degli accordi di squadra

1. Mancanza di un vero consenso

La trappola più evidente si verifica quando non tutti i membri del team si impegnano realmente a rispettare gli accordi.

Annuire con la testa durante la riunione di collaborazione può significare semplicemente questo. Le persone devono prima comprendere la questione prima di aderirvi. Ciò significa che l’accordo deve avere senso per loro, oltre ad essere in linea con i loro valori.

Come abbiamo già accennato in precedenza, questo è anche il motivo per cui ogni team deve elaborare una propria serie di accordi. Prendere in prestito o fare riferimento agli accordi di un altro team non contribuisce in modo significativo a migliorare la trazione. Servirà solo a ridurre il senso di appartenenza.

Se gli accordi vengono imposti dall’alta dirigenza, ciò può accentuare il divario.

È importante disporre di tempo sufficiente per discutere delle questioni che destano preoccupazione e risolverle prima di inserirle nell’accordo definitivo.

2. Nessun rituale

Gli accordi devono poi tradursi in azioni e rituali quotidiani. In caso contrario, rimangono semplicemente parole scritte su un foglio.

Potrebbero esserci diverse interpretazioni degli accordi. Ciò comporterebbe comportamenti diversi.

Uno dei modi in cui il nostro team ha gestito la situazione è stato quello di ideare delle parole chiave. Queste parole chiave riassumono gli accordi presi all’interno del nostro team. Ecco un’anteprima di ciò che facciamo.

• Controllo incrociato – I membri del team concordano sul fatto che, per le attività critiche a contatto con i clienti, sia necessario un controllo incrociato. Un collega con un ruolo e competenze simili provvederà a verificare la qualità e a esaminare il lavoro per accertarne l’accuratezza.

• È l’ora del sushi – Ci piace divertirci al lavoro. A volte anche un po’ troppo. Se qualcuno dice «è l’ora del sushi», sta chiedendo di dedicarsi al lavoro con concentrazione. Poiché ci siamo messi d’accordo su questo, nessuno se la prende e ci calmiamo subito.

• Bikeshed – Se viene sollevata una questione che non può essere risolta immediatamente, tale questione viene accantonata. La questione viene inserita nel “bikeshed” e ripresa in un secondo momento per essere discussa.

3. Colpa e vergogna

Gli accordi di squadra possono essere utilizzati in modo improprio. In altre parole, possono essere utilizzati per attaccare o puntare il dito contro qualcuno.

In qualità di Scrum Master, è importante garantire che le persone si sentano al sicuro sul posto di lavoro. La paura non deve avere alcun ruolo. Le persone devono essere in grado di assumersi la responsabilità dei propri errori come parte del loro processo di miglioramento continuo.

Esiste un modo efficace per gestire l’uso improprio degli accordi. Chiedete alle persone di individuare esempi positivi in cui altri hanno dimostrato un comportamento corretto. Tuttavia, invitatele a riflettere su se stesse quando chiedete loro su quali accordi possano migliorare.

Come garantire il rispetto degli accordi all’interno del team?

1. Dare l’esempio

In qualità di Scrum Master, è importante che Lei dia l’esempio attenendosi ai comportamenti concordati. Se inizia a discostarsi da essi, lo farà anche il team.

Chiarisca che vorrebbe che qualcuno la aiutasse a ritrovare la strada giusta qualora dovesse iniziare a perdere la rotta e che lei farà lo stesso per quella persona.

2. Teneteli d’occhio

Rendete gli accordi il più visibili possibile.

È possibile pubblicare l’elenco su Slack o MS Teams. Non importa in che modo lo si faccia, l’importante è ricordare alle persone i comportamenti che hanno accettato di adottare.

3. Rivedere e correggere

Con il passare del tempo, il vostro team cambierà, così come l’ambiente in cui lavorate. Pertanto, anche il vostro accordo dovrebbe cambiare.

Stabilire una cadenza regolare per la revisione e l’aggiornamento dell’accordo renderà quest’ultimo più significativo e lo manterrà aggiornato.

4. Squadre diverse, accordi diversi

Non fatevi ingannare. Ogni squadra è diversa, anche se i ruoli sono simili.

Si assicuri che ogni squadra disponga di accordi propri, specifici e adeguati alle proprie esigenze.

5. Prendere atto e riconoscere

I team che dimostrano di mettere in pratica i comportamenti a cui si sono impegnati valgono il loro peso in oro. Riconoscere gli sforzi compiuti dal team nel rispetto degli accordi contribuirà a rafforzare tale comportamento positivo.

È pronto a redigere un accordo di squadra?

TeamRetro vi consente di condurre retrospettive agili e valutazioni dello stato di salute online in modo semplice ed efficace. Vi permette di creare accordi di squadra a cui potrete fare riferimento nelle riunioni future.

Gli accordi possono essere proposti dai membri del team in modo anonimo e sicuro. I membri del team possono esprimere il proprio sostegno agli accordi prima che questi vengano approvati. Contribuite a trasformare i vostri team da buoni a eccellenti già da oggi!

Stilate subito un accordo di squadra