Hoe online retrospective en gezondheidscheck psychologische veiligheid opbouwen

Het houden van uw retrospectieve met behulp van een online tool kan een ideale manier zijn om psychologische veiligheid te bevorderen, doordat het team hiermee op een veilige manier ideeën kan uitwisselen, successen kan vieren en manieren kan vinden om te verbeteren, zonder dat er met de vinger wordt gewezen.

Ze bieden een platform waar ideeën veilig en anoniem kunnen worden gedeeld over wat goed ging, wat niet goed ging en wat men wil verbeteren. Door de juiste tool te kiezen met functies die dit ondersteunen, zoals onafhankelijke input en stemmen, kan de ideale omgeving voor voortdurende verbetering worden gecreëerd.

Scrum Masters die vergaderingen met deze hulpmiddelen op de juiste manier begeleiden, kunnen helpen de angst voor veroordeling of represailles weg te nemen. Door snel op eventuele problemen in te spelen, laten zij het team weten dat er naar hen wordt geluisterd.

Hoewel het nooit de vaardigheden en eigenschappen van de dienende leider – de Scrum Master – kan vervangen, zorgt de juiste online tool voor retrospectives, waarbij veiligheid voorop staat, ervoor dat er tijdens vergaderingen afgestemde protocollen worden vastgesteld, dat de tool zich aanpast aan uw behoeften en dat er overzicht wordt gehouden over de afgesproken actiepunten.

Hier volgt onze visie op hoe u psychologische veiligheid kunt creëren door middel van de eenvoudige retrospective.

Helpt het team te begrijpen wat psychologische veiligheid inhoudt

Online tools voor retrospectives, waaronder teambeoordelingen, kunnen mensen helpen beter te begrijpen wat psychologische veiligheid voor hen betekent.

De gezondheidschecks bieden teamleden vragen aan ter ondersteuning van individuele reflectie. De vragen in de gezondheidscheck voor psychologische veiligheid, bijvoorbeeld, sluiten aan bij de indicatoren voor veiligheid die worden gebruikt door onderzoekster professor Amy Edmondson. Een online tool biedt een team bovendien de flexibiliteit om zelf te bepalen en te definiëren wat veiligheid voor hen betekent, door middel van een op maat gemaakte gezondheidscheck.

De Scrum-waarden kunnen ook worden onderzocht met behulp van een online tool voor retrospectieven. De Scrum Values Health Check kan een team helpen om na te gaan in hoeverre de waarden in overeenstemming zijn en deze ontwikkeling bij te houden. Dit kan vervolgens bijdragen aan gesprekken over ontwikkeling en groei, en helpen om de onderlinge relaties binnen het team te verbeteren.

Belangrijk is dat teamgezondheidscontroles kunnen helpen bij het meten en volgen van de psychologische veiligheid binnen het team. Dit betekent dat beslissingen over maatregelen ter bevordering van de veiligheid op gegevens kunnen worden gebaseerd. Het effect van die maatregelen kan in de loop van de tijd worden gevolgd.

Helpt u de juiste sfeer te creëren voor uw retro-thema

Een online tool voor retrospectieven kan sjablonen bieden die aansluiten bij de behoeften van uw team. Als het erom gaat het gevoel van psychologische veiligheid te bevorderen, kan dit van invloed zijn op de keuze van het sjabloon dat u selecteert. Door in uw retrospective rubrieken op te nemen waarin mensen wordt gevraagd hoe zij de veiligheid binnen hun team kunnen vergroten, creëert u alvast een ruimte waarin ideeën gehoord kunnen worden.

Een welkomstwoord kan helpen om de toon voor de vergadering te zetten. Het kan mensen herinneren aan de nuttige gewoontes die bijdragen aan een veilig klimaat.

Door de Retrospective Prime Directive aan het begin van uw retrospectieve te tonen, herinnert u het team aan de juiste instelling die nodig is om ervoor te zorgen dat de bijeenkomst zowel positief als op verbetering gericht is.

Een gestroomlijnde workflow die kan worden aangepast, kan ook bijdragen aan het gevoel van psychologische veiligheid.

Het creëren van de juiste sfeer houdt onder meer in

• Door het anoniem of semi-anoniem te maken, zodat mensen hun ideeën veiliger kunnen delen
• Het mogelijk maken van onafhankelijke stemming over ideeën zonder vooringenomenheid
• Het beschikken over een vertrouwde en effectieve werkwijze, van brainstormen tot het opstellen van actiepunten
• Het kunnen aandragen van ideeën en het geven van feedback op zowel ideeën als concrete acties

Zorgt voor een gelijk speelveld

Een online tool voor een retrospectieve sessie biedt iedereen de kans om een bijdrage te leveren, in plaats van dat het alleen draait om de meest dominante persoon in de ruimte.

Simpel gezegd betekent dit dat iedereen zijn eigen ideeën kan delen, opmerkingen kan maken over die van anderen, evenveel stemrecht heeft bij discussies en specifieke voorgestelde maatregelen kan steunen. Alle stemmen krijgen evenveel aandacht en zijn even belangrijk.

Anonieme inbreng helpt hierbij. Door ideeën anoniem in te dienen, worden teamleden niet beïnvloed door de persoon die het idee heeft aangedragen. In plaats daarvan wordt het idee op zijn eigen merites beoordeeld.

Het gebruik van onafhankelijke stemmingen om te bepalen wat er wordt besproken en welke acties worden ondernomen, is een effectieve manier om psychologische veiligheid te bevorderen. Iedereen beschikt over een vast aantal stemmen die allemaal even zwaar wegen, als onderdeel van een „dot-mocracy“

De manier waarop een online tool voor retrospectieven het vastleggen van input mogelijk maakt, draagt ook bij aan het behoud van een gelijk speelveld. Alle deelnemers hebben dezelfde kans om op hetzelfde moment hetzelfde soort input in te dienen. Dit is niet afhankelijk van de beschikbaarheid van ruimte om ideeën op een fysiek bord te plakken, noch van het feit dat mensen op hun beurt moeten wachten. Mensen kunnen hun vragen, opmerkingen en feedback gelijktijdig vastleggen terwijl de discussie plaatsvindt. Dit betekent opnieuw dat alle ideeën kunnen worden vastgelegd en dat het hele team alle ingebrachte opmerkingen kan zien. Bekijk een voorbeeld hier.

Helpt angst en vooroordelen weg te nemen

Een van de meest effectieve manieren waarop online tools voor retrospectives bijdragen aan het bevorderen van psychologische veiligheid, is door de kans op veroordeling te verminderen. Wanneer teamleden bang zijn om beoordeeld te worden, zullen zij hun inbreng eerder aanpassen om dit te vermijden. Dit kan ertoe leiden dat er minder en minder gevarieerde ideeën worden aangedragen.

Wanneer de retrospective is ingesteld op anoniem, worden alle namen uit de input verwijderd. Niemand weet wie wat heeft ingediend; zelfs de Scrum Master niet (in tegenstelling tot handgeschreven notities). Dankzij deze anonimiteit kunnen teamleden hun ideeën delen zonder bang te hoeven zijn voor veroordeling of represailles. Dit betekent dat mensen eerder geneigd zijn om eerlijker en creatiever te zijn.

Bevordert feedback

Naast het vastleggen van vragen zonder dat men bang hoeft te zijn discussies te onderbreken, bieden online tools deelnemers de mogelijkheid om hun gedachten visueel weer te geven. Emoji’s en GIF’s kunnen worden gebruikt om een indruk te geven van wat een deelnemer voelt, zonder de druk om in detail te treden. Bij het nemen van beslissingen over voorgestelde acties is het gebruik van een duim omhoog, duim omlaag of omhoog en omlaag een snelle manier om een voorkeur aan te geven zonder dat er een reden hoeft te worden gegeven.

Andere functies, zoals ROTI (return on time invested), kunnen eveneens bijdragen aan de psychologische veiligheid. Dit is immers nog een eenvoudige manier waarop teamleden feedback kunnen geven en het gevoel krijgen dat er naar hen wordt geluisterd.

Creëert een ruimte waar ideeën openlijk kunnen worden uitgewisseld – over ruimte en tijd heen

Online tools voor retrospectives zijn bijzonder geschikt om asynchrone vergaderingen te ondersteunen. Dit komt doordat teamleden zelf kunnen bepalen wanneer het hen het beste uitkomt om hun bijdrage te leveren.

Dit betekent ook dat er geen voorkeur wordt gegeven aan de ene tijdzone boven de andere. Bovendien hebben teams die op afstand, hybride of op kantoor werken dezelfde terugblikervaring.

Helpt bij het vaststellen van basisregels voor het team

Online tools voor retrospectives kunnen ook een mechanisme bevatten om teamafspraken op te stellen. Dit draagt bij aan de psychologische veiligheid, aangezien dergelijke basisregels het gedrag weerspiegelen dat een team belooft te vertonen bij de onderlinge samenwerking. Ze kunnen betrekking hebben op wat het team belangrijk vindt bij het samenwerken. Dit kan een reeks afspraken omvatten, variërend van hoe om te gaan met storende geluiden tot hoe conflicten moeten worden aangepakt. De duidelijkheid en het gedeelde begrip over gedrag die hieruit voortvloeien, maken de werkplek tot een psychologisch veilige omgeving om aan deel te nemen.

Draagt bij aan het versterken van de teamgeest

Een online tool voor een retrospectieve sessie kan helpen om de teamgeest te versterken. Van het uitwisselen van ideeën en het voorstellen en goedkeuren van actiepunten tot het toevoegen van onderwerpen over erkenning en complimenten. De tool biedt iedereen de ruimte om na te denken, maar ook de kans om te delen en te luisteren.

Als het gaat om teams die op afstand werken, kan een online tool echt een doorbraak betekenen. Het overbrugt de afstand en zorgt ervoor dat iedereen op dezelfde virtuele golflengte zit.

Hiermee kunt u anti-patronen herkennen

Online tools voor retrospectives kunnen een aantal problemen aanpakken die de veiligheid van traditionele bijeenkomsten in het gedrang kunnen brengen. Ze kunnen vooringenomenheid tegengaan door een rechtvaardige en inclusieve inbreng te bevorderen.

Meer specifiek zijn dit de anti-patronen die zij kunnen helpen opsporen –

1. Teams houden geen retrospectieven
2. De teamleden nemen niet deel aan de vergadering
3. Er wordt geen follow-up gegeven aan de actiepunten

Online tools kunnen gegevens vastleggen die tijdens de retrospective zelf over het hoofd zouden kunnen worden gezien. Ze kunnen een beeld geven van de deelnamepercentages, waarbij lage percentages kunnen wijzen op een mogelijk laag veiligheidsniveau.

Ze zorgen ook voor transparante processen die verschillende standpunten mogelijk maken en openheid bevorderen.

Doe vandaag eens een retro

Probeer het aanbod aan retrospectieven uit van TeamRetro of meld u vandaag nog aan voor een gratis proefperiode (zonder creditcard)!