Hoe online retrospectives en gezondheidscontroles bijdragen aan psychologische veiligheid

Het houden van uw retrospectieve met behulp van een online tool kan een ideale manier zijn om psychologische veiligheid te bevorderen, doordat het team hiermee op een veilige manier ideeën kan uitwisselen, successen kan vieren en manieren kan vinden om te verbeteren, zonder dat er met beschuldigingen wordt gegooid.

Zij bieden een platform waarop ideeën veilig en anoniem kunnen worden gedeeld over wat goed is gegaan, wat niet is gelukt en wat men wil verbeteren. Door de juiste tool te kiezen met functies die dit ondersteunen, zoals onafhankelijke inbreng en stemmen, kan de ideale omgeving voor voortdurende verbetering worden gecreëerd.

Scrum Masters die vergaderingen met behulp van deze hulpmiddelen op de juiste wijze begeleiden, kunnen de angst voor veroordeling of represailles helpen verminderen. Door eventuele kwesties snel op te volgen, laten zij het team weten dat er naar hen wordt geluisterd.

Hoewel het nooit de vaardigheden en eigenschappen van de dienende leider – de Scrum Master – kan vervangen, zorgt de juiste online tool voor retrospectives, waarbij veiligheid voorop staat, ervoor dat er tijdens vergaderingen overeengekomen protocollen worden vastgesteld, dat de tool zich aanpast aan uw behoeften en dat er overzicht wordt gehouden over de afgesproken actiepunten.

Hier volgt onze visie op het opbouwen van psychologische veiligheid door middel van de eenvoudige retrospective. Voor een breder overzicht verwijzen wij u naar onze volledige gids over psychologische veiligheid op het werk.

Helpt het team te begrijpen wat psychologische veiligheid inhoudt

Online instrumenten voor retrospectieve evaluaties, waaronder teambeoordelingen, kunnen mensen helpen beter te begrijpen wat psychologische veiligheid voor hen betekent.

De gezondheidschecks bieden teamleden vragen aan ter ondersteuning van individuele reflectie. De vragen die zijn opgenomen in de gezondheidscheck voor psychologische veiligheid, sluiten bijvoorbeeld aan bij de veiligheidsindicatoren die worden gebruikt door onderzoekster professor Amy Edmondson. Een online tool biedt een team bovendien de flexibiliteit om zelf te bepalen en te definiëren wat veiligheid voor hen betekent, door middel van een op maat gemaakte gezondheidscheck.

De Scrum-waarden kunnen ook worden onderzocht met behulp van een online tool voor retrospectieven. De Scrum Values health check kan een team helpen bij het meten en bijhouden van de mate waarin de waarden in overeenstemming zijn. Dit kan vervolgens bijdragen aan gesprekken over ontwikkeling en groei en tevens helpen bij het verbeteren van de onderlinge relaties binnen het team.

Belangrijk is dat teamgezondheidscontroles kunnen helpen bij het meten en volgen van de psychologische veiligheid binnen het team. Dit betekent dat beslissingen over maatregelen ter bevordering van de veiligheid op gegevens kunnen worden gebaseerd. Het effect van die maatregelen kan in de loop van de tijd worden gevolgd.

Helpt u de juiste sfeer te creëren voor uw retro-thema

Een online tool voor retrospectieven kan sjablonen bieden die aansluiten bij de behoeften van uw team. Als het bijvoorbeeld gaat om het bevorderen van psychologische veiligheid, kan dit van invloed zijn op de keuze van het sjabloon dat u selecteert. Door in uw retrospectieve rubrieken op te nemen waarin u mensen vraagt hoe zij de veiligheid binnen hun team kunnen vergroten, creëert u alvast een ruimte waarin ideeën gehoord kunnen worden.

Een welkomstwoord kan worden gebruikt om de toon voor de vergadering te zetten. Het kan mensen herinneren aan de nuttige gewoonten die bijdragen aan een veilig klimaat.

Door aan het begin van uw retrospectieve de Prime Directive te tonen, wordt het team herinnerd aan de juiste instelling die nodig is om ervoor te zorgen dat de bijeenkomst zowel positief als op verbetering gericht is.

Het beschikken over een gestroomlijnde werkwijze die kan worden aangepast, kan eveneens bijdragen aan het gevoel van psychologische veiligheid.

Het creëren van de juiste sfeer omvat onder meer

• Door het anoniem of semi-anoniem te maken, zodat mensen hun ideeën veiliger kunnen delen
• Het mogelijk maken van onafhankelijke stemming over ideeën, zonder vooringenomenheid
• Het beschikken over een vertrouwde en effectieve werkwijze, van brainstormen tot het opstellen van actiepunten
• Het vermogen om zowel ideeën als concrete maatregelen voor te stellen en daarover feedback te geven

Zorgt voor gelijke kansen

Een online tool voor een retrospectieve sessie biedt iedereen de kans om een bijdrage te leveren, in plaats van dat het alleen draait om de meest dominante persoon in de ruimte.

Simpel gezegd betekent dit dat iedereen zijn of haar eigen ideeën kan delen, opmerkingen kan maken over die van anderen, over een gelijk aantal stemmen beschikt bij discussies en specifieke voorgestelde maatregelen kan steunen. Alle stemmen krijgen evenveel aandacht en zijn even belangrijk.

Anonieme inbreng helpt hierbij. Door ideeën anoniem in te dienen, worden teamleden niet beïnvloed door de persoon die het idee heeft aangedragen. In plaats daarvan wordt het idee op zijn eigen merites beoordeeld.

Het gebruik van onafhankelijke stemmingen om te bepalen wat er wordt besproken en welke maatregelen worden genomen, is een doeltreffende manier om psychologische veiligheid te bevorderen. Iedereen beschikt over een vast aantal stemmen die allemaal even zwaar wegen, als onderdeel van een „dot-mocracy“

De manier waarop een online retrospectieve-tool het vastleggen van input mogelijk maakt, draagt ook bij aan het handhaven van een gelijk speelveld. Alle deelnemers hebben dezelfde mogelijkheid om op hetzelfde moment hetzelfde soort input in te dienen. Dit is niet afhankelijk van de beschikbaarheid van ruimte om ideeën op een fysiek bord te plakken, noch van het feit dat mensen op hun beurt moeten wachten. Deelnemers kunnen hun vragen, opmerkingen en feedback gelijktijdig vastleggen terwijl de discussie plaatsvindt. Dit betekent opnieuw dat alle ideeën kunnen worden vastgelegd en dat het hele team alle ingebrachte opmerkingen kan zien. Zie hoe het gedistribueerde team van Typewise gebruikmaakt van online retrospectieven.

Helpt angst en vooroordelen weg te nemen

Een van de meest effectieve manieren waarop online tools voor retrospectieven bijdragen aan het bevorderen van psychologische veiligheid, is door de kans op veroordeling te verminderen. Wanneer teamleden bang zijn om beoordeeld te worden, zullen zij hun inbreng eerder aanpassen om dit te vermijden. Dit kan ertoe leiden dat er minder en minder gevarieerde ideeën worden aangedragen.

Wanneer de retrospective is ingesteld op anoniem, worden alle namen uit de input verwijderd. Niemand weet wie wat heeft ingediend; zelfs de Scrum Master niet (in tegenstelling tot handgeschreven aantekeningen). Dankzij deze anonimiteit kunnen teamleden hun ideeën delen zonder angst voor veroordeling of represailles. Dit betekent dat mensen eerder geneigd zijn om eerlijker en creatiever te zijn.

Bevordert feedback

Naast het vastleggen van vragen zonder dat men bang hoeft te zijn discussies te onderbreken, bieden online hulpmiddelen deelnemers de mogelijkheid om hun gedachten visueel weer te geven. Emoji’s en GIF’s kunnen worden gebruikt om een indruk te geven van wat een deelnemer voelt, zonder de druk om in detail te treden. Bij het nemen van beslissingen over voorgestelde acties is het gebruik van een duim omhoog, een duim omlaag of een duim omhoog en omlaag een snelle manier om een voorkeur aan te geven zonder dat daarvoor een reden hoeft te worden gegeven.

Ook andere functies, zoals ROTI (return on time invested), kunnen de psychologische veiligheid bevorderen. Dit is immers nog een eenvoudige manier waarop teamleden feedback kunnen geven en het gevoel krijgen dat er naar hen wordt geluisterd.

Creëert een ruimte waarin ideeën openlijk kunnen worden gedeeld – over ruimte en tijd heen

Online tools voor retrospectives zijn bij uitstek geschikt om asynchrone vergaderingen te ondersteunen. Dit komt doordat de teamleden zelf kunnen bepalen wanneer het hen het beste uitkomt om hun inbreng te leveren.

Dit betekent tevens dat er geen voorkeur wordt gegeven aan de ene tijdzone boven de andere. Bovendien beleven teams die op afstand, hybride of fysiek werken dezelfde retro-ervaring.

Helpt bij het vaststellen van basisregels voor het team

Online instrumenten voor retrospectieven kunnen ook een mechanisme bevatten om teamafspraken op te stellen. Dit draagt bij aan de psychologische veiligheid, aangezien dergelijke basisregels het gedrag weerspiegelen dat een team belooft te vertonen bij de onderlinge samenwerking. Hierin kan worden vastgelegd wat het team belangrijk vindt bij het samenwerken. Dit kan een reeks afspraken omvatten, variërend van hoe er met storende geluiden moet worden omgegaan tot hoe conflicten moeten worden aangepakt. De duidelijkheid en de gedeelde afspraken over gedrag die hieruit voortvloeien, maken de werkomgeving tot een psychologisch veilige plek om aan deel te nemen.

Draagt bij aan het versterken van de teamgeest

Een online tool voor een retrospectieve sessie kan helpen om de samenhang binnen het team te versterken. Van het uitwisselen van ideeën en het voorstellen en goedkeuren van actiepunten tot het toevoegen van onderwerpen over erkenning en waardering. De tool biedt iedereen een eigen ruimte om na te denken, maar ook de mogelijkheid om te delen en te luisteren.

Als het gaat om teams die op afstand werken, kan een online tool echt een doorbraak betekenen. Het overbrugt de barrières van afstand en zorgt ervoor dat iedereen op dezelfde virtuele golflengte zit.

Hiermee kunt u anti-patronen herkennen

Online instrumenten voor retrospectives bieden een oplossing voor een aantal problemen die de veiligheid van traditionele bijeenkomsten kunnen aantasten. Zij kunnen vooringenomenheid tegengaan door een rechtvaardige en inclusieve inbreng te bevorderen.

Meer specifiek zijn dit de anti-patronen die zij kunnen helpen opsporen –

1. De teams houden geen retrospectieven
2. De teamleden nemen niet deel aan de vergadering
3. Er wordt geen follow-up gegeven aan de actiepunten

Online hulpmiddelen kunnen gegevens vastleggen die tijdens de retrospective zelf wellicht over het hoofd zouden worden gezien. Zij kunnen een beeld geven van de deelnamepercentages, waarbij lage percentages kunnen wijzen op een mogelijk laag veiligheidsniveau.

Ze zorgen bovendien voor transparante processen die verschillende standpunten stimuleren en openheid bevorderen.

Doe vandaag eens een retro-loop

Probeer het aanbod aan retrospectieven uit van TeamRetro of meld u vandaag nog aan voor een gratis proefperiode (zonder creditcard)!