3 handige manieren om uw retro-evenementen leuk en spannend te houden!

Hoe belangrijk sprint-retrospectieven ook zijn, er bestaat ook het risico dat herhaling tot routine leidt. Het wordt dan een verplichting in plaats van een kans op voortdurende verbetering. Leuke, frisse ideeën voor uw scrumteam – of de teamleden nu verspreid zitten of in dezelfde ruimte – kunnen de mentaliteit veranderen en nieuwe energie brengen. Als onderdeel van onze taak om van tijd tot tijd verschillende technieken en spelletjes uit te proberen, hebben wij drie eenvoudige manieren gevonden waarmee u uw sprint-retrospectieven nieuw leven kunt inblazen.

Leuke retro-tip 1: ga het gebouw uit

Uw team brengt de hele dag door opgesloten op kantoor of achter hun bureau. Waarom zou u niet eens voor afwisseling zorgen door uw retrospectievevergaderingen buiten de muren van het kantoor te houden? Een nieuwe omgeving kan uw team helpen een nieuw perspectief op het project te krijgen. Met een digitale online tool voor retrospectieven bent u niet gebonden aan plakbriefjes of muren (zowel letterlijk als figuurlijk).

Pak uw apparaten erbij (of pen en papier, als u het op de ouderwetse manier wilt doen). Ga naar buiten en geniet van de frisse lucht in een park, van een andere omgeving in een rustig café of van een meer informele sfeer in de kroeg. Een heel goed idee zou kunnen zijn om de retrospective te houden in de omgeving waar de klant werkt en zijn of haar taken uitvoert. Dit zorgt voor empathie en een diepgaand begrip van wat uw eindgebruiker werkelijk ervaart.

Wat doen wij?

Ons team is verspreid over verschillende locaties. Daarom vragen we elk teamlid om zijn of haar favoriete café uit te kiezen en daar een Zoom-vergadering te organiseren. Voor degenen onder ons die zich op dezelfde locatie bevinden, hebben we gekozen voor een openluchtcafé genaamd Lyric Lane. Nadat we hadden verteld wat ons favoriete drankje was, hebben we een tijdsblok ingesteld waarin iedereen rechtstreeks in TeamRetro kon brainstormen. Om te voorkomen dat mensen door elkaar heen zouden praten en om ervoor te zorgen dat iedereen in het team aan het woord kwam, hebben we de ideeën om de beurt besproken en waar nodig gegroepeerd. De verandering van omgeving was verfrissend en bood een goede gelegenheid om na onze vergadering nog even in een andere ruimte verder te werken.

Leuke retro-tip 2: houd een ‘just-in-time’-retrospective

Een regelmatig ritme is belangrijk, maar wanneer er halverwege een sprint iets „interessants” is gebeurd, is er geen enkele reden om te wachten tot het einde van de sprintcyclus. Een Just-in-Time (JIT)-retrospectieve brengt iedereen bij elkaar om de actuele, brandende kwestie te bespreken. Door snel en tijdig te handelen, voorkomt u dat zaken uit de hand lopen, dat van een mug een olifant wordt gemaakt of dat andere belemmeringen de productiviteit van het team ondermijnen.

Alles, van een plotseling vertrek, een technologische verandering of een nieuw productprobleem, kan de aanleiding zijn. In die zin vertoont Agile overeenkomsten met de Just-In-Time-aanpak die in de productie wordt toegepast. In plaats van een „voor het geval dat“-benadering bij het houden van uw retro, brengt u uw team niet alleen bijeen op basis van een gepland tijdstip, maar om een specifieke reeks kwesties of kansen aan te pakken, wat maximale betrokkenheid betekent.

Dit is afkomstig uit de Scrum Kanban-gids (over de retrospective)

De Scrum Guide schrijft voor dat de sprint-retrospective plaatsvindt na de sprint-review en vóór de volgende sprint-planning. Dit verandert niet bij het gebruik van Kanban. Flow-gebaseerde retrospectieve momenten hoeven echter niet binnen de grenzen van een sprint te vallen. Ze kunnen „just in time“ plaatsvinden. Dienovereenkomstig kunnen wijzigingen in de definitie van „Workflow“ van een team op elk moment plaatsvinden; aangezien deze wijzigingen echter een wezenlijke invloed hebben op de prestaties van het Scrumteam, zullen wijzigingen die worden doorgevoerd tijdens het regelmatige ritme van de sprint-retrospective de complexiteit verminderen en de transparantie verbeteren.

Kortom: sla uw slag nu het ijzer heet is!

Wat doen wij?

Naast onze gebruikelijke cyclus van sprint-retrospectieven is iedereen binnen het team op zoek naar „mogelijkheden voor retrospectieven“ – alle activiteiten waarmee de door het team gedefinieerde workflow kan worden geëvalueerd.

Voorbeelden hiervan zijn onder meer het inwerken van een nieuw teamlid om hem of haar inzicht te geven in ons retrospective-proces, het in kaart brengen van een nieuwe belanghebbende die invloed heeft op onze ontwikkeling, tot en met onverklaarbare veranderingen in gedrag of moreel.

We beginnen met een team health check of radar, die ons inzicht geeft in de belangrijkste aandachtspunten waarop we onze discussie kunnen richten. Meestal maken we gebruik van de Mad, Sad, Glad-retrospective om knelpunten aan de orde te stellen en kijken we naar het cirkel- en soepmodel om verwachtingen beter te kunnen managen.

Leuke retro-tip 3: laat u inspireren door een favoriete film of tv-serie

Gebruik een reeks personages, plaatsen, symbolen of concepten uit de populaire cultuur om de innerlijke nerd in ons allemaal tot leven te brengen. Het is een manier om concepten en personages met elkaar te verbinden, interesse te wekken en tegelijkertijd de belangrijkste punten aan de orde te stellen. Als u net dat stapje verder wilt gaan, geef uw retrospective dan een thema. Dit zorgt voor een paar glimlachen, geestige opmerkingen en nieuwe energie. Hier is een voorbeeld dat we hebben gevonden, gebaseerd op de tv-serie The Office. Met dank aan Gretchen Knode, Scrum Master / Agile Coach bij Agile Initiatives.

Het idee hierachter is dat de betrokkenheid ontstaat doordat men betekenis toekent aan personages en dat vervolgens gebruikt als een manier om het denken te sturen op basis van wat men met hen kan identificeren. Dit combineren met een filmfragment of een inleiding is ook een uitstekende manier om de aandacht te trekken.

Wat doen wij?

Onlangs hebben we met het team een filmavond gehouden en hebben we Avengers: Endgame bekeken. Geïnspireerd door deze film hebben we besloten een Avengers-stijl retropective samen te stellen met de zes belangrijkste personages (ja, zelfs Hawkeye zat erbij!).

Met behulp van pictogrammen van Icons8 hebben we verschillende aspecten van onze online retro-stijl in beeld gebracht. Dit is het resultaat.

• Captain America: Wat willen we beschermen?
• Iron Man: Welke experimenten zouden we moeten proberen?
• Hulk: Wat willen we veranderen?
• Black Widow: Hoe kunnen wij ons team verbeteren?
• Thor: Wat zijn onze grootste sterke punten?
• Hawkeye: Welke ondersteuning hebben we nodig?

Wat dit proces zo leuk maakte, was het gevoel van empathie en het feit dat de rol die ieder individu speelt, duidelijk naar voren kwam. Iedereen draagt zijn of haar eigen perspectief en ‘superkrachten’ bij aan de samenwerking en het teamwerk. Het was een uitstekende manier om open en eerlijke gesprekken te voeren en tegelijkertijd onze top 3 van actiepunten vast te stellen.

Heeft u ideeën die wij volgens u zouden moeten delen om teamretrospectieven leuk, boeiend en verfrissend te maken? Schrijf ons dan via info@teamretro.com.

Klaar om uw eigen leuke retro-evenement te organiseren? Probeer TeamRetro nu uit!