3 Handige manieren om uw retrospectieven leuk en spannend te houden!

Hoe belangrijk sprint-retrospectieven ook zijn, er bestaat ook het risico dat herhaling tot routine leidt. Het wordt dan een verplichting in plaats van een kans op voortdurende verbetering. Leuke, frisse ideeën voor uw scrumteam – of de teamleden nu verspreid zitten of in dezelfde ruimte – kunnen de mentaliteit veranderen en nieuwe energie brengen. Als onderdeel van onze taak om van tijd tot tijd verschillende technieken en spellen uit te proberen, hebben we drie eenvoudige manieren gevonden om uw sprint-retrospectieven nieuw leven in te blazen.

Leuke retro-tip 1: Ga het gebouw uit

Uw team brengt de hele dag door opgesloten op kantoor of achter hun bureau. Waarom zou u niet eens voor wat afwisseling zorgen door uw retrospectievevergaderingen buiten de muren van het kantoor te houden? Een nieuwe omgeving kan uw team helpen een frisse blik op het project te werpen. Met een digitale online tool voor retrospectieven bent u niet gebonden aan plakbriefjes of muren (zowel letterlijk als figuurlijk).

Pak uw apparaten erbij (of pen en papier, als u het op de ouderwetse manier wilt doen). Ga naar buiten en geniet van de frisse lucht in een park, van een andere omgeving in een rustig café of van een meer informele setting in de kroeg. Een heel goed idee zou kunnen zijn om de retrospective te houden in de omgeving waar de klant werkt en zijn of haar werk verricht. Dit zorgt voor empathie en een diepgaand begrip van wat uw eindgebruiker werkelijk ervaart.

Wat doen wij?

Ons team is verspreid over verschillende locaties. Daarom vragen we elk teamlid om zijn of haar favoriete café uit te kiezen en daar een Zoom-vergadering te organiseren. Voor degenen onder ons die zich op dezelfde locatie bevinden, hebben we gekozen voor een terrascafé genaamd Lyric Lane. Nadat we hadden verteld wat ons favoriete drankje was, hebben we een tijdslot ingesteld zodat iedereen direct in TeamRetro kon brainstormen. Om te voorkomen dat mensen door elkaar heen praatten en om ervoor te zorgen dat iedereen in het team aan bod kwam, hebben we de ideeën om de beurt besproken en ze waar nodig gegroepeerd. De verandering van omgeving was verfrissend en een goede gelegenheid om na onze vergadering nog even in een andere ruimte verder te werken.

Leuke retro-tip 2: Houd een ‘just-in-time’-retrospective

Een vast ritme is belangrijk, maar als er halverwege een sprint iets „interessants“ gebeurt, hoeft u zeker niet te wachten tot het einde van de sprintcyclus. Een Just In Time (JIT)-retrospectieve brengt iedereen bij elkaar om de actuele, brandende kwestie te bespreken. Door snel en tijdig te handelen, voorkomt u langdurige kwesties, het opblazen van kleine problemen of andere belemmeringen die de productiviteit van het team ondermijnen.

Alles, van een plotseling vertrek, een technologische verandering of een nieuw productprobleem, kan de aanleiding zijn. In die zin vertoont Agile overeenkomsten met de Just-In-Time-aanpak die in de productie wordt gebruikt. In plaats van een ‘voor het geval dat’-benadering bij het houden van uw retro, brengt u uw team niet alleen bijeen vanwege een gepland tijdstip, maar om een specifieke reeks problemen of kansen aan te pakken, wat maximale betrokkenheid betekent.

Dit is afkomstig uit de Scrum Kanban-gids (over de retrospective)

Volgens de Scrum Guide vindt de sprint-retrospective plaats na de sprintreview en vóór de volgende sprintplanning. Dit verandert niet bij het gebruik van Kanban. Flowgebaseerde retrospectieve momenten hoeven echter niet binnen de grenzen van een sprint te vallen. Ze kunnen ‘just in time’ plaatsvinden. Dienovereenkomstig kunnen wijzigingen in de definitie van ‘Workflow’ van een team op elk moment plaatsvinden; aangezien deze wijzigingen echter een wezenlijke invloed hebben op de prestaties van het Scrumteam, zullen wijzigingen die worden doorgevoerd tijdens de reguliere cyclus van de sprint-retrospective de complexiteit verminderen en de transparantie verbeteren.

Kortom: sla uw slag nu het nog kan!

Wat doen wij?

Naast onze gebruikelijke reeks sprint-retrospectieven is iedereen binnen het team op zoek naar „kansen voor retrospectieven“ – alle activiteiten waarmee de door het team gedefinieerde workflow kan worden geëvalueerd.

Voorbeelden hiervan zijn onder meer het inwerken van een nieuw teamlid om hem of haar inzicht te geven in ons retrospective-proces, het in kaart brengen van een nieuwe belanghebbende die invloed heeft op onze ontwikkeling, tot onverklaarbare veranderingen in gedrag of moreel.

We beginnen met een team health check of radar, die ons inzicht geeft in de belangrijkste aandachtspunten waarop we onze discussie kunnen richten. We maken vaak gebruik van de Mad, Sad, Glad-retrospective om knelpunten aan de orde te stellen en kijken naar het cirkel- en soepmodel om verwachtingen beter te kunnen managen.

Leuke retro-tip 3: Laat u inspireren door een favoriete film of tv-serie

Gebruik een reeks personages, plaatsen, symbolen of begrippen uit de populaire cultuur om de innerlijke nerd in ons allemaal tot leven te wekken. Het is een manier om verbanden te leggen tussen begrippen en personages, interesse te wekken en tegelijkertijd de belangrijkste punten aan de orde te stellen. Als u net dat stapje verder wilt gaan, geef uw retrospective dan een thema. Dat zorgt voor een paar glimlachen, grappige opmerkingen en nieuwe energie. Hier is een voorbeeld dat we hebben gevonden, gebaseerd op de tv-serie The Office. Met dank aan Gretchen Knode, Scrum Master / Agile Coach bij Agile Initiatives.

Het idee hierachter is dat de betrokkenheid ontstaat door betekenis te hechten aan personages en dat vervolgens te gebruiken als een manier om het denken te sturen op basis van wat men met hen kan identificeren. Dit combineren met een filmpje of een inleiding is ook een uitstekende manier om de aandacht te trekken.

Wat doen wij?

Onlangs hebben we met het team een filmavond gehouden en hebben we Avengers: Endgame gekeken. Geïnspireerd door deze film hebben we besloten een Avengers-stijl retropective te maken met de zes belangrijkste personages (ja, zelfs Hawkeye zat erbij!)

Met behulp van pictogrammen van Icons8 hebben we verschillende aspecten van onze online retro-stijl in beeld gebracht. Dit is het resultaat.

• Captain America: Wat willen we beschermen?
• Iron Man: Welke experimenten zouden we moeten proberen?
• Hulk: Wat willen we veranderen?
• Black Widow: Hoe kunnen we ons team verbeteren?
• Thor: Wat zijn onze grootste sterke punten?
• Hawkeye: Welke ondersteuning hebben we nodig?

Wat dit proces zo leuk maakte, was het gevoel van empathie en het feit dat de rol van ieder individu duidelijk naar voren kwam. Iedereen droeg zijn of haar eigen perspectief en ‘superkrachten’ bij aan de samenwerking en het teamwerk. Het was een geweldige manier om open en eerlijke gesprekken te voeren en onze drie belangrijkste actiepunten vast te stellen.

Heeft u ideeën die wij volgens u zouden moeten delen om teamretrospectieven leuk, boeiend en verfrissend te maken? Schrijf ons dan via info@teamretro.com.

Klaar om uw eigen retro-evenement te organiseren? Probeer TeamRetro nu uit!