Come la retrospettiva e il controllo della salute online creano sicurezza psicologica

Condurre la vostra retrospettiva con uno strumento online può essere un modo ideale per creare un clima di sicurezza psicologica, consentendo al team di condividere le proprie idee in tutta tranquillità, celebrare i successi e individuare possibilità di miglioramento, senza ricorrere a accuse reciproche.

Offrono una piattaforma in cui è possibile condividere in modo sicuro e anonimo le proprie opinioni su ciò che ha funzionato, ciò che non ha funzionato e ciò che si desidera migliorare. Scegliendo lo strumento giusto, dotato di funzionalità che supportano tali aspetti, come la possibilità di inserire commenti in modo indipendente e di votare, è possibile creare le condizioni ideali per un miglioramento continuo.

Gli Scrum Master che moderano correttamente le riunioni utilizzando questi strumenti possono contribuire a ridurre il timore di essere giudicati o di subire ritorsioni. Affrontando tempestivamente eventuali problemi, il team ha la certezza di essere ascoltato.

Sebbene non possa mai sostituire le competenze e le caratteristiche del leader al servizio degli altri che è lo Scrum Master, disporre del giusto strumento online per le retrospettive, progettato tenendo conto della sicurezza, consentirà di stabilire protocolli concordati durante le riunioni, di adattarsi alle vostre esigenze e di tenere traccia delle azioni concordate.

Ecco la nostra visione su come creare un clima di sicurezza psicologica attraverso la semplice retrospettiva.

Aiuta il team a comprendere che cos’è la sicurezza psicologica

Gli strumenti di retrospettiva online che includono valutazioni dello stato di salute del team possono aiutare le persone a comprendere meglio cosa significhi per loro la sicurezza psicologica.

I questionari di valutazione propongono ai membri del team una serie di domande volte a favorire la riflessione individuale. Le domande incluse nel Questionario di valutazione sulla sicurezza psicologica, ad esempio, fanno riferimento agli indicatori di sicurezza utilizzati dalla ricercatrice Prof.ssa Amy Edmondson. Uno strumento online offre inoltre al team la flessibilità necessaria per decidere e definire cosa significhi per loro la sicurezza attraverso un questionario di valutazione personalizzato.

I valori Scrum possono essere approfonditi anche tramite uno strumento online dedicato alla retrospettiva. Il test di valutazione dei valori Scrum può aiutare un team a misurare e monitorare il proprio allineamento ai valori. Ciò può quindi favorire il dialogo in merito allo sviluppo e alla crescita, oltre a contribuire a migliorare i rapporti all’interno del team.

È importante sottolineare che le valutazioni dello stato di salute del team possono aiutare a misurare e monitorare la sicurezza psicologica all’interno del gruppo. Ciò significa che le decisioni relative alle misure adottate a sostegno della sicurezza possono essere prese sulla base di dati concreti. L’impatto di tali misure può essere monitorato nel tempo.

Vi aiuta a creare l’atmosfera giusta per il vostro stile retrò

Uno strumento online per le retrospettive può fornire modelli che rispondono alle esigenze del vostro team. Se l’obiettivo è promuovere la sicurezza psicologica, questo può guidare la vostra scelta del modello. Inserire nella vostra retrospettiva delle domande che invitino i partecipanti a riflettere su come rafforzare la sicurezza all’interno del team significa già creare uno spazio in cui le idee possano essere ascoltate.

Un messaggio di benvenuto può servire a creare l’atmosfera giusta per la riunione. Può ricordare ai partecipanti le buone abitudini che contribuiscono alla sicurezza.

Presentare la Retrospettiva Prime Directive all’inizio della vostra retrospettiva ricorda al team l’atteggiamento mentale necessario per garantire che l’incontro sia positivo e orientato al miglioramento.

Disporre di un flusso di lavoro semplificato e personalizzabile può inoltre contribuire a creare un clima di sicurezza psicologica.

Essere in grado di preparare il terreno significa

• Renderlo anonimo o semi-anonimo per consentire alle persone di condividere le proprie idee in modo più sicuro
• Consentire una votazione indipendente sulle idee, senza pregiudizi
• Disporre di un flusso di lavoro familiare ed efficace, dal brainstorming alla definizione delle azioni da intraprendere
• Essere in grado di proporre idee e fornire un riscontro sia sulle idee che sulle azioni

Assicura condizioni di parità

Uno strumento di retrospettiva online offre a ciascuno la possibilità di dare il proprio contributo, anziché limitarsi a essere la persona più influente nella stanza.

In parole povere, ciò significa che ogni persona può condividere le proprie idee, commentare quelle degli altri, disporre dello stesso numero di voti nelle discussioni e sostenere specifiche azioni proposte. Tutte le voci vengono ascoltate con la stessa attenzione e hanno la stessa importanza.

In questo senso, il contributo anonimo risulta utile. Presentare le idee in forma anonima significa che i membri del team non vengono influenzati dalla persona che le ha proposte. L’idea viene invece valutata in base ai propri meriti.

Ricorrere al voto indipendente per decidere quali argomenti trattare e quali azioni intraprendere è un modo efficace per favorire la sicurezza psicologica. Ciascuna persona dispone di un numero fisso di voti, tutti di pari peso, nell’ambito di una «dot-mocracy»

Il modo in cui uno strumento di retrospettiva online consente di raccogliere i contributi contribuisce inoltre a garantire condizioni di parità. Tutti i partecipanti hanno la stessa opportunità di inviare lo stesso tipo di contributo contemporaneamente. Non è necessario disporre di spazio per apporre le idee su una lavagna fisica, né che le persone debbano attendere il proprio turno. Le persone possono registrare le loro domande, i loro commenti e i loro feedback simultaneamente mentre la discussione è in corso. Ancora una volta, ciò significa che tutte le idee possono essere raccolte e che l’intero team può vedere tutti i commenti che sono stati offerti. Veda un esempio qui.

Aiuta a superare le paure e i pregiudizi

Uno dei modi più efficaci in cui gli strumenti di retrospettiva online contribuiscono a promuovere la sicurezza psicologica consiste nel ridurre le occasioni di giudizio. Quando i membri del team temono di essere giudicati, tendono maggiormente a autocensurare i propri contributi per evitare tale giudizio. Ciò può comportare una produzione di idee meno abbondante e meno diversificata.

Quando la retrospettiva è impostata in modalità anonima, i nomi vengono rimossi da tutti i contributi. Nessuno sa chi abbia presentato cosa, nemmeno lo Scrum Master (a differenza di quanto accade con gli appunti scritti a mano). Tale anonimato consente ai membri del team di condividere le proprie idee senza timore di essere giudicati o di subire ritorsioni. Ciò significa che le persone sono più propense a essere sincere e creative.

Incoraggia il feedback

Oltre a consentire di porre domande senza il timore di interrompere le discussioni, gli strumenti online permettono ai partecipanti di esprimere visivamente i propri pensieri. Emoji e GIF possono essere utilizzate per dare un’idea di ciò che prova un partecipante senza la pressione di dover entrare nei dettagli. Quando si tratta di decidere sulle azioni proposte, l’uso di un pollice in su, in giù o in su e in giù è un’indicazione rapida di una preferenza senza dover fornire una motivazione.

Anche altre funzionalità, come il ROTI (ritorno sull’investimento in termini di tempo), possono contribuire a rafforzare la sicurezza psicologica. Si tratta infatti di un ulteriore modo semplice in cui i membri del team possono fornire un feedback e sentirsi ascoltati.

Crea uno spazio in cui le idee possano essere condivise liberamente, al di là dei confini di spazio e tempo

Gli strumenti di retrospettiva online sono particolarmente indicati per facilitare le riunioni asincrone. Questo perché i membri del team possono scegliere l’orario che meglio si adatta alle loro esigenze per fornire il proprio contributo.

Ciò significa anche che nessun fuso orario viene privilegiato rispetto a un altro. Inoltre, i team che lavorano da remoto, in modalità ibrida e in presenza godono della stessa esperienza retrospettiva.

Aiuta a stabilire le regole di base per il team

Gli strumenti di retrospettiva online possono inoltre includere un meccanismo per definire gli accordi di squadra. Ciò contribuisce alla sicurezza psicologica, poiché tali regole di base riflettono i comportamenti che un team si impegna a tenere quando lavora insieme. Possono riguardare ciò che il team ritiene importante nel lavoro di gruppo. Ciò può includere una serie di intese, ad esempio su come gestire il rumore o su come affrontare i conflitti. La chiarezza e la comprensione condivisa dei comportamenti che ne derivano rendono l’ambiente di lavoro un luogo psicologicamente sicuro in cui operare.

Contribuisce a rafforzare lo spirito di squadra

Uno strumento di retrospettiva online può contribuire a rafforzare il senso di coesione all’interno del team. Dalla condivisione di idee, alla proposta e all’approvazione di azioni concrete, fino all’inserimento di argomenti relativi al riconoscimento e ai complimenti. Lo strumento offre a ciascuno il proprio spazio per riflettere, ma anche l’opportunità di condividere e ascoltare.

Quando si parla di team che lavorano a distanza, uno strumento online rappresenta una vera e propria svolta. Supera le barriere della distanza e mette tutti sulla stessa lunghezza d’onda virtuale.

Consente di individuare gli anti-pattern

Gli strumenti di retrospettiva online sono in grado di affrontare una serie di problemi che possono compromettere la sicurezza delle riunioni tradizionali. Sono in grado di contrastare i pregiudizi favorendo un contributo equo e inclusivo.

Nello specifico, gli anti-pattern che possono aiutare a individuare –

1. I team non stanno organizzando sessioni di retrospettiva
2. I membri del team non partecipano alla riunione
3. Le azioni da intraprendere non vengono portate avanti

Gli strumenti online consentono di raccogliere dati che potrebbero sfuggire durante la stessa retrospettiva. Essi possono riflettere i tassi di partecipazione, dove tassi bassi indicano la possibilità di livelli di sicurezza insufficienti.

Inoltre, favoriscono processi trasparenti che promuovono il confronto e incoraggiano l’apertura.

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