In che modo le retrospettive e gli "health check" online contribuiscono a creare un clima di sicurezza psicologica

Condurre la propria retrospettiva con uno strumento online può rappresentare un modo ideale per creare sicurezza psicologica, offrendo al team la possibilità di condividere le proprie idee in tutta sicurezza, celebrare i successi e individuare modalità di miglioramento, senza ricorrere a accuse reciproche.

Offrono una piattaforma in cui è possibile condividere in modo sicuro e anonimo le proprie idee su ciò che ha funzionato, ciò che non ha funzionato e ciò che si desidera migliorare. Scegliendo lo strumento giusto, dotato di funzionalità che supportano tali aspetti – quali la possibilità di inserire commenti in modo indipendente e di esprimere il proprio voto – è possibile creare le condizioni ideali per un miglioramento continuo.

Gli Scrum Master che moderano adeguatamente le riunioni avvalendosi di questi strumenti possono contribuire a ridurre il timore di essere giudicati o di subire ritorsioni. Affrontando tempestivamente eventuali problemi, fanno capire al team che le sue preoccupazioni vengono ascoltate.

Sebbene non possa mai sostituire le competenze e le caratteristiche del leader al servizio degli altri che è lo Scrum Master, disporre del giusto strumento online per le retrospettive, progettato tenendo conto della sicurezza, consentirà di stabilire protocolli concordati durante le riunioni, di adattarsi alle vostre esigenze e di tenere traccia delle azioni concordate.

Ecco il nostro punto di vista su come creare un clima di sicurezza psicologica attraverso la semplice retrospettiva. Per una visione d’insieme, consultate la nostra guida completa alla sicurezza psicologica sul lavoro.

Aiuta il team a comprendere che cosa sia la sicurezza psicologica

Gli strumenti retrospettivi online che includono valutazioni dello stato di salute del team possono aiutare le persone a comprendere meglio cosa significhi per loro la sicurezza psicologica.

I questionari di valutazione propongono ai membri del team una serie di domande volte a favorire la riflessione individuale. Le domande incluse nel questionario di valutazione sulla sicurezza psicologica, ad esempio, si ricollegano agli indicatori di sicurezza utilizzati dalla ricercatrice professoressa Amy Edmondson. Uno strumento online offre inoltre al team la flessibilità di decidere e definire autonomamente cosa significhi per loro la sicurezza, attraverso un questionario di valutazione personalizzato.

I valori Scrum possono essere approfonditi anche tramite uno strumento di retrospettiva online. Il controllo dello stato dei valori Scrum può aiutare un team a misurare e monitorare il proprio allineamento ai valori. Ciò può quindi contribuire a favorire il dialogo in merito allo sviluppo e alla crescita, oltre a migliorare le relazioni all’interno del team.

È importante sottolineare che le valutazioni dello stato di salute del team possono aiutare a misurare e monitorare la sicurezza psicologica all’interno del team. Ciò significa che le decisioni relative alle azioni intraprese a sostegno della sicurezza possono essere basate su dati concreti. L’impatto di tali azioni può essere monitorato nel tempo.

Vi aiuta a creare l’atmosfera giusta per il vostro stile retrò

Uno strumento online per le retrospettive può fornire modelli che rispondono alle esigenze del vostro team. Se tale esigenza consiste nel promuovere la sicurezza psicologica, ciò può orientare la vostra scelta del modello da utilizzare. Aggiungere alla vostra retrospettiva delle voci che chiedono ai partecipanti in che modo possano contribuire a creare un clima di sicurezza all’interno del proprio team significa che state già offrendo uno spazio in cui le idee possano essere ascoltate.

Un messaggio di benvenuto può servire a creare l’atmosfera giusta per la riunione. Può ricordare ai partecipanti le buone abitudini che contribuiscono a garantire la sicurezza.

Presentare la retrospettiva Prime Directive all’inizio della vostra retrospettiva ricorda al team l’atteggiamento mentale necessario per garantire che l’incontro sia positivo e orientato al miglioramento.

Disporre di un flusso di lavoro semplificato e personalizzabile può inoltre contribuire a creare un clima di sicurezza psicologica.

La capacità di preparare il terreno comprende

• Renderlo anonimo o semi-anonimo per consentire alle persone di condividere le proprie idee in maggiore sicurezza
• Consentire una votazione indipendente sulle idee, senza pregiudizi
• Disporre di un flusso di lavoro familiare ed efficace, dal brainstorming alla definizione delle azioni da intraprendere
• Essere in grado di proporre idee e fornire un riscontro sia sulle idee che sulle azioni intraprese

Garantisce parità di condizioni

Uno strumento di retrospettiva online offre a ciascuno la possibilità di dare il proprio contributo, anziché limitarsi a essere la persona più influente nella stanza.

In parole povere, ciò significa che ogni persona può condividere le proprie idee, commentare quelle degli altri, disporre dello stesso numero di voti nelle discussioni e sostenere specifiche azioni proposte. Tutte le voci vengono ascoltate con la stessa attenzione e rivestono la stessa importanza.

In questo senso, il contributo anonimo risulta utile. Presentare le idee in forma anonima significa che i membri del team non vengono influenzati dalla persona che le ha proposte. L’idea viene invece valutata in base ai propri meriti.

Il ricorso al voto indipendente per decidere quali argomenti trattare e quali azioni portare avanti rappresenta un modo efficace per favorire la sicurezza psicologica. Ciascuna persona dispone di un numero fisso di voti, tutti di pari peso, nell’ambito di un sistema denominato “dot-mocracy”

Il modo in cui uno strumento di retrospettiva online consente di raccogliere i contributi contribuisce inoltre a garantire condizioni di parità. Tutti i partecipanti hanno la stessa opportunità di inviare lo stesso tipo di contributo contemporaneamente. Ciò non dipende dalla disponibilità di spazio per apporre le idee su una lavagna fisica, né dal fatto che le persone debbano attendere il proprio turno. I partecipanti possono registrare le proprie domande, i propri commenti e i propri feedback simultaneamente, mentre la discussione è in corso. Ciò significa, ancora una volta, che tutte le idee possono essere raccolte e che l’intero team può prendere visione di tutti i commenti espressi. Si veda come il team distribuito di Typewise utilizza le retrospettive online.

Aiuta a superare la paura e i pregiudizi

Uno dei modi più efficaci in cui gli strumenti di retrospettiva online contribuiscono a promuovere la sicurezza psicologica consiste nel ridurre le occasioni di giudizio. Quando i membri del team temono di essere giudicati, tendono maggiormente a autocensurare i propri contributi per evitare tale giudizio. Ciò può comportare la generazione di un numero minore di idee, nonché di idee meno diversificate.

Quando la retrospettiva è impostata in modalità anonima, i nomi vengono rimossi da tutti i contributi. Nessuno sa chi abbia presentato cosa; nemmeno lo Scrum Master (a differenza degli appunti scritti a mano). Tale anonimato consente ai membri del team di condividere le proprie idee senza timore di essere giudicati o di subire ritorsioni. Ciò significa che le persone sono più propense a essere più sincere e più creative.

Promuove il feedback

Oltre a consentire di raccogliere domande senza il timore di interrompere le discussioni, gli strumenti online permettono ai partecipanti di esprimere visivamente i propri pensieri. Gli emoji e le GIF possono essere utilizzati per trasmettere ciò che un partecipante prova senza la pressione di dover entrare nei dettagli. Quando si tratta di decidere in merito alle azioni proposte, l’uso di un pollice in su, di un pollice in giù o di entrambi costituisce un’indicazione rapida della propria preferenza senza dover fornire una motivazione.

Anche altre funzionalità, come il ROTI (return on time invested), possono contribuire a rafforzare la sicurezza psicologica. Si tratta infatti di un ulteriore modo semplice con cui i membri del team possono fornire un feedback e sentirsi ascoltati.

Crea uno spazio in cui le idee possano essere condivise apertamente – al di là dei confini dello spazio e del tempo

Gli strumenti di retrospettiva online sono particolarmente indicati per facilitare le riunioni asincrone. Ciò è dovuto al fatto che i membri del team possono scegliere l’orario che meglio si adatta alle loro esigenze per fornire il proprio contributo.

Ciò significa inoltre che nessun fuso orario viene privilegiato rispetto a un altro. Inoltre, i team che lavorano da remoto, in modalità ibrida e in presenza vivono la stessa esperienza retrospettiva.

Contribuisce a definire le regole di base per il team

Gli strumenti di retrospettiva online possono inoltre includere un meccanismo per definire gli accordi di gruppo. Ciò contribuisce alla sicurezza psicologica, poiché tali regole di base riflettono i comportamenti che un gruppo si impegna a adottare quando lavora insieme. Possono riguardare ciò che il gruppo ritiene importante nel lavoro di squadra. Ciò può includere una serie di intese, che vanno dalle modalità di gestione del rumore fino alle modalità di risoluzione dei conflitti. La chiarezza e la comprensione condivisa dei comportamenti che ne derivano rendono l’ambiente di lavoro un luogo psicologicamente sicuro in cui operare.

Contribuisce a rafforzare il senso di coesione del team

Uno strumento di retrospettiva online può contribuire a rafforzare il senso di coesione del team. Dalla condivisione di idee, alla proposta e all’accettazione di azioni concrete, fino all’inserimento di argomenti relativi al riconoscimento e ai complimenti. Lo strumento offre a ciascuno il proprio spazio per riflettere, nonché l’opportunità di condividere e ascoltare.

Quando si tratta di team che lavorano a distanza, uno strumento online rappresenta una vera e propria svolta. Supera le barriere della distanza e permette a tutti di essere sulla stessa lunghezza d’onda virtuale.

Consente di individuare gli anti-pattern

Gli strumenti di retrospettiva online sono in grado di affrontare una serie di problematiche che possono compromettere la sicurezza delle riunioni tradizionali. Sono in grado di contrastare i pregiudizi favorendo un contributo equo e inclusivo.

Nello specifico, gli anti-pattern che possono aiutare a individuare –

1. I team non stanno organizzando sessioni di retrospettiva
2. I membri del team non partecipano alla riunione
3. Le azioni da intraprendere non vengono portate avanti

Gli strumenti online consentono di raccogliere dati che potrebbero sfuggire durante la stessa retrospettiva. Essi possono riflettere i tassi di partecipazione; tassi bassi indicano la possibilità di livelli di sicurezza insufficienti.

Inoltre, favoriscono processi trasparenti che promuovono il pluralismo di opinioni e incoraggiano l’apertura.

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