Een psychologisch veilig retrospective opbouwen

Om een psychologisch veilige retrospectieve te creëren, geeft een Scrum Master het goede voorbeeld door openheid te tonen, de teamgeest te bevorderen, teamafspraken vast te leggen, zich te baseren op de Prime Directive en gebruik te maken van hulpmiddelen die anonieme input mogelijk maken. Het resultaat is een omgeving waarin mensen eerlijke feedback geven zonder bang te hoeven zijn voor verwijten.

Wat is psychologische veiligheid?

De term ‘psychologische veiligheid’ wordt toegeschreven aan professor Amy C. Edmondson van de Universiteit van Harvard. De term wordt gebruikt om een werkomgeving te beschrijven waarin geen angst voor interactie met anderen heerst.

Dit betekent dat mensen zich veilig genoeg voelen om risico’s te nemen en met verschillende oplossingen te experimenteren. Volgens Edmondson komt dit doordat er binnen het team een gedeelde, onuitgesproken overtuiging heerst „dat men niet gestraft of vernederd zal worden als men ideeën, vragen, zorgen of fouten naar voren brengt“.

Edmondson merkte op dat wanneer mensen een laag gevoel van psychologische veiligheid ervoeren, zij bang waren om te worden gezien als:

• onwetend
• onbekwaam
• opdringerig, en
• negatief

Waarom is psychologische veiligheid belangrijk?

Auteur Anthony Hood noemt twee redenen:

• Zonder psychologische veiligheid durven mensen zich niet uit te spreken. Die angst beïnvloedt het denkproces en de besluitvorming. Wanneer angst ons gedrag bepaalt, ligt de focus op zelfbehoud. Dit betekent dat zij mogelijk niet deelnemen aan de retrospective of geen ideeën delen die tot positieve veranderingen binnen het team zouden kunnen leiden.
• Een psychologisch veilige omgeving draagt bij aan het bedrijfsresultaat. Dit hangt samen met een aantal resultaten op de werkplek, waaronder innovatie, kennisuitwisseling en divergent denken, die allemaal waarde opleveren voor organisaties en teams.

Uit Google’s Project Aristoteles bleek dat psychologische veiligheid het belangrijkste onderdeel is van goed presterende teams. Het project wees er zelfs op dat dit de basis vormt voor de overige vier onderdelen (betrouwbaarheid, structuur en duidelijkheid, zingeving van het werk en impact van het werk).

Welke invloed heeft psychologische veiligheid op de retrospective van uw team?

Psychologische veiligheid kan de effectiviteit en productiviteit van retrospectieven vergroten. Hoe? Wanneer een team zich veilig voelt en niet wordt afgeleid door angst voor verwijten of schaamte, kan dit leiden tot:

• Grotere betrokkenheid – mensen durven hun ideeën gemakkelijker te uiten
• Een uitgebreider aanbod aan ideeën
• Minder energie steken in het vermijden of verzachten van mogelijke verwijten
• Minder groepsdenken, wat van invloed kan zijn op de besluitvorming
• Een betere beoordeling van ideeën

Kortom, als het om retrospectives gaat, biedt psychologische veiligheid teamleden de vrijheid om actief deel te nemen, te verkennen en te innoveren.

Hoe kunt u zien of uw team zich psychologisch veilig voelt?

Let op het gedrag binnen het team — Teams die zich psychologisch veilig voelen, gedragen zich heel anders dan teams die dat niet doen. Teams die zich veilig voelen, zijn betrokken tijdens vergaderingen, kunnen constructieve feedback geven en ideeën op een positieve manier ter discussie stellen, en zijn in staat om hun geleerde lessen te delen om anderen te helpen dezelfde fout te vermijden. Aan de andere kant, als mensen de retrospective niet bijwonen of niet bij het proces betrokken zijn, is het waarschijnlijk dat ze zich niet comfortabel genoeg voelen om dat te doen.

Voer een gezondheidscheck uit op het gebied van psychologische veiligheid — Een teamgezondheidscheck is een effectieve manier om in kaart te brengen hoe veilig uw team zich voelt. De aard van psychologische veiligheid is zodanig dat de manier waarop mensen worden ondervraagd van invloed kan zijn op hun gevoel van veiligheid en daarmee op hoe zij reageren. Dit betekent dat als zij zich onveilig voelen, zij dit waarschijnlijk niet zullen melden uit angst de situatie te verergeren. Online gezondheidscontroles helpen dit op twee manieren aan te pakken. Ten eerste kunnen mensen anoniem reageren. Dit neemt de angst voor represailles weg en vergroot de kans dat mensen eerlijk antwoorden. Ten tweede kunnen ze asynchroon worden uitgevoerd. Hierdoor kunnen mensen zelf bepalen wanneer ze reageren en daar zoveel tijd voor nemen als ze nodig hebben. Er is ook minder tijdsdruk en ongewenste beïnvloeding dan wanneer dit face-to-face gebeurt.

Vraag het iedereen rechtstreeks — Onder de juiste omstandigheden zullen mensen aangeven of ze zich wel of niet veilig voelen. Dit betekent dat het mogelijk is om een team gewoon te vragen hoe ze zich voelen. Dit kan formeel gebeuren tijdens een jaarlijks individueel gesprek, of op een meer informele manier tijdens een kopje koffie.

Hoe kan een Scrum Master een psychologisch veilige retrospective organiseren?

Geef het goede voorbeeld en stimuleer veilig gedrag — Het is belangrijk dat een Scrum Master zich tijdens retrospectives kwetsbaar opstelt. Voorbeelden hiervan zijn:

1. Het delen van gemaakte fouten en de lessen die daaruit zijn getrokken
2. Om feedback vragen
3. Inclusief en doelgericht zijn bij het nemen van beslissingen
4. De grenzen van de eigen deskundigheid erkennen
5. Om hulp vragen
6. Vragen stellen om te controleren of u het begrijpt

Door dit voorbeeldgedrag worden de gewenste taal en het gewenste gedrag tijdens de retrospective versterkt, zonder dat dit expliciet hoeft te worden vermeld. Het gedrag zelf zorgt ervoor dat mensen zich op hun gemak voelen en bevordert een sfeer van vertrouwen en begrip. Scrum Masters kunnen positief gedrag ook versterken wanneer dit door anderen wordt getoond. Ze kunnen mensen bedanken voor het openlijk delen van hun misstappen. Ze kunnen degenen prijzen die vragen stellen. Ze kunnen degenen eren die hulp hebben aangeboden.

De teamcohesie bevorderen — Aangezien er een direct verband bestaat tussen teamcohesie en een hoog niveau van psychologische veiligheid, zal het bevorderen van het ene ook het andere ten goede komen. Wanneer Scrum Masters kansen en ruimte creëren om teambanden te smeden en te versterken, bevorderen zij daarmee ook het gevoel van veiligheid. Hoewel teambuildingsevenementen een effectieve manier zijn om verbindingen op te bouwen, kan de retrospective zelf ook worden gebruikt om de veiligheid te vergroten. Door aan het begin van de vergadering een ijsbreker in te lassen, kunnen teams op een leuke manier iets nieuws over elkaar leren en wordt de aandacht van de deelnemers naar de vergadering geleid. Afsluiten met een ROTI-oefening (return on time invested) is een mechanisme waarmee teamleden feedback kunnen geven en zich gehoord voelen.

Herinner het team aan de hoofdregel voor de retrospectieve — De hoofdregel helpt bij het creëren van de cultuur die nodig is voor een agile retrospectieve. Het zorgt ervoor dat het team de juiste mentaliteit aanneemt om de bijeenkomst zowel positief als resultaatgericht te laten verlopen. Het doel ervan is de effectiviteit van de bijeenkomst te ondersteunen, zodat het team leert, oplossingen vindt en zich verbetert. De verklaring hanteert een oprecht respectvolle toon. Er wordt verwezen naar begrip en het oprechte geloof in de goede bedoelingen van anderen. Het helpt om de ruimte waarin de retrospective plaatsvindt te vullen met vertrouwen en empathie. Dit zijn ruimtes waarin mensen zich veilig voelen.

Teamafspraken opstellen — Teamafspraken leggen basisregels vast. Het gaat om het gedrag dat een team belooft te vertonen in de onderlinge samenwerking. Ze kunnen betrekking hebben op diverse situaties op de werkplek — van de manier waarop het team beslissingen neemt en conflicten aanpakt, tot de manier waarop teamleden elkaar ondersteunen. Ze maken verwachtingen zichtbaar en verwoorden aannames. Ze zorgen daardoor voor duidelijkheid en een gedeeld begrip binnen de teamomgeving, waardoor deze een psychologisch veilige plek wordt om aan deel te nemen.

Gebruik online tools voor retrospectieven die de veiligheid bevorderen — Goede tools voor retrospectieven beschikken over functies die zijn ontworpen om psychologische veiligheid te ondersteunen en tegelijkertijd effectieve retrospectieven mogelijk te maken. Ze helpen bij het creëren van rechtvaardige, inclusieve ruimtes waarin een team actief kan deelnemen. Ze dragen ook bij aan transparante processen die meningsverschillen stimuleren en openheid bevorderen. Ze kunnen anonieme input, zowel synchrone als asynchrone vergaderingen, en transparante besluitvormingsprocessen faciliteren. Ze bieden alle teamleden de mogelijkheid om feedback te geven. Ze kunnen verantwoordingsplicht ondersteunen door acties bij te houden. Ze kunnen worden aangepast om diversiteit in teams te ondersteunen.

Voer regelmatig veiligheidscontroles uit en houd de voortgang bij — Zoals hierboven vermeld, kunt u door periodiek een team-healthcheck uit te voeren snel de toestand van het team beoordelen, evenals eventuele trends en voortgang. Soms gaat het niet alleen om een bepaald moment, maar ook om hoe de situatie zich in de loop van de tijd ontwikkelt. Ontdekken welke aspecten consistent laag scoren, zodat u deze kunt aanpakken, of juist een stijgende lijn vertonen, zodat u het succes kunt herhalen, maakt allemaal deel uit van een regelmatige cyclus. Een Scrum Master kan de gegevens uit de gezondheidscheck gebruiken om maatregelen te nemen die de psychologische veiligheid van het team ondersteunen. De gegevens kunnen ook worden gebruikt om deze niveaus in de loop van de tijd te monitoren.

Naarmate de tijd verstrijkt en teamleden komen en gaan, is het belangrijk om de gezondheidscheck opnieuw uit te voeren. Wat mensen een veilig gevoel geeft, verandert immers in de loop van de tijd.

Veelgestelde vragen

Wat is psychologische veiligheid binnen een team?

Psychologische veiligheid is de gedeelde overtuiging dat het team een veilige omgeving is om interpersoonlijke risico’s te nemen — om een vraag te stellen, een fout toe te geven of een punt van zorg aan te kaarten zonder bang te hoeven zijn voor verwijten of verlegenheid. De term wordt in verband gebracht met Harvard-professor Amy Edmondson en vormt de basis waarop een retrospectieve eerlijke feedback kan opleveren.

Waarom is psychologische veiligheid van belang bij een retrospectieve?

Een retrospectieve werkt alleen als mensen eerlijk zijn, en mensen zijn alleen eerlijk als ze zich veilig voelen. Zonder psychologische veiligheid krijgt u stilzwijgen en „alles is in orde“; met die veiligheid komen de echte problemen ter sprake en ontstaat er daadwerkelijke verbetering. Dit is de allerbelangrijkste factor die bepaalt of een retrospectieve daadwerkelijk waarde toevoegt of slechts een formaliteit is.

Hoe kan een Scrum Master psychologische veiligheid creëren?

Een Scrum Master creëert een veilige omgeving door openheid voor te leven (door eigen fouten te delen en om feedback te vragen), de teamgeest te versterken, teamafspraken vast te leggen, zich te baseren op de retrospective Prime Directive en gebruik te maken van hulpmiddelen die anonieme input mogelijk maken. Door regelmatig de teamgezondheid te controleren, kan worden bijgehouden of de veiligheid in de loop van de tijd toeneemt.