Zorg voor een psychologisch veilige retrospectieve

Om een psychologisch veilige retrospectieve te creëren, geeft een Scrum Master het goede voorbeeld door openheid te tonen, de onderlinge band binnen het team te versterken, teamafspraken vast te leggen, zich te baseren op de Prime Directive en gebruik te maken van hulpmiddelen die anonieme inbreng mogelijk maken. Het resultaat is een omgeving waarin mensen eerlijke feedback geven zonder bang te hoeven zijn voor verwijten.

Wat is psychologische veiligheid?

De term ‘psychologische veiligheid’ wordt toegeschreven aan professor Amy C. Edmondson van de Universiteit van Harvard. De term wordt gebruikt om een werkomgeving te beschrijven die vrij is van interpersoonlijke angst.

Dit betekent dat mensen zich veilig genoeg voelen om risico’s te nemen en met verschillende oplossingen te experimenteren. Volgens Edmondson komt dit doordat er binnen het team een gedeelde, onuitgesproken overtuiging heerst „dat men niet gestraft of vernederd zal worden als men ideeën, vragen, zorgen of fouten naar voren brengt.”

Edmondson merkte op dat wanneer mensen een laag niveau van psychologische veiligheid ervoeren, zij vreesden te worden gezien als:

• onwetend
• onbekwaam
• opdringerig, en
• negatief

Waarom is psychologische veiligheid belangrijk?

Auteur Anthony Hood noemt twee redenen:

• Zonder psychologische veiligheid durven mensen zich niet uit te spreken. Die angst beïnvloedt het denkproces en de besluitvorming. Wanneer angst ons gedrag bepaalt, ligt de nadruk op zelfbehoud. Dit betekent dat zij mogelijk niet deelnemen aan de retrospective of geen ideeën delen die tot positieve veranderingen binnen het team zouden kunnen leiden.
• Een psychologisch veilige omgeving draagt bij aan het bedrijfsresultaat. Dit hangt samen met een aantal resultaten op de werkplek, waaronder innovatie, kennisuitwisseling en divergent denken, die allemaal waarde opleveren voor organisaties en teams.

Uit het Project Aristotle van Google bleek dat psychologische veiligheid het belangrijkste onderdeel is van goed presterende teams. Het project wees er zelfs op dat dit de basis vormt voor de overige vier onderdelen (betrouwbaarheid, structuur en duidelijkheid, zingeving van het werk en impact van het werk).

Welke invloed heeft psychologische veiligheid op de retrospective van uw team?

Psychologische veiligheid kan de effectiviteit en productiviteit van retrospectieven vergroten. Hoe? Wanneer een team zich veilig voelt en niet wordt afgeleid door angst voor verwijten of schaamte, kan dit leiden tot:

• Grotere betrokkenheid – mensen voelen zich meer op hun gemak om hun ideeën te uiten
• Een uitgebreider aanbod aan ideeën
• Minder energie besteden aan het vermijden of verzachten van mogelijke verwijten
• Vermindering van groepsdenken, wat van invloed kan zijn op de besluitvorming
• Een betere beoordeling van ideeën

Kortom, als het om retrospectives gaat, biedt psychologische veiligheid teamleden de vrijheid om actief deel te nemen, te verkennen en te innoveren.

Hoe kunt u vaststellen of uw team zich psychologisch veilig voelt?

Let op het gedrag binnen het team — Teams die zich psychologisch veilig voelen, gedragen zich heel anders dan teams die dat niet doen. Teams die zich veilig voelen, zijn betrokken tijdens vergaderingen, kunnen constructieve feedback geven en ideeën op een positieve manier ter discussie stellen, en zijn in staat hun geleerde lessen te delen om anderen te helpen dezelfde fout te vermijden. Aan de andere kant, als mensen de retrospective niet bijwonen of zich niet in het proces engageren, is het waarschijnlijk dat zij zich niet comfortabel genoeg voelen om dat te doen.

Voer een gezondheidscheck uit op het gebied van psychologische veiligheid — Een teamgezondheidscheck is een effectieve manier om in kaart te brengen in hoeverre uw team zich veilig voelt. De aard van psychologische veiligheid is zodanig dat de manier waarop mensen worden ondervraagd van invloed kan zijn op hun gevoel van veiligheid en daarmee op de manier waarop zij reageren. Dit betekent dat als zij zich onveilig voelen, zij dit waarschijnlijk niet zullen melden uit angst de situatie te verergeren. Online gezondheidscontroles helpen dit op twee manieren aan te pakken. Ten eerste kunnen mensen anoniem reageren. Dit neemt de angst voor represailles weg en vergroot de kans dat mensen eerlijk antwoorden. Ten tweede kunnen ze asynchroon worden uitgevoerd. Hierdoor kunnen mensen zelf bepalen wanneer ze reageren en daar zoveel tijd voor nemen als ze nodig hebben. Er is ook minder tijdsdruk en ongewenste beïnvloeding dan bij een face-to-face-gesprek.

Vraag het iedereen rechtstreeks — Onder de juiste omstandigheden zullen mensen aangeven of zij zich wel of niet veilig voelen. Dit betekent dat het wellicht mogelijk is om een team gewoon te vragen hoe zij zich voelen. Dit kan formeel gebeuren tijdens een jaarlijks individueel gesprek, of op een meer informele manier tijdens een kopje koffie.

Hoe kan een Scrum Master een psychologisch veilige retrospective organiseren?

Veilig gedrag voorleven en stimuleren — Het is belangrijk dat een Scrum Master tijdens retrospectives kwetsbaarheid toont. Voorbeelden hiervan zijn:

1. Het delen van gemaakte fouten en de lessen die daaruit zijn getrokken
2. Om feedback vragen
3. Inclusief en doelgericht te werk gaan bij het nemen van beslissingen
4. De grenzen van de eigen deskundigheid erkennen
5. Om hulp vragen
6. Vragen stellen om te controleren of men het begrepen heeft

Een dergelijke voorbeeldfunctie versterkt het gewenste taalgebruik en gedrag tijdens de retrospective, zonder dat dit expliciet hoeft te worden vermeld. Het gedrag zelf stelt mensen op hun gemak en bevordert een sfeer van vertrouwen en begrip. Scrum Masters kunnen positief gedrag ook versterken wanneer dit door anderen wordt getoond. Zij kunnen mensen bedanken voor het openlijk delen van hun misstappen. Zij kunnen degenen die vragen stellen, prijzen. Zij kunnen degenen die hulp hebben aangeboden, in het zonnetje zetten.

De teamcohesie bevorderen — Gezien het directe verband tussen teamcohesie en een hoog niveau van psychologische veiligheid, zal het ondersteunen van het ene het andere ten goede komen. Wanneer Scrum Masters kansen en ruimte creëren om teambanden te vormen en te versterken, bevorderen zij daarmee ook de ontwikkeling van psychologische veiligheid. Hoewel teambuildingactiviteiten een effectief middel zijn om banden te smeden, kan ook de retrospective zelf worden ingezet om het gevoel van veiligheid te vergroten. Door aan het begin van de bijeenkomst een ijsbreker in te lassen, kunnen teams op een leuke manier iets nieuws over elkaar leren en wordt de aandacht van de deelnemers op de bijeenkomst gericht. Afsluiten met een ROTI-oefening (return on time invested) is een methode waarmee teamleden feedback kunnen geven en het gevoel krijgen dat er naar hen wordt geluisterd.

Herinner het team aan de ‘Retrospective Prime Directive’ — De ‘Prime Directive’ helpt bij het creëren van de cultuur die nodig is voor een agile retrospectieve. Het stemt het team af op de juiste mentaliteit om ervoor te zorgen dat de bijeenkomst zowel positief als resultaatgericht verloopt. Het doel ervan is de effectiviteit van de bijeenkomst te ondersteunen, zodat het team leert, oplossingen vindt en zich verbetert. De verklaring hanteert een oprecht respectvolle toon. Er wordt in verwezen naar begrip en het oprechte geloof in de goede bedoelingen van anderen. Het helpt om de omgeving waarin de retrospective plaatsvindt te kenmerken door vertrouwen en empathie. Dit zijn omgevingen waarin mensen zich veilig voelen.

Teamafspraken opstellen — Teamafspraken leggen basisregels vast. Het gaat om het gedrag dat een team belooft te vertonen bij de onderlinge samenwerking. Deze afspraken kunnen betrekking hebben op diverse situaties op de werkplek — van de manier waarop het team beslissingen neemt en hoe conflicten worden aangepakt, tot de wijze waarop teamleden elkaar ondersteunen. Ze maken verwachtingen zichtbaar en verwoorden aannames. Ze zorgen daardoor voor duidelijkheid en een gedeeld begrip binnen de teamomgeving, waardoor deze een psychologisch veilige plek wordt om aan deel te nemen.

Maak gebruik van online retrospectieve-tools die de veiligheid bevorderen — Goede retrospectieve-tools beschikken over functies die zijn ontworpen om psychologische veiligheid te ondersteunen en tegelijkertijd effectieve retrospectieven mogelijk te maken. Ze dragen bij aan het creëren van rechtvaardige, inclusieve omgevingen waarin een team actief kan deelnemen. Ze dragen ook bij aan transparante processen die verschillende meningen stimuleren en openheid bevorderen. Ze kunnen anonieme input, zowel synchrone als asynchrone bijeenkomsten, en transparante besluitvormingsprocessen faciliteren. Ze bieden alle teamleden de mogelijkheid om feedback te geven. Ze kunnen verantwoordingsplicht ondersteunen door het bijhouden van acties. Ze kunnen worden aangepast om diversiteit binnen teams te ondersteunen.

Voer regelmatig veiligheidscontroles uit en houd de voortgang bij — Zoals hierboven vermeld, stelt het periodiek uitvoeren van een team-healthcheck u in staat om snel de toestand van het team te beoordelen, evenals eventuele trends en voortgang. Soms gaat het niet alleen om een bepaald moment, maar ook om hoe de situatie zich in de loop van de tijd ontwikkelt. Ontdekken welke aspecten consistent laag scoren, zodat u deze kunt aanpakken, of juist een stijgende trend vertonen, zodat u het succes kunt herhalen, maakt allemaal deel uit van een regelmatige cyclus. Een Scrum Master kan de gegevens die uit de gezondheidscheck voortkomen gebruiken om maatregelen te nemen die de psychologische veiligheid van het team ondersteunen. De gegevens kunnen ook worden gebruikt om deze niveaus in de loop van de tijd te monitoren.

Naarmate de tijd verstrijkt en teamleden komen en gaan, is het belangrijk om de gezondheidscheck opnieuw te bekijken. Wat mensen immers een gevoel van veiligheid geeft, verandert immers in de loop van de tijd.

Veelgestelde vragen

Wat is psychologische veiligheid binnen een team?

Psychologische veiligheid is de gedeelde overtuiging dat het team een veilige omgeving is om interpersoonlijke risico’s te nemen — om een vraag te stellen, een fout toe te geven of een punt van zorg aan de orde te stellen zonder angst voor verwijten of verlegenheid. De term wordt in verband gebracht met Amy Edmondson, hoogleraar aan Harvard, en vormt de basis waarop een retrospective eerlijke feedback kan opleveren.

Waarom is psychologische veiligheid van belang bij een retrospectieve?

Een retrospectieve werkt alleen als mensen eerlijk zijn, en mensen zijn alleen eerlijk als zij zich veilig voelen. Zonder psychologische veiligheid krijgt u stilzwijgen en „alles is in orde“; met die veiligheid komen de echte problemen ter sprake en ontstaat er daadwerkelijke verbetering. Dit is de allerbelangrijkste factor die bepaalt of een retrospectieve daadwerkelijk waarde oplevert of slechts een formaliteit is.

Hoe kan een Scrum Master psychologische veiligheid creëren?

Een Scrum Master creëert een veilige omgeving door openheid voor te leven (door eigen fouten te delen en om feedback te vragen), de samenhang binnen het team te ondersteunen, teamafspraken vast te stellen, zich te baseren op de retrospective Prime Directive en gebruik te maken van hulpmiddelen die anonieme input mogelijk maken. Door regelmatig de teamgezondheid te controleren, kan worden nagegaan of de veiligheid in de loop van de tijd verbetert.